96 98 | Capitulo 3 Moke ERA iuiacs Nota: 3.6.1 Objetivos de la Administracion de la Comunicacién En el desarroio del_| Lograr une comunicacion efectiva entre los involucrados y Plan del Proyecto asegurar la oportuna y apropiada generacién, recoleccién, acordaremos qué istribuci sicién final de la informacién del reportes y| distribucién, archivo y dispo: documentos sern Proyecto. requeridos por los : involucrados, La cantidad de informacién que transmitamos depende muy aunque todavia no de cada Cliente, de cada proyecto, por lo que es nec hemos entrado 2 !@ | planear tanto los contenidos y las frecuencias, como giecucién y contro! | Considerar las personas involucradas en las comunicaciones lel proyecto. Algunos reportes del proyecto. ec | invormactin de A continuacién presentamos las cuatro herramientas que %* | herramientas que utilizamos en la planeacién de la comunicacién: explicaremos en > Matriz de Comunicacién. / las secciones 2 Calendario de Eventos. / siguientes de 2 Estatus Semanal. planeacién o en los > Reporte Mensual. 7 capitulos de ejecucién, control y cierre. ‘Lo importante en la presente seccién es el formato de Ensen ee eae) reporte, la informacion que éPara qué sirve? | + La utilizamos para mantener informados a contiene, quién la los involucrados y asegurar una genera, quién la comunicacién efectiva. Facilta la toma recibe, etc., mas oportuna de decisiones y la tranquilidad de que cémo Jos involucrados clave. elaboraria. éQué induye? | + Lista de reportes de avance y contenidos. * Documentos de planeacién relevantes y ccontenidos. Usta de distribucién. Periodicidad de la distribucién. ‘Medio de la distribucién de la informacién. Responsable de emitir el reporte. éCémo Colocar en la primera columna de la desarrollarla? lzquierda, a los involucrados relevantes Por empresa o Departamento y en la segunda columna, su rol. Incluir en cada celda de los dos renglones ‘Superiores, el tipo de reporte 0 documento y Su periodicidad. + Indicar en cada celda con simbolos el medio a utilizar: @ = email o impreso, y (*) para sefialar quién genera la informacién. sical els ‘aura Garza | Responsable det cambio. | @ Gaia Valdez | Responsable de | ____| sistemas _@ @ @ 9 Taney Roe aaron cventasfimagen | @ @ o ‘eautecto Dieio ele Contratistas: Disefio Pel proveesores’ | implementacion @ ‘sem, = semanal men. = mensual Reta ee Escaneado con CamScanner100 | Capitulo 3 > Herramient Pai sirve? | + Permite una visién grdfica completa de los cana eventos mas importantes a [0 largo del ‘calendario del proyecto, facilitando la Integracién de sus objetivos. Qué incluye? | + Fechas de los eventos repetitivos relevantes de! proyecto como: * reuniones, + pagos, = tramite de facturas, « fechas de entregables parciales y final, « hitos 0 eventos clave, = entregas de reportes mensuales, « <2 F €Cémo | + Sefalar cada evento relevante en un desarrollaria? calendario con todo el proyecto. Utilizamos simbologla gréfica. éCudndo | * Elaborarla durante la planeacién y utilizarla? actualizaria a lo largo del proyecto. 3.6.5 Calendario ae Eventos - Caso 1 esa alesis nla oa sola se > a aol aa [es fan ES Fas 2s es i 5 fs [iol xl | as SJ os au [as PB as ae [A ao BS fa el yer ats were i2 22s ees ss [ae a [ao ok 4 fas [Fle [> [s|sa fe A S| AL el 8 Gm 19 [20 21 [2 |2a]20 [as [ae [a7 [a [ao g to faa[ 213 |saas |x i> Alas lon oel® |, a eo re 242526 7 [25 29 [oo [ot fr Je |p |1o|sa 12|13 ne Alea loc! @1 14) at ts 2122 23 [a as 26 [a7 [20a [as A sb le le hole [Alon sles? I . [23 as [25 Fagao fp |10}33 [rz A] e ale sl bo saat asa [se es oo —— Escaneado con CamScannerCémo desarrollar el Plan del Proyecto El predeterminar en forma gréfica las juntas permite avisar a los Involucrados que generalmente mantienen agendas ocupadas y sie llenas de imprevistos. De esta forma, cuando no 4.5.2.5 - p.165, donde podamos asistir a alguna reunién programada, implementamos las tendremos la opcién de participar ya sea por via | gules para el manejo de remota (videoconferencia, telefénicamente, etc,), | juntas durante la o en ausencia, y enviar por adelantado nuestras | ecuclén del proyecto. soluciones 0 comentarios. También podemos Ver también la seccién facultar a otra persona con autoridad para que nos represente. Ademés, mediante las minutas, nos podremos enterar del desarrollo de las