CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS

DATOS.

CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019 CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019

s que se almacenan en un sistema informático. La
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos que nos permite recopilar y organizar la informac
er diversa, puede ser sobre personas, productos, funcionamiento debemos partir del concepto de BASE DE DATOS.
tos permiten introducir, acceder y analizar los datos
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos que nos permite recopilar y organizar la Una base de datos es una recopilación de datos que se almacenan en un sistema
información. Para entender mejor su funcionamiento debemos partir del concepto de BASE DE DATOS. informático. La información que se puede almacenar puede ser diversa, puede ser
sobre personas, productos, pedidos u otras muchas cosas. Las bases de datos per-
Una base de
miten introducir, datos esyuna
acceder recopilación
analizar de datos
los datos que se almacenan
de manera en un sistema informático. La
rápida y fácil.
información que se puede almacenar puede ser diversa, puede ser sobre personas, productos,
pedidos u otras muchas cosas. Las bases de datos permiten introducir, acceder y analizar los datos
entos básicos: tablas, consultas, formularios e informes. de manera rápida y fácil.

Las bases de datos en Access se componen de varios elementos básicos: tablas, consultas,
formularios
Las bases deedatos
informes.
en Access se componen de varios elementos básicos: tablas, consultas, formularios e informes
ral, de
on los 1. 1.TABLAS
TABLAS

anizar, Las tablas son el elemento esencial de Access y en general, de cualquier sistema gestor de
Las tablas son el elemento esencial de Access y en general, de
bases de datos. Las tablas son los elementos donde se incluye la información para orga-
cualquier sistema gestor de bases de datos. Las tablas son los
nizar, almacenar y ordenar la base de datos.
elementos donde se incluye la información para organizar,
Lasalmacenar
tablas sey ordenar
ordenanlaenbase de datos.verticales y filas horizontales, como en una hoja de cálcu-
columnas
ntales, lo, pero la principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y en una base
entre deLasdatos
tablases
selaordenan
forma en
encolumnas
la que están organizados
verticales los datos. Así en Access no hablamos de
y filas horizontales,
ase de filas
comoy columnas
en una hoja sino
deque hablamos
cálculo, pero la de REGISTROS
principal diferenciayentre
CAMPOS.
almacenar los datos en una hoja de cálculo y en una base de
Así en datos es la forma en la que están organizados los datos. Así en
mos de Access no hablamos de filas y columnas sino que hablamos de
1. y CAMPOS.
REGISTROS REGISTRO: Contiene datos específicos, como información sobre un producto,
un empleado o una persona concreta. Por ejemplo, en la imagen “Apellidos: Pe-
re un rez; Nombre: Marcos”.
en la
2. CAMPO: Contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nom-
la, bre, la dirección o el correo electrónico. Cada pieza de información dentro de
un campo es del mismo tipo. Por ejemplo, en la imagen “Nombre”.
za de
plo,
3. VALOR DE CAMPO: Cada registro por su parte tiene un valor de campo, por
ejemplo “Ruiz”.
e campo, por ejemplo “Ruiz”.

lumna de datos, es decir, para cada campo. Los tipos de datos que
BIBLIOGRAFÍA
• Página de soporte de Microsoft Office 2019: https://support.microsoft.com/es-es/office
• Tamaño
DELGADO CABRERA, José María, “Office 2019”, Editorial Anaya, 201
ongitud
Hasta 255 caracteres.
e datos Versión 1.0 2
CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019
Al crear tablas necesitamos seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos, es decir, para cada campo. Los tipos de datos que contempla Access 2019 son los siguientes:

TIPO DE DATOS USO TAMAÑO

Texto corto. Sirve para guardar datos alfanuméricos de longitud variable (ej. Nom- Hasta 255 caracteres.
bres, títulos, objetos…).

Texto largo Sirve para almacenar grandes cantidades de datos alfanuméricos, Hasta 1 GB, pero los controles para mostrar un texto largo se limitan a los
por ejemplo párrafos o frases. primeros 64.000 caracteres.
En versiones anteriores este tipo de datos se llamaba “Memo”.

Número Sirve para almacenar datos numéricos. 1,2,4,8 o 16 bytes.

