ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIN UNIDAD SANTO TOMAS FUNCIONES DE LOS DIFERENTES PUESTOS Y DEPARTAMENTOS DEL ORGANIGRAMA 1.

-Asamblea general de accionistas

La Asamblea General de Accionistas, es el rgano Supremo de la Sociedad; podr acordar y ratificar todos los actos y operaciones de sta y sus resoluciones sern cumplidas por la persona que ella misma designe, o a falta de designacin, por el Administrador o por el Consejo de Administracin; Su funciones son: Determinar el giro de la empresa. Decidir la forma de sociedad. Definir posibles nombres Que razn social tendran. Establecer el objeto de la sociedad. Definir los accionistas y el nmero, valor y porcentaje de acciones. Establecer el monto del capital social. (nuevas a aportaciones) Escisiones, fusiones, disoluciones.

Tener informacin sobre los datos generales de los accionistas (nombres, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad migratoria si es extranjero). Realizar el nombramiento del consejo de administracin. Definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva.

2.-Consejo de administradores
Como su nombre lo dice un consejo de administracin es un conjunto de personas para guiar la administracin de su empresa. Este consejo de administracin a su vez tiene como obligacin contratar al personal clave de la empresa para poder iniciar o continuar operaciones. Dentro de las funciones y responsabilidades que tiene un consejo de administracin son: analizar la informacin financiera generada por la empresa, decidir el rumbo de la empresa, aprobar los presupuestos generales y metas estratgicas entre otros. La funcin de un consejo de administracin es asegurar que la empresa sea eficaz en cuanto a sus resultados, cuidadosa en la utilizacin de los recursos que maneja y responsable ante las distintas partes interesadas que intervienen en la dinmica empresarial (clientes, colaboradores, proveedores, aliados estratgicos, comunidad, gobierno y legislacin). En pocas palabras: asegurar que la empresa sea exitosa y sustentable.

3.-Director general
Director ejecutivo, tambin conocido como ejecutivo delegado, jefe ejecutivo, presidente ejecutivo, principal oficial ejecutivo o con las siglas CEO (del ingls chief executive officer), es el encargado de mxima autoridad de la gestin y direccin administrativa en una organizacin o institucin.

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Es nombrado por el consejo de administracin decisiones de la asamblea de accionistas. y depende directamente de las

Entre otras funciones el Director General dirige, coordina, vigila y controla el funcionamiento general de la empresa, el desarrollo de los programas y objetivos de esta, suscribiendo los actos administrativos y contratos que para tales fines deban celebrarse, adems de rendir peridicamente informes de gestin a la Junta Directiva y ejecutar sus decisiones.

4.-Auditor externo
El auditor externo es quien hace ell examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, y se caracteriza por ser un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc. La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

5.-Auditora interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes

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son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. 6.-Gerencia de compras Por lo general, el cargo de un director de compras se desarrolla bsicamente en dos lneas. Una operativa, por medio de la cual se busca que la empresa pueda fluir de manera continua y sin interrupciones por falta de abastecimiento. Y, de manera complementaria, en una lnea estratgica, en la que el gerente debe planear y desarrollar estrategias de abastecimiento que le permitan, por un lado, ajustarse a los cambios continuos del mercado, y por otro, optimizar las compras y suministros de modo que la empresa pueda ganar ms dinero. Un gerente de compras debe cumplir con ciertas funciones cuyo buen desempeo, no slo genera una disminucin en los costos, sino que puede garantizar la calidad de los productos que manejan. Dentro de las funciones ms destacadas estn: Identificar las necesidades de cada uno de sus clientes. Informarse, documentarse y asesorarse sobre las caractersticas ideales de los productos a comprar. Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos. Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a la parte de produccin. Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante anlisis comparativos tanto de precios como de caractersticas de calidad, a fin de controlar los costos de produccin del negocio. Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo.

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Mantener permanente relacin y comunicacin tanto con su cliente (usuario del objeto de sus compras) como con sus proveedores.

