Tema 11.

Documentación relativa a la compraventa

Introducción

Toda compra o venta de productos o servicios, requiere la expedición de determinados documentos,

conocidos como documentos comerciales. Todos estos documentos ordenados por pasos, constituyen el
proceso de compraventa, que comienza con el presupuesto que pide el cliente a la empresa y termina con la
factura de pago. La cadena de gestión a seguir será; la solicitud, la emisión, la recepción, la comprobación, la
clasificación, el pago y el archivo.

Los documentos mercantiles son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia
de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley. Se consideran documentos mercantiles a los títulos, efectos,
recibos, facturas, notas de débito y crédito, albaranes, etc., los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones, así como poder documentar las operaciones de tipo mercantil en los justificantes de la
contabilidad.

1. Documentación relativa a la compraventa: Propuestas de pedido

En el proceso de CompraVenta, existe una documentación relativa a esta, donde encontramos:

Proceso Documento
El comprador pide la mercancía al vendedor Pedido (necesario)
El vendedor envía la mercancía al comprador Albarán
(necesario)
El comprador paga al vendedor los gastos supletorios que haya podido Nota de gastos
realizar por su cuenta
Se contrata el transporte Carta de porte
Se contrata el seguro Póliza de seguro
El vendedor entrega al comprador el documento que justifica la Factura
operación comercial (necesario)
El comprador paga al vendedor Documento de
pago

Una propuesta de pedido es aquel documento o impreso que entrega el representante de la empresa, para
recoger las solicitudes de los clientes, considerándose en firme cuando sea aceptado por el proveedor; y es
muy utilizado en la venta al por menor

Los datos que debe contener una propuesta de pedido y el pedido son casi idénticos, como son la
Identificación del comprador y del vendedor (nombre o razón social, dirección completa y NIF), el Número
de orden del pedido, la Fecha de emisión, la Dirección en la que deben entregarse las mercancías, las
Unidades y descripción de los artículos solicitados, los Precios unitarios e importes parciales y totales, la
Fecha de entrega, o fechas ya pactadas si el envío es fraccionado, las Condiciones, forma y plazo de pago,
los Descuentos solicitados, el Medio de transporte utilizado, el Nombre del agente comercial que haya
intervenido y la Firma del peticionario o persona autorizada.

Las propuestas de pedido normalmente se extienden por triplicado, siendo un ejemplar para el cliente (este
debe firmar el original), otro el representante y el último es enviado a la empresa vendedora.
2. Pedidos

La operación de pedido puede realizarse a través de distintas cartas comerciales, como la Carta de pedido
propiamente dicha, la Carta de confirmación de pedido, la Carta de incidencias y la Carta de negación del
pedido.

a) Carta de pedido: la carta comercial de pedido sigue siendo uno de los medios más efectivos para la
comunicación entre empresas o particulares con fines comerciales. En ella, una de las dos partes realiza la
solicitud de un servicio o producto a fin de conseguirlo en un corto período de tiempo. Al igual que otros
tipos de carta comercial (actas, memorándum, circular, informe, etc.), la carta comercial de pedido se
diferencia del resto de cartas por hacer uso de un tono más formal, oficial o confidencial que vaya en
concordancia con la negociación.
Sin embargo, también posee una serie de características que la diferencian del resto de cartas comerciales. La
principal y más importante, radica en el énfasis que pone sobre la formulación de la solicitud y los términos
de la misma.

La carta comercial de pedido tiene su origen en el interés de una de las partes por el producto o servicio que
ofrece la otra. De ahí que, antes de su escritura, la parte que emite el documento deba tener claros tres
aspectos básicos:
•El producto: es la esencia del documento. Generalmente, a esta altura del proceso el emisor de la
carta ya sabe las características del producto y procede a la formulación del pedido de manera
directa.
•La empresa: corresponde al proveedor o vendedor al que se dirige la comunicación. Si se conoce el
nombre del responsable del área que atenderá la solicitud (algo que generalmente sucede tras las
primeras tomas de contacto), el documento producirá cercanía y confianza.
•La forma de envío: se refiere al medio de transporte que se emplea para el traslado del producto a
manos del solicitante.
La redacción de las cartas de pedido ha de ser muy clara. Hay que aportar todos los datos posibles para evitar
errores y malas interpretaciones; en general, se aportan los siguientes datos:

