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SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS II

FICHA: 2693874

Bogotá D.C., 19 de septiembre de 2023

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SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS II

PROYECTO FINAL

APRENDICES:

Gómez Pérez Valeria

Hernández Pérez Adriana Fernanda

FICHA: 2693874

Bogotá D.C., 19 de septiembre de 2023

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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
1.1. LOGO DE LA EMPRESA, SLOGAN
1.2. CÓDIGO DE LA COMPETENCIA
1.3. RESULTADOS DE LA COMPETENCIA
1.4. NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL, NÚMERO DE
EMPLEADOS, DIRECCIÓN, UBICACIÓN GEOGRÁFICA
1.5. DOCUMENTOS RUT, CÁMARA DE COMERCIO
1.6. MISIÓN
1.7. VISIÓN
2. INFORMACIÓN ENTREGABLE
2.1. INTRODUCCIÓN
2.2. OBJETIVOS
2.3. OBJETIVO GENERAL
2.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.5. GLOSARIO ICONTEC
2.6. TEMAS
2.7. IMPORTANCIA DE LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
2.8. IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN COMERCIAL MODERNA
3. NORMA ICONTEC
3.1. NORMA ICONTEC - GUÍA 185 - PLANTILLAS
3.2. CARTA
3.3. MEMORANDO
3.4. CIRCULAR
3.5. CONSTANCIA
3.6. CERTIFICADO
3.7. ACTAS
3.7.1. INFORME
3.7.2. HOJA DE VIDA NORMA ICONTEC
3.8. CONCLUSIONES
3.9. CAPACITACIÓN SENA VIRTUAL
4. BIBLIOGRAFÍA
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1. INFORMACIÓN DE LA MICROEMPRESA

1.1. Logo de la Microempresa

“Experiencia y calidad a tu disposición porque cargar no es un juego

de niños”

1.2. Código de la competencia y nombre

210601001: Producir los documentos que se originan de las funciones

administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

1.3. Resultados de aprendizaje de la competencia

21060100104: Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los

del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las
normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de
documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la
calidad.
21060100105: Verificar la aplicación de las normas gramaticales: semántica,
morfología y sintaxis; las normas técnicas colombianas vigentes para la
elaboración y presentación de documentos comerciales, actos
administrativos y los documentos del proceso de compra-venta; las de la
organización y las de gestión de la calidad.
21060100106: Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la
organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos
empresariales
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1.4. Información de la empresa

● Representante legal de la microempresa: Jorge Enrique Herrera.

● Número de empleados: La microempresa cuenta con 8.

● Dirección: Cra 28 B N. 74 – 91.

● Ubicación geográfica:
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1.5. Documentos Rut, Acta de constitución

RUT:
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El presente enlace redirecciona a el archivo en PDF para su mejor

visualización:RUT INNOVA CARGA

Acta de constitución:
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En el presente enlace se evidencia el documento en PDF para su mejor

visualización:CÁMARA DE COMERCIO INNOVA

1.6. Misión
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Empresa de Transporte que cubre todo el territorio nacional de carácter

comercial en servicio de mercancías y logístico, enfocada en soluciones
flexibles e innovadoras para cada etapa de la cadena de abastecimiento.

1.7. Visión

Para 2025 buscamos crecer incrementando nuestros valores, teniendo una

buena cobertura comercial, intensificando la calidad y servicio para nuestros
clientes, fomentando cada etapa y proceso según los parámetros de cada
solicitud de transporte.
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2. INFORMACIÓN DEL ENTREGABLE

2.1. INTRODUCCIÓN

Desde siempre se han conocido distintos métodos de comunicación,

teniendo como fundamental en la sociedad actual gracias a las metodologías
de comunicación de forma escrita. Por lo que se puede decir que la
producción de documentos es crucial al momento de querer comunicar
alguna información, ya que este medio al ser físico actúa como un medio
para preservar el conocimiento y las interacciones realizadas entre los dos
individuos el emisor, y el remitente.

Así mismo, para la elaboración de documentos se deben tener presentes dos

habilidades fundamentales que debe poseer el personal de una entidad,
como lo son la redacción y digitación; esto puesto que una correcta
redacción de los documentos oficiales de la entidad transmitirá un mensaje
claro y preciso, para de este modo buscar que el destinatario de dicha
comunicación no tenga dudas o confusiones respecto a lo que se quiere dar
a entender; de esta manera ligado a la producción de documentos también
se encuentra el correcto manejo de la digitación, ya que esta representa la
clave para la competitividad, buscando de manera esencial incrementar las
habilidades y procesos del colaborador.

