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Unidad 1: Conceptos bsicos de Contabilidad

Tema 1: Introduccin

La contabilidad es una ciencia o tcnica que permite a los administradores conocer la salud de la empresa, y obtener informacin relevante acerca de distintos aspectos econmicos de la misma. Esta informacin es relevante a la hora de tomar decisiones, y es por lo mismo que nos interesa conocerla en detalle. Por lo mismo, es que a continuacin veremos algunas definiciones de lo que ese conoce por contabilidad.

Definicin de contabilidad

Existen varias definiciones de lo que entenderemos por contabilidad, entre las que se destacan: Recopila informacin de todas las unidades de la empresa, las procesa y las entrega al medio externo e interno. Registro de los datos de actividad de una empresa para conocer y controlar su marcha. Medicin y clasificacin de informacin econmica para la comunicacin de los resultados de estos procedimientos a las partes interesadas. La definicin que utilizaremos ser la siguiente: La contabilidad es un lenguaje, ya que tiene como fin proveer de informacin a las personas que deben tomar decisiones relacionadas con una empresa u organizacin.

Usos de la Informacin Contable El principal objetivo de la contabilidad es entregar informacin a todos los niveles de la empresa, especialmente, a los niveles ms altos que estn ms alejados de las operaciones diarias, para la toma de decisiones.

El sistema contable est en el corazn de los sistemas de informacin de la empresa, e incluye los datos de las transacciones de todas las reas de ella.

La informacin contable es simplemente el medio por el cual se miden y se dan a conocer los eventos econmicos. Las actividades econmicas fluyen en un proceso de contabilidad, que produce la informacin contable, utilizada por quienes toman decisiones econmicas y al realizar acciones especficas, que dan como resultado las actividades econmicas, y as sucesivamente. Lo anterior lo podemos apreciar mejor en el siguiente esquema:

El Proceso Contable

Actividades Econmicas

Informacin Contable

Personas que toman decisiones

Pero la informacin contable no slo es utilizada por los niveles internos de la empresa, tambin es utilizada por externos, los que tienen otro tipo de necesidades de informacin. Donde podemos encontrar:

Inversionistas. Empleados. Financistas. Proveedores y otros Acreedores Comerciales. Clientes. Organismos Pblicos. Pblico en General.

Tipos de Informacin Contable

Existen principalmente tres tipos de informacin contable que se utilizan comnmente. Estos son:

1. Contabilidad

Financiera:

que

est

orientada

principalmente

inversionistas y acreedores que desean situar sus recursos. Se refiere principalmente a la informacin que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad econmica (bien sea una organizacin o un individuo). Ac se habla principalmente de los conceptos de posicin financiera para referirnos a una visin puntual de la situacin financiera, y de resultado operacional para describir las actividades realizadas durante un perodo de tiempo.

2. Contabilidad de Gerencia: la cual es usualmente utilizada por gerentes y empleados para el manejo y control de las operaciones de una empresa y que se basa en la informacin contable financiera. Ejemplos de informacin contenida dentro de este tipo de informacin son las cantidades de dinero

en bancos, la cantidad de mercanca en bodega, las deudas a acreedores, etc.

3. Contabilidad Tributaria: destinada principalmente a la elaboracin de declaracin de impuestos a la renta. Si bien se basa en la informacin contable financiera, la informacin puede ser ajustada de acuerdo a los requerimientos de presentacin de los informes de impuestos a la renta.

Los principios Contables

La contabilidad es el registro sistemtico de las operaciones econmicas de una empresa. Cada uno de sus registros descansa en una serie de principios bsicos y que en nuestro pas estn presentados en el Boletn Tcnico Nmero 1 del Colegio de Contadores de Chile. El seguimiento de estos principios permite obtener estados financieros que puedan ser entendidos por terceros.

De acuerdo al boletn, estos principios son:

1. Equidad La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto.

2. Entidad contable Los estados financieros se refieren a entidades econmicas especficas, que son distintas al dueo de la misma.

3. Empresa en marcha Se presume que no existe un lmite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y, por consiguiente las cifras presentadas no estn reflejadas a sus valores estimados de realizacin. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deber dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situacin financiera.

4. Bienes econmicos Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios.

5. Moneda La contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador.

6. Perodo de tiempo Los estados financieros resumen la informacin relativa a perodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.

7. Devengado La determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del perodo, aunque estos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

8. Realizacin Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea, cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto de realizado participa del concepto de devengado.

9. Costo Histrico El registro de las operaciones se basa en costos histricos (produccin, adquisicin o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicacin de un criterio diferente (valor de realizacin). Las correcciones de fluctuaciones del valor de la moneda no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos.

10. Objetividad Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

11. Criterio prudencial La medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre perodos de tiempos relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la seleccin de la base a emplear para lograr una decisin prudente. Esto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podran ser preparados sobre la base de una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un cumplimiento del razonamiento que se aplic.

12. Significacin o Importancia Relativa Al

ponderar

la

correcta

aplicacin

de

los

principios

y normas

debe

necesariamente actuar con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivos, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.

13. Uniformidad Los procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este hecho y su efecto.

14. Contenido de fondo sobre la forma La contabilidad pone nfasis en el contenido econmico de los eventos, aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento diferente.

