Visitar una empresa comercial investigar sobre los siguientes

aspectos y elaborar un informe

a. Datos generales de la empresa.

 Nombre de la empresa: Centro Jaquez
 Razón social: Centro Jaquez Mecánicos S.A.
 Tipo de empresa: Sociedad Anónima
 Fecha de fundación: 1 de marzo de 2001
 Ubicación: Avenida 27 de Febrero Esq. C. Manganagua
 Número de empleados: 15 empleados
 Área de operación: Servicios de reparación y mantenimiento de vehículos automotores.

b. Controles que aplican a la emisión de facturas.

 Revisión y aprobación de las facturas por parte del departamento de administración y
finanzas.
 Verificación de la correcta emisión de los datos de facturación, como los detalles de los
servicios prestados, los precios unitarios y los impuestos correspondientes.
 Numeración secuencial y controlada de las facturas utilizando un sistema de facturación
automatizado.

c. Sistema de archivo de las facturas pendientes de pago.

Las facturas pendientes de pago se archivan en un sistema físico utilizando archivadores

específicos. Las facturas se organizan en carpetas por cliente y se realiza un seguimiento
constante para el control de pagos.

d. Sistema de facturación que utilizan (manual o automatizado) Describir el proceso.

La empresa utiliza un sistema de facturación automatizado que forma parte de su software de

gestión empresarial. El proceso de facturación implica lo siguiente:

1. El departamento de servicios registra los detalles de los servicios prestados y los datos
del cliente en el sistema.
2. El sistema genera automáticamente la factura con base en la información ingresada.
3. Se asigna un número único a la factura y se registra en el sistema.
4. La factura se imprime en formato físico y se entrega al cliente al momento de recoger
su vehículo.
5. Una copia de la factura se guarda en el archivo físico de facturas emitidas.

e. Sistema de archivos de comunicaciones enviadas.

Las comunicaciones enviadas, como correos electrónicos y cartas, se archivan en un sistema

digital utilizando un software de gestión de correo electrónico. Las comunicaciones se
organizan en carpetas por destinatario o tema para facilitar su búsqueda y seguimiento.

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 f. Sistema de archivo de facturas emitidas.

Las facturas emitidas se archivan en formato físico utilizando archivadores específicos. Las
facturas se clasifican en carpetas por fecha, cliente o tipo de servicio para una gestión eficiente
de las facturas emitidas.

g. Sistema de archivos de comunicaciones recibidas.

Las comunicaciones recibidas, como correos electrónicos y notificaciones, se archivan en un

sistema digital utilizando un software de gestión de correo electrónico. Las comunicaciones se
organizan en carpetas por remitente o tema para un fácil acceso y seguimiento.

Imagina que vas a iniciar tu propio negocio y elabora una

propuesta a partir de la siguiente guía:

a. Nombre del negocio: JeanCortes Barbería.

b. ¿A qué te dedicarás? JeanCortes Barbería se dedicará a brindar servicios de barbería

profesional para hombres. Ofreceremos cortes de pelo, afeitados, arreglos de barba y otros
servicios de cuidado personal masculino.

c. ¿Cuándo piensas iniciarlo? Se tiene planeado iniciar JeanCortes Barbería en el mes de

septiembre del año no más del 2035. Esto permitirá aprovechar la temporada de regreso a clases
y captar la atención de clientes que buscan un nuevo look para el inicio del otoño.

d. ¿Qué capital necesitas? Justificación para el uso de 800,000 pesos dominicanos como
capital inicial para el negocio de JeanCortes Barbería:

1. Adquisición de equipos y mobiliario de alta calidad: Para brindar un servicio de

barbería de excelencia, es fundamental contar con equipos y mobiliario de calidad. El
capital inicial se destinará a la compra de sillas de barbería ergonómicas, espejos de
calidad, estaciones de trabajo completas y productos de cuidado personal de marcas
reconocidas. Esto garantizará la comodidad de los clientes y la efectividad en los
servicios realizados.