Por lo que se tiene a la GTC 185 “Guía Técnica Colombiana 185” esta siendo
la norma técnica establecida con las directrices y buenas prácticas en la
gestión de la calidad y mejora continua de las organizaciones al momento de
redactar comunicaciones. Debido a esto su importancia en el uso que se le
de en las organizaciones es de gran valor, ya que las pautas implementadas
ayudarán a garantizar la calidad de la gestión de comunicaciones tanto
oficiales como informales que tenga la compañía, de esta manera logrando
captar la atención de entidades interesadas en adquirir los servicios o
productos que la empresa ofrezca.
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2.2. OBJETIVOS

2.3. OBJETIVO GENERAL

Mostrar a la microempresa Innova Carga S.A.S la relevancia de la

implementación de normativas y prácticas relacionadas a la redacción
comercial de documentos para la eficiencia de la empresa.

2.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Implementar metodologías de redacción comercial para generar

colaboradores con el dominio de la palabra escrita.
2. Integrar la Guía Técnica Colombiana (GTC 185) como normativa
dentro de las actividades de comunicación desarrolladas en la
empresa.
3. Fortalecer habilidades de redacción y digitación en el personal
dedicado a esta tarea constantemente.
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2.5. GLOSARIO ICONTEC

1) Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado

en una reunión o situación específica.
2) Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al
informe; sirve para complementar y aclarar.
3) Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación.
4) Bibliografía: Relación alfabética de fuentes documentales sobre una
materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico,
consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
5) Capítulo: División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito
para organizar y facilitar la comprensión del texto.
6) Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de
expedir el documento.
7) Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones
entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se
denomina oficio.
8) Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
9) Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo
contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto
interna como externamente.
10)Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente
al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para
compararla.
11)Código: Sistema convencional que identifica el departamento, el área
o la sección que produce el documento con sus respectivas series.
Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en
la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética,
alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida
de la serie documental, en caso de que exista.
12)Conclusiones: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los
resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa
y lógica.
13)Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad.
14)Contenido: En esta página se enuncian los títulos de primero,
segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales
complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y
los números de las páginas donde se encuentran.
15)Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente
reunión.
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16)Copia: Fiel reproducción del documento.

17)Cubierta: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir
los datos de la portada.
18)Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
19)Despedida: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una
comunicación.
20)Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación.
21)Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de
identificación para indicar la continuidad del documento.
22)Encabezamiento: Conjunto de palabras con que se inicia un
documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven
de guía para establecer el inicio de un documento.
23)Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o
ambas.
24)Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que
deben tener los textos de los documentos.
25)Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la
comunicación.
26)Experiencia: Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o
competencia para hacer algo.
27)Figura: Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o
esquemas.
28)Foliar: Acción de numerar las hojas.
29)Folio: Hoja.
30)Fuente o tipo de letra: Tamaño de los caracteres utilizados en la
edición de un documento.
31)Fuente bibliográfica: Lista de fuentes consultadas que están
relacionadas con el tema.
32)Glosario: Lista alfabética de términos con sus definiciones y
explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
33)Ilustración: Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material
gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar,
complementar y ejemplificar el texto.
34)Índice: Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos
términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros)
que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el
texto.
35)Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos
sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a
un caso concreto para conocer resultados de procesos
administrativos.
36)Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones.
37)Interlínea libre: Renglón sin escritura.
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38)Introducción: Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el

contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
39)Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del
transcriptor.
40)Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la
imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que
genera o produce la comunicación.
41)Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro
lados de una página impresa.
42)Material complementario: Parte agregada o anexa a una obra que la
complementa directa o indirectamente; separada físicamente del
documento que contiene la parte principal de la misma y que, con
frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas,
folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de
respuesta, diapositivas, planos entre otros.
43)Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a
una persona natural o jurídica.
44)Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las
organizaciones para tratar asuntos internos.
45)Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de Internet.
46)Modelo: Esquema de distribución de zonas que le permite a la
organización la diagramación de su papelería.
47)Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar
o completar una idea expresada en el texto.
48)Nivel: Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos
que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los
numerales que forman parte del documento.
49)Objetivo: Describe la finalidad del informe corto.
50)Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una
reunión.
51)Página: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
52)Paginar: Acción de numerar páginas.
53)Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos
para la identificación del documento.
54)Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a
contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
55)Razón social: Nombre que identifica a una organización.
56)Recomendación: Formulación concisa de acciones necesarias, como
resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
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57)Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

