CODIGO PRO-SSTA-02

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y VERSIÓN 01

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE PÁGINA 1 de 4
REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
FECHA 03-OCT-16

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para acceder, identificar, analizar y cumplir los requerimientos legales y otros
requisitos aplicables a COINES SAS. En materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para acceso, identificación, análisis y cumplimiento de los requerimientos legales
locales, regionales y nacionales, y otros requisitos asociados a los riesgos y los aspectos e impactos
ambientales de las actividades, productos y/o servicios involucrados en el Sistema de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente de la empresa.

3. RESPONSABLES

 Gerente
- Coordinar internamente las acciones necesarias para verificar el cumplimiento legal y en caso de
ser necesario, tomar las medidas del caso.

- Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la empresa a

que haya lugar.

 Coordinador de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente

- Comunicar a la Gerencia la creación o modificación de los requisitos legales y otros que apliquen
a la empresa.

- Revisar y actualizar cuando sea requerido las Matriz de Identificación de Requisitos Legales y
Otros Requisitos, MAT-SSTA-02 y realizar la actualización del listado maestro de documentos.

- Identificar e interpretar (si es necesario con ayuda externa, con un experto en legislación ambiental
o legislación en salud ocupacional) la aplicabilidad de los requerimientos legales y otros requisitos
aplicables a los aspectos e impactos ambientales o riesgos identificados en la matriz de
identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales y riesgos.

4. DEFINICIONES

Parte Interesada: Individuo o grupo involucrado o afectado por el desempeño ambiental de una organización.
También puede tratarse de los clientes de la empresa.

Requisitos Legales: Leyes, reglamentaciones y compromisos adquiridos ante la autoridad ambiental que se
deben cumplir. Estas regulaciones incluyen medidas de mitigación para los impactos causados por los
productos, procesos o servicios.

Otros Requisitos: Hace alusión a códigos voluntarios de conducta, también puede referirse a compromisos
adquiridos con alguna entidad crediticia, compañía aseguradora o, sencillamente con las partes interesadas
(entre las cuales se incluye a la comunidad).
5. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

5.1 Acceso e Identificación de los Requisitos Legales de Carácter Local, Regional y Nacional.
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Con el propósito de identificar los requerimientos legales aplicables a las actividades productos y/o servicios
de la empresa, es necesario acceder a fuentes o medios de información legal a nivel local, regional y nacional.

El coordinador de seguridad, salud en el trabajo y Ambiente tiene como mínimo las siguientes fuentes de
acceso a la normatividad:

- LOCAL: Alcaldías, Concejos Municipales, Secretaría Municipal de Salud, Dagma

- REGIONAL: Gobernación, Secretaría de Salud Departamental, Corporaciones Autónomas Regionales
- NACIONAL: Ministerio de Ambiente, Ministerio de Protección social, DAMAS, Diario Oficial, (Listados
en el Congreso de la República), Periódicos en General, especialistas, revistas, internet, página ARL.

Se puede consultar también las páginas web:

 Presidencia de la República
www.presidencia.gov.co

 Ministerio de ministerio de trabajo ,

 Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial
 www.arlsura.com

También puede acceder a información suministrada por los asesores jurídicos cuando sea necesario requerir
de sus servicios.

En caso de presentarse dificultades en la interpretación de la legislación, La coordinadora SSTA puede acudir

a la asesoría externa. Una vez identificados y evaluados los requerimientos legales aplicables a la
organización, actualiza la evaluación en la matriz de requisitos legales y otros requisitos.

5.2 Identificación de Otros Requisitos

Cada dos meses
requisito identificado por la coordinadora SSTA o exista un requisito generado de las auditorías ambientales,
es responsabilidad del mismo y la Gerencia, analizar esta información con el fin de verificar si está asociado
con los riesgos o los aspectos ambientales identificados en la Matriz de Identificación y Evaluación de Riesgos
y la Matriz de Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales de acuerdo con lo estipulado en
el Procedimiento para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos, PRO-SST-01 y Procedimiento
para la Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales, PRO-GA-01, respectivamente.

5.3 Verificación del Cumplimiento de los Requisitos Legales y Otros Requisitos

Cada seis meses que se generen cambios en la organización que afecten el Sistema de Seguridad, Salud en
el Trabajo y Ambiente se actualiza las matrices mencionadas en el punto anterior, teniendo en cuenta la
aplicabilidad de los requerimientos legales y otros requisitos enunciados en la Matriz de requisitos legales y el
cumplimiento de estos.

En reuniones de Gerencia, se revisa la conformidad con el cumplimiento de la normatividad, con el fin de

verificar las fechas de vencimiento y tomar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los
mismos (Ver MAT-SSTA-02, Matriz de Identificación de requisitos legales y otros requisitos).
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Además se revisan los controles y los datos de las mediciones que realiza la empresa para verificar el
cumplimiento con los requisitos legales y otros. El coordinador de SSTA, actualiza la Matriz de Identificación y
Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales (MAT-GA-01) o la Matriz de Identificación de Riesgos y
Peligros MAT-SST-01 (si es del caso) y se determina si es necesario establecer objetivos, metas para lograr el
cumplimiento de los mismos, los cuales serán informados a Gerencia.

En caso de establecer medidas de mejora al Sistema SG-SST relacionado con los requisitos legales, estas se
manejarán como no conformidades lo cual con lleva a acciones correctivas y preventivas (Ver PRO-AC-05,
Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora) o se manejarán por medio de controles
operativos por medio de Plan de Acción, PPR-AC-04.

5.4 Conformidad con la Legislación y las Regulaciones Pertinentes

Después de identificar los requisitos legales pertinentes, considerando como fuentes o medios de información
y de actualización en lo referente a Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental, se procede a
realizar la verificación del cumplimiento de los mismos, estableciendo datos de referencia, y dependiendo de
éstos, se determina el estado de cumplimiento.

Nota: En caso de no cumplimiento con los requisitos legales y otros se debe establecer un plan de acción de
acuerdo al PPR-AC-04, o si se requiere, tomar las acciones correctivas requeridas de acuerdo al
Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas o de mejora, PRO-AC-05.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Matrices

MAT-SSTA-02. Matriz de Identificación de Requisitos Legales y Otros Requisitos

6.2 Planes, Programas

PPR-AC-04. Plan de Acción

7. REGISTROS

N.A.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Rev. No. Fecha Pág. Num. Cambio Realizado Responsable

1 03-10-2016 -2 -5.1 Se realizó cambio en el link de la La Coordinadora del SG-
ARL debido a que ya no somos SST
positiva sino ARL SURA.
Se realizó cambio del código del
PRO-AC-05
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Elaboración Revisión Aprobación

Karen Loaiza Vega Aritzon Jordán Aritzon Jordán

Coordinadora SG-SSTA Gerente Gerente