Área: Negocios

Organización y Administración de la
Empresa

M4 Áreas Funcionales de la Empresa

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Mapa de Contenido
Decisiones de producción

Actividades básicas del área de producción

Producción
Objetivo general de la función de producción

Objetivos específicos de la función

Marketing

Comercial Desarrollo comercial

Ventas

Antecedentes

Objetivos específicos de la función

Responsabilidades del área

Áreas Las Decisiones financieras

Finanzas
funcional
Área de contabilidad
es de la
Área de crédito y cobranzas
empresa
Área de tesorería

Área de presupuesto y control de gestión

Antecedentes

Personas Objetivos específicos de la función Personas

Principales actividades de la función Personas

Objetivo general

Objetivos específicos de la función TI

Área de desarrollo
TI

Área de matención

TI en el contexto de la organización de la empresa

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Índice

Introducción ............................................................................................................................................................................................................ 5
Áreas funcionales de la empresa ............................................................................................................................................. 6
1. Producción .......................................................................................................................................................................................................... 8
1.1. Decisiones de producción................................................................................................................................................. 8
1.2. Actividades básicas del área de producción ..................................................................................................................... 9
a. Diseño de los productos que producirá: .................................................................................................................... 9
b. Procesos: .................................................................................................................................................................... 9
c. Programación y control de la producción: ................................................................................................................. 9
d. Control de calidad ...................................................................................................................................................... 9
e. Mantención ................................................................................................................................................................ 9
f. Tipos de producción ................................................................................................................................................. 10
1.4. Objetivos específicos de la función de producción. ....................................................................................................... 11
2. Comercial .......................................................................................................................................................................................................... 11
2.1. Marketing ....................................................................................................................................................................... 11
2.2. Desarrollo comercial....................................................................................................................................................... 12
a. Producto ................................................................................................................................................................... 13
b. Precio........................................................................................................................................................................ 13
c. Promoción ................................................................................................................................................................ 13
d. Plaza ......................................................................................................................................................................... 14
2.3. Ventas ............................................................................................................................................................................. 16
3. Finanzas ............................................................................................................................................................................................................. 17
3.1. Antecedentes ................................................................................................................................................................. 17
3.2. Objetivos específicos de la función de Finanzas............................................................................................................. 17
3.3 Responsabilidades del área de Finanzas ......................................................................................................................... 18
3.4. Las Decisiones financieras .............................................................................................................................................. 18
3.5. Área de contabilidad ...................................................................................................................................................... 20
3.6. Área de crédito y cobranzas ........................................................................................................................................... 21
3.7. Área de tesorería ............................................................................................................................................................ 22
3.8 Área de presupuesto y control de gestión ...................................................................................................................... 22
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4. Personas............................................................................................................................................................................................................. 23
4.1. Antecedentes ................................................................................................................................................................. 23
4.2. Objetivos específicos de la función Personas ................................................................................................................. 24
5. Tecnología de la Información (TI) ............................................................................................................................................................ 26
5.1 Objetivo general .............................................................................................................................................................. 26
5.2 Objetivos específicos de la función TI ............................................................................................................................. 26
5.3 Área de desarrollo ........................................................................................................................................................... 27
5.4 Área de mantención ........................................................................................................................................................ 27
5.5 Tecnología de la información en el contexto de la organización de empresa ................................................................ 28
Cierre ....................................................................................................................................................................................................................... 29
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Resultado de aprendizaje:

Analiza las diferentes áreas funcionales de la empresa, estableciendo objetivos específicos en cada
área, asociados a objetivos corporativos, en el contexto de la organización de empresa.

Introducción
En esta asignatura, en los módulos anteriores, aprendimos a identificar los conceptos relevantes de la
administración, conocimos que la organización de un grupo humano para obtener objetivos que de otra
manera no se podrían alcanzar, es parte de la esencia del ser humano y su vida en comunidad.
Aprendimos además que la empresa es un instrumento construido, con una estructura organizacional,
que tiene como propósito principal el satisfacer las necesidades de bienes y servicios de las personas y
sus comunidades.

Para que una empresa logre este objetivo relevante, en

forma eficiente, es necesario que los esfuerzos y recursos
se organicen. Una de las organizaciones más utilizadas es
agrupar las actividades de acuerdo con las funciones, que
incluye lo que las empresas hacen comúnmente,
agrupando actividades de acuerdo con su naturaleza y la
búsqueda de lograr sus objetivos con la mayor eficiencia.
Para ello se ordenan las funciones esenciales que
desarrollan las empresas. En general, los grupos de
actividades más comunes en las empresas, para producir
bienes y servicios son:

Vender los bienes o

Producir bienes o
Financiar la generación servicios a las personas
servicios que satisfagan
de bienes o servicios que evidencian la
necesidades
necesidad

Disponer de la mejor
Disponer a las mejores
tecnología para
personas que
transformar los
produzcan los bienes y
insumos y esfuerzos en
servicios
bienes y servicios

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Áreas funcionales de la empresa

Las áreas funcionales son conocidas como áreas de actividad, áreas de responsabilidad, departamentos,
gerencias.

