Código: CTC-CR-R-04

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y Versión: 3

CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Fecha: 12/03/2020

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

NORMA NTC - ISO 9001: 2015

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

NORMA NTC – ISO 14001:2015

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

NORMA NTC – ISO 45001:2018 – SGSST- RUC

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD & SALUD EN EL TRABAJO

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa

Elaborado por Aprobado por

Firma Firma
Nombre: Mayra Isabel Cogollo Nombre: : Edna Claro Navarro
Cargo: Coordinador HSEQ Cargo: Gerente
Fecha. 12/03/2020 Fecha:12/03/2020
Revisado por : Ana D. Monsalve P. Cargo: Asesor SG SST.

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Fecha: 12/03/2020

FECHA
VERS CONTROL DE CAMBIOS PAGINAS
D M A
1 19 01 19 Emisión Para revisión y Aprobación 5

Revisión del procedimiento y actualización

2 17 06 19 8
códigos y fechas

Se realizan ajustes generales del

procedimiento, se involucrarán los cambios de
la NTC ISO 45001:2018.
- Se independiza el procedimiento de
selección, contratación y evaluación de
personal del procedimiento de compras.
3 12 03 20 9
- Se actualiza en su totalidad el procedimiento
de acuerdo a la estructura organizacional, se
implementan nuevos criterios de selección y
contratación de recurso humano; al igual que
la creación y modificación de nuevos formatos.

4
5
6
7

FECHA
COPIA RESPONSABLE CARGO
D M A
1 12 03 20 Edna Katerine Claro Navarro Gerente
12 03 20 Asistente
2 Leonelis Turizo Monroy Administrativo y de
Personal
12 03 20 Coordinador
3 Mayra Isabel Cogollo
HSEQ
12 03 20 Coordinador de
4 Yurledys Fragoso
Operaciones
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Fecha: 12/03/2020

1. OBJETIVO:

Establecer e implementar el procedimiento de selección y contratación laboral del personal

de la empresa COOTRANSCOY según con los perfiles establecidos por la organización
para tener una adecuada selección, contratación, inducción, entrenamiento, capacitación y
posterior evaluación del desempeño del Recurso Humano en la ejecución de las actividades
asociadas a los procesos identificados en la organización.

2. ALCANCE
Aplica a todas aquellas personas que aspiren a ocupar un cargo de nivel Administrativo,
Operativo y/o Prestación de Servicios a los funcionarios líderes de procesos que incidan
directamente en la calidad, medio ambiente, seguridad y salud de los trabajos.

3. DEFINICIONES:

Aspirante: Persona que ha obtenido derecho a ocupar un cargo.

Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo

Perfil de Cargo: Condiciones específicas que debe cumplir una persona para ocupar un
cargo, en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.

Pruebas psicotécnicas: Cuestionarios diseñados para reflejar el nivel de las aptitudes

específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su personalidad,
intereses, o valores personales, de una manera objetiva

Competencias Laborales: Son los conocimientos, habilidades, actitudes y destrezas

personales requeridos para el desempeño efectivo de un puesto, en función de las
particularidades del quehacer de la institución que define a cada funcionario o empleado
para ser desarrollados en un período determinado.

Evaluación del Desempeño: Es un procedimiento para valorar o estimar de manera

sistematizada y formal, el rendimiento o gestión de un empleado con relación al desempeño
que ha tenido en su puesto, así como su potencial para un desarrollo laboral futuro.

4. REFERENCIA NORMATIVA:

 Ley 1562 de 2012

 Decreto 1072 de 2015
 ISO 9001:2015
 ISO 45001:2018
 ISO 14001:2015

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Fecha: 12/03/2020

5. RESPONSABLES:

Gerente: Identifica la necesidad y aprueba la selección y contratación del Recurso Humano.

Asistente administrativo y de personal: Es responsable de realizar la contratación del

recurso humano.

Líderes de Proceso: Son responsables de cumplir con todos los requisitos para el proceso
de contratación.

