LOS SISTEMAS DE INFORMA ClON: UNA REFLEXIN SOBRE INFORMACIN, SISTEMA Y DOCUMENTACIN

Juss
TRAMULLAS SAz

Master IDE en Direccin informtica Profesor de Documentacin Automatizada, Biblioteconoma y Documentacin Universidad de Zaragoza E-mail: webmaster@jabato.unizar.es

Resumen: El concepto de sistema de informacin (S) rene en s gran canti-

dad de ideas, enfoques y matizaciones diferentes, y en ocasiones opuestas, dependientes del contexto intelectual, y profesional, del investigador que lo enfrente. Se analizan, seguidamente, las tendencias existentes en torno a los dos conceptos claves, ~<infonmaciny ~<sistema,y se valoran los matices que pueden apontarse desde las Ciencias de la Documentacin, para terminar proponiendo un primer modelo (a discusin) de sistema de informacin documental.
Palabras clave: Sistemas de informacin, Ciencias de la Documentacin, Diseo

de

sistemas,

Modelo de Sistema de Informacin Documental.

Abstraet: This papen resumes the theoretical approaches to the concept of ~<Infonmation System, in sorne ways. This appnoaches are tuodified and influenced 1w ihe professional, intellectual and cognitive contexts of the researcher. Tendenciesabout information and system concepts are analized and discuss from a Documentation Sciences view, in orden to propose a first model to
of Docunientary Information System. Keywords: Information Systems, Documentation Sciences, System Design, Documentary

luformation System Modelling.

O.

PLANTEAMIENTO

El trmino sistema de informacin, tan en boga en la literatura especializada en los ltimos aos, engloba gran cantidad de conceptos, definiciones y enfoques, dependientes de la perspectiva que adopte el autor de la investigacin. En el presente trabajo se revisarn las principales corrientes
0 1. Servicio de Publicaciones Re sta General de Injrmacin y Docu,nentacin, Vol. 7, n. 1997 Universidad Complutense. Madrid,

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tericas sobre el concepto de informacin, como objeto de gestin de los sistemas de informacin. Posteriormente, se introducir la Teora General de Sistemas, y se analizarn las principales definiciones, componentes y caractersticas de los sistemas de informacin como tales, terminando con una aproximacin a los sistemas de informacin documental. 1. LA INFORMACION

La dificultad de establecer una definicin nica sobre lo que es la informacin, o sobre lo que el trmino representa, resulta una paradoja si se considera que, precisamente ahora, es un lugar comn afirmar que se vive en la era de la informacin, y que es en estos momentos cuando aumentan en progresin geomtrica las herramientas que el hombre tiene a su disposicin para reconocer y manipular esa informacin. Situacin no tan extraa s se considera que se habla incluso de la posible naturaleza fractal de la informacin , con lo que esto puede suponer para el marco cognitivo y cientfico del ser humano. La informacin puede comprenderse como un conjunto de conoclmientos o hechos derivados de datos, que son por naturaleza repetitivos y redundantes, que describen un mundo que consiste en procesos y eventos que ocurren una y otra vez con pequeos cambios. La informacin es una sntesis o extracto de los datos, pero no contiene redundanciast Por ello, la informacin puede ser tangible o intangible, pero siempre reducir la incertidumbre sobre un estado o suceso. Como han sealado Eurch y Grudnitski.
la informacin la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. La informacin implica la comunicacin y recepcin de inteligencia o conocimiento. Evala y notifica, sorprende y estimula, neduce la incertidumbre, revela alternancias adicionales o ayuda a eliminar las irrelevantes o pobres, e influye sobre otros individuos y estimula accin.

Los trminos dato e informacin son fcilmente distinguibles mediante la intuicin humana, pero la obtencin de una definicin precisa y adecuada tiene sobre s el problema que supone distinguir entre la forma y el

Duv.N, K.: Logie ea In/brozation, Canbridge, Cambridgc University Pness, 1991,

p. U>.

LOSFF.. R. M., y Wog:sy, K. A.: RCSCCI,CI unc Evaluca ion for In/ormnation Professio nals, San Diego, Academic Press, i993, pp. 2-3. BtRCH, J. O.. y GRtnNnsKv. O.: Diseo de sistemnas de informacin. Teora yp-ctia. Mxico. Megabyte Grupo Noriega, 1992, p. 19.

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contenido, dada la ambiguedad existente entre la orientacin a la forma existente en el dato, y la orientacin al contenido existente en la informacion 4 La informacin podra entonces definirse como el mensaje de un emisor a un receptor, mientras el proceso informativo sera el momento del paso del mensaje de uno a otro. Ambos formaran el sistema informativo, construido para permitir la comunicacin, que se convertira en documentacin al plasmarse la informacin en algn tipo de soporte perdurable>.

1.

Los

CONCEPTOS DE INFORMACIN

Gran parte de la actual concepcin de la informacin viene dada por el marco terico matemtico establecido por Shannon y Weaver6 el cual, aunque no plenamente aceptado en el mbito de la documentacin, ha sido muy influyente en otras reas relacionadas o afines. Debe citarse, sin embargo, la crtica reaiizada a sta, en el sentido de que se trata ms bien de una teora sobre la cantidad de informacin, ms que sobre la calidad y el significado de la misma, por lo que resulta necesario tomarla con precaucin De hecho, se ha considerado a Shannon y a Stonier como los representantes de la corriente que considera a la informacin algo fsico o material>, susceptible de un tratamiento numrico-matemtico.
~.

1 .2.

INFORMACiN

Y COMUNICACIN

El proceso informativo est ntimamente ligado con el proceso comunicativo. La informacin se intercambia utilizando el significado de determinados signos, significado que a su vez corresponde a la informa-

Vase la reflexin trazada por SOERGEI., D.: Organizing Informcaion. Principies of Jara Base and Retrietal Systems, Orlando, Academie Press, 1985, pp. 16-17. CosTNzo CAPITNT, P.: Manuale di base per u trartamento delin/rmazione, Milano, Editrice Bibliografica. 1989, p. 15. SHANNON, C. E., y WEAvER, W.: The n,athematica theorv of communication, Indiana, Univ. of Indiana Press, i949. Vanse las observaciones realizadas por DRET5KE, F. i.: Conocimiento e in/brnsac~on, Barcelona, Salvat, 1987, cap. 1, pp. 9-45. Una autntica teora de ta informacin sera una teora sobre el contenido de nuestros mensajes, no una teora sobre el modo en que se expresa ese contenido (p. 46). FFRNNDVZ-MOI,[N, 1. C.: Enfoques objetivo y subjetivo det concepto de informacin. Revista Espaola de Documentacin Cientfica, i7, 3,1994, pp. 32i-323. De hecho, para DEvIIN, op. cii., pp. l0-i4, es el flujo de informacin el concepto bsco a analizar, complementado por ta capacidad de tos agentes cognitivos de extraer la informacin pertinente de la fuente dada, mediante e proceso mental de inferencia.

