Organización y gestión de eventos

4to, ISP
Adrian Gabriel
BIANCHI CINTHIA

¿Qué representa el término evento?

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa
para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada
marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su
empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos frente a la competencia del
mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las
relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa
sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

¿Cómo se organiza un evento?

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones
básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo
se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las
acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se
desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de
cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la
organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea
realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:
- Elaboración de la lista de invitados
- Envío de las invitaciones correspondientes
- Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
- Contratación de catering
- Contratación de un ambiente musical
- Decoración del local
- Contratación de transmisiones
- Micrófonos y atril en caso de posibles discursos
- Telefonía fija y móvil
- Proyectores
- Compra de posibles obsequios a los asistentes
- Contratación de azafatas y/o intérpretes
Como podemos comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable.
Debemos realizar el estudio y planificación del evento, y ponerlo en marcha hasta su
finalización.

Conceptos básicos acerca de la organización de eventos

Los eventos son una oportunidad excelente para aumentar la visibilidad del
emprendimiento en la comunidad, recaudar fondos, festejar aciertos y divertirse. Sin
embargo, el Equipo del Emprendimiento debe asegurarse que el objetivo del evento
sea lo suficientemente importante para ameritar el tiempo y los gastos necesarios para
organizarlo, publicitarlo y dirigirlo en forma adecuada. A continuación se enumeran
algunos puntos para tener en cuenta al planificar un evento:
- Decidir si el evento vale la pena. Los eventos pueden representar mucho trabajo
y ser muy costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar fondos, es necesario
preguntarse: ¿El evento representará un gasto económico mayor que los fondos
que recaudará?
- Establecer objetivos. Analicen los objetivos del evento: ¿A quién está dirigido?
¿Cuál es el objetivo del mismo? ¿Por qué el Emprendimiento está llevando a
cabo este evento? ¿Quienes participarán? Las respuestas a estas preguntas
determinarán la importancia del evento y el gasto que el equipo puede hacer.
- Hacer un presupuesto del evento. Es importante confeccionar un presupuesto
del evento, así el equipo tiene una idea de cuanto dinero se gastará en cada una
de las partes del mismo. El presupuesto debe ser específico. Debe incluir
oportunidades de recaudación de fondos (patrocinio, venta de entradas,
donaciones y ventas en concesión) y gastos (impresiones, permisos, oradores y
comidas).
- Llevar registros. Crear una carpeta para el evento, llenarla con información acerca
de estrategias, contactos, ítems del presupuesto, evaluaciones, recortes de
prensa, e información pertinente adicional. De esta manera, cuando el Equipo
del Emprendimiento comience a planificar un evento similar en el futuro, no
será necesario reinventar la rueda.

Evaluación del evento

La evaluación es el proceso de verificación del Emprendimiento. A través de la
evaluación, el Equipo puede celebrar sus fortalezas e identificar sus debilidades para
poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más
exitosos cada año. A continuación encontrarán una serie de puntos para considerar
cuando se lleva a cabo el proceso de evaluación:
Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del
evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos.
Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:
- ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?
- ¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?
- ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento?
- Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o
no?
Registrar el resultado de la evaluación.
Para registrar las ideas del Equipo acerca del evento, podemos utilizar una “Planilla de
Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de las “lecciones aprendidas” mejorará
los eventos venideros. Pedir a los participantes información acerca del resultado del
evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una
conversación o de una encuesta que se puede repartir entre los participantes al
término del evento
Planilla de resumen del Evento
Evento:
Fecha:
Hora:
Ubicación:
Objetivo del Evento:
Coordinador del Evento/ Presidente:
Auspicios:
Describir brevemente el evento:
¿Cómo fue planificado el evento?
¿Quiénes concurrieron al evento? ¿Cuántas personas asistieron?
¿Cómo fue publicitado el evento? (Adjuntar volantes y gacetillas de prensa)
¿El evento recibió cobertura por parte de los medios? (Adjuntar artículos de prensa)
¿Qué funcionó bien?
¿Qué se puede mejorar?
Notas Adicionales:

¿Por qué organizar el evento?

Antes que nada, hay que preguntarse si lo que queremos organizar es la forma más
rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario el mensaje de la manera más
eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y
caras de obtener los mismos resultados, cómo enviar un informe o folleto promocional
a los interesados, o usar los medios de comunicación.

Planificación y organización del evento

Si ya tomamos la decisión de realizar un evento, el siguiente paso será plantearse si lo
vamos a organizar nosotros mismos, o como coordinadores de un comité de
planificación. Para constituir el comité, buscaremos personas fiables, responsables y
flexibles que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar
decisiones.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a
organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que
se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de
trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración,
para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.
Debemos identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde
una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento),
incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de
planificación en las que estará implicado cada uno de ellos.

Formato del evento

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre
sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato:
Eventos empresariales, congresos, cursos, conferencias, actividades, ferias de muestras,
etc.

