Tutorial 12

¿Cómo adquiero los bienes y/o servicios y

declaro los gastos - DG?

Usuario
Director IE
Adquisición de bienes y servicios y declaración de gastos
A continuación, te brindamos orientaciones a tener en cuenta para la adecuada
adquisición de bienes y servicios aprobados en la ficha FAS, y la declaración de gastos
en Sí Financia.

¿Quién adquiere y cuándo registra en Sí Financia los bienes o servicios aprobados

en la FAS?

El director responsable de la subvención, en coordinación y apoyo del equipo responsable del

proyecto y la vigilancia del CGCO.

Adquirir y registrar los bienes o servicios en Sí Financia Enviar

OPE
cobrada
DG
08 04 05 al 11
Agosto Setiembre Octubre

(Ver numeral 6.2 de la NT de subvenciones)

Durante la ejecución del gasto, ¿se puede hacer variaciones a la FAS aprobada por
el FONDEP?

Sí, solo cuando corresponda en cuanto a:

Cantidades Costos
Dejar de adquirir un
Se puede adquirir Es posible que los costos bien o servicio
más o menos estimados en la FAS
cantidad de los aumenten o disminuyan al Por diversos motivos
bienes o servicios adquirirlos. como el incremento de
estimados en la FAS. precios, etc. En este caso
Si los costos han bajado, la IIEE puede destinar los
En caso de aumentar puede aumentarse la recursos los bienes o
la cantidad de estos, cantidad de los bienes o servicios que no se van a
prever que los costos servicios a adquirir, o si se adquirir a la adquisición
no superen el monto han incrementado, puede de otros aprobados en la
asignado por la disminuirse la cantidad de FAS.
subvención. estos.

NO SE ACEPTARÁ la adquisición de bienes o servicios que NO estén programados

en la FAS aprobada por el FONDEP, de ocurrir esto la IIEE deberá devolver el recurso
utilizado en requerimientos no aprobado en la FAS.

(Ver numeral 5 y 6.1.6. de la NT de subvenciones 2023)

 ¿Qué consideraciones SÍ o SÍ se debe aplicar al adquirir los bienes o servicios?

Adquirir los bienes o servicios

de la FAS a proveedores
válidos, es decir ACTIVOS y C) Estar firmados D) No presenten
HABIDOS en SUNAT. por el CGCO enmendaduras.

El CGCO da conformidad B) Son emitidos a E) Deben contar

firmando los comprobantes nombre de la IE o del con su respectiva
de pago y la Ficha de DG. director y dentro de consulta de validez
las fechas del de SUNAT
cronograma
Los comprobantes de pago válidos aprobado.
para declarar los gastos son: Prohibido hacer el
facturas electrónicas, boletas de pago por los bienes o
venta electrónica, recibos por servicios usando como
A) Consignen los
honorarios electrónicos, INVOICE medio de pago tarjetas
bienes o servicios
(si es proveedor extranjero), DJ de de crédito personales o
programados en la
gastos autorizada por FONDEP, de terceros que
FAS.
asegurándose que: generen beneficios
personales.

¿Cómo adquiero y registro en Sí Financia los bienes o servicios aprobados en la

FAS?

Te sugerimos esta ruta:

Antes Durante Después

3. Adquirir el bien o 7. Enviar la

1. Verificar la servicio y verificar su 5. Firmar el Declaración
FAS aprobada. correcta emisión. comprobante de gastos por
de pago. Sí Financia y
2. Contactar a 4. Generar la hacer
proveedores consulta de validez 6. Registrarlo seguimiento a
válidos del comprobante de en Sí Financia su
pago aprobación.

A continuación, brindamos precisiones a esta ruta:

Verificar la FAS aprobada

a) Descarga la FAS aprobada por el FONDEP y firmada por el CGCO, desde el MÓDULO FAS
de Sí Financia.
 2º Clic en botón VER FAS FIRMADA

1º Clic en botón FAS

3º Clic en botón
DESCARGAR

b) Verifica el tipo, el concepto, la cantidad, el costo de los bienes o servicios a adquirir,

prever el tipo de comprobante a recabar y si es un servicio prever el perfil del proveedor.
 Por el TIPO es un SERVICIO. Por el CONCEPTO, debemos
Debemos considerar que, si el proveedor va ser una persona contratar a un experto en gestión de
jurídica debo pedirle BOLETA DE VENTA ELECTRÓNICA o redes sociales, de forma que antes de
FACTURA ELECTRÓNICA, solo si la IE tiene RUC. Ahora, si el contratarlo se debe verificar que
proveedor es una persona natural, debo pedirle RHE. tenga experiencia en el servicio a
*NO se puede adquirir bienes y declarar el gasto con un RHE. requerir.
Por otro lado, cuando me emita el
comprobante de pago, el concepto o
descripción del comprobante debe
ser como está en la FAS.

