INDICE

1. Introducción 4

2. Ingresando al Sistema Integrado Asociativo ..5

3. Módulo de Gestión de Socios ..7

4. Módulo de Trámite Documentario ..27

5. Módulo de Servicio Social ...34

6. Módulo de Hospedaje . ..41

7. Módulo de Intelectus .. ..46

8. Módulo de Administrador del Sistema.. ..52

9. Módulo de Información Gerencial . ..59

ANEXOS

Anexo No 1.- Procedimiento para re-ingresos

Anexo No 2.- Simulación de Crédito por Consumo

 INTRODUCCION

Está compuesto por los siguientes módulos: Gestión de Socios, Contabilidad, Trámite
Documentario y Servicio Social, Hospedaje. Adicionalmente comprende los módulos
de Alta Dirección, un módulo de información para los ejecutivos y Gestión del Sistema,
un módulo que contiene las opciones para la Administración del Sistema; es decir,
asignación permisos y niveles de seguridad, actualización de tablas, entre otros.

SIA, descansa sobre ciertos estándares para una mejor operación los cuales se irán
exponiendo durante el desarrollo del presente manual.

n
Gestión de Aportaciones, Préstamos y
Beneficios, Control de pagos y Gestión de
Registro de C uenta Corriente.
estudiantes y control
de pagos / cuenta
corriente.
Registro de operaciones contables,
Emisión de Balances y EE.FF

Control y segimiento del flujo de

documentos externos recibidos.

Registro y control de solicitudes

de beneficios.
Parámetros
Generales del
Sistema e
Información Gestión y Control de Pagos
Gerencial Hospedaje

Esta es la pantalla principal del Sistema y cada rectángulo representa una aplicación o
módulo del SIA.
les de
ablas,
.
 INGRESANDO AL SISTEMA INTEGRADO ASOCIATIVO

El usuario observará en el escritorio de su pantalla un ícono en forma de un semáforo

rotulado SIA-ASSO:

Haga doble clic sobre el icono y podrá dar inicio a una sesión de trabajo con el SIA
que empieza por la identificación del usuario. A continuación, presentará la siguiente
pantalla:

Al ingresar al SIA, le
solicitará que ingrese su
identificación y clave de
acceso correspondiente.

Digite su identificación por

ejemplo: JPEREZ y luego
pulse <Enter>, luego digite la
contraseña y haga lo mismo.

No permita que nadie tenga

acceso a su contraseña, es
personal e intransferible.

Toda transacción realizada

en SIA registra información
de control: usuario, fecha y
hora de la operación, entre otros controles.

Si se equivoca al ingresar cualquiera de los dos datos solicitados, vuelva a intentar.

Tendrá hasta tres alternativas para ingresar al sistema, en caso de agotar las tres
oportunidades terminará la ejecución del sistema y tendrá que inicializar de nuevo.

Luego de haber ingresado la contraseña correcta, se

presentará esta pantalla. Digite el año y seleccione el mes a
procesar. Estos datos son referenciales para el sistema, por
lo cual no es obligatorio a excepción de los usuarios de
contabilidad que si deben seleccionar correctamente el año
y mes de proceso.

Luego seleccione el botón <Aceptar> para ingresar.

A continuación se presentará la pantalla principal del sistema y deberá seleccionar el
módulo con el cual va a trabajar. Para ello pulse <Enter> sobre el rectángulo
correspondiente o haga un clic sobre el.

Sólo podrá ingresar si tiene las credenciales para ingresar a un módulo determinado,
en caso contrario contactarse con el administrador del sistema para que le provea
accesos correspondientes.

En cada uno de los módulos o sub-programas encontrará opciones en forma de

menús desplegables como el siguiente por ejemplo:

Según las credenciales otorgadas al usuario, se podrá ingresar a cada una de las
funciones; si no tiene permisos, la función estará deshabilitada.

En cada módulo hay una función “Salir”, use esta opción para abandonar el módulo y
regresar a la plataforma principal.
SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DE GESTIÓN SOCIOS

Este módulo permitirá el registro, generación y procesamiento de las aportaciones,
préstamos y beneficios; asimismo, provee de consultas y reportes y otras utilidades
que permitirán analizar los estados de la información en todo nivel.

APORTACIONES
Permite llevar el control mensual de las aportaciones de los asociados, así como las
amortizaciones por descuento de planillas que se realizan forma mensual a través de
un proceso que lo realiza el administrador del sistema o los pagos directos realizados
en la caja de la asociación.

MOVIMIENTO DE CAJA

Registro de las operaciones de

caja: pagos directos, depósitos,
transferencias de las deudas a
préstamos u beneficios, y otras
operaciones.

Para realizar un pago, sólo

deberá ingresar el período a
cargar el cual cubrirá el saldo
también de los períodos
anteriores al registrado hasta
que cubra el monto pagado.

Ingrese el código del socio a

procesar: Para ello deberá digitar el código
correspondiente o en su defecto usar la
función [F10] para acceder a la tabla de socios y con la función [F6] buscar a un socio
determinado.

Una vez ubicado al socio pulse [Enter] para capturar el código respectivo.

Para ingresar un movimiento deberá

seleccionar el tipo de movimiento a
efectuar. Como quiera que los
movimientos están codificados, usted
podrá acceder a una tabla de los
diferentes tipos de operaciones
usando la función [F10] conforme se
muestra en la parte inferior:

El tipo de movimiento “00”, descuento por planilla no podrá

utilizarse debido a que es automático y procesado por el
administrador del sistema y se descarga del archivo
procedente de la DIECO en forma mensual.