58)Referencia bibliográfica: Conjunto de datos suficientemente precisos
ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente
documental o parte de ella.
59)Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en
sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la
persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si
lo amerita), entre otros.
60)Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
61)Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido
horizontal.
62)Resumen ejecutivo: Exposición sucinta de un tema que debe quedar
por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de
acciones ejecutivas.
63)Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona
escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.
64)Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
65)Soporte: Medio físico para registrar información escrita, sonora,
visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal,
pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
66)Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo.
Corresponde a temas y subtemas.
67)Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la
comunicación.
68)Viñeta: Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no
están numerados en un trabajo escrito.
69)Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de
datos impresos o escritos.
70)Tablas: Serie de números, valores, unidades y datos relacionados
entre sí, presentados en columnas para facilitar su interpretación.
Representa información cuantitativa en columnas.
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2.6. TEMAS

La semántica juega un papel fundamental en la comunicación y la

comprensión de los mensajes. Se refiere al estudio del significado en el
lenguaje y cómo las palabras, frases y símbolos transmiten información. Por
lo que se puede encontrar que es muy beneficioso el uso de la misma;
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

● Brinda claridad y comprensión: La semántica ayuda a garantizar

que el mensaje sea claro y comprensible para el receptor. Debido a
que cuando las palabras se usan correctamente, evita malentendidos
y confusiones.
● Da precisión: Una comunicación precisa es esencial en muchos
contextos; por lo que la semántica asegura que las palabras
transmitan información precisa y específica.
● Contexto:La semántica considera cómo las palabras adquieren
diferentes perspectivas de significado según el contexto en el que se
utilizan.
● Evita la ambigüedad: Este aspecto en un mensaje puede conllevar
un malentendido, por lo que esta ayuda a identificar y resolver
ambigüedades en el lenguaje, lo que mejora la calidad de la
comunicación.
● Comunicación afectiva: En la comunicación interpersonal y
profesional, la semántica contribuye a una comunicación efectiva.
Permite que los mensajes sean coherentes, precisos y bien
estructurados.
● Interpretación: Un pequeño cambio en las palabras puede tener un
efecto significativo en la interpretación, por lo que se debe tener
mucha atención.

Los homónimos son dos o más palabras que se escriben o pronuncian igual,
pero tienen significados diferentes. Estas palabras a veces pueden resultar
confusas.
Uno de los ejemplos más comunes de homónimos que podemos encontrar
en español es con la palabra "banco". "Banco" puede significar un asiento
para sentarse en la plaza o una entidad financiera. Se escriben y se
pronuncian igual cuando las recitamos en voz alta y las reproducimos en un
texto por lo que, para entender el significado de la palabra, hay que
comprender el contexto de la misma, en lugar de basarse solo en la
ortografía de la propia palabra.
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Las palabras homófonas son aquellas que suenan igual, a pesar de significar
cosas enteramente distintas. Por eso, a cualesquiera dos palabras que se
pronuncian igual, pero tengan referentes distintos, se las conocerá como
homófonos.
Es importante prestar atención al contexto para comprender el significado
correcto de las palabras homófonas en una oración.
Algunos de los aspectos a tener en cuenta respecto a este tipo de palabras
son:

● Pronunciación similar: Las palabras homófonas se pronuncian de manera

similar o idéntica, lo que significa que suenan igual o muy parecido
cuando se dicen en voz alta.
● Diferentes significados: A pesar de tener una pronunciación similar,
estas palabras tienen significados completamente diferentes. Esto
puede llevar a malentendidos si no se utilizan correctamente en el
contexto adecuado.
● Ortografía diferente: Por lo general, las palabras homófonas se
escriben de manera diferente, lo que puede dificultar la distinción entre
ellas en la escritura.
● Funciones gramaticales diferentes: A menudo, las palabras
homófonas pertenecen a categorías gramaticales distintas. Por
ejemplo, "tu" (posesivo) y "tú" (pronombre) son homófonas que tienen
funciones gramaticales diferentes.
● Contexto clave: Para comprender el significado correcto de una
palabra homófona en un contexto dado, es importante prestar
atención al contexto en el que se utiliza. El contexto puede ayudar a
determinar cuál de las palabras homófonas es la apropiada.
● Comunes en juegos de palabras: Las palabras homófonas son a
menudo utilizadas en juegos de palabras, acertijos y juegos de
adivinanzas debido a su similitud en la pronunciación y la ortografía.
● Varían según el idioma: Las palabras homófonas pueden variar
según el idioma. Lo que puede ser una palabra homófona en un
idioma puede no serlo en otro.

