Régimen de Medidas Mínimas

Estas medidas giran en torno a la debida diligencia en materia de

identificación de las contrapartes (clientes, empleados,
contratistas, proveedores, etc.), control de los riesgos asociados,
monitoreo frente a operaciones inusuales o sospechosas y
capacitación al interior de la empresa. Los representantes legales
como encargados y responsables de supervisar el cumplimiento de
este Régimen, deberán contar con los registros y documentos
soporte que permitan verificar la ejecución e implementación de
estas actividades al interior de la empresa.

En cuanto a la identificación de las contrapartes, la entidad exige

que las empresas obligadas realicen su mayor esfuerzo para
identificarlas utilizando documentos, datos o información
confiable de fuentes independientes, debiendo velar de especial
manera por esclarecer quienes son los beneficiarios finales de esa
relación jurídica. En aquellos eventos en los que no sea posible la
identificación del beneficiario final, el representante legal deberá
dejar constancia de su decisión de continuar, suspender o
terminar la relación jurídica, así como de las medidas que fueron
adoptadas para hacer su identificación y sobre las cuales
fundamenta su decisión.

En relación con el control de los riesgos asociados, esta

obligación supone que la empresa ha realizado con anterioridad un
análisis de sus riesgos LA/FT/FDA y de conformidad con los
mismos, ha adoptado acciones suficientes y apropiadas en su
operación para mitigar el acaecimiento de estos riesgos. Por su
parte, el monitoreo de operaciones sospechosas o inusuales,
demanda que las empresas obligadas adopten acciones y
herramientas que permitan tener una debida diligencia continuada
frente a sus riesgos y que puedan identificar cuando hay una
operación que salga de los parámetros normales o que sea
sospechosa. La capacitación obliga que las empresas instruyan a
sus empleados y asociados por lo menos una vez al año sobre los
riesgos LA/FT/FDA y cómo prevenirlos.

¿Quiénes están obligados a contar con un Régimen de Medidas

Mínimas?
Estarán obligados a su implementación aquellas empresas que
cumplan con todos los siguientes requisitos: (i) que pertenezcan a
cualquier de los cuatro sectores señalados Las medidas incluyen:

 Identificación razonable de contrapartes con base en

información solicitada o consultada con fuentes
independientes.
 Identificación razonable de la estructura de propiedad y
beneficiarios finales de nuestras operaciones.
 Obtención de información sobre el propósito y el carácter de
nuestras operaciones con contrapartes.
 Análisis continuo sobre relaciones comerciales y
transacciones para asegurar su consistencia con las
actividades comerciales conocidas de contrapartes, su perfil
de riesgo, y su fuente conocida de fondos;
 Conservación de registros y soportes de la ejecución de
éstas medidas.
 Elaboración de reporte ante la UIAF (Unidad de Información y
Análisis Financiero) y la Fiscalía General de la Nación de la
posible identificación de cualquier bien, Activo, Producto,
fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la
administración o control de cualquier país, persona o entidad
incluida en las denominadas Listas Vinculantes (listas de
personas y entidades asociadas con organizaciones
terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la
legislación colombiana y conforme al derecho internacional).
 Elaboración de reporte ante la UIAF de Operaciones
Inusuales y Operaciones Sospechosas (operaciones que por
su número, cantidad o características no se enmarcan dentro
del sistema y prácticas normales del negocio, de una
industria o de un sector determinado y, además que de
acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se
trate, no han podido ser razonablemente justificadas).

En la Circular (Agentes inmobiliarios, Comercialización de metales

preciosos y piedras preciosas, Servicios Jurídicos y Servicios
Contables); y (ii) que, a 31 de diciembre del año inmediatamente
anterior, hayan tenido ingresos totales o superiores a 3.000
SMLMV o activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV.
Finalmente, las empresas obligadas deberán tener en cuenta que
el incumplimiento de las disposiciones dará lugar a la apertura de
investigaciones administrativas y sanciones consistentes en
multas sucesivas o no hasta de 200 SMLMV, sin perjuicio que, de
no ser un incumplimiento grave, la entidad en desarrollo de su
actividad pedagógica impartirá las ordenes correspondientes para
que la empresa pueda subsanar.
 Las PEP: Todo lo que debe saber (II)
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Esta es la segunda entrega del Especial de Infolaft en la que se ha recopilado una serie de
preguntas y respuestas orientativas y fáciles de digerir para que todos los profesionales de
cumplimiento refresquen sus conocimientos en esta parte fundamental del ciclo de gestión del
riesgo de LA/FT que es la correcta gestión de las PEP.

Lea también: Las PEP: Todo lo que debe saber (I)

¿Las PEP tienen obligaciones?

Políticamente

El artículo 2.1.4.2.2 establece que las PEP quedan obligadas a suministrar, tanto a las
entidades financieras como a las empresas de los demás sectores obligados a prevenir el
LA/FT, información fehaciente acerca de su cargo, fecha de vinculación y fecha de
desvinculación. Estos datos deben ser entregados por la PEP en la fase del conocimiento de
la contramarte y en los procesos de actualización anual de datos.

