CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

“IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES, ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF”

EDISON HERNANDO AGUDELO AVALOS

PROFESOR: ELCY LILIANA ZAPATA H.

SENA: SEVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

MEDELLIN
2023
 INTRODUCCION

En cualquier organización, ya sea una empresa, una institución o un grupo de

trabajo, las funciones, la organización, el control y el staff desempeñan un papel
fundamental para el éxito y el logro de los objetivos. Estos elementos trabajan en
conjunto para asegurar que las actividades se realicen de manera eficiente y
efectiva. En este documento, exploraremos la importancia de cada uno de estos
aspectos y cómo contribuyen al funcionamiento de una organización.
“IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES, ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF”

1. FUNCIONES

Las funciones se refieren a las tareas específicas y responsabilidades asignadas a

cada miembro de la organización. Establecer funciones claras y definidas es
esencial para evitar confusiones, superposiciones y conflictos en el trabajo. Al
asignar funciones adecuadamente, se pueden aprovechar las fortalezas y
habilidades individuales, lo que conduce a una mayor eficiencia y productividad
general.

La importancia de las funciones:

A. Especialización: Al asignar funciones específicas a cada miembro del equipo,

se fomenta la especialización y el desarrollo de habilidades en áreas particulares.
Esto permite que cada individuo se convierta en un experto en su campo, lo que
aumenta la calidad y la eficiencia del trabajo realizado.
B. Coordinación: Las funciones claras y definidas facilitan la coordinación entre
los diferentes departamentos o áreas de una organización. Cada unidad funcional
sabe exactamente qué se espera de ellos y cómo se relacionan con las demás
unidades, lo que mejora la colaboración y la comunicación interna.
C. Responsabilidad: Al asignar funciones, también se establece la
responsabilidad correspondiente. Cada miembro del equipo es responsable de
cumplir con sus tareas asignadas, lo que crea un sentido de responsabilidad
individual y contribuye al logro de los objetivos organizacionales.
D. Eficiencia: La definición clara de funciones permite una distribución eficiente
de las tareas y recursos. Cada persona sabe qué hacer y cuándo hacerlo, evitando
la duplicación de esfuerzos y minimizando el desperdicio de tiempo y recursos.
2. ORGANIZACIÓN

La función de la organización es fundamental para establecer una estructura clara,

coordinar las actividades, promover la eficiencia y productividad, adaptarse a los
cambios, motivar a los empleados y lograr los objetivos organizativos. Una
organización bien diseñada y administrada proporciona una base sólida para el éxito
empresarial a largo plazo. La organización Implica la creación de jerarquías, la
definición de relaciones de autoridad y la agrupación de actividades relacionadas.

Importancia de la organización:

A. Coherencia y claridad: Una organización bien estructurada proporciona una

visión clara de cómo se dividen las tareas y cómo se relacionan entre sí. Esto evita
la confusión y permite a los empleados comprender mejor su rol dentro de la
organización.
B. Comunicación eficiente: Una estructura organizativa adecuada facilita la
comunicación dentro de la organización. Los canales de comunicación se
establecen de manera clara, lo que permite una transmisión fluida de información
entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos.
C. Flexibilidad: Una organización bien diseñada es flexible y capaz de
adaptarse a los cambios internos y externos. Puede ajustar sus estructuras y
funciones para hacer frente a nuevos desafíos y aprovechar oportunidades
emergentes.
D. Identificación de problemas: Una estructura organizativa sólida permite
identificar y abordar problemas rápidamente. Al tener roles y responsabilidades
claramente definidos, se puede determinar quién es responsable de resolver un
problema específico y tomar las medidas adecuadas.

