Administración y Gestión Del Tiempo

1
Manual del
participante
09. Administración y gestión del tiempo
Manual – Academia de líderes

2
Objetivo
Reconocer las competencias requeridas para el uso

eficiente y estratégico del tiempo, enfocado al
desempeño individual, de equipo y la calidad de vida
personal.

3
Definición de la competencia
Planificación y Organización: capacidad para determinar

eficazmente metas y prioridades de su tarea, área o
proyecto. Es necesario especificar las etapas, acciones,
plazos y recursos requeridos para el logro de los
objetivos. Incluye dar seguimiento y verificación de los
grados de avance de las distintas tareas, para mantener
el control del proceso y aplicar las medidas correctivas
necesarias.
Productividad: capacidad para fijarse objetivos de alto

desempeño y alcanzarlos exitosamente, en el tiempo y
con la calidad requerida. Agrega valor y contribuye a que
la organización mantenga e incremente su liderazgo en
el mercado.

4
Índice
9.1 Introducción.
9.2 Planificación y organización.
9.3 Productividad.

5
9.1 Introducción

9.1 Introducción
Productividad en México
La productividad, según Cequea y Rodríguez-Monroy (2012) es “el resultado de la articulación
armónica entre la tecnología, la organización y el talento humano, combinando en forma
óptima o equilibrada los recursos para el logro de los objetivos”.
A su vez, Porter (2009) afirma que el objetivo principal de una nación es conseguir un alto y
creciente nivel de vida para sus ciudadanos; la actitud para hacerlo depende de la
productividad con la que se empleen la mano de obra y el capital.
Según el último informe presentado por el Foro Económico Mundial, que se encarga de medir
cómo utiliza un país sus recursos y capacidad para proveer a sus habitantes de un alto nivel
de prosperidad, ha concluido que la productividad laboral en México registró una caída de
1.8% anual durante el tercer trimestre del año, según información del Instituto Nacional de
Estadística y Geografía (INEGI), con base en las horas trabajadas en 2019.
La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), por su parte, informó 6

que México presenta la productividad laboral por hora trabajada en dólares del PIB más baja
que el promedio, es decir, trabajamos muchas horas y producimos poca riqueza.
El diagnóstico no es nuevo ni poco conocido. Mientras países como Corea o Chile han
aumentado su productividad laboral significativamente en las últimas tres décadas, México se
ha quedado atrás.
Hay mucho que se puede hacer para elevar la productividad laboral de la economía mexicana.

9.1 Introducción
5 factores que afectan la productividad

1. Jornadas laborales largas
Muchas organizaciones concentran sus jornadas laborales entre 10 y 12 horas diarias con la
finalidad de obtener más y mejores resultados. Sin embargo, el hecho de que el personal
trabaje más, no quiere decir que sea más productivo, al contrario, el cansancio produce
bloqueos mentales que afectan por completo la productividad. Por ello, no se trata de la
cantidad de tiempo que tu personal invierta, sino de la calidad de sus resultados.
2. Capacitación laboral
Uno de los problemas principales que reduce el índice de productividad en las organizaciones
es la falta de capacitación al personal. Si tus colaboradores no están actualizados en las áreas
que ejercen, además de interferir en su motivación laboral, las técnicas que lleven a cabo para
ejecutar sus tareas serán obsoletas, lo que lógicamente redundará en una baja productividad.
3. Actividades multitareas 7
Erróneamente se compara la productividad, con la capacidad de poder trabajar en varias

actividades a la vez; por el contrario, realizar más de una tarea al mismo tiempo disminuye
por completo la capacidad de concentración, pues al hacer los cambios, el cerebro es incapaz
de enfocarse en un tema determinado, dando como resultado un trabajo deficiente. Si no
cuentas con el personal suficiente, evita las cargas excesivas de trabajo. Prioriza las
actividades mediante la aplicación de algunas herramientas como los cuadrantes de Covey.
4. Períodos de descanso cortos

Además de las excesivas jornadas laborales, muchas organizaciones limitan los períodos de
descanso, que son indispensables para que las personas reduzcan la tensión y puedan
controlar el estrés laboral. Para que tu personal recobre la energía suficiente, es necesario
que les otorgues un período de descanso proporcional a las horas de trabajo, como tomar un
descanso no máximo a 10 minutos entre cada actividad que realicen, con la finalidad de que
se despejen y al retomar sus tareas se concentren al máximo y aumenten el índice de
productividad.

9.1 Introducción
5 factores que afectan la productividad
5. Malas condiciones laborales

Las bases que sustentan la productividad y el funcionamiento de una organización se crean a
partir de las condiciones laborales en las que se desarrolla el personal. Las principales son:
El clima organizacional: si existe tensión entre los miembros del equipo y los líderes no
prestan atención, o si exigen más de lo establecido, resultará imposible trabajar bajo
colaboración, lo que conllevará a que las actividades se realicen de forma ineficiente.
Las herramientas de trabajo: si la organización no ofrece el material necesario que optimice
los procesos como papelería suficiente, equipos tecnológicos, plataformas cibernéticas y
otros, los tiempos y la calidad de producción obstaculizarán el logro de los objetivos.
Los espacios otorgados para ejercer sus actividades: un empleado que se pasa más de
ocho horas diarias en un cubículo inadecuado, sin ventilación y sobre un mobiliario incómodo, 8
difícilmente cumplirá con los estándares requeridos por la organización, pues puede incluso
llegar al ausentismo por padecimientos originados en esa incomodidad.
Para que el personal mejore el nivel de productividad, es el deber de la organización brindarle
el ambiente y los recursos necesarios para el desarrollo de sus tareas, lo cual no sólo
favorecerá a la organización, sino que también propiciará el crecimiento profesional de los
empleados, puesto que tendrán mayor motivación y compromiso.
Si quieres que tu organización te dé mejores resultados, comprométete con tu personal y
ofréceles una experiencia laboral única que lo haga sentir confortable y motivado, lo que
favorecerá su desempeño.

9.1 Introducción
Mi productividad
Conocer nuestra productividad personal, ¿alguien había pensado en ello? ¿Cómo saber,
entonces, cuál es la mejor manera de medir la productividad personal?
Lo fundamental para hablar de productividad es establecer la relación entre recursos
disponibles y resultados obtenidos. También tiene que ver con otros elementos, sobre todo
de la cultura interna de las organizaciones y también del aspecto externo; el clima laboral, el
nivel de eficacia de la comunicación organizacional, el tipo de liderazgo, la competitividad y
las dinámicas del mercado.
Algunas claves que nos pueden orientar son:
 Los mejores indicadores son los objetivos a corto o medio plazos, es decir, aquellos que
estén planificados para los próximos dos años. El éxito que encontremos en su ejecución y
materialización marcará, en cierta forma, el nivel de productividad personal.
 Las rutinas y las tareas asumidas. Para obtener un nivel de productividad óptimo, es
preciso llevar una carga de trabajo acorde con los recursos que tenemos a la mano y con
nuestra propia capacidad laboral. Si esa carga es mucho mayor a capacidades y recursos, 9
lo más recomendable es delegar tareas en terceros.

