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¿Qué es un diagrama de flujo y cómo hacerlo?

Team Asana • 7 de diciembre de 2022 • 8 min de lectura

Resumen
 Los diagramas de flujo son perfectos para visualizar procesos complejos del equipo. En
este artículo, aprenderás el significado de las diferentes formas, en qué casos son útiles
los diagramas de flujo y los tipos de diagrama de flujo que se pueden implementar en
el trabajo. Además, puedes descargarte una infografía para que siempre tengas a mano
tu guía de diagramas de flujo. Actualización 6/11/2022: En esta actualización hemos
incluido algunos detalles para hacer más comprensible los símbolos de un diagrama
de flujo.

En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las decisiones de
un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, el
diagrama básico es un mapa de procesos en su forma más simple. Es una herramienta muy
potente que se puede aplicar en muchos campos diferentes para la planificación,
visualización, documentación y mejora de los procesos.

Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron esta herramienta por primera
vez en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (American Society of Mechanical
Engineers ASME) en 1921. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para
perfeccionar, estandarizar y optimizar procesos en los más variados sectores.

Si quieres saber más acerca de la gran diversidad de clases de diagramas de flujos y de los
símbolos que se utilizan en los diagramas, este es el lugar indicado. También te contaremos
sobre cómo crear diagramas de flujo y te brindaremos algunos ejemplos que esperamos te
sirvan de inspiración.

Explora los flujos de trabajo de Asana

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica y secuencial de un
proceso o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades principales necesarias para
lograr un objetivo común. Para que visualmente se pueda representar la sucesión de tareas
y la relación entre ellas se utilizan símbolos como flechas, rombos, rectángulos o prismas.

Seguro que habrás visto muchas veces alguno de los múltiples tipos de diagramas de flujo
que existen. Un diagrama de flujo de permitirá seguir los pasos de un proceso, identificar
de forma fácil en qué fases del procesos estás implicado y ayuda también en la toma de
decisiones.

¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchas situaciones, como, por ejemplo, para
hacer lo siguiente:

1. Documentar un proceso
Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún proyecto o proceso
colaborativo.

2. Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos

No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para leer
detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de flujo son
muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo, entender las tareas y
analizar los pasos individuales de manera rápida y sencilla.

Lee: ¿Qué son los flujos de trabajo? 7 sencillos pasos para empezar

3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad

Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de tareas a los
miembros del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera que todo fluya mejor.

4. Tomar decisiones y justificarlas

Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y complicadas
cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas de flujo también pueden
ser útiles para ver las consecuencias de esas decisiones, lo que facilita la anticipación y
argumentación de los pasos a seguir.

5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas

Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes
antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta guía
visual, puedes seguir cada paso y, a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los
recursos suficientes para cada tarea.

Lee: Si te gusta maximizar los resultados del equipo, te encantará la asignación de

recursos
6. Estandarizar los procesos
Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros proyectos o
procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorraréis tiempo (y evitarán el
estrés).

7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto

Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible detectar en
qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado. Simplifica
muchísimo el seguimiento del progreso y también ofrece un panorama general excelente
de las tareas que falta finalizar.

Símbolos de los diagramas de flujo

Los diagramas de flujo varían, van desde ilustraciones rápidas hechas a mano para ayudar
a documentar o planificar un proceso hasta diagramas de flujo de trabajo complejos
generados con algún software exclusivo para tal fin. Para que fuera más fácil entender los
flujos de trabajo en los distintos equipos, departamentos e incluso sectores, el American
National Standards Institute (ANSI) estableció estándares oficiales en la década de 1960
que la International Organization for Standardization (ISO) adoptó en 1970 y se han
actualizado y mejorado continuamente desde entonces. La última versión de este estándar
es la confirmada en 2019.

Cuando leas un diagrama de flujo, hazlo siguiendo los estándares occidentales. Es decir, de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Ten encuenta que existen más de 30 símbolos
estandarizados para crear diagramas de flujo. Los símbolos pueden indicar algún proceso o
documento, decisiones que hay que tomar y mucho más.
Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y conecta a dos
bloques entre sí.

Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los puntos de inicio o fin

del proceso de un diagrama de flujo. Comenzar

Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un diagrama de

flujo e indica un paso del proceso.

Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra acerca de un paso con

un comentario o anotación.

Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso de incorporación o

extracción de datos externos.

Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú deben tomar para
pasar al paso siguiente del proceso. Por lo común, se trata de una decisión del estilo
“verdadero o falso” o de una pregunta que se responde por sí o por no.

Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.

Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.
Entrada manual Este símbolo representa a los datos o la información que se debe
ingresar manualmente al sistema.

Exposición: Indica un paso en el que se expone información importante.

Documento: Este símbolo representa a un solo documento.

Retraso: Con este símbolo puedes planificar y representar cualquier período de

demora que será parte del proceso.

Símbolo de unión de invocación: Este símbolo se usa para converger diversas ramas
en un solo proceso.

Operación manual: Simboliza a una operación o ajuste manual del proceso.

Conector (con otra página): Este símbolo se usa para conectar otros dos símbolos que
están en diferentes páginas.

Conector (en esta página): Con este punto se pueden conectar dos símbolos y
reemplazar líneas largas para simplificar el diagrama de flujo.
 Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de preparación o
inicialización en el proceso.

Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son líneas de puntos. El
símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del proceso en caso de ser
necesaria.

Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha sido determinado

en algún otro lugar.

Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.

Una vez que conoces lo que representa cada símbolo, puedes leer o crear casi cualquier
tipo de diagrama de flujo y entender mejor el proceso visualizado. Cuando crees un
diagrama de flujo en el que se utilicen diferentes formas y símbolos, incluye una leyenda
para que los demás compañeros de equipo puedan entenderlo.

Tipos de diagramas de flujo

Como los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en muchos campos y
sectores del mercado. Puedes verlos en educación, ventas y marketing, negocios,
ingeniería o fabricación. Los diagramas de flujo se pueden hallar prácticamente en
cualquier lugar.

Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez te convenga usar algún
tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A. Fryman, en su libro Quality and Process
Improvement (Mejora de los procesos y la calidad), 2002, afirma que hay cinco tipos de
diagramas de flujo desde la perspectiva de los negocios:
Además de los tipos de diagrama de flujo que Fryman definió para el ámbito de los
negocios, hay muchos otros tipos que se desarrollaron a lo largo de los años.

El diagrama de flujo de decisiones ayuda aexplicar las medidas que se toman para
justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las
consecuencias de diferentes decisiones.

Un diagrama de flujo lógico seaplica para detectar deficiencias, cuellos de botella o

limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o problemas.

Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en un

sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.

Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del

producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir
documentación muy útil para cuando lances un producto nuevo o mejores el proceso
de producción.

En un diagrama de flujo de procesosse muestra cómo se obtendrá cierto resultado

con un proceso. Probablemente crees un diagrama de flujo de este tipo para mejorar
algún proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.

Lee: ¿Qué es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)?

Otros tipos de diagramas de flujo

Algunos de los tipos más populares de diagramas de flujo fueron acuñados por Alan B.
Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management (Gestión de incidentes
críticos) e incluye las siguientes clasificaciones:

Diagrama de flujo de documento

Diagrama de flujo de datos

Diagrama de flujo de sistema

Diagrama de flujo de programa

En 1987, Andrew Veronis publicó un libro llamado Microprocessors: Design and Application
(Microprocesadores: diseño y aplicación) en el que se describían los siguientes tres tipos
de diagramas de flujo:
 Diagrama de flujo de sistema

Diagrama de flujo general

Diagrama de flujo detallado

A continuación, enumeramos otros tipos de flujos de trabajo comunes:

El diagrama de PERT

El diagrama de flujo de trabajo

El diagrama de flujo de carriles

El diagrama de flujo de datos (DFD)

El diagrama de flujo de procesos (PFD)

El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0)

El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones (SDL)

Ell diagrama de flujo de cadena de procesos impulsada por eventos (EPC)

Puedes hallar un diagrama de flujo para documentación de procesos en nuestro artículo

sobre la documentación de los procesos y echar un vistazo a los diagramas de PERT para
ver algún otro ejemplo muy común.

