GOBIERNO REGIONAL DE AYACUCHO

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL

DE BIENES DE ALMACÉN Y ALMACENES PERIFÉRICOS EN LA
SEDE REGIONAL, DIRECCIONES REGIONALES SECTORIALES,
OFICINAS SUB REGIONALES, UNIDADES OPERATIVAS Y
DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYACUCHO.
OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION
OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y PATRIMONIO FISCAL
AYACUCHO- PERU
2021
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES
DE ALMACÉN Y ALMACENES PERIFÉRICOS EN LA SEDE REGIONAL,
DIRECCIONES REGIONALES SECTORIALES, OFICINAS SUB REGIONALES,
UNIDADES OPERATIVAS Y DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO REGIONAL DE
AYACUCHO.
DIRECTIVA GENERAL N°001-2021-GRA/GG-ORADM-OAPF-ALM.
FORMULADO POR : UNIDAD REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN
LUGAR Y FECHA : AYACUCHO, MAYO DEL 2021
I. OBJETIVO
La presente directiva tiene por objeto establecer normas generales y lineamientos
que permitan la aplicación de criterios técnicos y procedimientos, así como la
determinación de responsabilidades en la administración de los bienes que se
encuentran en los almacenes de la Sede Regional, Direcciones Regionales, Sub
Regiones, Unidades Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de
Ayacucho.

II. FINALIDAD
Tener un control estricto de los ingresos y salidas de bienes de los almacenes de
la Sede Regional, Direcciones Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades
Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho, así como su
custodia y atención de requerimientos de manera eficiente y oportuna, evitando su
deterioro y/o perdida si fuera el caso.

III. ALCANCE
Las normas contenidas en la presenta Directiva son de aplicación y cumplimiento
por la Sede Regional, Direcciones Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades
Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho.

IV. BASE LEGAL

 Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales modificada por Ley Nº
27902.
 Ordenanza Regional N° 004-2007-GRA/CR, aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones y Estructura Orgánica del Gobierno Regional
Ayacucho.
 Decreto Ley N° 22056 que instituye el Sistema de Abastecimientos.
 Decreto Ley N° 22867 sobre desconcentración de acciones del Sistema de
Abastecimientos.
 Resolución Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, Manual de administración de
Almacenes para el Sector Público Nacional.
 Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA que aprueba las normas generales
del Sistema Nacional de Abastecimiento.
 Ley N° 27444- Ley de Procedimiento Administrativo General
 Norma general del Sistema de Abastecimiento SA. 05 Unidad en el Ingreso
Físico y Custodia Temporal de Bienes.
 Ley Nº27658, ley marco de Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley Nº 28716, Control Interno de Entidades del Estado.
 Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto legislativo del Sistema Nacional de
Abastecimiento.

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  Decreto Supremo Nº 217-2019-EF, que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
Abastecimiento.
 Directiva Nº001-2020- GRA/GG-ORADM-OAPF, lineamientos para la
adquisición de bienes, contratación de servicios y consultorías, por montos
iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias.
 Ley N°29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley 29151.
 Resolución Ejecutiva Regional N°620-2019-GRA/GR, Aprueba la Directiva
General N°001-2019-GRA/GR-GG-GRPPAT-SGDI, Lineamientos técnicos para
la Elaboración, Modificación, Actualización y Aprobación de Directivas, en la
Sede, Direcciones Regionales Sectoriales y Dependencias en el Gobierno
Regional de Ayacucho.

V. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las normas contenidas en la presenta Directiva son de aplicación y cumplimiento
por todos los Órganos y Unidades Orgánicas y Dependencias del pliego 770:
Gobierno Regional de Ayacucho.

VI. VIGENCIA
Los lineamientos contenidos en la presente Directiva entran en vigencia a partir del
día siguiente de la aprobación y publicación en el Portal Web Institucional previo
acto resolutivo, los mismos que permanecerán vigentes hasta la aprobación de
nuevos lineamientos que los modifiquen o deroguen.

VII. RESPONSABILIDAD
 Son responsables de la aplicación y cumplimiento estricto de la presente
Directiva, los funcionarios, directivos y todos los servidores involucrados de los
órganos y unidades orgánicas del pliego Gobierno Regional de Ayacucho.
 El órgano proponente en la Directiva, es responsable de realizar las
coordinaciones necesarias durante el proceso de formulación con los órganos o
unidades orgánicas involucradas en su aplicación y siendo de responsabilidad
absoluta las disposiciones generales y específicas contenidas en la Directiva y
la validez de su pertinencia. Asimismo, deberá realizar el seguimiento hasta la
aprobación.
 La oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento a través
de la Subgerencia de Desarrollo Institucional e Informática, es la encargada de
revisar la estructura de los proyectos de Directivas.
 La Oficina Regional de Asesoría Jurídica es responsable de revisar y analizar los
proyectos de la Directiva en los aspectos normativos emitiendo la
correspondiente opinión legal, y asimismo de encontrarse conforme visará el
proyecto de la Directiva.
 El incumplimiento de lo establecido en la Directiva, constituye una conducta que
se configura en faltas de carácter disciplinario previstas en la norma legal
pertinente.
 El órgano de Control Institucional velará por la estricta aplicación de la presente
Directiva.

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VIII. DISPOSICIONES GENERALES

8.1 DEFINICIONES

7.1.1 Almacén
Es un área física con criterios y técnicas adecuadas, destinada a la
custodia, conservación y distribución de bienes a utilizarse en la ejecución
de obras y de aquellos necesarios para el cumplimiento de actividades de
funcionamiento, en el que se realizarán los procesos técnicos de
almacenamiento y distribución.

7.1.2 Almacén Periférico

Los almacenes Periféricos son áreas físicas seleccionadas bajo criterios y
técnicas adecuadas, destinadas al resguardo de los bienes que van a
emplearse en los diferentes Proyectos de Inversión. Las actividades que
en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos
Técnicos de Almacenamiento y Distribución. Los almacenes Periféricos
deberán de estar en óptimas condiciones para efectuar la conservación,
manipulación, protección y control de los bienes custodiados.

7.1.3 Tarjetas Bin Card

Denominación que les da a las tarjetas de control visible que tiene como
finalidad registrar el movimiento (no valorizado) de cada bien almacenado,
reflejando el saldo de estos. Deberá ser ubicado junto al grupo de Bienes
registrados (ver anexo 8).

7.1.4 Tarjetas Kárdex

Tienen como finalidad suministrar información sobre el movimiento de
entrada y salida de bienes en los almacenes periféricos que no manejen el
Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) y mostrar el valor
unitario y acumulado de estos bienes. Es de carácter obligatorio mantener
actualizado el registro de los bienes en tarjetas Kárdex, por medio manual
o informático (ver anexo 09).