 Mercancías: denominación, calidad y cantidad. Si el vendedor tiene un catálogo de la mercancía, se

aportará el nombre y la referencia.
 Precio, pago de los gastos que se ocasionen y descuentos.
 Medio de transporte a utilizar.
 Lugar y plazo de entrega.
 Forma de pago, etc.

b) Carta de confirmación de pedido: se envía en el momento en el que se recibe una carta de pedido. Se
ponen en contacto con el cliente para notificarle si está de acuerdo con las condiciones expresadas en su
carta, notificarle la fecha del envío de la mercancía y aclarar cualquier cuestión.

c) Carta de incidencias: En las relaciones comerciales se pueden presentar situaciones que provocan
modificaciones o anulaciones de los pedidos que se han realizado. Las modificaciones o anulaciones deben
ser notificadas lo antes posible y aclarando las causas que lo generan.

Antes de proceder a la anulación de un pedido se ha de leer muy atentamente el contrato de compraventa,

puesto que una anulación que no corresponda con las causas estipuladas en el contrato puede tener
importantes consecuencias legales.

d) Carta de denegación del pedido: son muchas las circunstancias que pueden dar lugar a que el proveedor
rechace el pedido como, Que las existencias de un determinado producto se hayan agotado, que no se
fabriquen, que las condiciones no sean las pactadas o que el cliente sea insolvente. Se debe cuidar el
tratamiento de dicha carta para tratar de mantener al cliente, si es lo que deseamos.
3. Albaranes

El albarán o nota de entrega se usa para acreditar y verificar la entrega de un pedido. Es un documento
mercantil que acredita la entrega de un pedido. Al comprador le sirve para comprobar que lo que ha
recibido coincide con lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido cuando ésta sea posterior.
En el caso del vendedor sirve como justificante de que el comprador ha recibido el pedido. Y para la
persona o empresa que se encarga de la entrega del pedido, el albarán justifica que lo ha entregado.

El albarán original y una copia se envía al comprador, el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido
el pedido, quedándose con el original y entregando la copia la mensajero. Otra copia permanecerá en poder
del vendedor. Es necesario guardar el albarán por si se produjese alguna reclamación. El uso del albarán
no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura.

En los casos en los que las transacciones son muy continuas se entrega albarán y al final de cada
periodo se emite la factura de todas las transacciones. El contenido del albarán varía en función del país
en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la
transacción, Lugar y fecha de emisión, Código o número del documento, Datos identificativos del
comprador y del vendedor, Domicilio del comprador y vendedor, Lugar y fecha de entrega, Firma y sello
del receptor de la mercancía y Cantidad y descripción de los productos.

No es requisito indispensable especificar en el albarán el precio del producto, puesto que la función del
albarán no es la de justificar el pago, para ello está la factura, sino la de justificar la entrega del producto o
servicio. En función de los datos que contenga el albarán distinguimos entre albarán valorado y albarán sin
valorar:

- El albarán valorado no suele ir acompañado de la factura, por que lo que contiene además de la
descripción y cantidad de productos, el precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe
total del pedido. En este caso la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto.

- El albarán sin valorar va acompañado de la factura, por lo que tan solo contiene los datos relativos a la
descripción y cantidad de productos, y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final del
pedido, ya que estos datos se especifican en la factura que acompaña a este albarán.

El albarán no es un documento sustitutivo de la factura, sino complementario de la misma. La firma del

albarán supone la conformidad con la mercancía recibida, por lo que no es aconsejable firmarlo hasta que no
se compruebe el buen estado del pedido y que coincida con lo que se había solicitado. Si no se está conforme
con lo recibido, se puede optar bien por no firmar el albarán en cuyo caso se devolvería el pedido, o bien por
firmarlo, pero indicando en el apartado “observaciones” la anomalía detectada en el momento de la entrega.

Es necesario guardar el albarán o una copia por si fuese necesario hacer una reclamación. El uso de un tipo u
otro de albarán dependerá tanto del cliente, si solicita más o menos información en el mismo, como de la
política de facturación que siga el vendedor. Lo normal es que la información que aporta el albarán se refleje
posteriormente en una factura, que es garantía en derecho tributario y además el documento con el que
podrás deducir gastos o tributar el IVA

Pero cuando la factura, en vez de reflejar la información presente en el albarán, lo menciona o hace
referencia directamente a él, tendrás la obligación de guardarlo junto a su correspondiente factura. Esto
es algo que pasa habitualmente en las facturas recapitulativas. Aquellas en las que se incluye información
relativa a distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que éstas
se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

4. Facturas

La factura es el documento más importante en la compraventa, ya que justifica legalmente la operación. Es

el documento donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o de los servicios prestados y
que se entrega a quien paga dicho precio.