6. ACTIVIDAD:

ACTIVIDAD RESPONSABLE/
Y REGISTRO

La Gerente identifica la necesidad de ingresar o contratar Recurso

Humano, al igual que el tipo de ingreso; la necesidad puede surgir
por: creación de un nuevo cargo, retiro del personal y/o
necesidades o requerimientos del Cliente, Rotación de personal Gerente/Concejo de
entre otros, previa solicitud de la coordinadora de transporte por Administración
correo cuanto el cliente lo requiera.

Se realiza la Requisición de Personal el cual debe ser aprobado

por un miembro del Concejo de Administración y remitido al área
de recurso humano para establecer los requisitos del cargo CTC-CR-M-05 Manual
determinados en el CTC-CR-M-05 MANUAL DE PERFIL, de Perfil, Funciones y
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Responsabilidades.

El Gerente debe realizar la solicitud de ingreso de nuevo personal

con (1) un mes de antelación a la fecha estimada de ingreso o en
su defecto cuando la necesidad de ingreso por el cliente sea
inmediata se omite la antelación de un mes.

Todas las solicitudes de personal deben estar debidamente

justificadas por el área solicitante, en el formato CTC-CR-R-16 Requisición de Personal
REQUISICIÓN DE PERSONAL indicado el cargo, números de CTC-CR-R-16
cargos, salario, tipo de ingreso o contratación, la necesidad de
incorporación y el tiempo de contratación.

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Asistente Administrativa
Una vez aprobada la requisición de personal por el Concejo de y de Personal
administración y Gerencia, es remitida al área de recurso humano
para realizar la captación de personal y convocatoria de aspirantes
al cargo.
La búsqueda de aspirantes se llevará a cabo mediante la Bolsa Requisición de Personal
Pública de Empleo o Contratación Directa del Banco de Hojas de CTC-CR-R-16
Vida de COOTRANSCOY construidas con los currículos del
personal que ha laborado en los diferentes contratos ejecutados CTC-CR-M-05 Manual
por la cooperativa. de Perfil, Funciones y
Responsabilidades.
 La postulación de la vacante y la contratación del personal
requerido debe contener los mismos requisitos que están
establecidos en el CTC-CR-M-05 Manual de Perfil, Funciones
y Responsabilidades.
 Para el proceso de postulación de la vacante se requiere de (6)
seis días hábiles para obtención del resumen de posibles
candidatos.
Pasado los seis (6) días se obtiene el resumen curricular de Postulación Remitida por
posibles candidatos, se valida el perfil del candidato, verificando el Prestador
las habilidades, aptitudes y destrezas especificadas en el resumen
curricular y que cumpla con las necesidades del perfil requerido.

Se preselecciona los candidatos a ser entrevistados, se contactan

los candidatos para la recepción de las Hojas de Vida en las
instalaciones de la organización o que sean enviadas por medio
magnético para validar los requisitos del cargo.

 Para la contratación directa se contacta al candidato para

validar su disponibilidad y presenten hoja de vida actualizada.

Para determinar si el personal a ingresar se encuentre acorde se

hace estudio de hojas de vida referente a (estudios, formación,
experiencia, competencias, referencias, documentación legal y Hoja de vida del
antecedes judiciales etc.). aspirante

 Si al hacer la validación de la hoja de vida el candidato

preseleccionado no cumple con los requisitos mínimos del
cargo se le notificara vía telefónica el motivo de no
cumplimiento del ingreso y se preselecciona nuevamente otro
candidato que cumpla con los requisitos.

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 Para este proceso de validación de hojas de vida se requiere

de (3) tres días hábiles para su realización.

NOTA: Las hojas de vida recibidas en la organización de personal Hoja de vida del
se guardarán en medio magnético por un periodo de un (1) año. aspirante
Las que han laborado en algún Contrato, se guardaran en medio
magnético por un periodo de cinco (5) años, para efectos legales.