7.1.5 Nota de Entrada a Almacén (NEA)

Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes a la Unidad
de Almacén por concepto distinto a la adquisición con Orden de Compra,
por concepto de donaciones o legado en especie, transferencias sobrantes
de inventario u obras, fabricación interna, etc. Todo ello debidamente
sustentado; con incidencia contable (ver anexo 10)

7.1.6 Existencias
Son los bienes que se encuentran almacenados con carácter temporal
para su posterior distribución al usuario final.

7.1.7 SIGA- Sistema Integrado de Gestión Administrativa

Es un sistema informático que contribuye al ordenamiento y simplificación
de los procesos administrativos, en las entidades Públicas de pliego 770
Gobierno Regional de Ayacucho, integrando los sistemas administrativos
de contabilidad (financiera y presupuestal), abastecimiento y personal.

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 Bajo la normatividad establecida por los Entes Rectores del Estado.
Constituye una valiosa herramienta de soporte para la gestión institucional
y el adecuado uso de los recursos disponibles.

7.1.8 Ingreso de Bienes al Almacén

Todos los bienes que sean adquiridos con cargo al presupuesto de la Sede
Regional, Direcciones Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades
Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho y aquello
que provengan de fabricación interna, donaciones o transferencias, sin
excepción deberán ser ingresados a los diferentes almacenes del Gobierno
Regional de Ayacucho, según corresponda. El ingreso o salida de bienes,
contará con la supervisión del personal encargado del almacén central.
Los bienes por su naturaleza, volumen o características propias, resulte
imposible hacerlo, lo harán a través de los respectivos documentos fuente
(entrada: O/C-GI o NEA y salida: PECOSA) tramitados simultáneamente
con el acta de Recepción y conformidad del Usuario.

IX.NORMAS ESPECÍFICAS

9.1 COMPETENCIAS DEL ALMACEN CENTRAL

a) Registrar, conciliar, controlar y custodiar el proceso de consolidación del
movimiento de las existencias, emitiendo reportes mensuales de entradas,
salidas y saldos de bienes de almacén.
b) En el caso de bienes de activo fijo y Bienes Menores será codificado a través
de la Unidad de Control Patrimonial.
c) Cumplir estrictamente con el cronograma de entrega de los reportes
relacionados con el movimiento de la Unidad de Almacén, debiendo tener en
consideración lo siguiente:
- La fecha de cierre de movimientos de ingresos, salidas y saldos
mensuales de la Unidad de Almacén, será el último día laborable de cada
mes.
- Consolidar los reportes mensuales de cierre del movimiento y saldos de
los bienes de la Unidad de Almacén.
- Los reportes consolidados de cierre del movimiento de ingresos, salidas
y saldos mensuales de Almacén Central serán remitidos a la Oficina de
Contabilidad, dentro de los primeros 05 días hábiles del mes siguiente.
d) Verificar los datos consignados en el pedido de Comprobante de Salida
(PECOSA), nombre (nombres y apellidos), dependencia del destinatario o
usuario final quien efectúa y suscribe la PECOSA.
e) Efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final dentro del plazo de cinco
(05) días calendario del ingreso físico a la Unidad de Almacén, a excepción
de los bienes Activos Fijos.

8.1.1 Plazo de permanencia de los Bienes de activo Fijo en el Almacén

Los activos fijos podrán permanecer en stock del almacén, por un periodo
que no debe exceder de 05 días calendario, en resguardo de las
condiciones óptimas y funcionamiento, evitando el deterioro y
obsolescencia en atención de aquellos bienes activos con destino a los
diferentes órganos Estructurados de la Sede Regional, Direcciones

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 Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades Operativas y
Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho.
Salvo casos excepcionales autorizados por la Oficina Regional de
Administración los bienes de activo fijo podrán permanecer en el Almacén
Central por un tiempo mayor al plazo establecido. Para lo cual el área
usuaria deberá comunicar por escrito los motivos que impiden su retiro del
almacén.
En caso de excederse dicho plazo, el responsable del almacén, al día
siguiente al vencimiento de dicho plazo, informará a la Oficina de
Abastecimiento y Control Patrimonial y Oficina Regional de Administración,
para la disposición de los bienes, en las Direcciones Regionales
Sectoriales y Dependencias las que hagan las veces.

8.1.2 Plazo de Permanencia de los Bienes de útiles de Escritorio, Materiales

de Construcción, Herramientas y otros en el Almacén
a) Los bienes de útiles de escritorio y materiales de construcción podrán
permanecer en stock del Almacén, por un periodo que no debe exceder
de 05 días calendario, en resguardo de las condiciones óptimas,
evitando el deterioro y obsolescencia en atención de aquellos bienes de
útiles de escritorio y materiales de construcción con destino a los
diferentes Órganos Estructurados de la Sede Regional, Direcciones
Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades Operativas y
Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho.
Salvo casos excepcionales los bienes de Útiles de Escritorio y
materiales de construcción podrán permanecer en el almacén por un
tiempo mayor al plazo establecido. Para lo cual el área usuaria deberá
comunicar por escrito los motivos que impiden su retiro del almacén.
b) En caso de los bienes de útiles de escritorio, pasado la fecha y/o tiempo
indicada de permanencia en el almacén, la unidad de almacén informará
adjuntando el inventario físico de almacén a la Oficina de
Abastecimiento y Patrimonio Fiscal y/u Oficina Regional de
Administración, para su distribución a las oficinas que requieren dicho
bien, y en las direcciones Regionales Sectoriales, Sub Regiones,
Unidades Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de
Ayacucho las que hagan las veces.
c) De los materiales de construcción y herramientas para diferentes obras
que se ejecuta por administración directa por la sede Regional,
Direcciones Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades
Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho,
pasado la fecha y/o tiempo indicado de permanencia en el almacén, la
unidad de almacén informará adjuntando el inventario físico de almacén
a la Oficina Regional de Administración y/o Sub. Gerencia de Obras,
para que tome las acciones correspondientes.
d) Los saldos de materiales nuevas no utilizados, provenientes de obras
concluidas reingresaran al almacén de la oficina ejecutora mediante
Nota de Entrada al Almacén (NEA); serán transferidos a otras obras que
ejecuta la Sede Regional, Direcciones Regionales Sectoriales, Sub
Regiones, Unidades Operativas y Dependencias del Gobierno Regional
de Ayacucho y donadas a las instituciones o comunidades solicitantes,

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 que tenga necesidad de uso, mediante Resolución del Titular del pliego
y/o gerencial.
e) Concluida la obra, los materiales sobrantes que hayan sido utilizados,
incluidos los perecibles, podrán ser entregados a los beneficiarios
mediante acta de entrega y recepción y/o reingresarán al almacén, para
dar las facilidades a las obras que inician y/o donación a las
instituciones, comunidades y otros.
f) En caso de obras concluidas o paralizadas que tengan saldos de
materiales, con antigüedad mayor de seis (06) meses, cuya liquidación
técnica y financiera no es posible proceder en forma oportuna por
factores justificables, podrán ser transferidos y/o donados al sector o
comunidad solicitante que tenga necesidad de uso; dicha transferencia
y/o donación deberá ser aprobada mediante Resolución del pliego y/o
gerencial.