Todas las empresas producen algo útil y deseado por otros, bienes o servicios, las funciones empresariales
básicas son:
▪ Producir, (donde se crea valor o utilidad a un recurso o se transforman bienes).
▪ Vender, (encontrar a las personas, miembros de la comunidad que aceptarán el producto o
servicio a un precio o por un costo).
▪ Financiar, (reunir y cobrar, guardar y desembolsar los fondos monetarios de la empresa),
▪ Utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas para apoyar las funciones de las otras áreas.
▪ Organiza a las personas que realizarán todas las funciones.

Por ello existe una lógica implícita en la agrupación de estas actividades en áreas específicas como
departamentos o gerencias: tecnología, producción, ventas o marketing, finanzas y personas.

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Funciones de las diferentes áreas de la empresa y su análisis

No es posible generalizar una empresa que posee un área productiva tiene funciones de
producción, ventas y finanzas; una empresa comercial tiene actividades de compras, ventas y
finanzas, y una empresa de ferrocarril tiene áreas de operaciones, tráfico y finanzas.

Otro motivo porque existen diferencias de funciones es muchas veces las actividades básicas son
diferentes en importancia relativa: los hospitales públicos no tienen áreas de ventas; las iglesias
no tienen áreas de producción. Esto no significa que las actividades mencionadas no se realicen;
pero si podemos decir que no es su especialidad y son agrupadas con otras actividades.

También puede ocurrir que los dueños de la empresa y su alta dirección hayan decidido
organizarse en base a un área específica. Todos los niveles de una organización son susceptibles
de organizarse por funciones, incluso los directores de una empresa pueden responder a áreas
específicas. También se pueden organizar en base a productos o procesos o en base a territorio
o en base a proyectos.

La organización por áreas funcionales es la forma más común de ordenamiento de una empresa
y siempre existe, en algún nivel de la estructura, incluyendo el más alto nivel de la organización.

Objetivos del ordenamiento por áreas funcionales de la empresa

¿Cuáles deben ser los objetivos de las

empresas?, Peter Drucker en su libro La gerencia
de empresas, nos dice que “Se necesita tener
objetivos en todos los aspectos en los cuales el
desempeño y los resultados afectan directa y
vitalmente la supervivencia y la prosperidad del
negocio”.

En general los objetivos de todas las áreas

funcionales son:

▪ Permitir, a través de los objetivos particulares de cada área, el logro de los objetivos
corporativos
▪ Obtener mayor eficiencia y eficacia, se elimina la duplicidad de esfuerzos y optimiza los
recursos de la organización.
▪ Definir las funciones y jerarquías.

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En este módulo, intentaremos profundizar las cinco principales áreas funcionales de las
empresas, sus principales conceptos, objetivos, elementos e importancia: Producción,
Finanzas, Comercial, Personas (Recursos Humanos) y Tecnología de la información (TI).

1. Producción
Es la función que considera a las empresas
industriales y productivas, que se
diferencian de las empresas comerciales
que compran para vender sin transformar.

Se define como el conjunto de

actividades que tienen el propósito la
transformación de la materia prima e
insumos para la elaboración de los bienes
y servicios ofrecidos por la empresa y que
son requeridos por los consumidores.

1.1. Decisiones de producción

Definir los atributos técnicos y los estándares de calidad, sobre las

¿Qué producir?
bases entregadas por el subsistema comercial.
En función de la demanda estimada, la capacidad instalada, las
¿Cuánto
características del personal y los recursos financieros.
producir?
Distintas combinaciones entre automatización y mano de obra, tipos
¿Cómo producir?
deprocesos productivos.
Según el tipo de actividad que se emprende, la función producción puede
¿Dónde instalarse cerca los insumos básicos (minería), cerca de la demanda
producir? (supermercados, panaderías) o según su estructura de costos.

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1.2. Actividades básicas del área de producción

a. Diseño de los productos que producirá:

Previamente se requiere definir el producto que va a satisfacer una necesidad determinada de las
personas o la comunidad y de acuerdo con ello diseñarlo y darle las características técnicas que tendrá,
de manera que pueda ser fabricado con especificaciones claras.

b. Procesos:
Esta etapa incluye determinar el proceso el proceso productivo, que consiste en las operaciones que
deben realizarse, en un orden predeterminado, para producir el bien.

Incluye también:
▪ La selección de equipos y maquinarias para realizar el proceso
▪ Determinación de métodos de trabajo para el factor humano
▪ La distribución en plantas, es decir la distribución u ordenamiento de los factores de producción
al interior de la planta.
▪ La definición de la línea de producción, que evite atochamientos o atrase el proceso.

c. Programación y control de la producción:

Corresponde a un proceso continuo y permanente al servicio, de acuerdo con la programación y la
posterior verificación de cumplimiento. Es común el uso de técnicas de programación lineal, PERT, cartas
Gantt, etc.

d. Control de calidad
Referido al producto terminado y las fases del proceso. Tiene relación directa con la expectativa del cliente
y las especificaciones técnicas que se dieron a la fabricación del producto.

e. Mantención
La mantención de las máquinas y equipos se realiza en forma preventiva y correctiva.

