Lista de verificacin B: Cuestionario sobre gestin financiera

Asociado en la ejecucin: Secretara del Ambiente creada por Ley 1.561/00 Fecha: 16 de abril de 2009

Resumen de los riesgos relacionados con la capacidad de gestin financiera del asociado en la ejecucin Esfera evaluada (en las pginas siguientes figuran las preguntas que deben responderse en cada una de las esferas, y resumirse en la seccin siguiente) Evaluacin de los riesgos A S M B Observaciones 1. Asociado en la ejecucin SEAM x Institucin dbil para el manejo directo de corrientes de fondos externos de manera independiente. 2. Corriente de fondos x NNUU: GEF, Protocolo de Montreal, PNUMA. 3. Dotacin de personal x Adecuado slo en relacin a los proyectos financiados con fondos de NNUU 4. Polticas y procedimientos contables x En los proyectos con NNUU se siguen normas del PNUD 5. Auditora interna x Instancia dbil 6. Auditora externa x Regular y por el PNUD 7. Presentacin de informes y supervisin x Acorde a las Normas del PNUD en los proyectos evaluados.

Este cuestionario se basa en uno utilizado por el Banco Mundial.

8. Sistemas de informacin

Institucionalmente deficientes. En relacin a proyectos con el PNUD el Workflow no funciona adecuadamente en compatibilizacin con el Atlas.

Riesgo intrnseco
Enumere las principales cuestiones detectadas en la evaluacin del sistema de gestin de las finanzas pblicas del pas (macroevaluacin), o los riesgos concretos sobre la naturaleza o el funcionamiento del asociado en la ejecucin.

Evaluacin general de los riesgos A Alto S Significativo M Moderado

Conforme seala la macroevaluacin del pas elaborado por encargo del PNUD: Existen, bsicamente, dos clases de riesgos: el riesgo intrnseco y el riesgo de control. El riesgo intrnseco est determinado por el hecho de que los fondos pueden ser utilizados para fines no autorizados. Este riesgo es considerado elevado en Paraguay dado que posee un dbil ambiente de control en el que influye la falta de penalizacin de los incumplimientos de la ley de administracin financiera y la presencia de lagunas legales en la misma legislacin, as como la carencia de cdigos de tica, etc.i. El riesgo de control est dado por la posibilidad de que no se detecten usos no autorizados de fondos. En este examen se evalan los sistemas de contabilidad y su aplicacin. En este riesgo influye el hecho de que los sistemas de contabilidad no ofrecen un control de los compromisos de las agencias pblicas. Un buen nmero de Entidades descentralizadas y Empresas Pblicas no estn incluidas en el sistema contable y las prcticas tanto de auditora interna como externa son, pues, limitadas. Esto indica que el riesgo de control tambin sea elevado.2 A S M B Alto Significativo si son directamente administrados por la SEAM
B Bajo

Caballero, Manuel. Macroevaluacin

del sistema de gestin de las finanzas pblicas del paraguay. Diciembre de 2007. 2

Cuestionario sobre gestin financiera

Esfera 1. Asociado en la ejecucin 1.1 Tiene el asociado en la ejecucin estatuto jurdico? Indique el estatuto jurdico de la entidad. 1.2 Ha recibido el asociado en la ejecucin recursos de las Naciones Unidas anteriormente? 1.3 Tiene el asociado en la ejecucin requisitos reglamentarios para la presentacin de informes? Srvase describirlos. 1.4 Es independiente el rgano rector del asociado en la ejecucin? 1.5 Es adecuada la estructura de la organizacin para la labor que se emprender con la cooperacin de las Naciones Unidas? Evaluacin de los riesgos (asociado en la ejecucin) 2. Corriente de fondos 2.1 Puede la entidad recibir y transferir fondos? 2.2 Son satisfactorios los arreglos para transferir fondos a la entidad? 2.3 Ha habido problemas importantes en el pasado en relacin con la recepcin de fondos, en especial del gobierno o el ministerio de finanzas por parte de la entidad? 2.4 Ha tenido la entidad problemas en la gestin de los desembolsos de un integrante del equipo de las Naciones Unidas en el pas en el pasado? Srvase describirlos. S No N/C Examen Observaciones/comentarios

x x x x x A S M B

Ley de creacin de la SEAM Condicionado a la ejecucin conforme a normas y procedimientos de NNUU No existe una reglamentacin institucional sobre presentacin uniforme de informes. Cada agencia de NNUU establece su requisito. Es independiente como Secretaria pero no en la administracin de la corriente de fondos de NNUU. Debilidad tcnica y falta de coordinacin Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 1

x x x

En el caso de proyectos de NNUU no hay mayores problemas. Demoras y atrasos en recepcin de fondos.