9.2 RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES

El responsable de Almacén de la Sede, Direcciones Regionales Sectoriales,
Sub Regiones, Unidades Operativas y Dependencias del Gobierno Regional de
Ayacucho, que hagan las veces, realizará las siguientes acciones respecto a
los bienes adquiridos:

8.2.1 RECEPCIÓN
a) Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir
del momento en que los bienes han llegado al local de la Unidad de
Almacén y termina con la ubicación de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificación y control de calidad.
b) La recepción se efectúa sobre la base de su correspondiente Orden
de Compra, debidamente comprometida en el SIAF-SP y Guía de
Remisión u otro documento análogo, a fin de verificar que coincidan
en su contenido.
c) La recepción de los bienes se efectuará conforme a lo siguiente:
 Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega,
las características que contiene la Orden de Compra y/o Contrato,
de no encontrarse conforme, informar al respecto.
d) Anotar en la documentación recibida (Guía de Remisión):
 Nombre de la persona que hace la entrega.
 Nombre de la persona que recibe las existencias.
 Fecha y hora de recepción.
e) La recepción de combustible se efectuará conforme a lo siguiente:
 Efectuar, verificar el control de calidad de combustible en
presencia de la persona responsable de la entrega: la cantidad,
volumen, tipo de combustible y otros detalles según Orden de
Compra y/o Contrato y la Guía de Remisión.
 Levantar el acta de custodia en presencia del proveedor in situ
(grifo).

8.2.2 VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben de ser
efectuadas en su lugar predeterminado independiente de la zona de
almacenaje; comprende las acciones siguientes:

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 a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los empaques se procederá a revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa.
c) La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las
cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la
documentación recibida. Incluye las comprobaciones dimensionales
de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso,
temperatura, etc.
d) La verificación cualitativa o control de calidad, se realizará en la
verificación de características y propiedades de los bienes
recepcionados, debiendo encontrarse de conformidad con las
especificaciones técnicas solicitadas.
e) La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la
persona que hace entrega del bien cuando la cantidad y
características de los bienes permitan realizar la verificación
cuantitativa y cualitativa en el momento de recepción.
f) Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera
necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de
calidad, el jefe de la Unidad de Almacén suscribirá la guía respectiva
dando conformidad solo por el número de empaques recibidos y el
peso bruto respectivo.
g) Tratándose de bienes que, por sus características ameritan ser
sometidos a pruebas de, conformidad estas serán de entera
responsabilidad del área usuaria, de acuerdo a las especificaciones
técnicas de los bienes, se solicitará la opinión especializada, es
decir, se comunicará a la Unidad de Informática, Servicio de Equipo
Mecánico (SEM) y otros según lo amerite.
h) El SIGA – Sistema Integrado de Gestión Administrativa, Sub módulo
Almacén, permite registrar los diferentes tipos de entradas y salidas
de los bienes, el centro de costo, usuario final por destino, la persona
solicitante, proveedor, entre otros. Asimismo, nos tendrá actualizado
de los stocks físico y valorizado de los bienes.
i) La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de
la Unidad de Almacén en el rubro de Orden de Compra y guías
respectivas. Se sustenta en la verificación que este realice o con el
informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el
literal anterior.
j) Se debe de tener cuidado en la fecha de vencimiento de los bienes
perecibles (alimentos, pinturas, cemento, etc.).

8.2.3 INTERNAMIENTO
Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutarán las labores siguientes:
a) Agrupar los bienes según tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.
b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha asignado en
la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación
sea ágil y oportuna.
c) Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de
almacenaje diferentes.

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 d) Si la unidad de almacén de la Sede Regional, Direcciones Regionales
Sectoriales, Sub Regiones, Unidades Operativas y Dependencias del
Gobierno Regional de Ayacucho, quien hagan sus veces. No cuenta
con los equipos o ambientes especiales, para la conservación de
determinados bienes, estos se internarán a través de otros órganos u
organismos que cuenten con ellos.
e) La responsabilidad de la custodia correspondiente a estos últimos. El
encargado de la Unidad de Almacén efectúa la constatación del
ingreso y conformidad del mismo.

8.2.4 REGISTRO Y CONTROL

Ubicados los bienes en las zonas de almacenajes, se procederá a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será
colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que
proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la
compra, se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de
Entrada a Almacén (NEA).
Documentos fuente que se utilizarán para el Registro en el Almacén
a) ORDEN DE COMPRA- GUÍA DE INTERNAMIENTO
Documento a través del cual se formaliza la adquisición de un bien,
constituyendo a la vez el formulario indispensable para dar ingreso del
mismo a la unidad de Almacén con incidencia contable (ver anexo 07).
Los bienes que el proveedor entregue al Gobierno Regional de
Ayacucho, será únicamente los que figuran y están descritos en la
respectiva Orden de Compra. De existir diferencia alguna el
responsable del almacén no está obligado a recibirlos, debiendo
presentar de inmediato el informe correspondiente a su jefe.

b) PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

Documento a través del cual se materializa la distribución de los bienes
que salen de la Unidad de Almacén y con destino al usuario final,
almacén periférico, acción que tiene incidencia contable definitiva (ver
anexo 05).
En caso de Activos Fijos y Bienes no Depreciables deberán de contar
con los siguientes detalles:
- Marca
- Modelo
- Talla
- Serie
- Color
- Medidas
Estos bienes serán retirados por el usuario previa codificación con el
código margesí en el bien in situ, por el personal de la Unidad de
Control Patrimonial.

c) NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN

Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes a la
Unidad de Almacén por concepto distinto a la adquisición con Orden
de Compra, por concepto de donaciones o legado en especie,

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 transferencias sobrantes de inventario u obras, fabricación interna, etc.
Todo ello debidamente sustentado; con incidencia contable (ver anexo
10).