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f. Tipos de producción
Los tipos de producción más conocidos son:

▪ Producción continua. Consiste en que las instalaciones se adaptan a ciertos flujos de

operación que siguen una escala, no es afectada por interrupciones
▪ Producción intermitente. Su característica principal son los sistemas productivos de
lotes. Con gran variedad de productos.
▪ Producción por proyectos. Es una producción en particular, para un potencial producto
o mercado. También puede darse por requerimiento de un cliente en particular.

1.3. Objetivo General de la función de producción

El objetivo principal de la función producción es generar bienes y servicios para satisfacer las necesidades
de las personas y la comunidad, transformando un conjunto de elementos de entradas o insumos (Mano
de obra, materias primas, energía) en un conjunto de elementos específicos de salida, denominados
satisfactores. Siempre a tiempo y a costo mínimos.

Fuente: Garrido, J. (2021).

Este esquema presenta más complejidades que lo que se vislumbra a primera vista, no sólo con la
tecnología de transformación, sino que con la interrelación de las variables que intervienen en el proceso
de producción de bienes. Es el caso de la complejidad en la adquisición de los insumos, la selección de
las máquinas y equipos, la distribución al interior de las plantas.

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1.4. Objetivos específicos de la función de producción.

Las dimensiones básicas en las que una empresa puede enfocar su sistema de producción son:

▪ Bajar costos de producción (materiales, fuerza de trabajo, entregas, desperdicios, etc.)

▪ Mejorar tiempos de entrega (justo a tiempo)
▪ Mejorar calidad de las Manufacturas y servicios (Calidad y confiabilidad del producto)
▪ Innovar y flexibilizar el sistema de producción con gran capacidad para adaptarse a nuevas
tecnologías

2. Comercial
2.1. Marketing

La función de marketing consiste en la transacción que realiza la empresa con la comunidad, donde se
entrega un satisfactor de necesidades (bienes y servicios) y se recibe su sustento a través del precio.

Su objetivo es otorgar un satisfactor a una necesidad existente. Si compramos un bien es porque su

utilidad es superior al precio que se paga por él. Cuando hablamos de utilidad, no es en conceptos
monetarios, sino que, de satisfacción, es una percepción de necesidad.

Recuerda

La función de marketing o comercialización busca captar un mercado meta y asegurarlo, todo esto
a través de la combinación de variables, lo que se denomina mezcla comercial o mezcla de
marketing.

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2.2. Desarrollo comercial

Una vez que se decide la producción de un satisfactor (bien o servicio), una actividad crítica es la
planeación del producto. Este no sólo debe ser técnica o mecánicamente correcto, sino que debe
considerar las exigencias del cliente. Un elemento esencial para lograr la conexión con el clientes es la
mezcla o mix comercial.

Mezcla comercial
La empresa está inmersa en un suprasistema que incluye muchos sistemas interrelacionados entre sí:
Político, Social, Económico, Legal, Tecnológico, Ambiental, por nombrar los más evidentes, todos ellos
afectan e impactan en menor o mayor grado a las empresas.

El sistema cultural en el cual está inmersa una empresa impone hábitos, costumbres y gustos, pero las
estrategias de marketing pueden, hasta cierto punto, modificar algunos códigos de costumbres y gustos.

Ejemplo

Por ejemplo, las modas rara vez surgen porque los gustos de las personas se alteran de forma
espontánea. La mayoría de las veces ocurren por lineamientos externos que alteran los gustos y
costumbres.

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Existe un grupo de variables que las empresas utilizan para producir estos cambios y procurar la
preferencia del consumidor, ojalá por un largo periodo.

¿Cuáles son esas variables?, no son las que

dirigen el macroentorno. Difícilmente las
empresas pueden alterar el sistema político,
económico, social, tecnológico, pero si existen
otro sistema a los cuales tienen acceso:

▪ Seleccionar el mercado meta u objetivo

▪ Mezcla comercial, que son variables
enfocadas a satisfacer el mercado meta.
Las que comúnmente se denominan “4
P”: Producto, Precio, Promoción y
Plaza (canales de distribución o Place
en inglés).

a. Producto
Se entiende por producto un conjunto de atributos y cualidades visibles, como lo son la presentación,
empaque, el diseño, el contenido mismo de un producto, y aquellas que no son tangibles tales como lo
son la marca, la imagen, el prestigio de un producto. Estos conjuntos de atributos y cualidades son
requeridos y aceptados por los clientes para satisfacer sus necesidades y éstos cumplen sus expectativas.

