SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE FORMACIN VIRTUAL EN MICROSOFT EXCEL

GUIA DE APOYO 2

LUIS ANGEL MUOZ RAMBAL TUTOR

SANTA MARTA, 2010

CONTENIDO Pg.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS EN EXCEL ...................................................................................................3 TRABAJAR CON LAS HOJAS DE CLCULO ..................................................................................................................7 CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CLCULO .............................................................................................7 INSERTAR UNA HOJA DE CLCULO NUEVA ..........................................................................................................7 MOVER UNA HOJA DE CLCULO ..........................................................................................................................8 SELECCIONAR HOJAS DE CLCULOS .....................................................................................................................8 ELIMINAR UNA HOJA DE CLCULO.......................................................................................................................8 MANEJO DE GRFICOS EN EXCEL .............................................................................................................................9 TIPOS DE GRFICOS DE EXCEL ..............................................................................................................................9 CREAR UN GRFICO ........................................................................................................................................... 10 CAMBIAR EL DISEO DEL GRFICO ................................................................................................................... 12 COLOCAR EL GRFICO EN UNA HOJA COMPLETA ............................................................................................. 13 TITULO DEL GRFICO ......................................................................................................................................... 14 COLOCAR NOMBRES DE LOS EJES DEL GRFICO ............................................................................................... 15 LEYENDA DEL GRFICO ...................................................................................................................................... 16 COLOCAR LOS VALORES DE LOS DATOS EN EL GRFICO ................................................................................... 16 COLOCAR LA TABLA DE DATOS EN EL GRFICO ................................................................................................ 17 CAMBIAR LA ESCALA DE LOS EJES ..................................................................................................................... 17 FORMATOS DE LOS ROTULOS DE DATOS .......................................................................................................... 19 FORMATOS ADICIONALES DEL GRFICO ........................................................................................................... 20 PROTEGER LAS HOJAS DE CLCULO ...................................................................................................................... 21 AGREGAR COMENTARIOS A LAS CELDAS .............................................................................................................. 25

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REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS EN EXCEL En la pasada unidad vimos un pequeo ejemplo de la utilizacin de referencias relativas y absolutas. Una Referencia relativa es actualizada por Excel automticamente cuando la frmula de una celda es copiada a otra(s), por ejemplo: Ingrese los siguientes datos en Excel

En la celda C6 escriba la siguiente frmula =C3+C4+C5 y presione Enter

Seleccione nuevamente la celda C6 (Observe la frmula en la Barra de frmulas)

De clic en Copiar (Ctrl + C)

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De clic ahora en la celda E10

Y d clic en Pegar (o presione Enter)

Como puede darse cuenta la frmula actualiza las referencias. En la frmula inicial se suman las tres celdas que estn sobre la frmula: la C3, C4 y C5. Al copiar la frmula a otra celda toma ese mismo criterio (tres celdas superiores), por lo tanto, en este nuevo caso las 3 que estn sobre la frmula, la E7, la E8 y la E9. Como corregimos esto: Borre las dos celdas que realizamos (C6 y E10)

Vamos a escribir nuevamente la frmula pero cada vez que seleccionamos una celda que se va a sumar, presiona F4 para aplicar la referencia Absoluta. (A la celda le aparecern smbolos de moneda as)

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Seleccione nuevamente la celda C7 y le da clic en Copiar

Da clic en la celda E10 y le da clic en Pegar

Se puede dar cuenta que la frmula sigue igual y no se ha modificado. Ejemplo 2. Escriba los siguientes datos en Excel, donde vamos a calcular el pago de los 3 fotgrafos, sumando los dos valores de lunes y martes y multiplicndolos por el valor de la foto.

Seleccione las 3 celdas

Escriba la frmula asignndole la referencia absoluta al valor de la foto (B2) ya que todos se deben multiplicar por la misma celda

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Ejecutas Control + Enter

Si nos ubicamos en la primera celda, pues veremos la frmula que ingresamos

En la siguiente celda, las dos primeras referencias cambian (B6+C6) pero la del valor foto sigue igual B2

Lo mismo pasa al ubicarnos en la tercera celda

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TRABAJAR CON LAS HOJAS DE CLCULO Un libro de Excel nos permite varias operaciones con las frmulas, veamos las ms comunes: CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CLCULO 1. Ubicar el apuntador del mouse en la etiqueta de la hoja que se desea cambiar 2. Dar doble clic (el nombre se selecciona)

3. Escriba el nuevo nombre y presione Enter

Cambie el nombre de las hojas:

INSERTAR UNA HOJA DE CLCULO NUEVA Damos clic en el botn de hoja nueva al final de todas las hojas

Aperecer la hoja nueva al final

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MOVER UNA HOJA DE CLCULO Si tenemos las siguientes hojas de clculo

Y queremos ordenarlas alfabticamente, simplemente Ubique el apuntador del mouse en la etiqueta de la hoja Y arrastre hasta la ubicacin deseada con clic sostenido

Y Listo!