15. Dualidad econmica (Partida Doble) La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y esta constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contrados.

16. Relacin fundamental de los estados financieros Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre s.

17. Objetivos generales de la informacin financiera La informacin financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. Tambin se presume que los usuarios estn

familiarizados con las prcticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la informacin presentada.

18. Exposicin Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.

Tema 2: Principales estados financieros: Balance General y Estado de Resultados Los estados financieros son declaraciones de informacin, en trminos financieros, sobre una empresa que se consideran objetivos y precisos. Ellos describen ciertos atributos de la empresa que son importantes para las personas que toman decisiones. Adems, resumen los hechos econmicos en un cierto perodo de tiempo y es el producto final del proceso contable.

Los estados financieros se preparan de acuerdo a los principios y normas contables que vimos anteriormente, generalmente aceptadas que son emitidas por el Colegio de Contadores de Chile, pero en la actualidad se ha intentado adoptar las normas estndar internacionales (IFRS).

Las Normas Internacionales de informacin Financiera (IFRS por sus siglas en ingles) son modelos contables de aplicacin mundial orientados a igualar las prcticas contables entre los distintos pases. Estas normas establecen aquellas obligaciones que tienen relacin con las transacciones y acontecimientos econmicos que son importantes en los estados financieros.

La adopcin de estas normas implicar un profundo cambio en los Principios Contables generalmente Aceptados, principalmente porque implicar para los usuarios el uso de un nuevo lenguaje, y para las empresas cambios que van desde aspectos como las relaciones con inversionistas hasta procedimientos del da a da.

1. Balance General El Balance General o Estado de la Situacin Financiera nos muestra una fotografa de la Situacin Financiera de la empresa en una fecha determinada, es decir nos muestra donde est la empresa, en trminos financieros. Explica principalmente de donde vienen los recursos (de aportes directos, prstamos de bancos, deudas con proveedores, etc.) y en qu se estn utilizando (en compras de mercadera, muebles, inmuebles, otras inversiones, etc.).

Ahora bien las empresas pueden elaborar Balances cuando as lo estimen conveniente, el general de las empresas lo realiza el da 31 de diciembre del ao en curso.

Su composicin se reduce a tres tipos de cuentas: Activos, Pasivos y Patrimonio. Por lo tanto podemos definir:

Cuenta: Una cuenta es una agrupacin conveniente de un determinado tipo de transaccin. Por ejemplo, todas las transacciones relacionadas con el dinero en efectivo de la empresa, se les denomina cuenta caja; o todas las transacciones relacionadas con compras de mercaderas a crdito por parte de la empresa, se les denomina Cuenta por Pagar o Proveedores.

Activo: es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, cuya caracterstica fundamental es la de constituir un recurso econmico que tiene la potencialidad de generar un beneficio futuro para la empresa.

Pasivo: es una obligacin presente de la empresa, surgida a raz de hechos pasados, al vencimiento de la cual y para pagarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos.

Patrimonio: es la parte residual en los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Es la obligacin de la empresa con los propietarios. Son los aportes realizados por stos. No es exigible y asume riesgos.

Esquemticamente, un Balance General se puede ver de la siguiente forma:

BALANCE GENERAL ACTIVOS PASIVOS Pasivos Circulantes Pasivos de Largo Plazo Inters Minoritario PATRIMONIO Capital Utilidades

Activos Circulantes Activos Fijos Otros Activos

Ejemplo: Balance General Metro (al 31 de diciembre, en miles de pesos)

Esquema del Balance General

A continuacin presentaremos un esquema con las principales clasificaciones del Balance General y cuyas especificaciones para las Sociedades Annimas se encuentran en la Circular 239 de la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS).

Clasificacin

Ejemplos de Cuentas

Activos Circulantes: Caja, Banco, Valores Negociables, Incluyen aquellos activos y recursos de Cuentas Por Cobrar, Existencias, la empresa, que sern realizados, Impuestos Por recuperar. consumidos o vendidos, dentro del plazo de un ao a contar de la fecha de los Estados Financieros. Activos Fijos: Terrenos, Bienes que han sido adquiridos para Equipos. utilizarlos en la explotacin social y sin el propsito de ser vendidos. Otros Activos: Corresponde a tems que no han sido incluidos en las clasificaciones de activos anteriores. Pasivos Circulantes: Obligaciones que sern canceladas a un ao a contar de la fecha de los Estados Financieros. Edificios, Maquinaria y

Inversin en Empresas Relacionadas, Inversin en Otras Sociedades, Intangibles, Documentos y Cuentas Por Cobrar Empresas Relacionadas. Obligaciones con Bancos e Instituciones Financieras a Corto Plazo, Dividendos Por Pagar, Cuentas Por Pagar, Provisiones, Retenciones.

Pasivos A Largo Plazo: Obligaciones con Bancos e Incluye aquellas obligaciones que Instituciones Financieras a Largo sern canceladas o amortizadas en Plazo, Acreedores a ms de un ao. plazos superiores a un ao a partir de la fecha de los Estados Financieros. Patrimonio: Capital, Reservas, Utilidades Corresponde a la representacin de los Retenidas, Revalorizacin del Capital derechos por parte de los dueos o Propio Inicial. accionistas de la empresa.

