TICS PARA

LOS NEGOCIOS

Herramientas de planilla de cálculos

• Semana 4
 ESCUELA DE NEGOCIOS
Directora: Lorena Baus Piva

ELABORACIÓN
Experta disciplinar: Daniela Salinas Casas
Diseñadora instruccional: Camila Velásquez Acuña
Editora instruccional: Rocío Gómez Fierro

VALIDACIÓN
Experto disciplinar: Juan Pablo Armijo Medina
Jefa de Diseño Instruccional: Adriana Contreras Bustamante

EQUIPO DE DESARROLLO
AIEP

AÑO
2022

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Tabla de contenidos

Aprendizaje esperado de la semana ........................................................ 4

Introducción .......................................................................................... 5

1. Recordando....................................................................................... 6

1.1 ¿Qué es una tabla dinámica? ............................................................ 6

1.2 ¿Para qué sirve una tabla dinámica? ................................................ 6

1.3 ¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel? ....................................... 7

2. Caso ................................................................................................ 8

2.1 Presentación del caso .......................................................................... 8

2.2 Cálculos .................................................................................................. 9

2.3 Formato ................................................................................................ 11

2.4 Tablas dinámicas................................................................................. 19

2.5 Gráficos dinámicos ............................................................................. 24

Cierre ................................................................................................. 27

Referencias bibliográficas ..................................................................... 28

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Aprendizaje esperado de la semana
Elaboran tablas dinámicas para el análisis de datos, considerando el uso de
herramientas funcionales.

Figura 1. Realizando planilla de cálculo

Fuente: Freepik (s.f.)

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Introducción

En esta semana aplicaremos todos los contenidos que se han visto en la Unidad 1,
en base a un ejemplo que se encuentra desarrollado paso a paso en este apunte.
Al finalizar esta unidad, debes saber que Microsoft Excel proporciona a las empresas
las herramientas que necesitan para sacar el máximo provecho de sus datos. Y
cuando se trata de hacer rendir los recursos y maximizar el retorno de la inversión,
es cuando se convierte en una herramienta muy importante. Las empresas están
recolectando cada vez mayores volúmenes de datos de múltiples fuentes, que son
de gran ayuda para la toma decisiones en cualquier nivel de la empresa.
Las hojas de cálculo de Excel se utilizan habitualmente en casi todos los negocios
para mostrar la información y datos relevantes para el funcionamiento de la
empresa. Por ello, las herramientas que hemos aplicado en esta unidad te ayudarán
en el día a día para manipular y organizar correctamente los datos.

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1. Recordando
1.1 ¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y

analizar datos que le permite al usuario ver comparaciones, patrones y
tendencias entre ellos. Las tablas dinámicas funcionan de forma un poco
distinta, dependiendo de la plataforma que se use para ejecutar Excel.

1.2 ¿Para qué sirve una tabla dinámica?

Las tablas dinámicas en Excel te ayudan a trabajar con grandes volúmenes

de información, permitiendo filtrar de manera adecuada los datos que
necesitas, visualizar los campos de la base de datos que estás utilizando y
cambiar fácilmente las columnas y filas con las que quieras trabajar en la
hoja de cálculo.

Las tablas dinámicas ─o también llamadas tablas pivote de Excel─ te ayudan

especialmente a:
• Consultar de manera sencilla grandes cantidades de datos o
información trabajada.
• Visualizar los datos por categorías o subcategorías.
• Trabajar con cálculos y fórmulas de Excel personalizadas o más
avanzadas.

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 • Profundizar en los detalles de las bases de datos o información que
deseas trabajar.
• Expandir y contraer la información y destacar resultados.
• Filtrar, ordenar y agrupar la información.
• Obtener distintos resúmenes de datos: trasladar filas a columnas y
viceversa (“Pivotar”).
• Presentar informes más profesionales de manera impresa u online.

El principal objetivo de las tablas dinámicas es resumir y analizar los datos de

toda la tabla o base de datos que se está trabajando, de modo que permita
trabajar casi automáticamente en cualquier ámbito.

Cuando se tiene varias tablas dinámicas en Excel de una o varias hojas, se

pueden realizar análisis más profundos mediante la agrupación o filtrado de
cada valor numérico. Asimismo, al apoyarse con los gráficos en Excel, puedes
comparar grandes cantidades de datos, o mediante las tablas, realizar cruces
de datos para describir data relevante y, así, ser más eficiente en el trabajo,
los negocios o en los asuntos personales.