SELECCIONAR HOJAS DE CLCULOS Si deseamos seleccionar varias hojas de clculo (contiguas o no) realizamos lo siguiente. Damos clic en la Primera hoja que deseamos seleccionar Presionamos la tecla Control y sin soltarla, d clic en cada hoja que desee.

ELIMINAR UNA HOJA DE CLCULO Para Eliminar una Hoja de clculo damos clic derecho en la etiqueta de la hoja que se desea eliminar y seleccionamos la opcin Eliminar

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MANEJO DE GRFICOS EN EXCEL Para trabajar con grficos en Excel nos vamos a la ficha Insertar comandos de grficos. Veamos: y all aparecen los

TIPOS DE GRFICOS DE EXCEL Veamos los tipos de grficos bsicos y su utilizacin. Columnas: Se utilizan para mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado perodo de tiempo. Con el objeto de resaltar la variacin que se ha producido en el transcurso de un tiempo, las categoras se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, Ejemplo: Ventas mensuales

Lnea: Estos grficos muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos. Son ideales para mostrar y comparar evoluciones. Ejemplo: Comparar el rating de la semana de dos canales.

Circular: Se utilizan para mostrar el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en funcin de la suma de elementos. Ejemplo: representar los datos de una encuesta.

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Barras: Se utilizan para comparar varios elementos individuales. En este caso las categoras se organizan verticalmente y los valores horizontalmente

CREAR UN GRFICO Antes de elaborar un grfico, elabore esta tabla de datos en Excel de ventas anuales de cervezas (En millones de pesos)

Ahora realicemos el proceso: 1. Seleccione la tabla de datos a graficar.

2. Damos clic en la ficha Insertar

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3. Damos clic en el tipo de grfico que se desea utilizar Ej. Columnas y damos clic en el subtipo deseado.

El grfico aparecer en la hoja de clculo

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Si desea mover el grfico ubique el apuntador dentro del grfico, en un rea libre y arrastre. Si desea cambiarle el tamao nos ubicamos en las guas de los bordes y arrastramos.

Nos ubicamos dentro del grfico para moverlo

Nos podemos ubicar en cualquiera de las guas para modificar su tamao

Cuando realizamos un grfico aparecen las barras que podemos utilizar con ellos, que son la de Diseo, Presentacin y Formato. De clic dentro del grfico y arriba aparecern las barras:

CAMBIAR EL DISEO DEL GRFICO Para cambiar el diseo del grfico, seleccionamos la ficha Diseo y all tenemos el comando Diseo del grfico. Despliegue el comando y selecciones el diseo que desee utilizar.

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COLOCAR EL GRFICO EN UNA HOJA COMPLETA Si deseamos colocar el grfico en una hoja nueva para imprimirlo en forma de pgina completa, realizamos lo siguiente: 1. Damos clic en el grfico 2. En la ficha Diseo damos clic en el botn Mover grfico

3. Aparece la ventana de Mover grfico

4. Seleccionamos la opcin Hoja nueva y escriba el nombre de la nueva hoja donde quedar el grfico.

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El grfico aparecer como una hoja nueva en el libro

NOTA: Para regresarlo a la hoja, repetimos el comando y seleccionamos Como objeto en

TITULO DEL GRFICO Damos clic en la ficha Presentacin y all busca el botn Ttulo del grfico

La opcin ms comn para el ttulo es Encima del grfico Aparecer encima del grfico el texto Ttulo del grfico, damos clic dentro de ese cuadro de texto

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Escriba el ttulo del grfico (Puede asignarle las caractersticas bsicas como fuente, color, etc)

COLOCAR NOMBRES DE LOS EJES DEL GRFICO A los ejes X y Y del grfico le podemos asignar un rtulo de la siguiente manera:
ROTULO EJE Y ROTULO EJE X

Para hacerlo realice lo siguiente:

Damos clic en el botn Rtulos del eje all tenemos los dos ejes el horizontal y el vertical.

Aparecer el cuadro de texto donde usted debe escribir el rtulo.

Realice lo mismo para el rtulo vertical

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LEYENDA DEL GRFICO La leyenda del grfico es la informacin adicional donde se nos explica la representacin del grfico. Ej.
LEYENDA

De clic en el botn Leyenda para desplegar las opciones y selecciona la opcin deseada. Ninguno quita la leyenda o cmbiela de posicin con las opciones que muestra el comando.

COLOCAR LOS VALORES DE LOS DATOS EN EL GRFICO Podemos colocar los valores de la tabla de datos dentro del grfico usando el comando Etiquetas de datos y seleccionando la opcin Mostrar

Los valores aparecern en el grfico.