Ecuacin Patrimonial A continuacin ahondaremos en el principio nmero 15 de Dualidad Econmica, dado que los recursos de la empresa fueron financiados por alguien, se puede plantear la siguiente igualdad:

Recursos econmicos de la empresa = Fuentes de financiamiento

Como vimos anteriormente, los recursos econmicos que beneficiarn las actividades futuras de la compaa se denominan activos (Ejemplos: Caja, Banco, Cuentas Por Cobrar, Maquinarias, Edificios, etc.), las fuentes de estos fondos pueden provenir de terceros ajenos a la empresa, denominndose pasivos (ejemplo, cuentas por pagar, sueldos por pagar, etc.) o de los dueos de la empresa ante aportes de capital o adquisicin de acciones de la empresa (dependiendo de la estructura legal de la empresa), lo anterior es denominado patrimonio. Por lo tanto, la igualdad anterior se puede resumir en la famosa Ecuacin Patrimonial (comprubela con el ejemplo dado de Metro en el punto anterior):
ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO

Por lo tanto, se pueden dar las siguientes situaciones:

Incremento simultneo de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Disminucin simultnea de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Aumento de un activo y disminucin de otro activo. Incremento de un pasivo (y/o patrimonio) y disminucin de otro pasivo (y/o patrimonio).

El Patrimonio disminuye a medida que la empresa incurre en gastos (sus contrapartidas son disminucin de activos o aumento de pasivos), por otro lado, ste aumenta a travs de los ingresos (cuyas contrapartidas son disminucin de pasivos o aumentos de activos), por lo tanto la expresin anterior se puede expresar en:

ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO GASTOS + INGRESOS O bien: ACTIVOS + GASTOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS Las cuentas de activos, pasivos y patrimonio se utilizan para confeccionar el Balance General de la compaa (denominadas cuentas de stock) y reflejan una foto de la situacin financiera de la empresa en un momento determinado, la cual es alterada a travs de las transacciones de la organizacin. Por otro lado, las cuentas de gastos e ingresos forman parte del Estado de Resultados (denominadas cuentas de flujo), que representan los cambios o variaciones que sufre el patrimonio de una compaa en un perodo.

Ejemplo: Observe las siguientes transacciones de la Empresa XYZ y anote como se veran reflejadas en el Balance General (en rojo se encuentran las cuentas afectadas):

1. Los dueos de la empresa realizan un aporte de capital en efectivo de $10.000, que va directamente a la cuenta caja.

Caja

BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS $ 10.000 PATRIMONIO Capital $ 10.000 TOTAL PAS + PAT

TOTAL ACT

$ 10.000

$ 10.000

2. Se abre una cuenta corriente en el banco con un deposito en efectivo por $9.000 BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS $ 1.000 $9.000 PATRIMONIO Capital $ 10.000 TOTAL PAS + PAT

Caja Banco

TOTAL ACT

$ 10.000

$ 10.000

3. Se compran mercaderas por $11.000, pagando $5.500 con cheque al da y el saldo se pagar en 60 das BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS Caja $ 1.000 Proveedor $5.500 Banco $3.500 Mercadera $11.000 PATRIMONIO Capital $ 10.000 TOTAL PAS + PAT

TOTAL ACT

$ 15.500

$ 15.500

4. Se cancelan sueldos por $1.000 (gastos, van a utilidad), pagndose $500 en efectivo y $500 en cheque

BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS Caja $500 Proveedor $5.500 Banco $3.000 Mercadera $11.000 PATRIMONIO Capital $ 10.000 Ut. (prdida) del Ej. ($1.000) TOTAL PAS + TOTAL ACT $ 14.500 PAT $ 14.500

5. Se gira un cheque por $2.000 por concepto de compra de una camioneta:

BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS Caja $500 Proveedor $5.500 Banco $1.000 Mercadera $11.000 PATRIMONIO Camioneta $2.000 Capital $ 10.000 Ut. (prdida) del Ej. ($1.000) TOTAL PAS + TOTAL ACT $ 14.500 PAT $ 14.500

6. Se realizan ventas de mercadera (ingresos, van a utilidad) por $14.000, pagaderos en 30 das. El valor (costos, van a prdida) de la mercadera vendida es de $10.000: BALANCE GENERAL "XYZ" ACTIVOS PASIVOS $500 Proveedor $5.500 $1.000

Caja Banco

Mercadera Camioneta Ctas. x Cobrar TOTAL ACT

$1.000 $2.000 $14.000 $ 18.500

PATRIMONIO Capital $ 10.000 Ut. (prdida) del Ej. $3.000 TOTAL PAS + PAT $ 18.500

2. Estado de Resultados Es un informe contable sobre los ingresos y gastos ocurridos durante un perodo determinado que tienen relacin con el negocio. En otras palabras, es un informe que nos permite conocer la Situacin Econmica de la empresa al detallar el origen de los resultados econmicos obtenidos (propios de la operacin y por lo tanto susceptible de replicarse a futuro o por situaciones puntuales que no se repetirn). Es complementario al Balance General, y su resultado se puede observar dentro del Patrimonio, bajo el tem Utilidad (prdida) del ejercicio. Principales definiciones:

Ingresos: son los incrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo del perodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio neto, y no estn relacionados con los aportes de los propietarios.