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cin que se quiere expresar. Sin embargo, no se puede confundir el significado de un smbolo o signo con la cantidad de informacin que el mensaje lleva en s. Las mltiples interpretaciones posibles del signo llevan a afirmar que informacin, en cuanto trmino, puede tener numerosos sentidos segn el contexto. De ah la afirmacin que dice que la informacin es algo que, dado el destinatario adecuado, puede proporcionar
...

1)

conocimiento Sin embargo, no puede pasarse por alto la dificultad que supone la informacin cuando sufren cambios los parmetros comunicativos, la evolucin histrica del lenguaje y la escritura, de lo que son ejemplo los scri,o[Oria medievales, o la existencia de objetos de conocimiento sin la adecuada documentacin El resultado de todo ello es la interpretacin del mundo mensaje desde muy diferentes puntos de vista, debido al cambio de patrones e imgenes mentales, y la reinterpretacin del mensaje y, por ende, del conocimiento generado. como conclusin, debe sealarse que el conocimiento inferido de la informacin resultar deudor del contexto cultural del que lo interprete.
.

.3.

LA

TEORA SEMNTICA

Los problemas que plantea la definicin de la informacin y del proceso informativo en los enfoques clsicos han sido acicate para la aparicin de nuevas aproximaciones. Una de ellas es la teora semntica de la informacin Parte de la idea de que para que exista la informacin es necesario que se cumplan tres condiciones. En primer lugar, la seal debe llevar tanta informacin como sea generada por el hecho correspondiente. En segundo lugar, la informacin que lleva debe ser correcta. Por ltimo, el hecho o estado debe poseer alguna cantidad positiva de informacin. La relacin entre el individuo y el hecho, a travs del proceso informativo, permite distinguir entre la informacin analticamente incluida en un estado de cosas y la nmicamente incluida en ese estado de cosas, aunque lo importante es el hecho de que una informacin puede estar incluida en la otra, y afirmar que la seal puede tener contenidos informativos distintos. De ello se deduce tambin que la cantidad de informacin que reciba el receptor depender de su conocimiento de las posibilidades de la fuente emisora.
>.

DRETSKF, Op. <uf, p. 53. Son muy instructivos los ejemplos propuestos por RF.ED, M.: Artefacts. archives and knowedge. en MFnows, J. (ed.), Knowledge and Co,nmunication, Essays on tIte informa[ion czain. Londres, Library Association Publishing, 1991. pp. 19-44. Se sigue aqu la exposicin realizada por Dut&sxu, op. cii., cap.3, pp. 68-87.

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21 1

1.4.

HACIA UNA REDEFINICION

Completa al enfoque anterior la revisin de la situacin en la que se produce el proceso informativo. Un agente extrae informacin de una sttuacin, en dos fases : 1. 2. Percepcin: la informacin se hace accesible al agente mediante un sensor. Cognicin: el agente extrae la infoi-macin particular del continuo general que lo rodea.

Todo el proceso est sometido a unas constricciones, por lo que la aprehensin de la informacin supone, al mismo tiempo, la prdida de una parte de esa informacin, lo que se compensa mediante la clasificacin, en unos marcos conceptuales previos, de la que ha sido recibida El ncleo de la cognicin resulta ser la capacidad del agente, del ser humano, para individualizar objetos, y para reconocer las propiedades y las relaciones de stos. Desde esta perspectiva, cabe destacar que se engloban en la teora de la informacin los factores externos al propio proceso informativo, lo que resulta ms acorde con la real multiplicidad de valores informativos existentes o derivados de una situacin o hecho dado5. En la misma lnea profundizan los autores que defienden una aproximacin subjetiva al fenmeno de la informacin basada principalmente en el proceso cognitivo que tiene lugar sobre lo que se denomina informacin. En conjunto, Pratt, Belkin, Hrooker y Dervin presentan la informacin como un proceso dinmico en el que juegan un papel fundamental los esquemas mentales de los emisores y receptores de la informacin, esquemas mentales profundamente influenciados por el contexto en el que se mueven los agentes. Esto da pie para pasar a considerar el importante papel que desempea el usuario en el proceso informativo, como destinatario de la informacin, en lo que insiste la teora del sense making defendida por Dervin. Para concluir, debe sealarse la teora de lngwersen para el cual la informacin es un potencial a explotar, explotacin sta dependiente de la capacidad de explotarla, valga la redundancia, por parte del
~. 6

Dv.v.~, op. dr, p. 18; SonRojo., op. cir, pp. 12-13. DEVLIN, Op. cii>, pp. 19-21. Vanse los esquemas de entorno de emisor y receptor de la informacin presentados por VICKERY, B. C,, y VICKERY, A., Information Science in Theory and Practice, Londres, l3owker-Saur, 1992, pp. 21 y 23. FERNNDEZ-MOLINA, op. cit., pp. 324-328, presenta un resumen de aquellos que han enfocado sus ideas hacia el mbito de ta documentacin. INGwERsEN, P.: information and information science in context, Libri, 42. 2, 1992. pp. 99-135.

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usuario, y de los mecanismos de percepcin. La explotacin de la informacin dar como resultado la modificacin de las estructuras de conocimiento del sujeto.

2.

INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

El proceso de la investigacin y el conocimiento en las ciencias de la documentacin, por sus caractersticas intrnsecas y extrnsecas, se adeca de forma apropiada al concepto multifacetado de informacin propuesto por Shera 1. El conocimiento acerca de algn hecho, tema o suceso particular comunicable de alguna manera, que con miras documentales tiene tres criterios fundamentales: existencia (valor fsico-permanencia). disponibilidad y contenido semntico. Como operacin, la informacin es lo que implementa o cambia la representacin de algo que se conoce, o se cree que se conoce. En teora de la informacin, la informacin es la nedida de lo inesperado en un mensaje. Su valor numrico es proporcional al grado de improbabilidad que exista en el mensaje. En este sentido la informacin no tiene ninguna relacin con el significado semntico de un mensaje.

2. 3.

