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Curso de Administracin de Empresas 1. Generalidades sobre administracin de Empresas 2. Eficiencia, Eficacia y Productividad 3. Entorno de la Empresa 4. Conducta tica y responsabilidad social de la Empresa 5. Globalizacin y Administracin de Empresas 6. Administracin Cientfica. Taylor 7. Teora clsica de la Administracin. Fayol 8. El enfoque de sistemas en Administracin 9. Otras teoras de Administracin 10. La Empresa. Generalidades 11. El proceso Administrativo 12. La previsin 13. La planificacin 14. El proceso de Planificacin 15. El grfico de Gantt 16. Otras tcnicas de planificacin 17. La Organizacin. Generalidades 18. Los Organigramas 19. Los manuales Administrativos 20. Cultura organizacional 21. La Integracin 22. La Direccin 23. La Motivacin 24. El Liderazgo 25. La Gerencia 26. La Toma de Decisiones 27. La Comunicacin 28. El Control 29. El Proceso de Control 30. Tipos y Fuentes de Control 31. Tcnicas de Control
Leccin 1: Generalidades sobre la Administracin La definicin etimolgica es la forma ms usual de la definicin nominal, o sea, la explicacin del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valindonos para ello de los elementos fonticos que la forman. De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. La palabra administracin se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta ltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como trmino de comparacin. La etimologa de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. As magister, indica una funcin de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario; subordinacin: el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
Leccin 2: Eficiencia, Eficacia y Productividad Existen en Administracin algunos trminos que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos son los trminos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a: Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsrvese que el punto clave en sta definicin es ahorro o reduccin de recursos al mnimo. Productividad: consiste en la relacin producto-insumo en un perodo especfico con el adecuado control de la calidad. La productividad puede expresarse en la siguiente ecuacin: Observando detenidamente la frmula anterior, se puede inferir que la productividad puede ser elevada cuando: 1. Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos. 2. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos. 3. Se incrementan los productos con los mismos insumos. Sergio Hernndez y Rodrguez establece que la productividad puede medirse en relacin con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genricamente, los insumos se dividen en materiales, mquinas y mano de obra. Sergio Hernndez y Rodrguez brinda los siguientes ejemplos de productividad en cada uno de los insumos mencionados: Productividad de los materiales. Si un sastre experto es capaz de cortar 11 trajes con una pieza de tela de la que otro menos experto slo puede sacar diez trajes, puede decirse que, en manos del sastre experto, la pieza se utiliz con diez por ciento ms de productividad. Productividad de las mquinas. Si una mquina o herramienta produca cien piezas por cada da de trabajo, y aumentara su produccin a 120 piezas en el mismo tiempo, gracias al empleo de mejores herramientas de corte, la productividad de esa mquina se habr incrementado en un veinte por ciento. Productividad de la mano de obra. Si un alfarero produca 30 platos por hora y al adoptar mtodos de trabajo ms perfeccionados logra producir 40, su productividad habr aumentado en 33.33 por ciento. Leccin 3: Entorno de las empresa Como ya os imaginis, nadie se encuentra operando solo dentro de la actividad econmica. Existe gran variedad de elementos que se conjugan e inciden en la empresa, nos estamos refiriendo al entorno en que se desenvuelve la organizacin. Puede definirse el entorno de la organizacin como todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividindolos en dos: Macroambiente y Microambiente. El Macroambiente, lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organizacin. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales. Entre los principales aspectos del ambiente externo se tienen los siguientes:
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta adems con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa est compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro ms grande, comnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un rbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y ste forma parte de la ecologa del planeta, y as sucesivamente. Leccion 9: Otras teoras de Administracin Existe diversidad de teoras en Administracin, lo que algunos llaman la "jungla de las teoras administrativas". A continuacin se presentan las ms comunes. Escuela Matemtica de la Administracin. La teora general de la administracin ha recibido muchos aportes de las ciencias exactas, especficamente de la matemtica. Modelos matemticos han proporcionado soluciones a diversos problemas y/o situaciones empresariales, por ejemplo: en el rea de personal o recursos humanos, produccin, mercadeo, finanzas, etc. Las decisiones administrativas pueden tomarse con base a ecuaciones matemticas que constituyen simulaciones de situaciones reales, que obedecen a determinadas leyes.
