Manual SARLAFT Versión 1.

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Procedimientos para realizar la verificación
de la información y documentos
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Anexo 5

A continuación, se hace una descripción sobre qué elementos se deben tener en cuenta al realizar
la verificación y revisión de los documentos soportes aportados por los asociados y las demás
Partes de Interés que normalmente interactúan en las transacciones y operaciones celebradas por
el Fondo, entre ellos:

 Empleados
 Proveedores
 Beneficiarios de transferencias o pagos
 Convenios
 Entre otros.

1) Procedimiento para verificar información y documentos de empresas colombianas

 Certificado de existencia y representación legal (Cámara de comercio): En este

documento se valida la formalidad del negocio que desarrolla la persona con la cual se está
contratando la prestación del servicio, se pacta un negocio o con la cual se mantiene una
relación derivada de las actividades de FECAMARA.

Este documento muestra y describe cual es la actividad económica, es decir, nos indica a qué
se dedica y que hace la Parte Interesada. El certificado de Cámara de comercio relaciona los
nombres de diferentes personas vinculadas a la contraparte, incluido su número de
documento de identificación; se recomienda utilizar esta información para hacer una búsqueda
en las Listas nacionales e internacionales utilizadas en el Fondo de Empleados, inclusive en
algún buscador de información (google, Bing, Yahoo, entre otros).

En el certificado de cámara de comercio se debe verificar:

i. Actividad económica
ii. Experiencia en su actividad
iii. Representación legal, de manera que en el caso de celebrar contratos se pueda
establecer quien suscribe el contrato es quien ejerce dicha representación
iv. Fecha de Matricula en el registro mercantil
v. Listado de socios o propietarios, para el caso de las empresas limitadas.
vi. Capital de constitución
vii. Localización geográfica o domicilio
viii. Verificar si registra cambios en su razón social.
ix. Facultades del representante legal relacionados con contratación, especialmente se
deberá verificar límites de cuantía para contratar.

 Consulta de Inscripción en el Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio

Para consultar la existencia y la actividad económica de las personas jurídicas o las personas
naturales con establecimiento de comercio, procedemos a ingresar en la página
http://www.rues.org.co/RUES_Web/ y allí digitamos la información ya sea por NIT o por
nombre, obteniendo de esta forma los datos de la Empresa con la cual pretendemos realizar
una transacción, su vigencia, fecha de creación, objeto social, entre otros datos relevantes.
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 Verificación de Balances e Información Financiera

Ingresando al portal de la Superintendencia de Sociedades a través del link

http://pie.supersociedades.gov.co/Pages/default.aspx#/ podremos verificar la información
financiera del cliente y proveedor, en caso que este sea vigilado y deba reportar la información a
este organismo de control y supervisión.

Con los resultados que arroja la consulta se pueden constatar los datos financieros, y mucha
información relevante para hacer procesos de conozca al cliente. Normalmente, las empresas
reportan su información financiera a 31 de diciembre del respectivo año calendario entre los meses
de abril y mayo del año inmediatamente siguiente al de corte de cuentas.
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 Declaración de renta: En este documento se debe determinar si las cifras y conceptos

mostrados y declarados corresponden al manejo normal del negocio o actividad desarrollada
por la persona natural o jurídica con la que se pacta un negocio o con la cual se mantiene una
relación derivada de las actividades del Fondo de Empleados; igualmente, se debe validar que
el patrimonio del solicitante tenga un crecimiento proporcional a la actividad que desempeña y
descartar la posible vinculación o prestación de servicios a personas que han obtenido su
patrimonio mediante enriquecimiento ilícito.

 Registro Único Tributario (RUT): Es un documento que registra la actividad u ocupación

productiva de la persona. Dentro del mismo se debe comprobar la identidad, nombre,
dirección, código de CIIU de la actividad, nombre de la actividad económica, fecha inicio de
actividades, así como la dirección de domicilio.

 Contratos o Promesas de Compra-Venta: Corresponde a un tipo de contrato mediante el

cual una parte se compromete a vender y la otra se compromete a comprar.

En ella se establece el plazo para materializar la compraventa, condiciones y multas en caso

de desistimiento por alguna de las partes interesadas. Usualmente, tanto el vendedor como el
comprador dejan una garantía con el propósito de demostrar su interés en concretar la
promesa.

La promesa de compraventa relaciona los nombres de diferentes personas comprador,

vendedor entre otros, incluido el número de documento de identificación, se recomienda utilizar
esta información para realizar una búsqueda en Listas Restrictivas Nacionales e
Internacionales, inclusive en Google, e identificar posibles eventos o hechos que pueden
exponer al Fondo de Empleados a riesgos de contagio, reputaciones, legales u operativos.

 Certificado de Tradición y Libertad: Es un documento público que contiene los actos

jurídicos relacionados con un inmueble, escritos en orden cronológico y consecutivo, que
señalan el titular o titulares del dominio de la propiedad.

Como este documento casi que es la hoja de vida del inmueble y en él se relacionan los
nombres de diferentes personas que han sido propietarios entre otros, incluido el número de
documento de identificación (en algunos casos), se recomienda utilizar esta información para
realizar una búsqueda en Listas Restrictivas Nacionales e Internacionales de los propietarios
(al menos de los últimos 20 años de historia del inmueble), inclusive en Google, e identificar
posibles eventos o hechos que pueden exponer al Fondo de Empleados a riesgos de contagio,
reputaciones, legales u operativos.

2) Procedimientos para validar antecedentes de los asociados y otras partes de interés en

el SARLAFT

Portales Nacionales

Entidad Link
https://www.procuraduria.gov.co/CertWEB/Certificado.aspx?tpo=1
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https://www.contraloria.gov.co/web/guest/control-fiscal/
responsabilidad-fiscal/control-fiscal/responsabilidad-fiscal/
certificado-de-antecedentes-fiscales/persona-natural

https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/

Desmovilizados antes del proceso de Paz con las FARC

https://www.fiscalia.gov.co/colombia/consulta-postulados /

Proveedores https://www.dian.gov.co/Proveedores_Ficticios/
Ficticios Declaratoria_Proveedores_Ficticios_2017.pdf
DIAN
Persona en https://sara.reincorporacion.gov.co/es/OACP/InformePPRS
Proceso de
Reincorporación

Portales Internacionales

Entidad Link
https://offshoreleaks.icij.org/

https://www.interpol.int/es/notice/search/wanted

3) Verificación y validación de inmuebles por Dirección

Dentro de las validaciones que se deben realizar cuando se pretenda tomar en arriendo o realizar
compraventa de bienes inmuebles, inclusive para el estudio de inmuebles recibidos en garantía por
créditos hipotecarios y otros, se debe realizar la verificación en el portal de búsqueda de sanciones
de la OFAC, ingresando al siguiente link y siguiendo los pasos que se indican
https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/.
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Las actividades adelantadas respecto de la verificación de documentos deberán dejarse

consignadas por escrito, con el visto bueno mediante una firma abreviada del empleado que
efectúo la verificación y sobre cada documento del cual se verifica información, indicando las
observaciones del caso.

Nota importante: Siempre que se presenten discrepancias o inconsistencias en la información

suministrada, el Oficial de Cumplimiento No autoriza llevar a cabo la negociación o continuar con
el proceso, por lo tanto, se procederá a evaluar la posibilidad de emitir un reporte de operación
sospechosa a la UIAF.