Manual de archivo de gestion o archivo de oficina Introduccién Forma pate del Patrimonio Docent dn Universidad ado documento genera por calquiora de us rgaros de ‘Gober y Adminsracén, as com por sus Organos do Reprasentaion, Deparamenins, Facuades, Escuelas nstuos LUnerstaros ene desempano de su furlones. Asi mismo 9 consdoraran pate de sy Patimonio Daounenl ado os documentos adquios ena fue por danacin,cesést, compravena 2 cualque ao sstama revit en el odenamno urs. ‘Se considera documerlo de Archivo los exrassn on lng alae convenconaly cualquiera axrassn sai sonora. en imagen recgia en cual tipo do sports malarial, incl os soports informs, que son testo de fs acivdades popes de la Universizas an el cumpiment de sus fos y que no fren parts del PatimenoBiblogrtio Los documentos patsn por dlerenteseapas desde que son cesdos para a gesén sina! ill el amanto en que més se uzan pra a vantacnyresalucdn delosssunlo aris. Una vez enduda su Fatal a aeuena de coraula dsrinuye pote dobonconsarvare porque toda ald vigeto valor adnan yculauiaractueion steer puede hacer que de nuevo evan a la primera fase. Esa segunda fase se conace como semiacv. Por in, ura vee protero ol valor niminstratvo, ene dacimenio pueden aflorarobos valores que plntea la necaidad desis cansarvacn ormanerie, on sta caso pasan ala fase somiaciva, Las edad de os documentos corasponden con dferanies pos da archivo, En au fate activ la documenacin oe consurva ons archives de gestén ode ofena as eistriasofcnas dela Universidad aman docurstos producto de 6 actvad qe orginan ses documents daras ‘cuando ls procodimiotes estin muy narmalzados, bien pra lopslaién perf normatvapopa, Ac tnt t205580) Criterios para la organizacién de archivos de gestion 1 cara una buena organizacin del arco gest hay quo aerancaranre documento parents de archiva y documentos de apoy intrmato. Tazo unos come ctos se organizan ene archive de ofkina pero con una rated tert, os pemeos pare su consrvacié y bs Segundos para su elminacén un vex que Nayan poo el valor erat paral gue 9 rear +. Documentos de archivo. ‘Sus cracteitens so » Son canines erganices do documents, que respondan sa acivided dla cin producto, El documento de archive esa reladnade con os que le peceden ls que le Suen, tne caricer ead, » Son eemplaesineas que feta Is acuslen eaetuseonesparata resell de un asuto. Son aighais, © » Tasrorian ae scvisaes doa Unverise on a cumpliniota desires » Son potadores de derechos y deboros do Adminsacin los caaros. » Son Rene primes de infrmacin, Toner una sre do vaeas tanto paris (adminstrtho gal, sca juris} como secundaes (valor normative isto), » Pasades ls plzosestabloidos davarin ser vate al Archivo General » Ferman pat dl Patinonlo Documental de ls Universidad 1. TIPOLOGIA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Decisions: Aqualbsdocuranas quo cron un declractn de vinta de un érgano administralvo sobro rmatoas do su comgetenca.Juidiamant so dven on acuerdo y resoluclén, dferoncéndoss ambos en un pequeto mati resi al estado del srocedment: mantas que overdo recage deciones adopts por ‘ganas comeeteros sobre la ncacn yas cuestongs que se susctan ana ramitacin de un procedmets con card rele as reson dei mmo, lresoluén racage ns decsines adptacas po a rganacorostente «ue pone a aun proces M4Documentos aminsratvos do wensmisn: Sonos ue comunican a existence de hechos 0 actos ares etsons,cearosoentades. Los docume tos de vansmsin se pueden redul aes pos bass: fil, ota ya cata, Eo exo docimenta que se ula pars comuncacion en genes o uniades Postencinle