PÚBLICO BENEFICIARIO Y ASISTENCIA PREVIA

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección,
debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el
comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además,
deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. Si no
estamos completamente seguros del público al que nos vamos a dirigir o del número
de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de
experiencias anteriores), la planificación y el presupuesto pueden ser complicados.
En el caso de las actividades lúdicas, o reuniones en el día, esta cuestión no suele
plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en el caso de
que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y
coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de
cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto
extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo de este tipo de
eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes de su
comienzo y quedándose unos días después de su conclusión, sobre todo cuando se
celebra en el extranjero o en un destino exótico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes que quizá cobren honorarios
además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesitan a un interprete. Lo mismo se
puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los
medios de comunicación.
También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que
dependerá de su magnitud. Puede que el personal trabaje para la empresa
patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea
ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el
extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debemos pasar por alto la
posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad,
sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se
espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas
adecuadas para los asistentes con minusvalías.
Presupuesto
El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una
simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y
de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio
previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un
presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto
de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de
entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercialización, venta de
productos, etc. Si estamos organizando un evento sin fines de lucro, es esencial
determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a
asumir cada capítulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro.
Aunque las primas son cada vez más altas, debemos considerar todos los riesgos
potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requeriremos, además de
responsabilidad civil, que es imprescindible. Puesto que es el patrocinador quien
normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación
del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al
coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El
coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los
pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados
implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto
total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del
presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos

Programación
Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso
establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no
se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se
necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de gran magnitud..
Cuando trabajamos con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas
fechas alternativas, para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar
de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente
herramienta de negociación. Existen muchos factores adicionales que hay que tener en
cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes
o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas
fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones
meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a
100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajamos con un
presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones enormes si la
planificación implica la reserva de un sinnúmero de pasajes de avión y de habitaciones
de hotel. Destino y lugar de la celebración Tanto para el presupuesto como para otras
consideraciones, debemos tomar la decisión, al principio del proceso de planificación,
de dónde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o
el patrocinador, que puede ser preciso (determinado hotel en tal lugar), o no tan
conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de 35km.), o bastante
impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser
fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto
internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán
cansados y la última cosa que les gustará hacer es emprender un largo viaje en coche,
micro o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de
celebración, es decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte Ni que
decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de
evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial
conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar y
qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia
lugares de celebración más innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad
(sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no
quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares
de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos,
casa quintas, teatros y yates, por enumerar sólo unos pocos.
Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección
de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes;
no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura
o resonancia.
Algunos consejos
- Objetivos:
Preguntar al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el
evento, porque debe estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. Pregúntate si es
realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero
igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.
- Comité de planificación y el papel del coordinador:
Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su
representante, además de representantes de todos los implicados (entidades,
instituciones, público beneficiario, etc.). Nombra como miembros del comité a
personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar
decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de
planificación. Nombra a un coordinados que, si procede, esté autorizado para tomar
decisiones. A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona
autorizada para ordenar pagos.
- Público beneficiario:
Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus
necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. Investiga lo que están
haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las
tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda.
Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de
organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión
por Internet.
- Presupuesto:
Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. Fija
un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial
porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras
decisiones que habrás que tomar. Determina quiénes entre el patrocinador y los
participantes van a asumir cada capítulo de gastos
Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.
Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro
vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible
-Formato y duración:
Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.
Al establecer la duración del evento, sé realista.
-Asistencia Previa:
Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo. Si no hay
estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el
mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho
dinero y estrés a la larga). Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y
comprueba si van a necesitar un intérprete. Calcula la cantidad de personal que vas a
necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores
ocasionales. Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que
participan personalidades, exigirán medidas de seguridad. Toma las medidas
necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
- Programación:
Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación. Sé
flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que
negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su caso),
comidas, y salas de reunión o lugares de celebración. Ten en cuenta las fiestas
nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se
celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorológicas previstas, puesto que
todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia. Contrata a los
conferenciantes con mucha antelación
- Destino y lugar de la celebración:
Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que desde
luego debe adaptarse bien al formato). Si estás organizando un evento corto o de un
sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la
mayoría de los asistentes. Haz una selección de lugares de celebración potenciales,
subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Al igual que antes, sé
realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes países a un retiro en
las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un
aeropuerto internacional. Ten siempre un plan para situaciones imprevistas.
Hay que realizar la planificación y organización del evento con mucha antelación.
Siendo la intención proporcionarles una lista de comprobación general, adaptable a la
mayoría de los eventos, no hemos incluido los plazos para las fases preliminar y de
organización.
- Fase Preliminar
Constituye un comité de planificación, que debe convocarse a menudo. Determina el
objetivo principal del evento. Identifica el público beneficiario y discute sobre la manera
más eficaz de transmitirle tu mensaje. Decide quién llevará a cabo la planificación del
evento; es decir, si va a ser interna o externa.
Prepara un presupuesto preliminar.
Identifica todos las fuentes de ingresos (patrocinadores, subvenciones, alquiler de
stands, comercialización, etc.), si procede.
Fija la cuota de inscripción y establece una política de descuentos, en su caso.
Preselecciona al menos dos fechas para la celebración del evento. Elige el destino, el
lugar de celebración (varios, a ser posible) y el formato del evento.
Establece un calendario preliminar para el evento. Concreta el presupuesto. Define la
estrategia promocional, si procede. Si la organización va a ser externa, prepara una
petición de presupuesto detallada. Selecciona las agencias y/o a los expertos a los que
quieres enviar la petición de presupuesto. Envía un primer aviso a los asistentes
potenciales por correo electrónico, boletín electrónico, correo normal o fax. Ponte en
contacto con conferenciantes, personalidades y la prensa, si procede, para comprobar
su disponibilidad.
- Organización Externa
Si vas a contratar una agencia o a un experto, estudia los presupuestos antes de
llevar a cabo la contratación.
Fija una fecha para la celebración del evento.
Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información
detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración
del evento.
Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos,
etc.).
Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
Coordina con regularidad a los organizadores
- Organización Interna
❖ Diseña un programa detallado para la organización preliminar, identificando y
asignando las tareas.
❖ Negocia las tarifas y reservas de alojamiento, comida, transporte y actividades
adicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si
procede.
❖ Fija una fecha para la celebración del evento.
❖ Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
❖ Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información
detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
❖ Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
❖ Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
❖ Realiza una visita de inspección, sobre todo si no estás familiarizado con el lugar
de celebración y/o destino.
❖ Elige la decoración y repasa los preparativos y/o la disposición de los asientos.
❖ Alquila los equipos audiovisuales y, a ser necesario, contrata al personal
ocasional.
❖ Decide si vas a necesitar medidas de seguridad.
❖ Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
❖ Ten un plan para situaciones imprevistas.
❖ Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración
del evento.
❖ Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad y/o haz
gestiones para los asistentes que deseen llegar antes del comienzo del evento o
quedarse unos días después.
❖ Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas,
folletos, etc.) - Confirma todas las reservas y comprueba todos los detalles.
❖ Concreta el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.
- Las verificaciones después del evento: Cierra las cuentas, Envía una carta a los
patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., agradeciéndoles su
colaboración. Obtén retroalimentación de los asistentes a través del correo
electrónico, por ejemplo.