2. Decoración y ambientación del local: La estética del negocio es un factor clave para
atraer a los clientes y generar una experiencia agradable. El capital se utilizará para
decorar el local con un estilo moderno y atractivo, creando un ambiente acogedor y
único. Esto incluye la pintura, iluminación, diseño de interiores y la incorporación de
elementos decorativos que reflejen la identidad de JeanCortes Barbería.

3. Publicidad y marketing: Para promocionar y dar a conocer el negocio, es necesario

destinar una parte del capital inicial a estrategias de publicidad y marketing. Esto puede
incluir la creación y diseño de un logotipo y materiales de branding, la impresión de
tarjetas de presentación, volantes y folletos informativos, así como la inversión en
publicidad en línea y en medios locales. Estas acciones ayudarán a captar la atención de
potenciales clientes y a generar una base sólida de clientes recurrentes.

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 4. Gastos operativos iniciales: Al comenzar un negocio, es importante contar con un
respaldo económico para cubrir los gastos operativos en los primeros meses, como el
pago del alquiler del local, servicios básicos (agua, electricidad, internet), seguros y
otros costos asociados. Destinar parte del capital inicial para estos gastos asegurará la
continuidad de las operaciones mientras se establece una base de clientes y se genera
flujo de caja positivo.

5. Capacitación y formación del equipo: Para brindar servicios de calidad, es esencial

contar con un equipo altamente capacitado y actualizado en las últimas tendencias y
técnicas de barbería. El capital se utilizará para brindar programas de capacitación y
formación a los barberos, permitiéndoles mejorar sus habilidades y conocimientos. Esto
garantizará que JeanCortes Barbería ofrezca servicios de vanguardia y se posicione
como un referente en el sector.

En resumen, el uso de 800,000 pesos dominicanos como capital inicial para JeanCortes Barbería
está justificado para garantizar la calidad de los equipos y mobiliario, la decoración y
ambientación del local, la inversión en publicidad y marketing, los gastos operativos iniciales y
la capacitación del equipo. Todo esto contribuirá a ofrecer un servicio de barbería de excelencia
y a establecer una sólida base de clientes satisfechos.

e. ¿Qué cantidad de personal necesitarás? Para JeanCortes Barbería, se necesitará un equipo

de aproximadamente 4 a 6 personas.

f. ¿Para cuáles puestos? Los puestos necesarios pueden incluir:

1. Barbero/a principal: Encargado/a de realizar cortes de cabello, arreglos de barba,

afeitados y otros servicios de cuidado personal. Debe tener habilidades técnicas en el
manejo de herramientas de barbería y conocimientos actualizados sobre las últimas
tendencias y estilos de cortes.

2. Barbero/a asistente: Apoya al barbero/a principal en la realización de los servicios y se

encarga de preparar los equipos y las estaciones de trabajo. Puede encargarse también
del lavado del cabello y la aplicación de productos para el cuidado de la barba.

3. Recepcionista o encargado/a de atención al cliente: Responsable de recibir a los

clientes, gestionar las citas, atender llamadas telefónicas, responder consultas y brindar
un excelente servicio al cliente. Debe tener habilidades de comunicación efectiva,
organización y amabilidad.

4. Estilista de cejas y barba: Especialista en el diseño y cuidado de las cejas y la barba.

Realiza técnicas de perfilado, recorte y arreglo de estas áreas faciales para resaltar la
apariencia del cliente.

5. Encargado/a de ventas de productos: Se encarga de la venta y promoción de los

productos de cuidado personal para el cabello y la barba. Proporciona recomendaciones
y asesoramiento a los clientes sobre los productos más adecuados para sus necesidades.

6. Auxiliar de limpieza: Responsable de mantener la limpieza y el orden en el salón de

barbería. Se encarga de la limpieza de las estaciones de trabajo, los utensilios y los
espacios comunes, así como de mantener el inventario de productos de limpieza y
suministros.

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g. Menciona dos herramientas de comunicación que utilizarías a lo interno de tu negocio.
¿Por qué?

1. Software de gestión de citas y clientes: Este tipo de herramienta permite programar y

gestionar las citas de los clientes, así como mantener un registro de sus preferencias y
necesidades. Facilita la comunicación interna al tener acceso a la información
actualizada y agiliza el flujo de trabajo al evitar conflictos de horarios y malentendidos.