Validada la información de las personas preseleccionadas se cita

a entrevista a los candidatos que cumplan con los requisitos
(Posterior revisión y aprobación de la Hoja de Vida), la entrevista Gerente/
es realizada en el formato CTC-CR-R-19 SEGUIMIENTO DE CTC-CR-R-19
ENTREVISTA. Esto aplica también para la contratación directa. Seguimiento de
Para el ingreso de personal Administrativo se les realiza una Entrevista
prueba teórica - práctica de conocimientos y habilidades
establecidas por la organización y se deja constancia en el
Formato CTC-CR-R-05 REGISTRO DE ASISTENCIA.
Para el personal operativo (conductores) se les realiza prueba
CTC-CR-R-05 Registro
teórica y prueba práctica de conducción que son suministradas y de Asistencia
avaladas por el proveedor contratado que confirme su idoneidad.

 El proceso de informe de las pruebas para validar si el

candidato es apto para el cargo se requiere de (3) tres días
hábiles para su realización. Prueba Teórica por el
 Una vez realizadas las pruebas requeridas si el personal NO proveedor
CUMPLE o NO ES APTO para el cargo se le notificará
inmediatamente y se procede nuevamente hacer el proceso de Prueba Practica por el
preselección. proveedor

NOTA: los criterios de selección para todo el Recurso Humano que

laboren para la organización son los que están establecidos y
aprobados en el CTC-CR-M-05 Manual de Perfil, Funciones y
Responsabilidades.

NOTA: los criterios de contratación para todo el Recurso Humano

que ingresa a la organización debe tener la Educación y formación,
Competencias laborales y Experiencia para el cargo requerido así
mismo haber aprobado el 70% las pruebas teóricas y prácticas
realizadas en el caso de conductores y para el personal
administrativo que haya obtenido un puntaje máximo en las
pruebas de conocimiento de acuerdo a el criterio de evaluación de
cada prueba, todos los criterios tienen el mismo nivel de
importancia.

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Realizadas las pruebas teórica y práctica de los candidatos, si son

APTOS para el cargo la gerente remite la hoja de vida completa al
área de recurso humano para proceder a realizar los exámenes de Asistente Administrativa
ingreso en el formato CTC-CR-R-03 AUTORIZACIÓN EXAMEN y de Personal
MÉDICO OCUPACIONAL que es enviado al proveedor vía correo
electrónico de acuerdo al CTC-CR-R-13 PROFESIOGRAMA de la
organización y se notifica al candidato de su asistencia.
Autorización examen
 Para el personal operativo (conductores) se les debe realizar médico Ocupacional.
los exámenes Psicosensométricos (coordinación motriz y
CTC-CR-R-03
psicología) de acuerdo con lo establecido en la resolución 1565
de 2014.

Recibido el concepto médico ocupacional del candidato y este se

encuentre APTO se procederá a realizar las respectivas CTC-CR-R-07 Entrega
afiliaciones a la Seguridad Social a que tiene derecho el trabajador, Dotación Y EPP
se hace entrega de la respectiva dotación en el formato CTC-CR-
R-07 ENTREGA DOTACION Y EPP, y se procede a realizar y
formalizar el contrato individual de trabajo.

NOTA: La modalidad de contrato laboral de trabajo de la

cooperativa es a TÉRMINO FIJO con TRES (3) renovaciones Contrato laboral
automáticamente del mismo periodo. Afiliaciones a seguridad
Social
 Cuando el personal NO ES APTO por el concepto médico se
le notificara inmediatamente y se procede nuevamente hacer
el proceso de preselección y selección.

 Cuando se contrata personal por Prestación de Servicios se

solicitarán los pagos al sistema de Seguridad Social y demás Contrato de Prestación
documentos legales tales como (hoja de vida con sus anexos de servicios
y RUT) para realizar y formalizar el contrato de prestación de Profesionales
servicios profesionales.

