Actividad 4

Presentado por:

Victoria Fernanda Rodríguez Lozano

Docente:

Julián Bernardo Salinas

Universidad de Cundinamarca

Especialización en Sistemas de información Gerencial

Fundamentos de Sistemas de Información

2023-II
 Análisis Empresa ProInsumos S.A.

a-Listado de Insumos: Un punto de partida fundamental es realizar un inventario

de los insumos que le entrega la compañía, por lo tanto, es recomendable que elabore un

listado de los insumos proporcionados y los clasifique por área y funcionario, utilizando

una tabla como la siguiente:

 b-Análisis de la Información: Posterior a realizar el inventario de los insumos

proporcionados por la empresa, deberá analizar la información suministrada, lo que le

permitirá identificar y describir la información que considera pertinente conocer pero

que no le fue mencionada a lo largo de la visita. Identifique y describa la información

que le falta.

Según la información obtenida por parte de los directores, quienes en sus funciones
específicas detallaron sus tareas como encargados de áreas, es preciso decir que trabajan de

una manera organizada, teniendo claras sus responsabilidades con la empresa, es importante

que como lo mencionaban desde los niveles más altos de la jerarquía establecida, llevar a

cabo objetivos y estrategias y no solo eso, sino llevar un control de ellos para evaluar que si

se están cumpliendo y llevando a cabo, le permitirá a cada supervisor y a la misma Junta

directiva, tener un conocimiento global y al mismo tiempo detallado para poder tomar las

decisiones necesarias frente a cualquier eventualidad.

c- Diseño de Entrevistas: Para el caso de la información que requiere pero que no

se provee en la fase Listado de insumos, diseñe las entrevista que considere necesarias

para obtenerla. Utilice el formato que se presenta a continuación para el diseño de cada

una de las entrevistas.

d-Diagrama de flujo de Datos: Con la claridad que le otorga el tener la información organizada y analizada, elabore el

diagrama de flujo de datos que refleje el manejo actual de la información en la empresa ProInsumos S.A.
 e-Definición de Problema: Con la información antes recabada, estará en la

capacidad de definir el problema general y algunos problemas particulares, es decir,

por áreas. Utilice una tabla como la que se presenta a continuación para registrar la

descripción del problema general y de los problemas específicos. (Puede suceder que no

posea información para identificar problemas en todas las áreas, en ese caso, deje en

blanco el espacio correspondiente).

Se requiere profundizar en las causas que envuelven al problema identificado, siendo que

todo radica en el manejo inadecuado de la información, la cual no es suficiente y concreta de un

área a otra, es escasa y se carece de interacción, lo que hace que no se transmita del todo o

completa; por lo que se podría deducir que, la información no está en tiempo real disponible para

las demás áreas.

 Por consiguiente, el sistema empleado es ineficaz e implica entorpecimiento en las

labores y resultados por operación, internamente cada área suministra informes y

retroalimentaciones, sin embargo, la línea de comunicación no es interactiva, no obstante, la

información debe ser confidencial, pero se debería filtrar que datos pueden ser de uso común

para que la empresa hable un solo idioma y se optimicen las actividades, en la búsqueda de un

mismo fin.

2. Determinación de requerimientos

Considerando el problema identificado en la empresa ProInsumos S.A., lo que se busca

es que haya una conexión con los procesos existentes y la implementación de una mejora en

ellos, para que las actividades se lleven a cabo en momentos precisos y se cumplan las

expectativas de la compañía.

Los requerimientos funcionales propuestos, van a integrar un segmento donde el cliente

participe en la pagina web, dejando sus PQRS, y de esta manera el sistema permita visualizar

dichos comentarios y los directores de cada área puedan interpretar la información obtenida y

tomar decisiones a fin.