Luego deberá ingresar el período según el siguiente

formato: aaaa-mm a procesar, deberá ingresa el monto, el
No de recibo de caja, No de voucher. En el caso de ser un
depósito deberá indicar el No de cheque y la cuenta
bancaria.

El campo referencia es importante y deberá especificar de

manera resumida el concepto del abono.

En caso de haber cometido un error en el ingreso de datos y como mecanismo de

seguridad ya no podrá modificar la operación sólo se podrá extornar quedando el
registro del usuario que realizó dicho extorno, para ello deberá utilizar la función [F5].
Impresión del Estado de Cuenta de Aportaciones

También podrá realizar una impresión detallada del estado de cuenta de aportaciones
de aportaciones indicando el período a imprimir (rango de períodos: desde – hasta).

A la derecha podemos
observar una impresión

VOUCHER DE INGRESO A CAJA

La consolidación de las operaciones realizadas por aportaciones, préstamos,

beneficios, hospedaje, academia y otros, se registra en esta sección:
Elija la función correspondiente, para crear un nuevo voucher de caja, deberá usar la
función [F3] y procesa a ingresar la fecha de la operación, luego seleccione el banco,
para ello puede usar la
función [F10],
seguidamente seleccione
el rubro, digite el número
de operación y a
continuación el detalle de
la misma.

En la siguiente sección
debe ingresar el número
de boleta, DNI y el
importe del beneficiario.

Para terminar el proceso, deberá usar la función [F7] para imprimir el documento de
respaldo de la operación:

Se activa el “panel de
impresión” estándar
para cualquier tipo de
impresión. Seleccione
el dispositivo: pantalla,
archivo o impresora
para generar el informe
y luego pulse el botón
<Aceptar> para
generar el reporte.

PRESTAMOS – CREDITO POR CONSUMO

En esta sección se desarrolla las operaciones de una de las actividades que según el
estatuto, es un servicio que brinda la asociación. El menú consta principalmente de
dos opciones: Generación y Actualización y Movimiento de Caja.

Generación y Actualización

En esta sección, se realizan la generación del crédito por consumo. En la parte final se
puede apreciar las funciones que pueden desarrollarse dentro de este capítulo:

Para generar un nuevo crédito use la función [F3], a continuación se presenta el

siguiente formulario:

El número de préstamo es generado en forma automática por el sistema, a

continuación ingrese la fecha de emisión, verifique que la fecha del Windows esté
actualizada. Seguidamente ingresar el CODOFIN del asociado, sino lo tiene a la mano
puede usar la función [F10] para llamar a la tabla de asociados y buscar el que
corresponda. A continuación ingrese el número de guía de trámite documentario que el
asociado registro en Mesa de Partes.
Una vez ingresados esta información preliminar, se procede a ingresar el tipo de
préstamo, en este caso y para todos los casos, se ingresa el código “1”, seguidamente
ingrese el capital a prestar y el número de cuotas (máximo 12), complete la
información que solicita el formulario y de la conformidad en <Grabar>.

Impresión del crédito por consumo

Use la función [F7] para generar la

constancia del crédito: voucher, recibo,
pagaré según sea el caso y también
imprima el cronograma de pago
correspondiente.

Si desea corregir algún dato del formulario, podrá usar la función [F4]. Es preciso
acotar que no todos los datos pueden modificarse por seguridad.

También no podrá modificarse si el mes contable esta cerrado en cuyo caso le

aparecerá una ventana como esta:

Si es imperativo realizar alguna corrección por error de usuario y otra causal, deberá
comunicar al área contable a fin de dar apertura de manera excepcional, el mes que
corresponde al crédito que desea modificar.

Búsqueda de créditos

Use la opción [F6] para realizar una búsqueda por algún criterio determinado.
Movimiento de Caja Préstamos

En esta sección, se registran las operaciones de amortización, boletas de depósito,

transferencias, regularizaciones u otros según sea el caso:

Ingrese el codofin del asociado y use la función [F3] para ingresar una nueva
operación:

En la ventana de “Adiciona
Movimiento”, deberá registrar en primer
lugar la operación a realizar según lo
mencionado en el párrafo anterior. Use
la función [F10] para llamar a la tabla
de operaciones y seleccione la que
corresponda.

Seguidamente indique el número de

préstamo a tratar, nuevamente puede
usar la función [F10] para visualizar los
créditos que tiene en su haber el
asociado y seleccionar el que va a
procesar.

Ingrese el monto y complete los demás datos que se solicitan en esta ventana y luego
proceda a <Grabar>.

Si desea Modificar la operación use la función [F4].

Para imprimir la constancia de la operación,

seleccione el voucher o recibo según sea el
caso y proceda a su ejecución.