Por la CANTIDAD, es un solo servicio que puede darse en

diferentes fechas. Además, por los COSTOS debemos
tratar de ajustarnos a los costos previstos sin perder la
calidad de la entrega del servicio.

Por el CONCEPTO,
debemos contratar a un
proveedor con experiencia
Por el TIPO es un BIEN. y brinde garantías de
Si o si, debemos declarar el gasto con calidad del bien a requerir.
Por otro lado, cuando me Por la CANTIDAD, es un solo
BOLETA DE VENTA ELECTRÓNICA o
emita el comprobante de bien. Además, por los COSTOS
FACTURA ELECTRÓNICA, solo si la IE tiene
pago, el concepto o debemos tratar de ajustarnos a
RUC.
descripción del los costos previstos sin perder
*NO se puede adquirir bienes y declarar el
comprobante debe ser la calidad del bien.
gasto con un RHE.
como está en la FAS.

Contactar a proveedores válidos

De preferencia, contactar a los proveedores con quienes se cotizaron los precios de los
bienes o servicios o en su defecto, indagar y contactar otros proveedores posibles.
Criterios para elegir al proveedor:

- Cuente con RUC ACTIVO Y HABIDO EN SUNAT y emita comprobantes de pago; así como,
que brinde los bienes o servicios a adquirir, acordes a la actividad comercial autorizada
por SUNAT. Esto se verifica con la CONSULTA RUC DEL PROVEEDOR.
- Cuente con stock suficiente de los bienes a adquirir y con precios accesibles lo más
cercano a lo programado en la FAS.
- Se encuentre lo más próximo o accesible a la IIEE o que cuente con el servicio de envío
a domicilio o que brinde facilidades para el envío del producto.
- En caso de proveedores de servicios, que cuenten con el perfil requerido y se
encuentren disponible para brindar el servicio hasta el 04/10/2022.

Es responsabilidad del director, adquirir los bienes y servicios a proveedores válidos,

por ello es necesario que antes de hacer la adquisición realice la CONSULTA RUC.
(Ver numeral 6.2 de la NT de subvenciones)

IDENTIFICANDO PROVEEDORES VÁLIDOS

¿Cómo hago la CONSULTA RUC del proveedor y qué debo verificar en esta ficha?

1º: Copiar y pegar en la barra superior del

buscador el siguiente link y luego dar clic en
ENTER:
https://e-consultaruc.sunat.gob.pe/cl-ti-
itmrconsruc/FrameCriterioBusquedaWeb.jsp
 2º: Ingresar el Nº de RUC del proveedor a consultar y dar clic
en BUSCAR.
*También se puede hacer la búsqueda por Nº de DNI dando
clic en la pestaña POR DOCUMENTO.

Generada la Ficha de la CONSULTA RUC, verificar los siguientes datos:

CONSULTA RUC
DE PROVEEDOR DE BIENES
PERSONA NATURAL O JURÍDICA

Nº de RUC y nombre
comercial del proveedor. Se
trata de una persona jurídica.

Proveedor ACTIVO y HABIDO en SUNAT,

por lo que es un proveedor VÁLIDO.

Actividades económicas
autorizadas por SUNAT
sobre las cuales se le
puede adquirir bienes.
 Autorizado para emitir
FACTURAS, BOLETAS SOLO
electrónicas

CONSULTA RUC
DE PROVEEDOR DE BIENES Y SERVICIOS
PERSONA NATURAL AFECTA AL RUS

RUC y nombre comercial. En este

caso es persona natural con negocio,
es decir que puede brindar bienes y
servicios personales.

Afecto al nuevo RUS por

lo que puede emitir
boletas MANUALES o
ELECTRÓNICAS por los
bienes que oferta.

Proveedor ACTIVO y
HABIDO, es decir que es
un proveedor válido.

Actividad comercial
autorizada sobre la que
se le puede adquirir
bienes.
 Emite BOLETAS DE VENTA, y como
está afecto al RUS puede emitir de
forma MANUAL o electrónica.

También emite RHE, pero SOLO

por servicios personales y emitidos
SOLO de forma ELECTRÓNICA.