Lo anterior permite descender a un nivel ms detallado de anlisis. Un dato resulta entonces un elemento o parte de conocimiento que carece de sgnificado por s mismo, o bien porque se encuentra situado fuera del contexto correspondiente. De esto puede deducirse que la informacin es, oser, un dato, o conjunto de datos, elaborado o procesado, que ha sido situado en un contexto, de forma tal que posee un significado para alguien en un momento y lugar dado. Por supuesto, la informacin conllevar en si el proceso informativo. la transmisin o difusin de esa informacin. La integracin de ~a informacin en el proceso dinmico mediante el cual el ser humano alcanza el conocimiento ha sido planteada por otros autores Los datos pueden ser textuales (caracteres, palabras y nmeros) y no textuales (imgenes y sonidos). Al almacenar esos datos en un soporte

Citado por MoREIRO, 3. A.: Introduccin bibliogrfica y conceptual al estudio eioIntivo de/a documentacin, Barcelona, DM PPU. 1990, p. 151. En el mismo sentido se dirigen las ideas de BUCKLAND, M. K., Information an Inforrnation Systems, Nueva York, Crecnwood Press, 1991. Drooss, A.. et al.; Information Science. An integrated tiew. Boston. U. K. Hall. 1988, Pp. 2-7.

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2 13

y procesarlos posteriormente se obtiene informacin. Por supuesto, la informacin pueden ser buena o mala, adecuarse o no a las necesidades, etc. Entonces se habla de calidad de informacin, aspecto ste que est teniendo gran auge en los ltimos aos en la bibliografa sobre el tema. Se suele indicar que la informacin de calidad tiene tres atributos: exactitud, oportunidad y relevancia. A esto hay que matizar que, por supuesto, los criterios que fijan los tres atributos pueden depender sobremanera de las necesidades de informacin del usuario final. Sin embargo, no puede obviarse de ninguna forma que la informacin es el resultado de un proceso, y que para que pueda darse su existencia es preciso, en primer lugar, haber introducido los datos y haber definido previamente el proceso de tratamiento para convertirlos en informacin til. En relacin con las apreciadones anteriores se sitan el conocimiento y el saber, registro organizado de la experiencia humana y aplicacin del conocimiento de acuerdo a unos criterios previos, respectivamente.

3.

LOS SISTEMAS

No es posible tratar de los sistemas y de su significado y funcin, sin antes trazar un panorama del marco cientfico en el que se encuadran>. La teora cientfica de los sistemas puede abarcar diferentes perspectivas y escalas, as como aproximaciones globales o parciales. Normalmente, las tendencias ms extendidas en la filosofa de sistemas presentan dos niveles de globalidad: 1. Teora general de sistemas: trata las generalidades aplicables a todo tipo de sistemas, y contiene principios y leyes racionales. Est muy relacionada con la teora del conocimiento, basada en aproximaciones intuitivas y racionales. Teora de sistemas generales: los sistemas generales pueden dividirse en clases de sistemas, en diferentes dominios. Las divisiones utilizadas son artificiales, ya que en realidad se trata de un todo complejo e interrelacionado. De esto se deduce que debe estudiar los diferentes dominios, para poder descubrir isomorfismos. La primera divisin que puede trazarse es entre naturales y conceptuales, divisin que resulta un artefacto analtico que separa aspectos complementarios, ya que todos los sistemas, analizados en profundidad, resultan ser naturales y conceptuales.

2.

Una comprensible y completa introduccin es la presentada por RODRGUEZ DELLGAR., Systems Theory. Basic Concept, en RODRiGUEZ, R., y BANATHV, E. (edsj, Internatio,~l Systems Science Flandhook, Madrid, Systemic Pt,blications, 1993, pp. 20-32.
is>,

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La metodologa de sistemas ofrece tres posibles aproximaciones, que pueden organizarse de lo dialctico a lo esttico, pasando por lo dinmico, y viceversa: 1. 2. Esttica: analiza la estructura bsica, los subsistemas y sus elementos, la comunicacin y sus canales. Dinmica: analiza las funciones del sistema y de los subsistemas, las relaciones con otros sistemas, con suprasistemas y ecosistemas, y la homestasis. Dialctica: estudia la reproduccin de los sistemas, sus mutaciones y transformaciones estructurales, la autoorganizacin y la emergencia.

3.

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados en funcin de un objetivo comn, actuando en determinado entorno y con capacidad de autocontrol De esta definicin se deduce que los sistemas se componen de objetos, los cuales tienen unas determinadas caractersticas o atributos, sirviendo adems los objetos que forman el sistema para delinear sus limites o fronteras. Estos elementos se unen mediante relaciones, siendo las relaciones entre sistemas llamadas, en ocasiones, interfaces. Estas relaciones entre sistemas pueden ser simbiticas, sinrgicas o redundantes
21 ~>.

3.1.

HACIA UNA DIVISIN DE lOS SISTEMAS

La principal divisin que se hace en los sistemas es en abiertos y cerrados. Un sistema ser abierto si intercambia informacin, energa o elementos fsicos con su entorno, y cerrado si no lo hace. Los principios en Los que se basan los sistemas son: 1. 2. 3. Subsidiariedad: todo sistema es subsidiario de otros que lo rodean e interactan. Interaccin: las acciones desarrolladas por un sistema influyen en el comportamiento de los dems. Determinismo: todo hecho que sucede en los sistemas tiene causas definidas y contrastables.

~ La definicin, principios y caractersticas han sido tomadas de ARt,tirzs, E. A.. lageniera de sistemas, Barcelona, Mareombo, pp. 15-16. Rowrpy, ].: TIte ljasics of Systems Ana/ysis an Designfor Inforniation Managccs.

Londres, Clive Bingley, 1994, p. 3.

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4.

Equifinalidad: el diseo del sistema le debe permitir alcanzar su objetivo por medios y acciones diferentes.

Las caractersticas que definen a los sistemas son: 1. 2. 3. 4. Estabilidad: cualidad por lo que el sistema funciona eficazmente. Adaptabilidad: cualidad que le permite evolucionar dinmicamente con su entorno. Eficiencia: cualidad que permite al sistema alcanzar su objetivo con economa de medios. Sinergia: la capacidad de actuacin del sistema es superior a la de sus componentes individuales.

Una vez establecidas las caractersticas que definen a los sistemas~, stos puede diferenciarse en diferentes clases, que pueden encontrarse asociadas entre ellas5>: 1. 2. 3. 4.
5.

Sistemas naturales. Sistemas fsicos diseados. Sistemas abstractos diseados. Sistemas de actividad humana. Sistemas trascendentales.

3.2.

SIsTEMA E INFORMACIN

El concepto bsico relacionado con un sistema, especialmente en aquelos que se definen como diseados, es el de proceso de transformacin Las acciones contenidas en el sistema son el conjunto de acciones interrelacionadas necesarias para transformar las entradas en salidas. Esto implica que debe existir un grado de interconectividad entre las entidades que forman el sistema, y permite definir los recursos del sistema. La accin, la transformacin que realiza el sistema debe tener disponibles mecanismos que aseguren su control para alcanzar la mejor realizacin posible, lo cual se consigue mediante medidas de desempeo, utilizadas por procedmien~

CHISCKLAND, P.: Pensamiento de sistemas, prctica de sistemas, Mxico, Megabyte Grupo Noriega, 1993, pp. i31-i32; Wt.soN, B.: Sistemas: conceptos, metodologa y aplica-

clones, Mxico, Megabyte Grupo Noriega, 1993, p. 42. 24 WILSON, 01>. cii>, pp. 46-47.