a dlerertes adriniacions peas, dlrelasendades 0 departs y dene de dslae, ‘terri ganas suporirs, La roantarir el docurano que e utilza parla comuricaié one Sganot 9 Uuniades prenecionins aun mame érgara superior o ena, La carts ke ila para comunicalones depo porsonaly de contonide general que ne estén relacinadss dretamonto on la gostén habia o con ‘rarstacin de un proosdimanto Decumertos amnsatvos de cnstanca: Son aguas que caten una declacdn de cnodiment Us ‘gan admins, euys liad ese aeedacin de actos, hechoso lato, Son de Wes boos: acs, ceriieadosycerticaciones de actos presuntos. Acta exo dacanonie acadtatve de actos, eure Jucios 9 acuerds, Cerieado os aqel documenta qu acedta seas salons de carseer sina, eyo Aostnatr es una persona, gana o enti qv pretence In prosucrén de ofects en un pocadents acminsratvoo 6 el marce de relcionesjuriasprivadas. Corficacsn 6 acts presuios oso ocumont que coda la stonciay los efectos do un acto presusyse amo por al Sgano compares paral aopcin del co expres. [AGRUPACIONES DOCUMENTALES QUE PODEMOS ENCONTRAR EN UN ARCHIVO DE OFICINA: petioles (Unidad documenta compuesta): Unidad exganizads de documents euros ben pot el paductar pate su ut caren, bien duane a proceso de ogarzacin archive, parqu se afleran al mama tone, cvde 0 arial expels generaente a widad sca dea aera, ‘Sere: Documeriosorganizados de acvrdo con un stoma de archive 0 corsenvados formardo una undad como resutado 08 ura misma acumlscén, de mismo proceso archvisico, od a misma acts; queenen una forma partctar, 0 cama consacuancia de culqur oa relecin devada desu produccn, receplén outizeln, Libros de registro: Rouritn de documenlae que no tren elacién uno conor, sine quehan sito agpados so ors fue de conta ‘carpetas de asuntos: Nos nscrbenon ninguna fase ce artcin saola més simple bool fra solckud- respuesta’, Pua defies como un expedite breve entandemos que cualguer cole digéa sun organo deta Adminsvactn iciaun expedient 2.Documente de apoyo informative. ‘Son aquslos documentos qu sven ayuda a gostén adnate, -Respondan als siguantss caractrsicas: » Son eomploes mates » Apoyan a gets, suaden ayudr anal proceso dela toma de decsiones com mtr de apoyo, sadn sr bolatnes ofl, os, revista, puleacions o ifoareseabornds pr oras intone oe, » Su valores merarente informative y 3 ar plz. » Ne astmonan a acid dla Universidad yn rman pare de su Patimons Document or ano, no 62 \anetetn alArcivo Goneraly se destuirn en la propa ona 4. Organizacién de archivos de gestion. » En elarce de gostn se conservaré os dacuneniosgenarade eases pola uniad adminsatva ene secede aueuncones, metas due le arntactn do asus, » Ea ndamena eperar a documentacin da arewode ade apoyo omaha » La orgaicacin de os rctivos de getn debe saree ene Cuadro de Casifieacén y Calendario de CConservaci6n Documenta de la Universidad » La aporuia enieneén de ls apetas debe rofl Ins seis coresponlontas mca Una Adminis, » Laubicactn fica de fs documsntos responded ala corfemacién doles expedonos, ls pos documents so ordenarin de manera qe quads en evcancia el desarolo de los tnt vane, El document con a fecha mis anigue de produce, sera primer documanto que se enconvar al abil carpeta ya echa ms rodents so noon al fos ela mana, » Los tpos docunentle que ntegran us uniades documentales de as See etarin debidamente aados cone » Una ver az wu wamiacény de sued con al clendaro extabiecitosrespect e procedart a evo de gusta documeniaién cio plazo de conteracion nahayafrazado 3 ls depésitos del chivo Geers » Laelminacién do documenta e archive