b. Precio
Corresponde al valor monetario que se percibe en un intercambio por los bienes y servicios. Lo más usual
para calcular el precio de un producto corresponde a la recuperación de los costos invertidos para la
obtención del producto sumado las utilidades deseadas. El precio se ve condicionado por factores tales
como la demanda del producto en el mercado, el tipo de cliente al que apunta el producto, la
competencia y por supuesto los costos involucrados en su fabricación.

c. Promoción
Se refiere a las acciones que debe realizar el departamento de ventas para promocionar, publicitar un
producto, para que los clientes conozcan y adquieran los productos y servicios. El objetivo es posicionar
el producto en la MENTE del consumidor de manera de convencerlo de los beneficios de éste, y motivarlo
a comprarlos. Mediante estas acciones se dan a conocer los productos, se incrementan y garantizan las
ventas (metas). Las acciones y canales de comunicación son variados: campañas en canales de
comunicación, redes sociales, entrega de muestras, degustaciones y regalos.

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d. Plaza
La colocación de un producto en un punto de venta es lo que se refiere a plaza. La empresa debe hacer
llegar sus productos al mercado que apunta. Cuando hablamos de Plaza, hablamos de distribución de un
producto, es la transferencia de los productos al consumidor. Implica almacenamiento, transporte y
posicionamiento en un punto de venta acorde a las necesidades de la empresa. El objetivo de una buena
y correcta distribución de productos consiste en el posicionamiento de este, es decir, que esté en el lugar
y momento adecuados y que estén disponibles en el mercado de interés.

Recuerda

Como mencionamos anteriormente, esta mezcla de marketing estará directamente relacionada con
la segmentación de mercado que decida la empresa. La segmentación se refiere a dividir el mercado
en varios grupos pequeños y homogéneos, de esta manera la empresa logra conocer realmente
quienes son sus consumidores, lo que mejora la eficiencia y eficacia del marketing de una empresa.

Los factores de segmentación que se consideran para poder apuntar correctamente al mercado de
interés son:

▪ Geográficos: Considera, áreas de distribución del producto, diferencias culturales, Movilidad

geográfica.
▪ Demográficos: Edad, sexo, renta doméstica, nivel de educación, clase social, estado
▪ Psicológicos: Personalidad, estilo de percepción, actitudes
▪ Estilo de vida: Grupos de referencias, roles sociales, correlación entre variaciones
demográficas y psicológicas
▪ Uso del producto: Frecuencia de uso, lealtad a la marca, actitudes hacia el producto
▪ Beneficios del producto: Rendimientos o prestaciones esperadas, necesidades cubiertas por el
producto, percepciones de marca, satisfacción.

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Objetivos específicos de la función de Marketing

▪ Detectar necesidades en las personas y la comunidad
▪ Segmentar el mercado
▪ Validar la producción de satisfactores específicos como objetivos de la organización
▪ Determinar si existen los factores y la capacidad de transformación para producir los satisfactores
▪ Planear el producto
▪ Coordinación con áreas operativas y financieras
▪ Determinar políticas de ventas
▪ Investigar el mercado
▪ Perfeccionar procedimientos de ventas
▪ Establecer estructura orgánica de ventas
▪ Capacitar y estimular al personal de ventas
▪ Implementar esfuerzos para fomentar las ventas utilizando en forma eficaz la publicidad

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2.3. Ventas
La sub función de ventas, pertenciente al área Comercial,
considera como elementos esenciales de su función al tipo de
cliente y el tipo de producto. No es lo mismo vender tractores
que productos para el pelo.

Para los productos de alta tecnología y clientes selectivos, las

características técnicas del vendedor son relevantes, no sólo son
importantes sus conocimientos del producto, sino que también
el conocimiento del entorno, especialmente la competencia.
Para los productos masivos, las características personales del vendedor (su empatía, simpatía,
expresividad y poder de convicción), son elementos críticos. El área de ventas de una empresa debe
desarrollar su estrategia a partir de las habilidades y capacidades de los vendedores, el tipo de producto
y las características de los clientes. Si bien son importantes las características asociadas a la personalidad
del vendedor, la preparación técnica y su capacidad de aplicación, hoy son esenciales.

Existe una estrecha relación entre las diversas técnicas y herramientas comerciales. El mix comercial o
“4P” sugieren una amplia gama de combinaciones, las cuales deben ser evaluadas en relación con su
contribución marginal neta y su efecto en el resultado final. El mix debe orientarse a un segmento de
mercado, ya que el producto rara vez está definido con precisión desde el comienzo, el mercado siempre
envía sus señales, lo que trae consigo reiteradas adaptaciones.

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3. Finanzas
3.1. Antecedentes
El área de finanzas desarrolla funciones primordiales para el
correcto funcionamiento de una empresa, tales como:
contabilidad, contraloría, tesorería, impuestos,
planeación, presupuestos, cuentas por cobrar, créditos
a clientes, cuentas por pagar e inversiones.

