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TEMA 9.

EL BANCO DE DATOS
9.1. CREACIN DEL BANCO DE DATOS 9.2. TIPOLOGA DE USARIOS DE LA INFORMACIN 9.3. PRINCIPALES BANCOS DE DATOS EN LA DIRCOM 9.4. REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE GESTIN Y TRATAMIENTO DEL BANCO DE DATOS 9.5. TIPOLOGA DE FUENTES DE INFORMACIN. TALLER: CREACIN DEL BANCO DE DATOS

9.1. CREACIN DEL BANCO DE DATOS Es imprescindible para todo profesional de la Comunicacin que ejerza de DirCom en una empresa o institucin ser conocedor de las tcnicas informticas y digitales aplicadas a su profesin para agilizar sus mltiples funciones informativas. Dentro del DirCom la informacin debe hacerse contando con su crecimiento permanente. Este crecimiento se har de forma sugestiva para captar la atencin de sus diversos pblicos, es decir, habr que dosificarla y hacerla clara y veraz en todo momento. Para cumplir estos requisitos informativos es imprescindible poder recuperar de forma gil y rpidamente todo tipo de informacin til para la empresa, informatizndola y digitalizndola inmediatamente para conseguir su segmentacin y posterior difusin por diferentes canales. El Banco de datos debe cubrir las reas funcionales del departamento de Comunicacin: Comunicacin interna-externa RRPP Medios Audiovisuales Publicidad Corporativa Imagen Corporativa

Esto implica la creacin dentro del banco de datos de diferentes bases de datos interrelacionadas entre s basadas en las tipologas de usuarios reflejadas a continuacin y siempre del sector y pblicos de inters existentes As las Bases de Datos del DirCom deben proporcionar informacin sobre: Documentacin grfica sobre acontecimientos y actos en los que participa la empresa Seguimiento en prensa de las noticias de la empresa Evaluacin sobre el impacto de la participacin de la empresa en ferias, congresos, exposiciones para comprobar su rentabilidad en posteriores eventos. Dosieres informativos sobre la organizacin: Uno amplio que incluya la trayectoria de la empresa desde los comienzos a la actualidad. Otro, un poco ms reducido, para enviar a los medios de comunicacin cuando stos lo soliciten. Estos dosieres requieren continua actualizacin Dosieres informativos sobre temas puntuales, con informacin contrastada y verificable Informes puntuales sobre reas de organizacin o sobre el sector.

9.2. TIPOLOGAS DE USUARIOS Y DE LA INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN Los tipos de pblico que conformarn nuestros mapas de comunicacin interna y externa se fundamentarn en: 1. Usuarios internos: Alta direccin, subdirecciones, jefaturas o mandos intermedios, consejeros, empleados, accionistas, consejeros, centrales sindicales, lderes de opinin. 2. Usuarios externos: Distinguimos: a. Cientficos: Universidades pblicas y privadas, colegios pblicos y privados, institutos pblicos y privados, alumnos, etc. b. Tcnicos: Medios de comunicacin, clientes, proveedores, empresas pblicas y privadas, consultoras c. Alta gestin pblica: partidos polticos, embajadas, consulados, ministerios, CCAA, ayuntamientos, cmaras de comercio, organismos internacionales d. Alta gestin privada: confederaciones empresariales, asociaciones profesionales, colegios profesionales, asociaciones particulares. Los distintos tipos de informacin en la organizacin son: Actas de reuniones Memorias comerciales y tcnicas Listados con datos del personal Informes de actividad de la empresa Listado de instituciones oficiales con las que se mantiene algn tipo de relacin Listado de asociaciones a las que pertenece la organizacin Presentaciones de la organizacin Listados de ferias y acontecimientos relacionados con el sector Relaciones con medios informativos, generales y especializados. Listado de pginas web sobre las que obtener informacin sobre temas de inters Folletos y catlogos que informen sobre productos y servicios para el desempeo de la empresa. Resmenes de prensa que funcionen como archivos documentales y que contengan informacin sobre todas las apariciones de la organizacin en prensa escrita y medios electrnicos.

9.3. PRINCIPALES BANCOS DE DATOS EN LA DIRCOM BASES DE DATOS MLTIPLES


Interrelacionadas conceptual, informativa y digitalmente Alta direccin Subdireccin Mandos intermedios Medios Periodistas Instituciones vinculadas Campaas propias Campaas de competencia Proveedores de servicios al DirCom Obras de referencia

BIBLIOTECA / HEMEROTECA

Material de consulta general y

tcnico

FOTOTECA / DIATECA FONOTECA

Sobre temas de interes para la empresa desde la ptica publicitaria como informativa Permitiendo su edicin y en formatos fcilmente difundibles

Notas informativas emitidas e informaciones aparecidas en el Clipping Realizadas por el DirCom Cedidas por los medios Intervenciones radiofnicas del DirCom y otros miembros. Intervenciones radiofnicas de terceros. Cuas publicitarias Grabacin de asambleas, congresos, etc. Ttulos de CD musicales Efectos sonoros Ttulos DVD Videos corporativos Animatics Spots propios y de la competencia

DISCOTECA VIDEOTECA / MEDIATECA

Para cubrir cualquier intervencin audiovisual informativa o publicitaria Realizados por el DirCom o recuperados de las cadenas de tv o Internet. Todos los vdeos representativos que puedan servir de fuente grfica e informativa a la organizacin.