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COLOCAR LA TABLA DE DATOS EN EL GRFICO Si usted desea que la tabla de datos que hicimos en las celdas aparezcan dentro del grfico utilice el comando Tabla de datos as:

Seleccionamos Mostrar tabla de datos y aparecer en el grfico:

CAMBIAR LA ESCALA DE LOS EJES Excel de forma predeterminada muestra la escala en los ejes, pero nosotros podemos configurarla a nuestro gusto, por ejemplo que muestre la escala de 100 en 100 o de 2000 en 2000 etc.
ESCALA

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1. Demos clic derecho en la escala que deseamos modificar

2. Damos clic en Dar formato a eje...

Aparecer la ventana de Dar formato al Eje

Para cambiar los valores damos clic en las opciones de Fija en cada valor que deseamos modificar as:

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Mnima: Significa en que valor comienza el eje. Por lo general 0. Mxima: Cual es el tope del eje. Unidad Mayor: Cual es el valor de las divisiones de las lneas, es decir si van de 100 en 100 o de 50 en 50 etc. Unidad Menor: Indica la mnima separacin entre lneas del eje.

Asignamos los valores deseados y damos Aceptar

NUEVA ESCALA

FORMATOS DE LOS ROTULOS DE DATOS Podemos dar formato a los rtulos de datos, por ejemplo: Escriba la siguiente tabla en Excel y asgnele un Grfico Circular 3D.

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Asgnele las etiquetas de los datos Ficha Presentacin Etiquetas de datos

De clic derecho en alguno de los valores del grfico y selecciona la opcin

Asignamos si deseamos ver El Nombre, El Valor o el porcentaje

Asignamos la posicin donde deseamos colocar la etiqueta.

FORMATOS ADICIONALES DEL GRFICO En la ficha Formato tenemos todas las herramientas para darle presentacin al grfico como El relleno, el contorno o borde, efectos, color de fuente, etc.

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PROTEGER LAS HOJAS DE CLCULO Cuando realizamos formatos en Excel podemos protegerlos para evitar que modifiquen nuestras frmulas o los formatos de las celdas. Elabore el siguiente formato:

Vamos a ingresar las frmulas: Base Prstamos es igual al Valor del prstamo Valor Intereses es igual a la Base del prstamo por el nmero de cuotas por el 3% Total a pagar es igual a la base del prstamos ms el valor de intereses Valor cuotas es igual al total a pagar dividido entre el nmero de cuotas Los resultados seran los siguientes:

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Podemos proteger nuestro formato para que no nos borren l as frmulas o cambien los formatos de las celdas. Pero, podemos cambiar los datos del cliente cada vez que llegue un cliente nuevo, mas no las frmulas. Es decir que esas celdas no se van a bloquear. Para que las celdas queden desbloqueadas despus de proteger la hoja hacemos lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que pueden ser modificadas posteriormente. (C3:C6)

2. Damos clic derecho en las celdas seleccionadas y escogemos la opcin Formato de celdas...

3. En la ventana de Formato de celdas... damos clic en la ficha Proteger

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4. Desactivamos la opcin Bloqueada y damos clic en Aceptar.

PROTEGER LA HOJA Para proteger la hoja realizamos lo siguiente: 1. Damos clic derecho en la etiqueta de la hoja de clculo. Y seleccionamos la opcin Proteger hoja...

2. En la ventana de Proteger hoja escribimos la contrasea de proteccin. Y damos Aceptar

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3. Se confirma nuevamente la contrasea.

La hoja qued protegida! Nos ubicamos en el valor del prstamo y cambiemos el valor a $5.000.000. Se acepta el cambio de valor ya que la celda est desbloqueada.

Intente eliminar o cambiar la frmula del valor de cuotas y aparecer el siguiente mensaje:

DESBLOQUEAR LA HOJA Para desbloquear la hoja volvemos a dar clic derecho en la etiqueta de la hoja y seleccionamos Desproteger hoja. Se ingresa la contrasea y se hacen los cambios deseados.

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AGREGAR COMENTARIOS A LAS CELDAS Podemos colocar comentarios a las celdas para que cuando nos ubiquemos en ellas nos informe, por ejemplo, que datos se deben ingresar. Para asignar un comentario hacemos lo siguiente: 1. Dar clic derecho en la celda deseada y seleccionar la opcin Insertar comentario...

2. Aparece un cuadro escribimos el comentario.

de

texto

donde

3. Damos clic en cualquier celda de la hoja de clculo y ya queda asignado el comentario (Basta con colocar el apuntador del mouse en la celda y aparecer el comentario asignado)

Para eliminar el comentario, damos clic derecho en la celda y seleccionamos Eliminar comentario

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