Los proveedores afectos al NUEVO RUS pueden emitir boleta manual o electrónica.
Si el monto supera los 700 soles, PUEDEN emitir boleta electrónica a pedido del
cliente. Ver: https://www.gob.pe/7010-comprobantes-que-emites-en-el-nrus-
emitir-boleta-de-venta-electronica-en-el-nuevo-rus

CONSULTA RUC
DE PROVEEDOR DE BIENES Y SERVICIOS
PERSONA JURÍDICA

RUC y nombre comercial. En

este caso es persona jurídica.

Proveedor ACTIVO y
HABIDO, es decir que es
un proveedor válido.

Actividades comerciales
autorizadas, sobre las
que se le puede adquirir
bienes o servicios.
 Autorizado para emitir
FACTURAS, BOLETAS SOLO
electrónicas

CONSULTA RUC
DE PROVEEDOR DE SERVICIOS
PERSONA NATURAL SIN NEGOCIO

RUC y nombre del proveedor.

En este caso es persona natural
sin negocio.

Proveedor ACTIVO y HABIDO, es decir

que es un proveedor válido.

Actividad comercial autorizada,

sobre las que se le puede
contratar los servicios de
capacitación, asesoría o
acompañamiento.
 Autorizado SOLO para emitir
RHE electrónicos

COMPROBANTES DE PAGO ELECTRÓNICO – CPE

Por disposición de SUNAT, los proveedores están OBLIGADOS a emitir

comprobantes de pago electrónicos: Facturas electrónicas, boletas de venta
electrónicas, etc.
SOLO algunos proveedores cuya Ficha de Consulta RUC indique que están
AFECTOS AL NUEVO RUS, pueden seguir emitiendo BOLETAS DE VENTA
MANUALES.

Adquirir el bien o servicio y verificar su correcta emisión

Adquirir los bienes o servicios considerando:

NO HACER USO como medio de pago tarjetas de crédito personales y/o

de terceros que generen beneficios personales, y que los comprobantes
de pago no registren beneficios personales (puntos, cupones de
descuentos, etc).

Para los servicios de capacitación cuyo costo supera 01 UIT, elaborar

un informe de conformidad firmado por el director y adjuntar la lista
de asistentes con sus firmas a puño y letra y DNI.

Garantizar que los bienes o servicios adquiridos sean entregados

oportunamente a la IIEE.

(Ver numeral 6.2 de la NT de subvenciones)

Todo aquello que se adquiera y NO este programado en la FAS, NO PUEDE declararse

como gasto.
(Ver numeral 6.2 de la NT de subvenciones)
 ¿Qué tipo de comprobantes debo recabar?
Para adquirir bienes
•Boletas de venta electrónicas.
•Boletas de venta manuales (solo si el
proveedor está afecto al NUEVO RUS)
•Facturas electrónicas (en caso la IE
tenga RUC).
•INVOICE, en caso el proveedor es
extranjero.
LA DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS – DJ
(ANEXO 12)
Se podrá usar de manera excepcional bajo
responsabilidad del director y autorización del
FONDEP y firmada por el CGCO. El FONDEP puede
denegar su uso.
*El monto total declarado en una o más DJ de gastos
no debe exceder el diez por ciento (10%) de una UIT, es
decir, s/ 495.00.
¿Qué verifico para la correcta emisión del comprobante de pago?
Es responsabilidad del director, recabar y verificar que los comprobantes de pago:
Son emitidos a nombre de la IE o del
director y dentro de las fechas
establecidas por norma: Del 08/08/2023
al 04/10/2023.
Consignen los bienes o servicios
programados en la FAS aprobada
por el FONDEP.
No presentar enmendaduras,
borrones, tachaduras o correcciones
de ninguna índole.
Para contratar servicios
•Recibo por honorarios electrónico - RHE
en caso quien brinde el servicio es una
persona natural que genera rentas de
4ta categoría.
•Boletas de venta electrónica o facturas
electrónicas (si la IE tiene RUC) y si el
proveedor que da el servicio es persona
jurídica.
•INVOICE, en caso el proveedor es
extranjero.
Que no registre beneficios personales
(puntos, cupones de descuentos, etc).
Cuando el comprobante consigna una
moneda distinta a la nacional, anotar en
el mismo comprobante el tipo de cambio
vigente reportado por el Banco Central
de Reserva a la fecha del pago,
señalando la conversión a soles.
Llenados de forma completa, donde
figure: concepto o descripción del bien
o servicio, la cantidad y precios.
(Ver numeral 6.2 de la NT de subvenciones)
 EMISIÓN DE BOLETA DE VENTA ELECTRÓNICA

EMISIÓN CORRECTA

Registra NOMBRE y
DIRECCIÓN del proveedor

Registra NOMBRE
Registra la FECHA de emisión y DEL COMPROBANTE,
que este dentro del plazo RUC y, SERIE y N° del
autorizado, DEL 08/08 al 04/10. comprobante.