9.4. REQUISITOS PARA EL SISTEMA DE GESTIN Y TRATAMIENTO DEL BANCO DE DATOS El sistema debe permitir la recuperacin de todos los datos y su difusin a los diferentes pblicos Aplicacin homognea de equipos informticos y programas para facilitar la recuperacin y difusin hacia el interior o el exterior de la organizacin Urgencia en la necesidad de informatizar y digitalizar las informaciones porque se acumula de gran manera y necesitamos que sea lo ms actual posible. Debe favorecer la oferta de informacin como un servicio de gestin empresarial, dndola a conocer y hacerla accesible mediante circulares internas, memorndums, acceso online (intranet) u offline (dosieres y su localizacin) Es necesario unificar la terminologa utilizada Sistema de interconexin por INTRANET entre los departamentos y/o miembros de la organizacin. Todas las informaciones del DirCom y de otros departamentos funcionales estaran centralizadas en un servidor de datos. Eleccin del software adecuado para cada funcin, ya sea impresa, grfica, digital o audiovisual. Contar con soportes de almacenamiento, servidores, DVD y discos duros, de gran capacidad y bajo coste. Contar con equipos para el proceso de la informacin que permitan gran capacidad y se adapten a las futuras necesidades de la DirCom.

9.5. TIPOLOGA DE FUENTES DE INFORMACIN. La DirCom de una organizacin se ve obligada a acceder, controlar y revertir a la opinin pblica cada vez mayor cantidad de informacin. Las informaciones emitidas por la organizacin deben ser documentadas y contrastadas para ofrecer una autntica veracidad y rigor informativo, debiendo ser muy rigurosos en la eleccin de las fuentes.

As, las fuentes pueden ser: 1. Fuentes bibliogrficas, hemerogrficas, digitales y audiovisuales 2. Fuentes pblicas 3. Fuentes privadas

Fuentes bibliogrficas, hemerogrficas, digitales y audiovisuales


Obras de referencia Enciclopedias y diccionarios Buscadores digitales Anuarios generales internacionales y nacionales Anuarios sectoriales Anuarios de directivos Guas de medios De entidades pblicas y privadas Para publicaciones de inters para cada actividad empresarial Libros y revistas existentes en organismos pblicos y privados Sobre bases de datos distribuidas y catalogadas a nivel mundial Propiedad de distribuidores y Redes mundiales de informacin, pblicos o privados
Espasa, wordreference.com, RAE RSS, Google news The Europa Year Book, Anuario de El Mundo, Anuario de El Pas, Anuario de la Comunicacin DirCom Quin es quin, Directorio de Comunicadores Espaoles EGM Ministerios, CCAA, corporaciones locales, Universidades, etc ISBN, Catlogo de editores nacionales e internacionales, editores generales, etc. Biblioteca Nacional, Bibliotecas Municipales, Hemeroteca Nacional, Hemerotecas Municipales, Centro Reina Sofa, etc Entidades privadas, Centros de Investigacin y Documentacin cientfica, etc BOE (M.I.), Camerdata (Cmara de Comercio), EFEdata, EFEcom (Agencia EFE) ICEX (Instituto Comercio Exterior)

Catlogos de publicaciones peridicas Catlogos de editoriales Catlogo de bibliotecas y hemerotecas Directorios documentales Bancos y bases de datos

Fuentes pblicas
Organismos oficiales Todos los que intervienen pblicamente en la sociedad Informacin estadstica, electoral, provincial, social sobre los 12 partidos polticos y sus correspondientes Grupos parlamentarios Con diferentes funciones a nivel mundial
AENA, Banco de Espaa, Casa de Amrica, Casa Real, CNMV, Congreso, CCAA, CGPJ, CSIC, Defensor del pueblo, INE, INEM, Ministerios CC, CiU, ERC, GM, IC, IU, PNV, PP, PSOE, UPN

Partidos polticos

Organismos internacionales

Amnista Internacional, BCE, BM, COI, Cruz Roja Internacional, UNICEF, FMI, OCDE, ONU, UNESCO, UE

Centros Culturales Instituciones feriales

Nacionales, CCAA Dependientes de corporaciones locales o autonmicas Informacin sobre cultura del pas, catlogos, campaas sociales, acuerdos econmicos, etc. Las ms representativas de la SEPI o en las que participa de alguna forma.