3. CONTROL

El control implica el monitoreo y la evaluación del desempeño para garantizar que

las actividades se estén llevando a cabo de acuerdo con los objetivos establecidos
y los estándares de calidad esperado.
Importancia del control:

A. Orientación hacia los objetivos: El control ayuda a mantener a la

organización enfocada en sus metas y objetivos. Al establecer indicadores
de rendimiento y llevar a cabo seguimientos regulares, se puede evaluar si
se están logrando los resultados esperados.
B. Mejora continua: El control proporciona información valiosa sobre el
desempeño de la organización y permite identificar áreas de mejora. Al medir
y evaluar los resultados, se pueden implementar cambios y ajustes para
optimizar el rendimiento.
C. Corrección de desviaciones: El control permite detectar desviaciones o
desviaciones significativas entre el desempeño real y el esperado. Esto
permite tomar acciones correctivas oportunas para rectificar problemas antes
de que se conviertan en grandes obstáculos.
D. Rendición de cuentas: El control establece una cultura de rendición de
cuentas dentro de la organización. Al establecer estándares y expectativas
claras, se responsabiliza a los miembros del equipo de su desempeño y se
promueve la responsabilidad individual y colectiva.

4. STAFF

El staff se refiere al conjunto de empleados o colaboradores que brindan apoyo y

asistencia a las funciones principales de una organización. Estos roles de staff
pueden incluir recursos humanos, finanzas, tecnología de la información, entre
otros.

La importancia del staff:

A. Especialización y experiencia: El staff generalmente se compone de

profesionales con conocimientos especializados en áreas específicas. Su
experiencia y conocimientos permiten brindar asesoramiento y apoyo especializado
a las áreas principales de la organización.
B. Eficiencia operativa: El staff se encarga de tareas y funciones que no son
parte de las actividades principales de la organización, lo que permite a los
empleados dedicarse a sus funciones principales. Esto aumenta la eficiencia
operativa y permite un enfoque más centrado en los objetivos principales.
C. Toma de decisiones: El staff proporciona datos, análisis y recomendaciones
fundamentadas que respaldan la toma de decisiones estratégicas en la
organización. Su aporte permite tomar decisiones más informadas y
fundamentadas.
D. Gestión de cambios: El staff desempeña un papel importante en la
implementación de cambios y mejoras en la organización. Ayudan a gestionar
los procesos de cambio, brindando capacitación, comunicación y apoyo
durante la transición.

5. PREGUNTAS:

5.1 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de

sistemas?

La selección de hardware y software para el área de sistemas debe basarse en una

cuidadosa evaluación de las necesidades y requisitos específicos de la
organización.
Es importante saber cómo realizar la selección de hardware y software porque estas
decisiones tienen un impacto significativo en el rendimiento, la eficiencia y la
productividad de un sistema o una organización. Aquí hay algunas razones clave:
Alineación con las necesidades y objetivos: Una selección adecuada de
hardware y software asegura que las herramientas tecnológicas utilizadas sean
compatibles con los objetivos y necesidades específicas de la organización. Esto
garantiza que se puedan realizar las tareas y funciones requeridas de manera
eficiente y efectiva.
Mejor rendimiento: El hardware y el software adecuados pueden mejorar
significativamente el rendimiento de los sistemas, lo que se traduce en una mayor
velocidad de procesamiento, mayor capacidad de almacenamiento, mejor tiempo
de respuesta y una experiencia general más fluida para los usuarios.
Eficiencia y productividad: La elección correcta de hardware y software puede
aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados. Herramientas
adecuadas permiten automatizar tareas, simplificar procesos, compartir información
de manera más eficiente y mejorar la colaboración entre los equipos de trabajo.
Costos y retorno de la inversión: Realizar una selección informada puede ayudar
a minimizar los costos a largo plazo. La elección de hardware y software
inadecuados puede requerir actualizaciones o reemplazos costosos en poco
tiempo. Al seleccionar soluciones adecuadas y escalables, se maximiza el retorno
de la inversión y se evitan gastos innecesarios.
Seguridad y compatibilidad: La elección de software y hardware confiables y
actualizados es esencial para mantener la seguridad de los sistemas y proteger la
información sensible de la organización. Además, asegurarse de que el hardware y
el software sean compatibles entre sí y con otros sistemas utilizados en la
organización garantiza la integración adecuada y el intercambio de datos sin
problemas.
En resumen, la selección adecuada de hardware y software es fundamental para
optimizar el desempeño, la eficiencia y la seguridad de los sistemas, así como para
garantizar que las herramientas tecnológicas utilizadas sean adecuadas para
satisfacer las necesidades y objetivos específicos de la organización.

