Project Statement Sistema de Nminas Instituto Educativo Thomas Alva Edison General Information

Project Name: Sistema de Nminas Instituto Educativo Thomas Alva Edison Requestor/Project Manager: Manuel Martnez Phone Number: 79795428 Business Sponsor/Owner: Luis Humberto Bibiano

Date: 22/03/2011 Estimated Project Launch Date: 28/03/2011 E-mail Address: manuel.fcb@gmail.com Business Unit: Recursos Humanos, Informtica.

Background
Debido al crecimiento de la informacin generada por los pagos que efectuaban en el Instituto Educativo Thomas Alva Edison, se tom hace algunos aos la decisin de sistematizar el procedimiento de pago de la nmina del personal y de emisin de cheques. La solucin provista inicialmente para resolver esta problemtica consisti en la implementacin de un sistema informtico de pago desarrollado en lenguaje Cobol y utilizando como manejador de bases de datos FoxPro. Con el paso del tiempo, el desarrollo de nuevas tecnologas y el surgimiento de nuevas exigencias por parte del instituto; la arquitectura y diseo de dicho sistema se han vuelto obsoletos, difcil de integrar y mejorar; y muy costosa en cuanto al mantenimiento. As, con el reciente cambio de administracin que ha experimentado dicha institucin, se ha decidido expandir y modernizar sus instalaciones y oferta educativa para el presente ao escolar, plan dentro del que se contempla la actualizacin de sus sistemas de informacin, dentro de los cuales se encuentra su sistema de nminas.

Project Objectives
El proyecto est enfocado en lograr los siguientes objetivos: Elaborar una solucin informtica funcional y amigable que permita almacenar, procesar y gestionar la informacin generada por los pagos de nmina y emisin de cheques en la institucin educativa. Desarrollar un proceso de migracin de datos consistente que garantice la extraccin segura de la informacin almacenada en el sistema informtico actual, y su disposicin e integridad dentro del esquema propuesto a desarrollar. Implementar la infraestructura necesaria para el correcto funcionamiento del sistema en las unidades que lo requieren.

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Registrar los movimientos realizados por los usuarios dentro del sistema de pago de nmina y emisin de cheques. Brindar un mtodo de respaldo gil, confiable y eficiente que resguarde la informacin que se encuentra almacenada en el sistema informtico. Mejorar la eficiencia, usabilidad y tiempos de respuesta de los procesos de pagos y en la generacin de reportes de los mismos. Proveer informacin detallada, actual y confiable que de soporte en la toma de decisiones a los directivos de la institucin.

Para llevar a cabo el proyecto, se necesitan desarrollar los siguientes pasos: Recopilacin de requerimientos e informacin detallada del cliente que describan los procesos a ser llevados a cabo dentro del sistema y la mecnica actual de los mismos, as como un anlisis de la solucin con la que cuentan actualmente. Estructuracin de los procesos informticos a desarrollar y diseo inicial del sistema. Creacin un esquema de bases de datos capaz de almacenar la informacin generada por los procesos de la institucin en forma eficiente. Implementacin de un proceso de migracin que permita trasladar los datos del sistema anterior al nuevo esquema de bases de datos garantizando su integridad. Desarrollo del sistema informtico, realizacin de pruebas para garantizar su fiabilidad, consistencia y funcionabilidad; y de la documentacin del mismo. Instalacin y configuracin de la red y el equipo de cmputo que servir para dar soporte fsico al sistema. Capacitacin al personal de la institucin sobre el desarrollo de los procesos requeridos dentro del sistema y de su mantenimiento. Recepcin de retroalimentacin de parte de los usuarios.

Business Concept
Con el propsito de mejorar sus procesos internos, el Instituto Educativo Thomas Alva Edison desea sustituir el actual sistema de pago de nminas y emisin de cheques, por un sistema que utilice tecnologa actual, y le brinde mayores prestaciones y funcionalidades ms amigables a sus usuarios, al tiempo que provea informacin clara, detallada, pertinente y de forma gil a los administradores de la institucin. Actualmente, estos procesos se realizan a travs de un sistema central, accesible nicamente desde la computadora en que se encuentra, y permitiendo solamente que un usuario haga uso

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del mismo, con lo cual, es dicho usuario el encargado de realizar todos los procesos, y suministrar la informacin que se requiera obtener del sistema.

