MANUAL DE

USUARIO

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ÍNDICE
Ingresar al sistema RP3
El sistema RP3 le solicitará cambiar la clave por primera
vez.
3

Registro de Clientes
Permite crear nuevos clientes o actualizar datos. 4
Crear Cotizaciones
Crear o modificar una cotización creada en la misma
sucursal o en otra, seguimiento de cotizaciones. 6
Autorización de Pagos
Aprobaciones de pagos que requieren autorización, Pagos
que no requieren autorización. 16

Crear Facturar
Crear una factura directa o facturar una cotización creada
en la misma sucursal o en otra. 19

Registro de Retenciones
Provisional retención y registro desde el módulo de
retenciones. 21

Nota de Crédito
Realizar nota de crédito creada en la misma sucursal o en
otra, crear nota de crédito para clientes corporativos. 23

Despacho Reservado
Permite reservar una factura para su despacho, con la
auditoría se visualiza los despachos pendientes por entregar
y el despacho reservado permite entregar los productos total
o parcialmente, además se puede emitir la guía de remisión. 26

Recaudación de Pago Anticipado

Dinero que se entrega como parte de pago por un bien, se lo
puede realizar por cualquier forma de pago. Permite imprimir
el comprobante de constacia de recepción del dinero. 31

Auditoria de Pago Provisional

Muestra un informe de las deudas pendientes que tiene el
cliente tales como Provisional Retenciones, Factura
Provisional Post Pago.
32

Conciliación
Permite realizar el cierre, arqueo de caja y conciliación de
formas de pagos.
33
 INGRESAR AL SISTEMA RP3
Al inicio de la jornada laboral se debe actualizar la aplicación de RP3 dando clic en el
icono Rp3 Windows Updater.

Luego ejecutar la aplicación RP3 POS Digitar el usuario y la contraseña que

le fue asignado al vendedor.

12345678
Miclave
Miclave

Observación: Cada vez que el vendedor sea notificado para dar soporte a otra
sucursal, la clave se restablecerá, para ingresar siempre será 12345678

VENTANA PRINCIPAL DE RP3

Después de haber ingresado al sistema, se visualizará la ventana principal del
POS, el vendedor solo tendrá el perfil Pos Operaciones, en el caso del
administrador de tienda tendrá los siguientes perfiles Pos Admin y Pos
Operaciones porque es el responsable de realizar la conciliación de la
recaudación del dinero de las ventas realizadas.
Para proceder a realizar cualquier transacción ingresar a la opción Pos
Operaciones, se visualiza la siguiente ventana a continuación:

REGISTRO DE CLIENTES
En el menú principal del RP3 seleccionar las siguientes opciones POS / POS
Operaciones / Captación de Clientes o desde el módulo Transacciones cuando
se digita un número de cédula y no está en la base de RP3 automáticamente se
carga la siguiente ventana para crear el registro de los campos solicitados.

Si el cliente tiene RUC los datos deben ser validados. Los datos del cliente se
deben ingresar de la siguiente manera: Primero los dos apellidos seguido de los
dos nombres todo en mayúsculas.

Si el cliente no cuenta con un correo electrónico se le asignará el siguiente:

edocclientes@gmail.com finalmente clic en Guardar.
 MODIFICAR CLIENTES
En el menú principal de RP3 seleccionar las siguientes opciones POS / POS
Operaciones / Captación de Clientes, digitar el número de identificación del
cliente luego presionar Enter y mostrarán los datos como se muestra a
continuación:

También se puede editar los campos del cliente ingresando desde del menú
principal de RP3, seleccionar el módulo Transacciones en el cuadro de texto
cliente digitar el Número de cédula, Ruc o Pasaporte
luego dar clic en el signo para modificar los datos del cliente.

Después de haber ingresado al sistema, visualizará la ventana principal del POS,

seleccionar las siguientes opciones: Pos / Pos Operaciones / Transacciones
 ELEMENTOS DE LA VENTANA TRANSACCIONES
Se compone de una serie de pestañas con sus correspondientes comandos.

CREAR COTIZACIONES
Por default el sistema se habilita con Factura procedemos a cambiar a
Cotización, podemos utilizar el acceso rápido “CTRL+N”, o seleccionar las
siguientes opciones: Clic en / Cotización.