 También importa, y mucho, si los proyectos nos vienen impuestos por terceros o si son el
resultado de nuestra propia iniciativa. Esto determinará la manera de accionar, las
decisiones que tomemos y la manera en que evaluemos los resultados.
Responde las siguientes preguntas (deben incluir únicamente metas personales).
1. Mis metas personales: pueden ser metas del año, del mes
2. ¿Cuál ha sido mi avance?: señálalo en los recuadros

9.1 Introducción
Actividad
Análisis del ejercicio
1. Mis metas personales: establecimiento de metas.
10
2. ¿Cuál ha sido mi avance?: hábito de concluir tareas y establecimiento de prioridades*.
3. ¿Qué y cuánto he invertido?: gestión de los recursos*.
4. ¿Cómo lo logré?: probable redefinición de metas (ejemplo: en lugar de gimnasio, deporte),

con capacidad de enfocarse y concentrarse*.

9.1 Introducción
Técnica de Pomodoro
Haz tu primer pomodoro.

Ajusta el temporizador en 25 minutos y sitúalo de forma que siempre puedas ver el tiempo
que queda. Empieza con tu primera tarea.
Son 25 minutos de trabajo puro, no pueden ser interrumpidos. Si alguien o algo interrumpe
un pomodoro, éste ya no cuenta.
Cuando suene el temporizador, marca la tarea con una X y tómate un descanso de unos 5 11
minutos.
No debes continuar trabajando, aunque creas que puedes terminar la tarea en unos minutos.
Durante el descanso debes desconectarte por completo para que el cerebro descanse y
asimile lo que ha aprendido en eso 25 minutos.
Levántate, muévete, bebe un vaso de agua o ponte a pensar en qué harás el fin de semana,
pero no hagas nada relacionado con la tarea anterior.
Acabado el descanso, ajusta el temporizador para un segundo pomodoro.
Cada cuatro pomodoros haz un descanso más largo, de 15 a 30 minutos. Tómate un café,
comprueba tu email o sal a dar un paseo. Es importante no hacer nada complejo durante ese
tiempo, para que el cerebro se reorganice, se despeje y se relaje, de modo que estés fresco
para la próxima tanda de pomodoros.
Tarea terminada.
Cuando finalizas una tarea, táchala de la lista. Pero el pomodoro tiene que terminar. Puedes
utilizar el tiempo restante para revisar, retocar o mejorar lo que has hecho.
Si finalizas una tarea en los primeros 5 minutos y piensas que la tarea está completamente
terminada, puedes abortar el pomodoro (pero éste no cuenta).

12
9.2 Planificación
y organización

9.2 Planificación y organización
La importancia del orden

Mantener los espacios ordenados es algo que normalmente nos inculcan desde pequeños;
sin embargo, muchas personas fracasan en el intento y mantienen en su casa, su auto y hasta
en el lugar del trabajo cierto grado de desorden.
Para los psicólogos, mantener ordenado o desordenado el espacio de trabajo revela mucho
de tu personalidad, no necesariamente aspectos negativos, por ejemplo, según estudios
recientes, se ha encontrado evidencia de que tener un escritorio desordenado implica
desarrollar cualidades creativas, pues se trata de personas que piensan fuera de las líneas de
lo "convencional".
Recordemos que Einstein dijo: "Si un escritorio desordenado es signo de una mente
desordenada, entonces ¿qué debemos pensar de un escritorio vacío?”.
Sin embargo, te has preguntado: ¿Por qué me desconcentro con facilidad? ¿Por qué no puedo
enfocarme en una cosa a la vez? La respuesta se resume en falta de organización y desorden,
situación que tiene como consecuencia llevar una vida de cabeza.
Tener un espacio ordenado, tiene sus ventajas: 13
1. Mejora la productividad: una de las mejores explicaciones de por qué se debe mantener el
espacio de trabajo ordenado es que, de no ser así, se reduce la productividad puesto que
se pierde tiempo en la búsqueda de insumos. ¿Alguna vez has llegado tarde a tu trabajo
por no encontrar las llaves de tu auto, tu celular o tu cartera? En vez de tardar 10 minutos
buscando un documento que "debería estar en tu escritorio", podrías reducir ese tiempo
buscándolo en el archivero donde "debe estar", porque ese es su lugar.
2. Mejora la presentación: no es un secreto que a nadie le agrada sentarse frente al
escritorio desordenado de otra persona. Todos aquellos que atiendan en su oficina a
otros, están tan obligados de alguna manera a mantener un espacio de trabajo ordenado,
así como a mantener una buena presentación profesional.
3. Puede mejorar la comodidad: el sentimiento de satisfacción y de agrado de tener un
espacio limpio es muy poderoso para la mente, ya que nos permite concentrarnos de
manera fácil, incluso, hasta reducir el estrés que nos genera la misma carga de trabajo, al
estar frente a un cúmulo de documentos, expedientes, información en pantalla, etc.

El hábito de hacer planes

¿Cuáles son las actividades que solemos planear?, ¿somos puntuales al llegar o cumplir
cuando salimos con alguien?, ¿participamos cuando se trata de organizar algún evento,
cumpleaños o fin de semana?
De acuerdo a Stephen R. Covey estas actividades generalmente suelen evitarse o no se

consideran, pero al realizarlas impactan en todas las actividades del día.
ACTIVIDAD: identificar la aplicación de la organización en tu vida cotidiana.
1. Describe con el mayor detalle posible, tus planes para el próximo fin de semana.
14
Análisis:
 ¿En qué tipo de actividades sueles planear?
 ¿Qué elementos incluiste?

El hábito de hacer planes

 ¿Qué beneficios observas de este hábito?
 ¿Qué es lo que más te ha funcionado?
 ¿Tienes una anécdota donde no hayas planeado y aun así las cosas hayan salido como
esperabas?
15
 ¿Tienes una anécdota en la que si hubieras planeado las cosas hubieran salido de mejor
manera?

Tipos de planificación y organización
¿Cuáles son los tipos de planificación?
La planificación es el proceso de determinar cómo una organización o persona puede llegar

donde quiere llegar, y qué debe hacer para alcanzar sus objetivos.
16
Existen diferentes modelos de planificación, algunos de ellos son:
Planificación situacional: pretende calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una
situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que se pretende alcanzar. Este tipo de
planificación posee las siguientes características:
• Asume supuestos más realistas, ya que quien planifica está dentro de la realidad y coexiste
con otros actores que también planifican.
• No tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación derivada de la
situación a abordar.
• Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción.
• Entre la relación del “debe ser” y el “puede ser”, tiene expresión “lo viable”, que presenta
aspectos económicos, institucionales, culturales y políticos.