El PNUMA transfera fondos y existieron irregularidades.

Esfera 2.5 Tiene o necesita la entidad capacidad para administrar el riesgo cambiario (si se prev que la entidad utilizar los fondos fuera del pas)? 2.6 Cmo se accede a los fondos de contrapartida? 2.7 Cmo se efectan los pagos con cargo a los fondos de contrapartida? 2.8 Si determinadas comunidades u ONG ejecutarn algunas actividades, tiene la entidad los mecanismos de presentacin de informes y de supervisin para hacer el seguimiento de la utilizacin de fondos? Evaluacin de los riesgos (corriente de fondos) 3. Dotacin de personal 3.1 Es la estructura de organizacin del departamento contable adecuada para el nivel del volumen financiero? 3.2 Son el nivel y la competencia del personal adecuados para el nivel del volumen financiero? Identifique el personal contable, incluidos el cargo, las responsabilidades, los antecedentes educacionales y la experiencia profesional. Adjunte las funciones y los currculum vitae del personal contable clave. 3.3 Estn las funciones financiera y contable del asociado en la ejecucin dotadas adecuadamente?

No

N/C x x x

Examen

Observaciones/comentarios

Se analizaron nicamente proyectos con NNUU

No existe uniformidad institucional en la presentacin de informes. En proyectos con NNUU se siguen las reglas del organismo M B Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 2 El departamento contable de la SEAM no administra la corriente de fondos de NNUU. Cada proyecto lo realiza independientemente y no todos tienen una entidad contable especfica. Fueron evaluados solo los proyectos con NNUU. En estos casos fueron adecuados ya que se manejan separados de la administracin de la institucin. Los contratos y funciones obran en el PNUD. Las funciones, son adecuadas a las actividades de cada proyecto. Institucionalmente no existe manejo contable por parte de la SEAM de los proyectos con NNUU. La contabilidad la maneja solo el PNUD.

Esfera 3.4 Cuenta el personal contable y financiero con los conocimientos y la experiencia adecuados? 3.5 Conoce el personal contable y financiero los procedimientos de transferencia de efectivo de las Naciones Unidas? 3.6 Qu duracin tienen los contratos del personal financiero y contable?

No

N/C x

Examen

Observaciones/comentarios Los administradores de proyectos de NNUU tienen los conocimientos de la organizacin pero son personal contratado por proyectos, no funcionarios de la SEAM. Analizando solo el personal de Proyectos de NNUU, existen conocimientos generales pero no con en referencia especfica a los procedimientos del HACT El personal contratado por proyectos de NNUU no cuentan con contratos por todo el perodo del Proyecto. La duracin de los mismos no se ajusta a un criterio unificado ni a una poltica determinada. Varan en su duracin y muchos son de menor duracin que el proyecto an cuando las funciones se sostienen a lo largo del proyecto. En el Proyecto 50158 NCSA falta todo staff tcnico. No existen traslados entre proyectos aunque los entrevistados manifestaron que s se dan en la institucin (SEAM) No existe una capacitacin sistemtica ni por parte de NNUU. Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 3

3.7 Indique en la columna de observaciones/comentarios los cargos importantes que an no se llenaron y la fecha estimada de contratacin. 3.8 Hay traslados frecuentes de personal? Con qu frecuencia? 3.9 Hay una poltica de capacitacin del personal financiero y contable? Srvase describirla. Evaluacin de los riesgos (Dotacin de personal) 4. Polticas y procedimientos contables

x x A S M B

Esfera 4.1 Tiene la entidad un sistema contable que permita el registro correcto de las transacciones financieras de los organismos de las Naciones Unidas, incluidas la asignacin de gastos, de conformidad con los componentes respectivos, las categoras de desembolso y las fuentes de los fondos? 4.2 Hay controles en la preparacin y aprobacin de transacciones que garantizan que todas las transacciones se realizan correctamente y se justifican adecuadamente? 4.3 Es el plan de cuentas adecuado para registrar correctamente todas las actividades y categoras de desembolsos, e informar sobre stas? 4.4 Se realizan las asignaciones de gastos a las distintas fuentes de financiacin correctamente y de conformidad con los acuerdos establecidos? 4.5 Se concilian y cuadran el libro mayor y el libro mayor auxiliar? 4.6 Se conservan indefinidamente todos los documentos contables y de apoyo en un sistema determinado de acceso fcil para los usuarios autorizados? Separacin de tareas 4.7 Tienen personas o dependencias distintas las siguientes tareas funcionales: a) autorizacin para ejecutar una transaccin; b) registrar la transaccin; y c) proteger el patrimonio que es objeto de la transaccin?

