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El FSE invierte en tu futuro

Gestin de I+D+I en las Pymes

Sesin: Direccin de proyectos

Agosto 2010
Juan A. Nieto
Ref. 0000 01/01/2001 Ttulo de bloque 1

Conceptos bsicos

Los proyectos son un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin especifico, con una duracin predeterminada INICIAR
PLANIFICAR

CONTROLAR
EJECUTAR

CONCLUIR

Conceptos bsicos (2)

GESTIN DE PROYECTOS

Reducir costes Obtener productos finales de mayor calidad

Cumplir plazo

GESTIN DE PROYECTOS ES LA RAMA DE LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACIN QUE TRATA DE LA PLANIFICACIN Y EL CONTROL DE PROYECTOS

Qu esperamos?

PLANIFICACIN: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio. CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto

Mejora de resultados Aumento de satisfaccin del cliente Posibilidad evaluar resultados

BENEFICIOS

Objetivo final

RESULTADO

COSTE

PLAZO

SATISFACCIN DEL CLIENTE

Qu se pretende?

OBJETIVOS

Previsiones (2)

La planificacin eficaz

No todas las planificaciones son eficaces, para que una planificacin sea efectiva debe cumplir unos requisitos que tenemos que conocer

Elementos y pasos a seguir

Para prever y concretar con antelacin los planes necesarios para el cumplimiento de determinados objetivos y para repartir o asignar los recursos disponibles hemos de contestar a las siguientes preguntas.

Definicin de objetivos

En numerosas ocasiones no alcanzamos lo que queremos en el plazo previsto porque nos han fallado las bases de la planificacin: determinar los objetivos y establecer prioridades.

Como formular objetivos operativos

Plan de accin: cmo queremos ir?

Ejemplos: Formulario 1

Ejemplos: Formulario 2

Ejemplos: Formulario 3

Ejemplos: Formulario 4

Ejemplos: Formulario 5

Ejemplos: Formulario 6

Controlando

Ejemplo Diagrama de Gantt

Ejemplo Diagrama PERT

Diaghrama de flujo (2)

Diagrama de Ishikawa (3)

Ejecutar

A la hora de ejecutar un proyecto es fundamental tener en cuenta la dimensin humana:

EL EQUIPO DE TRABAJO

Factores de xito

El tipo de actividad Todo el mundo disea?Todos estn en contacto con el cliente? El estilo de direccin del Jefe de Proyecto Autoritario/demcrata La especialidad de las personas Cul es el trabajo eficaz para cada persona? La afectividad de las personas Los conflictos personales son, a menudo, origen del fracaso de un nmero importante de proyectos La etapa del ciclo de vida del proyecto Un equipo eficaz para cada etapa Los estatutos del personal No se pueden desatender.Administracin

Perfil Jefe Proyecto

RESULTADO

COSTE
Experiencia y conocimientos tcnicos

OBJETIVOS DEL PROYECTO

PLAZO
Capacidad gestin y decisin

PERFIL JEFE DE PROYECTO

Capacidad de trato y relacin

Gestin de costes

La actividad empresarial obliga a manejar gran cantidad de informacin. La manera de procesar y presentar esa informacin depende en gran medida del receptor al que est destinada. En primer lugar, las empresas necesitan saber lo que tienen y lo que ganan o pierden cada ao. De eso se encarga la Contabilidad Financiera que es obligatoria y pblica para todas las sociedades. Estas caractersticas se deben a que sus destinatarios son Organismos Pblicos, particulares, otras empresas y en general, agentes externos a la propia compaa. Pero por otro lado, los agentes internos de la compaa, tienen necesidad de una informacin adicional, diferente y ms detallada. La contabilidad de Gestin se encarga de proveer esa informacin.

Contabilidad de gestin

Cmo sabe una empresa a qu precios debe vender para ganar dinero? Cmo puede averiguar qu productos de los que ofrece son los ms rentables? En definitivaCmo sabe una empresa lo que le cuestan las cosas que ella misma produce?