Dicha relacin producto - necesidad o empresa - consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el xito de la empresa. Cul es la finalidad principal de una empresa? Hay muchos ngulos para definir las finalidades de una empresa segn la perspectiva de dueo, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor. Satisfacer a los clientes Obtener la mxima rentabilidad Obtener resultados a corto plazo Beneficiar a la comunidad Dar servicio a los clientes Beneficiar a los empleados Dar imagen personal Sin embargo, si analizamos cada una de las propuestas anteriores, encontramos que centrarse en la mayora de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una empresa es la generacin de excedentes que posibiliten su reproduccin de empresa en el largo plazo. Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente ira al fracaso. Dado que la coherencia producto - mercado de la empresa es dinmico, se requiere de una interpretacin dinmica de la realidad interna y del entorno, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, mejorar, defenderse, retraerse, atacar, todo lo cual est orientado a mantener y mejorar la empresa. Cules son los recursos bsicos de la empresa? Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, etc. Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionar. Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento ms importante dentro de la organizacin. Tcnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, tcnicas de induccin, tcnicas de evaluacin del desempeo, etc. Cules son las funciones bsicas de toda empresa? Recursos Humanos: dnde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la empresa. Produccin: dnde se lleva a cabo la transformacin de los insumos en productos terminados, listos para ser consumidos. Mercadotecnia: dnde se lleva a cabo la funcin de promocin y ventas de los productos. Finanzas: dnde se lleva a cabo la obtencin y administracin de los recursos financieros de la empresa.
Leccin 16: Otras Tcnicas de Planificacin Diagrama de anlisis de proceso. Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes. Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector. Los pronsticos. Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada. Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basndose en los ya conocidos. El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao. Estos mtodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier libro de estadstica para ahondar con ms detalles en el desarrollo de cada uno de stos. Leccin 17: La Organizacin. Generalidades.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerrquico superior lo conforma la Gerencia General, y sta tiene cuatro subordinados, a saber: Produccin, Mercadeo, Finanzas y Personal. Leccin 19: Los Manuales Administrativos. Qu es un Manual Administrativo? Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Cules son los objetivos de los manuales? Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes. Cmo se clasifican los manuales? Por su contenido se clasifican en: De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. Por su mbito: Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica. Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos? Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
Leccin 20: Cultura Organizacional Puede definirse cultura como el patrn de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los miembros de una comunidad. Si nos percatamos bien, resulta que la cultura se demuestra en todas las reas de desarrollo de los seres humanos. La cultura organizacional puede ser definida como los patrones de comportamiento, creencias, que se encuentran dentro de una empresa. La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los gerentes de nivel superior de la empresa. Son sus creencias y formas de percibir las situaciones las que se vuelven como normas. Un elemento de suma importancia inmerso en la cultura organizacional es el trmino valor, el cual se convierte en una creencia permanente, o de muchos aos, que se sirve de gua a los trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos de la empresa. A continuacin se presenta una matriz comparativa entre una empresa sin cultura organizacional definida y otra con cultura establecida y clara.
Debemos comprender que la cultura es algo muy estable en las empresa, y no se modifica fcilmente, puede llevar varios aos, puesto que conlleva a cambiar valores, smbolos, conductas, etc. No debe confundirse la cultura organizacional con el clima organizacional, el cul consiste en crear un ambiente de trabajo propicio en las relaciones interpersonales entre funcionarios y empleados. Es el medio interno de una empresa y su atmsfera psicolgica particular, la cual est ntimamente relacionada a la moral y a la satisfaccin de las necesidades humanas de sus miembros. El clima puede ser positivo o negativo, clido o fro, favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc. Este concepto abriga aquellas caracterizaciones que diferencian unas empresas de otras, y que influyen en el comportamiento de los individuos en la organizacin. Leccin 21: La Integracin. Generalidades Dentro de una empresa existen distintos tipos de integracin, tales como integracin de recursos humanos, integracin de recursos materiales e integracin de recursos financieros. A continuacin se tratar detenidamente cada uno de estos mbitos de la integracin. La integracin de personal se define de manera alternativa como administracin de recursos humanos, que supone la planeacin del recurso humano, reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, evaluacin, capacitacin y desarrollo y mantenimiento del factor humano. La Planeacin del Recurso Humano, se refiere en determinar el nmero de personas que se necesitan, as como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa est relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa. Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias. Seleccin, se refiere a la evaluacin de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relacin con un puesto, para elegir al ms apto a desempear dicho cargo. Se hace a travs de entrevista, pruebas de inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicolgicos, etc.