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tos de toma de decisiones para ejecutar mecanismos de control. El elemento comn a todas estas acciones es la informacin, que se dirigen entre si las partes del sistema, mediante mensajes, para asegurarse de que se cumplen los controles, y que por lo tanto el sistema cumple su misin adecuadamente. Estas acciones tienen lugar en un rea definida, lo que permite establecer los lmites del sistema. Por lo tanto, el sistema utilizar, en primer lugan una informacin interna, sobre s mismo, que adecuar su accin a su entorno. Esta informacin ser independiente de su objeto de trabajo. Por supuesto, si se trata de un sistema de informacin, sta ofrecer dos niveles, correspondiente a la propia del sistema, por una parte, y a la informacin gestionada, por otra. Esto permite sealar que la seleccin del nivel del sistema es una decisin arbitraria por parte del investigador, y hace posible introducir el concepto de jerarqua de sistemas, lo que permite definir al sistema en un nive dado dentro de una serie de niveles de sistemas, gracias a los limites definidos25.

3.3.

SISTEMA Y OBJETIVOS

El objetivo general de un sistema diseado por el hombre es alcanzar los objetivos para los que fue creado. Se trata, en este caso, de hacer frente a problemas que surgen en el mundo real, lo que supone identificar, disear e implementar sistemas de actividad humana. De esta afirmacin se deduce que la determinacin de los objetivos es un factor fundamental en los sistetnas. Pueden definirse cuatro grandes categoras de sistemas segn sus objetivos Sr,. 1. 2. 3. 4. Deterministas o mecnicos: los sistemas producen siempre el mismo resultado. Probabilistas o estocsticos: no es posible predecir exactamente la respuesta, sino slo un rango de posibilidades. Adaptativos o auto-controlados: sistema que se controla a s mismo, variando de acuerdo a la retroalimentacin que realiza. Competitivo o controlado externamente: controlado por los factores externos al sistema.
En
este

sentido, el estudio aqu presentado no va a tratar los sistemas de infonila-

cin referidos al conjunto de polticas, organizacin y centros, como han sido definidos por Atberton o Ros en la bibliografa citada, ya que el objeto de inters de este trabajo son los sistemas de informacin automatizados, y a ellos sc va a circunscribir a partir de este sit>mento.

Row

ry.

00. it., p. 4.

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211

4.

SISTEMAS DE INFORMACIN

Si se retoma el concepto de sistema, segn el diccionario de Oa. Mara Moliner27, sistema es el Conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Conjunto de cosas que se mueven, actan u obran coordenadamente. Esta definicin tan amplia combina los elementos estticos con los dinmicos, al mismo tiempo que por un lado las normas y por otro los elementos. Empero, si nos permite admitir que un sistema es un objeto identificable, con una estructura que realiza algn tipo de accin, evoluciona durante un tiempo, en un ambiente, para obtener un resultado. Desde la perspectiva de la Ciencia de la Informacin y la Documentacin, hay que volver a recordar obligatoriamente a los principios defendidos por Borko en 1968, que sirven para enmarcar el objeto de investigacin dentro de la disciplina de las ciencias de la informacin y la documentacin:
Ciencia interdisciplinaria que investiga las propiedades y comportamiento de la informacin, las fuerzas que gobiernan el flujo y uso de la informacin y las tcnicas manuales y mecnicas del proceso informativo para el ms eficaz almacenamiento, recuperacin y diseminacin2.

Corno puede apreciarse, en la propia definicin puede encontrarse un paralelismo muy marcado en los elementos y la finalidad del sistema de informacin. Tal es as que cada vez en mayor medida se est desarrollando un torpus terico sobre la organizacin y tareas del documentalista dentro de este ambiente dinmico de los sistemas de informacin, por lo que se puede afirmar que la gestin de informacin, tal y como se acepta en la actualidad, es la integracin en un nuevo marco del trabajo del documentalista y las posibilidades ofrecidas por los sistemas de informacinr: Supone la introduccin del concepto de sistema de informacin como nuevo objetivo de nuestra disciplina, al tiempo que

Motj~<r~, Ma: Diccionario de uso del espaol, Madrid, Gredos, 1990. Bom<o, H.: Information Science: What it ist American Documentation, 19, 1, 1968, p. i45 (citado por LPEZ-YEPES, i., Introducin al estudio de ios sistemas de informacin y documentacin en las organizaciones, en LPEZ-YEPES, J. (comp.), Fundamentos de In/or.

nacin y Documentacin, Madrid, Eudema, 1989, p. 204). Esto no es bice para no compartir las aseveraciones realizadas por Ros, J., Gestin (le la tnformacin y la Documentacin en las Organizaciones, Revista General de Informaion y Documentacin, 3, 1, 1993, pp. 127-134, sobre el nacimiento, funciones y significado de la gestin de la informacin. La cita est tomada de Ros, J., etal., Gestin de la informacin y la documentacin en las organizaciones: una aportacin bibliogrfica, Revi?sta General de Informacin y Documentacin, 2, 1, 1992, p. 35.

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Jess Tramu las Saz the practica! work of information seientifist is concerned with development, operation, awd managemen of information systems of ah kinds, and with al! the various techniques and technologies by which information is

trausferred Dentro de los diferentes tipos de sistemas, es posible situar a la Documentacin como sistema abierto, en relacin con las otras disciplinas con las que se relaciona, as como con su finalidad intrnseca. Se trata, entonces, de un sistema que intercambia energa con su ambiente, segn diferentes escalas3. Las leyes bsicas del sistema documental, tal y como fueron establecidas por Vickery, siguiendo a Ranganathan son un elemento de gran vabr en el momento de considerar un sistema de informacin basado en ordenadores:
~,

1. 2. 3.
4.

Los documentos son para usarlos. A cada usuario su documento. A cada documento su usuario. Salvaguardar el tiempo del usuario y del documentalista. El servicio documental siempre est en crecimiento.

5.

4.1.

EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN

Cuando se habla de un sistema de informacin, se est hablando de algo mucho ms amplio que un sistema informtico: se est hablando de un sistema ms extenso, que incluye la organizacin Por lo tanto, los sistemas pueden llegar a ser tan complejos como facetas de inters, de todo tipo, tenga la organizacin. Lpez Yepes ha incidido en el evidente proble.

VcKeia y VcKet<v, op. cii., p. 210.