BENEFICIOS
El otorgamiento de beneficios son estatutariamente la razón y el objeto de la
asociación. Por ello es preciso saber que los beneficios que otorga la institución son
los siguientes:

1. Hospitalización (Titular, cónyuge e hijos menores de 18 años)

2. Intervención Quirúrgica (Titular, cónyuge e hijos menores de 18 años)
3. Sepelio (Titular, cónyuge, padres e hijos menores de 18 años)
4. Invalidez (Titular)
5. Pase a la situación de Retiro (Titular)
6. Renta Vitalicia (Titular, cónyuge)

Los montos de los beneficios provienen de un “Plan Técnico” que nace como resultado
de un estudio matemático actuarial que la institución realiza periódicamente para
actualizar dichos montos en función a la evolución histórica/social de la institución y se
generan a partir de un “monto base” estipulado en el estatuto, el mismo que se va
incrementando en progresión geométrica año tras año.

Los beneficios de hospitalización, Intervención Quirúrgica, Invalidez y Renta Vitalicia

son porcentajes del monto base, mientras que los beneficios de Sepelio y Pase al
Retiro son montos fijos determinados por el último estudio actuarial.
Generación y Actualización

En esta sección se generan los beneficios solicitados por los asociados desde su
registro documentario en Mesa de Partes y su procesamiento y aprobación en el área
de Servicio Social:

Use la función [F3] para acceder al formulario de generación de beneficio nuevo:

Ingrese la fecha de
la operación y a
continuación el
número de informe
de Servicio Social.

Automáticamente se
obtendrá los datos
que complementarán
el formulario.

Hay que tener

presente que si
existe una transferencia de aportes y/o préstamo a descontar del beneficio será
reconocido de manera automática por el sistema y sólo quedará confirmar los datos y
grabar el formulario.

El número de beneficio y el número de voucher se generarán en forma

automática.

Use las funciones [F7] para imprimir la evidencia, [F4] modificar el formulario [F9] para
anular el beneficio.
Movimiento de Caja Beneficios

Una vez generado el beneficio, a continuación se debe efectuar el desembolso

correspondiente y se debe registrar la operación; para ello, usar la función para
efectuar el registro del pago:

Complete los datos de la ventana ingresando el número de beneficio a procesar, si no

recuerda el número, podrá usar la función [F10] para acceder a la lista de beneficios
que ha generado el asociado:

Seleccione el número de beneficio que

corresponda y complete los datos de la
ventana.

El número de voucher se
generará de forma
automática,

Proceda a continuación imprimir según

corresponda usando la función [F7] para
plasmar la evidencia correspondiente de la
operación.
CONSULTA
Este menú presenta una serie de utilidades que facilitarán la búsqueda de la
información relacionada e integrada con las otras áreas de la institución.

Consulta Integrada

Es la utilidad más importante de la aplicación porque relaciona completamente toda la

información del asociado de acaso algún servicio institucional que uso alguna vez,
desde el trámite por Mesa de Partes y por las diferentes instancias y servicios que hizo
uso.

Como se puede observar en el panel izquierdo, figura la relación de asociados

dispuesto orden alfabético, seguidamente se puede apreciar la deuda de aportes que
actualmente mantiene el asociado con la institución y en color verde si presenta cuotas
consecutivas impagas. Se debe recordar que según el estatuto (Art. 11 inc. “c”)
cuando un asociado mantiene más de 06 (seis) cuotas consecutivas impagas, deberá
ser excluido por morosidad.

A continuación muestra si el asociado seleccionado presenta solicitud de autorización

en formato PDF, también si tiene e-mail lo mostrará.

En la siguiente franja muestra el total de beneficios percibidos hasta el momento y si

recibió su pase al retiro, muestra además del monto la fecha que recibió dicho
beneficio.

En el panel derecho figuran los datos generales del asociado seleccionado, entre los
que destacan su situación en ASSO-PNP (Activo/Retirado), la fecha de ingreso a la
institución, la fecha de retiro en caso de estar retirado y un par de datos importantes
como son la filial y la institución que descuenta (DIECO o CAJA MILITAR).

Use la función [F6] para buscar a algún asociado, podrá elegir el criterio de búsqueda
ya sea por carnet, DNI, codofin y nombres:
Una vez que ha ubicado al asociado pulse [Enter] para visualizar las principales
opciones que se dispone para consultar:

Se puede visualizar que existen tres

rubros principales: Aportes,
préstamos y beneficios.

El vínculo de aportes nos llevará a

visualizar la historia de aportaciones
del asociado, de la misma manera
para el caso de las otras dos
opciones.

Para visualizar cada uno de estos

vínculos, debe pulsar [ENTER].

Vínculo Aportaciones

En esta sección se puede visualizar los aportes realizados por el asociado desde la
fecha que hizo su ingreso a la asociación, se encuentra cada programación y su
respectiva ejecución. La columna “MONTO”, es el monto del período o monto mes que
le corresponde pagar, este monto puede variar de acuerdo a las decisiones de
incremento que se tomen en la magna asamblea. La columna “DIECO” es lo ejecutado
ya sea por DIECO o CAJA MILITAR y la columna “CAJA”, son los pagos realizados
por caja.

Al final muestra el saldo acumulado que es la suma de los montos de cada período, el
total de aportaciones es la suma de las columnas dieco mas caja.

Use las funciones [HOME] y [END] para desplazarse inicio y fin de la tabla.
Vínculo Préstamos

En esta sección figura los créditos por consumo otorgados al asociado en forma
histórica, es decir desde que ingresó a la asociación. En dicha tabla se puede
visualizar la columna “préstamo”, que es el número de crédito generado en forma
automática por el SIA en su momento, la fecha que se realizó el crédito, el “monto” a
pagar, incluye el capital mas los intereses compensatorios y portes según estatuto, la
columna “mora” de momento no se utiliza. Seguidamente se puede visualizar la
amortización realizada y el saldo pendiente por pagar.