PREGUNTAS PARA UN EVENTO

1. ¿Qué tipo de fiesta o recreación?

- edad, características
- espacios, etc.
 - duración: 3 a 5 años – no más de 2 horas / 5 a 7 años – no más de 3 horas /
7 años en adelante - se puede extender según el grupo.
- Motivo (cumpleaños, etc.)

2. ¿Cómo proceder para invitar?

Se puede hacer en forma oral, pero puede ser conveniente organizarlo por
escrito, ya que facilita recordarlo mejor.
Tarjetas:
• con algún motivo en torno a la fiesta.
• con dibujos para mezclar las personas, ya sea:
para ocupar un lugar en la mesa
para formar grupos en torno a los juegos

• se recomienda no perder la tarjeta y traerla el día de la fiesta Ejemplo: Si es para

ubicarnos a la hora de comer, la tarjeta tendrá la mitad del dibujo y la otra mitad
estará en la mesa.
En las tarjetas deberá decir:
✔ Hora de comienzo y duración aproximada.
✔ Accesorios que se deben llevar.
✔ Tipo de ropa a utilizar.
✔ Según la edad se puede colocar alguna frase que haga al clima que se busca
lograr.

3. ¿Cómo organizar, con animador o sin él?

El rol de animador debe:
➔ respeto por las ideas ajenas
➔ pensar bien de todos
➔ ponerse en el lugar del otro
➔ ver los gustos de los demás
➔ saber perdonar
➔ sonrisas
➔ escuchar
➔ no contradecir continuamente

4. ¿Qué tener en cuenta al organizar los juegos?

✓ Ubicar al grupo en el espacio físico, para que puedan desplegarse las acciones
propias del juego
✓ Presentar la situación lúdica con su nombre y en forma entusiasta
✓ Previamente se habrán preparado todos los elementos necesarios para el
mismo
✓ Se darán las consignas de apertura y desarrollo, haciéndolo en forma clara y
sintética, si el juego es largo será beneficioso explicarlo por partes o quizá
convenga hacer alguna pequeña demostración
✓ Antes de comenzar a jugar debemos estar seguros de que no existen dudas
✓ Al comenzar, la señal de apertura debe ser clara y las expresiones deben
ambientar de tal manera que los participantes se sientan estimulados
✓ El aliento debe ser continuo, procurando terminar antes que decaiga el ánimo
 5. ¿Con disfraces o sin ellos?
Dependerá del tipo de fiesta, del lugar donde se realice y de las características de
los
participantes. Cualquier disfraz que pensemos emplear deberá ser sencillo y
económico, además de posibilitar el fácil desplazamiento.

6. ¿Adornos para la casa o lugar?

“Los adornos deberán estar de acuerdo con el tipo de fiesta”
- De pared: Guirnaldas, murales, globos, móviles
- Para la mesa: Manteles, bandejas, servilletas

7. ¿Sorpresas para los asistentes?

Las sorpresas para los asistentes serán de poco costo, sirven para recordar el hecho
de la fiesta o recreación. Ejemplo: Señaladores, caramelos con simples adornos, etc.

8. Momentos para la fiesta o recreación

3 momentos claves:
1) Comienzo: Cuando el animador procurará establecer el clima y que los
asistentes se conozcan mediante dinámicas y juegos.
2) Desarrollo: Según el espacio y edades se presentarán actividades lúdicas
alternando posibilidades de mayor y menor despliegue físico: procurando
siempre la integración de todos.
3) Cierre: Se invitará a todos al momento de encuentro donde la partida de unos,
no obstaculice el disfrute de los que aún no se retiran.

Organización de Eventos Recreativos

1. PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA:
El programa debe consistir en la realización de actividades que
contemplen las finalidades buscadas por:
a) La institución: A través de sus fines y objetivos.
b) Los participantes: En su etapa de participación inicial y posterior desarrollo.
c) Los dirigentes: Que determinan objetivos específicos y orientan la acción.
d) Los profesionales: Que tienen a cargo la ejecución y convencimiento de las
diferentes partes que conforman la estructura organizacional y están
involucradas en el programa para evitar la ruptura de la cadena durante todo el
proceso.
El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos
importantes del participante:
• Sus necesidades.
• Sus intereses.
• Sus habilidades.

Lo más importante dentro del programa recreativo es el participante, en él debe

estar centrada toda la atención. Un programa debe ser suficientemente vasto
como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningún
tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.

El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por
el grado de influencia positiva que ejerce sobre el individuo.
- Mayor apertura de su nivel cultural.
- Aumento del equilibrio emocional.
- Mayor nivel de participación social.
- Mayor tolerancia en su accionar.

El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el

participante, sino que debe tender a mejorarla:
• La responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a
desarrollar programas que afirmen la cultura personal.
• También hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no
mirar la cultura como “entidad inflexible" imposible de modificar.
• El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante.

Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del
proceso de enseñanza y aprendizaje de hábitos para la vida y para el logro de
fines.
Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener líneas
claves de acción:
- Que participen personas de diferentes edades.
- Que participen a la par mujeres y varones.
- Que concurran personas de diversos estratos socioeconómicos.
- Que no existan limitaciones por diferencias políticas o religiosas.
- Que se utilicen diversas técnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.

2. CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA
EQUILIBRIO
Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma
cantidad de actividades en las áreas de música, teatro, deportes, campamentos,
etc.
Entre las distintas edades: Posibilidad de participación de niños, jóvenes y
adultos.
Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres.
Entre las actividades formales e informales.
DIVERSIDAD
El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los
gustos y necesidades.
A través de la organización y la presentación de la actividad en forma distinta.
Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante.
VARIEDAD
Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la
participación.
Al complementar el programa con otras actividades.
FLEXIBILIDAD
Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes.
Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales.

3. PRÁCTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL

PROGRAMA
Existen diferentes métodos o estilos que comúnmente se utilizan para planificar
el programa.

PRÁCTICA TRADICIONAL:
Se buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata de
imitar o mantener los éxitos alcanzados en otra época. Se supone que lo
realizado es correcto y se profesa una devoción ciega al pasado.
Debilidades:
No se evalúan los resultados en términos de los objetivos buscados.
No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que
en la comunidad se producen.

PRÁCTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS:

Se entrega a los participantes una nómina de actividades y se les solicita que
marquen sus intereses, para posteriormente construir el programa con las
actividades más elegidas. Se da a los participantes lo que ellos deseen.
Debilidad:
Los intereses de las personas están limitados por sus experiencias, su cultura, sus
costumbres, etc.; esto hace que no se consiga proyectar crecimiento personal ni
hacer una apertura a nuevos cambios.

PRACTICA CON DIRECCIÓN AUTORITARIA:

El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado en sus
opiniones y experiencias personales. Esto genera un programa con actividades
uniformes dentro de un marco sumamente limitado.
Debilidades:
No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc.
No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los participantes, con
lo cual se restringen las posibilidades de un mayor compromiso de participación
plena.

PRÁCTICA CORRIENTE:
Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus
programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan
resultados similares.
Debilidades:
Lo que se imita puede estar equivocado o responder a una situación muy
particular.
Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad.
4. RAZÓN DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACIÓN EN EMPRESAS Y
COMUNIDADES
Crear hábitos de sano esparcimiento.
Mejorar las condiciones físicas, sociales y mentales.
Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboración y trabajo en equipo.
Mejorar la productividad.
Mejorar la calidad de vida personal y empresarial.
Imagen empresarial.
Ser un medio para el logro de propósitos determinados.

QUE ESPERAN LOS USUARIOS DE LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:

Variedad de actividades.
Diferentes oportunidades de participación.
Actividades de fácil y rápida ejecución.
Facilidades de participación.
Resultados inmediatos.
Que sean divertidos y placenteros.
Que sean económicos.
Que le permitan figurar.
Que permitan la integración del grupo laboral.
Que permitan la vinculación de la familia.
Que le quiten el menor tiempo posible.

PRINCIPALES PROBLEMAS PARA LA IMPLEMENTACION Y EJECUCION DE

PROGRAMAS RECREATIVOS:
Bajos presupuestos.
Escasez de escenarios.
Carencia de procesos.
No hay valoración de las actividades recreativas.
Falta de apoyo de directivas.
Apatía.

POSIBLES CAUSA DE LA APATIA Y LA NO PARTICIPACION DE LOS USUARIOS EN

LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:
La cultura del no hacer: Baja autoestima.
Deseos de recompensa.
Falta de un claro proceso administrativo:
Diagnósticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades
y habilidades del participante, y cálculo inexacto de recursos.
Deficiencia en la organización: Esto genera dificultades en la participación,
incumplimiento, pérdida de credibilidad y perdida de liderazgo.

5. ESTRATEGIAS DE MOTIVACIÓN PARA INCREMENTAR LA PARTICIPACIÓN EN

LOS PROGRAMAS RECREATIVOS.
Identifique claramente:
- De la institución: Misión, políticas, planes y programas.
- Del núcleo de población: Necesidades, intereses, recursos, nivel cultural.
- De los dirigentes: Intereses.
Planifique, no improvise.
Desarrolle las etapas de la función administrativa: Planeación, organización,
ejecución y control.
Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los
dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes.
Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez,
cumplimiento, simplicidad de trámites, buena atención y diversas alternativas.
Actúe como veedor: conozca su producto, sea persistente.
Involucre a directivos y usuarios en la planificación de los programas.
Motive el apoyo de directivas:
Muestre datos concretos y reales.
Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral,
productividad, disminución del ausentismo, respuestas a compromisos de ley,
integración de la comunidad.
Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones.
Interprete sus intereses: Actúe de acuerdo a las políticas empresariales y a los
planes de desarrollo de la comunidad.

Motive la participación del personal de base:

Involucre al participante en todas las etapas de la planificación de un programa.
Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades.
Haga que el programa sea un medio no un fin.
Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles.
Equilibre la atención de sus clientes.
Demuéstreles que ganan.
Facilite su participación.

Evalúe procesos y resultados.

Promocione – Divulgue:
Contacto persona a persona. - Perifoneo interno y externo.
Comités de multiplicadores. - Pasacalles.
Boletines informativos.
Afiches. - Volantes.
Cartelera. - Videos.
Revistas.