Resultan significativas y de gran inters las tesis propuestas por SOREoo, E., e Iz. i. M., Concepcin lgico-lingstica de la documentacin, Madrid, IBERCOM, i983,pp. 201-102 32 RANGANATHAN, S. R.: TIte Five Laws of Librarv Science. flangalore: Sarada Ranganathan Endowment for Library Science, 1993. Estas leyes son completadas de cara a los sistemas de informacin, en relacin con el coste y aprovechamiento del servicio, en Vmcxrnv. B. C., y Vcm<ERY, A., Information Science in Theory and Practice, Londres, Bowker-Saur.
QUIERDO,

1992, p. 260.

Ros. J.: E! reto de la moderna organizacin. Tres lecciones sobre documentacin geleral <Sistemas de informacin y documentacin). Cuadernos E. (LSD. Complutense, 1. 2. 199i, p. 44. Vase la valiosa bibliografa reunida por Ros, J., ci al., Gestin de la informacin y la documentacin en las organizaciones: una aportacin bibliogrfica, Revista Cene rol de Injrtnacin y Documentacin, 2, 1,1992, pp..33-69.

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219

ma terminolgico y conceptual que rodea al trmino sistemas de informacin><. Como acertadamente ha sealado Ros:
Definir los sistemas de informacin es, en general, una tarea complicada, porque se compone de mltiples procesos que son, al mismo tiempo, actores en otros subsistemas de la organizacin, y, porque et Sistema de Informacin participa de toda actividad que se desarrolla en esa organizacin->.

De hecho, el sistema de informacin es un elemento ms del patrimonio de la organizacin que lo utiliza, y el nfasis debe ponerse en la informacin que es necesaria para apoyar las actividades emprendidas por la organizacin, antes que en los requerimientos de administracin Lo anterior se refleja en la teora de la contingencia, segn la cual las organizaciones son sistemas abiertos en interaccin con el entorno externo, siendo el concepto clave de esa interaccin el procesado de informacin37. Por lo tanto, los sistemas de informacin en la organizacin podrn manipular informacin de los dos tipos que han sido definidos con anterioridad.
6,

4.2.

HACA UNA DEFINICIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

En primer lugar, se debe centrar el anlisis en definir, si es posible, o en aproximarse a una definicin, en su defecto, sobre qu es un sistema de informacin y/o cules son las funciones o elementos que lo caracterizan. En esta lnea, antes de profundizar en sus posibles presentaciones y estructuras, hay que considerar las funciones del sistema de informacin en el contexto ms amplio de la transferencia de informacin con vista a la resolucin de problemas planteados por el usuario>8. De esta forma, un sistema de informacin tendr dos entradas principales, correspondientes a las realizadas por usuarios con problemas que deben resolverse, y a la descripcin de entidades reales existentes fuera del sistema, y una salida, que

Lprzz YEPES, J.: El desarrollo de los Sistemas de Informacin y Documentacin, Cuadernos E.U/iD. Complutense, 1,2,1991, p. 23.
3S

Ros, J.: Auge de los Sistemas de informacin y Documentacin en las organIzacio-

nes, Cuadernos de Documenacin Multimedia, 2, 1993, p. 7. LPEZ HERNNDEZ, 1.: La Gestin de la informacin en las organizaciones: una disciplina emergente, Tres lecciones sobre documentacin general (Sistemas de informacin y documentacin). Cuadernos E.U.B.D. Complutense, 1,2, 1991, pp. 7-22. BROEKSTRA, G.: The systems paradigm in organization and managemnent: fron> open systems to the chaos hypothesis, en RODRGUEZ y BANATHY, op. ci, 1993, p. 71. LE MOIGNE, J. L.: Towards New Epistemological Foundations for Information Systems, SYstems Research, 2, 1985, pp. 247-251.

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responder a las necesidades de los usuarios y supondr un cambio en el estado de stos Toda organizacin tiene un sistema de informacin, independientemente de que sea automatizado o no. En cierto modo, se trata de una entidad abstracta, un medio por el cual los datos y la informacin fluyen de una persona o departamento a otros, y que puede ser cualquier cosa, desde una comunicacin verbal a complejos sistemas de cmputo. Por esta razn, se trata de un sistema abierto, que interacciona con su medio ambiente, con un importante mecanismo de control4. Debe considerarse que la organizacin, ineludiblemente, mantiene flujos de informacin con el exterior, identificados como externos, y en su propio interior, o internos, los cuales a su vez pueden ser ascendentes, descendentes u horizontales, y tanto de tipo formal como informal. Tomando en consideracin las caractersticas de los sistemas y las aportaciones de otros investigadores. De Miguel y Piattini proponen la siguiente aproximacin<:
<... Definimos el sistema de informacin corno un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre s de acuerdo con unas certas reglas que aporta al sistema objeto (es decir, a ia organizacin a la cual sirve y que le marca las directrices de funcionamiento) la informacin necesaria para el cumplimiento de sus fines, para lo cual tendrd que recoger, procesar y almacenar datos, procedentes tanto de la misma organizacin como de fuentes externas. facilitando la recuperacin, elaboracin y presentacin de los mismos>-. 39

Los citados autores aaden posteriormente como uno de los instrumentos principales del sistema de informacin los sistemas de bases de datos. El sistema de informacin tiene la misin de memorizar y de producir informaciones, y ponerlas a disposicin de la organizacin. Cualquier tipo de sistema de informacin se crea para adquirir, almacenar, organizar y recuperar informacin conjunto de procedimientos organizados que cuando se ejecutan, proporcionan informacin para la toma de decisiones y/o el control de la organizacin4. Se debe puntualizar la definicin antertor con las palabras de Wilson:
V, ~<,,,

Son<oe., Op. cii., p. 42. SLNN, i. A.: Anlisis y diseo de sistetnas de infrmacin, Mxico, McGraw-Hill,

1992, pp. 20-21.

~ Dr PAI,i.o, t.: El reto informtico. La gestin de la injrnacin en la empresa, Madrid, Pirniide, 1989,fr3Oi 42 DE MIGUEL, A., y PArriN, M.: Concepcin y diseo de bases de datos. Del Modelo Fil? al Modelo Relacional, Madrid, RA-MA, 1993, p. 17. Losii 2 y WoRI,EY, op. ci, pp. 2, 6-7. N LucAs, H.: Sistemas ce informacin. Anlisis. Diseo. Puesta a punto, Madrid, Parannfo, 1987, p. 16.

Sistemas de infrmacin: una reflexin sobre infrmacin, sistema...

221

Los sistemas de informacin son en realidad sistemas de datos proce-

sados. Slo se vuelven sistemas de informacin cuando alguien usa el resultado. Por tanto, un sistema de informacin debe incluir al usuario... Un usuario recibe informacin y, en virtud de desempear un tipo de actividad (con base en esta informacin de apoyo), produce una salida de datos.

