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Introduccin

Qu es una PYME? Son aquellas en las cuales existe una diferenciacin a nivel de funciones de direccin y administracin, pero el capital queda en manos de una persona o de un grupo familiar, por lo tanto queda limitado Segn la Corporacin de Fomento de la produccin Que es la Norma Chilena de Gestin Pyme NCh 2909? Es una norma de gestin, tambin conocida como la norma chilena de gestin pyme. Se caracteriza por ser un instrumento auditable y certificable. Diseada especficamente a la realidad de las pymes chilenas, pero no ajeno a la pyme no importando donde esta se ubique. Tiene como principio, "una pyme incrementa su competitividad al desarrollar procesos sistemticos de mejoramiento en su gestin". Esta norma ayuda a producir una diferenciacin de la competencia, ordena los procesos productivos, administrativos y estandariza procedimientos, aumenta la imagen de confianza por parte de los clientes, todo lo que adems de pasar a ser un activo invaluable, permite un crecimiento constante y ordenado de la empresa pyme. La norma oficial vio la luz un 21 de diciembre del 2004 y naci con el propsito de entregar una herramienta objetiva de gestin empresarial a los empresarios chilenos y quizs del mundo, pero a diferencia de su hermana mayor la ISO, la norma chilena NCh 2909 ve a la empresa pyme como un sistema integro y no se focaliza nicamente en sus procesos, de echo esta norma certifica a la organizacin en su conjunto. Dentro de sus requisitos, estn incorporados los conceptos mas importantes de la ISO 9000, ISO 14000, OSHAS 18000, Responsabilidad Social, Administracin de Empresas, Gestin de RRHH, entre otros pero sin caer en la profundidad de una ISO que pudieran hacer imposible su implementacin y posterior certificacin. Un pilar fundamental de esta norma de gestin es la generacin y posterior anlisis de la informacin, ya sea de carcter interna o externa, con especial nfasis en aquella que tiene directa relacin con sus clientes, hasta el punto que obliga a la empresa a estar permanente al corriente de toda aquella normativa o legislacin que pudiera afectarla, aun cuando no la obliga a su estricto cumplimiento, asume que otras entidadades cumplen ese rol. Esta norma pyme ha despertado el inters ms all de nuestras fronteras, con especial mencin de Mxico y Per, no siendo raro que este modelo sea en un futuro otro producto no tradicional, como efecto de la globalizacin de los mercados. La NCh 2909 fue aprobada por el Consejo del Instituto Nacional de Normalizacin (INN), en sesin efectuada el 10 de diciembre del 2004. Esta norma nace del inters conjunto del Ministerio de Economa, la Corporacin de

Fomento de la Produccin (CORFO) y del Centro Nacional de Productividad y Calidad (ChileCalidad) de poner al servicio de las PYMEs un instrumento de gestin auditable, certificable que permita alcanzar un nivel de gestin acorde a las exigencias de un mundo globalizado (INN, 2004). Esta norma define un Sistema de Gestin Integral. Se cataloga como integral, debido a que los requerimientos de la norma abarcan todas las unidades que contemplan una empresa, desde la gerencia hasta la unidad de produccin, a diferencia de los sistemas de calidad tradicionales que se enfocan en reas puntuales de la organizacin.

IMPORTANCIA DE LAS PYMES En nuestro pas y en muchos otros existe un consenso casi absoluto en reconocer la importancia de la PYME en el desarrollo de las naciones, debido esencialmente a su aporte al Producto Interno Bruto (PIB) y a su capacidad y contribucin en la generacin de empleos. Incluso en el caso de pases considerados desarrollados, se mantienen estos altos niveles de contribucin, justificando la existencia de polticas e instrumentos de fomento para las PYMEs. Existen diferentes parmetros para definir el tamao de una empresa, segn los objetivos para lo cual se quieran clasificar, de esta forma se puede clasificar el tamao de una empresa segn: nmero de trabajadores, inversin en activos fijos, nivel de ventas o combinacin de estas variables. Para el caso de este trabajo, se clasificar el tamao de las empresas segn la cantidad de ventas anuales.

Clasificacin de empresas por tamao segn su venta anual.