Leccin 25: La Gerencia. Generalidades Qu es la Gerencia? Si buscamos en un diccionario de la lengua espaola, podemos encontrar que al hablar de Gerencia estamos hablando de las funciones bsicas de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona (gerente) debe realizar dentro de una organizacin. Adems, debe recordarse que a la alta direccin de la empresa, como el Presidente, Gerente General, Directores, etc. les corresponde tomar decisiones en gran magnitud e importancia para el buen funcionamiento de la empresa. Principios esenciales de la gerencia. La Fundacin Peter Drucker en un documento seala los siguientes principios esenciales del Management: 1. El management es una ciencia aplicable a los seres humanos. El papel de quien lo ejerce es hacer que stos trabajen juntos. A este respecto debemos recordar que no todos traemos para ser jefes, sino que depende de nuestros atributos personales, actitudinales y sociales el desempearnos como buenos jefes. En muchas ocasiones, por el buen desempeo de un tcnico se le asciende al nivel de jefatura, y sucede que "se pierde un buen tcnico, y se gana un mal jefe", historia muy comn en nuestras empresas. 2. El management est inmerso en la cultura. Se necesita ser capaz de identificar las partes de su propia historia y tradicin que servirn de ladrillos para construir el futuro. Todos los empleados deben comprometerse con los valores y propsitos de la empresa, lo cual constituye el basamento de la cultura organizacional. Deben buscarse los mecanismos necesarios para que todos los empleados de la empresa se involucren positivamente en la bsqueda de la excelencia, debe hacrseles sentir que son parte importante en el cumplimiento de las metas organizacionales, y sobre todo, que la empresa pertenece a ellos. 3. No buscar resultados dentro de la empresa. Los importantes slo existen fuera de ella. Toda empresa surge por y para sus clientes, para satisfacer necesidades humanas, y el enfoque de este principio es precisamente ese, el mantener a nuestros clientes satisfechos nos augura una permanencia duradera en el mercado. El Gerente del Siglo XXI. En la actualidad, los cambios constantes en que vivimos, la incertidumbre del maana, el ciberespacio, la globalizacin, etc. hacen que los gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos para actuar. Ante esta modificacin de la economa mundial, caracterizada por: Estructuras organizacionales ms giles. Apalancamiento por medio de un excelente servicio. Aprovechamiento de las ventajas competitivas. Madurez en el mercado. Diversificacin de productos. El Ing. Lorenzo Giordano ha propuesto el siguiente perfil del Gerente del Siglo XXI: 1. Poseer los conocimientos y madurez acadmica para cumplir a cabalidad con todos los proyectos que se le asignen. 2. Tener habilidades en la conduccin del equipo ejecutivo y convertirse en un lder dentro del grupo. 3. Ser una persona positiva, tener carcter y autoridad con su equipo, pero adems, reconocer y felicitar cuando las cosas se hacen bien. 4. Maximizar los valores ticos y morales, promover el respeto por el ser humano, complementar las acciones con el buen ejemplo, tanto en el ambiente laboral, como en el social y familiar (ser siempre la misma persona). Para cubrir este nuevo rol, el nuevo gerente debe romper tres paradigmas de la gerencia basada en las viejas costumbres:
3. Mensaje: es la informacin codificada que el transmisor enva al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o ms de los sentidos del receptor. 4. Canales: Es el medio de comunicacin entre el transmisor y el receptor, algo as como el aire es para las palabras y el papel para las letras. 5. Retroalimentacin: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibi y comprendi. 6. Percepcin: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en
Barreras en la Comunicacin. Son las condiciones o factores que interfieren en la transmisin efectiva de un mensaje, y entre ellas se encuentran: Barreras Interpersonales. La interpretacin que realiza el receptor del mensaje. Defectos fisiolgicos del emisor o receptor. Los sentimientos y emociones del emisor o receptor. Las condiciones medio-ambientales en que se da el mensaje. El uso de la semntica, tales como diferencias de lenguaje, palabras no adecuadas, informacin insuficiente, etc. Barreras Organizacionales. Cuando una empresa crece, su estructura orgnica se ampla mucho, originando problemas en la comunicacin, con lo que se generan situaciones donde se agrega, se modifica, se elimina o se cambia totalmente un mensaje, y ms si el mensaje ha sido transmitido en forma oral. Otra barrera se traduce en la autoridad administrativa, donde se debe recordar que la autoridad es una caracterstica de toda empresa, por lo que, esa supervisin genera una barrera, y por ltimo, la especializacin es otra barrera que afecta la eficacia de la comunicacin. Leccin 28: El Control. Generalidades Definicin. Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin. Importancia. El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los
Sustituyendo valores en la frmula tenemos lo siguiente: Entonces, para alcanzar el punto de equilibrio, la empresa necesita producir y vender un total de 500 unidades. Ahora, necesitamos encontrar los ingresos necesarios para estar en equilibrio, para lo que se emplea la siguiente frmula:
En consecuencia, la empresa necesita obtener ingresos de $6,000 dlares en concepto de ventas, para no ganar ni perder.
Leccin 32: Bibliografa Bibliografa de Referencia. A continuacin se detallan algunos libros que se considera son una fuente imprescindible de consulta para todas aquellas personas que deseen conocer y adentrarse un poco ms del maravilloso mundo de la Administracin y Direccin de Empresas. Koontz, Harold, "Administracin", 12 Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 2003. Hernndez y Rodrguez, Sergio, "Administracin, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc Graw Hill, Mxico, 2002. Chiavenato, Idalberto, "Administracin en los nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002. Koontz, Harold, "Elementos de Administracin", 6 Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, 2001. Schemerhorn, John R., "Administracin", Limusa Wiley, Mxico, 2001. Hellriegel, Don - Slocum, John W., "Administracin", 7a Edicin, International Thomson Editores, Mxico 19 Juan Edzon Zevallos juan_edzon@hotmail.com Per