5.2 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

HARDWARE:
Rendimiento: Evaluar las especificaciones técnicas del hardware para asegurarse
de que sea capaz de manejar las cargas de trabajo requeridas de manera eficiente
y sin problemas.
Escalabilidad: Considerar la capacidad de expansión del hardware para satisfacer
las necesidades futuras de crecimiento de la organización.
Compatibilidad: Asegurarse de que el hardware sea compatible con el software y
los sistemas existentes en la organización.
Fiabilidad: Elegir hardware de proveedores confiables y de buena reputación para
garantizar un rendimiento estable y minimizar los tiempos de inactividad.
 SOFTWARE:
Funcionalidad: Identificar las funciones y características necesarias para satisfacer
las necesidades de la organización. Evaluar si el software proporciona las
capacidades requeridas, como seguridad, almacenamiento, análisis de datos, etc.
Escalabilidad: Considerar la capacidad del software para adaptarse y crecer junto
con las necesidades cambiantes de la organización.
Interoperabilidad: Asegurarse de que el software sea compatible con otros
sistemas y aplicaciones utilizados en la organización para facilitar la integración y el
intercambio de datos.
Facilidad de uso: Evaluar la interfaz y la experiencia del usuario del software para
garantizar que sea intuitivo y fácil de usar, lo que facilitará la adopción y el
entrenamiento de personal.
Soporte y mantenimiento: Investigar sobre la disponibilidad de soporte técnico,
actualizaciones y parches de seguridad proporcionados por el proveedor del
software.

5.3 ¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la
contratación de personal en el área de sistemas?

Cuando se realiza la contratación de personal en el área de sistemas, hay varios

ítems importantes que se deben considerar. A continuación, se presentan algunos
de los aspectos clave a tener en cuenta:
A. Experiencia y conocimientos técnicos: Es fundamental evaluar la
experiencia y los conocimientos técnicos del candidato en áreas relevantes para el
puesto, como programación, redes, sistemas operativos, bases de datos, seguridad
informática, entre otros. Verificar su nivel de experiencia y certificaciones puede ser
útil para evaluar su idoneidad para el rol.
B. Habilidades específicas: Dependiendo de los requisitos del puesto, es
importante evaluar las habilidades específicas que el candidato debe tener. Esto
puede incluir experiencia en lenguajes de programación específicos, sistemas
operativos o tecnologías particulares que sean relevantes para el trabajo.
C. Capacidad de resolución de problemas: Las habilidades de resolución de
problemas son esenciales en el área de sistemas. Evaluar la capacidad del
candidato para abordar desafíos técnicos, analizar y solucionar problemas de
manera efectiva puede ser un criterio importante para la contratación.
D. Habilidades de comunicación y trabajo en equipo: En el entorno de
sistemas, la comunicación efectiva y la capacidad de trabajar en equipo son
fundamentales. Evaluar las habilidades de comunicación verbal y escrita del
candidato, así como su capacidad para colaborar con otros miembros del equipo,
puede ayudar a determinar si encajará bien en el entorno laboral.
E. Adaptabilidad y aprendizaje continuo: El campo de la tecnología
evoluciona rápidamente, por lo que es crucial que el personal de sistemas esté
dispuesto a mantenerse actualizado y aprender continuamente. Evaluar la
capacidad del candidato para adaptarse a nuevos entornos, aprender nuevas
tecnologías y estar al tanto de las tendencias en el área puede ser valioso.
F. Referencias y antecedentes laborales: Verificar las referencias y
antecedentes laborales del candidato puede proporcionar información importante
sobre su desempeño previo, su ética de trabajo y su idoneidad para el puesto.
G. Cultura organizacional y encaje: Evaluar si el candidato encaja con la
cultura organizacional y los valores de la empresa también es esencial. Esto
asegura que el nuevo miembro del equipo se integre bien y pueda trabajar de
manera efectiva con otros colaboradores.