El anlisis se centrar en las PYMEs, para las cuales se presentar un sistema de gestin hecha a su medida. Primero que todo, se debe destacar la importancia que tienen estas empresas en nuestro pas. De un tiempo a esta parte, las PYMEs es uno de los sectores de la economa que tradicionalmente ha sido sujeto a programas especiales de apoyo por parte del gobierno. Durante los ltimos aos, un volumen importante de recursos estatales se ha destinado, por ejemplo, a programas de asistencia tcnica y programas de fomento productivo. Esta poltica estatal se debe a las debilidades que presentan estas empresas como lo es su baja productividad, incapacidad de aprovechar economas de escala, las carencias en materia de acceso al crdito para inversin en capital, la falta de recursos para contar con capital humano calificado y a la informalidad en los contratos con clientes y proveedores. Por otra parte presenta fortalezas tales como su segmentacin, el contacto con los clientes y su flexibilidad econmica o adaptabilidad. Esta ltima representa una ventaja competitiva, ya que permite la identificacin y apropiacin de nichos de

mercado. Cabe destacar que adems las PYMEs conforman cerca del 70% del mercado en nuestro pas, por lo cual contribuyen a la generacin de empleo en alrededor de un 50%, y a su vez actan como proveedores de las grandes empresas.

Gracias a los tratados de libre comercio, se han generado grandes oportunidades de crecimiento para las PYMEs, pero para aprovecharlas stas deben superar amenazas como lo son la certificacin, fortalecimiento y perfeccionamiento de su gestin. En la Figura 2.2 se presenta a travs de un anlisis FODA los puntos fuertes que explican la importancia de este tipo de empresas y los puntos dbiles que se deben tener en consideracin. Anlisis FODA para PYME

SISTEMA DE GESTIN

Un sistema de gestin es un conjunto de requerimientos o elementos que son sustentados a travs de manuales, procedimientos, instrucciones tcnicas, registros y sistemas de informacin entre otros aspectos, los cuales permiten el control y mantenimiento de los requerimientos que se exijan. Los requerimientos o elementos son otorgados por la norma o reglamentacin en la cual se base el sistema de gestin (Evans y Lindsay, 2000). Existen distintos tipos de normas para la gestin, de las cuales se pueden mencionar normas conocidas como lo son la ISO 9001, ISO 14001 o OHSAS 18001. Estas normas son sistemas de gestin de calidad y se enfocan a unidades especficas de una empresa. Por ejemplo, los requerimientos de la ISO 9001 son enfocados a la calidad en los procesos de produccin y en el contacto cliente-proveedor, la ISO 14001 enfoca su exigencia hacia los aspectos ambientales de la empresa y por ltimo OHSAS 18001 se enfoca al personal. De manera alternativa se presentar un sistema de gestin que difiere a los tradicionales, ya que sus requerimientos son integrales.Este sistema se denomina Sistema de Gestin Integral y es enfocado a las PYMEs y sus elementos o requerimientos de gestin son entregados por la Norma Chilena Oficial NCh 2909. of2004. La NCh 2909 fue aprobada por el Consejo del Instituto Nacional de Normalizacin (INN), en sesin efectuada el 10 de diciembre del 2004. Esta norma nace del inters conjunto del Ministerio de Economa, la Corporacin de Fomento de la Produccin (CORFO) y del Centro Nacional de Productividad y Calidad (ChileCalidad) de poner al servicio de las PYMEs un instrumento de gestin auditable, certificable que permita alcanzar un nivel de gestin acorde a las exigencias de un mundo globalizado (INN, 2004). Esta norma define un Sistema de Gestin Integral. Se cataloga como integral, debido a que los requerimientos de la norma abarcan todas las unidades que contemplan una empresa, desde la gerencia hasta la unidad de produccin, a diferencia de los sistemas de calidad tradicionales que se enfocan en reas puntuales de la organizacin. Ventajas de la NCh 2909 Actualmente se tienen grandes expectativas respecto de la velocidad y eficiencia con que se adoptara la norma ISO 9001 en el pas. Con esta norma se pretenda que las PYMEs chilenas fortalecieran sus procesos y su competitividad, se nivelaran con sus contrapartes en Europa, EEUU y el resto del mundo y pudieran hacer frente adecuadamente a la avalancha de tratados de Libre Comercio que ha ido firmando el pas con mucha celeridad en los ltimos aos. No obstante slo se ha logrado la certificacin de un nmero reducido de PYMEs bajo esta norma. Por otra parte, algunas de las empresas que se han certificado o que estn en proceso de hacerlo, han debido realizar enormes esfuerzos para ordenar sus procesos productivos y administrativos y luego