Está emitida a nombre del

DIRECTOR de la IIEE.

Consigna el importe de
venta de cada bien o
servicio adquirido que
ya incluye el IGV de
corresponder.
Consigna la *Puede ser igual o
cantidad del bien diferente al de la FAS
o servicio. Consigna los bienes o
*Puede ser igual servicios APROBADOS
o diferente al de en la FAS.
la FAS *Sí es posible que en
UNA boleta se consigne
MÁS de un bien o
servicio aprobado en la
FAS.

Detalla el IGV de
corresponder.

Consigna el importe TOTAL, que incluye

el IGV de corresponder.
*Puede ser igual o diferente al de la FAS
EMISIÓN INCORRECTA

CASO 01: Boleta borrosa, que consigna un bien no aprobado en la FAS y emitido a nombre de
un tercero ajeno a la IIEE.

Boleta borrosa NO nítida

Consigna un bien que NO está aprobado en

la FAS

Emitida a nombre de un tercero y NO a

nombre del director de IIEE o de la IIEE

CASO 02: NOTA DE VENTA, documento NO VÁLIDO para declarar el gasto

NO es boleta, es NOTA DE
VENTA, NO es un
documento válido para
declarar gastos.
 EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

EMISIÓN CORRECTA

Registra NOMBRE y
DIRECCIÓN del proveedor

Registra la FECHA de
emisión y que este
dentro del plazo
autorizado, DEL 08/08 al
04/10.

Registra NOMBRE
Está emitida a nombre de la DEL COMPROBANTE,
IIEE ya que esta cuenta con RUC y, SERIE y N° del
Nº de RUC. comprobante.
*De no contar con RUC
solicitar Boleta de venta.

Consigna el importe de
venta de cada bien o
servicio adquirido que
Consigna los bienes o ya incluye el IGV de
Consigna la cantidad corresponder.
servicios APROBADOS en
del bien o servicio. *Puede ser igual o
la FAS.
*Puede ser igual o diferente al de la FAS
*Sí es posible que se
diferente al de la FAS
consigne MÁS de un bien
o servicio aprobado en la
FAS.

Consigna el importe
TOTAL, que incluye el
IGV de corresponder.
*Puede ser igual o
diferente al de la FAS
EMISIÓN INCORRECTA

CASO 01: Factura MANUAL y emitida con el RUC personal del director

NO INDICA QUE ES
FACTURA ELECTRÓNICA,
ha sido emitida de forma
MANUAL, lo que no es
adecuado, toda factura
debe ser ELECTRÓNICA.

Además, ha sido emitida a nombre y

con el Nº de RUC del director
responsable, lo que NO PROCEDE.
*La FACTURA se solicita solo si la IIEE
cuenta con RUC.

EMISIÓN DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO - RHE

EMISIÓN CORRECTA
Registra NOMBRE y DIRECCIÓN del proveedor,
que en este caso es una persona natural.

Pedir al proveedor que al Registra NOMBRE

emitir el RHE seleccione DEL COMPROBANTE,
la OPCIÓN AL CONTADO. RUC y, SERIE y N° del
comprobante.

Está emitido a nombre de la IIEE.

*Para poder emitirlo a nombre de la IE pedir
al proveedor que seleccione la OPCIÓN SIN
DOCUMENTO.
*Si la IIEE cuenta con RUC, el proveedor puede
emitirlo a nombre y al RUC de la IIEE, para ello
al momento de emitirlo, debe seleccionar la
OPCIÓN CON DOCUMENTO.

Consigna el servicio APROBADO en la FAS. Registra la FECHA de

*La descripción debe ser IGUAL al registrado en la FAS. emisión y que este
dentro del plazo
autorizado, DEL 08/08 al
04/10.
Es decisión del proveedor, si al
emitir el RHE selecciona la opción
de Retención o No del IR. Consigna el importe TOTAL
*Si selecciona que NO le retengan del servicio.
el IR debe contar con Constancia *Puede ser igual o
de suspensión de 4ta categoría. diferente al de la FAS
EMISIÓN INCORRECTA

CASO 01: Emisión manual del RHE

El RHE ha sido emitido

de forma MANUAL, lo
que es INCORRECTO, ya
que TODOS los RHE
deben ser emitidos
ELECTRÓNICAMENTE.
Así, no tiene validez
fiscal para declarar el
gasto efectuado.