Al final de la tabla se puede ver la columna “ESTADO” que muestra la situación del
crédito.

Dando [ENTER] en
cualquier crédito
podemos visualizar el
detalle del mismo; es
decir, la forma como
viene amortizando.

Use la función [F7] para

obtener un panel de
impresión y selección de
criterios a visualizar sobre
los créditos otorgados al
asociado seleccionado.

Asimismo, use la función [F8] para imprimir el cronograma original en cualquier

momento.
Vínculo Beneficios

En esta sección se puede visualizar los beneficios percibidos por el asociado desde su
fecha de ingreso a la institución: número de beneficio, fecha, monto otorgado,
transferencia de aportes y préstamos, los adelantos realizados y el saldo por pagar.

Usando la función [ENTER] puede visualizar el detalle del beneficio seleccionado:

Con la función [F8] puede ver los pagos realizados desde caja:

La fecha que se realizó el pago, el recibo, el voucher generado por el SIA, el número
de cheque, el banco y el importe pagado.
Pantalla principal de consulta integrada

Regresemos a la pantalla principal de consulta integrada usando la función [ESC] para

revisar las otras utilidades:

Función [F2].- Podemos encontrar el histórico de presentes que recibió el asociado en

las diferentes campañas navideñas:

Función [F3].- Aquí se podrá visualizar toda la documentación que ingresó el asociado
por mesa de partes y su estado: pendiente u archivado.

Asimismo usando la función [ENTER] se puede visualizar la ruta que gestionó el

documento seleccionado:

El área que gestionó, la fecha de acción, hora y el usuario de turno, así como las
fechas descargo (recepción física) y sus estados para cada una de las instancias
hasta su archivo.
Función [F5].- Esta función permite visualizar las veces que el asociado ha tomado el
Servicio de hospedaje, mostrando el detalle de la misma.

Estado en un registrado dado, use la función [ENTER] para visualizar los pagos
realizados respecto a una reservación:

Función [F6].- Buscar un asociado por diferentes criterios: número de carné, DNI,
codofin u apellidos:

Función [F7].- Si desea

visualizar el estado de
cuenta, para presentar las
aportaciones pendientes,
los préstamos pendientes y
los beneficios realizados
por el asociado, está es la
opción que debe
seleccionar.

Función [F8].- Para imprimir la ficha de datos del asociado con toda la información que
fue consignada y actualizada en el registro de asociados. Esta información permitirá
que el asociado pueda actualizar algunos datos necesarios para la institución.
Función [F9].- Visualiza el registro de familiares consignados al asociado: cónyuge e
hijos que en su momento eran menores de 18 años.

Función [F10].- Esta

función se usa en la
campaña navideña que
realiza la asociación para
registrar el presente
navideño que se entregó en
ese momento: El número
de ticket asignado al
panetón, el ticket de pavo,
la fecha de entrega, la filial
y en la parte final datos del
teléfono fijo, celular y email
que actualizará el registro
del asociado.

Función [F11].- Esta función sólo se usa en las asambleas ordinarias u extraordinarias
que programe la asociación a fin de registrar la evidencia de la asistencia del asociado
y sólo tendrán acceso los usuarios que hayan sido autorizados.

Función [F12].- Esta función sólo se utiliza después de efectuada la asamblea

programada para registrar el pago de movilidad del asociado por asistir a la
mencionada asamblea.

Calculadora de Créditos por consumo

Use este simulador para calcular el monto total a pagar por un capital prestado. En el
margen derecho puede visualizar la tabla de valores o ratios que serán usados para el
cálculo del monto total y por consiguiente de la cuota a programar.
Calculadora de pre-pago

Cuando un asociado desea realizar un pronto

pago o pagar por anticipado su crédito, tendrá
que usar esta utilidad para determinar que monto
debe amortizar, ingresando el número de crédito.

Al final muestra los días transcurridos del crédito,

los intereses generados y el monto a pagar, el
mismo que deberá consignarse en la opción caja
préstamos para realizar el pago correspondiente.

REPORTES

En esta sección encontrará una serie de

reportes que podrá imprimir ya sea por pantalla,
impresora u archivo para el análisis
correspondiente de la información

Los reportes principales son General de

préstamos, beneficios, los reportes detallados de
caja, el detallado de beneficios, entre otros.

Cada uno de los reportes presenta un panel de

selección de criterios que deberá seleccionar a
fin de filtrar o segmentar la información que
desea visualizar.

PROGRAMA
Principalmente se encuentran las opciones de
programación de créditos y beneficios. Es el área
contable que establece los montos mensuales
disponibles para cada uno de estos rubros que
serán una forma de control en la generación que
realice tesorería, el SIA no permitirá exceder de
estos montos programados.

También encontrará otras opciones dependiendo

de la necesidad, algunas ya no estarán disponibles
porque fueron para la necesidad de un momento
determinado.
COBRANZA
Esta sección presenta utilidades exclusivas para realizar el seguimiento a la cobranza
tanto de aportes con de
préstamos en su condición de
morosos (atrasados: 1, 2, 3 o
mas cuotas, según sea el caso) y
vencidos (aquellos que vencieron
todas sus cuotas) y que requieren
mayor atención.