Elegir el nombre del usuario que va a realizar la Transacción.

Ingresar el número de Cédula de Identidad o RUC del cliente.
Para agregar productos dar clic en el campo “SKU – PRODUCTO” y presionar
“Ctrl+F4” para buscar un producto por descripción y agregarlo a la lista, en el
caso de querer consultar el stock del producto que existen en otras
sucursales seleccionar el producto y presionar la barra espaciadora.
En el campo Socio por defecto estará asignado el código 1001 hace referencia
a CONSUMIDOR FINAL que significa SIN SOCIO ESTRATÉGICO, cuando venga
un cliente referido de un socio estratégico (Instaladores, MAG, Referidos)
ingresan el código que le dé el cliente ejemplo 1064- VALERIANO MOREIRA
EMILIO NARCISO.

Este código se lo entrega el cliente Referido o en su defecto LAS ANALISTAS

DE VENTAS al ingresar al cliente como SOCIO ESTRATÉGICO.
En el campo Cantidad podemos aumentar o disminuir cantidades de los
productos.

Para agregar más productos nos ubicamos en la línea vacía y presionamos

“Ctrl+F4” y repetimos los pasos antes mencionados.

Cuando se aplica descuento el sistema automáticamente pide autorización

que puede ser por: Administrador de sucursal o el mismo vendedor.

Una vez confirmado con el cliente se procede a grabar la Transacción,

presionar el botón de Guardar que se encuentra en opciones aplicativas o
con el acceso rápido “Ctrl+G”,se confirma el registro como lo solicita el
sistema, posteriormente aparecerá un mensaje informativo indicando que la
Información fue ingresada correctamente.
 Se procede a imprimir y entregar al Cliente el documento generado por la
Transacción realizada.

MODIFICAR COTIZACIONES
Ir a la opción clic en seleccionar y abrir la
transacción y dar clic en la opción Modificar Cotización.

Se habilita los campos de cantidad para modificar en caso de que se requiera

o agregar otros productos.

Si el cliente está de acuerdo con la modificación de la cotización procede a

guardar e imprimir la información.
MODIFICAR UNA COTIZACIÓN CREADA EN OTRA SUCURSAL
Este caso se da cuando un cliente realiza una cotización en una sucursal y quiere
modificar determinados productos en otra sucursal, dar clic en POS / POS
Operaciones / Transacciones Central.

En el filtro de búsqueda llenar los campos que el cliente más proporcione, esto
ayuda obtener una búsqueda rápida.

Luego elegir la cotización, dar clic derecho, seleccione obtener transacción y

automáticamente aparecerá la pantalla de consulta de transacciones en su POS
como se había realizado en el proceso anterior.

Cuando se obtiene una transacción de otra sucursal se la identifica porque el

campo Caja está vacío.
 COTIZACIÓN A SEGUIMIENTO
Dentro del Módulo de Cotización a Seguimiento ahora podrá habilitar
cotizaciones que deben tener seguimiento es decir que se visualice el módulo de
SEGUIMIENTO DE COTIZACIÓN sin límite de tiempo pueden ser del día o fechas
anteriores.

Elegir la opción COTIZACIÓN A SEGUIMIENTO se habilita la pantalla como toda

opción de RP3 puede realizar búsqueda por filtros de fecha, por número de
cotización de las cotizaciones que envió a Seguimiento desde esta opción.

Para ver el detalle de una cotización dar doble clic sobre el documento.

Para asignar una cotización a seguimiento es decir que no le puso el check al

inicio de la creación dar clic en el botón Ingresar.
Se visualiza la pantalla de búsqueda, dar clic en la lupita, elegir el rango de fecha,
clic en buscar y seleccionar la cotización que necesita enviar a SEGUIMIENTO.

Muestra el detalle de la cotización, da clic en guardar y si va al módulo de

seguimiento ya puede realizar todo el proceso del módulo.

COTIZACIÓN A SEGUIMIENTO
En este módulo puede Reasignar Equipo de seguimiento, ingresar bitácora de
cada seguimiento de la cotización, anular bitácora si no se concreta la venta.
Puede filtrar por rangos de fechas, por estado, equipo o tienda. Por defecto
aparece en estado Ingresada y asignada al equipo de la Sucursal.
REASIGNAR EQUIPO: Por defecto se va a asignar al Equipo de la Sucursal, pero el
vendedor puede reasignar Equipo para apoyarse con algún promotor de la Zona
para el seguimiento.