Cómo crear un diagrama de flujo

Para hacer un diagrama de flujo necesitarás definir el propósito y el alcance, ordenar las
tareas cronológicamente, después organizarlas por tipo y símbolo de diagrama de flujo,
dibujar el diagrama y perfeccionarlo. Independientemente de que escribas el diagrama de
flujo en un cuaderno o de que uses una plantilla para trazar un proceso oficial, tendrás que
seguir estos cinco pasos para generar un diagrama de flujo útil y razonable:
 1. Confirma y perfecciona el diagrama de flujo. Recibir una segunda, tercera o incluso
una cuarta opinión sobre el diagrama de flujo puede resultar muy útil para detectar
cuellos de botella o problemas potenciales y darte la posibilidad de perfeccionar el
diagrama antes de iniciar el proceso.

2. efine el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la herramienta

para diagramas de flujo, define elalcance del proyecto y el propósito del proceso.
Pregúntate qué se debería cumplir con tu proyecto y cuáles serían las fechas
adecuadas de inicio y de fin.

3. Pon las tareas en orden cronológico. Dependiendo del tipo de diagrama de flujo que
crees, tal vez te convenga revisar la documentación que tienes, consultar a algunos
miembros del equipo sobre sus experiencias anteriores u observar algún proceso en
curso. Todo esto puede ayudarte a redactar algunos de los pasos en forma de lista
antes de crear el primer borrador del diagrama de flujo.

4. Organiza las tareas por tipo y símbolo del diagrama de flujo. Una vez que tienes todas
las tareas escritas y organizadas en forma cronológica, asígnalas al símbolo
correspondiente para prepararte y dibujar el diagrama de flujo.

5. Dibuja el diagrama de flujo. Puedes hacer un bosquejo a mano o utilizar una

herramienta o software para generar diagramas de flujo que puedes compartir
fácilmente con el equipo.

Descarga esta guía para entender y crear

diagramas de flujo
Descárgate esta infografía con toda la información necesaria para crear tu diagrama de
flujo, así siempre tendrás a mano el significado de todos los símbolos de un diagrama de
flujo

Descarga una infografía sobre diagramas de flujo

Diferencias entre flujogramas y mapas de
procesos
En un diagrama de flujo se visualizan todos los pasos que deben seguirse y esto incluye
también los envíos de información y documentación, los momentos de toma de
decisiones, las entradas y las salidas. Este nivel de detalle hace que los diagramas de flujo
sean especialmente interesantes en procesos individuales. Se utilizan, de hecho para
diseñar nuevos procesos o revisar un proceso existente.

En cambio, un mapa de procesos te mostrará todos los procesos de una organización o

unidad de negocio. Así, en un mapa de procesos podrás ver los procesos más estratégicos,
los procesos auxiliares y los procesos más operativos.

Puedes tener mapas de procesos por áreas de negocio: mapas de procesos para
departamentos de ventas o mapas de procesos para un lanzamiento de marketing.

Plantillas de mapas de procesos

Crea una plantilla de mapas de procesos

Si buscas empezar a mejorar tus procesos y flujos de trabajo, crea una plantilla de tu
proceso de trabajo. Una vez que tengas esta plantilla creada podrás replicarla y será mucho
más fácil introducir cambios o mejoras.

Usa plantillas de diagramas de flujo y

maximiza la productividad
Se supone que un diagrama de flujo te facilita la vida, entonces, utiliza integraciones con
aplicaciones o programas informáticos como Lucidchart para crearlos. Gracias a la
integración de Lucidchart + Asana se pueden integrar diagramas, flujos de trabajo y mapas
de procesos en los proyectos de Asana. Elige entre cientos de plantillas para crear todos
los diagramas de flujo que necesites.
Así, al mismo tiempo que planificas tu proyecto, organizas y calendarizas las tareas podrás
incorporar un diagrama de flujo con el que todo el equipo visualizará la secuencia de tareas
a realizar. Lúcete y crea con Asana y Lucidchart un proyecto de 10.

Prueba la integración de Lucidchart con Asana

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