Planificación estratégica: Es un proceso continuo y sistémico que relaciona y prevé el futuro

con las decisiones actuales, en el contexto de cambios situacionales, que se expresa en la
formulación de un conjunto de planes interrelacionados y tiene las siguientes características:
• Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como su principio

rector.
• Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la

llamada Planificación Tradicional.
• Para definir los elementos estratégicos, es necesario partir del proceso de investigación
sistemática interna y externa.
• Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.
• Su centro práctico es la coyuntura, mediante el cálculo que precede y preside la acción.
• Se centra más en el logro de metas y objetivos, que en seguir normas y reglamentos.
• Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo y cambiante. 17
• Rechaza la posición reactiva, para adoptar una posición proactiva, incluso con los riesgos
que ello supone.
• Se sustenta en tres grandes pilares: usuario, organización y competidores.
• Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales: planes estratégicos de

largo plazo; programas a mediano plazo, así como los planes operativos y los
presupuestos a corto plazo.
Planificación prospectiva: Es el esfuerzo de hacer probable el futuro más deseable; tener la

capacidad de una actitud mental hacia la problemática del porvenir.
Planificación holística: Promueve la necesidad de converger hacia una visión integrada por
todos aquellos aspectos que intervengan en su proceso. Es global y permanente. Es un
proceso integrado bajo una comprensión de tiempo continuo, en donde la visión de futuro se
fundamenta en la visión del presente y tiene su fundamento en el pasado.

9.2 Planificación y Organización
Tipos de Planificación y Organización
¿Cuántas veces te ha ocurrido que, al trabajar en un proyecto, te has sentido perdido, 18

abrumado o sobrepasado por las dudas, los plazos de entrega y las tareas en las cuáles
trabajar?
Etapas y elementos de la planificación:
¿Qué?
• ¿Dónde estamos? y ¿a dónde queremos llegar?
• Objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad; son los resultados a lograr.
Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la
dirección y el control. Los objetivos de la organización constituyen su plan básico. Un
departamento puede tener también sus propios objetivos y, naturalmente, sus metas
contribuyen al logro de los de la organización, pero los dos grupos de metas pueden ser
diferentes por completo, dada la naturaleza de cada uno.


¿Cuándo?
• Corto, mediano y largo plazos.
¿Cómo?
• Etapas, acciones, recursos, herramientas, plazos, estrategias, políticas, procedimientos,

reglas, presupuestos y programas.
¿Quiénes?
• Responsables y colaboradores.
• Cada uno identifica su rol y su participación en el proceso.
Independientemente del tamaño o el alcance del proyecto, el cronograma de

actividades debe ser una parte de su gestión. A la vista de este calendario, puedes conocer el 19
momento en que cada actividad se debe llevar a cabo, las tareas que ya se han completado y
la secuencia en que cada fase tiene que ser ejecutada.
No obstante, hay que tener en cuenta que la precisión de esta herramienta de gestión de
proyectos dependerá de la diligencia con que se lleven a cabo las actualizaciones. Debido a la
incertidumbre que implica cualquier proyecto, el cronograma de actividades se ha de revisar
periódicamente, de forma simultánea al transcurso de la ejecución, precisamente a fin de
mantenerlo actualizado para consulta de los involucrados.
Revisar el contenido de este calendario y ponerlo al día es necesario, ya que siempre pueden
identificarse nuevos riesgos y la necesidad de cambios.
La información mínima necesaria para la elaboración de un calendario es:
Descripción del alcance del proyecto: Consiste en determinar las fechas clave de inicio y final,
los principales supuestos detrás del plan, así como las limitaciones y restricciones
preexistentes. También puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo
determinan los hitos del proyecto y pueden llegar a convertirse en metas.

Lista de actividades y necesidades: es importante determinar si hay otras restricciones a

tener en cuenta en el desarrollo de la programación. La comprensión de las capacidades de
los recursos unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudará a conocer qué
factores o circunstancias (vacaciones, días libres, posibles incapacidades por enfermedad,
etc.) pueden afectar al cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
Calendarios personales y de proyecto: en la programación del proyecto se ha de incorporar la

información relativa a los días laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos, a fin
de empatar las fechas de cumplimiento con la disponibilidad de personal.
Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para planear cada actividad con tiempo
suficiente con el propósito de estar en condiciones de hacer frente y responder a los riesgos
identificados e incluso considerar también la posible aparición de riesgos no identificados
previamente.
20

Diagrama de Gantt
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos, ya que facilita la
creación de una representación gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que se
tardan en completar y la secuencia en que se deben ejecutar. Es la herramienta idónea para
cualquier tipo de proyecto.
21
Un diagrama de Gantt te muestra:
 La fecha de inicio y finalización de un proyecto.

 Qué tareas hay dentro del proyecto.
 Quién está trabajando en cada tarea.
 La fecha programada de inicio y finalización de las tareas.
 Una estimación de cuánto llevará cada tarea.
 Cómo se superponen y/o relacionan algunas tareas.
Componentes de un diagrama de Gantt:
• Fechas: las fechas de inicio y finalización posibilitan que los gestores de proyecto tengan
una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
• Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de Gantt,
podrás hacer un seguimiento de las mismas para que ninguna sufra retrasos o se quede
olvidada.

Plazos previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Te ayudará a
garantizar que cada subtarea sea concluida según el programa y que todo el proyecto se
terminará a tiempo.
Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden realizar en cualquier momento, mientras

que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra. Las tareas que
dependen de otras se plasman en un diagrama de Gantt.
Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu proyecto ya

que ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha
actual, obtendrás una vista general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede como
estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.
En un proceso de gestión de proyectos, el diagrama de Gantt da ventajas como:
• Claridad: un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales en una vista
general única. De esta manera, sabes dónde se encuentra tu equipo en cada fase del
proyecto.
22
• Comunicación: los equipos utilizan diagramas de Gantt para reemplazar las reuniones y las
actualizaciones de estado. Así, los miembros de tu equipo tendrán una vista general clara
del progreso de cada tarea.
• Motivación: al crear una vista general y clara del proyecto, los miembros de tu equipo son
más conscientes de su rendimiento general y pueden adaptar su rutina de trabajo, de
acuerdo con las necesidades de la programación del proyecto que visualicen en el
diagrama. Además, les brinda la posibilidad de ver las tareas interdependientes y, por lo
tanto, comprender mejor el impacto que pueden tener los retrasos dentro del proyecto.
Este tipo de planificación fomenta la colaboración y una mejor organización de las tareas,
además de que motiva al equipo en su esfuerzo cotidiano.
• Una mejor gestión del tiempo: los diagramas de Gantt ayudan también a establecer plazos
realistas, puesto que plasma en qué periodo debe completarse.
• Flexibilidad: al tener una vista general de los cambios inesperados dentro de los objetivos
o los plazos de un proyecto, puedes ajustar las tareas y recursos cuantas veces sea
necesario.

Análisis What if?

Consecuencias/
¿Qué sucede sí…? Protecciones Recomendaciones
riesgos
3
Compara y mide los efectos de diferentes escenarios en un proyecto.
¿Cómo identificas los posibles riesgos?
Una vez que has esbozado el esquema básico del cronograma de actividades, es necesario
revisarlo para asegurarse de que cada actividad está alineada con los recursos necesarios
para su ejecución: humanos, materiales y temporales. Además, durante la ejecución del
proyecto, será necesario continuar con el seguimiento. Para llevar a cabo esta tarea se 23
pueden aplicar cualquiera de las siguientes herramientas:
Método de la cadena crítica: ayuda a evitar errores en materia de disponibilidad de recursos.