Selecciona el Promotor de la Zona, guarda y la cotización cambia de Estado

Ingresada a Con Seguimiento.
INGRESAR BITÁCORA: Puede ingresar bitácora de cada seguimiento que se
realice a la cotización, para ingresar dar clic derecho sobre la cotización y
seleccionar INGRESAR BITÁCORA.

Se detalla la observación del control o seguimiento de dicha cotización.

En la pestaña Detalle se visualiza los productos enlazados a la cotización con

Seguimiento.
ANULAR BITÁCORA: Puede anular bitácora de seguimiento si no se concreta la
venta, clic derecho ANULAR BITÁCORA, automáticamente se anula la cotización
enlazada al seguimiento.

Debe agregar un motivo de anulación: Disponibilidad, Precio, Crédito,

Facturado en otra tienda. El seguimiento cambia a estado Anulada.

PRE NEGOCIAR: Puede cambiar a este estado siempre y cuando exista una
prenegociación con el cliente y haya realizado un anticipo, clic derecho PRE
NEGOCIAR.
Activar el check de Anticipo e indicar el valor del anticipo del cliente. Se cambia a
estado PRENEGOCIADO.

ESTADOS DE SEGUIMIENTO
INGRESADA: Tiene el check de seguimiento.

CON SEGUIMIENTO: Se ingresó una bitácora.

PRE NEGOCIADO: cuando se activa el check de Anticipo y se obliga a llenar el

campo valor en la bitácora.

FACTURADA: cuando se factura la cotización y se bloquea para seguimiento.

ANULADA: cuando anula la bitácora, se anulará automáticamente la cotización y

se habilita un campo de motivo seleccionable: Disponibilidad, Precio, Crédito,
Facturado en Otra Tienda.

El proceso termina en estado ANULADA O FACTURADA la cotización para cerrar el

seguimiento.

Si la cotización es facturada en otra tienda debe anularse el seguimiento en la

tienda donde se creó la cotización ya que el módulo de seguimiento es por
Sucursal.
 AUTORIZACIÓN DE PAGOS
PAGOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN: Se registran sin previa
autorización del Departamento Financiero, tales como:

Ingreso de Pago en Efectivo.- El pago en efectivo solo requiere llenar el

campo con el valor que el cliente entrega al vendedor.

Ingreso de Pago con Tarjeta de Crédito. - El vendedor deberá ingresar los

datos que obtendrá al generar el voucher como: número de tarjeta, Banco,
Marca de la Tarjeta, Número de Autorización, Lote y Valor. Cuando se realiza
el pago de la factura con tarjeta de crédito y a su vez; esta compra es diferida
a (3, 6 o 12 meses), en el sistema se debe digitar el valor que indica RP3 es
decir el valor real de la factura sin el interés que cobra el banco. Cabe recalcar
que hay indicarle al cliente que no se aceptan retenciones que hayan sido
facturadas con forma de pagos con cualquier tipo de tarjetas.

Ingreso de Pago Nota de Crédito. - Se utiliza cuando el cliente con

anterioridad realizó una nota de crédito por cambio de mercadería, el
vendedor debe ingresar el número de la nota de Crédito (Número Tributario
de 15 dígitos), automáticamente se llena el campo cupo y en valor coloca el
monto a utilizar en ese momento.

Ingreso de Pago Tarjeta de Débito. - Se debe llenar los siguientes campos:

Número de Tarjeta, Banco, Titular de la tarjeta y Valor.

Ingreso de Pago Retención del IVA.- Esta forma de pago se la utiliza cuando
el cliente emite su retención física o electrónica y dentro de los productos que
está facturando alguno graba IVA, debe elegir el porcentaje indicado si es IVA
Bienes (10%-30%- 100%) o IVA Servicio (20%-70%-100%). Adicional indicar el
número de factura que aplica dicha retención. El sistema automáticamente
calcula el valor a retener, dar clic en agregar.