juntas. Esta informacién sera distribuida de acuerdo con los criterios acordados en la Matriz de Comunicacién (herramienta previa). El programar desde el principio las fechas y horas para recepcién de facturas y entrega de pagos, optimiza el tiempo dedicado al proyecto por parte de la organizacién y el Gerente del Proyecto. Es importante prever que muchos proyectos requieren de una periodicidad de pagos diferentes a los establecidos por la empresa y el definir un programa permite dar a conocer eficientemente la informacién. Es muy posible que existan contratos con pagos semanales, cuando la politica organizacional sélo considera pagos quincenales. En muchas ocasiones, contrataremos los mejores proveedores que por su naturaleza, no tienen la capacidad de financiar a los clientes (ver seccién 3.11.2.3 - p. 140 de Abastecimientos). 101 Escaneado con CamScannerve Pe 102 | Capitulo 3 i de + permite confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador erase? "tempo, costs, nego, abastecinientos, cambios y avances generale. incluye? | + Prioridades de la semana y plan de accién, es decir, eee | qué debe hacerse la préxima semana? : + Amenazas - équé situaciones pueden volverse criticas? + Areas de oportunidad - équé podemos mejorar? ' * WBS resumido, con fechas de inicio, avances y terminacién. * Lo programado contra lo real y sus diferencias. * Curva S de Valor Ganado (Eamed Value), que es una técnica que explicamos en el capitulo 5 - seccién 5.7 ~ p. 196. + Fechas clave (cumplimientos de entregas parciales y final). * Lecciones Aprendidas. * Cambios relevantes de la Ultima semana que Incluyen el importe acumulado de costos por cambios a la fecha. * Control Presupuestal (Presupuesto Actual, Costo Total Proyectado, Ahorros/Sobrecostos), técnica que explicamos en el capitulo 5 (Seccién 5.6.2 ~ p. 194). + Estatus de abastecimientos clave. €Cémo + Disefiar un formato para su proyecto que considere la informacién anterior, 0 desarroliarla? _ la més relevante en su caso. (Revisar el ejemplo incluido.) éCudndo + Se establece el formato y los contenidos generales durante el desarrollo del utilizarla? Plan y se genera y distribuye seguin la Matriz de Comunicacién a lo largo del proyecto. Debe ajustarse de acuerdo a las necesidades del Cliente. El Estatus Semanal representa una herramienta muy Util para mantener informados a los involucrados. En un proyecto que dura 31 semanas, como en el caso del cambio de oficinas, nos proporciona 31 muestras con los indicadores relevantes para poder actuar a tiempo, cuando atin es viable y econémicamente factible. Es muy dificil que un proyecto se salga de control cuando tenemos informacién confiable, a tiempo, e identifiquemos las desviaciones oportunamente, para definir e implementar la accion correctiva requerida. Revisar las prioridades semanalmente ayuda a confirmar y dirigir los esfuerzos del equipo hacia la obtencién de los resultados esperados. 2 3 En es cso, cotamos on 34 Prlordadesy Plan de Accéin Amvenazasy hreas semanas, cada una con un En esta secel Opertunigaa bones ye an de accdn fal apoyres Ia previsén en fesempeno del proyecto, Dado bare confer que el equipo Iigar dela mprovescin, a ave cave s (reba Garr cu ener en foe ‘str monoreande ex campana) esté soportada por Importante. rlesgos. Asimismo, permite {tei que integra as rueve Informar sobre estrategias y reas, comparecién les breas de mejora, Sens, bas posibles éreas de . ‘Al obtener Informacién actual, veraz y oportna, y comperade | contra nuestra base, podemos identicar a tempo estas rep 5 eorcermiems || Bir wns Easeer | | Saemetors conte implementar i eean ee somo de cst an ta ‘form, ima fecha, qecive papain Go misma herramienta ead oe EEE nam EE te ines eioioeeerce Semicon ‘érdenes de cambio =a en SER EER ee susan ssccomm | | Saat gee emeednmad Saharan tee | | | maa ©! Contrel de Cambios (secciones 3.12.5 p. 149 y 5.8 - p, 202), — Escaneado con CamScannerCémo desarrollar el Plan del Proyecto | 103 3.6.7 Estatus Semanal - Caso DESSA Estatus Semanal ‘Adaptacion de Oficinas sete 4 Patrocnador Enrique Gonlez orn de Proyecton Mauricio Toes . ee nemcasee 2 4. Conarla alberta a 100%. 4. Terminaratabe pera ecb elcletalen a sala 2: Resour limos pendertes del ise. nts ya rece. Racperar eee en taacones eclan, 2, Tetmnor sano con cao de especial. 