documentarlos extensamente como lo requiere dicha norma, muchas veces con un impacto inicial negativo para el negocio. Ello cobra an mayor relevancia cuando se trata de empresas con escasos recursos y una limitada capacidad de gestin (Manterola, 2005). Viendo las graves dificultades que presentan las PYMEs para la mejora de su gestin con las normas de calidad mundialmente reconocidas como la ISO 9001, se busc una manera ms simple para lograr mejoras en la empresa, que comience con un ordenamiento de los elementos bsicos del negocio y que luego se vaya haciendo extensiva a los dems procesos de la organizacin, al modo de la ISO 9001. En eso se fundamenta el Sistema de Gestin Integral que impone la NCh 2909 que primordialmente se centra en la gestin del negocio completo ms que en la documentacin de los procesos y en la calidad propiamente tal, lo que es muy bienvenido a nivel de la ltima lnea en una empresa. Este sistema de gestin permite que empresas con niveles de gestin bajo o nulos se nivelen y ordenen posicionndose en un primer peldao en la carrera por la mejora de la calidad y de esa manera se facilite su camino a sistemas de calidad mas complejos y exigentes

Modelo de Gestin Integral para PYMEs El Sistema de Gestin Integral basado en la NCh 2909 se puede conceptuar

Se puede apreciar que el modelo est organizado en primer lugar, con el liderazgo que debe ejercer la direccin de la empresa a travs de una clara estrategia que defina los pasos a seguir. En un nivel ms bajo se deben presentar decisiones tcticas y operativas que se relacionen con la gestin del personal y de los recursos financieros y fsicos, los cuales interactan directamente con la unidad de realizacin del producto. Todo este modelo que interacta entre s debe funcionar acorde a los requisitos que proporcione el cliente, ya que ste es el receptor final del producto que se genere. Se puede ver en este modelo al cliente no slo como un receptor de los productos y servicios, sino como el ente que dirige la organizacin por sus requisitos y la percepcin que tenga de la empresa a travs una retroalimentacin. Por una parte se definen el tipo de productos que requiere el cliente y por otro lado, se define la visin que tiene ste de la empresa a travs de mecanismos que buscan entender al consumidor y buscar la forma de complacerlo en todos los mbitos. Esta fuerte relacin entre el conjunto organizacional y el cliente se le denomina cadenas Cliente-Proveedor.

Segn la NCh 2909 (INN, 2004), este modelo permite mejoras sustanciales bajo todas las reas de la organizacin, de las cuales se puede mencionar: Generacin de lderes slidos y con objetivos claros por parte de la direccin. Desarrollo de capacidades para definir una estrategia y estructurar planes de accin derivados de ella, basados en informacin relevante de su entorno en especial de sus clientes. Sistematizacin y anlisis de la informacin generada por la propia empresa (productiva, financiera, comercial, entre otras) y la que obtiene de su entorno ms relevante, para la toma de decisiones tcticas y operativas. Generacin de una cultura organizacional, capaz de comprometer a su personal con el logro de los objetivos propuestos, respetando sus derechos y brindndole oportunidades de desarrollo permanente. Orientacin de su gestin a la satisfaccin de los clientes. Generacin peridica de la informacin de resultados financieros. Resguardo de los activos principales. Conocimiento de las disposiciones tributarias y contables. Identificacin de aspectos ambientales de las operaciones. Disposicin de un sistema con documentos ordenados que permitan el control y mantenimientos del modelo completo. 2.3.3. Requerimientos del sistema El modelo presentado, requiere ocho elementos para su correcto funcionamiento, que abarca la estrategia, los clientes, las operaciones, los recursos, y finalmente el sistema que sustenta el correcto funcionamiento del conjunto de requerimientos