8.2.5 CUSTODIA
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes
almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas
en que fueron recibidas.
Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

a) Protección a los materiales: está referida a los tratamientos

específicos que son necesarios a cada artículo almacenado a fin de
protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serán las estipuladas en
normas técnicas, manual de fabricante u otros textos especializados.

b) Protección del local de almacén: a las áreas físicas destinadas a

servir de almacén se las debe rodear de medios necesarios para
proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y
las instalaciones mismas de riesgos internos y externos. Para el efecto
se tomarán medidas a fin de evitar:
- Robos y sustracciones
- Acciones de sabotaje
- Incendios
- Inundaciones, etc.

c) Protección al personal de la Unidad de Almacén: Se debe

contemplar todos los aspectos de protección al personal por los daños
que puedan causar a su integridad física; se le dotará de los equipos
e implementos necesarios para la adecuada manipulación de los
materiales.
Asimismo, se diseñarán planes de seguridad que contemplaran
programas de evaluación para casos de pandemias, desastres
naturales y siniestros (incendios, terremotos, inundaciones, etc), de
entrenamiento en el manejo de equipos de manipulación de materiales
de seguridad tales como:
- Detectores de humo
- Extintor contra incendios
- Botiquín de Primeros Auxilios
- Mascarilla anti polvo
- Guantes de fibra para traslado de bienes
- Señalización de seguridad
- Vigilancia constante 24 horas

8.2.5.1 ÓRDENES DE COMPRA

La Unidad de Adquisiciones de la Oficina de Abastecimiento y
Patrimonio Fiscal tramitará directamente a la Oficina de
Contabilidad las Órdenes de compra ingresadas y
documentadas, con los siguientes listados:

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a) Formato de ingreso a almacén – Orden de Compra
documentada, firmado por el responsable de la Unidad de
Adquisiciones y Director de la Oficina de Abastecimiento y
Patrimonio Fiscal.
b) Formato – Listado de Autorización de Compromisos SIAF,
firmado por el responsable de la Unidad de Almacén Central.
c) Debe de ir adelante, cuando se remite la Orden de Compra a
Almacén debidamente suscrito por el Responsable de
Programación y Adquisición y el Director de La Oficina
Abastecimiento y patrimonio Fiscal, SIAF con los respectivos
documentos sustentatorios que forman parte del expediente
de cada Orden de Compra según la Directiva Nº 001-2020-
GRA/GG-ORADM-OAPF
d) La Oficina de Abastecimiento y Patrimonio Fiscal– Unidad de
Adquisiciones deberá remitir a la Oficina de Contabilidad las
Órdenes de Compra debidamente documentada de acuerdo
a la Directiva Nº 001-2020-GRA/GG-ORADM-OAPF, para su
remisión a la Oficina de Contabilidad con el siguiente detalle:

1) Orden de Compra numerada y firmado por el director de

Abastecimiento y Patrimonio Fiscal y encargado de la
Unidad de Adquisiciones.
2) Formato de impresión a almacén – Orden de Compra
documentada.
3) Firma y fecha de notificación al proveedor de la Orden de
Compra
4) Firma del responsable del Almacén Central y fecha de
recepción de los bienes por el almacén (recuadro RECIBI
CONFORME)
5) Impresión en la Orden de Compra del código de cuenta
interbancaria del proveedor – CCI.
6) Copia del RUC – SUNAT – Estado activo del
contribuyente.
7) Guía de remisión, debidamente sellada y firmada con la
respectiva fecha de recepción por el responsable del
almacén.
8) Factura, cuyo detalle debe coincidir con la Orden de
Compra y guía de remisión
9) Copia del contrato, según sea el caso
10) Estado de cuenta, si existe contrato con entregas
periódicas
11) Copia de la solicitud u oficio de requerimiento de
disponibilidad presupuestal
12) Copia del acta de otorgamiento de la buena pro.
13) Y otros documentos necesarios
14) En caso de incumplimiento de los requisitos antes
detallados, la Oficina de Contabilidad devolverá a quien
corresponda los expedientes incompletos o que
contengan errores y falta de firma, bajo responsabilidad
funcional.

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 8.2.5.2 DE LOS REQUERIMIENTOS
Los requerimientos de bienes formulados por las diferentes
unidades orgánicas, debidamente suscritos por los niveles
correspondientes y aprobados por la Oficina de Abastecimiento
y Patrimonio Fiscal son remitidos a la Unidad de Almacén central
para su atención según disponibilidad de existencias.
Los requerimientos no programados serán remitidos a la Unidad
de Adquisiciones- Oficina de Abastecimiento y Patrimonio Fiscal,
a fin de ser evaluados y reprogramados de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria.

8.2.5.3 DE LOS DESPACHOS

a) Una vez autorizado el despacho de los bienes, se procederá a
hacer entrega del mismo a la dependencia solicitante debiendo
firmar el responsable la recepción y entrega del bien la pecosa
en el campo de “solicitante” y “recibí conforme”, indicándose la
fecha de recepción.
b) La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en
el respectivo cuadro de necesidades
c) Se autorizará pedidos no programados solo en los casos no
derivados de situaciones de emergencia, los que deberán ser
calificados por la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio
Fiscal.
d) Esta fase comprende los siguiente:
- Registro de Comprobante de Salida
- Aprobación del Jefe de Almacén
- Valorización del Pedido Comprobante de Salida
- Registro de las salidas autorizadas de bienes en las tarjetas
de existencias valoradas de la Unidad de Almacén.
e) Está prohibido que el Responsable haga entrega de bienes del
Gobierno Regional de Ayacucho sin contar con el respectivo
Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA).

8.2.6 REGISTRO CONTABLE

Para efectuar los registros en la cuenta de existencias, se tendrá en
consideración los reportes de ingresos, salidas y saldos de existencias
del Almacén.

8.2.7 CONTROL Y PROHIBICIONES

Del control de los Bienes de la Unidad de Almacén:
a) La Unidad de Almacén controlará la recepción o internamiento de los
bienes, previa verificación, registro, control de los bienes adquiridos
por la Oficina de Abastecimiento de la Sede Regional, Direcciones
Regionales Sectoriales, Sub Regiones, Unidades Operativas y
Dependencias del Gobierno Regional de Ayacucho; así mismo
supervisará el manejo de los almacenes periféricos a través de la
Documentación Sustentatoria; de acuerdo a la programación pre
establecido de visitas inopinadas y la disponibilidad presupuestal
respectiva.

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 b) Los requerimientos de bienes se canalizarán a través de la Oficina
Regional de Administración y será remitido a la Oficina de
Abastecimiento y Patrimonio Fiscal o quien haga sus veces.
c) Prohibido eliminar una orden de compra emitida y registrada en el
SIGA.
d) Prohibida la eliminación del pedido de comprobante de salida –
PECOSA, procesada, registrada e informada al área correspondiente.
e) El formulario para la Orden de Compra tendrá cuatro (04) originales,
las cuales serán distribuidos: 01 con destino para Abastecimiento, 01
para almacén, 01 para pago y otra para el proveedor. Así mismo,
remitir copia a la oficina de contabilidad.
f) Los formularios: Pedido Comprobante de Salida- PECOSA tendrán un
original y tres copias, cuya distribución será: original para la Unidad de
Almacén, una copia para la Unidad de control patrimonial, una copia
para control de vigilancia y otra para el área solicitante. Los formularios
tendrán su propio número correlativo generado por el Sub módulo de
Almacén- SIGA.
g) Si por alguna circunstancia el área solicitante llegara a romper o
extraviar un formulario de Pedido Comprobante de Salida (PECOSA),
antes de su remisión a la Unidad de Almacén, el área responsable
deberá comunicar por escrito lo sucedido a la Oficina de
Abastecimiento con copia a la unidad de almacén central del Gobierno
Regional Ayacucho.