7.-Departamento de cotizaciones Se encarga de realizar cotizaciones de tanto de compras para abastecer los inventarios de la compaa, as como cotizaciones de venta en donde se hacen ofrecimientos de a los clientes de los productos de la empresa, puede fungir como intermediario para cerrar un trato y convences de que es la opcin ms viable. 8.-Departamento de importaciones Funciones de un departamento de importaciones: Cada Parte requerir del importador que solicite trato arancelario preferencial para un bien de otra Parte, que: a) declare por escrito, en el documento de importacin con base en un certificado de origen vlido, que el bien califica como originario. b) tenga el certificado de origen en su poder al momento de hacer esa declaracin. c) presente o entregue el certificado de origen cuando lo solicite la autoridad competente. Cada Parte requerir del importador que presente o entregue una declaracin corregida y pague los impuestos de importacin correspondientes, cuando el importador tenga motivos para creer que el certificado de origen en que se sustenta su declaracin de importacin contiene informacin incorrecta. Si presenta la declaracin mencionada en forma espontnea, conforme a la legislacin interna de cada Parte, no ser sancionado. Cada Parte dispondr que cuando el importador no cumpla con cualquiera de los requisitos establecidos en el prrafo 1, se niegue el trato arancelario preferencial al bien importado de otra Parte para el cual se hubiera solicitado la preferencia. La solicitud a que se refiere el prrafo 1, literal c) no evitar el desaduana miento o levante de la mercanca en condiciones de trato arancelario preferencial solicitado en la declaracin de importacin.

9.- Departamento de rdenes de compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por ello el departamento de compras con una oficina de rdenes de compra verifica lo siguiente: Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido Nmero de orden de compra Nombre y direccin del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Trminos de entrega y de pago Cantidad de artculos solicitados Nmero de catlogo

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Descripcin Precio unitario y total Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. 10.-Gerencia de produccin El gerente de produccin aborda la cotidianidad de la organizacin, implica el control de la rutina de trabajo. Su propsito fundamental es garantizar el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de los procesos repetitivos de una organizacin. Para el caso que nos ocupa no es otro que el manual operativo de la empresa que contiene los procesos y procedimientos estandarizados para la gestin del mimo. Involucra el desarrollo del ciclo (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Planear es la forma como la organizacin define sus metas y los mecanismos para alcanzarlas. Hacer es la manera como la organizacin genera acciones para educar a sus actores para ejecutar las tareas planeadas. Verificar son los mecanismos que establece la organizacin para conocer los resultados de las tareas y evaluar el logro de los objetivos y por ltimo, Actuar "correctivamente", es el desarrollo de acciones frente a los resultados de la verificacin en contraste con la planeacin. Su funcin principal es lograr la especializacin de los recursos humanos que integran la estructura de la Organizacin o Empresa y el establecimiento de compromisos de la misma orientando su quehacer diario en la mejora de los mtodos de produccin o prestacin de servicios, de la calidad en la satisfaccin de los ofertados a Clientes y logro de mayor competitividad de la misma. A tal fin y como acertada misin por parte de la Gerencia de Produccin, como objetivo de carcter interno ha de hacer posible la integracin de la funcin productiva de la Organizacin o Empresa en las direcciones globales de la misma en las otras Unidades de negocio existentes o pudieren ser creadas en el futuro. 11.-Alamcenes (materia prima, artculos terminados) Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta informacin Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localizacin inmediata delos artculos.

Funcin de los Almacenes: Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

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Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

Funcin de las Existencias: Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de: Retraso en el abastecimiento de materiales.abastecimiento parcial Compra o produccin en totales econmicos. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compaas, el departamento de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos. La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un transportador comn, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, la actividades de construccin, el procedimiento ser el mismo. La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra. Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta daado o no se recibi el numero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos. De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas condiciones se le debe rechazar. 8.-Gerencia de mercado El gerente de mercado contribuye al logro de los objetivos participacin el mercado para garantizar la supervivencia de la misma, de rentabilidad para garantizar el retorno de la inversin de los socios y los de crecimiento para la expansin de productos y mercados, maximizando el valor de la empresa en el mercado. En cuanto a las funciones que debe desempear un gerente de mercadeo para cumplir lo anteriormente descrito tenemos las siguientes: Determinacin de la mezcla de productos, innovacin, reposicin o imitacin Publicidad, Promocin de ventas

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Distribucin de mercados y planeacin de canales y territorios de ventas Anlisis y control de ventas Pronsticos y presupuestos de ventas Logstica de la distribucin fsica Servicios de los productos Servicio al cliente