Este método planea actividades utilizando sus últimas posibles fechas de inicio y fin,
añadiendo más tiempo entre cada una de ellas, mismo que luego podrá ocuparse para
gestionar las interrupciones imprevistas de trabajo.
Análisis what if: este método compara y mide los efectos de diferentes escenarios en un
proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los efectos de supuestos adversos o nocivos,
como el que los recursos no estén disponibles a tiempo o que surjan retrasos en unas u otras
áreas del proyecto. Con base en esos datos, se pueden medir y planear la prevención o
solución de los riesgos que presenta cada escenario, con el fin de estar preparados para la
toma de decisiones.
Nivelación de recursos: consiste en reorganizar la secuencia de actividades para hacer frente

a la eventualidad de que los recursos necesarios no estén disponibles. También resulta de
gran utilidad para asegurarse de que los recursos no se someten a una demanda excesiva. Si
al aplicar este método se observa que los recursos están disponibles sólo en cantidades
limitadas, será necesario aplicar cambios en el cronograma de actividades para asegurar que
las más críticas tengan suficientes recursos.

Descripción de puesto (manejo de cargas)

La administración del tiempo es el proceso de organizar y planificar cómo dividir el tiempo
entre actividades específicas. Una buena gestión del tiempo te permite trabajar de forma más
inteligente, no más intensa, para que puedas hacer más en menos tiempo, incluso cuando
éste es escaso y las presiones son altas. No administrar el tiempo daña la efectividad y causa
estrés.
Para conseguir sacar el máximo provecho de nuestro tiempo debemos tener una buena
planificación y gestión de nuestros proyectos y recursos, lo que resultará en el cumplimiento
de nuestras metas.
El objetivo general de la administración de cargas laborales es determinar de manera técnica

el volumen de trabajo que se deriva del desarrollo de los diferentes procesos y
procedimientos propios de cada una de las unidades que conforman la estructura
organizacional. Es necesario tener presente que los conceptos varían de una organización a
otra. Los OKR (objetivos y resultados clave) son un enfoque de dos partes para establecer y
medir metas que se componen de objetivos y resultados clave (KR) . Un objetivo responde a 24
la pregunta, "¿a dónde vamos?“, y los KR determinan si se llegó o no.
Para el desarrollo de una efectiva medición de cargas de trabajo son necesarios dos insumos:
• Los formatos de procesos y procedimientos que determina qué hacer y la operación integral
de la dependencia.
• El manual de funciones y competencias laborales, que se constituye en el soporte técnico

que justifica y da sentido a la existencia de los cargos de cada dependencia.
Una buena gestión del tiempo requiere un cambio importante de enfoque de las actividades
hacia resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser eficaz.

Descripción de puesto
Es importante tener una guía de referencia para futuros candidatos y los actuales
trabajadores, que permita delimitar las funciones de los empleados, considerando:
• Jerarquía del puesto: la ubicación del puesto o cargo dentro del organigrama de la
empresa.
• Descripción de tareas: definición de cada una de las actividades y tareas que debe realizar
un puesto determinado para alcanzar los objetivos corporativos.
• Habilidades: compete al nivel académico, conocimientos esenciales para desarrollar sus

funciones, dominio de idiomas, experiencia en el puesto, nivel de liderazgo, entre otras
habilidades que ameriten para desenvolverse exitosamente en el puesto.
• Tipos de esfuerzo que demanda: determinar si el puesto de trabajo requiere de esfuerzo

físico, mental o ambos.
25
• Relaciones: los departamentos o puestos de trabajo con los cuales tendrá interacción para
el desarrollo de sus funciones.
• Disponibilidad: si el puesto de trabajo requiere viajar dentro o fuera del país.
• Documentación: qué tipo de documentos se generarán en este puesto de trabajo y la

información de la empresa que manejará habitualmente.
• Ambiente: descripción del lugar de trabajo, especificar si se realizará en una oficina, fábrica,
laboratorio, etc.
• Riesgo: establecer el nivel de riesgo laboral, en caso de que haya probabilidades de

accidente o de contraer alguna enfermedad.
• Dedicación: determinar la carga horaria o jornada laboral y si el puesto amerita que se

trabaje fines de semana u horas extras.

Seis reglas del orden (ejercicio)
1. Gestiona tus 4. Accede a tu memoria

pensamientos de trabajo
2. Mantén la 5. Cambia los enfoques

concentración
6. Une los puntos
3. Aprende a parar
El orden físico, exterior o aparente, entiéndase una oficina organizada y una casa bien
acomodada, no son el punto de reflexión en este tema, sino el orden interno (lo que no se
ve), lo que nuestra mente guarda y no sabe dónde ni cómo colocar. Por ello, para encontrar
una mayor organización debemos adoptar una perspectiva calmada, sabia, positiva y 26
estratégica.
He ahí la explicación de nuestra percepción (comodidad-incomodidad, tranquilidad-estrés,

concentración-distracción), al entrar a un espacio ordenado o uno desordenado.
Las habilidades para organizar tu mente se construyen en las conexiones normales del
cerebro; así que, ¿cómo empiezas a explotar tu capacidad innata de ser organizado? La
ciencia de la organización del cerebro se traduce en seis principios, o “reglas de orden”, con
soluciones de autopreparación:
1. Gestiona tus pensamientos: antes de que puedas centrar tu atención, necesitas hacerte
cargo de tu frenesí emocional negativo (preocupación, ira, tristeza, irritabilidad, etc.), ya que
afecta o abruma tu corteza prefrontal, la región del cerebro que realiza la función ejecutiva y
que toma decisiones, por lo tanto, no puedes “pensar bien”. Demasiado estrés negativo
afecta tu capacidad de concentración y daña tu salud.
La buena noticia es que las mismas cosas que pueden mejorar tu salud, pueden mejorar tu
capacidad para manejar el frenesí negativo: duerme bien, efectúa actividad física, haz un
ejercicio de concentración o elige el carril lento ocasionalmente, incluso durante algunos
minutos.

2. Mantén la concentración:
1. Ahora que tu mente está calmada, identifica sólo una tarea.
2. Dile a tu cerebro la intención o meta que persigues. Apaga el teléfono y el correo
electrónico, cierra la puerta y, como primer paso, enciende un cronómetro durante 20 o 30
minutos.
Importante: el cerebro no está diseñado para enfocarse en más de una cosa a la vez.
3. Aprende a parar: el cerebro concentrado también necesita ser capaz de parar de una forma
tan segura como lo hace un automóvil, con unos buenos frenos frente a una señal de alto.
Las regiones de radar del cerebro examinan tu entorno interno y externo todo el tiempo,
incluso cuando estás concentrado. Y como ser humano, las distracciones son inevitables. En
lugar de sucumbir sin pensarlo ante una distracción mientras estás en medio de una tarea
importante (incluyendo actividades saludables como el ejercicio, cocinar alimentos saludables
o relajarte), detente, respira y considera si la distracción es lo suficientemente urgente como
para que supere a la prioridad actual.
27
Si no es así, regresa tu atención a la tarea importante hasta que sea momento para que las
baterías de tu cerebro vuelvan a recargarse con un respiro o vayas a empezar una nueva
tarea.