Costos y Gastos: son las disminuciones en los beneficios econmicos, producidos a lo largo del perodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien del nacimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado disminuciones en el patrimonio neto, y no estn relacionadas con las distribuciones realizadas a los propietarios de ese patrimonio neto.

Esquema del Estado de Resultados

ITEM

Ejemplos de Cuentas

Ingresos de Explotacin: La principal cuenta corresponde a Conlleva aquellos ingresos que forman las ventas netas. parte del giro del negocio. Costos de Explotacin: La principal cuenta corresponde a Incluye aquellos costos que forman parte costo de ventas. del giro del negocio. Margen de Explotacin: Diferencia entre Ingresos de Explotacin y Costos de Explotacin. Gastos de Administracin y Ventas Remuneraciones, Publicidad y Promocin, Arriendos Pagados.

Resultado Operacional: Es igual al margen de explotacin menos Gastos de Administracin y Ventas Resultado No Operacional: Ingresos Financieros, Utilidad o Incluye aquellos ingresos y egresos que no Prdida Por Inversin en forman parte del giro del negocio. Empresas Relacionadas, Amortizacin Mayor (o Menor) Valor de Inversiones y Gastos Financieros. Resultado Antes de Impuesto a la Renta: Es igual al Resultado Operacional ms el Resultado No Operacional.

Esquemticamente, en trminos generales un Estado de Resultados se puede ver de la siguiente forma:

Estado de Resultados

Ingresos de Explotacin (+) Costos de Explotacin (-)_____________________ Margen de Explotacin Gastos de Administracin y Vtas (-)_____________ Resultado Operacional (o de Explotacin) Resultado No Operacional (o Fuera de Explotacin)_ Resultado Antes de Impuesto a la Renta. Otros Items No afectos a Impuesto a la Renta_____ (Prdida) Utilidad del Ejercicio

Ejemplo: Estado de Resultados empresa Metro (al 31 de diciembre, en miles de pesos)

Note que tanto la (Prdida) Utilidad del Ejercicio del ao 2007 como la del 2008 estn reflejadas en la misma cuenta en el Patrimonio del Balance General de la empresa Metro. Esto nos da un ejemplo de la complementariedad de los dos Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados) que hemos revisado hasta el momento. Ejemplo: Observe las siguientes operaciones de la Empresa XYZ y anote como se veran reflejadas en el Estado de Resultados (en rojo se encuentran las cuentas afectadas): 1. Se realizan ventas de mercadera por $14.000. La mitad se paga en efectivo y el saldo se pagar en 30 das. El valor (costo) de la mercadera es de $10.000: ESTADO DE RESULTADOS XYZ Ingresos de Exp. $14.000 Costos de Exp. ($10.000) Margen de Exp. $4.000 Gastos de Adm. Y Vtas Res. Operacional Res. No Operacionales Res. Antes de Imptos. Otros Items Ut. (Prdida) del Ejercicio 0 0 0 0 0 $4.000

2. Se realizan pagos financieros por $200 por concepto de intereses de un prstamo:

ESTADO DE RESULTADOS XYZ Ingresos de Exp. $14.000 Costos de Exp. ($10.000) Margen de Exp. $4.000 Gastos de Adm. Y Vtas Res. Operacional Res. No Operacionales Res. Antes de Imptos. Otros Items Ut. (Prdida) del Ejercicio 0 0 ($200) $3.800 0 $3.800

3. Se pagan $1.000 por cuentas de telefona e internet y $500 por contratacin de empresa que ofrece servicios de limpieza:

ESTADO DE RESULTADOS XYZ Ingresos de Exp. $14.000 Costos de Exp. ($10.000) Margen de Exp. $4.000 Gastos de Adm. Y Vtas Res. Operacional Res. No Operacionales Res. Antes de Imptos. Otros Items Ut. (Prdida) del Ejercicio ($1.500) $2.500 ($200) $2.300 0 $2.300

Tema 3: El Ciclo Contable

Se ha definido un ciclo como una red de recursos orientados a una meta especfica. Son los recursos disponibles para el administrador: materiales, mano de obra y capital, que combinados de manera significativa son los que le permiten alcanzar los objetivos. El ciclo contable primeramente se anota o asienta en el libro diario cada una de las transacciones, para luego traspasar su registro ordenadamente al libro mayor. De all se prepara un balance de comprobacin y saldos que resume la situacin a una fecha y permite chequear posibles errores en el registro, facilitando la confeccin de los asientos de ajuste y cierre. Nuevamente, se prepara un balance de saldos de todas las cuentas para entonces extraer de l los productos finales del sistema contable: los estados financieros. El esquema que sigue resume el proceso contable:

Libro Diario

Libro Mayor

Balance de Comprobacin y Saldos

Asientos de Ajuste

Balance de Comprobacin Ajustado

Asientos de Cierre

Libro Diario y Asientos de Diario Consiste en el registro cronolgico (da por da) de las transacciones comerciales. Nos muestra toda la informacin sobre una transaccin en un solo lugar, proporcionando adems una explicacin sobre la transaccin. La historia completa de una transaccin se muestra en un asiento, el cual consiste en el registro de una transaccin, la cual puede involucrar distintos tipos de cuentas (activo, pasivo, patrimonio gastos o ingresos).