Las palabras homógrafas son aquellas que se escriben de la misma manera,

es decir, tienen la misma ortografía, pero pueden tener significados
diferentes y, a veces, incluso pronunciaciones diferentes. Estas palabras
pueden causar confusiones en la lectura y la escritura, ya que su significado
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depende del contexto en el que se utilizan. A continuación, se presentan

algunas características de las palabras homógrafas.

● Ortografía igual: La característica principal de las palabras

homógrafas es que se escriben de la misma manera, incluyendo todas
las letras y la acentuación si la tienen.
● Diferentes significados: A pesar de tener la misma forma escrita, las
palabras homógrafas pueden tener significados completamente
diferentes.
● Diferente pronunciación: En algunos casos, las palabras
homógrafas pueden tener pronunciaciones diferentes según su
significado.

Las palabras parónimas son palabras que tienen una similitud fonética y
morfológica en su escritura, pero que tienen significados diferentes. Estas
similitudes en la forma pueden llevar a la confusión al escribir o al
comprender el significado de las palabras.

 Similitud en la escritura: Las palabras parónimas aparecen en su

forma escrita, lo que significa que tienen letras o sílabas comunes que
las hacen parecerse entre sí.

● Diferentes significados: A pesar de su similitud en la escritura o

pronunciación, las palabras parónimas tienen significados distintos.
Pueden referirse a conceptos, objetos o acciones completamente
diferentes.
● Confusión potencial: Debido a su parecido, las palabras parónimas
pueden llevar a errores ortográficos o malentendidos si no se utilizan
correctamente en un contexto determinado.
● Contexto importante: Para entender correctamente el significado de
una palabra parónima en un texto o conversación, es fundamental
prestar atención al contexto en el que se utiliza. El contexto puede
ayudar a determinar cuál de las palabras parónimas es la apropiada
en una situación dada.
● Origen en el idioma: A veces, las palabras parónimas tienen una raíz
etimológica común en el idioma, lo que explica su similitud en la forma
y la pronunciación. Sin embargo, a lo largo del tiempo, sus
significados pueden haber evolucionado de manera diferente.

Las palabras parónimas pueden ser una fuente de desafío en la escritura y la

comprensión del lenguaje, por lo que es importante estar familiarizado con
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ellas y saber cómo utilizarlas adecuadamente en el contexto correcto para

evitar errores de comunicación.

Las palabras sinónimas son palabras que tienen significados similares o

idénticos en ciertos contextos, lo que significa que pueden ser
intercambiadas en una oración o discurso sin cambiar el significado general
del mensaje.

● Variedad léxica: Las palabras sinónimas ofrecen variedad léxica en el

lenguaje. Permiten a los hablantes o escritores elegir entre diferentes
palabras para evitar la repetición excesiva y enriquecer su expresión.
● Matices de significado: A veces, las palabras sinónimas pueden
tener matices de significado ligeramente diferentes. Por ejemplo, dos
sinónimos pueden enfatizar aspectos diferentes de una idea o tener
connotaciones distintas.
● Enriquecimiento del vocabulario: Conocer sinónimos es útil para
enriquecer el vocabulario y mejorar la expresión escrita y oral.

Los antónimos son palabras que tienen significados opuestos o contrarios

entre sí. Son una parte importante del vocabulario de cualquier idioma, ya
que nos permiten expresar contrastes y matices en el lenguaje. En términos
más sencillos, los antónimos tienen significado contrario.

Los antónimos son fundamentales para la comunicación efectiva, ya que

permiten expresar contrastes y precisión en nuestro lenguaje. Estos ayudan
a transmitir información de manera clara y a darle énfasis a ciertos aspectos
de la comunicación.

TIPOS:

● Antonimia complementaria: En este tipo de antonimia se incluyen

términos cuyos significados se excluyen o son incompatibles entre
ellos.
● Antonimia gradual: En este caso, los antónimos se oponen de
manera gradual. Existen términos con significados medios.
● Antonimia recíproca: Los antónimos que hacen parte de ella se
oponen, pero requieren el uno del otro, es decir, se complementan.