4. Accede a tu memoria de trabajo: tu cerebro está diseñado para almacenar un grupo de

pedazos de información en la memoria de corto plazo (conocida como memoria de trabajo).
Cuando tienes acceso a tu memoria de corto plazo, varios elementos entran en tu mente y te
ayudan a resolver problemas, generar nuevas ideas a comprender y ver nuevos patrones que
te llevan a una perspectiva estratégica.
Las mismas estrategias que te permiten dominar tu frenesí, te permiten tener un mejor
acceso a tu memoria de trabajo: el ejercicio, la respiración profunda o la meditación y una
buena noche de sueño.
5. Cambia los enfoques: ahora es tiempo para mover tu concentración a una tarea nueva.
Mueve toda tu atención completamente a la nueva tarea y dale tu total atención. Esta
capacidad del cerebro, llamada cambio de enfoque, te permite dejar atrás una tarea y pasar a
una nueva de manera fresca y productiva.
El cambio de enfoque se caracteriza por la agilidad o flexibilidad. A menudo, nuestras ideas

más creativas aparentemente surgen de la nada, cuando le damos un descanso al cerebro o
28
estamos concentrados totalmente en otra cosa.
6. Une los puntos: una vez que aprendiste a dominar tus pensamientos negativos y a centrar
tu atención en una cosa a la vez, tienes la capacidad de manejar las distracciones.
Tu mente de trabajo está lista para actuar cuando la necesites. Eres ágil y capaz de cambiar
de una tarea a otra con destreza. Tomas descansos, mueves tu cuerpo y cambias tu
concentración para invitar a que surjan nuevas ideas, percepciones y conexiones.
En conjunto, estas reglas de orden te ayudarán a cambiar no sólo tus hábitos de atención,
sino la forma cómo ves tu vida. En lugar de estar estresado, puedes estar en control
calmadamente.

29
9.3 Productividad

9.3 Productividad
Smart Working
El smart working es entendido en la práctica como una forma de articular el trabajo flexible
dentro de una compañía, presentando una serie de características que lo diferencian del
trabajo ordinario, el teletrabajo y el trabajo a distancia, que se basa en tres pilares básicos:
movilidad y flexibilidad horaria, trabajo por equipos y el uso de nuevas tecnologías.
Del mismo modo, se caracteriza fundamentalmente por su flexibilidad en los horarios de

trabajo, ya que lo relevante es el cumplimiento de objetivos y no la adecuación a una jornada
diaria o un horario de inicio y término. Con ello, se da prioridad a la productividad y la
eficiencia del empleado, a través de la valoración del resultado final. Por lo tanto, la libertad
del smart worker y su capacidad de autoorganización es una característica fundamental del
smart working, lo que a su vez incentiva una relación de confianza entre el trabajador o
prestador de servicios y la empresa.
30
Beneficios del Smart Working:
• Flexibilidad en el tiempo de trabajo.

• Conciliación de la vida laboral, familiar o personal.
• Reducción de costos y ahorro de tiempo.
• Productividad y eficiencia.
• Optimización de recursos.
• Atracción y retención de talento efectivo.

9.3 Productividad
Smart Worker
El smart worker es un concepto que se abre paso impulsado por la experiencia que se ha
tenido como empleado, en el que la empresa pone el énfasis no en la presencia, sino en el
desempeño y cumplimiento de objetivos.
En este sentido, un empleado smart worker puede trabajar desde cualquier lugar y saca el
máximo rendimiento de las nuevas tecnologías, con el objetivo de ser productivo y cumplir
con todas las tareas establecidas.
Características de un Smart Worker:
El uso inteligente del tiempo permite disfrutar de éste, sentir satisfacción por el trabajo bien
hecho y prosperar dentro de la empresa. Es por ello que las seis características principales de
un smart worker son:
1. Adaptabilidad: es la capacidad de las personas para dar una resolución flexible ante
problemáticas y cambios específicos, sin que ello redunde en una reducción de la eficacia 31
y el compromiso.
2. Resiliencia: es considerado otro rasgo de los trabajadores inteligentes, ya que son

capaces de sobreponerse de manera positiva ante las adversidades, imprevistos u
obstáculos que se les presenten.
3. Humildad: el aprendizaje entre adultos requiere de la humildad para reconocer áreas de

oportunidad y adquirir conocimientos del otro, por lo que no hay que tener miedo a que
alguien sea mejor que tú, ya que esto ayuda al buen fin de los objetivos previstos y
contribuye al propio desarrollo profesional.
4. Productividad: la inteligencia, para ser práctica, necesita ir acompañada de productividad,

es por ello que el smart worker aprovecha y aprende del tiempo que labora en una
empresa, lo cual lo convierte en un empleado valioso, con capacidad y experiencia.
5. Valentía: ser alguien proactivo, debe ir acompañado de valentía. Si se tiene buenas ideas o
posibles avances, se debe tener el arrojo de llevarlas a cabo, como dice el dicho “quien no
arriesga, no gana”.

9.3 Productividad
5. Gestionar el tiempo: saber ordenar el tiempo no implica tomar decisiones inamovibles,

sino gestionar correctamente la agenda personal, es decir, las tareas diarias y semanales
con cierta flexibilidad. Asimismo, es de vital importancia desarrollar estas habilidades de
gestión del tiempo y saber trabajar en función de las propias decisiones, para generar un
desarrollo óptimo.
32

9.3 Productividad
33
1. Duerme lo suficiente: tu cuerpo literalmente se restaura durante la noche. En las cuatro

etapas de un ciclo saludable de sueño, las tres primeras están dedicadas a lo que se llama
sueño No-REM y actúa específicamente para restaurar el cuerpo. Seguramente sabes lo que
se siente al día siguiente después de una mala noche de sueño. Te sientes lento y débil. Tu
cuerpo necesita carbohidratos y azúcar. Por lo que dormir debe ser tu prioridad más
importante; comprométete a por lo menos seis horas de descanso efectivo por las noches.
2. Tómate un break: no estás hecho para sentarte en un escritorio con una computadora por
8 o 12 horas; sin embargo, mucha gente lo hace. Aunque esa sea una realidad organizacional,
intenta combinarlo tomando descansos en tu día: levántate, camina, muévete y estírate.
Además, tómate un break real para disfrutar de una comida saludable y después camina. El
tiempo es muy preciado, y precisamente por ello descansar y moverte te hará más productivo
y ayudará a que tu cuerpo se mantenga saludable a largo plazo.
3. Externa para ganar tiempo: hablando de que el tiempo es preciado, obtén tiempo de
regreso al externar o compartir todo lo que puedas.