12.-Departamento de produccin Funcin General del Departamento de Produccin. La seccin de produccin en la industria puede considerarse como el corazn de la misma, y si la actividad de esta seccin se interrumpiese, toda la empresa dejara de ser productiva. En el departamento de produccin se tienen las actividades de: Medicin del trabajo. Mtodos del trabajo. Ingeniera de produccin. Anlisis y control de fabricacin o manufactura. Planeacin y distribucin de instalaciones. Administracin de salarios. Higiene y seguridad industrial. Control de la produccin y de los inventarios. Es en el departamento de produccin donde se solicita y controla el material del que se va a trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los mtodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfaccin del cliente. La instruccin en este campo revela como se realiza la produccin, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuanto tiempo toma hacerla. El objetivo de un gerente de fabricacin o produccin es elaborar un producto de calidad oportunamente y a menor costo posible, con una inversin mnima de capital y con un mximo de satisfaccin de sus empleados. El gerente de control de calidad centra sus objetivos a fin de que se cumplan las especificaciones de ingeniera y para que los clientes queden satisfechos con el nivel de calidad del producto y la confiabilidad del mismo durante su vida. El gerente de control de produccin se encarga principalmente de establecer y mantener programas de produccin, sin perder de vista las necesidades de los clientes y las condiciones econmicas favorables que se obtienen con una programacin adecuada. El gerente de mtodos, estudio de tiempos y sistema de salarios se ocupa principalmente de combinar el costo mas bajo posible de la produccin con la mxima satisfaccin de los empleados. 12.-Departamento de mantenimiento

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El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles. Funciones Coadyuvar en la formulacin del plan de distribucin anual del presupuesto para gasto corriente e inversin fsica para su aprobacin, as como participar en la elaboracin del Programa Anual de Obras e Infraestructura, contribuyendo en la definicin de criterios y prioridades de asignacin de recursos para el correcto desempeo de las labores de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles. Verificar que la contratacin de la obra pblica y los servicios relacionados con la misma, se realicen con estricto apego a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y su Reglamento. Supervisar los trabajos de los contratistas, verificando que los servicios que presten se apeguen a las condiciones estipuladas en los contratos y a las especificaciones requeridas, as como instrumentar los cierres administrativos de las obras contratadas. Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como de la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles del Centro. Realizar visitas de supervisin a las instalaciones para detectar necesidades de mantenimiento preventivo, correctivo o adaptacin. Proporcionar o en su caso contratar los servicios de acondicionamiento de laboratorios, colocacin de mesas centrales, cubiertas de trabajo, pintado de interiores, armado de cancelera, pintado de inmuebles, deambulatorios, estacionamientos y reas verdes. Proporcionar o en su caso contratar los servicios de colocacin de nuevas Instalaciones para alumbrado y tendido de lneas, suministro de energa de emergencia ininterrumpida, mantenimiento preventivo correctivo a subestaciones elctricas y todo tipo de reparaciones de este gnero. Preparar la informacin mensual requerida del avance fsico - financiero de la obra pblica contratada. Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva. Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Servicios y Mantenimiento, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

13.-Gerencia de finanzas El gerente de Finanzas tiene como finalidad administrar los procesos contables y presupuestarios, as como la actividad econmica financiera Empresarial, incluyendo la tesorera.

Planificar, administrar y controlar eficientemente, la calidad presupuestaria y financiera, incluyendo la recuperacin de la mora, con el propsito de brindar informacin oportuna y confiable, para la toma de decisiones de la administracin superior.

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Coordinar la planificacin y administracin del presupuesto econmico y financiero de la institucin. Coordinar la administracin de los procesos y registros contables de las operaciones nacionales e internacionales. Coordinar el control eficiente de los cobros por servicios nacionales e internacionales. Coordinar la elaboracin de perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinin o dictmenes sobre las inversiones que impliquen tasas de retorno al capital. Planificar, administrar y autorizar la correcta administracin de la deuda.

14.- Departamento de contralora El contralor es responsable entre otras cosas de: Establecimiento de controles internos en la totalidad de los departamentos del hotel. Elaboracin y seguimiento del presupuesto anual general y de cada departamento. El oportuno y preciso cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa. Firmar la totalidad de los cheques expedidos (a veces de manera mancomunada). Negociacin contnua con los proveedores cuando existe escasez de recursos (el hotel tiene que seguir funcionando). Bsqueda de fondos a tasas preferenciales, crditos, fondos revolventes, etc. La apertura y vigilancia de la totalidad de cuentas bancarias, es quien tiene las claves de acceso para poder realizar transferencias. De tomar las grandes decisiones en cuanto a recorte de personal, cierre y apertura de torres, inversiones, gastos mayores, contratacin de posiciones clave (junto con el gerente general) como tesorero, cajeros, contadores, administradores, etc. Tpicamente cuando el gerente general no lo hace, es el contralor quien funge como representante legal de la empresa. Recibe notificaciones de tipo legal cuando para tal efecto se requiere de la presencia del representante legal.