En el mismo sentido ha insistido De Pablo, para el cual el sistema de informacin es una simbiosis entre usuario, informacin e instrumentos para administrar dicha informacin46. Esto permite afirmar que la mayor parte de los sistemas de informacin son mixtos, en el sentido de que combinan procedimientos manuales y automticos.

4.3.

Los

SISTEMAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL

(SID)

Ha sido Codina47 quien ms recientemente ha intentado conceptualizar los sistemas de informacin documental, por oposicin a los sistemas de informacin tradicionales. Para este investigador, los elementos que definen a un SID son los siguientes48: 1. 2. 3. 4. Un conjunto de conceptos fundamentales y, en su caso, unas proposiciones asociadas. Un modelo general de un sistema de informacin documental. Un modelo general de los procesos de transformacin que tienen lugar en el interior del sistema. Una proposicin general sobre la Documentacin y dos proposiciones particulares, relativas al estatuto de la Documentacin como disciplina cientfica y su relacin con otras disciplinas cuyo objeto de estudio tambin es la informacin en alguna de sus facetas.

Se puede afirmar, sin duda alguna, que los sistemas de informacin documentales son un tipo de sistemas de informacin, con unas caractersticas particulares, entre las que destacan las funciones de representacin y de comparacin. Sin embargo, se puede objetar la afirmacin de Codina de
WEsoN, op. cii., p. 224. PABLO, op. cit., p. 25.

~>

De

CODINA, L.: Modelo conceptual de un sistema de informacin documental, Revi?tta Espaola de Documentacin Cientfica, 17,4, 1994. pp. 440-449. Vase tambin su reciente aportacin en TRAMUIJAS, J. (ed.), Tendencias de Investigacin en Documentacin, Zaragoza, 1996, donde avanza algunas cuestiones ms depuradas en las que s podemos comedir plenamente. CODINA, op. <it., p. 442.

222

Jess Tramullas Saz

que los SID (sistemas de informacin documental) no modelan sistemas objeto que desarrollan actividades, sino sistemas objeto que constituyen depsitos interesantes de conocimiento4 Precisamente, los modernos sistemas de gestin documental almacenan y desarrollan, o por lo menos deberan, actividades relacionadas con los objetivos de la organizacin, y no pueden, ni deben, limitarse a ser un simple repositorio de documentos, ya que esto los convierte en simples y obsoletos sistemas de bases de datos. Es difcil aceptar la afirmacin de su naturaleza probabilstica, ya que esto supone confundir el funcionamiento interno del sistema con el marco cognitivo externo del usuario, aspecto ste que resulta desconocido para cualquier tipo de sistema de informacin.

4.4.

LA

COMPLEJIDAD MULTIFACETADA DE 1.05 SISTEMAS DE INFORMACIN

La complejidad que preside el estudio de los sistemas de informacin puede resumirse utilizando las metforas presentadas por Van Gigch y Le Moigne Para Van Gigch, el paradigma que gua el estudio de sistemas de informacin debe responder a fuentes de conocimiento, objeto de estudio, escuelas de pensamiento, propsitos, metodologas para las actividades y anomalas. La aplicacin de la triloga formada por paradigma, escuela de pensamiento y metfora a los sistemas de informacin da como resultado la creacin de interesantes metforas complejas La bibliografa ms tradicional seala tres componentes principales en los sistemas de informacin~, que corresponden a los datos, el tratamiento, las reglas y normas, y los procesadores. Tras las afirmaciones realizadas en los prrafos anteriores, es posible ampliar de manera ms adecuada los elementos que conforman un sistema de informacinM:
5~~ >.

Vanse las afirmaciones de CODINA, L., La naturaleza de la recuperacin de informacin: implicaciones para el diseo de sistemas de informacin documentales, Actas de las IV Jornadas Espaolas de Documentacin Automatizada DOCUMAT 94, Gijn, 1994, PP.

435-438.
VAN Ccen, J. P., y Lx
MO[GNFI,

J. L.: A Paradignatie Approach to the Discipline of

Information Systems, flehavioral Sciences, 34,2, 1989, pp. 128-159.

Las metforas se encuentran recogidas en la tabla reproducida. Vase VAN GIGCH, J.

P., Paradigms, en RODRGUEZ y BANATHY, oj~ oit., 1993, pp. 43, 45-52. 52 SEGIET. D.. y BRovssx, It: Ladministralion du ,svstc=me dinjrmation, Pars, Dunod,
1992, PP. ~

Se sigue la pauta marcada por Dx. PABlo, op. cit., p. 35. Es necesario insistir en que un sistema de informacin no puede reducirse al ordenador o computador que lo sostiene, ya
que una mquina no es un sistema de informacin por s mismo. en el sentido en el que se trata aqu, sino el elemento capaz de desempear todas las funciones de los elementos soporte del sistema de informacin (vase DE PABEO, op. ci. PP. 39-41).

Sistemas de informacin: una reflexin sobre informacin, sistema...

223

1. 2. 3.

Informacin. Usuarios. Elementos soporte: vehculos de informacin, procesadores de informacin, difusores de informacin y almacenes de informaclon.

A su vez, las caractersticas de los sistemas de informacin pueden agruparse en5>: 1. Tecnolgicas: rendimiento y seguridad desde el punto de vista del equipo fsico. 2. 3. 4. Funcionales y semnticas: si el sistema hace lo que debe de forma correcta y es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes. Econmicas: coste del sistema y eficiencia en cumplir sus objetivos. Sociales: impacto sobre el entorno social.

El objetivo del sistema de informacin, y de sus componentes, es la gestin de informacin de todo tipo. Por ello, busca facilitar el desempeo de las actividades administrativas, de gestin y de produccin en todos los niveles de la organizacin, lo que realiza suministrando la informacin adecuada, con la calidad adecuada, a la persona adecuada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato preciso para que su uso sea correcto. Para alcanzar los objetivos previstos, el sistema debe ser capaz de desempear las siguientes funciones: 1. 2. 3.
4.

Recogida de datos de entrada. Evaluacin de calidad y relevancia de los datos. Manipulacin o proceso de los datos. Almacenamiento de la informacin. Distribucin de la informacin.

5.

Normalmente, los datos que manipule un sistema de informacin pueden dividirse en tres grandes categoras, que corresponden a microdatos (datos rutinarios, desagregados, sin influencia en la decisin), macrodatos

Segn

BUBENNO, J.

A.: Information modelling in the context of system development.

PTATiINI,

Information Processing. Amsterdam, 198<), pp. 359-411 (citado por DE MIGUEL y

Vase Dr PABLO, Op. civ,

op.

pp.

33-34.