La opción “morosos en
aportaciones por filial”, permitirá
obtener un reporte para coordinar la recuperación de los aportes en coordinación con
los representantes de filial.

La opción préstamos morosos:

Indique la fecha de inicio y fin

de proceso y el número de
cuotas atrasadas que desee
analizar. Si ya se generó la
planilla y aún la DIECO o
CAJA MILITAR no han
devuelto los descuentos,
entonces marque esta opción
para no considerar la última
cuota programada.

Opción de créditos vencidos:

Use esta utilidad se desea

obtener un reporte de los
créditos vencidos; es decir,
aquellos que vencieron
todas sus cuotas y que
necesitan prioridad en su
recuperación.
 SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

Permite llevar el control documentario desde el área de Mesa de Partes en lo que
corresponde a la recepción de la correspondencia por algún tipo de beneficio y/o
servicio, así como la recepción de documentos de inscripción o renuncia a la
asociación, entre otros.

Lo primero que se debe tener en cuenta es que el usuario debe tener asignado
previamente el área origen:

Vaya a la opción “Maestros” y seleccione: Enlace

usuario-área y designe el usuario, seguidamente
vincular con el área donde realiza sus actividades.

Esta opción lo gestiona el Administrador del

Sistema.

Use la función [F3] para adiciona un nuevo registro:

El usuario lo podrá obtener

de la tabla de usuarios del
sistema, use la función [F10]
para obtener la lista de
usuarios.

A continuación seleccione de
la misma forma el área que
corresponde al usuario.
Movimientos – Documentos Entrantes

En esta sección se realiza el registro de la correspondencia institucional en lo que

respecta a los beneficios y/o servicios, ingresos, renuncias y otros.

El SIA genera un número de guía de forma automática que es la que representa al

trámite a realizar y se consignan en el formulario los datos solicitados.

Para adicionar un nuevo registro, usando la función [F3]; se debe consignar la fecha
de la recepción física de la correspondencia, a continuación colocar los datos del
documento ingresante, seguidamente si el remitente es un asociado, deberá colocar el
codofin, la filial origen y finalmente seleccionar el tipo de trámite: préstamo, beneficio u
otros. En caso de préstamos debe ingresarse el monto inicial que está solicitando, el
mismo que en caso de aprobarse, no necesariamente será el registrado ya que
dependerá de la evaluación que realice el área de créditos, el monto podría cambiar
según su capacidad en boleta.
 Una guía presenta tres estados, a saber: Pendiente, Derivado y Archivado.
Pendiente cuando se registra la guía, a continuación el área de Mesa de
Partes deriva la guía al área que corresponda y cambia el estado a
derivado. Estando en el área que lo gestiona, se registra la acción tomada y
hay dos posibilidades: lo deriva a otra área o la archiva porque ya culminó
su flujo.

Use la función [F8] como Mesa de Partes para derivar la guía:

Seleccione con [F10] la relación de

áreas y ubique la que corresponda,
seguidamente ingrese la fecha y
hora de acción y la guía cambiará
su estado de PENDIENTE a
DERIVADA.

Use la función [F9] para ver el flujo de la guía y las acciones tomadas en cada
instancia del flujo:

Se puede apreciar el área origen que es “Mesa de Partes” y las áreas donde se han
tomado las acciones pertinentes, muestra el estado del documento en todo momento.
La fecha de descargo que es la recepción física del mismo.
Movimientos – Descargo de Documentos

Como ya está vinculado con un área determinada, aparecerá por defecto, sólo debe
ingresar a esta opción:

Se puede apreciar las guías por gestionar y sólo aparecerán las que se encuentran en
los estados: pendientes y descargadas. En el panel izquierdo se muestra la
información de cada guía.

Lo primero que debe hacer es buscar

la guía que ha recepcionado
físicamente, para ello use la función
[F6], luego proceder con el descargo
con la función [F9] y acepte la fecha
de descargo que es proporcionada
por el sistema.
Si desea accionar un documento, lo primero luego de descargarlo use la función
[ENTER] sólo disponible para guías que han sido descargadas (recepcionadas
físicamente).
Ingrese la información sobre la
acción tomada, si desea derivar
o archivar la guía, a
continuación complete los otros
datos y en ambos casos la guía
desaparecerá de su bandeja de
entrada.

Movimientos – Extorno de documentos

Esta sección es única y exclusivamente para el personal de Mesa de Partes que por
alguna razón justificada deba extornar el flujo completo de la guía. Para ello debe usar
la función [F8]

El documento volverá a fojas cero y Mesa de Partes nuevamente tendrá que derivar el
documento al área correspondiente para ser accionado.
Reportes

Seleccione la opción de documentos entrantes que gestiona Mesa de Partes y saldrá

el siguiente formulario:

Ingrese el rango de fechas que desea imprimir, si desea algún documento en particular
ingrese los datos, a continuación puede filtrar:

Puede seleccionar el área a la que derivó, la filial, puede filtrar las guías que
corresponden a préstamos/beneficios/otros o todos, por folio, etc.
 SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DE SERVICIO SOCIAL

El área de servicio social dentro de sus funciones y facultades, se encarga
principalmente de evaluar y procesar los beneficios requeridos por los asociados, para
ello trabaja directamente con el Plan Técnico del ejercicio en proceso, en el cual se
encuentran las cantidades que corresponden según el tipo de beneficio solicitado por
el asociado. Asimismo, debe tener conocimiento de la dinámica de los diagnósticos
para poder evaluar cada solicitud y asignar el que corresponda según lo enmarcado en
el estatuto.