Las Características fundamentales de la factura se centran en ser un documento y, por lo tanto, ha de ser
escrito, Acredita jurídicamente que se ha realizado una operación de compraventa de bienes o prestaciones
de servicios, documento que expide el vendedor para entregárselo al comprador, El contenido de la factura
se define en RD 1619/2012, que modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, El contenido
de la factura viene recogido en el artículo artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto
1496/2003 de 28 de noviembre).

Los requisitos mínimos que debe contener una factura son

1. Número de factura, y en su caso, serie.

2. La fecha de factura.

3. Nombre y apellidos o Razón Social del empresario que expide la factura y el destinatario.
4. NIF del empresario y el destinatario.

5. Domicilio fiscal del empresario y destinatario. Si el destinatario es una persona física no empresario o
profesional no es obligatorio este dato.

6. Descripción de la operación (prestación del servicio o productos que se venden).

7. Tipo de IVA aplicable/s.

8. Desglose entre BASE y CUOTA de IVA. Si la factura tiene varios tipos de IVA, la factura deberá
recoger por separado base y cuota correspondiente a cada uno de los tipos.

9. Fecha de realización de la operación si es distinta a la fecha de expedición de la factura.

10. En el caso de facturas exentas o no sujetas a IVA es necesario que esté indicado el precepto de la Ley
que lo recoge.

Como regla general la expedición de la factura debe realizarse en el momento de la operación, salvo que el
destinatario sea otro empresario o profesional en el que debe realizarse en el plazo de un mes a partir de la
operación.

La Ley de IVA recoge que para que este impuesto sea deducible (las cuotas soportadas en las facturas
recibidas) es necesario cumplir con los requisitos de facturación del Reglamento indicado.

Tienen obligación de facturar los empresarios y profesionales por cada entrega de bienes o prestación de
servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. Deben emitir factura incluso en los casos calificados
de autoconsumo en el IVA y en los supuestos de pagos anticipados. La ley establece diferentes tipos de
facturas para determinadas situaciones de la compraventa, que son la factura de rectificación, la de repaso o
recapitulativa y la factura proforma.

a) Factura de rectificación: El importe de la factura puede ser modificado en caso de error, variación en las
cuotas o en los precios, en su cantidad, descuentos, etc., o por devolución de mercancías.

b) Factura recapitulativa: al final de cada período se realizará una factura de repaso que contendrá una
relación de los albaranes especificando importe, fecha y número de cada uno. El importe total de la factura
será la suma de todas estas cantidades, considerándose como vencimiento de la misma el último día del
período considerado. Podrán incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo
destinatario dentro de un mismo mes natural.

c) Factura proforma: es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una
venta que, si es aceptada por el comprador, será el origen de un contrato de compraventa.

d) La factura electrónica: la ley permite remitir la factura por cualquier medio posible, incluyendo los
medios electrónicos. Para que esta factura sea válida debe acreditarse mediante la firma electrónica.

e) La factura simplificada: con el nuevo reglamento de facturación, vigente a partir del 1 de enero de
2013, el ticket pasó a ser sustituido por la factura simplificada. O en otras palabras, la factura simplificada
vino a sustituir los tickets.

La normativa establece que los Estados miembro deben autorizar la emisión de las facturas simplificadas
cuando el importe de la factura no supere los 100 euros, cuando la factura expedida sea una factura
rectificativa de otra anterior, cuando el importe de la factura sea superior a 100 euros, pero inferior o igual a
400 euros y cuando las prácticas comerciales o administrativas de un sector de actividad dificulten el
cumplimiento de las obligaciones propias de las facturas completas.