Número grande Sirve para almacenar datos numéricos más grandes. 8 bytes.

Fecha y hora Señala fechas y horas en diferentes formatos. 8 bytes.

Fecha y hora extendida Almacena información de fecha y hora y es similar al tipo de datos de Cadena codificada de 42 bytes.
fecha y hora, pero ofrece un intervalo de fechas mayor y una precisión
decimal mayor.

Moneda Sirve para determinar valores numéricos con formato de moneda. Es 8 bytes.
importante determinar el número de cifras decimales.

Autonumeración Es un campo numérico generado por Access cuyo valor se incre- 4 bytes (16 bytes para el id. De replicación).
menta cada vez que añadimos un nuevo registro.

Si/No Sirve para introducir datos booleanos (verdadero/falso). 1 byte.

Objeto OLE Sirve para añadir objetos de otras aplicaciones como imágenes, grá- Hasta unos 2 GB.
ficos, archivos, etc.

Hipervínculo Sirve para introducir una dirección de vínculo a un documento o ar- Cada una de las partes de un tipo de datos hipervínculo puede contener
chivo en Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en hasta 2048 caracteres.
el equipo local.

Versión 1.0 3
 CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019

TIPO DE DATOS USO TAMAÑO

Datos adjuntos. Nos permite adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas Hasta unos 2 GB.
4 bytes
4 bytes (16(16 bytes
bytes para
para el el
id.id.
DeDe replicación).
replicación). de cálculo o gráficos.

1 byte.
1 byte.
Hasta
Hasta unos
unos 2 GB.
2Calculado
GB. Nos permite rellenar el campo a partir de la información del resto de Depende del tipo de datos de la propiedad.
campos, funciones o constantes definidas.
Cada
Cada una
una dede
laslas partes
partes dede
unun tipo
tipo dede datos
datos hipervínculo
hipervínculo
puede
puede contener
contener hasta
hasta 2048
2048 caracteres.
caracteres.
Asistente para búsquedas Sirve para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o Depende del tipo de datos del campo de búsqueda.
Hasta
Hasta unos
unos 2 GB.
2 GB. de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro com-
binado.
Depende
Depende deldel tipo
tipo dede datos
datos dede
la la propiedad.
propiedad.

Depende
Depende deldel tipo
tipo dede datos
datos deldel campo
campo dede búsqueda.
búsqueda.

El tipo de dato se debe introducir desde la VISTA DE DISEÑO. Podemos cambiar entre la VISTA DE
re
la la VISTA
VISTA DE DISEÑO
DEDISEÑO
DISEÑO (2)(2) yylala
yVISTA
la VISTA
VISTA HOJA
HOJA
HOJA DE
DE
DE DATOS
DATOS
DATOS (1)(1)
(1)
haciendo clic en la esquina izquierda del programa
AS.
. o desde la pestaña INICIO >VISTAS.
Cada tabla tiene que incluir una columna, o conjunto de columnas que identifique exclusivamente
cada fila almacenada en la tabla. Esto suele ser un número de identificación único que en termino-
logía de bases de datos se denomina CLAVE PRINCIPAL. Access usa los campos de clave princi-
pal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos.

