Recomendaciones

Iniciales sobre MSP

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1 © RED SUMMA
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Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Recomendación nº 1: Tareas Auto-programadas, Scroll-To-Task y Mostrar la Tarea
0 ........................................................................................................................................................................................ 4
3 Recomendación nº 2: Interpretar Ventana = Vista + Tabla .......................................................... 6
4 Recomendación nº 3: Imprimir con el Botón Copy Picture ....................................................... 8
5 Recomendación nº 4: No Imponer Fechas de Inicio y Fin........................................................ 10
6 Recomendación nº 5: Precaución sobre las Duraciones con Decimales ......................... 11
7 Recomendación nº 6: Entrar Precedencias y Asignaciones en Texto ................................ 12
8 Recomendación nº 7: Usar Multi-Ventana y Ventanas Vinculadas ..................................... 13
9 Recomendación nº 8: Visualizar Varios Proyectos a la Vez con New Window ............ 14
10 Conclusiones ............................................................................................................................................... 15
11 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 15

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Nota Técnica preparada por la Red Summa. Su difusión, reproducción o uso total o parcial para
cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados
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Objetivos
• Conocer funcionalidades básicas iniciales muy útiles.

• Familiarizarse con la interfaz.

1 Introducción

Microsoft Project es una herramienta con una larga trayectoria. Desde la aparición de la
primera versión de Project para Windows en 1990, hasta la última en 2013, se han liberado
10 versiones más. Se trata de una herramienta que ha mejorado mucho continuamente y
solo los expertos dominan todas sus funcionalidades.

Las siguientes funcionalidades básicas pueden hacernos ganar mucho tiempo y

claridad:

1. Por defecto: tareas auto-programadas, scroll-to-task y tarea 0.

2. Interpretar VENTANA = VISTA + TABLA.

3. Imprimir con el botón Copy Picture.

4. En principio: no imponer fechas de inicio y fin.

5. No confundir duración con esfuerzo (¿duraciones con decimales?).

6. Editar precedencias y asignaciones textualmente.

7. Usar multi-ventana y ventanas vinculadas.

8. Visualizar varios proyectos a la vez con New Window.

A continuación se explica algunas de ellas.

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Usar tareas manuales para anotar de
forma provisional duraciones, comienzos
y finales
Configurar en la barra de acceso rápido
el botón “scroll-to-task”
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2 Recomendación nº 1: Tareas Auto-programadas, Scroll-To-
Task y Mostrar la Tarea 0
Las últimas versiones de Microsoft Project han introducido una importante innovación
con las tareas manuales.
• Cuando marcamos que una tarea es de tipo manual (no auto-programada)
estamos indicando que no queremos que Project utilice el motor de planificación
con esta tarea.
• Cuando una tarea es automática, Project mantiene automáticamente la
integridad entre fecha de inicio, duración y fin.
Las tareas manuales son muy útiles cuando estamos empezando a planificar un
proyecto y queremos anotar información sin afectar al resto de tareas.
El consejo aquí consiste en preconfigurar por defecto la opción de que todas las nuevas
tareas sean automáticas, de manera que solo tengan como tareas manuales aquellas
que ustedes decidan conscientemente.
Otra preconfiguración muy útil es añadir en la barra de acceso rápido el botón “scroll-
to-task”, que permitirá situar la vista de Project al comienzo de la tarea que se esté
pulsando en la tabla.
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Puede configurarse pulsando el botón “Add More Commands”

Luego seleccionamos el comando “Scroll-to-task” añadiéndolo al panel derecho.

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Mostrar siempre la tarea cero
“Cualquier ventana de Project es la
combinación de una vista y una tabla”
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Con respecto al consejo de mostrar la tarea 0: ¿Saben cómo puede distinguirse a una
persona que usa Project solo para pintar gantts? Si su gantt comienza con la tarea
número 1, ya sabemos que esta persona no usa Project como es debido.
Si usted marca la opción “Project Summary Task” en la pestaña “Format” de la cinta de
opciones, verá que en su vista “Gantt” aparece una tarea resumen con el nombre del
proyecto.
Esta tarea es muy importante porque agrega toda la información consolidada de plazos,
costes, horas, retrasos, etc. Sirve para consolidar la información agregada del proyecto
en los informes de Project.
Ejemplo: Utilizar la tarea “resumen” en lugar de la tarea número “1” facilitará gestionar
varios proyectos a la vez.
3 Recomendación nº 2: Interpretar Ventana = Vista + Tabla
Esta recomendación, más que una funcionalidad, es una recomendación a la hora de
interpretar la interfaz.
Cuando vemos una pantalla de Project, hemos de interpretar que se trata de la
combinación de una tabla más una vista. Project ofrece unas vistas prediseñadas, pero
cuando elegimos una vista, también estamos eligiendo una tabla por defecto.
Por ejemplo, al seleccionar la vista “Uso de Recursos" estamos también seleccionando
la tabla “Entrada", aunque quizá no seamos conscientes de ello. Si seleccionamos la
vista “Uso de Tareas", también estamos seleccionando la tabla “Uso", pero podríamos
cambiar a la tabla "Coste” y ya no aparecerían fechas de comienzo, fin, etc., sino
información sobre los costes de cada tarea.
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Esta recomendación consiste en que interpreten todas las ventanas de Project como la
suma de dos paneles: A la izquierda aparece la tabla (columnas de campos
preconfigurados, que siempre se pueden añadir u ocultar) y a la derecha aparece otro
panel con la vista (distintas formas de presentar la información de cada fila).