Ingreso de Retención en la Fuente.- Este es aplicado a una factura que

tenga productos de inventario o de servicio, los porcentajes son aplicados
directamente a la fuente, el 1% es aplicado a la Factura cuando dentro de sus
productos de inventario y tipo Servicio el 2% se aplica solo cuando se factura
un servicio. El sistema automáticamente calcula el valor a retener, dar clic en
agregar.
 PAGOS QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN: Son aquellos pagos ingresados por el
vendedor que deben ser autorizados por el Departamento CAV. El vendedor
ingresa a POS / POS Operaciones / Aprobación de Pagos.- Se podrá ingresar los
siguientes medios de pago: Cheque, Cheque PosFechado, Provisional Post-
Pago, Transferencia, Depósito Bancario, Pago Anticipado, Autoconsumo y
Transferencia a Título gratuito.

Es obligatorio llenar el campo

Observación en las siguientes formas
de Pago: Provisional Post-Pago, Pago
Anticipado, Autoconsumo y
Transferencia a Título gratuito.

Una vez que seleccione la forma de

Pago, presionar el botón agregar y
luego dar clic en guardar.

En la pestaña Archivos les permite

adjuntar algún documento o imagen,
este campo es opcional.

El vendedor debe llenar el campo

Observación, en las formas de pagos
mencionadas en el punto anterior.

Caso contrario les muestra el siguiente

mensaje y no les permitirá guardar.
 Cheque: En el campo F. Recibido se registra con la fecha en la que se recibe
el cheque.

Cheque PosFechado: El Departamento Financiero procede con la

Autorización de la Aprobación de Pago, Se digita la fecha del Cobro, el tiempo
máximo es de 90 días.

Pago Anticipado: En el momento que el cliente desee hacer uso de su

anticipo, el vendedor debe ingresar la solicitud desde el módulo Aprobación
de Pagos para su autorización al Departamento del CAV y así poder utilizar el
pago antes mencionado.

VALIDACION DE FECHA PARA REGISTROS DE

APROBACION DE PAGOS

Una Aprobación de Pago que fue Autorizada por el Departamento del CAV
se la puede utilizar Durante el transcurso del día, de acuerdo a la validación
en el sistema Rp3, me permite registrar los Cheques, Cheques PosFechados,
Transferencias y Depósito Bancario máximo hasta el 5 de cada mes, sólo si
estos pagos corresponden al mes anterior, A continuación, se detalla un
ejemplo:

Si tengo pagos como Cheques, Transferencias y Depósito Bancario, pero

estos corresponden al mes anterior. Pero he superado la fecha superior al
5 de cada mes, en estos casos se procede con el registro del documento
con la fecha Actual.
 CREAR FACTURA
Después de haber ingresado al sistema, visualizará la ventana principal del
POS, seleccionar las siguientes opciones: POS / POS Operaciones /
Transacciones.

Elige el usuario que utilizará el POS para realizar la Transacción.

Ingresar el número de Cédula de Identidad o RUC del cliente.
Clic en el campo “SKU – PRODUCTO” y presione “Ctrl+F4” para buscar un
producto por descripción y agregarlo a la lista, se puede visualizar el stock
del producto en su tienda como también en todas las otras sucursales.

Pestaña de Pagos.- Muestra los tipos o métodos con los que se puede
cancelar la Transacción, se puede utilizar un solo método de pago como
también varios, a continuación se los dividirá en dos grupos para una mejor
explicación: Pagos que necesitan autorización y Pagos que no necesitan
autorización.
Una vez confirmado con el cliente se procede a grabar la Transacción,
presiona el botón de guardar que se encuentra en opciones aplicativas o con
el acceso rápido “Ctrl+G”, se confirma el registro como lo solicita el sistema,
posteriormente aparecerá un mensaje informativo indicando que la
Información fue ingresada correctamente o a su vez el sencillo que debe
entregarle al cliente.

Se procede a imprimir y entregar al Cliente el documento generado por la

Transacción realizada.

FACTURAR COTIZACIÓN CREADA EN OTRA SUCURSAL

Este caso se da cuando un cliente realiza una cotización en una sucursal y quiere
facturar en otra sucursal, para ello dar clic en POS / POS Operaciones /
Transacciones Central.

Luego elegir la cotización, dar clic derecho, seleccione obtener transacción en la

pantalla de consulta de transacciones se identifica porque el campo Caja está
vacío.

Una vez que se abre la cotización dar clic escoger Facturar Cotización.

