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ZProcedimiento Menor Cuantia
ZProcedimiento Menor Cuantia
Versión: 2.0
PROCESO GESTIÓN CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA DE Fecha: Mayo 13 de 2014
MENOR CUANTÍA
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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a través de modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía..
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte del área que requiere la
contratación y termina con el oficio de legalización dirigido al
a supervisor del contrato,
contrato con el fin de que
inicie el seguimiento y control en la ejecución del mismo.
3. Definiciones:
Acta de Cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo para la presentación de
propuestas, en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las
mismas.
Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, el sorteo en
donde se selecciona máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de
Contratación.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes Uniformes: Son bienes y servicios de común
utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en
consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los
que se refiere el literal
ral (a) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.
Código: GC-PD-05
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Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los
riesgos previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta.
Menor Cuantía: La menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales y procede
para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos
legales mensuales.
RP: Registro Presupuestal. Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y
Presupuesto, una vez se ha suscrito el contrato por las partes, que compromete el valor por el cual
resulte adjudicado el contrato.
Código: GC-PD-05
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Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de
dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso
por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co.
www.contratos.gov.co
Tenga en cuenta que si se van a adquirir bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio y podrá hacer uso de las siguientes
modalidades de contratación:
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entregas de producto y el pago del mismo de acuerdo con las condiciones pactadas.1
Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los
interesados en participar
ar deben presentar la manifestación de interés és en participar en el
respectivo proceso; con el fin de conformar la lista de posibles oferentes.
Si se reciben más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un
sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de
Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma
en la cual lo hará.
1
http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105&
http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105&Itemid=65
2 Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios. G-EAMP-01
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6. Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la publicación en el SECOP, para que sobre los mismos, los
interesados se pronuncieen acerca de los aspectos que consideren pertinent
ertinentes.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios
reglamentarios.
ACTIVIDAD
TIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
No.
Identifica la necesidad del bien o servicio a
adquirir de acuerdo con lo estipulado en el Plan
Anual de Adquisiciones..
See requiere hacer un estudio delde sector juicioso
1. Dependencia solicitante
y diligente,, para determinar el valor estimado del
bien o el servicio a contratar;
contratar de conformidad
con los manuales es establecidos por Colombia
Compra Eficiente
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Solicitud de expedición
de Certificado de
Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al Responsable Disponibilidad
4.
estudio de mercado realizado previamente) dependencia solicitante Presupuestal en el
formato aprobado para
tal fin.
Director / Jefe o
Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Solicitud de
5. Coordinador (a) del Área
Gestión Contractual. Contratación.
solicitante.
Recibe la solicitud de contratación con todos los
Secretaria Grupo Gestión
6. documentos requeridos, e incluye lista de Lista de Chequeo
Contractual.
chequeoo de documentos.
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Revisión
ión del pliego de condiciones definitivo y Coordinador (a)) Grupo Resolución de
acto administrativo
ativo de apertura,
a se procede a la Gestión Contractual. Apertura.
aprobación por parte de del (la) Coordinador (a)
del Grupo de Gestión Contractual, y Subdirector Profesional asignado del
15. Administrativo y Financiero, mediante vistos G.G.C.
buenos y firma del Ordenador del Gasto de la Subdirector
Resolución de Apertura.
Apertura Si se deben realizar Administrativo,
ajustes se devuelve al profesional asignado del
G.G.C. Ordenador del Gasto.
Conformación de la Lista de posibles oferentes, Profesional asignado
16. la cual se elabora con las manifestaciones de del G.G.C.
interés recibidas y de conformidad con los
requisitos solicitados.
Si se recibe más de diez (10) manifestaciones
de interés se podrá continuar con el proceso o
hacer un sorteo en audiencia pública para
seleccionar máximo diez (10) interesados con
quienes continuará el PrProceso de Contratación.
Se deberá establecer en los pliegos de
condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la Profesional asignado del Acta de Audiencia
cual se hará. G.G.C./ Coordinador Publicación en el
del G.G.C SECOP.
17.
Si hay lugar a sorteo, el plazo para la
presentación de las ofertas empezará a correr el
día hábil siguiente a la fecha en la cual la
entidad estatal informe a los interesados el
resultado del sorteo.
Recibir y analizar las observaciones y/o Grupo Gestión Correo electrónico y
preguntas por los interresados en el término Contractual/ Documento de
establecido en el pliego
iego de condiciones. Responsable respuestas.
dependencia solicitante.
Trasladar las observaciones
vaciones y/o ppreguntas al Comité Evaluador. Adenda.
comité evaluador para su aanálisis, respuesta y
18.
decisión de la pertinencia
tinencia de modificar el pliego
de condiciones definitivo.
ivo.
Elaborar formulario de respuestas
r con el comité
evaluador.
Proyectar adenda(s), si aplican.
a
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Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo de Contrato con número y
contrato. Gestión Contractual fecha.
27.
Los contratos se enumeran de manera
secuencial ascendente independiente de su
modalidad y por períodos anuales, lo incluye en
la base el
Solicita deRegistro
datos vigente.
Presupuestal. Secretaria Grupo de Registro Presupuestal.
28.
Gestión Contractual
Solicita al contratista las garantías respectivas. Profesional asignado del
G.G.C.
29.
El tipo y cubrimiento de las garantías depende
de la naturaleza del proceso y su complejidad.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) Profesional asignado del Acta de aprobación de
solicitadas. G.G.C. / Garantía.
Coordinador G.G.C.
30. Revisa la garantía recibida a fin de verificar que
la información allí contenida se ajuste a lo
solicitado en el contrato.
Comunica al contratista la aprobación de la Profesional asignado del Comunicación
31. garantía. G.G.C. /
Coordinador G.G.C.
Comunica al supervisor la designación para Profesional asignado del Memorando.
32. ejercer supervisión o Interventoria al contrato. G.G.C. /
Coordinador G.G.C.
33. FIN
Actividad 6. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista
de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual.
Actividad 8. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos según la lista de chequeo.
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Actividad 11. Se revisa documento del proyecto de pliego de condiciones del proceso de selección
abreviada de menor cuantía con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que
regula la Contratación de la Administración Pública.
Actividad 15. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso de selección
abreviada de menor cuantía,, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego
de condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e iigualmente
gualmente se debe revisar la
resolución de apertura del proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos
previos y el pliego definitivo del proceso.
Actividad 19. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de
condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía;; para lo cual se tendrá en
cuenta el formulario de respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las
observaciones presentadas por los posibles
posibles proponentes durante el período de observaciones a los
pliegos definitivos del proceso.
Actividad 30. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del
mismo, en particular se revisa:
7. Anexos: N/A