En resumen, los antónimos son palabras que representan significados

opuestos y desempeñan un papel crucial en la comunicación y la expresión
de contrastes en el lenguaje. Su comprensión y uso adecuado son
esenciales para una comunicación efectiva en cualquier idioma.
 21

2.7. Importancia de los signos de puntuación

Los signos de puntuación son señales o marcas gráficas que permiten al

redactor estructurar un discurso escrito, al tiempo que le permiten al lector
identificar el modo de entonación y las pausas necesarias que facilitan su
comprensión.

Algunos signos de puntuación son considerados signos auxiliares, ayudan a

interpretar un texto, lo cual genera coherencia y permite al lector obtener una
mejor comprensión.

Los signos de puntuación cumplen una importante función en la lengua

escrita, pues su correcto uso permite comprender de forma coherente y sin
ambigüedades el contenido de un texto.

Por medio de los signos de puntuación, se estructuran los textos, ordenando

y jerarquizando las ideas en principales y secundarias, lo que permite al
lector una mejor interpretación, análisis y comprensión del contenido.
Existen diferentes tipos de signos de puntuación y cada tipo posee unas
normas generales establecidas para usarlo de forma correcta.

PUNTO: El punto (.) indica la pausa que se produce al final de un enunciado.

Después de punto siempre se escribirá con mayúscula, salvo en el caso de
que aparezca en una abreviatura. Existen tres clases de punto:

El punto y seguido: se emplea para separar los distintos enunciados que

forman un párrafo. Después de un punto y seguido se continúa a escribir en
la misma línea.
El punto y aparte: separa párrafos distintos. Tras el punto y aparte, la
escritura debe de continuar en la línea siguiente, en mayúscula y sangrada.
El punto y final: es el punto que cierra un texto.
Acompaña las iniciales de algunos nombres y apellidos: También aparece en
otras abreviaturas.

COMA: La coma (,) marca una pausa breve dentro de un enunciado.

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● En las enumeraciones, cuando los diferentes elementos de igual clase

no van unidos por conjunciones.
● Los vocativos van siempre entre comas.
● Cuando se interrumpe el sentido de la oración y se intercalan datos
explicativos.
● Sirve para reemplazar el verbo ausente, pero sobre entendido.
● Entre los miembros de una cláusula, independientes entre sí, aunque
proceda una conjunción.
● Cuando se invierte el orden regular de la oración subordinada precede
a la principal.
●
● Para separar aclaraciones en gerundio o participio.
● En oraciones adverbiales intercaladas.
● Van entre comas expresiones similares a : por último, finalmente, en
efecto.

DOS PUNTOS: Los dos puntos (:) representan una pausa, pero nunca un
final de texto u oración. Generalmente, anticipa algo que se va a decir a
continuación y se usa en los siguientes casos:

● Antes de una cita textual y como un llamado de atención.

● Antes de una enumeración o la introducción de ejemplos.
● Tras las fórmulas de cortesía que encabezan las cartas y documentos.
● Entre oraciones relacionadas sin nexo cuando se expresa causa –
efecto o una conclusión.

PUNTO Y COMA: El punto y coma (;) representa el cierre de una proposición

y conlleva una pausa mayor que la coma, pero menor que la del punto y
seguido. Se emplea en los siguientes casos:

● Separa oraciones que tengan continuidad de sentido.

● Para separar frases extensas escritas en serie, especialmente cuando
ya se han utilizado varias comas internas.
● Cuando se emplean formas de enlace como: por tanto, aunque, sin
embargo, pero (sentido secuencial)
● En oraciones donde aparece una enumeración compleja.

PUNTOS SUSPENSIVOS: Los puntos suspensivos (…) están formados por

tres puntos en línea y sin espacio entre ellos. Se emplea en los siguientes
casos:

Al final de las enumeraciones abiertas, con el mismo valor que el etcétera.

 23

Cuando se deja una expresión incompleta o en suspenso.

Para expresar dudas, temores o vacilación.

Cuando se reproduce una cita textual de forma incompleta, texto o refrán, se

utilizan puntos suspensivos entre paréntesis o corchetes.

SIGNOS DE INTERROGACIÓN Y DE ADMIRACIÓN: El uso de los signos

de interrogación (¿?) marca el principio y el fin de una pregunta formulada de
manera directa.

Los signos de admiración o exclamación (¡!) son usados en los

enunciados que expresan un sentimiento o emoción intensa.

Cabe destacar que el uso de los signos de interrogación y admiración dobles,

es decir, abiertos y cerrados, es exclusivo de la lengua castellana.

El uso de los signos dobles de admiración e interrogación se estableció por

decisión de la Real Academia de la Lengua en el año 1754. Fue
consecuencia de las continuas confusiones de lectura derivadas de la
ausencia de elementos gráficos que anunciaran las preguntas o las
admiraciones.