Se procede a realizar el proceso como se indica en el proceso anterior.

 REGISTRO DE RETENCIONES
Cuando se canceló en su totalidad la factura y el cliente genera una retención,
el procedimiento es el siguiente: POS Operaciones / Retenciones /
Consultar.

Consulte por fecha, nombre o cédula / ruc del cliente, seleccione la factura y dar
clic en Ingresar retención.

Elegir el tipo de retención, y llenar cada uno de los campos obligatorios luego dar
clic agregar luego clic en grabar, inmediatamente se muestra un mensaje de
confirmación, muestra un mensaje informativo dar clic en aceptar. Este valor
queda como un pago anticipado para la siguiente compra del cliente.
 REGISTRO DE RETENCIONES PROVISIONALES
Si realizó un pago provisional en una factura seleccione: POS
Operaciones / Transacciones / Consultar.
Busca con rango de fecha, número de cedula o ruc, nombre, da clic en
Actualizar o F5, seleccionar y abrir la factura.

Seleccione cambio de forma de pago, seleccione la línea de la provisional

retención y cambie a la forma de pago Retención.
Elige el tipo de retención, ingresar el número de retención, dar clic en
actualizar y grabar.
Muestra un mensaje de confirmación dar clic en sí. Muestra un mensaje de
información dar clic en aceptar.
 CREACIÓN DE NOTA DE CRÉDITO
Se da cuando el cliente realiza la compra en una sucursal y posteriormente
regresa a hacer el cambio o devolución de uno o varios productos en la
misma sucursal o en otra sucursal donde facturó. Una nota de Crédito puede
aplicarse a toda la factura como también a ciertos productos que se
encuentran en la misma.

Seleccionar las siguientes opciones POS / POS Operaciones / Transacciones.

Una vez seleccionado el Módulo de Transacciones se debe buscar, seleccionar
y abrirla Factura que el cliente realizó. Luego presione el botón de Opciones
de Transacciones y selecciona Nota de Crédito, a continuación, la pantalla
cambiará de factura a Nota de Crédito.

Se indica las cantidades de los productos de que desean cambiar o devolver,

los productos de la transacción que no se devolverán deben ser eliminados,
selecciona el producto y presiona “Ctrl+Supr” y se eliminará el producto.

Debe elegir un motivo de Nota de Crédito, existen 5 motivos: Cambio,

Devolución, Corrección de Datos SN, Error de Vendedor y Descuento
posterior a la compra.

Debe elegir una forma de aplicación de la nota de Crédito, existen 3 tipos:

Normal, Devolución en Efectivo y Devolución con Transferencia.
Una vez seleccionado el Motivo y Aplicación (Forma de Pago) procede a
grabar la Transacción aparecerá una ventana de confirmación.

Para continuar con el proceso se debe ingresar la clave de autorización que

se solicita previamente al Departamento Financiero para crear la Nota de
Crédito.

El Sistema muestra una ventana indicando que la información fue ingresada

correctamente, da clic en aceptar para terminar el proceso. A continuación, se
puede observar en Consulta de transacciones todos los registros que se han
realizado.

Aplicación Normal.- Se realiza cuando el cliente hace una devolución de

cierta mercadería y posteriormente poder utilizar esta forma de pago para
alguna compra a futuro.

Aplicación Devolución en Efectivo.- Esta opción es utilizada cuando el

cliente realiza la devolución de uno o varios productos y requiere que sea
devolución del mismo.

El valor máximo a devolver en efectivo es de 20 dólares americanos (siempre

y cuando haya efectivo en caja).
Aplicación Devolución con Transferencia.- Es usado cuando el valor a
devolver supera los 20 dólares americanos o no tiene dinero en su caja.

NOTA DE CRÉDITO DE FACTURA REALIZADA EN

OTRA SUCURSAL
Se da cuando el cliente realiza la compra en una sucursal y posteriormente
regresa a hacer el cambio o devolución de uno o varios productos en
cualquiera de las sucursales que tiene la Empresa. Debe traer la transacción
desde el central: POS / POS Operaciones / Transacciones Central

Luego escoger la Factura, dar clic derecho, seleccione OBTENER

TRANSACCIÓN y automáticamente aparecerá la pantalla de consulta de
transacciones en su POS.