Movimientos – Registro de Documentos

Se trabaja por informes para cada expediente, el número de informe es un correlativo

automático generado por el SIA y cada año se reinicializa.

El registro del informe que comprende, además, el detalle de beneficios que

va a percibir del asociado será la base para el pago en tesorería. Cuando
llegue a pagaduría, sólo se ingresará el número del informe y se obtendrá
automáticamente toda la información para realizar el pago.
 Ingresar un nuevo informe [F3]:

Consigne la fecha, el tipo “32” por defecto para el tipo de documento, seguidamente se
autogenerará el número de informe. A continuación, digite el codofin del beneficiario,
use [F10] para llamar la lista de asociados y buscar el que corresponda, consigne los
datos del documento de referencia y complete los datos restantes.

Una vez registrado el informe tenemos debemos registrar el detalle del mismo para
ello usamos la función [F10]:

Complete los datos del formulario ingresando la fecha de ocurrencia y la fecha de salida para
efectos de cálculo de diferencia de dichas fechas para el caso de pase al retiro, consigne
seguidamente el número de guía de mesa de partes, use la función [F10] para acceder a la
tabla correspondiente y proceda en la parte inferior a registrar los beneficios solicitados según
corresponda. Aquí de manera automática entra a tallar el plan técnico vigente del período de
proceso.
Consigne el tipo de parentesco: El tipo de Beneficio:

Si se activa la casilla de diagnóstico, proceda a seleccionar el diagnóstico que corresponda:

Seguidamente se activará la carga

de parámetros del beneficio
seleccionado y los montos y
porcentajes se obtendrán de
manera automática desde el Plan
Técnico vigente.

Cuando termine todo este proceso se completará el informe y su

situación será: “PENDIENTE”. Una vez que llegue a Tesorería y se
proceda a realizar el pago y cambiará su estado a “PAGADO”, con lo
cual se habrá cerrado el ciclo del informe.
Movimientos – Registro de Diagnósticos
En esta sección se registran los diagnósticos que se usan para el otorgamiento de los
beneficios de salud, los cuales se deben categorizar si corresponden a cirugía menor o mayor
según sea el caso.

En cualquier momento se puede dirigir a la opción reporte de diagnósticos para obtener un

listado ordenado por código o descripción de diagnóstico:

Movimientos – Mantenimiento de Familiares

Esta es una sección se debe actualizar la información de los familiares del asociado: cónyuge e
hijos menores de 18 años. Es tan importante su actualización porque permite conocer la
situación de los beneficiarios.
Use la función [F3] para adicionar los familiares del asociado:

Trate de completar toda la

información que requiere el
presente formulario, la misma que
servirá para tener en cuenta al
momento de generar un beneficio o
en un futuro para la realización de
los estudios matemáticos
actuariales.

Movimiento – Registro de Asistencia Social

A través de este formulario se llevará una bitácora de los ítems de asistencia que se
les entrega a los asociados como mecanismo de servicio social desarrollado por la
institución para sus asociados a nivel nacional, se indica la fecha de entrega y la fecha
de devolución.

Se puede emitir un informe por

fecha y entregas pendientes como
filtro.
Reportes

La utilidad de esta opción es generar un reporte de todos los informes generados por
rango de fechas. Se puede filtrar por tipo de beneficio y lugar de origen; opcionalmente
podrá seleccionar sólo provincias y excluir Lima.
El hospedaje o albergue asociativo es un servicio que la institución presta a sus
asociados activos a nivel nacional a un costo especial.

Tenemos el edificio ubicado en Jr. José Díaz y una extensión del mismo en el local
central de la ASSO-PNP.

Gestión de Hospedaje – Tabla de Habitaciones

Es la tabla principal de habitaciones que cuenta el albergue cada una codificada. Las
que terminan en “A” son las que se encuentran en el local principal, se muestra el
estado de cada una de ellas: Libre, Resevado y Ocupado respectivamente. Estos
estados cambian a la hora de efectuar la reservación.

Asimismo, se visualiza el último ocupante, su fecha de ingreso y salida

respectivamente. Podríamos decir que es el tablero de mando del hospedaje.
Gestión de Hospedaje – Reservación de Habitaciones

En esta sección se puede efectuar las reservaciones generándose un número de

reserva por cada habitación en forma correlativa.

Para crear una reserva, use la función [F3], luego consigne el número de habitación,
puede usar [F10] para llamar a la lista completa de habitaciones (sólo se podrá
seleccionar sólo las que están pendientes).

El número de reservación lo
genera automáticamente el SIA,
seguidamente consigne el
codofin del asociado que tomará
el servicio.

A continuación, registre la fecha

y hora de ingreso, dejando libre
la fecha y hora de salida para
actualizarla al momento que el
asociado decida retirarse.

Al inicio, seleccionar la opción “reservar”, cuando ocupe el asociado físicamente,

actualizar el estado a “ocupar” y finalmente cuando se retire, cambie a “liberar” para
dejar libre la habitación a fin de que pueda generar una nueva reservación.