15.- Departamento de finanzas

El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestin, y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contraidos por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento, cuidando que la documentacin que soporta los egresos cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno. Funciones

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Realizar las acciones necesarias para la oportuna gestin y cobro, ante la Tesorera de la Federacin de las ministraciones de recursos, conforme al calendario financiero autorizado al Centro. Atender todos los aspectos relativos a la obtencin de los servicios bancarios que requiera la operacin financiera del Centro. Desarrollar y establecer el sistema de administracin integral de los recursos financieros del Centro, en cumplimiento a las disposiciones legales en la materia. Vigilar que la documentacin soporte de la salida de efectivo cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno. Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de investigacin, as como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y entidades del sector pblico, privado o social, identificando de manera clara, los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav y los aportados por instituciones pblicas y privadas, destinados a proyectos especficos. Administrar y controlar la disponibilidad de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, para mantener la liquidez suficiente para hacer frente a los compromisos de realizacin inmediata y evitar la generacin de recursos ociosos. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersin de fondos, ingresos y egresos, respaldada sta con los documentos comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado registro dentro de la contabilidad de la entidad. Atender la expedicin y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor, como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo. Elaboracin de plizas de ingreso, fichas de depsito y todo lo relacionado con el corte diario de ventanilla de la caja general. Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nminas. Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Contabilidad, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. Elaborar los informes peridicos sobre el estado de posicin financiera de las cuentas bancarias y de los flujos de caja. Preparacin y presentacin de los datos que conforman la Cuenta Pblica, el Sistema Integral de Informacin, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comit de Control y Auditora, y dems informacin complementaria que requieran las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas en el mbito de su competencia. Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

16.- Departamento de presupuestos Los objetivos del Departamento de Presupuesto estn sujetos en su mayora al cumplimiento de los puntos descritos en la Ley Orgnica de Presupuesto y La Ley de Administracin Financiera, as como las normativas vigentes en la Universidad Central de Venezuela y las cuales podramos describir de la siguiente manara:

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Coordinar que exista una mayor cohesin en lo que respecta a los procesos administrativos como son la organizacin, direccin, control y Comunicacin dentro del Departamento de Presupuesto. Organizar y dirigir el proceso de formulacin del presupuesto de as como la ejecucin, control y evaluacin del presupuesto de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales, verificar y consolidar la informacin recibida estructurando, los planes operativos para lo cual se toman como base los criterios establecidos por la Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU), revisados y adecuados a los requerimientos de la Universidad Central de Venezuela por la Oficina Central de Programacin y Presupuesto (OCPP), cumpliendo con las disposiciones establecidas en la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario. Revisar, verificar y conformar Ingresos y Gastos, segn las normas y procedimientos que rigen en la U.C.V. Asesorar a la Autoridades de la Facultad sobre la aplicacin de procesos, normativas, reglamentos y leyes que puedan afectar el libre desenvolvimiento de las misma. Evaluacin del Ejercicio Fiscal anterior. Presentar un resumen de las actividades realizadas en el Dpto. de Presupuesto en sus tres reas: Ingresos, Control de Ejecucin y Detalle de Personal, a travs, de la presentacin de cuadros demostrativos.

14.- Gerencia de mercadotecnia La investigacin de mercado: sta funcin implica la realizacin de estudios para obtener informacin que facilite la prctica de la mercadotecnia [3], por ejemplo, para conocer quines son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales, identificar sus caractersticas (qu hacen, dnde compran, porqu, dnde estn localizados, cules son sus ingresos, etc...), determinar sus necesidades o deseos y el grado de predisposicin que tienen para satisfacerlos, etc... Decisiones sobre el producto: sta funcin est relacionada con el diseo del producto, en cuanto a su variedad, calidad, diseo, marca, envase y caractersticas; en sntesis, todo aquello con lo que se pretender satisfacer las necesidades o deseos del grupo o mercado meta para el que fue creado. En este punto, cabe recordar que un producto es cualquier ofrecimiento que puede satisfacer una necesidad o deseo y podra ser una de las diez ofertas bsicas: 1) Bienes, 2) servicios, 3) experiencias, 4) eventos, 5) personas, 6) lugares, 7) propiedades, 8) organizaciones, 9) informacin y 10) ideas . Decisiones de precio: sta funcin implica la fijacin de un precio que sea conveniente por una parte, para el mercado meta (para que pueda adquirirlo) y por otra, para la empresa u organizacin (para que perciba utilidades). Distribucin o Plaza: sta funcin es la que se encarga de establecer las bases para que el producto llegue del fabricante al consumidor [3], por ejemplo, mediante un sistema de distribucin directa (del productor al cliente final) o indirecta (cuando existe al menos un nivel de intermediarios). Promocin: Esta funcin de la mercadotecnia, se encarga de: 1) Dar a conocer el producto al mercado meta, 2) persuadirlo para que lo adquiera o 3) recordarle la existencia de un producto que ya conoce. En este punto, cabe recordar que las principales herramientas de la mezcla o mix de promocin son: La venta personal, la publicidad, la promocin de ventas, las relaciones pblicas y el marketing directo.