Cada tabla tiene que incluir una columna, o conjunto de columnas que identifique exclusivamente cada fila almacenada en la tabla. Esto suele
¿Cómo elegir bien la clave principal? ser un número de identificación único que en terminología de bases de datos se denomina CLAVE PRINCIPAL. Access usa los campos de clave
principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos.
Si ya tenemos un identificador único para una tabla, como un número de serie de un producto, Si no encontramos ninguna clave correcta lo mejor es utilizar un campo Autonumeración para
por ejemplo, podemos usarlo como clave principal siempre que esos valores de esa columna sean ¿Cómo elegir
usarlo comobien la clave principal?
clave. Este campoSi ya tenemos un identificador
genera un valorúnico
paraparasíuna tabla, como
mismo un número de serie decuando
automáticamente un producto, por
guarda-
ejemplo, podemos usarlo como clave principal siempre que esos valores de esa columna sean siempre diferentes para cada registro ya que no
siempre diferentes para cada registro ya que no podemos tener valores duplicados en una clave mos un registro, por tanto será un campo único y diferente.
podemos tener valores duplicados en una clave principal. Una clave principal siempre debe tener un valor, y debemos elegir un valor que no
principal. Una clave principal siempre debe tener un valor, y debemos elegir un valor que no cam- cambiará. Una clave principal correcta debe:
biará. Una clave principal correcta debe: ▪ Identificar inequívocamente cada fila.
Además deestar
la clave principal essiempre
posible
▪ No debe nunca vacía ni ser nula, debequeteneren nuestra base de datos tengamos también alguna
un valor.
CLAVE EXTERNA.
▪ Los valores Una
que contiene no tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene
deben cambiar.
• Identificar inequívocamente cada fila. valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, pode-
Si no encontramos ninguna clave correcta lo mejor es utilizar un campo Autonumeración para usarlo como clave. Este campo genera un valor
• No debe estar nunca vacía ni ser nula, siempre debe tener un valor. mos tener una tabla pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente
para sí mismo automáticamente cuando guardamos un registro, por tanto será un campo único y diferente.
que se corresponda con un registro de una tabla clientes. El campo de identificador de cliente es
• Los valores que contiene no deben cambiar. una clave externa de la tabla pedidos.

Versión 1.0 4
 crear formularios en Access, vamos a ver a continuación las más utilizadas:
▪ Crear un formulario a partir de una tabla existente en Access: Para crear un formulario a partir de una tabla de nuestra base de datos
Además de la clave principal es posible que en nuestra base de datos tengamos también alguna CLAVE EXTERNA. Unahacer
debemos tabla
clicpuede tener
en la tabla que una o los datos del formulario y luego hacer clic en la pestaña CREAR > FORMULARIO. En este
contenga
más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal deprograma
caso el otra tabla. Por ejemplo,
nos creará un formulario y nos lo abrirá en la vista presentación.
podemos tener una tabla pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que ▪se corresponda conenunblanco:
Crear un formulario registro de podemos también crear un formulario en blanco sin controles ni elementos previos. Para
En Access

CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019

hacer esto debemos ir a la pestaña CREAR y hacer clic en FORMULARIO EN BLANCO. Access nos abrirá un formulario en blanco en la
una tabla clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla pedidos.
vista presentación y nos mostrará el panel Lista de campos. En esta Lista de campos que nos aparece a la derecha podemos hacer clic en
el signo (+) junto a la tabla que contiene los campos que queremos ver en el formulario. Hacemos doble clic y arrastramos a nuestro
formulario el campo que queremos de nuestra tabla.
2. FORMULARIOS
2. FORMULARIOS
Los formularios nos permiten en Access introducir información en la base de datos de un modo
Los formularios nos permiten en Access introducir información en la base de datos de un modo más fácil y sencillo. Existen varias formas de
más fácil y sencillo. Existen varias formas de crear formularios en Access, vamos a ver a continua-
crear
ción las másformularios
utilizadas:en Access, vamos a ver a continuación las más utilizadas:
▪ Crear un formulario a partir de una tabla existente en Access: Para crear un formulario a partir de una tabla de nuestra base de datos
• Crear debemos
un formulario a partir
hacer clic de una
en la tabla que tabla existente
contenga los datosendelAccess:
formularioPara crearhacer
y luego un formulario a
clic en la pestaña CREAR > FORMULARIO. En este
partir de una
caso tabla de nuestra
el programa nos creará base
un de datos debemos
formulario hacer
y nos lo abrirá enclic en lapresentación.
la vista tabla que contenga los
datos
▪ del formulario
Crear y luego
un formulario hacer clic
en blanco: en la pestaña
En Access podemosCREAR
también>crear
FORMULARIO.
un formularioEneneste caso
blanco sinelcontroles ni elementos previos. Para
programa
hacernos
estocreará un formulario
debemos y nos
ir a la pestaña lo abrirá
CREAR enclic
y hacer la vista presentación.
en FORMULARIO EN BLANCO. Access nos abrirá un formulario en blanco en la
• Crear vista presentación
un formulario enyblanco:
nos mostrará el panelpodemos
En Access Lista de campos. En crear
también esta Lista de campos que
un formulario nos aparece a la derecha podemos hacer clic en
en blanco
el signoni
sin controles (+)elementos
junto a la tabla que contiene
previos. los campos
Para hacer que queremos
esto debemos ir a laver en el formulario.
pestaña CREAR yHacemos
hacer doble clic y arrastramos a nuestro
formulario el campo que queremos de nuestra tabla.
clic en FORMULARIO EN BLANCO. Access nos abrirá un formulario en blanco en la vista
presentación y nos mostrará el panel Lista de campos. En esta Lista de campos que nos apa-
rece a la derecha podemos hacer clic en el signo (+) junto a la tabla que contiene los campos
que queremos ver en el formulario. Hacemos doble clic y arrastramos a nuestro formulario el
campo que queremos de nuestra tabla.
• Crear un formulario con el asistente para formularios: Para crear un formulario de este
modo debemos ir a la pestaña CREAR y seleccionar ASISTENTE PARA FORMULARIOS
▪ Crear
(en el grupo un formulario
Formularios). A continuación,con el asistente
determinamos, en para
la lista formularios:
Tablas/ConsultasPara
la tabla
o consulta origen que queremos utilizar, dentro de la lista campos disponibles selecciona-
mos los quecrear un formulario
queremos de doble
utilizar (haciendo este clic
modo debemos
o utilizando ir a la pestaña
los símbolos añadir o quitar
campos) y leCREAR seleccionar ASISTENTE PARA FORMULARIOS
damos ay siguiente para seleccionar la distribución de los campos de(en el
nuestro
formulario. Las distribuciones disponibles en Access 2019 son cuatro: en columnas, tabular,
grupo Formularios).
hoja de datos y justificado. A continuación, determinamos, en la lista
Tablas/Consultas la tabla o consulta origen que queremos
utilizar,
Con el formulario creado nosdentro
resultaráde
máslasencillo
lista campos
introducir ladisponibles seleccionamos
información que los
empleando tablas
desde la VISTA FORMULARIO.
que queremos utilizar (haciendo doble clic o utilizando los
Desde la pestaña INICIO > VER vemos las diferentes vistas de los formularios en Access:
símbolos añadir o quitar campos) y le damos a siguiente para
→ Vista Diseño: Desde esta vista es desde donde crearemos el formulario y desde donde po-
seleccionar
dremos también la distribución
hacer cualquier cambio en el de los campos de nuestro
mismo.
→
formulario. Las distribuciones disponibles en Access 2019 son
Vista Formulario: Desde esta vista podemos introducir, modificar o acceder a la información
almacenadacuatro: enbase
en nuestra columnas,
de datos. tabular, hoja de datos y justificado.
→ Vista Presentación: Después de crear un formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño
enCon
la vista
el Presentación.
formularioCon los datos
creado nosdel formulariomás
resultará real como guía, introducir
sencillo podemos reorganizar
la
los controles y ajustar su tamaño.
información que empleando tablas desde la VISTA FORMULARIO.