Apóyese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios

complementarios especializados, etc.
No trabaje solo:
Conforme un Equipo de Apoyo.
Apóyese en comités y grupos ya existentes, tanto al interior como al exterior de
su empresa o comunidad.
Informe tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos, cualitativos,
cumplimiento de funciones.
6. TÁCTICAS PARA EL ÉXITO EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS
RECREATIVOS:
Cumpla horarios.
Vaya un paso adelante.
Invite y asegure la presencia de directivos.
Mantenga una actitud positiva.
Prevea alternativas ante imprevistos.
No suponga, verifique.
Cumpla lo programado.
No tenga preferencias.
Comparta con todos los participantes
Ambiente y adecue los espacios.
Haga programas cortos y ágiles.
Haga la planimetría del evento.
Suministre información concreta a los oradores del evento.

7. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZACIÓN Y

CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS
7.1. DISEÑO TÉCNICO:
¿Qué es? :
Es un documento donde se consignan aspectos fundamentales del evento:
-Nombre del evento. -Fechas de realización
-Objetivo -Duración del evento
-Metas -Espacios
-Descripción del presupuesto -Beneficiarios
-Cobertura en personas y dependencias -Modelos de planillas
-Criterios de comprobación de éxito -Relación de recursos
-Contenidos específicos (Actividades) -Planos
-Procesos de ejecución: Promoción, Inauguración, Desarrollo, Clausura.

El diseño técnico se concibe como la creación o el esquema de un documento

donde plasmamos las estrategias metodológicas del programa, hacia dónde
apuntan las etapas, así como los tiempos para desarrollarlo. Nos da la facilidad de
poder organizar claramente el propósito del programa paso a paso y además
guía y da el norte del objetivo propuesto. Los elementos con los que se organiza
son vitales: un diagnóstico de necesidades, la justificación del programa, el
objetivo general del programa, los objetivos específicos, la metodología y la
evaluación del programa, lo que nos puede presentar los resultados esperados
para la comunidad o mostrar la continuidad del programa.

Para la planeación de un programa recreativo se debe partir de la información

en relación con las necesidades o intereses a los que el programa pretende
impactar. Para ello, se debe realizar un proceso diagnóstico que permita
identificar necesidades, expectativas o intereses de los participante que
serán beneficiarios del programa.

Ventajas:
Evento técnicamente garantizado.
Guardar datos reales de los programas.
Base para futuras modificaciones.
Optimizar recursos.
Detectar puntos críticos.
Permite planear, controlar, verificar y dirigir.

RECONOCIMIENTO
Comprende la recolección de datos geográficos, institucionales, de
organizaciones, de iglesias, grupos juveniles, hospitales, que por sus objetivos
están en capacidad de realizar programas de manera conjunta en el campo
recreativo y de tiempo libre. Estos datos se pueden obtener por medio de
documentos o encuestas que indaguen en las instituciones acerca de sus planes
de desarrollo, o por la información adquirida de personas conocedoras o
integrantes de la comunidad.
Dicho estudio es importante para determinar el estado real de la comunidad, su
proceso evolutivo, recursos actuales con los que cuenta, lo que permite
identificar los apoyos con los que puede contar un programa.

DISEÑO DEL PROGRAMA

Es la forma en que el programa propiamente se organiza. Es así la herramienta
que nos permite manejar el concepto de planeación del programa recreativo. El
diseño es la expresión de las partes constitutivas del programa. Nos indica la
forma como se articula todo el plan de ejecución de la propuesta, de manera
coherente; donde se definen variables o aspectos tales como justificación,
objetivo general, específicos metodología del programa, evaluación y la
fundamentación conceptual y/o enfoque del programa. Su estructura se
muestra en lo siguiente:
Diagnóstico. Justificación. Objetivos. Metodología (ENFOQUE, EJES TEMÁTICOS,
CONVOCATORIA, PLANIMETRÍA, ETAPAS O AMBIENTES, CRONOGRAMA,
ORGANIGRAMA) Evaluación. Resultados esperados. Programa Recreativo.

Ahora veamos cómo se plantean cada uno de ellos, qué elementos incluyen:
DIAGNÓSTICO
Es el análisis de los datos obtenidos en el estudio, en el cual se establecen las
necesidades y demandas específicas de la comunidad; se organizan en orden de
prioridad e importancia y se definen las posibles áreas de intervención, no sólo
teniendo en cuenta los requerimientos de la comunidad, sino las posibilidades
de las instituciones que van a participar y a apoyar el proyecto. Es importante ser
objetivos en el diagnóstico ya que, a partir de éste, se definen los objetivos y
alternativas de acción que conformarán el proyecto propiamente dicho.
JUSTIFICACIÓN
Indica o describe el POR QUÉ de la actividad, qué importancia y utilidad tiene
para el problema que se busca resolver, de esta manera describe: la necesidad
que debe ser satisfecha, el problema que debe ser solucionado, cuál es la
importancia que el programa tendrá y por qué? Toma como insumo básico el
diagnóstico realizado en términos de las
necesidades (promoción de valores, atención a una población en particular,
participación, etc.)
METODOLOGÍA
Es CÓMO SE VA A HACER. En este aspecto se trata de describir el proceso
metodológico y operativo en el cual se indican las medidas que se han de tomar
para llevar a cabo el proyecto, en cuanto a aspectos administrativos, de gestión y
técnicos.
La metodología debe plantearse de una forma ordenada y con un sentido
coherente para desarrollar la actividad, las estrategias a cumplir y la manera de
participación de las entidades, organizaciones y comunidad involucradas en el
proceso del evento.