Partes Interesadas Sistema Central Usuario Principal Informacin

Por otro lado, el sistema actual est desarrollado en un entorno poco amigable e intuitivo de cara al usuario, que limita el uso del equipo informtico, y hace difcil la integracin de la informacin extrada del sistema a otros formatos u aplicaciones, lo cual limita la utilidad que se obtiene de la misma, generando procesos ms lentos y engorrosos. Con el ingreso de una nueva administracin en la institucin, se busca modernizar este proceso, as como los sistemas e infraestructura que le sirven de soporte, trasladando los datos generados con anterioridad a una nueva estructura informtica que facilite su expansin, mejora continua y mantenimiento; brinde acceso consistente a la informacin ya registrada y de solucin a las nuevas necesidades del centro educativo. El sistema requiere ser implementado sobre una arquitectura que permita mantener la informacin generada de forma centralizada, pero que a la vez brinde acceso a la misma a mltiples usuarios de las reas de recursos humanos e informtica, brindndoles a los mismos una interfaz amigable y funcional de trabajo a travs de la cual puedan desarrollar los procesos requeridos y extraer la informacin que necesitan.

Sistema Central Estaciones de Trabajo Usuarios

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As, el sistema deber proveer un control de acceso que permita la autenticacin de los usuarios de forma segura, identificando quien est haciendo uso del mismo y brindndole permisos sobre las opciones del sistema de acuerdo a su rol. Uno de los puntos importantes que debe considerarse dentro del desarrollo, es que todas las transacciones que se realicen deben quedar almacenadas en una bitcora dentro del sistema, proveyendo a las mismas de informacin de registro, seguimiento y auditoria. Una vez registrados, el sistema deber brindar a los usuarios la capacidad de: Realizar consultas diversas. De acuerdo al rol que ejerzan dentro de la estructura jerrquica del sistema, los usuarios deben tener las opciones necesarias para consultar la informacin almacenada dentro del mismo, siendo estas las referentes a: o Detalle de transacciones individuales. o Informacin consolidada de transacciones en base a criterios especficos. o Bitcora de informacin del sistema. Actualizar la base de datos de nmina A travs de la interface del sistema, se debe proveer opciones de mantenimiento sobre los registros de la nmina del instituto, que les permita a sus usuarios la adicin de nuevos empleados a la misma, su eliminacin, o la realizacin de cambios en la informacin de alguno de los registros ya existentes. Emisin de cheques Adicional a la gestin de la nmina de empleados, la solucin informtica deber presentar opciones para la emisin de cheques de pago diversos de la institucin y el registro e inclusin de los mismos dentro de los reportes y bitcora de transacciones. Generacin e impresin de los recibos de nminas. En base a la informacin almacenada de los empleados del instituto, el sistema deber ser capaz de generar los recibos de pago de nminas de un perodo especificado por el usuario, y permitir la impresin de los mismos. Generar reportes en tiempo real en base a la informacin contenida en el sistema. Los usuarios podrn extraer informacin detallada o consolidada de las transacciones que se hayan realizado, las cuales podrn ser agrupadas o filtradas de acuerdo a sus necesidades, y cuyos resultados podrn visualizarse en pantalla, imprimirse o exportarse a un formato portable.

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Finalmente, la solucin informtica deber poseer un mecanismo de respaldo eficiente y confiable, que garantice la seguridad e integridad de los datos que se manejan y que permita salvaguardar la informacin almacenada en el mismo de forma programada o a discrecin del usuario, as como tambin su restauracin en caso de ser requerida. Con esto, las autoridades del instituto esperan poder integrar la informacin que se genera en sus diferentes reas relevantes al proceso de pago de nmina, mantenerse mejor informados sobre los procesos que se llevan a cabo y mejorar su velocidad, al tiempo que dispondrn gilmente y de primera mano la informacin requerida por agentes e instituciones externos.

Project Solution
Para responder a las necesidades expuestas por el instituto, se propone el establecimiento y desarrollo de sus procesos en un ambiente cliente servidor, en el cual, la informacin estar centralizada en un equipo principal (servidor), y podr ser accesible y manipulable desde estaciones de trabajo remotas (clientes) en las cuales trabajaran todos los usuarios que requieran ingresar al mismo, permitiendo as el trabajo concurrente y la divisin y personalizacin de las tareas. Esto ser posible a travs de la implementacin de una red de datos en las instalaciones del centro educativo, que brinde un canal de comunicacin seguro entre las reas relacionadas e incluya a todos aquellos usuarios que deban hacer uso del sistema y otros dispositivos que den soporte al mismo.