Un buen financiamiento es esencial para lograr los objetivos

de toda empresa. Se debe desembolsar en materiales la
cantidad correcta, conseguir préstamos bancarios, proveer
de capital fijo, terrenos, edificios, máquinas y equipos,
otorgar créditos y mantener las operaciones de la empresa (continuidad operativa) a un nivel compatible
con los fondos disponibles.

3.2. Objetivos específicos de la función de Finanzas

En general la función de Finanzas tiene dos elementos en qué focalizarse: Las fuentes para obtener
recursos y la asignación eficiente de acuerdo con los diversos usos. Es decir, obtener fondos al menor
costo posible para lograr la máxima optimización de los recursos.
.

Como objetivos específicos existen dos principales:

▪ Sostener el negocio en periodos de expansión o contracción

▪ Financiar las decisiones de la alta dirección

Esto se logra con la planeación financiera, que consiste básicamente en la selección de medios de
financiamiento, el manejo del crédito y la determinación del capital fijo y el capital de trabajo.

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3.3 Responsabilidades del área de Finanzas

Hacer medible la estrategia: La alta dirección establece lo que debe lograr la empresa a un determinado
período de tiempo. Para dichas consideraciones, los directores pueden apoyarse en estudios de mercado,
la información histórica de la que disponga la empresa y sobre todo de su visión de futuro. Una vez
definido a donde se quiere llegar y con cuales recursos lograrlos, es responsabilidad del área de finanzas,
enfocar las definiciones del negocio hacia su cumplimiento.

¿Cómo se alcanza eso?

▪ Midiendo. Es decir, poniendo pesos y centavos a los recursos necesarios para llegar al
cumplimiento de las metas de la alta dirección. Sobre esa base objetiva, la empresa deberá
caminar alineada para lograr lo propuesto.
▪ Controlando los resultados: Conociendo a donde queremos llegar, finanzas deberá vigilar y
controlar los recursos, levantar la voz cuando las predicciones de venta se encuentran por debajo
de lo proyectado, por tanto, se deberán hacer recortes a lo planeado, o por el contrario, indicar
cuando las cosas se encuentran por encima de lo definido, en cuyo caso, deberá tomar medidas
para el incremento de la inversión para que sustente lo no previsto.
▪ Dotando los recursos con oportunidad: El Área de Finanzas debe procurar que nunca se carezca
de algo esencial para el desarrollo de las tareas prioritarias para el negocio. Para lo anterior, debe
estar muy atento a la facturación y su consiguiente cobranza. Obtener créditos o inversionistas
para la ampliación de la planta productiva, vigilar que los recursos en la caja estén generando
rendimientos. Canalizar recursos a todos los participantes del negocio en los plazos y medios
acordados.
▪ Generando la información financiera y analizarla: Con base en los resultados obtenidos en un
cierto periodo de tiempo, usualmente un mes, elaborar los estados financieros de la empresa, y
con base en ellos, advertir cuando las metas no se cumplan y reenfocar a las mismas.

3.4. Las Decisiones financieras

Para la toma de decisiones financieras, primero debemos conocer los lineamientos que permitirán realizar
y evaluar con frecuencia las decisiones que a diario toman las empresas.

Es importante también, preguntarse ¿Cuándo es mejor una alternativa que otra?, ¿Cuál cuesta un
menor esfuerzo?, ¿Cuándo produce mayor satisfacción?, ¿Cuándo es más posible realizarse?, para
poder encaminarse hacia los objetivos reales.

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Atención

Algo muy importante y elemental al momento de iniciar el proceso de la toma de decisiones

financieras son de qué tipo se va a tomar, es decir, si es de tipo de inversión o de financiamiento, o
si es de repartición de dividendos.

Las decisiones que comprende son:

Decisiones de inversión: Bien sea a corto o a largo plazo, representan colocaciones que la empresa
realiza para obtener un rendimiento de ellos o recibir dividendos que ayuden a aumentar el capital de la
empresa.

Las decisiones de inversión son una de las grandes problemáticas de la empresa y una parte importante
de las decisiones financieras; sobre ellas gira el uso adecuado de los capitales generados y los fondos
obtenidos por financiamiento. Las decisiones referentes a las inversiones empresariales van desde el
análisis de las inversiones en capital de trabajo como la caja, inversión en bancos, asumir cuentas por
cobrar y manejo de inventarios; así como las inversiones de capital representado en activos fijos tales
como edificios, terrenos, maquinaria, tecnología, etc.

Recuerda

Para tomar las decisiones correctas el financista debe tener en cuenta elementos de evaluación que
se centran en el análisis de los flujos de fondos asociados a las inversiones, el riesgo de las
inversiones y la tasa de retorno requerida asimismo debe considerar el VAN positivo real de dichas
inversiones.