Seguirán manejándose los demás procesos como ya se venia haciendo, salvo que el

sistema en cuanto al área de producción, va a contar con una nueva funcionalidad, que permita

estar en tiempo real, enterados de la mercancía existente, y dirigir ordenes en caso de no haber

stock disponible.
Diagrama de contexto
 Objetivos propuestos según el sistema de información sugerido

Teniendo en cuenta que se presentan procesos mejorados en el modelo que se busca

implantar en la empresa ProInsumos, y el nuevo agregado que es el “cliente”, ya que se carecía

de una retroalimentación durante el fin del proceso y el nuevo inicio, no había nada que

conectara con el exterior y las necesidades del entorno, solo se hacían refuerzos internamente,

para ello estaban los informes y el desarrollo de los objetivos estratégicos planteados desde la

Dirección administrativa.

Por lo que, como analista empresarial, se recomienda encaminar los nuevos procesos,

teniendo en cuenta el capital humano y los recursos disponibles, bajo los siguientes propuestos:

-Desarrollar planes de incentivos a los trabajadores de cualquier rango, con el fin de

velar por el desempeño, compromiso y cumplimiento de la visión de la empresa. Esto tendrá

como resultado el servicio al cliente mejorado por el rendimiento de los trabajadores que se está

estimulando durante estos incentivos a implementarse.

-Capacitar generalmente a todos los miembros de la empresa que tengan o hagan

uso del sistema de información. Esta tarea que también hace parte del área de Talento humano,

ya que potencia el desarrollo y aprendizaje del capital humano.

-Incorporar un aplicativo en tiempo real para el cliente, con el propósito de obtener

disponibilidad automática, stock, descuentos, promociones; interacción y confianza. Este

visto que además de la calidad de cualquier producto, la atención al cliente también es

importante, lo que se busca es brindar una experiencia que atrape al cliente.

 -Alimentar y actualizar bases de datos constantemente, con el fin de tener claridad

en lo que se requiere. En el caso de los clientes, es importante que la confianza que empezara a

depositar en la empresa sea valorada y porque no, fidelizada.

-Implementar un sistema de control de inventarios con comunicación eficiente. Tiene

que estar ligado con el stock, área de compras o colaboradores, de esta manera todos estarían

hablando un mismo idioma, ya que la información estaría disponible para todos.

Teniendo en cuenta, que es requerido un presupuesto y proyección pronta, se debe realizar

una revisión al plan de inversión anual.

 Conclusiones

Considerando el recorrido realizado en ProInsumos, y teniendo en cuenta los hallazgos

con oportunidad de mejora, se plantea un sistema de información que optimiza los procesos

actuales, puesto que, en tales hallazgos, se destacan fallas en procesos de comunicación, lo que

conlleva a una ralentización en las funciones de cada área, por lo que es muy importante fijar

objetivos estratégicos que permitan cumplir los requerimientos planteados.

Uno de los roles ausentes dentro del proceso e informes para tener en cuenta es la

retroalimentación de los clientes, y esta información puede obtenerse, ya sea por encuestas de

satisfacción o calificación del producto y el servicio, lo que permitirá a todas las áreas y sus

directivos poner en marcha estrategias innovadoras que día a día y según las necesidades, les

permitan tomar decisiones precisas sobre cómo afrontar las posibles amenazas y/o mantener sus

fortalezas intactas.

Los sistemas de información deben entonces proporcionar a las empresas un flujo de

información constante y colaborativa que agilice, optimice e incremente la armonía y la cultura

organizacional.
 Recomendaciones

Los procesos internos y la información que manejen las diferentes áreas pueden tener un

uso compartido con la reserva y seguridad coherente, ya que hay datos estadísticos que pueden

usarse para generar conexión y confianza en la empresa.

Se recomienda que ProInsumos logre un acoplamiento a los procesos modificados que ya

se venían trabajando, puesto que adaptarse a los cambios constantes, refleja el factor fortaleza

que cada empresa debe poseer, igualmente el compromiso no es solamente a nivel de jerarquía,

las empresas se siguen manejando de esa manera, y no está mal, sin embargo, seguir la tradición

del desinterés genera una ausencia de sentido de pertenencia, por lo que se deben tener en cuenta

las retroalimentaciones entre áreas, desde la coordinación y colaboradores hasta la misma Junta

directiva.