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Venta: sta funcin implica la realizacin de toda actividad que genere en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio. Es en este punto, donde se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores . Posventa: sta funcin est relacionada con toda actividad (por lo general, servicios) que se realiza despus de la venta para asegurar la plena satisfaccin del cliente. La premisa de sta funcin es: "Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado (en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentacin)". 15.-Departamento de publicidad
Hay distintas frmulas para resolver la funcin de publicidad en funcin del anunciante. La dimensin de la organizacin y el volumen de publicidad anual que realiza suelen determinar cul es la mejor solucin. Si recapitulas lo dicho en los anteriores apartados a este respecto, t mismo puedes resumir las posibilidades de cualquier empresa para resolver la gestin de su publicidad: Realizar internamente la publicidad y contratar desde el anunciante lo imprescindible, que suele ser la produccin grfica o audiovisual. En este caso es el propio anunciante quien entra en contacto con los medios para la comprar el espacio de difusin. Encargar todo lo referido a la publicidad a empresas externas: creacin, produccin y medios. Ser una agencia publicitaria quien se ocupe de ello aunque la contratacin de medios puede dejarse en manos de una central o agencia de medios. Entre ambos extremos caben otras alternativas: Anunciantes que realizan por su cuenta algunas campaas, ya que tienen estructura suficiente para ocuparse de ellas incluso defienden que lo hacen con ms agilidad que si lo encargaran, pero encargan a agencias o profesionales externos trabajos que no pueden asumir. Anunciantes que crean una agencia interna (in house agency), de capital propio y actividad independiente, a la que encargan su publicidad. Este nuevo negocio del anunciante a menudo se transforma para poder trabajar tambin para otros anunciantes, siempre que no sea competencia directa de la empresa propietaria. De no ser as, su rentabilidad suele ser muy baja, en caso extremo tiende a cerrar sus puertas. El Corte Ingls es un ejemplo de anunciante que compagina la realizacin interna de campaas, o partes de ellas, con la contratacin de agencias. Su volumen de publicidad y la permanente aparicin en todo tipo de soportes requiere mantener una plantilla propia de profesionales y contratar, adems, la colaboracin externa. Grandes o pequeas, la mayora de las empresas hacen depender el departamento de publicidad, y a su responsable, del departamento de marketing o del departamento comercial o de ventas. Puede haber diferentes situaciones de dependencia justificadas por distintas razones, pero el mejor criterio para decidir el lugar que ocupa el departamento de publicidad en el organigrama es que cuanto ms cerca est de los que toman las decisiones sobre el producto, servicio o idea que se ha de difundir, ms posibilidades habr de que gestione eficazmente la publicidad. La implicacin real de los directores de publicidad en la poltica de comunicacin de la compaa suele verse reflejada en la eficacia de las campaas. Un departamento de publicidad se ocupa de dirigir las campaas, coordinar todas las acciones precisas para llevarlas a cabo, controlar los presupuestos y gestionar administrativamente el rea. En este departamento se llevan a cabo las tareas necesarias para:

Ejecutar los objetivos y programas de publicidad que la organizacin planifica peridicamente a fin de apoyar los objetivos de comunicacin y marketing. Determinar el presupuesto y poner en marcha el plan de control de gastos que derivan de los programas previstos. Investigar todos los factores crticos para el plan de publicidad: consumidores reales y potenciales, opinin y usos del producto o servicio, competencia, tendencias sociales, econmicas, culturales, etc.

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Desarrollar el procedimiento de seleccin de las empresas de publicidad con las que se va trabajar. Valorar los resultados de las campaas a fin de poder determinar en alguna medida el nivel de eficacia de las acciones realizadas, as como la eficiencia y calidad de las empresas contratadas. Controlar los gastos de explotacin del departamento derivados de su existencia y de la ejecucin de su actividad.