La Contabilidad de Gestin trata de dar respuesta a estas y a otras preguntas relacionadas con el consumo interno de recursos y el aprovechamiento de los mismos. La Contabilidad Financiera nos dice cuanto se ha gastado la empresa por ejemplo en sueldos o en materias primas.

Clculo del coste

Pensemos por ejemplo en una fbrica de coches. Si tratamos de calcular el coste de fabricacin de cada coche encontraremos que existen algunos recursos productivos cuya vinculacin con el objeto de coste (el coche) es clara. Pero por otro lado existen otros recursos utilizados dentro de la fbrica cuya participacin en la elaboracin de los coches es menos directa.

COSTES DIRECTOS
COSTES INDIRECTOS

Concluir

Formalizar la aceptacin del proyecto, compilando y distribuyendo la informacin de conclusin

UNIN EUROPEA

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Fondo Social Europeo

Diagnstico y Gestin Tecnolgica en la Empresa


MDULO: METODOLOGA DE GESTIN TECNOLGICA
Sesin: Direccin de proyectos (2 Parte)
Juan A. Nieto
Ref. 0000 01/01/2001 Ttulo de bloque 1

Caractersticas

Un proyecto es un proceso nico, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de comienzo y finalizacin que se emprende para alcanzar un objetivo conforme a requisitos especficos e implica limitaciones de tiempo coste y recursos. (ISO 10006)
Estn enfocados a alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos definidos Se realizan por una combinacin de recursos humanos, frecuentemente expertos en diferentes materias especfica, agrupados en una organizacin temporal. Estn limitados por el presupuesto y calendario establecidos por el nivel de desempeo y calidad especificados para el objetivo a alcanzar. Implican realizar un conjunto de diferentes actividades no repetitivas e interrelacionadas entre s que requieren coordinacin. Hasta cierto punto cada proyecto es nico y entraa por ello riesgos e incertidumbres hasta su culminacin.

Factores de gestin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Definicin de la misin del proyecto Apoyo de la Direccin Planificacin Consultas con los clientes Gestin de las personas Tareas Tcnicas Aceptacin por los clientes Control y realimentacin Comunicacin Resolucin de problemas

Procesos de gestin

Gestin de clientes Gestin conjunta de actividades, calendario y costes Aseguramiento de calidad

Gestin de configuracin
Gestin de riesgos

Clasificacin

PROYECTOS PLATAFORMA PROYECTOS DE DERIVACIN O EXTENSIN DE GAMA PROYECTOS DE CONTINUIDAD

Proyectos plataforma

Desarrollo de un producto, sistema o aplicacin sustancialmente distintos de los anteriormente realizados por la compaa y/o primera incorporacin de una tecnologa clave, nueva o emergente. Entrada en un mercado o negocio sustancialmente distintos de los habituales Establecimiento de una forma radicalmente nueva de relacin con el cliente y/o los asociados en el negocio

Proyectos de derivacin o extensin de gama

Adaptacin, mejora, nueva versin de productos, sistemas y aplicaciones anteriores y/o tecnologas familiares para la compaa. Diversificacin hacia negocios y/o mercados prximos (parecidos) a los habituales de la compaa.

Proyectos de continuidad

Proyectos de productos, sistemas y aplicaciones, que aplican tecnologas en los que la compaa dispone de un conocimiento y experiencia contrastados, para mercados y clientes habituales.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Etapa PRECONTRACTUAL

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Iniciacin

DE 1

Desarrollo de concepto elaboracin de ofertas

DE 2

Negociacin de ofertas

DE: Decisin Ejecutiva

Etapa CONTRACTUAL

Fase 5

Fase 4
Ejecucin

Fase 6

Planificacin del proyecto

DE 4

DE 5

Cierre

Seguimiento y Control

DE: Decisin Ejecutiva

Fase 1. INICIACIN

Objetivos
Lograr una autorizacin ejecutiva formal, aprobando la iniciacin del proyecto y estableciendo las bases fundamentales para acometer las siguientes fases del mismo, antes de comprometer costes y recursos significativos.

