EJERCICIO No.

La Empresa “Listos para el Examen S.A.” se dedica a la producción de

jugos néctares en lata, la empresa compra la materia prima y el
material de empaque a proveedores que se encuentran dentro del
país, el proceso que utiliza actualmente es el siguiente:
El departamento de producción en base a sus cálculos elabora un
requerimiento al área de compras de la necesidad de materia prima y
material de empaque para la producción de jugos en un mes.
El encargado del área de compras recibe la solicitud del departamento
de producción y con una llamada telefónica contacta a dos
proveedores que él conoce, después de escuchar las dos ofertas
confirma la que él considera adecuada, dichas compras son desde un
centavo hasta lo que sea necesario para la producción.
Después de efectuar la compra, el encargado de compras con la
factura le informa al gerente administrativo lo adquirido siendo éste su
jefe inmediato, luego traslada la factura a contabilidad para su registro
contable.
Con este proceso actualmente no se sabe si se está adquiriendo la
materia prima al costo económico que le beneficie a la empresa o si el
proveedor es el adecuado, aparte de eso no existe la documentación
de soporte y autorizaciones adecuadas previas a realizar las compras.
La junta directiva decide contratarlo a usted como Contador Público y
Auditor egresado de la Universidad de San Carlos de Guatemala para:
Elaborar diseñar procedimientos adecuados para la adquisición de
materia prima, material de empaque y útiles de oficina para el área de
compras de la empresa.
ASUNTO: PROCEDIMIENTO Fecha de vigencia:
GENERAL DE COMPRAS Agosto 2023
Página: 1 /2
1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento interno es cumplir con las
siguientes políticas operativas financieras:
 Planificar las operaciones de compras
 Realizar el proceso de las órdenes de compra
 Realizar diferentes cotizaciones: con precios y condiciones
competitivas
 Realizar la emisión y procesos correspondientes al pago de
proveedores
Este procedimiento normará lo relacionado con la función de
compras de materia prima, material de empaque y útiles de oficina para
el departamento de compras. Se entiende que para lograr compras
eficientes y a los mejores precios se necesita el apoyo y colaboración de
diferentes departamentos, para esto es necesario que se observen
recomendaciones facilitadas en este documento para lograr obtener el
máximo beneficio para realizar las compras.

2. AMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación de este procedimiento será para todo el

personal del Departamento de Compras.

3. GLOSARIO
 Orden de compra: La orden de compra o también llamada
"orden de pedido" u "orden de adquisición",1 es un documento
por el cual el vendedor y el consumidor expresan estar de
acuerdo sobre el pedido y su precio; sobre todo en los casos
en los que el objeto comprado no puede entregarse
inmediatamente.
 Cotización: Es un documento informativo, que no genera
registro contable, y que se emplea para fijar el precio de un
bien o un servicio que se le ofrece a un cliente.
 Materia prima: Son aquellos recursos naturales a partir de los
cuales obtenemos los materiales que empleamos en la
actividad técnica.
4. ESQUEMA DEL PROCESO

MATERIAS MATERIAL DE
PRIMAS EMPAQUE

COMPRAS

ÚTILES DE
OFICINA

5. FLUJO DIAGRAMADO DEL PROCESO

El proceso de compra de materias primas, material de empaque y
útiles de oficina para el Departamento de Compras.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 a) Proceso de manejo de inventarios
b) Proceso de ingresos y egresos
c) Proceso de Activos fijos
d) Proceso contable

7. DESARROLLO DEL PROCESO

El proceso de compras es el proceso mediante el cual la empresa
adquiere las materias primas, o cualquier insumo requerido para
obtener la mejor calidad y precios posibles para poder realizar cada
compra. Las compras pueden efectuarse de dos formas:
 La compra de materias primas, material de empaquete que
están relacionadas directamente con el proceso de
producción, que usualmente requieren un proceso más
complejo para realizar la compra.
 La compra de útiles de oficina para el departamento de
Compras, los cuales no van relacionados con el proceso
productivo de la empresa.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Una vez el departamento de compras recibe la solicitud de compra
basada en el presupuesto de la empresa, basada en las
necesidades de compra determinadas de acuerdo con las
existencias de inventarios y necesidad de ventas.
Si la compra requerida, es menor a Q1,000.00 deberá obtenerse
como mínimo una cotización por escrito.
Después de cotizar e identificar que la cotización cumpla con la
calidad requerida del producto al mejor precio, se procederá a
realizar la compra en el sistema indicado.
La orden de compra será aprobada por los distintos niveles de
jerarquía para la autorización indicadas en este procedimiento.

JEFATURA, GERENCIA DE ÁREA

Cada área de a cuerdo con su nivel de autorización que
corresponde deberá revisar las órdenes de compra que tengan bajo
su usuario registradas en el sistema de acuerdo con los niveles
incluidos en este procedimiento. Si aprueban la orden de compra,
será trasladada automáticamente por el sistema al encargado que
generó en el departamento correspondiente, para proceder con la
misma.
PREPARADO POR: REVISADA POR: APROBADA POR: FECHA:

01 DE AGOSTO
2023
JEFE DE COMPRAS GERENTE DE COMPRAS JEFES DE ÁREA