1.3 ¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?

Para comenzar a construir una tabla dinámica, lo primero que debes hacer
es seleccionar las celdas con los datos que quieres crear en la tabla dinámica
en Excel.

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 Nota: Al seleccionar las celdas, verifica que no tengan filas o columnas
vacías y debe haber un solo encabezado de una sola fila.

2. Caso
2.1 Presentación del caso
En el liceo “Buenas Prácticas” están solicitando crear una planilla para el
curso de cuarto medio, el cual consta de 30 alumnos, para obtener el
promedio final de forma automática. Se debe considerar que cada evaluación
tiene una ponderación diferente, el promedio es un 60% del total final de la
asignatura. El examen que rinde todo el alumnado tiene una ponderación del
40%. Todos los promedios deben tener asignado un formato condicional
dependiendo del resultado; si el promedio es menor a 4,0, debe aparecer
automáticamente de color rojo; en cambio, si el promedio está entre 4,0 y
7,0, debe aparecer de color azul.

Luego, se necesitan visualizar los resultados en una tabla dinámica con su

respectivo gráfico dinámico para poder generar el análisis de resultados del
año escolar.

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2.2 Cálculos
Comenzarás realizando el cálculo del promedio final en base a la nota y
ponderación de cada una.

Figura 2. Base de Datos

Para calcular el promedio final, debes multiplicar cada nota por el porcentaje
indicado en la planilla e ir sumando cada uno de los resultados, como puedes
visualizar en la imagen a continuación:

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 Figura 3. Datos y fórmula para calcular el promedio de cada alumno

Después, copia los promedios en toda la columna, para que cada alumno(a)
pueda tener su promedio.

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 Figura 4. Cálculo promedio alumnos(as)

2.3 Formato
A las notas se aplicará formato de número con un decimal, de esta forma,
quedarán todas las notas con un decimal, opción formato de celdas.

Figura 5. Formato de celdas

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 Figura 5.1. Formato de celdas

Figura 5.2. Formato de celdas promedio

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El resultado del formato de celdas es: “todas las notas con un decimal”

Figura 6. Resultado formato celda con 1 decimal

Ingresa las notas del examen para realizar el cálculo del promedio final de cada
alumno(a).

Figura 7. Notas del examen para el cálculo

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Para calcular el promedio final, debes multiplicar el promedio (columna H)
por 60% y luego sumar la nota del examen (columna I) multiplicada por un
40%:

Figura 8. Cálculo promedio final

Como puedes ver, a continuación, en la imagen ya tienes todos los resultados
que se te han solicitado:

Figura 9. Resultado promedio final

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Aplica el formato condicional a las notas, las que se encuentran bajo el
promedio de 4,0, color rojo y las que son mayor o igual a 4,0, color azul.
Lo primero que debes hacer es seleccionar todos los promedios finales:

Figura 10. Selección promedio final

Luego, Menú Inicio – Opción Formato Condicional – Administrar reglas

Figura 11. Formato condicional – Administrar reglas

15
Haz clic en opción nueva regla:

Figura 12. Cuadro de diálogo ‘Administrador de reglas de formato condicionales’ –

‘Nueva regla’

Luego, selecciona ‘Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan’:

Figura 13. Cuadro de diálogo ‘Nueva regla’ – ‘Tipo de regla’

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Vas a configurar las notas que se encuentran entre 1,0 y 3,9

Figura 14. Cuadro de diálogo ‘Nueva regla’ – ‘Editar una descripción de regla’

Ahora vas a asignar el color rojo haciendo clic en botón formato, seleccionas
el color rojo y aceptas.

Figura 15. Cuadro de diálogo ‘Formato’ – ‘Fuente’ – ‘Color’ y Aceptar

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Para configurar el promedio de color azul, debes crear una nueva regla,
considerando que ya tienes una configurada:

Figura 16. Cuadro de diálogo Añadir ‘Nueva regla…’

Se van a configurar las notas que se encuentran entre 4,0 y 7,0. Después,
haz clic en formato para asignar el color azul.

Figura 17. Cuadro de diálogo ‘Nueva regla’ – ‘Editar una descripción de regla’

Aceptas y se puede ver reflejado el color del formato condicional en el promedio

final.