1 Roster los pndrtss de stoma 3. Obtene compromise dl povender do etiaones Conia tempos de entea de metitar bora aber tnt. 4. Defnr tipo de contactos en piso y ventlador para Site ‘Amenazas (problerias que pusdan Volverse rida) f Fecha’ Resp.> wmpacto Estate 3 1. Tiempo de entrega de los equines para sistemas agosto CaraValdéz Ato expodttar 2 Tiempo de enirega del mobilaria. 28juioLauraGana Ato contrrnar ‘areas de Oportinidad (qb ta isd mejorar estatoglas) 41. Preverpréstamo de certo 2._ Realizar juntas con prove {eauipo por parte del preveedor en caso de problemas con empos de entroga. reedores para mantener impla la obra, oo = Mee Doge u ™ | a ean | iow an a = a a ali u on ra we eee | fee oe Ww A; oh: oe cee) Ue oe i mm mm we mo Me mn a ae wo | Coe cae a oo om is, tyres ww ane Fechas Claves See ee Teno to 28 an, oho ie reas wees Establcar motel coos on ol arte pra un date epgato presses va tebe (OC a Presupuesto 26926 totadan 6 3300 Poon me ere ll le tet SS Ses Biesupuesto —Revisones See eae Autorizadas Actual poss 2S Nae ERATE CTT aban stats : Abastacimlentos ay A Critico WY Entregado Dicontatade © onenado tro eléctrico OS ‘Conmutador Paquete de Arquitectura ==.) nares Server Panic de Equipo hidrdulico v ‘Mobiliario Si mete Paguete Elec Mecrico Paquet do Obra Ci Paquet de Acabados Pagquete de Sistemas Fotos de Avance (de ixqulerda a derecha Escaneado con CamScanner104 | Capitulo 3 96 ie) dos clave y al Cliente : salmente a los involucra *raryfe? | Some! deserpato del proyecto y presenta recomendacones sive? | sopre tendences, sreas de oportunidad y prioridades. Hera * éQué ha pasado? Qué incluye? ‘Qu ba + desviaciones. + Recomendaciones: * acci6n correctiva, reas de oportunidad, * riesgos, «= tendencias, * prioridades. Estatus de Definicién del Alcance. Estatus de Tiempo. Estatus de! Presupuesto, Estatus de Calidad. Estatus de Riesgos, Estatus de Abastecimientos, Pocumentacién fotogréfica, si aplica. a Scome | + Disefiar un formato para su proyecto que incluya la informacién desarroliarla? | anterior, 0 la mae relevante, en su caso. (Revisar el ejemplo aqui incluido,) éCudndo | + Disefiar el formato y contenidos generales durante el desarrollo utilizarla? | del Plan y generar y distribuir segin la Matriz de Comunicacién (Seccién 3.6.2 ~ p. 98), a lo largo del Proyecto. Ajustaria de H 2cuerdo con las necesidades del Cliente. 1 : Seccién de Presenta la noticia buena NNo basta el informar det me y la mala; los avances y status, 'nformacién, con el Ma a ta recomepaserines de Getler Sobre Todo proyecto tiene las acciones de las greece C24 una desviaciones y debemos Prioridades, le las éreas, informacién generar la cultura que eportunidad ¥ proyectén Wg anexamos a esta Ear aa xrresries, ara hacia el futuro, reporte, Wecutiva det fas a . tlempo. Habré involucrados que Una de tas tunciones Fequieren contar con ‘un més mntes del Feporte detallado que eset incluya: Identificar tos 7 Estado de cuenta de problemas y €2da contrato con Fesolverlos @ tiempo, Su relacién de Pagos. a Contoi de las Pruebas de calidad, Programa del ‘ecto en detalle, 5 Reporte fotografie: secuencial, Otros. Escaneado con CamScannerCémo desarrollar el Plan del Proyecto | 105 3.6.9 Reporte Mensual ~ Caso DESSA. ‘Adaptacién de Oficinas 2! Equipo para sistemas con tiempo de entrega especial. 13, Retraso en Instalaciones eléctricas. Lisle ont ern LRSM. SELENE Tm eS nacre ae 2. Continuar ls acabados y cerar el 26 de julio. 13. Recuperar y terminar as instalaciones, 4. Seguimiento a los equipos de sistemas. Potenciales $ 18,500 ‘2 ORE GUS ae) SANS atenciin a los ities detales Ft Preveralteratives de equip prestado para sistemas. Bare fnca el peido de mobiar, 2 peciperactn dels dean dela int. larca del 14% 2. Sequimertoesecto al pedo det equpo de sstemas. | |” eats enon eer decempato fforzando a equip. {Fenideneias /Prionidades <= canoe : 1. Se confirma el compomiso de proveedores 0G Presupuesto $26,926 fechas de entrega establecidas. | ‘Autorizadas $ 8,426 | encom J | 0c = orden de camtio #1750000 | 11,500,000 +— $1,250,000 i ~ 4: Confimacin de clad en mobile 2 ema ee noses _(ver reportes anexos) Suministro Gaye = ne oo comer a fe Arqutectura f Servaor Po Eetponitiio By pes Pogue de Ob Gv 8 pesue Gea Mecinco [Fotos de Avance (de lqulerda aos Paauete de 5 Escaneado con CamScanner