Por lo tanto, el Libro Diario est compuesto por diversos asientos, en los cuales se registran las distintas transacciones de una empresa en un perodo de tiempo.

Ejemplo de asiento:
Debe 02/03 -------------- 1 ------------Insumos Caja Capital Por Iniciacin de actividades M$ 1.000 2.500 M$ 3.500 Haber

Notar que en el ejemplo anterior encontramos los siguientes componentes: Fecha Cuenta(s) Deudora(s) Cuenta(s) Acreedora(s) Valores Debe y Haber Glosa o motivo

Notar tambin que los asientos pueden ser registrados en una, dos o ms lneas. As, la transaccin anterior se podra haber anotado de la siguiente manera:

Debe 02/03 -------------- 1 ------------Insumos Capital Por Iniciacin de actividades M$ 1.000 M$ 1.000

Haber

-------------------------------x-----------------------------Debe 02/03 -------------- 2 ------------Caja 2.500 Capital M$ Por Iniciacin de actividades

Haber

2.500

Libro Mayor, Cuentas del Mayor y Cuentas T

Luego, si siguiramos incluyendo asientos de diario, obtendramos un Libro Diario como el que se muestra a continuacin:

N Asiento 1

Fecha 02/03/x0

Nombre Cuentas

Debe

Haber

------------------------------ x -----------------------------Insumos 1.000 Capital Aporte en efectivo del socio X ------------------------------ x -----------------------------02/03/x0 Caja 2.500 Capital El pago de arriendo de 3 meses en efectivo. ------------------------------ x -----------------------------01/03/x0 Banco 2.000 Caja Depsito en la cuenta corriente ------------------------------ x -----------------------------01/03/x0 Equipos 1.000 Prstamo Bancario Compra de equipos a crdito. ------------------------------ x -----------------------------17/03/x0 Mercadera 600 Banco Compra de mercadera con cheque ------------------------------ x -----------------------------19/03/x0 Gasto publicidad 100 Caja Pago de publicidad en revista ------------------------------ x ------------------------------

1.000

2.500

2.000

1.000

600

100

Libro Mayor Las transacciones de una empresa se registran en las cuentas del mayor o simplemente cuentas, y todas las cuentas se renen en un registro contable que se conoce como el Libro Mayor. El Libro Mayor corresponde a un resumen individual de cada cuenta del Libro Diario, de tal forma de facilitar la bsqueda de informacin. La forma de registrar las operaciones es a travs de una cuenta tipo conocida como cuenta T, por su similitud con una letra T. As, una cuenta T se puede ilustrar como

Nombre de la Cuenta Lado Izquierdo, Lado Derecho, Dbito o Debe. Un Crdito o Haber. Un registro a este lado registro a este lado se conoce como un se conoce como un cargo abono SUMA CARGOS SUMA ABONOS SALDO

Para una cuenta del activo o de gastos, una anotacin al lado izquierdo de la cuenta T (o en el Debe) indica un aumento de la cuenta, mientras que una anotacin en el lado derecho (o en el Haber) indica una disminucin de la cuenta.

Para una cuenta del pasivo, patrimonio o de ingresos, una anotacin al lado izquierdo de la cuenta T (o en el Debe) indica una disminucin de la cuenta, mientras que una anotacin en el lado derecho (o en el Haber) indica un aumento de la cuenta. Si la suma de los cargos es mayor que la suma de los abonos, entonces se dice que la cuenta tiene un saldo deudor. Si la suma de los cargos es menor que la suma de los abonos, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor. Si la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos, se habla de una cuenta saldada. Un aspecto importante para que se cumpla con el principio de partida doble, es que en el Balance General, la suma de los saldos acreedores debe ser iguales a la suma de los saldos deudores.

De la Ecuacin Patrimonial analizada antes obtenemos que:


ACTIVOS + GASTOS SUMA SALDOS DEUDORES = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS = SUMA SALDOS ACREEDORES

Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, las cuentas del mayor quedaran de la siguiente manera:

Caja 1.000 1.000 1.000 0 S.D. 2.500 2.500 2.500

Insumos

Capital 1.000 2.500 3.500 3.500

0 S.D.

0 S.A.

Tema 4: Anlisis de Cuentas y Transacciones

Activos Circulantes o Corrientes 1. Disponible o Efectivo El Disponible o Efectivo, se define como el dinero el dinero disponible en caja y tambin se puede clasificar el dinero depositado en bancos y cualquier rengln que los bancos acepten como depsito, tales como cheques, e incluso pagos con tarjetas de crdito son considerados ventas en efectivo (para la empresa, no as para quien realiza la compra). Si bien dentro del disponible est el dinero en caja principal, caja chica, y banco, las empresas por lo general separan estas cuentas en el mayor. 2. Cuentas por Cobrar Es el registro de las deudas proveniente de las operaciones comerciales de la empresa, es decir, las deudas por facturas de ventas que tienen los clientes con la empresa. Generalmente se convierten en efectivo en un plazo entre 30 y 60 das. Es por esto que en general las cuentas por cobrar aparecen justo debajo del disponible. Al igual que el disponible, las Cuentas por Cobrar tambin pertenecen a los activos circulantes o corrientes. Otro punto importante de sealar es que, al vender a crdito, las empresas siempre lo harn a clientes que consideren que efectivamente pagarn. Sin embargo esto no ocurre siempre as, y por lo tanto se requiere de una cuenta que haga frente a estas situaciones. Esta cuenta es la incobrables. provisin de deudas