Se debe definir un enfoque metodológico, de acuerdo con las actividades que se

van a desarrollar dentro del programa recreativo. La metodología general que
utilizaremos para el desarrollo del programa es:
Establecer ejes temáticos
El programa debe estar construido acorde a la necesidad que busca ser
satisfecha. Toda actividad debe constar de un eje temático para su desarrollo y
ejecución. Se puede hacer teniendo en cuenta temas como participación
comunitaria, integración, valores, tolerancia, respeto a la vida, celebraciones
como el día del niño, día de la madre, aniversario del pueblo, fiestas patronales,
entre otros. Están definidos por el enfoque del programa y por lo tanto deben
quedar plasmados en los objetivos. Los resultados del diagnóstico pueden
orientar la definición de los ejes temáticos.
- Convocatoria
POBLACIÓN: Se describen aquí las características del grupo o grupos a los cuales
va dirigido el programa. Se establecen las características sociodemográficas y, en
general, las planteadas por las estrategias de trabajo en el sector (Plan Nacional
de Recreación). Según el carácter, naturaleza, categoría o tipo de actividad
puede cambiar el destinatario. Una actividad puede involucrar, personas de
distinto sexo, condición socioeconómica, edad, actividad laboral, nivel cultural o
educativo y estratificación profesional, entre otras.
Se debe crear un comité que se encargue de difundir y promover el programa
por medio de cartas de invitación a las diferentes entidades y organizaciones
que puedan prestar asesoría o apoyo al evento y determinar citas directas con
estas entidades.
Para la campaña de difusión se deben tener en cuenta opciones tales como:
afiches, volantes, comunicados o boletines en periódicos locales, correo directo,
folletos, invitaciones impresas y telefónicas, pasacalles, perifoneo y si es posible
radio y televisión.
Para preparar un programa de promoción y publicidad se sugiere tener en
cuenta:
• Elaborar una lista de personas cuya asistencia sea importante.
• Elaborar una campaña de promoción.
• Recopilar y organizar datos de instituciones asistentes y de la comunidad
participante.
• Enviar correspondencia directa.
• Determinar el estado de las inscripciones.
• Diseñar invitaciones, folletos y afiches, teniendo en cuenta el tema principal del
evento, programa de actividades, fecha de realización, lugar, hora, motivo, quién
invita u organiza, entre otros.
• Invitar a grupos culturales, artísticos, musicales o juveniles que enriquezcan el
evento recreativo.

Con esta información, ya podemos pasar a crear el AMBIENTE

INTERINSTITUCIONAL del programa recreativo. El ambiente inter-institucional
representa un modelo integrado para la gestión del proyecto, se presenta en un
diagrama donde se establece el objetivo del programa, la población participante,
los organizadores y las relaciones directas e indirectas dentro del marco del
proyecto a través de quien ejecuta.

PLANIMETRÍA:
- ¿Qué es? :
Diseño gráfico (plano) de los espacios físicos en donde se realizará el evento.
Significa mostrar dentro de un espacio la organización del evento, la utilización
de los recursos, sus necesidades y ubicación. Todo esto se diseña en un plano.
Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, baños, sonido, pendones,
pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros auxilios, entre
otros. También se puede hacer una descripción del sitio donde se llevará a cabo
la actividad y la forma de ambientarlo.
La función de la planimetría es la de poder establecer con base en las
características del lugar en dónde se ubicarán las actividades o cómo se
realizarán los recorridos. Permite además conocer las variables del entorno que
debemos prever para que lo planeado no se vaya a entorpecer por no haber
previsto los controles necesarios.
Ventajas:
Presenta una visión global del evento.
Facilita el trabajo de los comités. Montajes, decoración, seguridad, equipos,
proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, profesores, otros.
Permite delegar funciones.
Herramienta eficaz de control.
Se pueden hacer modificaciones oportunas.
Garantiza una presentación estética del evento.
Define espacios y evita conflictos.

- ¿Cómo funciona?
Elabore un plano general de los espacios físicos en donde se realizará el evento.
No olvide incluir en el plano general:
Primeros auxilios Zonas de circulación
Vías de acceso Áreas para el desarrollo del evento
Salidas de emergencia Zonas de alimentación
Servicios sanitarios Otros
Obtenga varias copias del plano general y ubique sobre cada copia
independientemente y de acuerdo a las características del programa:
-Montaje -Decoración -Actividades recreativas -Desplazamientos -Otros

- Etapas o ambientes
Para seleccionar la actividad a desarrollar, se debe haber tenido en cuenta las
necesidades o requerimientos del sector o la población donde se va a realizar el
evento; esto nos lo da el estudio y diagnóstico previos de la localidad donde
trabajaremos. Algunas actividades pueden ser de tipo LÚDICO, RECREATIVO,
CULTURAL, ARTÍSTICO, DEPORTIVO, AMBIENTAL, ECOLÓGICO O TURÍSTICO
(Sectores); dichas actividades están dirigidas a diferentes tipos de población
entre ellos están: NIÑOS, JÓVENES, ADULTOS Y ADULTOS MAYORES
(Segmentos). Se debe ser consciente que el tipo de actividad que se vaya a
desarrollar debe estar acorde con los planteamientos y necesidades de los
destinatarios y especialmente con los objetivos del programa.

Es conveniente reseñar aquí los campos de acción donde interviene la

recreación:
• Empresarial.
• Educativo.
• Salud.
• Comunitario.
• Social.
• Turístico.
• Ecológico.
• Grupos especiales.

¿Con qué herramientas contamos?

ACTIVIDADES DE CAMPO: Pre Deportivas, deportivas, ecológicas, acuáticas,
de campo abierto.
ACTIVIDADES DE EXPRESIÓN: Corporales, manuales, orales, musicales.
CULTURA Y ECO-TURISMO: Encuentros artístico-culturales, muestras
folclóricas, gastronómicas y artesanales.