En definitiva, la normativa permite emitir una factura simplificada en estos casos:

- Cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido
- Cuando se trate de una factura rectificativa.
- Cuando el importe no exceda los 3.000 euros (IVA incluido), en operaciones de Ventas al por menor,
incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de productos entregados.
- Ventas o servicios en ambulancia
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, y establecimientos
similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto. Servicios prestados por
salas de baile y discotecas. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de
uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador. Servicios de
peluquería y los prestados por institutos de belleza
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículo.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
5. Legislación mercantil aplicable a la compraventa

La compraventa no está regulada por una única ley. Las leyes básicas que constituyen el marco jurídico de la
compraventa son:

También es importante determinar otras normas de importancia en el tráfico mercantil, como son:
 Ley del IVA de 28/12/1992, y su Reglamento de 29/12/1992 con sus posteriores actualizaciones.
 Ley Cambiaria y del Cheque de 16/07/1985.
 Ley sobre el Contrato de Agencia de 27/05/1992.
 Ley sobre el Contrato de Seguro de 8/10/1980.
 Ley sobre los Contratos Celebrados fuera de Establecimientos Mercantiles de 21/11/1991.

También hay que tener en cuenta que las administraciones autonómica y municipal tienen competencias en
materia de comercio y consumo y han desarrollado sus propias normas.

6. Contrato de compraventa (Artículo 325 Código Comercio)

El contrato de compraventa es un contrato por el cual el vendedor se obliga a entregar una cosa, a cambio
del pago de un precio por el comprador. Este modelo sirve para formalizar en documento privado la venta de
todo tipo de bienes. Sin embargo, si el objeto de la venta es un vehículo y tanto vendedor como comprador
son particulares, utilice el contrato de compraventa de vehículo entre particulares, documento que se
encuentra mejor adaptado a este caso.
En cambio, si el objeto del contrato es la prestación de un servicio, utilice el contrato de prestación de
servicios, y si es la ejecución de una obra, el contrato de arrendamiento de obra. En nuestra vida cotidiana,
todos los días concluimos contratos de compraventa. Generalmente, estos contratos son orales. Sin embargo,
conviene formalizar por escrito los contratos de mayor importancia. Tanto los contratos de compraventa de
muebles como los de inmuebles son válidos si se formalizan en documento privado (que luego se puede
elevar a público), pero por razones de prueba, entre otras, es conveniente formalizar los segundos en
documento público. Además, los contratos de venta a plazo de bienes muebles en los que el comprador es un
particular y el pago se aplaza por más de tres meses, deben formalizarse por escrito para ser válidos.

Este documento puede ser utilizado para las compraventas entre particulares, entre profesionales, y entre
un particular y un profesional. Puede utilizarse tanto para la compraventa de bienes muebles (por
ejemplo, un reloj, un mueble) como para la venta de bienes inmuebles (por ejemplo, una vivienda, una plaza
de garaje). Sin embargo, en el segundo caso debe tener presente que el contrato solo puede ser probado
mediante documento público, al cual se puede elevar este documento luego de su formalización.
Para que el contrato de compraventa sea válido, es necesario que las partes expresen su consentimiento,
firmando el contrato, las partes tengan la capacidad para firmarlo (en el caso de los contratos importantes o
inhabituales en el tráfico jurídico, no la tienen los menores no emancipados ni los incapacitados
judicialmente), el objeto de la compraventa (el objeto vendido y comprado) debe ser determinado y estar en
el comercio (se excluyen, por ejemplo, los órganos o los objetos contrarios al orden público) y, por último,
las partes deben convenir un precio.
Una vez que el objeto ha sido determinado, el precio establecido y las partes están de acuerdo, se perfecciona
el contrato de compraventa, y es posible redactar este documento y firmarlo. El vendedor tiene la obligación
de proporcionarle al comprador, antes de la conclusión del contrato, una serie de informaciones para
permitir que pueda conocer las características esenciales del bien antes de firmar el contrato. Estas
obligaciones se acentúan en el caso de los contratos entre un profesional y un particular, con el fin de
conseguir que los consumidores otorguen su consentimiento informado. Además, el vendedor está obligado a
la entrega del bien y al saneamiento de la cosa objeto de la venta (tanto de sus vicios ocultos como de su
posición legal y pacífica).
Por su parte, el comprador está obligado a recibir el bien y a pagar el precio en el tiempo y lugar previstos.
Este pago puede hacerse al momento de la entrega de la cosa ("pago al contado") o más tarde, por ejemplo,
en varios plazos.
Una vez han sido indicadas todas la informaciones necesarias, las partes deberán firmar el documento. Para
un mayor nivel de seguridad, las firmas han de figurar no sólo en la sección final del documento, sino
también en el borde izquierdo de cada página que compone el documento, incluyendo, en su caso, las
páginas de los anexosque también formarán parte del contrato.