¿Una vez PEP, siempre PEP?

Toda persona catalogada como PEP conservará esa condición hasta por los dos años
siguientes a dejar su cargo público, sin importar si ello se debió a un despido, una renuncia,
una declaración de insubsistencia o cualquier otra forma de desvinculación.
¿El decreto PEP es obligatorio para el sector real?

En lo que respecta a la definición de las PEP el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la

Supersociedades señala que “en el evento de que el Gobierno Nacional defina el concepto de
PEP o amplíe la definición que al respecto contiene el presente Capitulo X, tal definición o
ampliación del concepto se entenderá incorporada a esta disposición de manera automática y
modificará la definición aquí prevista’’.

Con esto, se entiende que las empresas del sector real deben catalogar como PEP a todas las
personas que ocupen los cargos reseñados en el decreto.

¿Cuántos son los PEP?

El número de personas a las que les aplica el Decreto 1674 de 2016 oscila entre las 36.000 y
38.000. De acuerdo con estimaciones realizadas por Infolaft, la categoría en la que hay mayor
cantidad de PEP son los concejales municipales (con más de 17.500 registros), seguidos de
los jueces de la República (con cerca de 4.800), los directores y tesoreros de Empresas
Sociales del Estado (con más de 3.000 registros), los alcaldes (más de 2.200 registros) y los
directores y tesoreros de empresas públicas de servicios públicos (con casi 1.400 registros).

¿Por qué es tan difícil elaborar una lista de PEP?

Cargos genéricos

El listado que provee el Decreto 1674 de 2016 es genérico en muchos de los cargos a los que
hace referencia y no guarda relación con las clasificaciones y grados de la administración
pública.

Por ejemplo, el decreto menciona a “directores financieros y tesoreros” para hacer referencia a
las personas encargadas del manejo de las finanzas al interior de los establecimientos
públicos, las unidades administrativas especiales, las empresas públicas de servicios públicos,
las empresas sociales del Estado y las sociedades de economía mixta, aunque en la práctica
no se llamen así.
Los titulares de cargos que alegan razones de seguridad

Como ejemplo, el decreto señala que son PEP los generales de las Fuerzas Militares y de la
Policía Nacional, así como los inspectores de la Policía. Dichas instituciones son reacias a
suministrar la información personal de los altos mandos por motivos de seguridad.

Se desconoce la fecha de retiro de los cargos

El decreto PEP sostiene que los sujetos obligados a prevenir el LA/FT y a entregar reportes a
la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) deben considerar como PEP a las
personas hasta por los dos años siguientes “a su dejación, renuncia, despido o declaración de
insubsistencia [del cargo]”.

En muchos casos las instituciones públicas se limitan a informar en sus sitios web quién ocupa
un cargo, pero no informan detalladamente quién o quiénes fueron los antecesores y en qué
fecha exacta cesaron sus funciones. Estos datos son relevantes por cuanto son la base para
hacer el cálculo de los dos años establecidos por el decreto.

Actualización de información: el mayor reto

Elaborar la lista es, sin duda, un proceso complejo que demanda recursos y tiempo. Hay que
destinar cuantiosos recursos humanos, financieros y tecnológicos; se hace necesario definir
las fuentes e implementar la búsqueda, verificar la información y ejecutar el proceso de
sistematización. Luego de todo este trabajo, que puede tomar varios meses, la lista queda
elaborada.

El proceso siguiente es igualmente complejo: actualizar la lista. Todos los días hay cambios en
los cargos públicos, más aún en épocas electorales y preelectorales, y la gestión del riesgo de
lavado de activos y financiación del terrorismo no se puede hacer con base en datos
desactualizados.

¿Los familiares de las PEP también son PEP?

La Superintendencia Financiera de Colombia determinó que los controles que sus vigiladas
aplican a las PEP también debe ser aplicados a las personas que tengan sociedad conyugal o
sociedad patrimonial con ellas, y a los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad,
segundo de afinidad y primero civil de las personas públicamente expuestas.

En consecuencia, desde marzo de 2017 las entidades vigiladas por la Superfinanciera deben
extender la definición y controles de las PEP a los padres, hijos, suegros, hijastros, abuelos,
nietos y hermanos. Así como a los abuelos y nietos del cónyuge.

¿Qué tratamiento especial deberíamos darle a una PEP?

Lo primero que todo es obtener una declaración de la PEP de su condición o donde se

evidencie dicha calidad. Además, es necesario que la PEP exponga a sus individuos
relacionados, así como obtener una declaración de la legalidad de sus recursos, de su
actuación en nombre propio y no de terceras personas.

También es importante que, una vez calificada como PEP, a la persona se le aplique la
normatividad establecida para este grupo de contrapartes, que puede incluir controles
reforzados como obtener documentos legales de su situación, su declaración de renta, los
documentos que den cuenta de vínculos con el sector financiero, certificados de participación
en sociedades, o manifestaciones de conflictos de interés, entre otros.

Adicional a lo anterior, la debida diligencia de laPEP deberá reforzase y mantenerla en

monitoreo permanente junto con sus relacionados.