Una vez que la factura aparece en nuestro POS en Consulta de Transacciones

el proceso de registro de una Nota de Crédito es el mismo al que se explicó
anteriormente.
 NOTA DE CRÉDITO CLIENTES CORPORATIVOS
Las notas de crédito serán creadas únicamente con la modalidad de tipo
Cambio, Aplicación Normal y se creará como cancelado para no ser utilizada
en posteriores compras.

Por lo tanto, la NC no se puede utilizar como forma de Pago en una nueva

Factura porque refleja como estado Cancelada para no ser utilizada en
posteriores compras.

Si el cliente desea cambiar los productos se procede a realizar una nueva

factura con forma de pago Crédito.

Adicionalmente el compañero de la sucursal debe emitir un correo al

compañero Marcos Riofrio con copia al Jefe Retail.

DESPACHO RESERVADO
Dentro del Módulo de Despacho de Reservado ahora podrá habilitar facturas
del mismo día para indicar que es una Factura para Despacho.

Existen 3 opciones dentro del Módulo de Despacho de Reservado: Despacho

Reservado, Factura Inventario Reservado y Auditoría Despacho Reservado.

DESPACHO RESERVADO: Es el módulo donde se visualizará todas las facturas

que tengan el check de Factura para Despacho y donde se realizan los
despachos parciales o totales de los clientes.

Puede filtrar por un rango de fecha, se visualiza quien ingresó, modificó,

despacho o anuló un Despacho Reservado, así como la placa, cédula y
nombre del chofer.
INGRESO DE UN DESPACHO RESERVADO: Seleccionar la opción Ingresar,
buscar el cliente, seleccionar la factura a realizar Despacho.

Puede dejar el Despacho como ingresado y realizar las modificaciones

posteriores a la creación. Existen nuevos campos para los Datos del
Transportista como: Placa, Cédula/Ruc y nombre del Chofer.

Estos campos pueden ser ingresados al inicio o cuando ya se va a realizar el

despacho correspondiente no son obligatorios hasta el final del proceso.
Puede realizar varios Despachos preliminares del mismo cliente y la misma
factura, el sistema le va a restar las cantidades que estén comprometidas en
otro despacho preliminar.

Emitir GUÍA DE REMISIÓN de un Despacho Reservado: Tiene la opción de

modificar un Despacho preliminar e ingresar o quitar cantidades de acuerdo
con lo indicado por el cliente, agregar o modificar los datos del transportista.

Para emitir la Guía de Remisión dar clic en DESPACHAR, el sistema no me

permitirá grabar si no tengo los datos del transportista.
Luego de ser despachado no puede realizar ninguna opción.

Solo cuando esta despachado puede imprimir la guía de remisión y salen los
datos del despachador y transportista.

Anular Despachos Preliminares: Dentro del Módulo de Despacho Reservado

también puede anular los Despachos preliminares si no requiere realizar la
guía y se habilita las cantidades para un nuevo despacho.
FACTURA INVENTARIO RESERVADO: Es el módulo donde podrá agregar
facturas del día que no se hayan seleccionado como Factura para despacho y
se habilitan en el módulo de Despacho Reservado.

En esta opción también podrá visualizar todas las facturas agregadas al

módulo de Despacho Reservado de manera manual.
AUDITORIA DESPACHO RESERVADO: Es el módulo donde se visualizará todas
facturas que tienen despachos pendientes, Existen 3 pestañas, visualización
por factura, por detalle y por SKU.

En las 3 pestañas podrá observar si las cantidades despachadas, pendientes,

cuantos despachos están creados y cuando están emitidos, y la fecha del
último despacho.

RECAUDACIÓN DE PAGO ANTICIPADO

El registro del Anticipo, se puede registrar como: Efectivo, Cheque,
Transferencia y Depósito Bancario. Se requiere llenar los campos
dependiendo la forma de Pago que se seleccionó. el vendedor debe crearlo
en la siguiente ruta POS / POS Operaciones / Recaudación Pago Anticipado.
En la ventana que se abre dar clic en y escoger la opción ingresar, llenar
los campos solicitados.
En el momento que el cliente desee hacer uso del Pago Anticipado, el
vendedor debe solicitar autorización al Departamento del CAV para utilizar el
pago antes mencionado.

