A través de un formato

CUENTAS donde se registran los

DE RECEPCIÓN datos más relevantes como
la fecha de recepción, tipo
COBRO de documento, nombre y
firma de la persona que
entrega el documento.

DISTRIBUCIÓN
REGISTRO Y
La persona encargada de
ventanilla procede a
mandarla al destinatario
que va con copia a la
dependencia de archivo
general.
 Se asigna un número
mediante el cual va
RECEPCIÓN identificar y consultar
posteriormente, mediante
CORRESPONDENCIA sello mecánico.

REGISTRO
Agregar al listado el
documento en tránsito
para dejarlo registrado en
un formato que permite
tener la información sobre
la correspondencia
recibida y enviada.
DISTRIBUCIÓN

Llevar al casillero de la
dependencia o sus códigos,
donde se organiza la
correspondencia por parte
del mensajero para ser
distribuida en las
dependencias.
 Se asigna un número mediante el cual
RECEPCIÓN
se va a identificar y consultar
CARTAS posteriormente. Se coloca el nombre
de la dependencia que debe
encargarse del asunto, es posible que
cada dependencia maneje un código
que se le coloca al documento.

DISTRIBUCIÓN
REGISTRO -
Se debe garantizar la llegada
oportuna a su destinatario. Se lleva al
casillero de la dependencia o sus
códigos, donde se organiza la
correspondencia por parte del
mensajero para ser distribuida.
 Se recibe por medio de mensajería
interna, correo ordinario o entrega
personal, verifica que el nombre del
destinatario (s) al igual que la
CIRCULARES RECEPCIÓN documentación corresponda. Se
procede al recibido colocando el sello
(hora y fecha de quien recibe)
dándole un consecutivo y por ultimo
se realiza el registro impreso de
planillas de radicación y control.

DISTRIBUCIÓN
REGISTRO -
Se debe garantizar la llegada
oportuna a su destinatario, se cuenta
con mecanismos de control que
permita constatar que fue recibida la
circular.
 Medio de recepción puede ser
RECEPCIÓN mensajería interna, correo
MEMORANDO electrónico , verificación de , firmas.
Constancia de recibo (sello)

DISTRIBUCIÓN
REGISTRO -

Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente. Registro
de control de entrega de documentos
internos.