9.3 COMPETENCIAS ALMACENES PERIFÉRICOS

a) Los residentes de la obra o dependencia que cuenta con un almacén
periférico recibirán los bienes y darán su conformidad, previa verificación de
estos, según al pedido Comprobante de Salida – PECOSA, que será
remitida una copia de PECOSA al almacén periférico conjuntamente con los
bienes.
b) Los bienes adquiridos mediante actividades y proyectos serán internados en
el Almacén Central del Gobierno Regional de Ayacucho a excepción de
materiales como: cementos, maderas, aceros, tubos, ladrillos, porcelanatos,
agregados en general, equipos adquiridos bajo el sistema de modalidad
llave en mano, serán entregados en el almacén periférico.
c) El almacenero de almacén periférico o quien haga sus veces, al recibir los
bienes deberá registrar inmediatamente con el pedido comprobante de
salida – PECOSA en el Bin Card, colocando junto al grupo de bienes
registrados y en sus respectivos anaqueles o zonas de almacenaje, para su
posterior entrega al usuario final dentro del plazo establecido.
d) Así mismo registrar los bienes detalladamente en el cuaderno de control de
materiales de la obra, consignando, cantidad de bienes, numero de
PECOSA, número de O/C, fecha de recepción, etc.
e) Los bienes y/o materiales a ser retirados del Almacén Central con destino a
los almacenes periféricos, solamente podrán ser retirados por el personal
asignado como almacenero, conjuntamente con el Residente y Supervisor
de Obra.

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9.4 PROCESO DE ALMACENAMIENTO EN ALMACENES PERIFÉRICOS
El almacenamiento es un proceso técnico cuyas actividades concernientes a
este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio
físico determinado con fines de resguardo como vía para trasladarlos
físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

8.4.1 RECEPCIÓN
Se efectuará teniendo a la vista los documentos de recepción como Guías
de Remisión, Orden de Compra (O/C), PECOSA, Contrato y otras. Los
materiales o bienes a ser ingresados al almacén periférico deben de estar
conforme a los documentos mencionados; en conformidad de la
recepción los bienes y materiales, en el reverso de los documentos
deberán de ir la firma y sello del Supervisor, Residente y almacenero de
obra. En dicho proceso se debe de tener en cuenta lo siguiente:

a) Los bienes entregados al Almacén Periférico por los proveedores

deberán de cumplir lo indicado en la Orden de Compra y contrato, así
como en la Guía de Remisión del Proveedor deberá estar
acompañada por una (01) copia fotostática de la Orden de Compra,
que contiene la relación de material.
b) De acuerdo a las especificaciones técnicas solicitadas se debe tener
en cuenta lo siguiente:
 Examinar, verificar la cantidad, peso, medidas, etc. De los materiales
y bienes en presencia de la persona responsable de la entrega, a fin
de informar sobre cualquier observación.
 Si los materiales o bienes no estuviesen de acuerdo a la cantidad
señalada en la Guía de Remisión, se recepcionará la cantidad menor
transportada, tomándose nota del Nº de Guía de Remisión y datos
consignados en esta; inmediatamente se deberá suscribir un Acta de
Recepción de bienes en menor cuantía comunicando esta
observación al residente o supervisor de obra.
 Devolver los materiales o bienes que al momento de la verificación,
no estén de acuerdo con la Guía de Remisión, Orden de Compra y
contrato, en cuanto a calidad y especificaciones técnicas
consignadas en los documentos de Remisión.
 Por ningún motivo o razón expresa se deberá dar conformidad
respectiva a la documentación cuyos materiales o bienes no están
conformes, bajo responsabilidad administrativa sujeta a sanción
disciplinaria.
c) Adicionalmente se debe registrar en el Formato Registro de Ingreso a
Almacén los siguientes datos:
 Nombre de la persona que hace la entrega de los bienes o
materiales.
 Marca y número de placa del vehículo utilizado en el transporte.
 Hora de ingreso al perímetro de la obra para descargo
 Hora de salida del perímetro de la obra al terminar el descargo.

pág. 14
8.4.2 VERIFICACION Y CONTROL DE CALIDAD EN ALMACEN
PERIFÉRICO
a) Comprende actividades que deben realizarse en un lugar
predeterminado independiente de la zona de almacenaje.
b) Se efectúa en presencia de la persona responsable o proveedor
cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la
verificación cuantitativa en el momento de la recepción.
c) Si por el número y característica de los bienes recepcionados fuera
necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de
calidad; el Almacenero y los técnicos especialistas revisarán cada
bien.
d) La verificación cuantitativa implica comprobar que las cantidades
recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación de
envío (Guía de Remisión, Orden de Compra, contrato).
e) En la verificación cualitativa denominada CONTROL DE CALIDAD se
realizará la verificación de las especificaciones técnicas de los
materiales o bienes a ser recepcionados y que estos estén de acuerdo
con la documentación de envío (Guías de Remisión, Orden de
Compra, contrato).
f) La recepción de bienes (Guía de Remisión y el acta de recepción)
serán debidamente firmada y sellada por el supervisor, residente y
almacenero de obra. Consignando hora y fecha de recepción.
g) En caso contrario al ítem anterior, se debe de rechazar y ordenar el
retiro inmediato de los materiales o equipos que, por su naturaleza NO
estén de acuerdo con las especificaciones Técnicas consignadas en
la Orden de Compra y contrato.
h) La conformidad será emitida por el Residente, Supervisor y/o inspector
de Obra.
8.4.3 REGISTRO Y CONTROL EN ALMACENES PERIFÉRICOS
a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederá a
registrar su ingreso mediante el Formato Registro de Ingreso a
Almacén (RIA), para luego estos ser descargados en sus respectivas
Tarjetas de Control (tarjetas Bin card), obteniéndose un nuevo saldo
aumentado o adicionado.
b) Para el control diario de los bienes que están saliendo del almacén de
obra a la obra propiamente dicha se utilizará el Formato Vale de
Consumo Diario (V/C), en el cual se consignará por ítems los
materiales o bienes en cantidad y unidad de medidas que han sido
utilizados en la jornada diaria de trabajo de igual manera el registro de
salida de estos materiales o bienes será registrado en las tarjetas Bin
card (T/B), obteniéndose un nuevo saldo restado o disminuido.
c) Estas tarjetas Bin card (T/B), deberán estar colocadas junto al grupo
de bienes registrados y en sus respectivos anaqueles o zonas de
almacenaje para verificar los saldos respectivos.
d) Para efectos de control sobre carburantes y lubricantes a ser usados
por el equipo liviano y pesado de propiedad del Gobierno Regional de
Ayacucho, se utilizará el formato parte diario de maquinaria en el que
se consignará la calidad y cantidad de los carburantes y lubricantes
con los cuales se está dotando a estos equipos para su operatividad
hasta la culminación de la obra.

pág. 15
 e) De igual manera si los equipos livianos y pesados fuesen de terceros
y el contrato de servicio fuese con maquinaria seca, solo se utilizará
los formatos parte diario de maquinaria o similar de la empresa, en el
cual también se consignará la calidad y cantidad de los carburantes y
lubricantes con los cuales se está alimentando a estos equipos hasta
la culminación de contrato de servicios por las horas/ máquina
requeridas para la obra en ejecución por administración directa en el
referido contrato.