Utilidad
Facilita: La decisin empresarial relativa a la conveniencia de iniciar o no trabajos para la elaboracin de una oferta o propuesta. Alinear los proyectos que se emprenden con la estrategia de la empresa y asegurar el patrocinio por la Direccin de los que, por su dimensin o importancia estratgica, lo requieran. La seleccin del gestor y equipo de proyecto ms adecuados y la asignacin a los mismos de la autoridad, recursos y el apoyo necesarios.

Fase 1. INICIACIN

Contenido
Identificacin de las razones para realizar una oferta. Descripcin de la naturaleza del proyecto y caractersticas que se prevn: soluciones y servicios que comporta, productos y alcance del proyecto potencial. Estimacin preliminar del coste y duracin del proyecto . Clasificacin inicial del proyecto y exploracin del conocimiento existente aplicable al proyecto. Estimacin de los recursos disponibles y las limitaciones previsibles que pueden afectar al proyecto. Anlisis de la informacin comercial referente al proyecto y estimacin del esfuerzo de elaboracin de oferta. Evaluacin preliminar de los beneficios para la empresa de la realizacin del proyecto.

Producto
Autorizacin ejecutiva formal para la iniciacin de un proyecto, antes de comprometer costes y recursos significativos.

FASE 2

Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

Etapa Precontractual
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Etapa Contractual
Fase 5
Fase 6

Ejecucin Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas Negociacin de ofertas Planificacin del proyecto

Iniciacin

DE 1

DE 2

DE 3

DE 4

DE 5

Cierre

Seguimiento y Control

DE: Decisin Ejecutiva

FASE 2. DESARROLLO DE CONCEPTO

Objetivos
Definir la misin, productos y alcance del proyecto, as como estimar las actividades que comporta, su coste, calendario de ejecucin, riesgos y limitaciones principales con el nivel de detalle y precisin necesarios para poder elaborar una oferta competitiva para clientes externos.

Utilidad
Facilita: Identificar claramente y con el nivel de detalle preciso el compromiso que el gestor y equipo de proyecto adquieren ante el cliente, la Direccin y resto de participantes del proyecto Documentar con precisin el contenido y alcance del proyecto para evitar malentendidos y servir de base en la negociacin de potenciales cambios futuros Estimar con el nivel de precisin necesario los recursos (personas, conocimientos, tiempo y recursos materiales) necesarios Establecer consenso entre los miembros del equipo de proyecto sobre los puntos anteriores; sentar las bases para la construccin de un equipo de proyecto eficiente

Fase 3. NEGOCIACIN

Objetivos
Concluir en un acuerdo beneficioso para el cliente y para la empresa de la realizacin del proyecto ofrecido.

Elementos clave
Aclarar con el cliente las indefiniciones que pueden producirse en relacin al contenido, productos y servicios que comprende el proyecto. Estimar el impacto en coste y plazo de ejecucin del proyecto de los cambios que se propongan, sus riesgos y las limitaciones para aplicarlos. Actualizar los datos de la oferta en los Sistemas Corporativos cuando proceda. Negociar las contraprestaciones para la aplicacin de cambios respecto a la oferta. Precisar las facilidades que debe proporcionar el cliente y las tareas que debe realizar, y el impacto en el proyecto de su incumplimiento o retraso. Procurar que el contrato resultante refleje lo ms fielmente posible todos los acuerdos establecidos, especialmente los que impliquen una modificacin de la oferta.

Fase 3, NEGOCIACIN

DECISIN EJECUTIVA DE 3 Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para dar comienzo a la realizacin del proyecto y proceder a la Fase 4: Planificacin del proyecto
En el caso de proyectos internos, equivale a la aprobacin de la propuesta presentada. En el caso de proyectos externos, supone la aceptacin del resultado de la negociacin de la oferta con el cliente y/o de las condiciones contractuales, que pueden diferir de las reflejadas en la oferta. Puede suponer tambin la autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto a riesgo, esto es, sin que exista todava un contrato o acuerdo con el cliente.