16.- Departamento de logstica

Tiene a su cargo las funciones generales de informe, asesoramiento y propuesta en materia de compras y suministros; mantenimiento bsico y supervisin de todos los medios de la Entidad; las obras menores de los edificios; la formacin interna del personal en materia de mantenimiento bsico de todo tipo de equipos y de seguridad laboral en la correcta utilizacin de todo tipo de equipos y material y, en general, cuantas funciones le sean encomendadas por la Gerencia.

Logstica" es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenaje de materias primas, productos semi-elaborados o terminados, y de manejar la informacin relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propsito de satisfacer los requerimientos de los los clientes. En otras palabras, con una buena gestin logstica se pretende proveer el producto correcto en la cantidad requerida, en el lugar indicado en el tiempo exigido y a un costo razonable. La logstica es un sistema con actividades interdependientes que pueden variar de una organizacin a otra, pero normalmente incluirn las siguientes funciones:

Transporte Almacenamiento Compras Inventarios Planeacin de produccin Gestin de personal Embalaje Servicio al cliente

17.- Departamento de investigacin de mercado La investigacin de mercado es una parte del mkt que consiste en la obtencin y anlisis de datos con el fin de transformarlos en informacin que resulte de utilidad para la resolucin de problemas. En sntesis: La funcin de la investigacin de mercado es aportar informacin recolectada y analizada en forma sistemtica y objetiva que permita reducir la incertidumbre en cuanto a la eleccin de alguna de las alternativas tendientes a la resolucin del problema.

La investigacin de mercado brinda informacin que permite:

Detectar necesidades insatisfechas de los consumidores Evaluar la satisfaccin de los consumidores Detectar los segmentos de mercado Seleccionar un nombre de marca Establecer la imagen y el posicionamiento de marcas

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Determinar la percepcin de la calidad Seleccionar canales de distribucin

18.-Departamento de relaciones publicas Gestin de las comunicaciones internas: es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institucin y que stos a su vez conozcan las polticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce. Gestin de las comunicaciones externas: toda institucin debe darse a conocer a s misma y a su accionariado. Esto se logra a travs de la vinculacin con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicacin. Funciones humansticas: resulta fundamental que la informacin que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del pblico es la que permite el crecimiento institucional. Anlisis y comprensin de la opinin pblica: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones pblicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinin pblica para ordenar el caos en que est inmersa. Es esencial comprender a la opinin pblica para poder luego actuar sobre ella. Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: el trabajo de todo relaciones pblicas debe tener una slida base humanista con formacin en psicologa, sociologa y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

19.-Gerencia de recursos humanos Se encargada de desarrollar y administrar las polticas, programas, procedimientos que provea una estructura organizativa, eficiente, trabajadores capaces, oportunidad de progreso, satisfaccin en el trabajo y seguridad en el mismo de todos los trabajadores. Planificacin de los Recursos Humanos Anlisis y Diseo del Trabajo Reclutamiento y Seleccin Evaluacin y Revisin del Desempeo Administracin de Sueldos y Salarios

20.-Gerencia de recursos humanos Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organizacin. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo.

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Funciones: 21.-Capacitacin y empleo Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difcil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y seleccin de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratacin de las mismas, dndoles una induccin acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluacin de mritos y se le otorga al ms capaz. Capacitacin y desarrollo Accin que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitacin no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparacin.

Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignacin de sueldos, es necesario elaborar un anlisis y evaluacin de puestos (procedimientos sistemticos para determinar el valor de cada trabajo), slo as, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Adems, hay que considerar que el sueldo est formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificacin de mritos. Relaciones laborales Toda relacin de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularn los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relacin de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicacin es de vital importancia para toda organizacin, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relacin de trabajo. Servicios y Prestaciones: Comnmente las organizaciones hoy en da ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer ms atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc. Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, as como de proporcionar a sus empleados los servicios mdicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeo de sus labores.

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Bibliografa Administracin de Recursos Humanos 11 ava Edicin, Sherman , Bohlander - Snell Administracin de los Recursos Humanos - William B. Wrther, Jr. y Heith Davis - Ed. Mc. Graw Hill LAMBIN Jean Jacques. MARKETING ESTRATGICO, Segunda edicin, Editorial Mc Graw Hill, Mxico distrito Federal 1994 Cdigo de comercio vigente Administracin una perspectiva global Administracin McGraw-Hill Mxico 1999

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