Legislación aplicable
De manera general, el contrato de compraventa se rige por el Título IV del Código civil, es decir, por sus
artículos 1445 y siguientes.
Además, si el comprador es un consumidor, se aplica el Texto refundido de la Ley General para la Defensa
de los Consumidores y Usuarios, especialmente en lo referente a la obligación de proporcionarle
información precontractual (artículo 60 y siguientes, y 97 y siguientes), y a las garantías y servicios
postventa (artículos 114 y siguientes).
Por otra parte, a los contratos de compraventa de bienes muebles en los que el pago del precio se aplaza por
un período superior a tres meses y el comprador es un particular, es aplicable la Ley 28/1998, de 13 de julio,
de venta a Plazos de Bienes Muebles.

Los elementos de un Contrato de CompraVenta son:

7. La letra de cambio y el cheque

La letra de cambio es un medio de pago, regulado en la Ley 19/1985, Ley Cambiaria y del Cheque, que
beneficia tanto al vendedor como al comprador. Es un documento mercantil y formal que expide una persona
llamada librador a otra denominada librado para que, en la fecha del vencimiento, pague una cierta cantidad
de dinero a quien se indique en el documento, llamado tomador o tenedor.

Vendedor Emite la letra.

(librador) Lleva la letra al banco tenedor.
Comprador Acepta la letra.
(librado) Paga la letra al banco tenedor.
Banco Presenta la letra al cobro al librado.
(tenedor o tomador) Abona el importe de la letra al librador.

La letra de cambio supone un medio de pago en las operaciones comerciales, su concesión permite aplazar el
pago con garantía especial y le posibilita al vendedor obtener el importe aplazado mediante su descuento en
una entidad bancaria.

Además de las figuras del librador, librado y tomador, encontramos otras figuras como:

– Endosante: es el tomador o tenedor de la letra que, mediante declaración expresa, transmite la letra,
ordenando que el pago se realice a otra persona denominada endosatario.
– Endosatario: es aquel a cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la letra) y, por lo tanto, a quien ha de
efectuarse el pago.
– El avalista: es la persona que garantiza el pago de la letra.

El cheque es un documento mercantil por el cual el titular de la cuenta corriente ordena al banco, pagar una
determinada cantidad de dinero a quien se especifica en el cheque con solo presentarlo en la entidad
bancaria, con cargo a su cuenta bancaria y cuyo único requisito exigible es que el titular del cheque tenga
fondos disponibles en el banco.

El circuito de relaciones que se establece entre los elementos personales del cheque se puede ver en el
siguiente esquema:
El cheque es pagadero a la vista, es decir, se puede cobrar en cualquier fecha, con independencia de la que
figure en el documento. Existen diferentes tipos de cheques:
8. Conclusiones

Muchas empresas venden sus productos por medio de representante, proporcionándoles a éstos unos
impresos de pedidos para recoger las solicitudes de los clientes. Dichos impresos se denominan propuestas
de pedidos, y estos no se consideran en firme hasta que los acepte el proveedor. La operación de pedido
puede dar lugar a distintas cartas comerciales: carta de pedido propiamente dicha, carta de confirmación de
pedido, carta de incidencias y carta de negación del pedido.

El albarán es un documento emitido por el vendedor, en él se relacionan las mercancías enviadas

correspondientes a un determinado pedido y que acompaña a dichas mercancías con la finalidad de acreditar
su entrega. La factura es el documento donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o de
los servicios prestados y que se entrega a quien paga dicho precio.

La compraventa está regulada por el Código de comercio y por otras leyes como la Ley de Marcas, la Ley
General de Publicidad, La Ley de Defensa de la Competencia o la Ley General para la Defensa de los
Consumidores y Usuarios.

La letra de cambio es un medio de pago que permite que el comprador pague a plazos su compra y el
vendedor no necesite esperar al vencimiento de la deuda para cobrarla. El cheque es un documento mercantil
por el cual el titular de la cuenta corriente ordena al banco, pagar una determinada cantidad de dinero a quien
se especifica en el cheque con solo presentarlo en la entidad bancaria, con cargo a su cuenta bancaria y cuyo
único requisito exigible es que el titular del cheque tenga fondos disponibles en el banco.

9. Bibliografía

GESTIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA. Pirámide. ANDER ERRASTI , 2012

Gestión de compras en el pequeño comercio. Álvaro Torres Rojas 2017 Editorial IC