Centro Nacional Reina Sofa, Centro Cultural de la Villa de Madrid, Biblioteca de la Generalitat IFEMA en Madrid, Fira de Barcelona, Feria de Muestras de Sevilla, etc Embajadas y consulados en suelo espaol, as como las representaciones espaolas en el extranjero Agencia EFE, Campsa, Cepsa, Telefnica, Iberia, Red.es, RTVE, Renfe, Repsol, Tabacalera (Altadis)

Embajadas y Consulados

Empresas pblicas

Fuentes privadas
Universidades privadas Colegios profesionales Asociaciones profesionales Asociaciones particulares Centrales sindicales Con sus informaciones de referencia divulgativa Existentes en cada actividad profesional Para todo tipo de informacin y formacin Colectivos que buscan representacin social De las 6 existentes
CEU, Europea de Madrid, Pontificia de Comillas, Deusto, etc. Abogados, Mdicos, Periodistas CEOE, FAPE, AJE, etc. Amas de casa, Tercera Edad, Vctimas del terrorismo, etc CSIF (Conf. Sindicatos Indep. y Funcionarios) CCOO, ELA / STV, CIG (Intersindical Nacional de Trabajadores Gallegos); UGT y USO (Unin Sindical Obrera) Bancos y cajas de ahorro, CECA Ranking de Agencias y Consultoras de Publicidad Ranking de Agencias y Consultoras de Comunicacin Documentales, etc. EFE, Europa Press El Mundo, El Pas, La Razn, ABC, Intevi, El publicista puntoRadio, Radio Intereconoma, Gestiona Radio Canales pblicos ONO, Digital Plus

Empresas privadas Agencias de publicidad Consultoras de comunicacin y RRPP Productoras audiovisuales Medios de Comunicacin

Para informes sectoriales y de actividad Para informes sectoriales y tendencias de actividad Auditorias de comunicacin, investigacin de mercados, etc. Informacin audiovisual Agencias de informacin Diarios Revistas generales y sectoriales Radio Televisin Plataformas digitales

TALLER: CREACIN DEL BANCO DE DATOS


CREACIN DEL BANCO DE DATOS

SOFTWARE UTILIZADO

SOPORTE INFORMT ICO

FICHA DE ENTRADA

TRATAMIENTO

RECUPERACIN Y DIFUSIN

BDDS MLTIPLES

Office Adobe Acrobat

HDDs Servidores DVDs para Backups

BIBLIOTECA / HEMEROTECA

Office

HDDs Servidores DVDs para Backups

Nombre de la bases de datos Usuarios de la bse de datos Temtica de la base de datos N de documento Fecha Duracin Pas Personajes Temas Tcnico Resumen

Las bdds ms utilizadas se revisan y actualiza de 2 a 4 veces por mes

Mediante el registro de clasificacin y se difundir por los canales establecidos ms adecuados Se acceder a ella por medio de la recepcin del clipping impreso o a travs del correo-e. Tambin a travs de la intranet con nuestro user y password

Se reciben y analizan los mdios grficos generales y profesionales (online u offline) seleccionando las noticias relevantes y se digitalizan, reduciendo sus contenidos si fuera necesario. Se clasifican cronolgicamente y por el medio donde han aparecido. Indicaremos en nmero de copias de cada documento que necesitaremos imprimir o enviar por correo electrnico. Se anexionan al Clipping Imprescindible la funcin permantente del fotgrafo/redactor grfico interno o externo. Es necesario tener el fondo fotogrfico en soporte informtico y en DVDs Se grabarn todas las intervenciones directas o radiofnicas, online y/o offline. Tambin las cuas, jingles, etc que se hagan en publicidad Fondos musicales de todo tipo para la inclusin en campaas de comunicacin

FOTOTECA /DIAPOTECA

Oficce Adobe Photoshop

HDDs Servidores

N de fotografa rea funcional Fotgrafo

A travs del nmero de foto, se podr hacer una copia de la misma para utilizarla en los medios de difusin elegidos Se acceder fsicamente a los archivos o a travs de links en los boletines de correo-e o en la intranet. Localizaremos el nmero de CD, DVD o por su temtica para luego recuperarlo fsicamente para escuchar ls secuencias o efectos que se introducirn. Se acceder al nmero de DVD o carpeta en el servidor para recuperar fsicamente el archivo. Tambin a travs de links en los boletines de correo-e y la intranet.

FONOTECA

Office Programas de edicin de audio

HDDs Servidores DVDs

N de referencia Acto Fecha Duracin Observaciones Proveedor N de referencia Tipo de msica Utilidad

DISCOTECA

Office Reproductores y conversores de formato

HDDs Servidores DVDs CDs

VIDEOTECA / MEDITAECA

Office Adobe Premier Adobe Flash Compresin MP4 Equipo tcnico ms especializado

HDDs Servidores DVDs CDs

Tipo de material AV: video corporativo, videocomunicado, spots, animatic, videoconferencias , etc. memoria. Fecha Utilidad Publicado

Con ayuda de personal interno especializado o proveedores externos editaremos todo el material audiovisual necesario en tiempo y forma antes de su difusin.