9.3 Productividad
4. Trabaja en el mejor momento: una de las mejores cosas del estilo de vida de un
emprendedor es la habilidad para ser flexible. La gente realmente productiva sabe cuándo
está en su mejor momento para desempeñar una tarea.
Algunos aman tener muchas sesiones de productividad después de las 10 p.m., cuando la
familia está en la cama, mientras que otros saben que pueden lograr más por las mañanas.
Sin importar la hora en la que tu cuerpo sea más productivo, aprovéchala para realizar tu
trabajo.
5. No le des prioridad a todo: la gente productiva sabe que hay cosas urgentes y cosas
importantes. Ha dominado la habilidad de dejar ir lo urgente, para dar prioridad a lo
realmente importante. No siempre se puede hacerlo todos los días, así que pon tus
prioridades en orden y planea tu día para optimizar el tiempo.
6. Tomar medidas vs sobre analizar: la gente productiva tiene conocimiento de que las
buenas planeaciones no funcionan si no se toma acción y crea un futuro tomando acción. Por
ello, es importante planear, pero no se debe caer en la trampa perfeccionista.
34
7. Organízate: la gente productiva entiende que tener una vida organizada significa ahorrar
tiempo. Toma menos tiempo etiquetar algo apropiadamente o ponerlo en su lugar, que tratar
de encontrarlo después entre una montaña de cosas. Organízate en cada aspecto de tu vida
para obtener la máxima productividad.
8. No seas multitasking: algunas personas logran hacerlo y acaban todo a tiempo, pero
déjalos ser la excepción y no la regla. La gente productiva se da cuenta de que el multitasking
es un mito y prefiere enfocarse en sus tareas. La recomendación es que tú también deberías
hacerlo.
9. Crea y mantén los limites: los límites unen muchas de las cosas que la gente productiva
hace. Los mantiene organizados y los ayuda a priorizar. Cuando pones límites y los
mantienes, te ahorras muchos problemas a largo plazo tratando de descubrir y analizar todas
las excepciones.
10. Domina la tecnología: mientras estás trabajando apaga o silencia tu teléfono, para que
puedas concentrarte en tu trabajo, cada vez que te distraes para hacer otra actividad,
necesitas invertir 20 minutos para poder continuar con lo que estabas haciendo. Sólo
responde cuando estés realmente disponible o ante una emergencia.

Ejercicio
1. Escribe seis palabras que empiecen por "TEM"
1.- 2.-
3.- 4.-
5.- 6.-
2. ¿Cuántos triángulos puedes formar en esta figura?

*Pueden ser de distintos tamaños. Se pueden formar uniendo varios triángulos
35
3. Encuentra el dado que más se repite

R=
4. Forma tres países combinando estas letras

I R S A N F C A U Z

Ejercicio
1. Escribe seis palabras que empiecen por "TEM"
1.- TEMPERATURA 2.- TEMPLANZA
3.-TEMPERA 4.- TEMPRANO
5.- TEMPURA 6.- TEMPLO
2. ¿Cuántos triángulos puedes formar en esta figura?

*Pueden ser de distintos tamaños. Se pueden formar uniendo varios triángulos
16 TRIÁNGULOS
36
3. Encuentra el dado que más se repite

R= EL DADO QUE MÁS SE REPITE ES EL DEL NÚMERO 5
4. Forma tres países combinando estas letras

I R S A N F C A U Z
IRÁN, SUIZA, FRANCIA Y RUSIA

9.3 Productividad
8 distractores que afectan nuestra productividad
En el mundo que vivimos, con cantidad de influencias externas como el móvil, los correos 37
electrónicos, llamadas, etc., si no nos organizamos bien, picotearemos por todos sitios y no
nos ocuparemos de lo que realmente es necesario.
Existen ocho distracciones comunes que afectan nuestra productividad:
1. Redes sociales: la actualización del estatus de Facebook, Twitter y las fotos de Instagram
son una gran forma de estar conectados con los amigos y la familia, pero también pueden
absorber tiempo valioso de tu día. Dado que nuestra cultura es adicta a las redes sociales, a
menos que estés usándolas para promocionar tu negocio, debes dejarlas esperar, pues no se
van a ir a ningún lado.
2. Celulares: no sólo las llamadas y los mensajes de texto son grandes distractores, sino que
la mayoría de nosotros tenemos otras aplicaciones en nuestros smartphones. Aunque poner
tu celular en silencio es mejor que nada, puede vibrar en el escritorio robando tu atención y
provocando que pierdas tiempo revisándolo. Si de verdad quieres eliminar la distracción,
apágalo o ponlo en modo de avión mientras trabajas.

9.3 Productividad
3. Ambiente laboral caótico: tu ambiente en la oficina puede ser un gran distractor cuando
tratas de terminar un trabajo. Aunque es bueno ser accesible para tu equipo entero, también
es importante tener un espacio silencioso cuando sea tiempo de hacer el trabajo. Es
recomendable establecer una política de puerta cerrada y poner una pizarra en la puerta para
que los miembros de tu equipo puedan dejarte una nota con lo que necesiten cuando esté
cerrada.
4. Síndrome de revisar el email: muchos emprendedores podrían pasar todo su día

respondiendo correos. ¿Alguna vez te has encontrado constantemente consultando y
respondiendo tu email? Prográmalo para que se actualice cada 30 o 60 minutos. Puedes verlo
rápidamente y responder a cosas urgentes, dejando lo demás para otro momento. Responder
a los emails es lo primero que debes hacer en el día, hazlo de nuevo a mediodía y luego otra
vez antes de que salgas de la oficina.
5. Búsquedas en Internet: es muy fácil llegar a un sitio y pensar que vas a estar ahí máximo
un minuto, pero puede atraparte y dejar pasar hasta horas. Revisar puntajes en los deportes,
leer tu blog favorito, hacer compras y rastrear los últimos chismes puede esperar.
38
6. Tomar citas no programadas: esto no sólo evitará que seas productivo en el día, sino que
manda el mensaje a ciertas personas de que tu tiempo no es valioso. Claro que las
emergencias surgen y a veces necesitas tener una cita al último minuto, pero no se debe
convertir en un hábito.
7. Breaks de cigarro: en los años 70 podías prender un cigarro en la oficina, pero actualmente
la mayoría de los complejos han designado áreas de fumar afuera de las instalaciones,
requiriendo que los fumadores tomen las escaleras o el elevador para ir por su dosis de
nicotina. Un par de minutos para recoger tus cosas, otro par para salir y para fumar y luego
otros para platicar. Multiplica esto por varios breaks durante el día y te dará una gran cantidad
de tiempo que se puede aprovechar para otras cosas.
8. Visitas inesperadas de amigos y familia a la oficina. Eres un emprendedor, lo que significa

que tienes amigos y familia que piensan que te sientas todo el día dando órdenes mientras
tomas una copa. Las visitas inesperadas te distraen y dan un mal ejemplo.