Para cambiar de vista, la forma más rápida es pulsar con el botón derecho del ratón la
esquina superior izquierda de la ventana, tal como se muestra en la figura:

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Para cambiar de tabla, la forma más rápida es pulsar con el botón derecho del ratón la
esquina superior izquierda de la tabla, tal como se muestra en la figura:

4 Recomendación nº 3: Imprimir con el Botón Copy Picture

Utilizar el menú de “Imprimir” es adecuado en determinadas ocasiones, pero no lo es

cuando queremos utilizar la información de Project en una presentación PowerPoint,
por ejemplo.

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Es más recomendable utilizar el botón “Copy Picture”, que permite escoger solo la
información relevante. De la imagen resultante también puede recortarse lo que no
haga falta (por ejemplo, a veces no son significativos ciertos campos como los
identificadores, los indicadores, las notas, etc.).

¿Cuántas veces hemos pensado que tenemos que hacer un Gantt en PowerPoint para
poder presentar el cronograma de nuestro proyecto a nuestros clientes, o nuestros
jefes?

Véase la imagen obtenida de esta manera:

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Project puede ahorrar tiempo a la hora de
informar sobre tiempos de forma ejecutiva
Entrar duraciones y dependencias para que
el motor de Project calcule. No imponer
fechas de inicio y fin
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Bien usada, Project puede ahorrarnos todo ese tiempo, y a la vez generar un resultado
con una imagen “más profesional”, no solo cuando hay que pintar “gantts”, sino para
cualquier otra información valiosa del proyecto como usos de tareas o recursos,
histogramas, diagramas de red, etc.
¿Le preocupa que Project siempre indique la fecha de inicio y todavía no se sabe?
Tome supuestos: “Suponiendo que el proyecto comienza el día 15 de octubre…” ¿Qué
daño puede hacerle suponer una fecha de comienzo para su proyecto? Es el cliente
indeciso (no usted) quien debe molestarse cuando vuelve a visualizar una presentación
que indicaba que el proyecto podría haber empezado hace 6 meses. Ahora tiene
mucha prisa, el proyecto ya debería estar terminando. ¡Lástima, deberían haber iniciado
el proyecto antes!
5 Recomendación nº 4: No Imponer Fechas de Inicio y Fin
• Cuando en Project escribimos la fecha de inicio de una tarea, estamos
introduciendo la restricción “Start No Earlier Than” (empezar no antes de esa
fecha): cambiar la duración altera la fecha de fin.
• Cuando escribimos la fecha de fin, estamos introduciendo una restricción “Finish
No Earlier Than” (finalizar no antes de esa fecha): cambiar la duración altera la
fecha de inicio.
Cuando planificamos el cronograma, generalmente comenzamos definiendo tareas,
después las secuenciamos y posteriormente indicamos duraciones.
En estas etapas iniciales, no es aconsejable escribir fechas de inicio y fin, es preferible
que Project las calcule para tener una primera información sobre la duración to tal y el
camino crítico.
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Si una tarea exige 4 horas de esfuerzo
y ya no se hace nada más durante
ese día, entonces duración = 1 día
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A la hora de desarrollar el cronograma, cuando tomamos decisiones de solapar o
secuenciar, asignar recursos y nivelar sus cargas, etc., es entonces el mejor momento
para indicar restricciones de inicio y fin, ya tendremos más información sobre las tareas
y conoceremos mejor sus restricciones.
Resumiendo: En las tareas auto programadas, no impongan fechas de inicio y fin antes
de secuenciar, nivelar, o indicar duraciones.
6 Recomendación nº 5: Precaución sobre las Duraciones con
Decimales
Una duración de 1 día significa que todos los recursos asignados a esa tarea ese día
tienen trabajo ese día, pero no es necesario indicar cuántas horas, ya que el número de
horas planificado para ese día puede variar.
Planificar la duración para una tarea un determinado día significa que la tarea tiene
horas de trabajo ese día, y que una tarea dependiente comenzará el día siguiente. El
campo duración no se usa para determinar esfuerzo.
Esta recomendación, más que una funcionalidad, es una recomendación a la hora de
interpretar la interfaz.
Cuando se planifica la duración con decimales, por ejemplo 0,25 días, generalmente se
quiere expresar que no se emplean 8 horas, sino 2 horas. Si es así, esto es una señal de
que se está confundiendo duración con esfuerzo.
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Si queremos que una tarea se haga durante la mañana del día 15 y ya no se hace nada
más en el proyecto ese día, pongamos duración 1 día y asignemos las horas de trabajo
previstas en la vista Resource Usage.