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 Figura 18. Resultado aplicado de reglas configuradas

2.4 Tablas dinámicas

Ahora, para crear tablas dinámicas en Excel, se debe ir a la pestaña ‘Insertar’
y en el grupo ‘Tablas’, dar clic en la opción ‘Tabla dinámica’.

Figura 19. Pestaña ‘Insertar’ - ‘Tabla dinámica’

Al hacer clic en ‘Tabla dinámica’, aparecerá la siguiente ventana emergente:

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 Figura 20. Cuadro de diálogo para ‘Crear tabla dinámica’

En esta ventana se muestran las opciones para crear una tabla dinámica. En
la primera parte se señala la tabla o rango que se ha seleccionado para
realizar el análisis. Posteriormente, se te permitirá elegir dónde deseas colocar
el informe de la tabla dinámica que, para el caso, le vas a decir que te cree
una nueva hoja, pero también puede elegirse la opción ‘Hoja de cálculo
existente’.

Al hacer clic en Aceptar se puede visualizar que se crea una nueva hoja con
el espacio creado para una tabla dinámica y, al lado derecho, un panel que
ayudará a ordenar la información de la tabla dinámica.

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Figura 21. Tabla dinámica en hoja nueva y campos de la tabla para generar el informe

Se ha creado una tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y lo único que
se debe hacer es configurar los campos que deseas ver en el informe, con el
panel campos de tabla dinámica.

Figura 22. Configurando campos de tabla dinámica para generar informe

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Para organizar tu tabla dinámica, debes seleccionar los campos que se
quieren visualizar de forma ordenada, como lo puedes ver a continuación,
donde la tabla dinámica tiene los campos: país, deportista, prueba y puntos.

Figura 23. Configurando campos de tabla dinámica para generar informe

Para seleccionar los campos, solo debes hacer check en aquellos que deben
verse, como, por ejemplo: nombre, apellidos y promedio final.

Figura 24. Configurando campos de tabla dinámica para generar informe

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De esta forma, se tiene la tabla dinámica organizada. En caso de que se
modifiquen los datos en la base de datos, no se actualizarán
automáticamente en la tabla dinámica.
Para actualizar los datos, debes hacer clic en ‘Aplicar actualización del
diseño’ y clic en botón ‘Actualizar’:

Figura 25. Configurando campos de tabla dinámica para generar informe

Al organizar la tabla dinámica con los campos que se necesitan, luego debes
manipular los datos para obtener los resultados que se esperan para una correcta
toma de decisiones. Para realizar este proceso, en el bloque ‘Arrastrar campos entre
las áreas siguientes’, se puede arrastrar cada uno de los campos en las áreas:
‘Filtros’, ‘Columnas’, ‘Filas’ y ‘Valores’, tal como se muestra en la siguiente figura:

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Figura 26. Arrastrando ‘Campos’ en las distintas ‘áreas’ para generar la tabla dinámica

2.5 Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos complementan a las tablas dinámicas al agregar
visualizaciones a los datos de resumen en una tabla dinámica y le permiten ver
fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Tanto las tablas dinámicas como
los gráficos dinámicos permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos
de una empresa.

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Para crear gráficos dinámicos, debes tener diseñada una tabla dinámica, y luego ir
a la opción ‘Analizar tabla dinámica’.

Figura 27. Pestaña ‘Analizar tabla dinámica’ para crear ‘Gráficos dinámicos’

Luego clic en la opción ‘Gráfico Dinámico’

Figura 28. Pestaña ‘Analizar tabla dinámica’ para crear ‘Gráficos dinámicos’

Se debe seleccionar tipo de gráfico dinámico que se quiere insertar. Finalmente,

das clic al botón ‘Aceptar’.

Figura 29. Insertar ‘Gráficos dinámicos’

De esta forma, podrás visualizar el ‘Gráfico dinámico’ con el nombre y promedio

final de cada alumno(a):

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Figura 30. Resultado ‘Gráficos dinámicos’

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 Cierre

Tablas dinámicas

Caso liceo
“Buenas Organizar Información
Base de datos
Prácticas” organizada
uenas

Gráfico dinámico

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 Referencias bibliográficas

Microsoft Support. (2022). Inicio rápido: Filtrar datos con un filtro automático.
https://bit.ly/38TYKfl
Valentín, H. (2016). Excel 2016: Paso a paso. Ra-Ma. 2da Edición.
https://bit.ly/38o7OZE

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