No x

N/C

Examen

Observaciones/comentarios La SEAM no lo tiene para proyectos de NNUU. Todo se maneja por el sistema de Workflow del PNUD.

x x

No a nivel de la SEAM. nicamente a nivel de proyectos siguiendo los procedimientos de NNUU. La SEAM no maneja el Plan de cuenta de los Proyectos. stos se basan en el plan de cuentas del PNUD. No existe un plan de cuentas institucional para los proyectos. El sistema del PNUD no permite salir de las asignaciones de gastos. No obstante se debe mencionar que existen diferencias entre el workflow y el Atlas resultando en un sistema no muy confiable a estos efectos. x Lo realizan los proyectos y el PNUD.

No todos los proyectos exhiben una satisfactoria separacin de funciones entre la ejecucin y el registro y proteccin del patrimonio.

Esfera 4.8 Estn adecuadamente separadas las funciones de encargar, recibir, registrar y pagar bienes y servicios? 4.9 Prepara las conciliaciones bancarias una persona distinta de las que realizan o aprueban pagos? Sistema de presupuestacin 4.10 Establecen los presupuestos metas fsicas y financieras? 4.11 Se preparan presupuestos suficientemente pormenorizados para todas las actividades importantes que pueden constituirse en instrumentos tiles para supervisar el desempeo posterior? 4.12 Se comparan con frecuencia razonable los gastos reales con los presupuestados? Se exigen explicaciones sobre los desvos importantes del presupuesto? 4.13 La aprobacin de los desvos del presupuesto, se requiere antes o despus del hecho? 4.14 Quin es responsable de la preparacin y aprobacin del presupuesto? 4.15 Existen procedimientos de planificacin de actividades, recopilacin de informacin de las dependencias encargadas de los distintos componentes y la preparacin de presupuestos? 4.16 Son realistas los planes y presupuestos? Se basan en supuestos vlidos? Fueron elaborados por personas competentes?

No x

N/C

Examen

Observaciones/comentarios Solo el Proyecto 14325 tiene debidamente separadas las funciones. No se manejan cuentas bancarias en los proyectos. Los pagos los realiza el PNUD. En los proyectos s se establecen pero en categoras gruesas y no desglosadas debidamente. En la entrevista se seal que slo el Proyecto 14325 realiza esta tarea pormenorizadamente. En cada proyecto. Generalmente el PNUD exige las explicaciones de los desvos del presupuesto, no la SEAM. S se requiere pero no se cumple. Existe posibilidad de sobregiros por lneas. El sistema no debera permitir sobregiros. El sistema del PNUD no es seguro. Direccin Nacional, Coordinacin Tcnica y Administrativa. La agencia donante. Cada proyecto realiza su procedimiento en forma independiente y de acuerdo a sus capacidades. Si bien en los proyectos son elaborados por personas competentes generalmente no se basan en una asignacin realistas.

x x

x x

Esfera Pagos 4.17 Para los procedimientos de facturacin, se requieren: copias de las rdenes de compra y los informes de recepcin provistos directamente por los departamentos que los emiten? una comparacin entre las cantidades, los precios y las condiciones de la factura y los de la orden de compra y el registro de las mercancas realmente recibidas? una comparacin entre las cantidades de la factura y las de los informes de recepcin? una verificacin de la exactitud de los clculos? 4.18 Se sellan todas las facturas con la inscripcin PAGADO, se registra la fecha, se examinan, se aprueban y se marcan claramente para que se les asigne el cdigo de cuenta? 4.19 Hay controles para la preparacin del pago de sueldos? Se autorizan adecuadamente los cambios en la nmina de sueldos? Polticas y procedimientos 4.20 Describa la base de la contabilidad (por ejemplo, en valores de caja, en valores devengados). 4.21 Se siguen normas contables internacionalmente aceptadas? En caso afirmativo, cules? 4.22 Tiene la entidad un manual adecuado de polticas y procedimientos que oriente las actividades y garantice la rendicin de cuentas del personal?

No

N/C

Examen

Observaciones/comentarios

Slo se aplica a proyectos. Se siguen las normas del PNUD

El pago los realiza el PNUD.