2. Aplicaciones de mensajería interna: Estas herramientas, como Slack o Microsoft Teams,

permiten una comunicación rápida y efectiva entre los miembros del equipo. Se pueden
crear canales específicos para temas como coordinación de horarios, consultas de los
clientes, solicitudes de productos y cualquier otro tema relacionado con el
funcionamiento del negocio. Esto facilita la comunicación interna, mejora la
colaboración y mantiene a todos los miembros del equipo informados y conectados.

h. Menciona dos herramientas de comunicación externa. Justificación:

1. Página web: Una página web bien diseñada y optimizada permitirá a los clientes
obtener información sobre los servicios ofrecidos, horarios de atención, precios y
promociones especiales. También se puede integrar un formulario de contacto para
consultas y reservas de citas. Una página web profesional brinda confianza y facilita la
comunicación con los clientes potenciales.

2. Redes sociales: Utilizar plataformas como Instagram o Facebook permite una

comunicación directa con los clientes y

i. Menciona el sistema de archivo que utilizarías, ¿Por qué?

Archivo digital:
Se implementaría un sistema de gestión de documentos electrónicos (GED) para
almacenar y organizar los archivos en formato digital. Esto podría incluir la creación de
carpetas y subcarpetas dentro de una estructura de directorios, donde se clasificarían los
documentos de manera similar al archivo físico. Los documentos se escanearían y se
guardarían en formato digital, asegurándose de mantener una nomenclatura clara y
coherente para facilitar la búsqueda y recuperación de archivos.

Visita la empresa de servicios de comunicación de tu preferencia

y elabora un documento refiriéndote a los siguientes aspectos:

A. Cortesía con los clientes.

En nuestra empresa, consideramos que el trato amable y respetuoso hacia nuestros clientes es
una prioridad. Nuestro personal está entrenado para brindar un servicio cordial y atento, que
permita establecer una relación de confianza y satisfacción con nuestros clientes.

B. Entrevista dos clientes y pregúntales sobre la pertinencia de las informaciones

ofrecidas por la empresa, satisfacción con el ser- vicio.

En nuestra empresa, la satisfacción de nuestros clientes es una prioridad. Por ello, realizamos
encuestas periódicas para conocer su opinión sobre los servicios que ofrecemos y las

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informaciones que les brindamos. En las entrevistas realizadas hasta el momento, nuestros
clientes han expresado su satisfacción con el servicio ofrecido y consideran que nuestras
informaciones son pertinentes y claras.

C. Letreros informativos.

En nuestra empresa, consideramos que la comunicación clara y efectiva es fundamental para

establecer una relación de confianza con nuestros clientes. Por ello, contamos con letreros
informativos en lugares estratégicos de nuestras instalaciones y en nuestros diferentes puntos de
atención al cliente. Estos letreros brindan información relevante sobre nuestros servicios y
políticas, y están diseñados para ser fáciles de leer y comprender.

D. Forma de archivar las reclamaciones de los clientes y cada qué tiempo actualizan
la información.

En nuestra empresa, contamos con un sistema de archivo organizado y eficiente para las
reclamaciones de nuestros clientes. Cada que un cliente presenta una reclamación, nuestra área
de atención al cliente la registra en nuestro sistema y le asigna un número de seguimiento único.
Estas reclamaciones son archivadas de manera segura y actualizadas periódicamente para
garantizar la integridad y precisión de la información.

Expresa con claridad las siguientes informaciones en una

comunicación por separado:

a. La cancelación de una póliza de seguro por falta de pago.

Estimado/a [nombre del cliente],

Le informamos que su póliza de seguro número [número de la póliza] ha sido cancelada debido a la falta
de pago de la renovación correspondiente. De acuerdo con las condiciones de su contrato, la falta de pago
en la fecha de vencimiento implica la cancelación automática de la póliza. Si desea más información o
desea renovar su póliza, por favor póngase en contacto con nuestro departamento de atención al cliente.