224

Jess Tra,nullas Saz

(agregados, ayudan a la decisin) y metadatos (informacin y datos sobre los propios datos y su significado). Independientemente de los componentes y de las funciones, se han realizado numerosos esfuerzos por ofrecer una tipologa de los sistemas de informacin, algunas de las cuales se citan seguidamente. Por una parte, se han sealado tres tipos de posibles sistemas de informacin dentro de una organizacin
56:

1.

Sistemas de procesamiento de datos: se desarrollan para procesar grandes volmenes de datos generados en actividades rutinarias, que normalmente siguen procedimientos de operacin estndar. Tambin se les llama sistemas para procesamiento de transacciones. Sistemas de informacin para la administracin, o de informacin administrtiva (MIS, Management Information System): son aquellos que, accediendo a los anteriores, ofrecen informacin que se utiliza para la toma de decisiones y el control en situaciones bien estructuradas, en las que puede utilizarse otro tipo de informaciones. Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, Decisioti Support Systems): ofrecen informacin personalizada para el usuario determinado, cuando debe tomar una decisin ante situaciones particulares semestructuradas o no estructuradas.

2.

3.

De acuerdo a las decisiones, como ya se ha sealado en el prrafo anterior, se pueden dividir los sistemas en los que son sistemas de decisin estructurada y sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas~, de acuerdo con el tipo de apoyo que prestan a la actividad de la organizacion: 1. Sistemas de decisin estructurada: son aquellos que pueden automatizarse st se identifican las condiciones. Suelen utilizar rboles y tablas de decisin, que cubren todas las posibles situaciones.

KENDALL, K. E., y Kx.NDt.t,, J. E.: Anlisis y diseo de sistemas, Mxico, PrenticeHall, 1991, pp. 3-5; SENN, op. nt., pp. 25-30. Para DE PABLO, op. cit., p. 33, todos entran en la categora de MIS. La evolucin de los posibles tipos de sistemas de informacin puede apreciarse si se consulta la obra de Srorr, O. M., Principios de sistemas de informacin, Mxco, McGraw-Hill, 1988, donde este autor diferencia sistemas gerenciales. de contabilidad. de mercadotecnia y de manufactura. Una exposicin sobre las caractersticas y los mtodos de diseo de cada uno de ellos lo ofrecen KLNDAI.I. y KENDALL, op. cit., eaps. lO y II.

Sislemas de informacin: una reflexin sobre infrrmacin, sistema...

225

2.

Sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas: suelen identificarse con los DDS, ya sealados anteriormente. Su principal funcin es organizar la informacin que se utilizar para tomar una decisin, e incluyen la consideracin del la existencia de un factor de riesgo y de criterios mltiples.

Otra divisin diferencia tres modelos de sistemas de informacin58: 1. Modelo A: sistema desde una perspectiva general, llamado de informacin generalizada (EATPUT), con subsistemas de entorno y de procesamiento de datos. Modelo B: subsistema dentro de las organizaciones, destacando los Management Information Systems (MIS) y los Information Management Systems (IMS). Modelo C: conjuncin de redes y centros de informacin, en el mareo de una poltica nacional o territorial. Un concepto que ya ha sido superado, por la dificultad en satisfacer todas las necesidades de la organizacin, es el correspondiente a los sistemas de informacin totales. La creacin de un nico sistema monoltico origina gran cantidad de problemas en la actualizacin y explotacin del sistema, as como su adecuacin a las necesidades de la organizacin.

2.

3.

4.5.

LA

INTERACCIN CON EL USUARIO

En el mbito cognitivo y psicolgico, no debe olvidarse que los diferentes sistemas de informacin actan de manera diferente sobre el usuario. As, los sistemas de informacin para la administracin (MIS) no implican un cambio en la persona, mientras que los de apoyo a decisiones (DSS) cambian de forma dinmica la actitud y la accin de la persona con la que interactan. Cada una de las personas de la organizacin puede considerar al sistema de informacin de manera distinta, con la variacin consecuente en su comportamiento frente a aqul. El sistema se integra en un contexto, en un ambiente, que determina, en gran medida, las prestaciones del sistema, por lo que el sistema y su entorno se encontrarn interrelacionados y sern interdependientes. Parte fundamental de ese ambiente son los usuarios. Por lo tanto, es forzoso concluir que los usuarios son al mismo tiempo parte y entorno de los sistemas de informacion.
Lpez YzpLs, op. cii., 1990, pp. 29-31.

226 4.6.

less Tramallas Saz

HACA UN CICLO DE VIDA DE 1.05 SISTEMAS DF INFORMACIN

Dentro de las diferentes metodologas de desarrollo, vistas ms adelante, desempea una funcin fundamental la creacin de modelos. Estos modelos permiten la comprensin del funcionamiento del sistema, descubrir problemas y solucionar errores, durante el proceso de desarrollo, con el ahorro de recursos que ello conleva. La utilizacin de los modelos facilitan, de la misma forma, la automatizacin de las funciones del sistema considerado. Los prototipos son creados utilizando como base los modelos lgicos establecidos, y. si resultan vlidos, se incorporan al sistema final. Un sistema de informacin, y todo el complejo proceso de su creacin y desarrollo, debe obedecer a unas justificadas razones de la organizacin. Sennv> ha propuesto un resumen de las cinco principales razones que motivan el desarrollo de nuevos sistemas: 1. Capacidad: mayor velocidad de procesamiento e incremento en el volumen de datos, as como una recuperacin de la informacin mas rpida. Control: mejora y exactitud en la consistencia de la informacin manejada por la organizacion. Comunicacin: mejora de la comunicacin entre las diferentes unidades de la organizacin, as como una mayor integracin. Costes: monitoreo y reduccin de costes. Ventaja competitiva: una amplia consideracin en la que se incluye atraer clientes, superar a la competencia, lograr mejores acuerdos con los proveedores y desarrollar nuevos productos. memorey se

2. 3. 4.
5.

El ciclo de vida del sistema debe verse desde la perspectiva de la jora para optimizar el sistema, de acuerdo a las necesidades de cada mento. Esto se consigue gracias al pilotaje o control del sistema, que ne las funciones de seguimiento, anlisis y reaccin, si es necesario asegura de que el sistema ejecuta los planes previstos.
~,

4.7.

HACA UNA PLANIFICACIN DF LOS SISTEMAS DE iNFORMACIN

Por ltimo, no hay que olvidar que un sistema de informacin ha de responder a unas polticas bien definidas de informacin para la organiza-

op. cit., 3992, p. 62. SEGTET y Baovstz, op. cix., Pp. 25-30.
SLSN,

Sistemas de informacin: una reflexin sobre informacin, sistema...