En cualquier momento podrá eliminar la reservación a través de la función [F5], sólo

procederá cuando la habitación se encuentre liberada y no tenga movimiento de
pagos.
Gestión de Hospedaje – Movimiento de Pagos

En esta sección se registra los pagos realizados por el asociado para la reservación
determinada

Use la función [F3] para ingresar un registro de pagos:

Consigne la fecha del movimiento, el

importe, el número de recibo, el
número de boleta y una descripción
corta del mismo de ser necesario.

En esta sección se pueden adicionar

amortizaciones.

Use la función [F7] para imprimir el

número de recibo como evidencia del
pago realizado.

REPORTES – Movimiento de Caja

En esta sección puede seleccionar los movimientos de pagos realizados en un rango

dado de fechas, puede filtrar por habitación y también por asociado.
REPORTES – Reservaciones

Esta sección presenta el mismo formulario de impresión que el anterior, donde se

puede seleccionar los movimientos de reservaciones realizadas en un rango dado de
fechas, puede filtrar por habitación y también por asociado.

Visualización Gráfica del movimiento de habitaciones.- En color verde

representa una habitación “reservada”, en color blanco, una habitación
“ocupada”.

RESERVADA

OCUPADA
 SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DE INTELECTUS
 SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DEL ADMINISTRADOR

DEL SISTEMA
 MODULO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Este módulo es de uso del personal encargado de la

administración del Sistema o usuario Administrador.

Los procesos que se manejan por este módulo guardan relación con el
mantenimiento de las tablas y los programas del sistema, así como el control de
acceso de los usuarios y la operatividad de los diferentes módulos del Sistema.

Administración – Multitabla General / Socios

Son las tablas principales del SIA que son usadas en los diferentes módulos, en el
llenado de los formularios:

Permitiendo usar una codificación estándar para acceder a los datos.

Administración – Maestro de Asociados

En esta sección se maneja la base de datos de asociados de la institución en la cual,

cada registro se representa unívocamente por el CODOFIN, mostrando el registro de
asociados que se encuentran activos y retirados:

Para adicionar un nuevo registro de asociado, use la función [F3], registre el

CODOFIN, la fecha de registro se generará en forma automática y proceda a llenar el
formulario con la información y codificación que se requiere. Los campos que tienen
flechas abajo significan que tienen ayuda; es decir, se puede llamar a las tablas
correspondientes, donde encontrará la codificación que está buscando.
Tenemos la sección de datos personales, datos de la PNP y datos en la asociación.
En esta última sección, en caso de ser un nuevo registro en situación debe seleccionar
1 = ACTIVO,

El tipo de ingreso: voluntario, si

es un REINGRESO u otro

Asimismo la fecha de ingreso y

principalmente ¿Quién
descuenta?, en este caso:

1 = DIECO
2=CAJA MILITAR

Esta última codificación es importante porque según ello filtrará al asociado para la
generación de la planilla para la DIECO o CAJA MILITAR respectivamente.

En el caso de ser Caja Militar, deberá consignar el código del pensionista que se
obtiene desde la web de la Caja y la fecha que genera su autorización.

Cuando un asociado se retira (baja) por cualquier causal, debe registrar la

información de su ingreso en el < histórico > como una bitácora de
referencia:

En el caso de los REINGRESOS, existe un procedimiento que detallamos en el

ANEXO No 1.

Asimismo, hay otra bitácora que es el registró de la < última carta declaratoria >

En esta sección entre otras

funciones de consulta que podrá encontrar, hay una importante y es la actualización
de las solicitudes de autorización DIECO.

Use la función [F10] para actualizar

los datos de la última solicitud de
autorización DIECO.

Asimismo, podrá acceder al histórico

de las solicitudes anteriores para
consulta.

Administración – Familiares de Asociados

En esta sección se actualizará el registro de los familiares de los asociados: cónyuge,

padres e hijos menores de 18 años para efectos del cálculo de otorgamiento de
beneficio, puesto que para cada uno de ellos el SIA le generará una codificación
automática.

Administración – Programación de Créditos por consumo

En esta sección se encuentran las tablas de ratios a utilizar en forma mensual para
calcular los montos a pagar por un determinado capital, según una formulación de
cálculo de interés al rebatir que se detalla en el ANEXO No 2. Esta información deber
cargarse al inicio de un ejercicio en forma completa.

Administración – Programación de Beneficios

Esta opción permite registrar la programación anual de beneficios con los montos
establecidos en el Plan Técnico de cada ejercicio. Esta es la base de la información
para la generación de los beneficios otorgados:
Administración – Programación monto base

Estatutariamente se define como monto base, o monto de referencia un valor que se

usa para calcular porcentualmente los beneficios del Plan Técnico Anual. Esta tabla
también se configura al inicio del ejercicio.

Administración – Tipos de movimiento de Caja

En esta sección se lleva el registro base de los tipos de operación que se realiza en la
institución ya será para el registro de los abonos, operaciones internas de
transferencia, condonaciones, entre otras que nazcan como resultado de una
necesidad o del mismo proceso administrativo, previamente aprobada por el Consejo
Directivo Nacional.
Mantenimiento – Reproceso de Cuenta Corriente

En esta sección, se puede cargar la programación de un período, aunque ésta se

genera de manera automática en la cuenta corriente del asociado; empero, sin
embargo cuando un asociado ingresa a la institución debe pagar su cuota del mes por
caja y a través de esta utilidad permite registrar manualmente dicha programación:

Utilice la función [F3] para adicionar una nueva programación, consigne el período de
proceso, muy importante el
monto mes, el monto
programado, dejando en
blanco el monto DIECO.