Mediante los siguientes pasos: Ingresar a POS / POS Operaciones /

Aprobación de Pagos / Clic en / clic en Ingresar, En esta opción
escogemos el siguiente medio de pago: Pago anticipado, y digitar el valor
que se va a utilizar.

AUDITORIA DE PAGO PROVISIONAL

Muestra un informe de las deudas pendientes que tiene el cliente con la
empresa, tales como Provisional Retenciones, Factura Provisional Post Pago.

Para visualizar estos valores pendiente de pago ingresar en la siguiente ruta

POS / POS Operaciones /Auditoría de Pago Provisional.

Se puede filtrar por un rango de fecha, por vendedor, punto de operación,

identificación, factura, cliente, etc.
 CONCILIACIÓN
Al ingresar aparecerá la ventana principal del POS, seleccionar las siguientes
opciones POS / POS Admin / Conciliación.

Muestra la ventana inicial de conciliación en forma consulta. A continuación,

da clic en el botón Actualizar para cargar la lista de días que están por
conciliar.
Generar Conciliación: Esta opción le permite crear el preliminar de las
conciliaciones pendientes por generar dentro de la tienda.

No se puede cerrarla conciliación de un día si el día anterior no fue cerrado,

el sistema no permite modificar un día que ya fue conciliado y cerrado.

Luego de crear el preliminar de la conciliación se procede a ingresar las

formas de pago recibidas validadas con el ingreso de las ventas, seleccione el
día a realizar da clic derecho y presiona modificar.

El sistema muestra la ventana de la Conciliación, se debe ingresar los valores

que el vendedor recaudó en el transcurso del día que fueron recibidos y
confirmados por el Administrador de la tienda, en los campos efectivo y
cheque se debe ingresarlo que se tiene físicamente, las demás formas de
pago solo se validan que sean los valores correctos y se procede a guardar,
aparecerá un mensaje informativo indicando que la modificación fue
realizada correctamente.
Al día siguiente el Administrador de la sucursal tiene el deber y la obligación
de realizar los depósitos del dinero entregado por los vendedores, ingresa a
consulta selecciona el día clic derecho selecciona Modificar, presiona el botón
Ingresar Depósito.

Aparecerá un mensaje afirmativo, consultando si desea continuar, da clic en

SI.

Registrar los depósitos realizados en el Banco, ingresar los datos: Banco –

Cuenta, Fecha de Depósito, Referencia de Depósito, Valor (en caso de ser
efectivo se debe habilitar el check), si es cheque seleccione el campo cheque y
aparecerán la lista de todos los cheques pendientes de depositar de lo
ingresado en el día. Para ingresar un depósito se debe dar clic en el icono “+”
y agréguela información requerida.
Aparecerá un mensaje informativo indicando que ingresó los datos
correctamente. El último paso es cerrar la conciliación, seleccione el día que
se acaba de ingresar los depósitos, dar clic derecho luego selecciona cerrar.

Aparecerá un mensaje informativo indicando que la modificación fue

realizada correctamente. Se podrá observar los días que han sido cerrados
correctamente en el cual se detalla si existe alguno con descuadre, el usuario
que lo cerró, la fecha y hora del cierre.

Para enviar los depósitos y respaldos al Departamento Financiero se debe

ingresar al Menú /POS Operaciones / Arqueo de Caja, elige el día, forma de
pago, dar clic en actualizar.
Puede pre visualizar el formato o imprimir directamente.

DESCUADRE EN LA CONCILIACIÓN
La conciliación diaria debe cuadrar para realizar el cierre en conjunto con los
Depósitos. Descuadra la conciliación cuando existe una Devolución de Nota
de Crédito en efectivo, por ejemplo:

1. El vendedor devuelve más del valor de su venta en efectivo.

2. Cuando se realiza una NC con devolución en efectivo y el vendedor ya no

se encuentra en la Sucursal.
 SOLUCIÓN PARA DESCUADRES DE CONCILIACIÓN
El sistema NO permite cerrar si existe diferencia entre lo recaudado y
vendido.
Se debe restar la diferencia del efectivo del vendedor que realizó la venta
y que generó Nota de Crédito, en este caso, lo recomendable es restar el
valor de lo recaudado en efectivo del Administrador de tienda como
responsable. (Esto no afecta en el cumplimiento individual de cada
vendedor).