227

cin, acordes con su finalidad6. Estas polticas desempean una funcin de marco y relacin entre las partes internas y externas de la organizacin, y. por ende, su importancia es elevada. La importancia que tiene el sistema de informacin para la organizacin o el proyecto que lo ejecuta obliga a pensar en una planificacin a medio y largo plazo de los sistemas de informacin, en lo que se ha lanado planeacin estratgica de los sistemas de informacin. En realidad, esta planeacin es la primera fase del diseo de un sistema de informacin, y su finalidad es establecer el marco de la poltica de informacin en la organizacin, as como hacer efectivo el entendimiento entre los diseadores y los usuarios de los sistemas. Las etapas de la planeacin estratgica son62: 1. 2. 3. Establecer las metas de los sistemas de informacin. Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas de informacin. Determinacin de los recursos y la capacidad de los sistemas de informacin.

Por supuesto, tambin han sido creadas varias metodologas para guiar la planeacin estratgica, entre los que deben citarse el mtodo de planeacin de sistemas empresariales de IBM (BSP), 5PM, SSADM, el mtodo de planeacin estratgica de arquitecturas de computadores de Nolan, Norton & Co., y el mtodo de factores crticos de xito (CSF)6

4.8.

LA

EVOLUCIN I)E LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Una vez resuelta la fase de planeacin estratgica, se utiliza la metodologa de desarrollo de sistemas para crear el sistema de informacin pertinente. La disciplina que se encarga de los sistemas se ha denominado ingeniera de sistemas (LS), y se concibe como la encargada de planificar, disear y operar los sistemas, utilizando tcnicas de investigacin operativaM. Todo este proceso ser tratado con amplitud en el prximo captulo.

Como ejemplo clsico det desarrollo de polticas de informacin, vase el cap. 2 de P., Manuel pour les systmes et services dinjrmation, Pars, UNESCO, 1984, Pp. 22-45. 62 BURcH y GRuDNITsKI, op. cit., pp. 591-599. SENN, op. cit., pp. 73-74.
ATHERTON,
64

ARBONES, op.

cii., i991, p. 9.

228

Jess Tramullas Saz

La propia dinmica sistmica en el desarrollo de sistemas de informacin propicia la innovacin y la aparicin de nuevos enfoques. Por ejempo, la evolucin natural de los sistemas de informacin ha llevado a poder clasificar stos dentro de uno de los cuatro tipos siguientes, superando otras clasificaciones anteriores: 1. TTS, o Traditional Transaction Systems: tratan informacin repetitiva, como nminas, contabilidad, pedidos, etc, buscando velocidad, eficacia u control de datos masivo. Se apoyan en bases de datos y en desarrollos estructurados y/o modulares. DSS, o Decission Support Systems: analizan la informacin de los anteriores, dando como resultado informacin elaborada para facilitar la toma de decisiones. Se basan en herramientas estadsticas, utilizando lenguajes de cuarta generacin e interfaces grficos de usuario. Uno de sus derivados son los EIS (Executive Information Systems), orientados a la alta direccin. OIS, u Office Information Systems: se encargan de distribuir la informacin que es generada por los TTS y tratada por los DSS. Utilizan bases de datos distribuidas, multimedia, herramientas ofimticas... BPA, o Business Process Automatical: cubren aspectos ms generales de las funciones de la organizacin, sirviendo como apoyo a las tareas de organizacin, planificacin y decisin, as como para el control. Una caracterstica aadida muy importante debe ser su capacidad para adaptarse rpidamente a las cambiantes situaciones competitivas.

2.

3.

4.

Superadas los estadios expuestos, es el concepto de integracin de sistemas de informacin, que comprende la interrelacin de la arquitectura de informacin, de los sistemas abiertos y de la interconexin, la que caracterizar la nueva generacin de sistemas de informacin. Integracin que, con la misma filosofa, ir borrando las limitaciones en las combinaciones de informacin de gestin, factual y documental <1

Vase el panorama esbozado por CODINA, L., Integracin de los sistemas de informacin: El estado de la cuestin en Catalunya, 4es..Iornades Catalanes de Documentacw. Barcelona, 1992, Pp. 267-284.

Sistemas de informacin: una reflexin sobre infrmacin, .sstema...

229

5.

SISTEMAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL: DEFINICIN, CARACTERSTICAS Y ELEMENTOS

Es necesario terminar concluyendo con una primera definicin de los sistemas de informacin documental. Se pueden definir como un tipo especial de sistema de informacin, cuyo objeto de trabajo es el documento, de cualquier tipo, sobre el que se realiza un tratamiento documental conforne a las tcnicas establecidas por los principios generales de las Ciencias de la Documentacin, para resolver los problemas planteados en una organizacin dada. Dos sern las funciones principales que deber resolver el sistema de informacin documental: la representacin de los documentos, lo que har a travs de la clasificacin y tcnicas complementarias, y la recuperacin de los documentos7. Los elementos tcnicos que formarn el sistema de informacin documental sern los comunes a los sistemas de informacin en su sentido ms amplio. Si se debe insistir en que, desde nuestra perspectiva, el tipo de sistema de informacin al que ns se asemeja el sistema de informacin documental es el denominado DSS (Decission Support System. o Sistema de Soporte a las Decisiones), en cuanto se trata de un sistema que debe hacer frente a situaciones poco o nada estructuradas, y debe ser capaz de ofrecer respuestas concretas a necesidades vagas o imprecisas, que irn modificndose durante el propio desempeo del sistema. Esto no debe ser bice para considerar que tambin puede darse un tratamiento documental en situaciones perfectamente estructuradas, como es el caso de la recuperacin de documentos a travs de una clasificacin monojerrquica. No se puede admitir la pretendida probabilidad del sistema, ya que esa probabilidad es resultado de la introduccin o recuperacin de datos extrnsecos, no de los mecanismos intrnsecos del sistema. Los sistemas de informacin documental deben superar el concepto tradicional del texto como objeto de trabajo, e incorporar nuevos tipos de informacin documental, como la grfica o la numrica, as como integrar las patitas y normas de trabajo, asegurando, por otra parte, el acceso a repositorios de informacin heterogneos en espacio y tiempo.

~ Aunque se adopta el trmino ofrecido por CODINA (vid. supra), ello no significa aceptar todas las ideas, muy valiosas, expuestas por este autor. Por otra parte, el trmino sistema de informacin documental se utitt,a dando por sentado que se trata de un sistema automatizado, algo que va a tener que generaiizarse en plazo muy breve. Las restricciones impuestas en los sistemas de informacin a travs de la recuperacin mediante clasificaciones han sido estudiadas por MANLIY, .1., Are classifications still relevant in databasest en NLORINI, O., et al. (eds.), Documentary Languagues and Databases, Advancr,s in Knotvledge Organization, vol.3, Frankfurt/Main, indeks Verlag, 1991, pp. i20129.