COMILLAS: Existen diferentes tipos de comillas que se utilizan en los textos:

las comillas latinas (« »), las comillas inglesas (“ ”), y las comillas simples o
sencillas (‘ ’).

La forma de usarlas correctamente es siguiendo el siguiente orden:

1. En un texto, primero se deben emplear las comillas latinas.

2. Si dentro de un fragmento entrecomillado con comillas latinas, otro
texto también requiere ser entrecomillado, se utilizan las comillas
inglesas.
3. Si dentro de ese segundo texto hay un tercero que debe ser
entrecomillado, se emplean las comillas simples o sencillas.

La función principal de las comillas es resaltar palabras o partes de un

texto.
● Destacar una palabra o frase dentro de un texto.
● Para citar palabras de otra persona.
 24

2.8. IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN COMERCIAL MODERNA

La redacción comercial es un término de amplio significado que hace

referencia a cualquier texto relacionado con la gestión de una empresa y la
obtención de ingresos. Puede tratarse de correspondencia con otras
empresas o de interacciones con clientes. Hoy en día, muchas empresas
comprenden la importancia de una redacción comercial eficaz para dirigir una
empresa próspera.

El formato de la redacción comercial sirve para comunicar información dentro

de una empresa o entre empresas diferentes. Una buena redacción
empresarial también sirve para dejar constancia oficial y por escrito de los
acontecimientos que tienen lugar en el transcurso de una empresa u
organización.

CARACTERÍSTICAS:

● No es forzada: Su desarrollo parte de la simplicidad, sin que esto

signifique poca profundidad. Es decir, se puede dar un mensaje
poderoso y mostrar datos duros, pero siempre plasmando todo de
manera natural y fácil de comprender.
● Convence: No solo tiene un desarrollo narrativo, sino también uno
estratégico, lo cual incluye, por ejemplo, a los CTAS.
● Es sincera: Un texto comercial es sincero y muestra, sin preámbulos,
que, en caso de cualquier inconformidad y problema, tu empresa
responderá a nivel de servicio y brindará el soporte necesario.

BENEFICIOS:

● Mejor imagen corporativa: si es sincera y resalta los productos y

servicios con coherencia, la percepción de las marcas empieza a
mejorar en los mercados;
 25

● Escenario favorable para el cierre de ventas: esta forma de

redacción es un esfuerzo comercial más, que promueve la marca y su
propuesta de valor para ayudarla a cerrar negocios;
● Ayuda con las tasas de conversión: tanto en cantidad como a nivel
porcentual, las conversiones — primero a lead y luego a cliente —
mejoran de la mano de la redacción comercial;
● Brand awareness: especialmente en esta época de Internet y Social
Media, los textos comerciales estratégicamente distribuidos aumentan
de manera sustancial el reconocimiento de marca.

CUALIDADES DE UN REDACTOR COMERCIAL:

Ser implacable en la escritura: buena ortografía, sintaxis, gramática y

fluidez debe ser el mantra del redactor.

Conocimientos en SEO: si no se posiciona en Google, un texto en Internet

puede ser invisible, o al menos no lograr todos los objetivos que debería.

Capacidad de estudio y comprensión de cada propuesta de valor: así

como un agente comercial no puede vender si antes no se “enamora” del
producto, un redactor no enganchará al lector si no entiende en toda su
dimensión la propuesta de la marca.

Comprensión de la Buyer Persona: al igual que la propuesta comercial, es

fundamental que el redactor abrace el perfil de Buyer Persona durante el
desarrollo del texto y la comprenda a la perfección.

Rigor científico: hablamos de tener la capacidad de basarse en datos y

tener una metodología de trabajo que permita construir textos sólidos y no
llenos de “humo”.

Creatividad: para que tu mensaje pueda ser realmente único y cautivador.