8.4.4 RESGUARDO Y CONSERVACION DE LOS BIENES EN ALMACENES

PERIFÉRICOS
Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los
bienes almacenados conserven las mismas características físicas y
numéricas con las que fueron recibidos.
a) Cada artículo almacenado debe ser protegido de los elementos como
la humedad, luz, lluvia u otros agentes externos, etc. según las normas
técnicas estipuladas en la hoja de vida de cada producto, manual del
fabricante u otros textos especializados.
b) Las áreas físicas destinadas como almacén se les debe de rodear de
medios necesarios para la protección de los bienes almacenados.
Para tal efecto se tomará medidas a fin de evitar:
- Robos
- Sustracciones sistemáticas
- Acciones de sabotaje
- Incendios
- Inundaciones
- Inclemencias del tiempo de cualquier índole
- Pandemias, etc.
c) Se debe contemplar todos los aspectos de protección al personal por
los daños que pueden causar a su integridad física, con tal fin se le
dotara de los equipos e implementos necesarios los cuales deben ser
usados obligatoriamente para la adecuada manipulación de
materiales. Así mismo, se diseñarán planes de entrenamiento en el
manejo de equipos, así como programas de evaluación y de primeros
auxilios para casos de siniestro como: incendios, terremotos,
inundaciones, etc.
d) Para los casos de bienes que tengan fecha de vencimiento deberá
gestionar las medidas del caso ante el residente y/o supervisor de
obra, a fin de que dichos bienes no pierdan su uso.

8.4.5 REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan
datos sobre ingresos y salidas de bienes del almacén. Los registros y
reportes se elaborarán en forma natural y mediante procesos automáticos
de datos, por medio de un control digital de los documentos fuente; en el
primer caso se empleará tarjetas y formularios y en el segundo se utilizará
el diseño de los mismos. El registro y control de existencias se realizará
en los documentos siguientes:

pág. 16
 a) Registro de ingreso a almacén RIA; 01 original se tendrá en custodia
en el almacén hasta la entrega de toda la documentación al entrar la
obra en el proceso de liquidación; 01 copia para trabajo diario de la
residencia y 01 copia para trabajo diario de almacén. (ver anexo 12)
b) Vale de consumo diario (V/C); 01 original se tendrá en custodia en el
almacén hasta la entrega de toda la documentación al entrar la obra
en el proceso de liquidación; 01 copia para trabajo diario de la
residencia y 01 copia para trabajo diario de almacén. (Ver anexo 14)
c) Tarjeta Bind Card (T/B)
d) Parte diario de maquinaria (P/D); 01 original se tendrá en custodia en
el almacén hasta la entrega de toda la documentación al entrar la obra
en el proceso de liquidación; 01 copia para trabajo diario de la
residencia, 01 copia para trabajo diario de almacén y 01 copia a la
Unidad de Control Patrimonial. (ver anexo 13)
e) Cuaderno de ocurrencias de almacén (C/O).
f) Los documentos fuente para efectuar los registros son:
- Guías de remisión (G/R)
- Orden de Compra (O/C)
- PECOSA

8.4.6 MECANICA OPERATIVA

1. Recepcionar los bienes según Guías de Remisión (G/R), Orden de
Compra y/o contrato, donde se indique en detalle el N° de
Documento, Fecha, Procedencia, persona que entrega, conductor y
detalles; la misma que la firmará anotando las observaciones que
hubiera lugar. En caso de llegar bienes sin documentación
Sustentatoria el almacenero está en la obligación de informar al
residente o supervisor de obra sobre lo acontecido, quien mediante
documento deberá informar de los hechos al jefe de la oficina de
abastecimiento y patrimonio fiscal.
2. Consignar de forma detallada la recepción de bienes o materiales
llegados al almacén periférico en el cuaderno de movimiento diario
de almacén, para luego ser descargados en el formato registro de
ingreso a almacén; adicionando a este los documentos
sustentatorios (G/R, O/C, PECOSA, CONTRATO) los bienes que
internan en el almacén periférico.
3. Elevar un informe al residente o supervisor de obra, sobre las
observaciones de forma detallada respecto a la recepción de los
bienes o materiales llegados a almacén periférico como merma en el
producto u otros.
4. Aperturar una tarjeta Bin Card, por cada material o bien ingresado al
almacén de obra, tomando en cuenta lo detallado en el formato RIA,
procurando ser claro y preciso en las especificaciones de detalle
consignados en la G/R, O/C, PECOSA y contrato.
5. Cada egreso de material o bienes se registrará en la tarjeta Bin Card,
con la fecha y número del vale de Consumo (V/C), por la cual están
saliendo los materiales o bienes a la obra propiamente dicha en la
jornada Diaria de trabajo.

pág. 17
6. La salida de materiales o bienes del Almacén periférico se utilizará el
Formato Vale de Consumo Diario (V/C), en una (01) original y Dos
(02) copias debidamente numeradas de imprenta.
a) Original: Quedará en custodia en el almacén periférico para ser
entregado al culminar la obra para su liquidación respectiva.
b) 1ra Copia: Para el control del Residente de Obra en el trabajo
diario y posterior archivo personal.
c) 2da. Copia: Para archivo de trabajo diario del Almacenero de obra
y posterior archivo personal.
7. Mensualmente elaborará y remitirá al almacén Central de la Sede
Regional o el que haga sus veces, la información de bienes en el
formato resumen mensual del movimiento del almacén periférico.
Este informe será agrupado a los tipos de bienes según la
clasificación señalada en el almacén central.
8. De igual manera la información del rubro de Combustible, será
sustentada con la documentación necesaria para su verificación
exacta de los datos.
9. Los almaceneros están obligados a presentar puntualmente el último
día hábil del mes la información, caso contrario se le
responsabilizará.
10. En el caso de cambio del almacenero del almacén periférico por
destitución, enfermedad u otro motivo el nuevo almacenero realizará
un inventario de inicio, previa verificación física de los Materiales,
Bienes y Documentación encontrada en almacén periférico, de
acuerdo al saldo consignado en las tarjetas Bind Card y cuaderno de
movimiento diario de almacén a la fecha de ejecutar esta acción,
siempre en coordinación con el almacén central.
11. Los almaceneros deberán aperturar un cuaderno de cargos, para el
control de entrega de herramientas, elementos de protección
personal, que se entregue al personal asignado de la obra, los cuales
por ser de entrada y salida no deberán figurar en el resumen e
informe mensual; este cuaderno permitirá el control y recuperación
de los mismos, verificando su estado o conservación.
12. En el caso que exista personal que tenga pendiente la entrega o
regularización de bienes, el almacenero remitirá por escrito un
informe dirigido al residente o supervisor de obra, detallando los
nombres de las personas que adeuden materiales o bienes
pertenecientes a la obra en ejecución para su posterior recuperación.
13. Los almaceneros deberán tener cuidado en el llenado de los formatos
de trabajo diario, evitando en lo posible borrones y enmendaduras.
Bajo responsabilidad administrativa.
14. Toda la información emitida por los almaceneros será tomada como
declaración jurada (D/J), caso contrario de detectarse falsedad en la
misma se informará a los órganos superiores para las sanciones
administrativas que el caso requiera.
15. Es responsabilidad directa del almacenero:
a) Presenciar, verificar y suscribir sobre el ingreso de bienes.
b) Proteger y controlar las existencias en custodia.
c) Hacer conocer los máximos y mínimos que se requiere de
determinados materiales en un almacén.