Realizados por el PNUD. La SEAM no realiza estos controles en los proyectos.

x x x

La contabilidad es la que maneja el PNUD segn sus normas. La SEAM no interviene. En los proyectos del PNUD se siguen las normas y procedimientos de NNUU. La SEAM no cuenta con manuales especficos para proyectos. Se aplican en todos los casos los manuales del PNUD.

Esfera 4.23 Hay procedimientos para garantizar que slo personas autorizadas pueden modificar principios, normas o procedimientos contables, o establecer nuevos, para su utilizacin por la entidad? 4.24 Hay normas y procedimientos escritos para todas las actividades de rutina relativas a la gestin financiera y las actividades administrativas conexas? Son accesibles? 4.25 Definen claramente las normas y los procedimientos el conflicto de intereses y las transacciones entre partes emparentadas (reales y aparentes) y proveen salvaguardas para proteger a la organizacin de dichos actos? 4.26 Se distribuyen los manuales entre el personal pertinente? Efectivo y bancos 4.27 Indique en la columna de observaciones /comentarios los nombres y cargos de las personas que tienen firma autorizada para operar con las cuentas bancarias. 4.28 Mantiene el asociado en la ejecucin el libro de caja adecuado y al da para el registro de cobros y pagos? 4.29 Hay controles del cobro, el depsito oportuno y el registro de los ingresos percibidos en todos los sitios de cobro? 4.30 Se concilian las cuentas bancarias y el efectivo todos los meses?

S x

No

N/C

Examen

Observaciones/comentarios Los procedimientos aplicados son slo a nivel de proyectos conforme a las normas del donante. S en el caso de Proyectos con NNUU.

S en los proyectos de NNUU conforme a sus normas y procedimientos.

S en el caso de proyectos financiados con fondos de NNUU. x

x x x El control hace PNUD con el banco correspondiente. El Proyecto se responsabiliza por la documentacin final del pago.

Esfera 4.31 Revisa y aprueba un funcionario autorizado todos los movimientos inusuales que aparecen en las conciliaciones? 4.32 Se depositan los cobros a tiempo? Proteccin del patrimonio 4.33 Hay un sistema de salvaguardas para proteger los activos del fraude, el derroche y el abuso? 4.34 Se mantienen los registros subsidiarios del activo fijo y las existencias actualizados y conciliados con las cuentas de control? 4.35 Se realizan peridicamente inventarios fsicos del activo fijo y las existencias? 4.36 Estn los activos adecuadamente asegurados? Otras oficinas o entidades*2 4.37 Participan otras oficinas regionales en la ejecucin? 4.38 Ha establecido el asociado en la ejecucin controles y procedimientos para corrientes de fondos, informacin financiera, rendicin de cuentas y auditoras para las otras oficinas o entidades? Srvase describir el proceso de aprobacin. 4.39 Es la corriente de informacin entre las distintos oficinas y los organismos exacta y oportuna? 4.40 Se realizan conciliaciones peridicas entre las distintos oficinas y los organismos? Otros
2

No

N/C x x

Examen

Observaciones/comentarios Lo realiza la auditora externa. No lo hacen los proyectos ni la SEAM. Lo realiza el PNUD a travs del banco correspondiente

x x x x x x La SEAM no realiza pero lo hacen los cada proyecto. Los realizan los proyectos con asistencia del PNUD.

x x

Otras oficinas o entidades son las suboficinas de los asociados en la ejecucin y las partes respectivas.

10

Esfera 4.41 Ha informado el asociado en la ejecucin a los empleados, beneficiarios y otros receptores de fondos a quin deben dirigirse en caso de sospechas de fraude, derroche o uso indebido de los recursos o patrimonio del organismo? Evaluacin de los riesgos (Polticas y procedimientos contables) 5. Auditora interna 5.1 Tiene la entidad un departamento de auditora interna? 5.2 Qu calificaciones y experiencia tiene el personal del departamento de auditora? 5.3 Es el auditor interno suficientemente independiente para realizar evaluaciones crticas? De quin depende? 5.4 Incluye el departamento de auditora interna en su programa de trabajo las actividades financiadas por los organismos? 5.5 Se toman medidas en relacin con las conclusiones de la auditora interna? Evaluacin de los riesgos (Auditora interna) 6. Auditora externa 6.1 Realiza peridicamente un auditor independiente la auditora del estado financiero de la entidad? Quin es el auditor?