de ofa debe haere simpro do manera corrlesa, trond on cventa lo dpuost por la leglacin sobre protecsn de dates de crdcer personal Para all so ilar una rméquina deseutora. En caso 62 dua so consutar al Archivo Gano Aer in e-1805560) El Cuadro de Clasificaci6n Documental de la Universidad del Pais Vasco 1 Cundro de Claiicecnracoge todas ns Series Dcimerale narmalca 8 pair de a cules oe deer clair a ocumeniseisn gonerada por las distiias Unisades Admiisavas de a Universidad I pardmavo lasifcator qu s one on cuenta ala hora do dsotar una Serle Documental ss su peronencia @unalnea do ‘actvdedconceta a dasarollary que, come consecuecle da ugar a documentos que fo su ipslogiaoasunto, erepzen en ‘tempo. on‘Cada na 6 as Undados Admnisravas dla Urworsidas genera, como cansacvancia de su acviad,sares documents ‘ue 8 ecogen enol corespondent Cussro de Caescion Documental que en nua cet ene un carter orgnio- ‘unclona Aa! mismo, paderos ncorranos con sels denominadssconunes por agrupa documenta aa que 30 ‘gina varias Unidades y que se recogen en ls partidos » Setos comines a todas Uidaces » Series comuresyesperifeas de Centos » Series comuresyespecicas de Departameros. ‘cada Sai se asignan una instucionas de aeivo concrete (Plazes de anserencie, exprgo aris de otanacn documentos a integra, te) Las Unicaces Aminsrabas pod propoer ls mosfcaiones quo corsdern oprtunas on ol Cuasr de Clsicacén, sts ser eslade para at probscen pola Comialén de Vabraci yExaurg 0 Comin de Archive dee Universo, jemples 6 sros socumrtae son » De a secisn Comvocatorasy Cncursos In serie 09.01.0301 “Convcatraprotesorad asoiad. 00 Gestin ee personal 1901.09 Convocatoa y Concursos 19.01.0201 Convecatora Proesorado Asolo » De Secretaria Gane ls soe 0101.02.01 "Acs Causbo Unversa. 01 Gobierno 01.01 drgonos Colelados 01.01.02 Cina Unveriio 01.01.0201 Actas Clausto Unveretano » De la Ofna de Apoyo al vestigacén serie 1207.01.02 “Proyectos de nvesbgain” 12 Gossén den hvestgacisn 1201 BeeasyAjudas ala vostgacin 1201.01.02 Proyectos do Ivestgacn respond a selvidades popas de cada una de as Unidas Adminis, Aarba. ( -1805580) ‘Transferencias de documentacién al Archivo Central: Normas técnicas a trnsferanca eso procediminlo medians cl os documenios ngresan on al Archivo Canal a media que <ésminiyendo la Fecvenca se consulta por pate delasoflas poducaras como consecuecia de bps paultina de sus ‘ares aminsatvos, €lbjatvo tna de a aneferanci varia glomaracin de documentos an las fens, descargéndols de quo qua na son de uso fecuete y gar que todos recan al Ylamient aed, ‘la ora de reaizar wna arsferocia archivo, sspears suri roms “Las Seccioes/Unidades cnservarén a cocumortacién quo generan hast tinal a su wamiacién, Siempre que ls creunstancas o permite dacunertzeen sea conservade pr sus productces duane un prldo mine de? anos. Ent cate de dacuneniacioncwyo vate haya lrminad y su recuendia de consul sea escasa, puede ‘raafrite sin necaidad de que hyn pasado oe 2 aos preceplvos. 2. Anes de ota a documertaién debe se organiza, pa local puede po ayaa Ach. 3. So deb foroncar entre ta documsertacion que ura Secin/Uniad produce ya docimertacién de apoy come boatnosofales,publeaions poréleaso fetocopas de ésos. sta docuretacén no os gnsracaporlaSaciény no debe, on consacuanca, se vaca al Azchive Centra 4. Las ranseroncas 68 haan perédcarents, lg dl ato, segin al calondaro queso osatlezca, Excepclonanente pot vanseree docuantacen preva acuerdo on aA. ‘5. Los encergados de prepara documentacéa para emia a Archivo ser le eles de Negocia corespondints, yutdos 6 a cto, pore auxtares seminsvatvor aue ae asgren. En regin caso dno taba se encomerdar a personas quero canazean fs documenta. La responsabiiescaresponde al ee de SecisUniad, que debors Supervaar dha vansterencia 6a docamertacén se remit desoravta de placa, gras estas, gapas, lps matics ocualquoe elemento ‘qs pueda se pera para la corecaconservacn oe docomenta Ens gar se emplearn carpeias subcarpetas nomalzads. 