pág. 18
 d) Coordinar la oportuna reposición del stock.
e) Mantener un pizarrón con la información al día de stock de los
bienes que tiene más salida.
f) Deberá mantener al día sus Formatos de Trabajo que
corresponde al movimiento del almacén de Obra y sus archivos
respectivos
g) Deberá contar con los siguientes archivos:
- Archivo de formatos de registro de ingreso a almacén.
- Archivo de formatos vale de consumo diario (V/C)
- Archivo de partes diarios de Maquinaria (P/D)
- Archivo de resumen movimiento diario y mensual del almacén
de obra.
16. Al concluir la obra el almacén será desactivado debiendo el
almacenero con el residente y un representante designado por la
Oficina Regional de Administración o la que haga sus veces, efectuar
un inventario de los saldos existentes y entregados al Almacén
Central, mediante Acta de Salidas de Almacén y estos pueden ser
ingresados mediante una nota de entrada al almacén (NEA).
17. Todos los formatos del trabajo realizado en el Almacén Periférico
(RIA, V/C, T/B y P/D), debidamente foliados serán entregados al
almacén central de la Sede Regional o el que haga sus veces en las
demás Dependencias, para luego ser revisadas en su contenido.
18. Los bienes y/o materiales que no pueden ingresar físicamente al
Almacén Periférico por motivos de fuerza mayor como huelga,
desastres naturales, pandemias u otras emergencias, ingresarán en
forma excepcional a los almacenes de la Sede Regional del Gobierno
Regional de Ayacucho.

8.4.7 MECANISMOS DE CONTROL DE ALMACENES PERIFÉRICOS

El Ingeniero Residente de la Obra tiene la obligación de coordinar con la
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio Fiscal y con el Almacén Central
de la Sede Regional o la que haga sus veces, para hacer las acciones de
ingreso de los saldos de materiales, equipos y herramientas resultantes
de la misma, dentro de cinco (05) días calendarios siguientes de la
culminación de la obra. Para tal efecto se oficializará esta acción
mediante un documento dirigido a la Gerencia Regional de infraestructura
con copia al jefe del Almacén Central de la Sede Regional. Acompañado
del respectivo listado de materiales, visado por el Supervisor de la Obra.

9.5 INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

Es una forma de verificación física que debe de realizarse en la Unidad de
Almacén. Consiste en verificar la existencia física de los bienes almacenados,
apreciar su estado de conservación, deterioro y condiciones de seguridad y
podrán ser los siguientes:

a. Inventario Masivo
Comprende la verificación física de todas las existencias almacenadas,
forma parte del inventario Físico general, y se efectúa cerrando las
operaciones del almacén por uno o varios días de acuerdo al caso, como
mínimo una vez al año ya que sirve de sustento a los estados financieros.

pág. 19
b. Inventario selectivo
Comprende la verificación de un grupo de existencias previamente
seleccionadas, se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros de stock se mantengan al día, completos y
exactos; y que concuerden con las tarjetas de control visible de Almacén
(Bin card) y el reporte kárdex del SIGA. Se realiza sin paralizar las
actividades de Almacén.

8.5.1 SOBRANTES Y FALTANTES DE INVENTARIO

Es el grupo de existencias que resulta como consecuencia de la
conciliación entre los reportes de existencias y el inventario físico
realizado.

8.5.1.1 Alta de Bienes Sobrantes

Es el procedimiento que consiste en la incorporación física
contable del grupo de existencia que está en condición de
sobrantes de inventario, como consecuencia de la conciliación
entre los reportes de existencias y el inventario o verificación
física.
Para determinar el alta de sobrantes de inventario, se procederá
de la siguiente manera:
a) Documentos fuentes no registrados en las tarjetas de
existencias valoradas o Bin card.
b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA).
c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
En caso que el origen de los sobrantes de inventario se deba a las
dos (02) primeras causas señaladas en el literal anterior, se
incorporarán al registro de existencia formulando la respectiva
Nota de Entrada de Almacén (NEA) y documentación
Sustentatoria correspondiente.
Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien
similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del
bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar
entregado. En este caso se procederá a efectuar el ajuste
correspondiente en la tarjeta de Control visible y en el SIGA.
El saldo de materiales y bienes de las obras ejecutadas por
Administración Directa por el Gobierno Regional de Ayacucho
serán transferidas a las obras que lo requieran en un plazo de 15
días calendarios, caso contrario serán dadas en donación a las
instituciones que lo necesiten bajo una Resolución.

8.5.1.2 Existencias faltantes de bienes

En el caso que, como consecuencia de la conciliación de los
registros de existencias y el inventario físico de existencias del
almacén, se determinan existencias faltantes, el encargado de
Almacén registrará dicha diferencia en el Acta de Conciliación de

pág. 20
 inventario de existencias físicas del Almacén, procediendo de la
siguiente manera:

a) Faltante por robo o sustracción: se organizará un expediente

con las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia
policial efectuada por el responsable de Almacén o quien haga
sus veces.
b) Faltante por merma: tratándose de existencias de naturaleza
sólida o líquida que por características propias se volatilizan,
será aceptada siempre y cuando se encuentre dentro de la
tolerancia establecida en la norma técnica respectiva.