3. Existencias o Inventario Llamaremos Existencias o Inventario a todos aquellos bienes propios y disponibles para la venta a clientes. El inventario finalmente se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional, y por lo tanto se considera tambin como activo corriente. En el Estado de Situacin Financiera, el inventario se anota generalmente justo debajo de las Cuentas por Cobrar. Las ventas de existencias afectan directamente las cuentas de Inventario en el Balance General, y de Ingresos por Venta (o de explotacin) y Costos por Venta (o de explotacin) en el Estado de resultados.

Activos Fijos En general, podemos entender como activos fijos a aquellos bienes que la empresa adquiere para su explotacin y su conservacin en el largo plazo, es decir una duracin que supere un perodo contable. As, podemos encontrar tres tipos de activos fijos: tangible, intangibles y recursos naturales.

1. Activos Fijos Tangibles: Como bien lo dice su nombre, los activos fijos tangibles son aquellos que poseen sustancia fsica. Estos activos a su vez los podemos dividir en depreciables y no depreciables. Por Depreciables llamaremos a aquellos activos cuya vida til es limitada, tales como edificios, vehculos, equipos de oficina, etc. De la misma forma, el principal activo no depreciable es el terreno.

2. Activos Fijos Intangibles: Son activos que no tienen sustancia fsica y que no clasifican como activos circulantes. Ejemplos son las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas, las franquicias, etc. No son clasificados como activos corrientes, principalmente por el hecho que son activos que expiran en el largo plazo (ms all de un ao o un perodo contable).

3. Recursos Naturales: Una tercera clasificacin de activos fijos pueden ser los recursos naturales, que a diferencia del terreno, este activo se convierte gradualmente en inventario. Ejemplos son el petrleo, minerales o madera. Es importante sealar que dentro del costo de adquisicin de un activo fijo se deben incluir todos aquellos desembolsos para su puesta en marcha, pero slo se deben incluir aquellos necesarios y razonables. Por ejemplo, suponga que una empresa compra una maquinaria especfica, de tal forma que los costos de su puesta en marcha se pueden observar en la siguiente tabla:

Precio de Venta Impuestos venta Costo Transporte Costo Instalacin TOTAL sobre de de

$ 10.000 $ 700 $ 1.500 $ 350 $ 12.550

Depreciacin: Los activos fijos, con excepcin del terreno, tienen vida til limitada. La depreciacin en contabilidad se define como:
La asignacin del costo de un activo fijo tangible al gasto en los perodos en los cuales se reciben los servicios del activo

Para que quede ms clara la idea, supongamos que una empresa ha decido efectuar la compra de un activo fijo, como por ejemplo un vehculo para transportar mercadera. Este vehculo brindar este servicio a la empresa, pero por un tiempo limitado, ya que eventualmente cumplir con su vida til dado su desgaste. Por lo tanto, a medida que se reciben estos servicios, el costo del activo fijo se descuenta gradualmente del Balance General y se asigna a gastos a travs del proceso de depreciacin. El registro contable para la depreciacin consta de un dbito a la cuenta Gastos de Depreciacin y un crdito a la cuenta Depreciacin Acumulada:

Debe XX/XX -------------- X ------------Gasto de Depreciacin Depreciacin Acumulada $ XXXX $

Haber

XXXX

Como en general una empresa mantiene distintos tipos de activos fijos, es recomendable mantener cuentas separadas para la depreciacin acumulada de cada uno, de tal forma de llevar un registro ms detallado y completo que ayude de mejor forma a la comprensin de los costos incurridos por este tem.

Mtodos para el clculo de la Depreciacin: Existen diversos mtodos utilizados por las empresas para el clculo de la depreciacin, e incluso se utilizan distintos mtodos para distintos activos. Lo que nos debe importar es que el resultado final sea una asignacin racional y sistemtica del gasto por depreciacin de un activo fijo. Por ejemplo, una empresa puede asociar la vida til de una maquinaria a un tiempo determinado o a una cantidad de unidades producidas determinada. Los mtodos ms comunes de asignar el gasto de depreciacin son el mtodo lineal y el mtodo de la depreciacin acelerada. Un tercer mtodo menos comn es el mtodo de unidades de producto.

Mtodo de Depreciacin Lineal

La depreciacin lineal o mtodo lineal consiste bsicamente en asignar una cantidad equivalente de gasto por depreciacin a cada ao de vida til del activo. El clculo de la depreciacin por este mtodo se realiza descontando su valor residual. El valor residual o valor de salvamento de un activo es el valor al cual se estima que ste tendr una vez terminada su vida til. As, supongamos la compra de un camin que reporta los siguientes antecedentes: Costo: $ 40.000.000 Vida til (estimada): 5 aos Valor Residual (estimado): $ 15.000.000 El clculo de depreciacin nos quedara:

Costo Valor Residual = $ 40.000.000 - $ 15.000.000 = $ 5.000.000 al ao Vida til 5 aos

As, el cambio del valor del camin en el tiempo quedara reflejado de la siguiente forma:

Ao 0 1 2 3 4 5

Gasto de Depreciacin $ 5.000.000

$ 5.000.000 $ 30.000.000 $ 5.000.000 $ 25.000.000 $ 5.000.000 $ 20.000.000 $ 5.000.000 $ 15.000.000 $ 25.000.000 (*) Los $10.000.000 equivalen a la suma de la Depreciacin Acumulada hasta el ao 1 ms el Gasto de Depreciacin del ao 2. Los siguientes valores se obtienen bajo esta misma lgica.