9.3 Productividad
Gestión del tiempo: cuadrantes Covey
39
Conociendo el uso de tu tiempo

De los distractores que acabamos de ver, puede que no todos apliquen, pero trata de
identificar al menos alguno que actualmente esté afectando tu concentración en las
funciones asignadas dentro del horario laborales.
No se trata de eliminarlos, sino de gestionarlos.
ACTIVIDAD: Identificar la gestión del horario laboral.
1. Enlista tus actividades del día con el mayor detalle posible (actividades apuntadas en la
agenda y las que no lo están, incluyendo ocio y la recreación).
2. Ya que tengas la lista, escribe el tiempo que tienes asignado (en teoría) para cada una de
ellas y el tiempo que inviertes (real). Es necesario que sea lo más apegado a tu vida real.

9.3 Productividad
Matriz Eisenhower
¿Cuántos de nosotros no tenemos tiempo para nada?
Verás, esto no es cierto del todo, se parece bastante a cuando decimos que no tenemos
tiempo de leer o ir al gimnasio, pero sin embargo para ver nuestras notificaciones o el
WhatsApp siempre encontramos tiempo.
Primero que todo, tendremos que diferenciar las cosas importantes y urgentes de las no
importantes y no urgentes, así como dónde se nos va el tiempo.
Muchas veces para que las cosas urgentes no nos coman y andemos siempre apagando
fuegos y con un alto estrés, hay que hacer una buena gestión del tiempo, con lo cual las cosas
urgentes disminuirán porque les hemos dado la importancia que tienen en realidad. Tenemos
que controlar nosotros el tiempo y no el tiempo a nosotros.
De acuerdo con Stephen R. Covey, las personas efectivas organizan y ejecutan según
prioridades. Y frecuentemente se centran en el Cuadrante II, aquellas actividades que no son
urgentes, pero sí importantes. 40
¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo de manera

efectiva?

9.3 Productividad
Gestión del tiempo: matriz Eisenhower

ACTIVIDAD: clasifica las actividades de acuerdo con su prioridad.
CUADRANTE I. Importante - Urgente

Actividades: crisis, problemas, proyectos.
CUADRANTE II. Importante - No Urgente

Actividades: prevención, planificación, recreación, construcción de relaciones, detección de
nuevas oportunidades.
CUADRANTE III. No importante - Urgente

Actividades: mail, interrupciones, algunas reuniones, asuntos inmediatos, llamadas.
CUADRANTE IV. No importante – No urgente (los llamados tiempos muertos)

Actividades: pérdida de tiempo, llamadas personales, actividades recreativas.
41

9.3 Productividad
Gestión del tiempo: juntas efectivas
1.- Establece el objetivo.

Debes tener claro el objetivo de la reunión y su relevancia; ¿decidir, exponer, focus group o
varias a la vez? La junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él.
42
2.- Haz una agenda.
Establecer una estructura definida y simple, la cual debe contener: objetivo, expectativas,
temas a tratar y tiempos definidos. Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes
lleguen preparados.
3.- Sé puntual.
Comienza y concluye la junta a la hora exacta.
La duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y los mejores horarios son
entre las 09:00 y 12:00 horas del día.
4.- Elimina distracciones.

Pide a los asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que
entren sin comida. Lo ideal es tener sólo una libreta de apuntes y una pluma.
5.- Sé directo.
Evita la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes
iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.

9.3 Productividad
Gestión del tiempo: juntas efectivas
6.- Sé un guía.
Además de no desviarte del tema, debes hacer que los participantes tampoco lo hagan.
Utiliza frases como: “Muy bien, pero retomemos el tema, por favor”, “Interesante, pero
debemos centrarnos en…” o “Buen aporte, pero el objetivo es…”
43
7.- Asigna responsabilidades justas y concretas.
Sé claro, honesto y directo con las responsabilidades; determina el plan de acción y el tiempo
en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los siguientes pasos y las
prioridades.
8.- Asigna tiempo para comentarios o dudas.

Dales oportunidad de expresarse; debes escuchar con atención y tomar en cuenta todos los
comentarios e incluso tomar notas de aportaciones destacadas.
9.- Haz una minuta de trabajo.

Tener un documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser un
recordatorio de las responsabilidades, pasos a seguir y ayuda para dar seguimiento. Deberás
mandarla a los involucrados máximo 24 horas después de la reunión.
10.- Da seguimiento.
Debes estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso de
alguna traba. También puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los
acuerdos de la junta, por medio de los canales de comunicación organizacional.

9.3 Productividad
7 formas de mejoramiento de la productividad
1. Ingeniería de métodos / simplificación del trabajo: es el registro y la evaluación crítica de la

metodología existente y proyectada, que se lleva a cabo en determinado trabajo u operación
de la organización. En él se elimina, combina y reduce el contenido de una tarea determinada.
Es la forma en la cual aplicamos métodos más sencillos y eficientes para aumentar la
productividad.
44
2. Medición del trabajo: por medio de un cronómetro, se determina el tiempo que requiere
realizar una operación, con un método específico bajo las condiciones laborales actuales.
Permite una mejor planeación de los empleados, un estudio de las tareas, una mejor
programación de las mismas y un costeo estándar.
3. Diseño del trabajo: consiste en describir y registrar el fin de un puesto de trabajo, las
principales tareas cometidas y las actividades; explicar las condiciones en las que se llevan a
cabo tales tareas y los conocimientos y habilidades necesarias. Implica la creación de una
pieza completa de trabajo con decisiones y controles posibles, además de mecanismos de
retroalimentación directa y frecuente sobre el desempeño laboral.
4. Evaluación del trabajo: se establece un valor relativo en cada trabajo de la organización y

sirve para tomar decisiones sobre formación, remuneración, promoción, cambios de puesto y
despidos. Existen tres métodos de evaluación del trabajo: jerarquización (disponer los cargos
en orden creciente o decreciente en relación con algún criterio de comparación), clasificación
por categorías (clasificar los trabajos en categorías o niveles previamente establecidos) y
comparación (valorar el bien que se va a tasar comparándolo con otros similares cuyo valor
sea conocido).

9.3 Productividad
5. Diseño de la seguridad en el trabajo: toma en cuenta todos los factores que afectan el
trabajo y organiza el contenido y las tareas de manera que sean menos riesgosas para el
empleado. Incluye aspectos administrativos como:
• Rotación de trabajo
• Ampliación del trabajo
• Ritmo de la tarea o de la máquina
• Recesos de trabajo
• Horas trabajadas
6. Ingeniería de factores humanos: son las prácticas que enriquecen y mejoran el desempeño
de las personas, tanto a nivel de productividad como de seguridad. Está centrada en entender
y mejorar las relaciones que los empleados tienen con las máquinas, equipos y sistemas. Su
objetivo es conseguir la efectividad de cualquier equipamiento o ayuda física que utilice el
hombre y mantener su bienestar mediante un apropiado diseño de ayuda y un entorno
adecuado.
7. Programación de la producción: determina cuándo debe iniciar y terminar cada lote de 45
producción, qué operaciones se utilizan, qué máquinas y con qué operarios. Gracias a esta
programación, los pedidos se pueden entregar en las fechas exactas, se puede calcular la
necesidad de mano de obra, maquinaria y equipo para así tener una mejor utilización de los
recursos y, por consiguiente, disminuir los costos de fabricación.