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Decisiones de financiación: Tienen por objeto determinar la mejor mezcla de fuentes de financiación,
teniendo en cuenta la estructura de inversiones de la empresa, la situación del mercado financiero y las
políticas de la empresa. Si es posible modificar el valor actual de una firma variando su mezcla de
financiamiento, entonces debe existir alguna estructura óptima que maximice dicho valor.

Debe tenerse presente la estructura de inversiones porque ésta determina el riesgo empresario que a su
vez, tiene fundamental importancia en la disponibilidad y en el costo real de las distintas fuentes de
fondos.

La decisión de adoptar una estructura financiera dada implica un conocimiento profundo de las distintas
formas de financiación, tanto a corto como a largo plazo, y un seguimiento permanente.

Decisiones de dividendos: Incluye el porcentaje de las utilidades a pagar a los accionistas mediante
dividendos en efectivo, la estabilidad de los dividendos absolutos en relación con una tendencia,
dividendos en acciones y división de acciones, así como la readquisición de acciones. La razón de pagos
de dividendos determina el importe de las utilidades retenidas en la empresa y tiene que evaluarse a
partir del objetivo de aumentar al máximo la riqueza de los accionistas. El valor de un dividendo por los
accionistas, cuando lo tenga, debe ser considerado contra el costo de oportunidad de las utilidades
retenidas, que se pierden como un medio de financiamiento mediante el capital en acciones comunes

3.5. Área de contabilidad

La contabilidad es la función responsable de producir los
estados financieros, aportar información para la toma de
decisiones y generar una metodología para proyectar.
Los dos estados financieros más conocidos y de
aplicación universal son el balance y el estado de
resultado.

Otro estado financiero es el estado de fuentes y usos de

fondos, el cual es un ordenamiento de los cambios
ocurridos en los activos y pasivos de los balances entre
un periodo y otro.

Ejemplo

Por ejemplo son fuentes de fondos los aumentos de pasivos, donde la empresa consigue recursos,
las disminuciones de activos, al vender genera fondos, en cambio son usos de fondos los mismos
casos pero con acciones inversas, en este caso el pago de deudas o la compra de activos.

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La contabilidad provee información para presupuestar y controlar y genera los estados contables antes
citados. La contabilidad además constituye una base para la tributación, estando afecta a normas legales,
por lo tanto, surge otra condición que debe cumplir el registro contable: La uniformidad de criterios y
metodologías.

3.6. Área de crédito y cobranzas

Esta área, perteneciente a Finanzas, tiene la responsabilidad de fijar criterios generales de venta y
controlar el nivel de las cuentas por cobrar. Estas definiciones son esenciales para el negocio ya que, si
fijamos el periodo de cobranza a clientes a 30 días, dejamos fuera los clientes que buscan pagar a 60
días.

Una vez que se fijan los criterios de crédito, fijamos el mercado general que deseamos atraer.

¿Cuáles son las variables para considerar en la definición de una política de crédito?

Consideremos 4 pasos básicos:

▪ Definir la calidad del crédito que el solicitante realizará y que estamos dispuestos a aceptar
(limitando el riesgo que queremos aceptar)
▪ Recabar la mayor cantidad de información de los solicitantes
▪ Estimar la probabilidad que el cliente pague
▪ Aceptar o rechazar la solicitud

Control de las cobranzas

Pondremos atención en los principios de la cobranza:

▪ Los costos de cualquier esfuerzo de cobranza no deben exceder los ingresos adicionales que se
pueden obtener de ese esfuerzo.
▪ Esos costos no sólo deben considerar la cantidad adeudada por el cliente en particular, sino en
las ventas futuras de ese cliente.
▪ Ser agresivo en la cobranza de un cliente puede significar su traslado a la competencia con sus
ventas futuras.

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3.7. Área de tesorería

Es responsable de gestionar los flujos financieros de entrada y salida, para ello debe asegurar que las
políticas internas son eficaces y que la política presupuestaria tiene respaldo o no para su ejecución.

La administración de la liquidez es el principal problema del área de tesorería y debe buscar el equilibrio
entre liquidez y productividad. Mientras más liquidez tenemos más fácilmente podemos pagar nuestras
cuentas, pero mientras mayor cantidad podemos invertir, más utilidades potenciales podemos obtener.

Antes de elaborar un presupuesto de efectivo, necesitamos determinar el nivel mínimo de efectivo que
necesitamos para mantener el negocio mes a mes.

3.8 Área de presupuesto y control de gestión

El presupuesto son proyecciones expresadas en términos monetarios, es decir prever el futuro, para
luego verificar o controlar, confrontando lo planeado con lo real.
Existen muchos tipos de presupuestos, para distintos fines y donde se consideran diferentes plazos de
acuerdo con los fines.

Ejemplo

Por ejemplo, el presupuesto de caja tiene por objetivo predecir el comportamiento de los flujos de
fondos a corto y largo plazo. Con ello se pueden tomar decisiones oportunas para cubrir déficit o
invertir cuando existe superávit.