Desde la pestaña INICIO > VER vemos las diferentes vistas de los
formularios en Access:
→ Vista Diseño: Desde esta vista es desde donde crearemos el
formulario y desde donde podremos también hacer cualquier cambio en el mismo.
→ Vista Formulario: Desde esta vista podemos introducir, modificar o acceder a la información almacenada en nuestra base de datos.
→ Vista Presentación: Después de crear un formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Con los datos del
Versión 1.0 formulario real como guía, podemos reorganizar los controles y ajustar su tamaño. 5
CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2019
3. CONSULTAS
3. CONSULTAS
Las consultas tienen como función principal, entre otras, recuperar datos específicos de las ta-
Las consultas
blas de nuestra tienen
basecomo función
de datos. principal, entre
Normalmente otras,
los datos querecuperar
queremos datos específicos
consultar de las
se ubican entablas
di- de nuestra base de datos. Normalmente los
datos que
ferentes queremos
tablas consultar
y las consultas nossepermiten
ubican en diferentesen
visualizarlos tablas y las consultas
una única nos y,permiten
hoja de datos visualizarlos en una única hoja de datos y, además,
además,filtrar
lafiltrar la información
información para obtener
para obtener solooeldatos
solo el dato datoque
o datos que necesitamos.
necesitamos.
Hay dos tipos básicos de consultas en Access:
Hay dos tipos básicos de consultas en Access:
• ▪ CONSULTAS
CONSULTASDE DESELECCIÓN: Una consulta
SELECCIÓN: Una consulta de
de selección
selección simplemente
simplemente recupera
recuperalos
losdatos
datosyy los pone a disposición para su uso. Podemos
los pone a disposición para su uso. Podemos ver los resultados de la consulta en la pantalla,
ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos en el portapapeles.
imprimirlos o copiarlos en el portapapeles.
▪ CONSULTAS DE ACCIONES: Una consulta de acción realiza una tarea con los datos. Este tipo de consultas se pueden utilizar para crear
• CONSULTAS DEagregar
tablas nuevas, ACCIONES:
datosUna
a lasconsulta de acciónorealiza
tablas existentes una otarea
actualizar con los
eliminar datos. Este
datos.
tipo de consultas se pueden utilizar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas exis-
tentes o actualizar o eliminar datos.
Las consultas también disponen de varias vistas:
→ Vista Diseño:
Las consultas tambiénEs la vista de
disponen quevarias
se nos muestra inicialmente al comenzar a realizar una consulta. En esta vista visualizamos la zona de
vistas:
datos, la barra de separación y la cuadrícula QBE (donde se contienen campos, expresiones, condiciones, criterios, etc).
→ Vista Diseño: Es la vista que se nos muestra inicialmente al comenzar a realizar una consulta.
→EnVista Hojavisualizamos
esta vista de datos: Eslalazona
vistade
que vemos
datos, si hacemos
la barra clic en EJECUTAR
de separación en laQBE
y la cuadrícula barra de herramientas. Esta vista nos mostrará los
(donde
seresultados de nuestra
contienen campos, consulta. condiciones, criterios, etc).
expresiones,
→ Vista SQL: Con esta vista podemos crear consultas en el lenguaje SQL, un tipo de lenguaje estándar para realizar consultas en cualquier
→ Vista Hoja de datos: Es la vista que vemos si hacemos clic en EJECUTAR en la barra de he-
gestor deEsta
rramientas. bases de nos
vista datos.
mostrará los resultados de nuestra consulta. 4. INFORMES
→ Vista SQL: Con esta vista podemos crear consultas en el lenguaje SQL, un tipo de lenguajeLos informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos. Un informe resulta útil para
estándar para realizar consultas en cualquier gestor de bases de datos. presentar la información de la base de datos con la finalidad de mostrar o distribuir un resumen de los datos, archivar instantáneas de los datos,
aportar detalles sobre un registro concreto o crear etiquetas.

4. INFORMES 4. INFORMES
El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Vamos a ver brevemente cada una de estas secciones:
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos. Un informe resulta útil para
presentar la información de la base de datos con la finalidad de mostrar o distribuir un resumen de los datos, archivar instantáneas de los datos,
base de aportar
datos. Unsobre
detalles informe resulta
un registro concreto oútil
crearpara presentar la información de la base de datos con la fi-
etiquetas.
nalidad de mostrar o distribuir un resumen de los datos, archivar instantáneas de los datos, aportar
El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Vamos a ver brevemente cada una de estas secciones:
detalles sobre un registro concreto o crear etiquetas.
El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Vamos a ver
brevemente cada una de estas secciones:
• Encabezado del informe: Se muestra al imprimirse al inicio del informe. Se usa para ofrecer
información que normalmente aparecería en una página de portada como el nombre del in-
forme.
• Encabezado de página: Se muestra al imprimirse al inicio de cada página. Se usa para repetir
el título del informe en todas las páginas.
• Detalle: Aparece una vez por cada fila del origen de registros. Aquí se colocan los controles
que constituyen el cuerpo principal del informe.
• Pie de página: Al imprimirse aparecerá al final de cada página. Se usa para imprimir números
de página o información sobre cada página.
Debe tenerse en cuenta que las opciones de personalización de la barra de herramientas en Offi-
• Pie de informe: Al imprimirse aparecerá al final del informe. Se usa para imprimir totales de
ce son múltiples, de modo que en función de la configuración personal de cada usuario algunos
los informes u otra información de resumen de todo el informe.
elementos pueden variar de ubicación

Versión 1.0 6