Las funciones [F8] , [F9] y [F10] respectivamente según el último acuerdo del Consejo
Directivo Nacional ya no se usan debido a que cuando una asociado REINGRESA,
está en la obligación de ponerse al día en sus cuotas pendientes, conforme el
procedimiento que se detalla en el ANEXO No 1.
SISTEMA INTEGRADO
ASOCIATIVO SIA-ASSO

MODULO DE INFORMACION
GERENCIAL
Este módulo ha sido creado exclusivamente para el presidente de la institución y
cuenta con los principales canales de información consolidada del objeto principal de
la asociación, así como de los servicios institucionales que brinda: préstamos,
academia, hospedaje, etc.

La opción de Consulta integrada, la desarrollamos detalladamente en el

módulo de Gestión de Socios.

Presidencia – Intelectus Ingresos

Esta opción permite generar un listado de las operaciones por los pagos del servicio
académico prestado por la academia. Indique rango de fechas a listar.

Presidencia – Hospedaje

Esta opción permite generar un listado de las operaciones por los pagos del servicio
de albergue prestado por la institución. Indique rango de fechas a listar.
Seleccione el rango de fechas a listar, además puede realizar algunos filtros por
habitación [X] o por beneficiario del servicio [X].

Presidencia – Simulador de Préstamo

Una manera rápida de realizar una simulación

de un crédito por consumo es ingresar a esta
herramienta que determina el monto total a
pagar, donde está consignado los portes e
intereses compensatorios (4% al rebatir),
además, calcula el importe de la cuota de
programación.

Presidencia – Consulta de Préstamos y Beneficios

Es un panel de control que muestra los montos otorgados en beneficios y préstamos

(créditos por consumo) hasta el nivel más detallado, iniciando por el período que está
ingresando. Use la función [ENTER] para ingresar al siguiente nivel y así
sucesivamente.
Use la función [ENTER] para obtener un filtro diario de las operaciones para cada
columna, donde se puede apreciar en la parte inferior nuevamente los totales
generados para cada columna:

Nuevamente use la función [ENTER] para incursionar en un detalle pormenorizado de

las cantidades generadas en la fecha seleccionada y de esta manera se tiene un
control minucioso de las operaciones que realiza el área de Tesorería:
Presidencia – Trámite documentario

Esta opción es para visualizar los documentos recibidos por mesa de partes
convertidos en guías por requerimiento de beneficios o servicios institucionales. Se
puede visualizar la ruta del documento por las diferentes áreas (revisar módulo de
trámite documentario).

Presidencia – Cantidad de Asociados

En cualquier momento la
presidencia puede ingresar a esta
utilidad para tomar conocimiento de
la cantidad de asociados que
tenemos en un momento
determinado y la forma como está
distribuido en Lima y Provincias y
también en DIECO y CAJA
MILITAR.

Use la función [ENTER] para mostrar el siguiente detalle que es la distribución de

asociados por filial:
 Anexo No 1

(Procedimiento para RE-INGRESO

de Asociados)
 GUIA DE PROCEDIMIENTO PARA LOS RE-INGRESOS

Un reingreso significa que un asociado empezará a computar su fondo social (aportes

solidarios) en el estado su cuenta, desde la fecha de reingreso en adelante, los
períodos anteriores no serán tomados en cuenta para este efecto.

MESA DE PARTES.-

Si un ex asociado desea reingresar a la institución, se debe informar su situación de

aportaciones a regularizar, si la tuviera. Asimismo, se le debe informar que sólo
percibirá el excedente de beneficios por entregar hasta alcanzar el cese de cobertura
según el plan técnico vigente al momento de realizar la consulta.
En caso de conformidad del asociado, imprimir estado de cuenta y ficha de datos.

SECRETARIA.-

Aprobar en coordinación con presidencia, el reingreso del asociado.

INFORMATICA.-

Reactivar al asociado, para ello debe realizar los siguientes pasos:

PASO No 1.- Activar como asociado (código 1)

PASO No 2. Indicar que es un reingreso (código 5)
PASO No 3.- Guardar previamente la fecha de ingreso, retiro y motivo de retiro
anterior en el historial y eliminar seguidamente la fecha de retiro y motivo de
retiro.
PASO No 4.- Crear el período que se realizará la operación (reproceso de
cuenta corriente aportes)

TESORERIA.-

PASO No 1.- Verificar saldo del asociado (consulta integrada).

PASO No 2.- En caso de presentar saldo pendiente:

a. Si es automático.- Proceder con la condonación, utilizar la operación de

caja 22 (condonación por reingreso). Esta operación debe realizarse en
el mismo período del reingreso.

b. Si es regular.- Proceder con la cobranza del saldo pendiente, utilizar la

operación de caja No 23 (abono saldo reingreso). Está operación debe
realizarse en el mismo período del reingreso.

PASO No 3.- Imprimir estado de cuenta y verificar que las cantidades coincidan
(fondo social, aportes pendientes y saldo).
ASSO-PNP Manual del Usuario

Departamento de Informática Pág. 66

ASSO-PNP Manual del Usuario

Anexo No 2

(Procedimiento para Cálculo de

Créditos por Consumo)

Departamento de Informática Pág. 67

ASSO-PNP Manual del Usuario

Departamento de Informática Pág. 68