Depreciacin Acumulada $ 5.000.000 $ 10.000.000(*) $ 15.000.000 $ 20.000.000 $ 25.000.000

Valor Libro $ 40.000.000 $ 35.000.000

Por otra parte, el registro contable para cualquier perodo quedara como:
Debe XX/XX -------------- X ------------Gasto de Depreciacin Depreciacin Acumulada $ 5.000.000 $ 5.000.000 Haber

Note que la suma de los Gastos de Depreciacin es igual al valor de la Depreciacin Acumulada en el quinto ao, y que el Valor Libro del ltimo ao de vida til -el quinto- es igual al Valor Residual del camin, tal y como lo hemos planteado anteriormente. Finalmente, una vez que el activo ha sido completamente depreciado, no se debe registrar en l ms depreciacin, aun cuando el activo est en buenas condiciones y/o en uso.

Mtodo de Depreciacin acelerada

Consiste bsicamente en asignar costos de depreciacin mayores para los primeros aos de vida del activo. Sin embargo, durante toda la vida del activo, tanto el mtodo lineal como el mtodo de depreciacin acelerada reportan la misma suma total de depreciacin. Tomando el mismo ejemplo anterior, supongamos que el camin se deprecia un 20% de su valor libro al ao. As, la Tabla de depreciacin quedara de la siguiente forma:

Ao 0 1 2 3 4 5

Gasto de Depreciacin $ 8.000.000(*) $ 6.400.000 $ 5.120.000 $ 4.096.000 $ 1.384.000 $ 25.000.000

Depreciacin Acumulada $ 8.000.000 $ 14.400.000 $ 19.520.000 $ 23.616.000 $ 25.000.000

Valor Libro $ 40.000.000 $ 32.000.000 $ 25.600.000 $ 20.480.000 $ 16.384.000 $ 15.000.000

(*) 8.000.000 = 40.000.000 x 20% = 40.000.000 x 0,2. Luego, para el gasto de depreciacin del ao 2, se toma el valor libro al ao 1, y as sucesivamente Observe que el gasto de depreciacin del ao 5 no responde a la regla del 20% del valor libro del ao 4, siendo incluso menor:

16.384.000 x 0,2 = 3.276.800 > 1.384.000

Esto se debe a que siempre y cuando el valor del gasto de depreciacin slo sea igual a una porcin del costo no depreciado del activo, ste nunca se cancelar completamente. As, el valor del camin al final de su vida til ser igual a su valor residual estimado ($ 15.000.000).

Finalmente, es importante sealar que la mayora de los negocios utiliza el mtodo lineal para presentar sus estados financieros y algn mtodo de depreciacin acelerada, como el presentado anteriormente, en sus declaraciones con fines de impuestos a la renta. Esta diferencia se debe principalmente a que una empresa siempre buscar verse lo ms rentable posible, a la vez de pagar la menor cantidad de impuestos, ya que al presentar mayores Gastos de Depreciacin se originan menores utilidades, y por lo tanto menores impuestos. Muchas veces esto es legalmente permitido, por ejemplo para incentivar la inversin en nuevas empresas.

Mtodo de Unidades de Producto:

Tal como mencionamos anteriormente, la mayora de las empresas utilizan el mtodo lineal para el clculo de depreciacin de un activo fijo y en ocasiones el mtodo de depreciacin acelerada para fines tributarios. Sin embargo, podemos describir un tercer mtodo que tambin cumple con la principal caracterstica que deben poseer estos mtodos, que sean racionales y sistemticos: el Mtodo de Unidades de Productos. Similar al mtodo de depreciacin lineal, el mtodo de las unidades de producto utiliza ya no como base los aos de vida til estimada, sino que unidades estimadas de produccin durante su vida til.

Activos Intangibles Como bien mencionamos antes, los activos intangibles son aquellos que carecen de sustancia fsica, tales como patentes, derechos de marca, franquicias, etc; y son un sub grupo de los activos fijos. Sin embargo, la diferencia con otros activos que tambin carecen de sustancia fsica como las cuentas por cobrar est el hecho que este tipo de activos se cree traern beneficios futuros en perodos posteriores al ao en curso. Es importante tambin hacer referencia a la diferencia entre un activo intangible y un gasto operacional como las campaas en publicidad o el gasto en entrenamiento de personal. Estos ejemplos perfectamente podran ser

considerados activos intangibles, debido a que se espera generen beneficios a futuro. Sin embargo, pese a que no hay duda de sus beneficios futuros, si la hay con respecto a su duracin. Este es el principal motivo por el cual muchas empresas prefieren clasificar estos desembolsos como gastos del perodo corriente.