8.5.1.3 Baja de Bienes

Es el procedimiento que consiste en la extracción del registro
patrimonial y contable del grupo de existencias que como
resultado de inventario físico estén considerados para tal efecto.
Así mismo la baja de un bien debe de ser propuesta y
debidamente sustentada por el responsable del Almacén – oficina
de Abastecimiento de la Sede Regional, Direcciones Regionales
Sectoriales, Sub Regiones y Unidades Operativas y
Dependencias del gobierno Regional Ayacucho, en la forma
siguiente:

a) Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en

completo estado de inutilidad la baja se sustentará con el informe
técnico el que califica su estado de inutilidad.
b) La merma producida en las existencias por efecto de
valorización o por acción de animales depredadores la baja se
sustentará con el informe técnico el que califica su estado de
inutilidad.
c) Las existencias sustraídas, robadas o perdidas la baja se
sustentará con el expediente de las investigaciones realizadas y
la denuncia policial.
d) Existencias que por su vencimiento o su estado de
descomposición no son recomendables para el consumo
humano la baja se sustentará con el respectivo informe técnico
por el deterioro o descomposición del bien.
e) Existencias que reflejan poca rotación por el espacio mayor de
un (01) año como mínimo según movimiento mostrando en la
tarjeta de Control Visible de Almacén, deberá previamente
circularse y ofrecerse estos bienes a las diferentes áreas
administrativas y/u Oficinas del Gobierno Regional Ayacucho,
para agotar posible uso; caso contrario procederá su baja.
f) Existencias que tengan obsolescencia tecnológica se dará de
baja con un informe técnico.
g) Los bienes que por el pasar del tiempo se encuentren en estado
de inutilidad, la baja se sustentará con un informe técnico que
califique su estado.
La baja de suministros o existencias de la unidad de Almacén,
debe de ser aprobada mediante Resolución Directoral (Oficina

pág. 21
 Regional de Administración) del Gobierno Regional Ayacucho,
previo informe Técnico y legal favorable de la Unidad de Almacén.
Finalmente se registrará la baja en el SIGA – Sistema Integrado
de Gestión Administrativa Sub Módulo Almacén.

8.5.1.4 Enajenación
Es el proceso por el cual la Unidad de Almacén recomienda la
disposición final de los bienes dados de baja de acuerdo a los
siguientes casos:

a) Para donación
La unidad de almacén evalúa la solicitud y elabora el informe
recomendando la donación, remitiéndolos posteriormente a la
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio Fiscal el sustento para la
emisión de la respectiva Resolución por la Oficina Regional de
Administración.

b) Para incineración y Destrucción

La Unidad de Almacén elabora el informe técnico y recomienda la
incineración y destrucción, según sea el caso, derivándose a la
oficina de Abastecimiento para la respectiva resolución de
aprobación por la Oficina Regional de Administración. Esta acción
se efectúa cuando no es posible realizar acto de disposición
alguna con las existencias de bienes del almacén que estén de
baja.

c) Para la venta
La unidad de Almacén elabora el informe señalando la cantidad
de bienes existentes, características cualitativas de cada una y
con valores de inventario, elevándose a la oficina de
Abastecimiento, para que se elabore las bases y efectúe el
proceso logístico que corresponda.
Es necesario, que para los casos descritos, la oficina de
Abastecimiento designe un comité verificador, integrada por un
servidor de cada una de sus unidades involucradas.

X.DISPOSICIONES FINALES

1) Los casos no previstos en esta directiva, serán resueltos en armonía con las normas
pertinentes de la legislación nacional, aplicable al caso.
2) Son responsables del cumplimiento de la presente directiva la Oficina Regional de
Administración, Oficina de Abastecimiento y patrimonio fiscal o quien hagan sus
veces, Gerencia Regional de Infraestructura y sus Unidades Orgánicas, Ingenieros
Residentes, responsables de las metas y/o Proyectos, etc.
3) El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva generara
la sanción administrativa pertinente de acuerdo a la normatividad vigente.
4) La Oficina Regional de Administración y la oficina de Abastecimiento y Patrimonio
Fiscal serán responsables de la Implementación y aplicación de la presente
directiva.

pág. 22
 5) La Oficina de Secretaría General y la Unidad de Informática, serán las encargadas
de la difusión de la presente directiva a las áreas administrativas y/o oficinas del
Gobierno Regional Ayacucho Involucradas para su cumplimiento.
6) El responsable de la Unidad de Almacén, tiene la responsabilidad de informar a la
Oficina de Abastecimiento sobre el incumplimiento de la presente directiva o
irregularidades que involucren la seguridad y custodia de los bienes almacenados,
así como su respectiva documentación.

XI. FIRMA O VISTO BUENO DE LA AUTORIDAD QUE PROPONE

pág. 23
 ANEXO Nº 01
DIAGRAMA DE FLUJO DE INGRESO DE BIENES Y ACTIVO FIJO AL ALMACEN
CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYACUCHO

pág. 24
 ANEXO Nº 02
DIAGRAMA DE FLUJO –EXISTENCIAS DADAS DE BAJA

pág. 25
 ANEXO Nº 03
DIAGRAMA DE FLUJO –ENAJENACION EXISTENCIAS DADAS DE BAJA

pág. 26
 ANEXO Nº 04
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DE INTERNAMIENTO EN ALMACEN SIGA

pág. 27
ANEXO N° 05

pág. 28
 ANEXO Nº 06
ACTA DE CONFORMIDAD DE BIENES EMITIDA POR EL SIGA

pág. 29
 ANEXO Nº 07
ORDEN DE COMPRA- GUÍA DE INTERNAMIENTO EMITIDA POR EL SIGA

pág. 30
 ANEXO N° 08
TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN (BIN CARD)

pág. 31
ANEXO N° 09

pág. 32
ANEXO N° 10

pág. 33
 ANEXO Nº 11
ACTA DE RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD DE BIENES

En …………………………...…………, siendo las horas…….…. del día………..de…….…..

Del año…, Reunidos en………………………………………………………….......................
los Sres.
……………………………………………………..………………………………………...………
…………………………………………………..……con la finalidad de efectuar la Recepción
y dar la conformidad de ………………..…………… según el Proceso
……………………………..……., se proceden a recepcionar los
siguientes……………………………………..…………………….:
GUIA - FECHA
Nº DESCRIPCION U/M CANTIDAD O/C N°
REMISION N° RECEPCION

Que habiendo efectuado la verificación y recepción física de los bienes, según las
especificaciones técnicas señalado en la Orden de Compra y/o contrato, otorgamos la
conformidad de los bienes arriba mencionado.
OBSERVACIONES:………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………….
Declaración Jurada que se efectúa a todos los efectos legales, consciente de las
responsabilidades de orden civil y penal que conlleva. Para que así conste y surta los
efectos oportunos según la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Siendo las...…del día….del…, se dio por concluido el acto firmado de conformidad las
personas que en el mismo intervinieron.

………………………….………………… ……...…………………….…………….
RESIDENTE DE OBRA Y/O INSPECTOR SUPERVISOR DE OBRA

………………………….……..……… ...………………….………………………
ALMACENERO DE OBRA ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE OBRA

pág. 34
 ANEXO 12

- Registro de Ingreso a Almacén (RIA) – Hoja Entera A-4; 01 Original, 02 copias

pág. 35
 ANEXO 13

- Parte Diario de Maquinaria (P/D) ½ Hoja A-4: 01 original, 02 copias (color rosado
y amarillo)

pág. 36
 ANEXO 14

- Vale de consumo diario (V/C) – ½ Hoja A-4, 01 original, 02 copias (color rosado y
amarillo).

pág. 37
ANEXO 15

pág. 38
ANEXO 16

pág. 39