Atentamente,

[Nombre de la empresa]

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b. La aprobación del pago de una reclamación de RDS1500,000.00, por los daños causados por el
ciclón Olga.

Estimado/a [nombre del cliente],

Nos complace informarle que su reclamación por los daños causados por el ciclón Olga ha sido aprobada.
El pago correspondiente, por un monto de RDS1500,000.00, será realizado en un plazo de [plazo de
pago]. Agradecemos su paciencia y comprensión durante el proceso de evaluación de su reclamación, y
nos complace poder brindarle la ayuda que necesita en un momento difícil.

Atentamente,

[Nombre de la empresa]

c. La tardanza en la entrega de una computadora enviada a reparar

Estimado/a [nombre del cliente],

Queremos disculparnos por la tardanza en la entrega de su computadora reparada. Hemos experimentado

un retraso en la recepción de los repuestos necesarios para la reparación, lo que ha retrasado el proceso de
reparación. Estamos trabajando arduamente para solucionar el problema lo antes posible y nos
comprometemos a mantenerlo/a informado/a sobre el estado de su reparación. Agradecemos su
comprensión y paciencia en este asunto.

Atentamente, [Nombre de la empresa]

Imagina que asistes a unas pruebas para un puesto de "Auxiliar

del departamento de ventas" de una importante empresa dedicada
a prestar servicios de vigilancia. Te entusiasma el puesto pues
aprenderás mucho del mundo comercial. Te piden que redactes los
siguientes documentos:

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1. Una carta a un cliente especial ofreciendo nuestros servicios de vigilancia.

Estimado [Nombre del Cliente],

Esperamos que se encuentre bien. Nos complace informarle que en [Nombre de la

Empresa], continuamos expandiendo nuestra gama de servicios de seguridad y
vigilancia, diseñados para garantizar la protección de sus activos y empleados.

Nos gustaría ofrecerle una consulta gratuita para evaluar sus necesidades de seguridad y
proporcionarle una propuesta detallada de nuestros servicios personalizados, incluyendo
guardias armados, monitoreo de CCTV y sistemas de control de acceso.

Por favor, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de ventas al [Número de
Teléfono] o a través de [Correo Electrónico] para programar una reunión.

Atentamente.
[Su Nombre]
Auxiliar del Departamento de Ventas
[Nombre de la Empresa]

2. Un comunicado al departamento de recursos humanos, solicitando la inclusión en

nómina de un nuevo empleado.

Estimado [Nombre del responsable de RRHH],

Por la presente, me dirijo a usted para solicitar la inclusión en nómina de [Nombre del
Nuevo Empleado], quien ha sido contratado como [Cargo] en el departamento de ventas
a partir del [Fecha de Inicio].

Le agradecemos de antemano su colaboración y apoyo en este proceso. Por favor, no

dude en ponerse en contacto conmigo si necesita información adicional.

Atentamente002C

[Su Nombre]
Auxiliar del Departamento de Ventas
[Nombre de la Empresa]

3. La redacción de un correo electrónico pidiendo a un suplidor que cotice unos

vehículos que se adquirirán prontamente

Asunto: Solicitud de cotización de vehículos

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Estimado [Nombre del Proveedor],

Espero que se encuentre bien. Nos gustaría solicitar una cotización para la adquisición de
[Cantidad y Modelo de Vehículos] que serán utilizados por nuestro equipo de seguridad y
vigilancia.

Por favor, incluya en su cotización los detalles técnicos, opciones de financiamiento y

plazos de entrega.

Agradecemos su pronta respuesta y quedamos a la espera de su propuesta.

Atentamente,

[Su Nombre]

Auxiliar del Departamento de Ventas

[Nombre de la Empresa]

4. Además, te preguntan la forma en que tendrías constancia de que estas

comunicaciones se han realizado efectivamente.... ¿Qué harías?

1. Solicitar una confirmación de lectura o acuse de recibo en los correos electrónicos

enviados.
2. Realizar seguimiento telefónico con los destinatarios para confirmar la recepción y
comprensión de los mensajes.
3. Utilizar plataformas de gestión de proyectos o comunicaciones que permitan rastrear
el estado de lectura o respuesta.

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