Cronograma - tiempos específicos de cada actividad

Para lograr un desempeño eficiente en la planeación de cualquier tipo de
programas recreativos es importante que se estructure un cronograma y una
programación del día del evento por actividades, donde esté determinada la
hora, la temática y el responsable de cada actividad, para tener en cuenta en el
momento del desarrollo y realización de la actividad. También en el cronograma
debe estar consignado, con fechas precisas, el día de alistamiento de materiales,
su preparación y ensayos, si están previstos.

Organigrama de funciones
Es la representación de la estructura formal de un equipo de trabajo en una
actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles
jerárquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de
líneas de autoridad para la toma de decisiones. Los elementos utilizados para
elaborar un organigrama son: líneas continuas: son líneas de autoridad que
indican la dirección formal de las decisiones y comunicaciones; líneas punteadas:
representan la asesoría que el equipo recibe interna o externamente; rectángulo:
unidades administrativas - cargos; círculo: comités. Hay 4 formas de organizarlo:
vertical, horizontal, circular y mixto.

La distribución de funciones debe corresponder con el organigrama de

funciones y con el cronograma del evento.
Las funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro del
programa, también se relacionan con el cargo y el diseño del programa. Toda
persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones asignadas
ya que de su desempeño depende el resultado. Debe haber una buena
comunicación entre los comités, coordinador general, operativo y dinamizadores
para poder desarrollar el programa.
COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del
programa: que la metodología planteada se esté cumpliendo, que el diseño
técnico se esté implementando, que se cumpla con los objetivos planteados
para el programa.
COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen
desarrollo de las actividades, del programa en sí y saber solucionar todos los
imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.
COMITÉ DE LOGÍSTICA: se encarga de la utilización de los recursos físicos para
las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientación del sitio de
trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados, entre
otras.

COMITÉ DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN: promueve y difunde el programa por

medio de cartas de invitación, volantes, visitas a las instituciones, folletos,
perifoneo, publicaciones en prensa o boletines. Además puede invitar a grupos
culturales, artísticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo "
COMITÉ DE GESTIÓN: este grupo puede encargarse de realizar tareas como la
obtención de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes instituciones
que compartan objetivos en el campo lúdico - recreativo.
DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas
las actividades que hagan parte del programa recreativo.

7.2. PLAN OPERATIVO - EVENTO

Una vez realizado el diseño técnico del evento, se procede a su implementación,
donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas, indicando de
manera detallada la forma como el diseño técnico opera, es decir, qué hacer
para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
DURANTE EL EVENTO
En esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de
los integrantes del grupo para así delegar funciones a las personas adecuadas:
Recordemos que se deben tener en cuenta para la realización del programa los
siguientes aspectos que ya se han desarrollado anteriormente y que se deben
operacionalizar durante el programa:
• Tiempos específicos de cada actividad
• Descripción de las actividades del programa (ficha de planeación)
• Distribución de funciones
• Supervisión de la ejecución conforme a la programación
• Control del desempeño de funciones
• Hacer periódicas reuniones con el personal de apoyo
• Adelantar la organización de la clausura
• Prever alternativas ante problemas

Diseño de las actividades del programa

Se debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la temática a trabajar
y su desarrollo. La descripción se puede hacer en una ficha de planeación de
actividades, donde se hacen constar los recursos, materiales, variantes, objetivo
de la actividad, tiempo de duración, entre otros.

Diseño de la estrategia de control y cumplimiento de objetivos

El equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los
objetivos y la metodología del programa se están cumpliendo y no que se está
adelantando una actividad sólo por realizarla.

Descripción del programa, requerimientos y creación de formatos de chequeo

de inventario
Se debe hacer una descripción clara del programa donde se encuentre:
lugar donde se desarrollará la actividad, hora de inicio, distribución de funciones,
de espacios; además, cómo inicia el programa, cómo se desarrolla y cómo
termina, materiales requeridos, personal, responsables, entre otros.
Dentro de los requerimientos están los de logística, materiales y personal.
Además, se debe contar con los permisos requeridos para desarrollar el
programa y con las entidades que prestan asesoría y ayuda para estos
programas como son: Policía, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja. Para los
programas recreativos se debe tener en cuenta la elaboración de formatos de
inventario y listas de chequeo, que ayudarán a coordinar, organizar y supervisar
la mecánica de trabajo y sus procedimientos a desarrollar en la actividad.

Diseño de estrategias operativas

En esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de sus
integrantes debe estar realizándolas o supervisándolas, para que el evento
transcurra sin ningún tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber personas
encargadas del desplazamiento y ubicación de los participantes, así como de los
grupos artísticos invitados al programa, una supervisión de áreas de unidades
sanitarias, sonido, tarima, puntos de información y orientación, servicios médicos,
de seguridad e identificación de accidentes, de atención al equipo de trabajo
(refrigerios), etc.

Cierre del programa

Una vez terminado el programa, el Coordinador Operativo, en compañía del
equipo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
•Suspender las actividades.
•Tabular resultados.
•Entregar premios o reconocimientos si los hay.
•Evaluar con los participantes si está previsto.
•Despedir a los participantes.

7.3. POST - EVENTO (EVALUACIÓN)

Es importante generar la estrategia de evaluación del programa y tener claros
los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello permita
repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las actividades típicas
que deben realizarse después del evento:
• Evaluación del programa.
• Evaluación del equipo de trabajo
• Operativo para organizar y guardar el material utilizado.
• Devolver los elementos prestados.
• Difundir los resultados de la actividad.
• Hacer un informe consignando las sugerencias que sirvan para posteriores
eventos.
• Determinar la frecuencia y realización de otro evento.
• Realizar encuestas con los participantes acerca de la satisfacción o beneficios
del programa.
• Una vez terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a las
entidades que nos colaboraron y apoyaron.