No x

N/C

Examen

Observaciones/comentarios

Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 4

x x x x x A S M B No existe Marque con un crculo la evaluacin del riesgo para la esfera 5 Se realizan sistemticamente en los proyectos de NNUU por auditores privados. La Contralora tambin puede realizar auditoras a los proyectos y regularmente lo realiza a la entidada. Los proyectos desconocen las calificaciones de estos funcionarios dado que no auditan los proyectos. Depende del ministro. En principio es independiente pero no audita a los proyectos de NNUU en forma sistemtica.

11

Esfera 6.2 Hay demoras en la realizacin de auditoras externas? Cundo se publican los informes de auditora?

No x

N/C

Examen

Observaciones/comentarios Se realizan conforme a un cronograma elaborado por el PNUD y se presentan los documentos en fechas pre-acordadas en tiempo y forma. Los informes se publican en la pgina web del PNUD. Se presentaron slo casos aislados como en el Proyecto de Ozono. Son auditados por auditores externos. Los auditores internos pueden realizarlos pero no se dan en la mayora de los casos. Son pocos pero existen algunas acciones pendientes.

6.3 Se realiza la auditora segn las normas internacionales de auditora? 6.4 Hubo problemas importantes de rendicin de cuentas en los informes de auditora de los ltimos tres aos? 6.5 Los estados financieros del plan de trabajo anual, sern auditadas por el auditor de la entidad o se nombrar otro auditor? 6.6 Hay recomendaciones realizadas por los auditores en informes de auditora o notas de gestin anteriores que an no se hayan aplicado? 6.7 Ha preparado el asociado en la ejecucin planes de auditora? Evaluacin de los riesgos (Auditora externa) 7. Preparacin de informes y supervisin 7.1 Se preparan estados financieros de la entidad? 7.2 Con qu frecuencia se preparan los estados financieros? Se elaboran a tiempo para ser utilizados en la adopcin de decisiones?

x x x x x A S M B

Los realiza el PNUD. Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 6 Se preparan pero por el PNUD. Los proyectos solo reflejan dichos estados. Se preparan de acuerdo a las necesidades de orden financiero del PNUD pero no se realizan especficamente para la toma de decisiones salvo requerimiento especfico de algn proyecto al PNUD.

x x

12

Esfera 7.3 Debe adaptarse el sistema de presentacin de informes para que incluya informacin sobre los gastos relativos al plan de trabajo anual? 7.4 Tiene el sistema de presentacin de informes la capacidad de relacionar la informacin financiera con los progresos reales del plan de trabajo anual? Si se utiliza un sistema distinto para reunir datos fsicos, qu controles existen para reducir el riesgo de que los datos fsicos no estn sincronizados con los datos financieros? 7.5 Ha definido el asociado en la ejecucin obligaciones de presentacin de informacin sobre la gestin financiera que aclaren qu informes se elaborarn, qu datos deben incluirse y cmo se utilizarn? 7.6 Utilizan los directores los informes de gestin financiera? 7.7 Se comparan en los informes financieros los gastos reales con las asignaciones presupuestadas y programadas? 7.8 Los informes financieros, son emitidos directamente por el sistema contable automatizado o se preparan mediante hojas de clculo u otros medios? Evaluacin de los riesgos (Preparacin de informes y supervisin) 8. Sistemas de informacin 8.1 Est computarizado el sistema de gestin financiera?

S x x

No

N/C

Examen

Observaciones/comentarios

En los proyectos se siguen los procedimientos del PNUD.

x x

Los informes que deben ser presentados son los establecidos por el PNUD conforme a sus normas y procedimientos para los proyectos financiados con sus recursos. Por lo general los informes no son herramientas para toma de decisiones de gestin incluso en el caso de Proyectos.

Se realizan tanto por el sistema corporativo del PNUD cuando ste prepara los informes y los proyectos utilizan hojas de clculo ante la ausencia de un sistema corporativo de la SEAM. Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 7 No existe un sistema corporativo en la SEAM. Se utiliza el sistema del PNUD para sus proyectos (Workflow)

13

Esfera 8.2 Puede el sistema preparar los informes financieros necesarios? 8.3 Est el personal debidamente capacitado para mantener el sistema? 8.4 Pueden la organizacin de la administracin y el sistema de tramitacin garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos? Evaluacin de los riesgos (Sistemas de informacin)

No

N/C x x x

Examen

Observaciones/comentarios Se utiliza solo el sistema del PNUD.

A nivel de proyecto si pero la SEAM no puede. B Marque en rojo la evaluacin del riesgo para la esfera 8

14

Cfr.: CFAA (2004) n. 3.4