Por ejemplo, Project permite que una tarea dure 0,5 días. Si esta tarea se hace en el
turno de mañana y la tarea siguiente se hace en el turno de tarde, es correcto poner 0,5
días, pero generalmente no planificamos así. Lo que queremos decir cuando ponemos
0,5 días para esa tarea es que dura 4 horas. Por favor, no cometan este error de
concepto.

7 Recomendación nº 6: Entrar Precedencias y Asignaciones

en Texto

Project tiene asistentes (wizards) para asignar recursos y secuenciar actividades. Mi

Data Entry en predecessors y resource
consejo es que esta información sea introducida directamente, como si fueran fórmulas
names permite ahorrar mucho tiempo con variables, separadas por “;”.

Por ejemplo, para indicar que la tarea 4 debe terminar dos días antes que la 2 y debe
comenzar tres días después que la 3, puede introducirse directamente así en el campo
Predecessors = 2FF-2 d; 3SS+3 d.

Siguiendo con el mismo ejemplo, para indicar que una tarea consume mientras dura
toda la disponibilidad del recurso JB, una cuarta parte de las horas disponibles del
recurso LD y se prevé que habrá que reservar 5 noches de hotel para realizarla, puede
introducirse directamente así en el campo Resources = JB;LD[50%];hotel[5].

Introducir así los recursos tiene dos efectos:

El primer efecto es que aparecen automáticamente en la hoja de recursos si no

estaban, sin necesidad de introducirlos antes en la hoja de recursos (esto es válido para
los recursos “work”, no para los de tipo “material” como es el caso del hotel):

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El segundo efecto es que se distribuyen estos recursos uniformemente desde la fecha

de inicio a la fecha de fin de esa tarea.

También es importante saber que se puede inicializar el esfuerzo que almacena Project
para esa tarea simplemente suprimiendo el valor de ese campo. Project tiende a
mantener el esfuerzo constante, por eso cuando en la tarea del ejemplo anterior
cambiamos la duración al doble de días, las asignaciones de esfuerzo se reducen a la
mitad.

Es decir, si cambiamos Duration = 10d, automáticamente Resources =

JB[50%];LD[25%];hotel[2,5]. Esto puede ser una molestia si todavía no tenemos claro el
esfuerzo. Si queremos inicializarlo, simplemente pulsamos el botón suprimir encima del
campo “Resources” antes de cambiar la duración.

8 Recomendación nº 7: Usar Multi-Ventana y Ventanas

Vinculadas

En la cinta de opciones, si en una ventana de Project pulsamos el botón “Details” del

Project permite manejar varias ventanas a panel “View”, puede usarse para visualizar relaciones maestro-detalle. En el siguiente
la vez de formar cómoda ejemplo, en el panel de arriba (maestro) visualizamos la vista Gantt Chart, mientras que
en el panel de abajo visualizamos la vista "Resource Usage".

Cuando arriba pulsamos la fila correspondiente a la tarea 9, abajo aparecen todos los
recursos que se usan en dicha tarea. Esta forma de presentar la información puede ser
muy útil.

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Por otro lado, no hay que olvidar que Project es una potente herramienta que permite
manejar varias ventanas independientes a la vez.

Simplemente pulse el botón “New Window” del panel “View” y luego “Arrange All” para
visualizarlas a la vez. Así podrá obtener visualizaciones como se muestra en la figura:

9 Recomendación nº 8: Visualizar Varios Proyectos a la Vez

con New Window

Puede utilizarse la opción de menú View > New Window, para seleccionar y visualizar
Project permite manejar varios proyectos a
varios proyectos a la vez.
la vez de formar cómoda

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En el siguiente ejemplo se ve cómo aparece un Gantt consolidando la información de

los 2 proyectos X e Y.

Esta funcionalidad se describirá más ampliamente en un documento posterior.

10 Conclusiones

• La interfaz de Project para sistema operativo Windows es el fruto de sucesivas

versiones desde 1990, lo que ha tenido la consecuencia de que pocos usuarios
dominan todas las funcionalidades.

• Dentro de las posibles funcionalidades, hay 8 funcionalidades básicas que

pueden ahorrar mucho tiempo, dar mucha claridad y transmitir que se
comprenden los conceptos clave del uso de la herramienta.

11 Referencias Bibliográficas

• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

• Microsoft Project 2013 - That's new in the Project Client:

http://www.youtube.com/watch?v=nP87sxRg2o4

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