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

La evaluación debe realizarse con base en los objetivos planteados por el
programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o
beneficios obtenidos del programa.
El equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumplió el objetivo
propuesto, las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La
evaluación del programa permite ver la importancia de generar gestión en la
comunidad y con las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de
programas. Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta son:
- Resultados conseguidos.
- Beneficios obtenidos.
- Encuesta y opinión de participantes.
- Informe de la actividad.
- Resultado sobre asistencia, entidades que apoyaron el programa y
determinar la continuidad del programa con base en los objetivos planteados
en el programa, ya sea de procesos o de resultados.

EVALUACIÓN DEL EQUIPO

La siguiente evaluación deberá ser aplicada a todo el equipo de trabajo,
desde el Coordinador General hasta los comités y dinamizadores teniendo en
cuenta sus funciones y desempeño dentro del programa.

OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR EL MATERIAL UTILIZADO

Todo el equipo, en coordinación con el comité de logística o materiales y
el coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el
material que se utilizó para la ambientación, animación, sonido, entre otros
(pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.).

IMPORTANTE: Se deben devolver todos los elementos que hayan sido

gestionados o prestados por las entidades y la comunidad, en perfecto estado.
El sitio de la actividad, debe dejarse totalmente organizado y limpio.

Recordemos qué hacer antes, durante y después del evento:

ANTES DEL EVENTO:
• Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan.
• Realizar y aplicar listas de verificación y chequeo.
• Realizar reuniones de coordinación.
• Gestionar el presupuesto y la financiación.
• Realizar las compras necesarias.
• Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales.
• Lanzar la promoción del certamen.
• Establecer lineamientos de participación.
• Hacer las inscripciones.
• Revisar y preparar escenarios.
• Revisar continuamente el programa general y las tareas especificas por
acciones a realizar.
• Hacer contratos necesarios.
• Adquirir los seguros necesarios.

DURANTE EL EVENTO:
• Supervisar la ejecución conforme a la programación.
• Controlar el desempeño de funciones.
• Hacer evaluaciones periódicas durante el desarrollo.
• Llevar datos estadísticos.
• Hacer boletines informativos.
• Hacer permanente divulgación.
• Hacer reuniones periódicas con el personal de apoyo.
• Adelantar la organizar de la clausura.
• Mantener permanente comunicación con personal de apoyo.
• Prever alternativas ante problemas.

CIERRE DEL PROGRAMA:

• Suspender las actividades.
• Convocar a los participantes.
• Tabular resultados.
• Presentar a los ganadores.
• Entregar premios si los hay.
• Evaluar con los participantes, si esta previsto.
• Despedir a los participantes.

DESPUÉS DEL EVENTO:

Evaluar el evento:
Verificar el objetivo propuesto.
Hacer balance de gastos, efectuar pagos.
Revisar el desempeño de los organismos de dirección.
Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo.
Receptividad de la actividad.
Devolver los elementos prestados.
Enviar cartas de agradecimiento.

Difundir los resultados.

Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos.
Determinar frecuencia de repetición.

7.3. LISTA DE VERIFICACION DE TAREAS:

¿Qué es?
Relación de procesos, tareas o actividades que permiten verificar la realización
y el desarrollo del evento.

Ventajas:
Disminuye la posibilidad de olvidos.
Permite delegar funciones.
Diversidad | cantidad de programas.
Logra objetivos en forma sistemática.
Herramientas de control.
Deja una memoria administrativa y operativa del evento.
Facilita la realización de programas futuros.

¿Cómo funciona?
La efectividad de esta herramienta de trabajo consiste en incluir todas las
tareas o actividades que usted debe hacer para la correcta realización de un
evento en sus tres etapas: Pre-evento, evento y post-evento.

¿Qué debemos incluir?

Pre - evento:
Elaboración de la propuesta.
Presentación y aprobación.
Reservas necesarias.
Medios de divulgación.
Reglamento.
Cotización y compras.

Apoyo logístico: Instalaciones, equipos, grupos de apoyo.

Implementación técnica: Montaje, decoración.
Inauguración.
Protocolo: Invitaciones, contratos.

Durante el evento:
Verificar:
Apertura - Proveedores
Informes – boletines - Horarios
Reuniones de control - Cierre
Responsables de funciones - Otros
Implementación técnica

Post – evento:
Desimplementación - Legalizaciones
Informes: cualitativos y cuantitativos - Cierre
Agradecimientos - Otros

Formato de la Lista de Verificación de Tareas:

Evento: ____________________________ Fecha: _____________

Comisión: __________________________ Lugar: ______________
Responsable: ____________________________________________

FECHA - ACTIVIDAD - REALIZADO - OBSERVACIONES

7.4. PLANILLA DE COMISIONES:

¿Qué es?
Herramienta que permite tener una visualización y control específico de
las funciones de cada una de las comisiones o bloques de acción dentro de un
evento.
Ventajas:
Control específico del evento.
Evita improvisación.
Identifica responsables y apoyos por actividad.
Permite delegar con efectividad.
Facilita hacer un listado de recursos y presupuesto más real.
Incluye cronograma de actividades.
Controla la realización oportuna de las actividades.
Permite una evaluación más objetiva.
Deja una memoria administrativa y operativa del evento.
Permite la realización de programas futuros.
Identifica funciones específicas al equipo de trabajo.

Formato de la Planilla de Comisiones:

Evento: ____________________________ Fecha: _____________

Comisión: __________________________ Lugar: ______________
Responsable: ____________________________________________

FECHA - ACTIVIDAD - RECURSOS - REALIZADO - OBSERVACIONES