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede

afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas.
La cantidad de operaciones que se manejan y resuelven exclusivamente por
medio de la correspondencia, es enorme, y cada día son muchas las
empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través
de ella.
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3. NORMA ICONTEC

3.1. NORMA ICONTEC – GUÍA 185 – PLANTILLAS

3.2. CARTA

Las cartas son presentadas como formas de comunicación escritas ya sea

manual o digitalmente para establecer conexión personal con una o más
personas, estas se conocen como un medio tradicional en el cual podemos
transmitir sentimientos, expresar situaciones, dar respuestas a
comunicaciones recibidas o corregir una situación.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios en un formato A4, siendo asi con
todas sus partes como lo son:

- Logo
- Membrete
- Pie de página

Con esta, se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

- Tratar un solo tema por comunicación

- Emplear escrito gramatical natural, sencillo y continuo
- Usar un tratamiento respetuoso y cortés

Las cartas pueden ser una forma poderosa de conexión humana,

permitiendo así que toda palabra escrita perdura y genere un impacto en el
destinatario.
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3.3. MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,

orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales,
nacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización, los
memorandos son una forma efectiva de transmitir mensajes internos de
manera eficiente y suelen usarse para comunicar decisiones,
actualizaciones, recordatorios y otro tipo de información que se comparta
entre los miembros de las organizaciones.

Estos son importantes por varias razones claves, como lo son en la

comunicación interna ya que está, dentro de una organización se permite
que los líderes y empleados compartan información importante de manera
rápida, así mismo, nos presenta claridad y consistencia, los memorandos se
estructuran de manera formal y siguen un formato estándar la cual garantiza
que la formación se presente de manera clara y coherente.
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3.4. CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa; por lo
que se entiende que es un documento en el que se contienen instrucciones
concernientes a la organización y funcionamiento interno de un servicio o
grupo de servicios de las administraciones públicas, o también criterios
organizativos y de actuación que deben seguir instituciones cuya actividad
está sometida a la supervisión y control de la administración que les dicta.
Ordinariamente no tienen efectos normativos, pero pueden tenerlos en
algunos casos, siendo necesario para ello su publicación formal en los
boletines oficiales correspondientes.

Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así

mismo tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las
características de reglamento.

Se puede establecer que las circulares son documentos emitidos por las
entidades públicas para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo
tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, en donde se
expresa un criterio jurídico o interpretación.
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CARTA CIRCULAR
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3.5. CONSTANCIA

Las constancias son documentos escritos que certifican o confirman un

hecho, una situación, una acción o una condición específica. Estas
constancias se emiten para proporcionar evidencia de la veracidad de la
información contenida en ellas y se utilizan en una variedad de contextos. Su
importancia radica en varios aspectos como lo son la certificación y
comprobación donde las constancias certifican la existencia o realización de
un hecho o acción particular.

Algunas constancias tienen implicaciones legales o regulatorias. Por ejemplo,

un certificado de nacimiento o una constancia de cumplimiento de requisitos
legales son documentos que pueden ser necesarios en este tipo de trámites
o gubernamentales, un reconocimiento formal de logros o habilidades. Esto
puede ser importante para el desarrollo profesional, la educación o la
búsqueda de empleo.
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CONSTANCIA ESTILO BLOQUE

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3.6. CERTIFICADO

Los certificados son documentos escritos emitidos por una autoridad

competente que confirman la veracidad de cierta información, la culminación
exitosa de un curso, la adquisición de habilidades específicas o el
cumplimiento de requisitos. En algunos casos, los certificados son
necesarios para cumplir con requisitos legales o regulaciones. Por ejemplo,
en la industria de la salud, los profesionales a menudo deben obtener
certificados para ejercer su profesión de manera legal.

En el ámbito empresarial, los certificados también pueden ser utilizados para

demostrar el cumplimiento de estándares de calidad o regulaciones
específicas. Esto es esencial para garantizar la calidad de los productos y
servicios ofrecidos. Proporcionan evidencia tangible y confiable que puede
ser utilizada en una variedad de situaciones, desde la búsqueda de empleo
hasta el cumplimiento de requisitos legales o regulatorios.
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3.7. ACTAS

Las actas administrativas son documentos escritos que registran de manera

detallada y objetiva las acciones, eventos o decisiones tomadas durante una
reunión, sesión, inspección o cualquier otro tipo de actividad administrativa.
Estas actas son comunes en el ámbito empresarial, gubernamental y
organizacional.

Las actas administrativas sirven como un registro oficial de lo que ocurrió

durante una reunión o actividad específica. Esto es fundamental para
documentar hechos y decisiones importantes, en muchas ocasiones, pueden
ser utilizadas como evidencia en procedimientos legales o para respaldar la
toma de decisiones en disputas contractuales, laborales o administrativas.