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Esta infraestructura incluye: Un servidor de aplicaciones, en el que estar centralizada la informacin del instituto y se ejecutar el sistema de nminas, Un equipo de red que dirigir el trfico de la misma y servir de enlace entre los diferentes dispositivos que la componen a travs de cable. Dos secciones de computo ubicadas en los departamentos de recursos humanos e informtica, con 5 estaciones de trabajo cada uno desde las que podrn acceder al sistema central Dos impresores conectados a la red, de modo que puedan ser utilizados por todos los equipos de la misma; una para la impresin de cualquier clase de documentos y otra especializada para la emisin de los cheques. Respecto a la aplicacin que ser colocada en el servidor, se cuenta con dos opciones principales: La adquisicin, instalacin y configuracin de un sistema prefabricado que responda a la mayora de necesidades expresadas por el instituto. El desarrollo e implementacin de un software a la medida, que cumpla exactamente con todos los requerimientos y brinde las posibilidades de expansin y crecimiento. Analizando estas alternativas, se puede afirmar que la adquisicin de un sistema comercial podra solventar la mayor parte de los requerimientos de la institucin, y ser implementado en un tiempo menor, sin embargo, la realizacin de un sistema a la medida lleva intrnsecas ventajas como escalabilidad, independencia tecnolgica, desarrollo de mdulos y reportes requeridos y acordes a los procesos del negocio; que hacen que se convierta en la va mas factible. Para ello, se propone el desarrollo de un sistema en ambiente web, dada la versatilidad y usabilidad que dicho entorno provee a los usuarios, y a la poca carga que estos sistemas generan en el cliente. Esto a su vez, implicar un costo menor en el desarrollo del proyecto, dado que no se necesitaran componentes adicionales en las estaciones de trabajo para hacer uso del sistema, y se acceder al mismo a travs de cualquiera de los navegadores que se utilizan en la actualidad. Por otro lado, dado que dicha aplicacin ser accesible por mltiples usuarios, y el proceso implica la participacin de personal de distintas reas, se propone una jerarquizacin de los mismos, de modo que cada uno de ellos acceda nicamente a las opciones a las que esta autorizado y sobre las cuales debe tener injerencia, permaneciendo el resto no disponibles para este. As, se podran reconocer los siguientes roles: Administrador de sistema Ser el encargado de gestionar la plataforma en su conjunto, adicionando nuevos usuarios, modificando sus roles y auditando sus actividades. Ser adems quien tendr a su disposicin la opcin de modificar diversos parmetros de la aplicacin (porcentaje de retencin de renta, seguro social, AFP) y de respaldar los datos de la misma.

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Personal de Recursos Humanos Tendrn como funcin principal el mantenimiento de los registros de la nmina de pagos, ingreso de nuevos trabajadores, modificacin de registros salariales, consideraciones especiales respecto al pago de nominas (descuentos o pagos adicionales, vacaciones, etc) y el calculo e impresin de los recibos de la misma. A su vez, tendr como potestad el ingreso y la emisin de cheques por pagos varios. Personal de informtica Podrn extraer del sistema la informacin que les sea solicitada mediante las opciones de reporte del mismo.

Esta jerarquizacin, permitir limitar como se expres anteriormente las opciones que los usuarios tendrn disponibles dentro de la aplicacin, brindndole un flujo seguro a la informacin que se genere, el cual se ver complementado con el proceso de autenticacin individual y registro de transacciones por usuario, que permitir conocer los movimientos de cada uno de los actores dentro del proceso y la informacin que aportan. Una vez registrados al sistema, los usuarios dispondrn de grupos de mens con las opciones relativas a su rol, que modelarn informticamente los procesos reales de pago de nminas y emisin de cheques, generando adicionalmente informacin de registro, seguimiento y control que ayudara a un mejor manejo de dichas transacciones, informando a los usuarios del estado de los procesos que realizan en tiempo real y brindando un respaldo histrico de los mismos. Respecto a los reportes que se imprimirn a partir del sistema, se tendr a discrecin del usuario una seleccin de informes detallados o consolidados a partir de todos los datos almacenados en la aplicacin, los cuales una vez generados, podrn ser visualizados en pantalla, impresos a travs de la red, o guardados en un formato portable o manipulables; mientras que los cheques nicamente podrn ser impresos en un dispositivo especializado para este tipo de procesos, que contar con suministros con altas medidas de seguridad y que estn avalados por las instituciones bancarias con las que se relaciona el instituto. As, en base a lo anterior se espera poder modelar en detalle los procesos y requerimientos del Instituto Educativo Thomas Alva Edison, permitindole alcanzar los objetivos que se marc con este proceso de modernizacin y brindarle una solucin confiable y eficaz que responda a sus necesidades de manejo y gestin de la informacin.