El control de gestión es un proceso y como tal es estructurado. Su característica es que está orientado
a la información cuantitativa y que está basado en la definición de estándares de desempeño para toda
la empresa y cada una de sus áreas.

Realiza la comparación entre resultados planificados y reales, logrados en las distintas operaciones en un
periodo determinado. De esta forma los gerentes pueden tener una base informativa de la efectividad de
implementar acciones estratégicas y la eficiencia del uso de los recursos y actuar sobre las desviaciones
resultantes.

El control de gestión es esencial para gestionar las actividades estratégicas y operaciones diarias con un
sentido unitario de dirección, definidos en los indicadores consensuados y aprobados por la alta
dirección.

El control de gestión cuando se combina con el sistema de recompensas y compensaciones se transforma

en un impulsor clave de la conducta individual en la organización.

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4. Personas
4.1. Antecedentes
Es común escuchar que los recursos humanos son el principal patrimonio de la empresa, pero estos no
están en los estados financieros de la empresa. Las personas a diferencia de los otros factores de
producción tienen autonomía propia, son dueños de sus destinos y pueden optar por quedarse y formar
parte del proyecto o retirarse. A diferencia de otros tiempos, los trabajadores convienen con la empresa
la venta de sus servicios laborales.

Las personas son las que detectan las necesidades y generan los satisfactores. Asimismo, las personas
organizan y optimizan los recursos, generando valor a la producción de bienes y servicios. Los
trabajadores se pueden retirar de la empresa por su voluntad o por condición del contrato de trabajo. El
ingreso, permanencia y salida de los trabajadores están regidos por el código del trabajo y normas
complementarias, además por normativas o reglamentos internos.

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Curso: Organización y Administración de la Empresa

4.2. Objetivos específicos de la función Personas

La función personas es una función asesora o staff y sus objetivos principales son:
▪ Identificar las necesidades de la fuerza de trabajo
▪ Cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la empresa
▪ Ubicar los talentos disponibles
▪ Reclutar, seleccionar
▪ Promover, evaluar y planear las carreras
▪ Compensar
▪ Capacitar
▪ Integrar al personal y motivar

4.3. Principales actividades en la función Personas

▪ Reclutamiento y selección de personal

Su finalidad es atraer al personal calificado para ocupar los puestos vacantes dentro de una empresa. Es
el medio a través el cual una organización informa sobre sus requerimientos de personal. El reclutamiento
debe atraer a los candidatos idóneos para garantizar una selección correcta de personal

▪ Compensaciones y Remuneraciones

Las compensaciones están relacionadas directamente con el desarrollo de los recursos humanos y
conformando estas como una fuente de motivación. Para ello debe existir una relación directa entre las
necesidades más altas de los individuos (reconocimiento, autorrealización) y las de la empresa. Para ello

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la empresa y sus trabajadores crean y desarrollan organizaciones, cuya finalidad va más allá de la
satisfacción de necesidades de previsión social, incorporando servicios sociales del ámbito de la salud, la
cultura, la vivienda, cultura y deportes

Las remuneraciones son las retribuciones al trabajo de las personas. Incluye pagos monetarios como
sueldos, salarios, gratificaciones, aguinaldos, bonos, incentivos, asignaciones y retribuciones no
monetarias como alimentación, vivienda, servicios, transporte.

Se denomina remuneración al precio del servicio llamado trabajo y para su determinación concurren las
fuerzas de la oferta y la demanda del trabajo.

.
▪ Desarrollo organizacional y capacitación

Se asocia con la idea de preparar y adaptar la persona a las exigencias del puesto, para que responda con
máxima eficiencia.

El objetivo del entrenamiento, de la capacitación y desarrollo de las personas que forman una empresa
es fomentar las capacidades de éstas, aumentar las competencias y mejorar las habilidades del personal,
a fin de que logren una mayor productividad, desarrollen sus potencialidades y aumente su desarrollo
personal y profesional.

▪ Higiene y seguridad del personal

El objetivo de esta actividad del área de Personas es reconocer, evaluar y controlar los factores del
ambiente, físico y psicológicos, que influyen en el ámbito laboral que pueden causar enfermedades y/o
deteriorar la salud de las personas, se busca controlar y evitar accidentes laborales y preservar el bienestar
del personal.

▪ Evaluación

Es una técnica de control, por lo tanto compara un modelo o plan con el cumplimiento real de los mismos.
Esta actividad es una de las mejores herramientas para poder tener una imagen de lo que sucede con el
personal.

Así que mediante las diferentes herramientas de evaluación la empresa tiene la oportunidad de tener un
feedback directamente y transversal entre jefaturas y empleados. Permite mejorar el logro de los objetivos
y realizar las correcciones necesarias. También es la oportunidad para hacer un “mapeo” de los
requerimientos de capacitación del personal.