Amortizacin La base para la valuacin de un activo intangible es su costo. Es as como aparecen en el Balance General. La amortizacin es un trmino que hace referencia a la cancelacin sistemtica al gasto del costo de un activo intangible durante su vida til. En forma anloga al caso visto anteriormente sobre la depreciacin, uno podra esperar perfectamente que el activo intangible nos proporcione beneficios futuros durante un perodo determinado de tiempo y que por lo tanto tenga una vida til asociada.

Suponga por ejemplo la compra de un activo intangible como por ejemplo una licencia de uso de un software computacional por $50.000 con cargo a la cuenta

corriente de la empresa, por medio del giro de un cheque. El registro contable sera:

Debe XX/XX -------------- X ------------Activo Intangible Banco $ 50.000 $

Haber

50.000

Suponga adems que la licencia de uso de este software tiene una vida til de 5 aos (es decir, pasado este perodo la empresa no podr seguir utilizando este producto). En este caso, el activo intangible (el software) ir perdiendo valor conforme pasen los aos. Para el clculo de la prdida de valor, es decir el clculo del gasto por amortizacin del intangible, se utiliza:

Valor Intangible = Gasto de Amortizacin Vida til

Pasivos Circulantes o Corrientes Los pasivos circulantes o corrientes son obligaciones que principalmente se pagan dentro del perodo de un ao o dentro del ciclo de operaciones de la empresa. Otra caracterstica es que en general este tipo de pasivos es pagado con activos circulantes. Pasivos que no cumplan con estas condiciones son clasificados como pasivos de largo plazo. A partir de los activos circulantes y los pasivos circulantes podemos distinguir dos indicadores que nos pueden entregar importante informacin sobre la empresa: Capital de Trabajo: que se calcula como activos circulantes menos pasivos circulantes.

Razn Corriente: que se calcula como activos circulantes divididos por pasivos circulantes. Dentro de los pasivos circulantes encontramos principalmente: Cuentas por pagar: Son obligaciones de corto plazo que en general se relacionan con compras bsicas y mercadera. Documentos por Pagar: Los cuales se emiten siempre que se obtienen prstamos bancarios de corto plazo. En general esto documentos llevan consigo el pago de intereses, a una tasa que se expresa separadamente del monto principal del documento. Para este ltimo caso, suponga que el 1ro de Noviembre una empresa ha obtenido un prstamo por $10.000 del banco pagaderos en 6 meses ms, con un inters del 12% anual. En primer lugar, veremos que el registro contable del prstamo es:
Debe XX/XX Efectivo -------------- X ------------$ Documentos por pagar 10.000 $ 10.000 Haber

A continuacin, sealemos que el inters final que pagar la empresa ser de $600:

$600 = $10.000 x 0,12 x 6/12

Ahora bien, dado que las empresas generalmente realizan sus informes finales a final de ao, podramos hacer un ajuste al 31 de diciembre por los dos meses que han pasado y llevar los intereses acumulados por un lado a gastos y por otro a la cuenta de pasivos intereses por pagar:

Debe XX/XX -------------- X ------------Gasto de intereses Intereses por pagar $ 200 (*) $

Haber

200

(*)Los $200 equivalen a los intereses acumulados en estos dos meses ($200 = $10.000 x 0,12 x 2/12)

Finalmente, al concretarse el perodo de duracin del prstamo (6 meses) el asiento contable para cerrar esta deuda sera:
Debe XX/XX -------------- X ------------Documentos por pagar Intereses por pagar Gasto de intereses Efectivo $ $ $ 10.000 200 400 $ 10.600 Haber

Pasivos de Largo Plazo Surgen principalmente de grandes desembolsos de dinero, como por ejemplo inversin en activos fijos, compras de otra empresa o refinanciacin de una obligacin existente de largo plazo prxima a vencer. Son relativamente pocos tems dentro del Balance General, pero en general comprenden grandes en cuanto a las sumas de dinero, a diferencia de los pasivos circulantes que surgen generalmente de operaciones de rutina. Dentro de los pasivos a largo plazo podemos encontrar: Cuentas por pagar de largo plazo. Documentos por pagar a cuotas.

PATRIMONIO Como ya mencionamos antes el Patrimonio es la obligacin de la empresa con los propietarios. Representa los derechos que tienen stos sobre los activos del negocio. Se dice que es un monto residual debido a que los derechos de los acreedores (terceros con quienes se incurre en deuda) estn antes que los derechos de los propietarios. Por eso tambin se dice que el patrimonio es igual a los activos totales menos los pasivos totales. El patrimonio de los propietarios en una empresa puede aumentar por medio de dos fuentes: Inversiones de efectivo o de otros activos por parte de los propietarios. Ganancias en la operacin rentable del negocio Por su parte, el patrimonio de los propietarios en una empresa puede disminuir por medio de dos fuentes: Retiros de efectivo o de otros activos por parte del o los propietarios. Prdidas en la operacin no rentable del negocio. Ahora bien, el patrimonio de una empresa o sociedad puede pertenecer a uno o ms dueos, cuyos derechos y responsabilidades pueden estar distintamente definidos. As, encontramos tres principales tipos de organizaciones comerciales: 1. Empresas de un solo propietario (Individual) 2. Sociedades de Personas (o Colectivas) 3. Compaas de Acciones (Sociedades Annimas)