5.4 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Realizar capacitación de personal en el área de sistemas es crucial por varias

razones:
A. Actualización de conocimientos: El campo de la tecnología de la
información y los sistemas evoluciona constantemente. La capacitación ayuda a
mantener actualizados a los empleados con respecto a las últimas tecnologías,
tendencias y mejores prácticas. Esto les permite utilizar herramientas y técnicas
más eficientes y modernas lo que mejora el rendimiento y productividad en el
trabajo.
B. Mejora de habilidades técnicas: La capacitación brinda la oportunidad de
mejorar y adquirir nuevas habilidades técnicas. Puede cubrir áreas como
programación, seguridad informática, administración de bases de datos, redes,
virtualización, entre otros. Esto amplía el conjunto de habilidades del personal, lo
cual es beneficioso para enfrentar desafíos técnicos y asumir responsabilidades
más complejas.
C. Aumento de la eficiencia y productividad: Los empleados capacitados
tienen un mejor dominio de las herramientas y tecnologías que utilizan en su trabajo
diario. Esto les permite trabajar de manera más eficiente, realizar tareas de manera
más rápida y precisa, y solucionar problemas de manera más efectiva. Como
resultado, la capacitación contribuye a aumentar la productividad del personal y
optimizar los procesos de trabajo.
D. Adaptación al cambio: La capacitación ayuda a los empleados a adaptarse
a los cambios en el entorno tecnológico. Esto es especialmente importante cuando
se implementan nuevas herramientas, sistemas o procesos en la organización. La
capacitación adecuada ayuda a reducir la resistencia al cambio y facilita la transición
hacia nuevas tecnologías o prácticas de trabajo.
E. Mejora de la seguridad informática: La capacitación en seguridad
informática es esencial para concienciar a los empleados sobre las amenazas
cibernéticas y cómo proteger los sistemas y los datos de la organización. Los
empleados capacitados son más conscientes de las mejores prácticas de
seguridad, como la gestión de contraseñas, la detección de correos electrónicos de
phishing y la protección de información confidencial.

La capacitación es una forma de inversión en el desarrollo profesional de los

empleados. Esto demuestra que la organización valora a su personal y está
comprometida con su crecimiento y desarrollo. La capacitación puede fomentar la
lealtad, mejorar la satisfacción laboral y aumentar la retención de talento en la
organización.
En resumen, la capacitación de personal en el área de sistemas es esencial para
mantenerse actualizado, mejorar las habilidades técnicas, aumentar la eficiencia,
adaptarse al cambio tecnológico y mejorar la seguridad informática. Contribuye al
crecimiento profesional de los empleados y al éxito general de la organización en
un entorno tecnológico en constante evolución.
 CONCLUSIONES

Las funciones, la organización, el control y el staff son elementos cruciales en el

funcionamiento de cualquier organización. Estos aspectos trabajan en conjunto para

establecer estructuras claras, optimizar el desempeño, garantizar la eficiencia

operativa y facilitar el logro de los objetivos organizacionales. Al comprender la

importancia de estos elementos, las organizaciones pueden mejorar su rendimiento

y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante cambio.

Las funciones, organización, control y staff son elementos esenciales en una

empresa. Establecer roles y responsabilidades claras, contar con un estructura

organizativa y eficiente, implementando mecanismos de control adecuados y

aprovechar el conocimiento especializado del equipo de staff son factores clave para

alcanzar el éxito y la competividad en el entorno empresarial.