NOTA: Para darle cumplimiento a todo el proceso de contratación

de recurso humano se requiere de un tiempo no menor de quince
(15) días hábiles para realizar todo el proceso de vinculación
laboral e ingreso del personal.

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Fecha: 12/03/2020

Ya contratado el personal inicialmente se realiza la inducción para

el cargo, dando a conocer las funciones y responsabilidades en el Coordinador HSEQ
SGI de acuerdo a lo plasmado en el documento CTC-CR-P-02
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO y CTC-CR-R-11 Inducción
se realiza la respectiva inducción y evaluación en los formatos Y Reinducción
CTC-CR-R-11 INDUCCION Y REINDUCCION y CTC-CR-R-12 CTC-CR-R-12
EVALUACION EFICACIA INDUCCION. Evaluación Eficacia
También se realiza la entrega de sus funciones y Inducción.
responsabilidades descritas en el formato CTC-CR-M-05 MANUAL
DE PERFIL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES del cargo
asignado y copia de los riesgos a los que se encuentra expuesto CTC-CR-M-05 Manual
de Perfil, Funciones y
para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Responsabilidades

Se aplicará la evaluación de desempeño a todo el personal dentro

del primero y segundo semestre del año, en el formato CTC-CR- Gerente/ Coordinador de
R-15 EVALUACION DEL DESEMPEÑO de acuerdo a esta Operaciones
evaluación se implementarán programas de capacitación y
entrenamiento para un mejor desempeño de las actividades
asignadas y la continua identificación de peligros.

Nota: No se evaluará el personal con menos de 6 meses y se CTC-CR-R-15

evaluará de acuerdo al semestre correspondiente del año. Evaluación del
Desempeño
Teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones del
personal se analizarán los criterios en los que se presentaron las
debilidades y se establecerán acciones tendientes a mejorar el
desempeño. Aquellos aspectos que no requieren de
capacitaciones serán tratados directamente con el trabajador para
establecer mecanismos que nos permitan mejorar el desempeño y
el ambiente de trabajo del personal.

Cuando el personal termine la labor, se hará efectivos los pagos

de liquidaciones y demás prestaciones sociales legales a que
tenga derecho, se hará la respectiva desvinculación a la Seguridad
Social y realización de exámenes de retiro, el cual se le entrega
físico para su respectiva realización.

Para el personal que labora en el área administrativa debe hacer

acta de entrega del puesto de trabajo en el formato CTC-CR-R-27

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CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Fecha: 12/03/2020

ACTA ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO. y se entregará

constancia Laboral y Paz y Salvo de la organización. CTC-CR-R-27
Acta Entrega de Puesto
De Trabajo

FRECUENCIA DE REVISIÓN

La revisión de este documento se debe realizar mínimo cada (2) años o cuando las
siguientes situaciones se presenten:

 Actualización de la reglamentación legal

 Cambios en los procesos
 Cambios en formatos
 Orden de criterios

7. REGISTROS ASOCIADOS

CTC-CR-P-02 PROCEDIMIENTO CAPACITACION Y FORMACION

CTC-CR-M-05 MANUAL DE PERFIL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
CTC-CR-R-02 REQUISITO HOJA DE VIDA
CTC-CR-R-03 AUTORIZACION EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL
CTC-CR-R-05 REGISTRO DE ASISTENCIA
CTC-CR-R-07 ENTREGA DOTACION Y EPP
CTC-CR-R-11 INDUCCION Y REINDUCCION
CTC-CR-R-12 EVALUACION EFICACIA INDUCCION
CTC-CR-R-13 PROFESIOGRAMA
CTC-CR-R-15 EVALUACION DEL DESEMPEÑO
CTC-CR-R-18 ACTA ENTREGA ACTIVOS
CTC-CR-R-19 SEGUIMIENTO DE ENTREVISTAS
CTC-CR-R-27 ACTA ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO
CTC-CR-R-28 SOLICITUD DE PERMISO

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