Los requerimientos necesarios para la implementacin del sistema de gestin integral son descritos a continuacin Estrategia y liderazgo La gerencia debe definir una estrategia basada en la informacin de la empresa, la cual debe incluir planes de accin para el cumplimiento de objetivos estratgicos. Dicha estrategia junto con los planes de accin deben ser comunicados al personal pertinente y revisado peridicamente. Revisin de la informacin para la toma de decisiones La organizacin deber establecer uno o ms procedimientos para revisar y analizar peridicamente la informacin generada por la empresa, en relacin al personal, a los procesos relacionados con el cliente, a los recursos financieros y fsicos y a la realizacin del producto. Con dicha informacin se deben realizar la toma de decisiones tcticas y operativas. Procesos relacionados con el cliente La empresa tendr que caracterizar a sus clientes, reconocer sus requisitos y con ellos definir los atributos de su producto. Por otra parte deber conocer la percepcin del cliente en relacin al producto/servicio suministrado y manejar un sistema para la revisin y solucin de reclamos. Adems se debe tener registros de las ventas tanto por producto como por cliente.

Gestin de personas Se deber definir las funciones de cada empleado, a su vez se tendrn que planificar acciones de aprendizaje para ellos. Cada funcionario de la empresa debe tener acceso a informacin relacionados con sus derechos como trabajador. Gestin de recursos financieros y fsicos La empresa debe tener una serie de procedimientos para el control de aspectos financieros y fsicos, tales como el resguardo de sus activos fijos y circulantes, el desarrollo de un presupuesto, determinacin de informacin a corto plazo de su situacin financiera, determinacin de sus costos, determinacin de de su nivel mnimo de operacin, registro de la informacin de sus resultados e identificacin de aspectos tributarios y contables que le sean aplicables. Realizacin del producto/servicio Se deber describir los procesos de cada producto generado. Por otro lado, se tendrn que implementar actividades para establecer los requisitos de compra de materias primas y la evaluacin de proveedores entre otras cosas. Adems, se tendr que mantener un manejo de inventarios y se debern reconocer aspectos ambientales en las etapas de procesos. Mantencin del sistema La empresa deber desarrollar actividades para verificar peridicamente que los requisitos anteriores se mantengan en correcto funcionamiento. Sistema de gestin Este requerimiento engloba todos los puntos mencionados anteriormente, ya que hace referencia al control de documentos y registros que debe tener la empresa para mantener implementados los requerimientos de la norma. Como requerimiento se exige un manual, esquema o diagrama que describa el sistema de gestin y un procedimiento para el control de documentos. Los ocho elementos o requerimientos, se muestran de manera detallada en la Tabla 2.2, en la cual se comparan los elementos mencionados con los requisitos de la NCh 2909 (INN, 2004)

PARALELO ENTRE ISO 9001 Y NCh 2909 Una vez analizados los requerimientos necesarios para la implementacin de la NCh 2909, es conveniente hacer una comparacin con el sistema de calidad que en estos momentos se encuentra mayormente en boga, la norma ISO 9001, debido a que es una normativa reconocida internacionalmente. La idea no es desmerecer la ISO 9001 como sistema de gestin, sino destacar la importancia de la NCh 2909. Principalmente se mencion el carcter integral que contempla la NCh 2909, la cual busca la mejora de todas las reas de la empresa. Por otro lado la ISO 9001 solo centra la gestin hacia los procesos productivos en relacin a los clientes, dejando de lado las otras reas de la empresa. Debido a que la ISO 9001 no contempla un carcter integral si no especfico al rea de produccin, este sistema presenta engorrosos requerimientos que se basan en variados tipos de documentos a diferencia de la NCh 2909 que no es tan exigente en la documentacin exigida. Esta es una de las mayores ventajas de este Sistema de Gestin Integral, la poca exigencia en la documentacin y su carcter integral que engloba al negocio en su totalidad. Es por esto que el hecho de implementar este sistema pavimenta el camino para la implementacin de sistemas ms especficos y complejos como lo es la ISO 9001. Por otro lado, la NCh 2909 es el mejor camino que puede tomar el empresario para empezar a ordenar su negocio, con lo cual podr tener mayor control de cada mbito de la organizacin. La Figura 2.16 nos presenta un cuadro comparativo entre estos dos sistemas de gestin:

Finalmente, para hacer una comparacin ms especfica de estos dos sistemas de gestin, la Tabla 2.3 muestra los requisitos que tienen en comn la NCh 2909 y la ISO 9001 (INN, 2004. UNE-EN ISO 9001, 2000)