Plan de seguimiento
Anota en esta sección todo lo que consideres valioso o importante:
46

Referencias
 Bonilla, M., Molina, J. & Morales, F. (2006) Planificación: tipos y herramientas. Universidad
Fermín Toro.
https://frankmorales.webcindario.com/trabajos/tiposplani.html#:~:text=PLANIFICACI%C
3%93N%20SITUACIONAL%3A&text=Es%20una%20herramienta%20para%20el,otros%
20actores%20que%20tambi%C3%A9n%20planifican.
 Carro, R. & González, D. (s/f) Productividad y competitividad. Facultad de ciencias
económicas y sociales.
http://nulan.mdp.edu.ar/1607/1/02_productividad_competitividad.pdf
 Cequea, M., Rodríguez, C. & Nuñez, M. (2011) La productividad desde una perspectiva
humana: Dimensiones y factores. https://www.redalyc.org/pdf/549/54921605013.pdf
 Fundación más humano. (s/f) Human Smart Working. Innovando sobre el trabajo del
futuro. Sagardoy. Zityhub.
https://mashumano.org/images/Informe%20Human%20Smart%20Working_Fundaci%
C3%B3n%20m%C3%A1shumano_Sagardoy_Zityhub.pdf
 Long, J. (s/f) Entrepeneur. Los 8 distractores que más afectan tu productividad.
https://www.entrepreneur.com/article/268326
 Molano, M. (2012) Propuestas para incrementar la productividad laboral en México. 47
Banco Interamericano de Desarrollo y Centro Fox. https://imco.org.mx/wp-
content/uploads/2014/11/Productividad-Laboral-Manuel-Molano-.pdf
 OCC MUNDIAL. (2014) Forbes México. Ventajas de autoevaluar tu trabajo y 10 criterios
para hacerlo. https://www.forbes.com.mx/ventajas-de-autoevaluar-tu-trabajo-y-10-
criterios-para-hacerlo/
 Torre, C., Pérez, L., Pérez, R. & Apoita, M. (2019) Smart Working y prevención de riesgos
laborales, retos legales y de gestión en la empresa. https://prl.ceoe.es/wp-
content/uploads/2019/02/LIBRO-CEOE-GUIA-PRACTICA.pdf
 El país. (28 febrero 2008) El país. El profesor de Ghana que enseña Word con tiza y
pizarra.
https://elpais.com/internacional/2018/02/28/mundo_global/1519820992_400112.ht
ml
 Molano, M. (27 noviembre 2014) Centro de investigación en política pública, Propuestas
para incrementar la productividad laboral en México.
https://imco.org.mx/competitividad/propuestas-para-incrementar-la-productividad-
laboral-en-mexico/

Referencias
 EAE Business School. (11 febrero 2016) Productividad personal. https://retos-

directivos.eae.es/infografia-productividad-personal/
 EAE Business School. (10 junio 2016) ¿Cómo podemos medir la productividad personal?
https://retos-directivos.eae.es/como-podemos-medir-la-productividad-personal/
 Florido, M. (08 septiembre 2016) Herramientas y técnicas para mejorar la productividad
laboral. http://www.marketingandweb.es/emprendedores-2/productividad-laboral/
 De Jacobis, I. (24 julio 2017) Entrepeneur. Realiza estas acciones sencillas para
incrementar tu productividad. https://www.entrepreneur.com/article/297663
 Castañeda, S. (24 de diciembre 2019) AS News. El home office y la productividad laboral.
https://asnews.mx/noticias/el-home-office-y-laproductividad-laboral
 Cárdenas, J. (23 de marzo, 2020) Rockcontentent. Home Office: guía de buenas prácticas
para trabajar en casa sin perder la productividad.
https://rockcontent.com/es/blog/home-office/
48

Gracias 49
izzi.training@acuatrorh.com
Dudas, sugerencias, información
y compartir mejores prácticas.

Gracias
Continúa tu desarrollo profesional…

En acuatro agradecemos tu empeño y compromiso durante la Academia de Líderes. Te
invitamos a que con ese mismo ímpetu que te caracterizó durante el mismo, lleves a cabo tu
plan de acción hasta cumplir todas tus metas.
Eres tú quien determina tu destino y el camino que recorres para alcanzar cada objetivo. En
cada esfuerzo, haz que valga la pena.
El valor, la buena conducta y la perseverancia

conquistan todas las cosas y los obstáculos que
quieran destruirlas y se interpongan en su
camino…
50
La confianza en sí mismo es el primer secreto
del éxito…
Te conviertes en lo que piensas todo el día.
Ralph Waldo
Emerson
“Vivimos por y
para transformarnos”

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1

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Reconocer las competencias requeridas para el uso

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Planificación y Organización: capacidad para determinar

Productividad: capacidad para fijarse objetivos de alto

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9.2 Planificación y organización.

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La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), por su parte, informó 6

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5 factores que afectan la productividad

Erróneamente se compara la productividad, con la capacidad de poder trabajar en varias

4. Períodos de descanso cortos

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5 factores que afectan la productividad

5. Malas condiciones laborales

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lo más recomendable es delegar tareas en terceros.

2. ¿Cuál ha sido mi avance?: señálalo en los recuadros

Manual – Academia de líderes

Análisis del ejercicio

1. Mis metas personales: establecimiento de metas.

2. ¿Cuál ha sido mi avance?: hábito de concluir tareas y establecimiento de prioridades*.

3. ¿Qué y cuánto he invertido?: gestión de los recursos*.

4. ¿Cómo lo logré?: probable redefinición de metas (ejemplo: en lugar de gimnasio, deporte),

Manual – Academia de líderes

Haz tu primer pomodoro.

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Manual – Academia de líderes

La importancia del orden

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El hábito de hacer planes

De acuerdo a Stephen R. Covey estas actividades generalmente suelen evitarse o no se

ACTIVIDAD: identificar la aplicación de la organización en tu vida cotidiana.

 ¿Qué elementos incluiste?

Manual – Academia de líderes

El hábito de hacer planes

 ¿Qué es lo que más te ha funcionado?

Manual – Academia de líderes

Tipos de planificación y organización

¿Cuáles son los tipos de planificación?

La planificación es el proceso de determinar cómo una organización o persona puede llegar

Existen diferentes modelos de planificación, algunos de ellos son:

• Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción.

Manual – Academia de líderes

Planificación estratégica: Es un proceso continuo y sistémico que relaciona y prevé el futuro

• Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como su principio

• Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la

• Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.

• Su centro práctico es la coyuntura, mediante el cálculo que precede y preside la acción.

• Se centra más en el logro de metas y objetivos, que en seguir normas y reglamentos.

• Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo y cambiante. 17

• Se sustenta en tres grandes pilares: usuario, organización y competidores.

• Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales: planes estratégicos de

Planificación prospectiva: Es el esfuerzo de hacer probable el futuro más deseable; tener la

Manual – Academia de líderes

Tipos de Planificación y Organización

¿Cuántas veces te ha ocurrido que, al trabajar en un proyecto, te has sentido perdido, 18

Etapas y elementos de la planificación:

• ¿Dónde estamos? y ¿a dónde queremos llegar?

Manual – Academia de líderes