Organización Documental en el entorno laboral (1178437)

Aprendiz: Adalberto Jiménez Castro

Actividad 1

Mapa Mental: Organización de la Documentación

Las empresas generan diariamente mucha documentación que es

imprescindible que se tenga localizada y ordenada, por dos razones
fundamentales:

 Legalmente las empresas están obligadas a custodiar ciertos

documentos durante un tiempo
 Por el propio interés de las empresas es importante tener una base de la
información que ésta ha generado durante años anteriores, lo que puede
documentar la historia de la misma.

Dentro de los objetivos primordiales del proceso de archivo de la

documentación podemos mencionar los siguientes:

 Custodiar y proteger la información

 Garantizar una localización rápida y eficaz de los documentos.
 Crear un centro de información que sirva como base para consultar la
información en la medida que sea requerido.
 Cumplir con el marco legal establecido en cuanto a la documentación se
refiere.

En cuanto a la organización de la documentación, bien podríamos decir que

esta consiste en un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la

organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los documentos para su utilización.

A continuación el mapa mental referente a la Organización de la

documentación:
Organización Documental en el entorno laboral (1178437)

Aprendiz: Adalberto Jiménez Castro

Actividad 1
Organización Documental en el entorno laboral (1178437)

Aprendiz: Adalberto Jiménez Castro

Actividad 1

CONCLIUSIONES

La organización documental aporta ventajas como ahorro de tiempo y dinero al

querer encontrar un documento o información, también permite conservar
documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales

y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. También debe
cuenta con un buen sistema de administración de documentos que permita
almacenar y recuperar la información, es vital para la permanencia de cualquier
organización, sin importar su tamaño.