Las actas ayudan a establecer quién estuvo presente en la reunión o

actividad, qué se discutió y qué decisiones se tomaron. Esto es crucial para
mantener la responsabilidad y la rendición de cuentas en una organización.
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3.7.1. INFORME

Un informe es un documento escrito que tiene como objetivo comunicar

información de manera clara, organizada y detallada sobre un tema
específico. Puede ser utilizado en una variedad de contextos, ya sea en el
ámbito académico, empresarial, gubernamental o en cualquier otra área
donde sea necesario transmitir datos, hallazgos, análisis o recomendaciones
a un público determinado. Los informes son una herramienta fundamental
para la toma de decisiones, la evaluación de proyectos, la presentación de
resultados de investigaciones, la comunicación de problemas y soluciones, y
la documentación de eventos o procesos.

Los informes proporcionan una manera estructurada y sistemática de

comunicar información, lo que facilita la comprensión de los datos por parte
del público objetivo. Esto es esencial para garantizar que la información se
transmita de manera clara y precisa, en muchos contextos, como el
empresarial y el gubernamental, los informes son fundamentales para la
toma de decisiones informadas. Los datos presentados en un informe
pueden ayudar a los tomadores de decisiones a evaluar diferentes opciones
y elegir la mejor estrategia.
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3.7.2. HOJA DE VIDA NORMA ICONTEC

Una hoja de vida administrativa es un documento que resume la información

relevante sobre la experiencia laboral y educación de una persona en el
campo de la administración. También se conoce comúnmente como
currículum vitae (CV) o currículo. Esta hoja de vida se utiliza para presentar
una visión general de las habilidades, logros y calificaciones de un individuo
en el ámbito de la administración cuando se busca empleo en puestos
relacionados con la gestión, la dirección o la administración de empresas u
organizaciones.

Se utiliza para solicitar empleo en puestos relacionados con la gestión, la

administración de empresas u organizaciones, o roles de liderazgo en
general. Este documento tiene como objetivo destacar las capacidades y la
idoneidad de un candidato para roles administrativos, gerenciales o directivo

1. Información personal: Nombre, información de contacto y datos

personales relevantes.

2.Resumen o perfil: Un breve resumen que destaca las habilidades y

objetivos profesionales del candidato.

3.Educación: Detalles sobre la formación académica, incluyendo títulos

obtenidos, instituciones educativas y fechas de graduación.

4.Experiencia laboral: Listado de empleos anteriores con detalles sobre las

responsabilidades, logros y fechas de empleo. Se debe prestar especial
atención a las experiencias relacionadas con la administración.

5. Habilidades: Enumeración de habilidades específicas relevantes para la

administración, como liderazgo, gestión de proyectos, análisis financiero,
planificación estratégica, entre otras.

6. Certificaciones y formación adicional: Si el candidato tiene

certificaciones relacionadas con la administración o ha participado en
programas de formación, esto debe mencionarse aquí.

7. Idiomas: Si se tienen habilidades en otros idiomas además del nativo, es

importante mencionarlos.

8. Referencias: Datos de contacto de personas que pueden proporcionar

referencias profesionales.
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3.8. CONCLUSIONES

Con este documento, se dio a conocer las metodologías que se deben usar
para enriquecer el vocabulario y reforzar la escritura de los colaboradores
para así, junto con la GTC 185 realizar los formatos a su debida regla, orden
y margen para que puedan circular interna o externamente en la empresa, se
presentaron ejemplos de cartas y circulares con ejemplos de la redacción
que se debe tener para una perfecta comunicación.

Además, destacamos la importancia de los signos de puntuación en una

empresa, ya que con el correcto uso nos facilita transmitir mensajes claros y
concisos, estos juegan un papel fundamental en la organización de textos.

Por otra parte, se dieron a conocer los puntos más relevantes de la redacción
comercial moderna para desatar una capacidad de redacción la cual sea
convincente y se adapte a los diferentes canales y plataformas de
comunicación.
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3.9. CAPACITACIÓN SENA VIRTUAL (4)

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) ofrece diferentes tipos de

capacitaciones y cursos virtuales, por lo tanto, les facilitaremos los
siguientes enlaces para el refuerzo de conocimientos y habilidades de los
colaboradores.

LINK 1: DIGITACIÓN DE TEXTOS

LINK 2: USO DE LA HERRAMIENTA OFIMÁTICA MICROSOFT WORD

PARA PROCESAMIENTO DE TEXTOS

LINK 3: TEXTOS Y ORGANIZACIÓN DE OBJETOS

LINK 4: BASES DE DATOS GENERALIDADES Y SISTEMAS DE GESTIÓN

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4. BIBLIOGRAFÍA

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https://es.wikipedia.org/wiki/Acta_(documento)