Fase 3. NEGOCIACIN

TERMINAMOS LA FASE PRECONTRACTUAL Y ENTRAMOS EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Fase 4. PLANIFICACIN

Objetivos
Proporcionar a todos los participantes en el proyecto un conocimiento preciso de cules son los resultados que se deben conseguir y cul es el camino, paso a paso, para alcanzarlos. Determinar qu, quin, cmo, cundo, con qu recursos y a qu coste. Proporcionar una pauta precisa para el seguimiento y control del proyecto que permita identificar tempranamente las desviaciones, facilitando as la correccin de las mismas.

Utilidad
Facilita: Ver anticipadamente los aspectos ms crticos del proyecto, establecer su tratamiento y aumentar la predictibilidad del proyecto.

Establecer pautas precisas para la ejecucin del proyecto, la integracin de todos los participantes en el mismo.
La consolidacin del equipo de proyecto. Definir sistemas para el seguimiento de la ejecucin del proyecto, el control de las desviaciones y la informacin a los participantes del proyecto.

Fase 4. PLANIFICACIN

Asignacin de Gestor y Equipo para la etapa contractual del proyecto. Definicin de las actividades que comporta la realizacin del proyecto. Establecimiento de: Recursos

Costes
Calendario Supuestos y limitaciones Riesgos

Elaboracin del plan integrado de trabajo, calendario y costes (Plan Maestro).


Elaboracin de los planes de soporte a la gestin necesarios.

Fase 4. PLANIFICACIN

Trasvase de la informacin y documentacin de la etapa precontractual al equipo responsable de la realizacin del proyecto. Establecimiento de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) del proyecto.

Elaboracin del Plan maestro del proyecto (Plan integrado de trabajo, calendario y costes).
Elaboracin de los Planes de soporte necesarios para el proyecto especfico: Plan de calidad Plan de gestin de configuracin Plan de riesgos Plan de organizacin Plan de comunicacin Plan de aprovisionamientos

Fase 4, PLANIFICACIN

RESULTADOS

Plan maestro y planes de soporte necesarios para la realizacin del proyecto consolidados
Compromiso de los responsables para cumplir los objetivos asignados

FASE 5

Ejecucin, seguimiento y control

Etapa Precontractual
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Etapa Contractual
Fase 5 Fase 6

Ejecucin Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas Negociacin de ofertas Planificacin del proyecto

Iniciacin

DE 1

DE 2

DE 3

DE 4

DE 5

Cierre

Seguimiento y Control

DE: Decisin Ejecutiva

Fase 5, EJECUCIN

Objetivo
Llevar a cabo el proyecto en concordancia con el plan aprobado hasta la entrega del producto final al cliente, a su satisfaccin y cumpliendo todos los objetivos establecidos.

Concepto de Seguimiento
Anlisis de la informacin, generada en el proyecto, para la identificacin temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan.

Concepto de Seguimiento
El concepto de control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo esperado ocurra.

Fase 5, EJECUCIN

Utilidad
Facilita: La transmisin de informacin en el seno del equipo de proyecto.

La identificacin temprana de desviaciones respecto al plan.


El establecimiento de medidas correctivas para las desviaciones identificadas. La reflexin para el establecimiento de planes de mejora en funcin de los resultados obtenidos hasta el momento. Los informes de situacin o progreso del proyecto al cliente y a la empresa.

Fase 5, EJECUCIN

Llevar a cabo el proyecto en concordancia con el plan aprobado hasta la entrega del producto final al cliente, a su satisfaccin y cumpliendo todos los objetivos establecidos.

Desarrollo de acciones para asegurar que lo esperado ocurre: Elaboracin y anlisis de informacin para el seguimiento del proyecto.

Identificacin de desviaciones respecto al plan.


Identificacin y aplicacin de medidas correctivas, de contencin de riesgos y para la mejora continua.

Fase 6, CIERRE

Objetivos
Concluir el proyecto de una forma ordenada que evite incidencias adversas post-cierre del contrato y maximice la capitalizacin de los beneficios del proyecto por parte de la compaa y el equipo de proyecto.

Contenido
Entrega del producto y aceptacin por el cliente. Cierre financiero. Evaluacin formal del proyecto. Identificacin, documentacin y comunicacin de lecciones aprendidas y oportunidades creadas. Elaboracin de documentacin para el archivo histrico del proyecto. Disolucin del equipo de proyecto.

FINAL