7.La dooumertacian s remira siempre acompaneds oe formulae devarsfrencedebdamerta cumplmentag, 1 sinay sobre, subeapetas, ec queen muy dettoadas, daberén ser sustudas po aves nace 9 La decumentscin deberd emise al Avivo inteducida an cass archvsdoras de cain de aihivo defaivo, que @ dete secon ser suiiadas pore Archive, opldndowe por lato adc, ( 10. Lae ese aesen numerare 8 lpi de fos cotelativa de modo gue su nimeroconida con al que fig en a impresofaceado por each. 3i811. Ants de anvegarla wansforocia la Seccn/Uniad so panré on contacto cn Archive para determina ls fechas +2, ura vez comrobece por pare del Archivo i corfomidd env reaehaco en laren de envega ya ‘documentalon enviad, sv proceder a su eatbgacén y se dovohard als Secci/Undad ersten un vento etna. En el eupuets de que lo relacinade on formulas de anwarencas no cinco contenido de Wh Invent cana documentscén rita, ambos grin objeto de devslucén 13, mel inventaro que el Athi envio ak Secln/Undad se nccard In sigratra opoofia, Eta signa brs de Utlzarse como referencia siempre que sols unpréstae o const, Dicho invent debe sor quardadoporla ‘Seccl/Unidady bard sor eonocida su exstnca porto ol persona adscro aa misma (CVE clade Arno oe consgnar ls slguentes dats: » Por pari de a Unie Ansa: » VoegerMceras Certo » Semviitsecis, » Céaigo de Sere. » Dencminsein dela Se, Aura te te 1805560 Préstamo La asin ela etoemaclé, juno canta conserva, san os objtes de too archive, Se prestaraa documentaclén que las olen poductore alter, sare qua hays tanacurid un enpo mimo, desde a renaerenca laren, que hays permit su wtagracd on el anna docu, ‘Cuando una unidedainsratha maces un expedient, habré de hacorla sole por esto haclondo consar on formula ce préstamo les dates fundamentals para su dencacin, Para oo 6s mpararo quo a ofa romtets tenga siempre @manola elecones do envaga fades y seladas po el rchive, Ss se presarén documents ala uided que ls haya genarado © peésaro ser de la caja de Archio complta qu conenga el expedens, Ena cabo ce qu una uncad oelars documentos rgados por ot, el préstano se ara ela unded ganeredora, quan decldra eau vez proved ono sl préstame, Desde a Archivo se fcitiarn ls formularos de préstamo, que constan de un orga yuna copia La copa so enivegaré ala nia saexaia unio con la documentacion, mieias que el orginal queda onl Archive der de a carpeta de préstamos ponders, Danza cl plazo do péstame etatlec (un mos [a nid acminsratva develverd I documenlacn al Archivo ‘General ‘Site uidd admnistativa tone raznes pra mantel péstune dso un plaza més ample dl eibleco, et neces ‘que sole una prog al ecive Genera. A pincio de cad ao se reclmar por esciola devolcén de ls cas do ative a aquolas ofcinas que an no hayan dewoto la documeriacién slid «En cuarn ala postblidad de consuta de documenta gor parte de solctaries quero perenezcan la Unversad se ‘enard en cuorao qu se sponge entanarmatva que se desarotard més adelante Archiv respear siempre epueste sobre el derecho de accouo a Archives y Regjstos en a Consucdn Espafel, onl Ley de proceiniona Amitav, en a Ly de SecretosOfiaes yen legstaién avandia ‘ara. of 1805580) 48