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5. Tecnología de la Información (TI)

Tecnología de la información o TI, tiene una importancia creciente en las empresas actualmente. Consiste
en el uso de tecnología para mejorar las decisiones, el servicio al cliente y obtener ventajas competitivas
con ello.

5.1 Objetivo general

El objetivo general de un sistema de información es, generar un conjunto ordenado, sistematizado y

coherente de procedimientos con el objeto de obtener, procesar, conducir y generar datos para la toma
de decisiones. Los sistemas de información integran y relacionan cantidades de información. Al servicio
de los distintos procedimientos administrativos con los cuales está construida la organización.

Atención

Los sistemas de información pueden ser más o menos automatizados, todo depende de las
características de la empresa y la complejidad de sus operaciones, además de los objetivos que
persiga.

5.2 Objetivos específicos de la función TI

La tecnología de la información tiene como misión generar un mayor control organizacional a un costo
más bajo, utilizando tecnología de comunicaciones y de gestión de información.

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Se definen los siguientes objetivos específicos:

▪ Replantear la estrategia de la empresa

▪ Facilitar la creación de nuevos productos
▪ Incursionar en nuevos mercados
▪ Crear nuevos canales de distribución
▪ Reducir el costo de operación del negocio

5.3 Área de desarrollo

El área de desarrollo distingue varias etapas: definir requerimientos, donde se establecen las
especificaciones del sistema, sus limitaciones y objetivos, además de quienes serán los usuarios del
sistema.

A continuación, se diseña, lo que significa establecer una metodología eficiente para generar la
información especificada en la etapa anterior.
Luego, se procede a la construcción del modelo, lo que implica construir el programa o software para
operar el hardware o equipos. En esta etapa se generan los manuales de procedimiento administrativo.

Posteriormente, se implementa el sistema, incluyendo todas las acciones que permitan poner en marcha
el nuevo sistema, incluyendo la etapa de transición de un sistema a otro.

5.4 Área de mantención

Esta área tiene la responsabilidad de revisión y adaptación permanente del sistema, de manera de
incorporar los requerimientos y cambios del entorno de la empresa, para mantener la competitividad de
la empresa y su operación continua.

Es un error común que el personal de TI ejecute todas las etapas del proceso de desarrollo y mantención
sin la participación de los usuarios. Es decir, decidir qué información se generará, para quién y cada cuanto
tiempo sin conocer el requerimiento exacto del usuario, genera frustración y el sistema se convierte en
una creación de tecnología por la tecnología.

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5.5 Tecnología de la información en el contexto de la

organización de empresa
En un contexto organizacional, la comunicación es crítica para realizar las funciones gerenciales y ligar la
organización con su ambiente externo. Por ello, podemos decir que la comunicación y el sistema de
información de gestión (SIG), actualmente, hacen a la administración posible.

Es importante distinguir entre datos e

información. Los datos son hechos crudos
que no son muy útiles hasta que se
convierten en información, es decir,
requieren ser procesados, sólo en esa
condición, se vuelven relevantes y
comprensibles para el usuario. La tecnología
de la información cubre una variedad de
tecnologías, incluyendo los tipos de
hardware, software y tecnologías de datos y
comunicación. De hecho, se desarrollan en
forma acelerada nuevas tecnologías como 5G, una nueva generación de tecnología inalámbrica, que
amplía y fortalece las capacidades de la tecnología de la información, con usos insospechados.

Un elemento crítico en los últimos años es la prevención del uso no autorizado de la información, es este
uno de los muchos desafíos creados por la tecnología de la información.

Para que los sistemas de información, al interior de una organización, cumplan con la efectividad es
absolutamente necesario que se incorporen desde el inicio a los usuarios, es decir los que utilizarán la
información generada en sus procesos y en la toma de decisiones. Este elemento es el más importante y
que determinará si un sistema de TI es exitoso o no.

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Cierre

La administración permite, a las personas que pertenecen a una organización, hacer sus mejores
contribuciones a los objetivos del grupo. Como sabemos, la administración se aplica a organizaciones
grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas y a industrias de manufactura y de servicios. El
término empresa se refiere a un negocio, dependencia gubernamental, hospital, universidad y cualquier
otro tipo de organización. La administración está a cargo del directivo de la corporación, del hospital, del
gobierno, el obispo de una iglesia, el director de
un equipo de futbol y el rector de una universidad.

En este módulo conocimos que para que las

organizaciones cumplan sus objetivos de generar
bienes y servicios que satisfagan necesidades de
la comunidad, deben ordenar sus esfuerzos y los
recursos que disponen, los cuales siempre son
escasos. Una de las formas más utilizadas es
agrupar las actividades de acuerdo con su similar
naturaleza y generar una integración que permita
lograr, en forma eficaz y eficiente, los objetivos
corporativos.

Este ordenamiento, tal como la administración, sigue la naturaleza humana por lo que el aplicarlo en
cualquier organización, generará valor. Por lo tanto los invito a aplicarlos en su futura vida profesional,
independiente cual sea la organización a la que se integren.

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