CASO 2: Emisión no finalizada del RHE, pago al crédito Y concepto diferente a la FAS

El RHE no es válido porque es una VERSIÓN PRELIMINAR,

es decir el proveedor ha enviado foto o escaneo sin
haber dado clic en la OPCIÓN EMITIR el RHE, por lo
tanto, NO tiene validez fiscal para declarar el gasto.

NO indica en SERIE y NUMERO del RHE,

ya que aún no está emitido el RHE.

Ha emitido el RHE AL CRÉDITO, lo que NO ES CORRECTO.

Además, el CONCEPTO NO corresponde al

concepto aprobado en la FAS
CASO 3: Declarar la adquisición de bienes con RHE

Se está declarando la
adquisición de dos tipos de
BIENES, lo que NO es correcto.
*El RHE SOLO se usa para
declarar gastos por SERVICIOS
PERSONALES por una profesión,
10 módulos de biblioteca y 02 docenas de títeres de dedo. arte u oficio.

EMISIÓN DE INVOICE

EMISIÓN CORRECTA

Indica nombre, número y

fecha de emisión.
*No siempre dirá INVOICE,
en algunos casos puede
decir TICKET O FACTURA
ELECTRÓNICA, u otra
denominación.

Indica nombre
y dirección del
proveedor
extranjero. Describe los bienes o
servicios aprobados en la Indica cantidad y costo,
FAS. que puede ser igual o
diferente a la FAS.

Indica costo total en

dólares que incluye
impuestos, que traducido
Cuando el costo total está en en soles puede ser igual o
moneda extranjera, es diferente a la FAS.
necesario traducir el costo en
soles tomando de referencia
el tipo de cambio del día
publicado por el BCRP y
registrarlo en el
Costo total en S/ al tipo de cambio del BCR a la fecha actual (s/ 3.74 por dólar):
comprobante
S/ 490.90 (Cuatrocientos noventa con 90/100 soles)
EMISIÓN INCORRECTA: Documentos sin validez fiscal, tipo ticktes de pago, cotizaciones u
otros.

Los 03 documentos son tickets de pago que no tienen validez fiscal para declarar el gasto.

No hay ninguna indicación de que sea una

cotización, sin embargo, el costo del
producto tiene una fecha de VENCIMIENTO,
lo que es un indicador que es una cotización
de productos sin validez fiscal.
*Hay casos que en el encabezado si refiere
que es una COTIZACIÓN o una NOTA DE
PEDIDO, lo que no sería válido.
 Generar la consulta de validez del comprobante de pago en SUNAT

Ingresar y generar la consulta de validez del comprobante de pago recabado, desde:

https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-itconsultaunificadalibre/consultaUnificadaLibre/consulta

1º Copiar y pegar el link: https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-

itconsultaunificadalibre/consultaUnificadaLibre/consulta en la barra superior del buscador

2º Ingresar el Ruc del

proveedor del 3º Selecciona el tipo de
comprobante de pago a comprobante de pago a
verificar. validar

4º Ingresar la serie
del comprobante

5º Ingresar el Nº
del comprobante

6º Seleccionar la opción 7º Ingresar la fecha

SIN DOCUMENTO de emisión del
comprobante

8º Ingresar el costo
total del comprobante
9º dar clic en
CONSULTAR

10º verificar que el comprobante este

ACEPTADO
*De NO ESTAR ACEPTADO, comunicarse con el
proveedor para que gestione el registro del
comprobante en SUNAT o en su defecto, que
emita un nuevo comprobante válido.

11º verificar también, que el proveedor este

ACTIVO y HABIDO, de NO ser así, deshacer la
compra y pedir devolución del dinero.

Esta consulta de validez no es exigible a los INVOICE y DJ de gastos.

Firmar el comprobante de pago por el CGCO

Contando con la consulta de validez del comprobante, proceder a firmarlo a puño y letra por el
DIRECTOR y los INTEGRANTES DEL CGCO que aparecen registrados en Sí Financia, en señal de
conformidad y de que los bienes o servicios han sido entregados a la IE.
(Ver numeral 6.2.1 de la NT de subvenciones)
 Poner las firmas delante del
comprobante y que las
firmas NO cubran u oculten
los datos del comprobante.
Colocar debajo de la
El DIRECTOR debe colocar firma, EL NOMBRE, DNI y
el SELLO de la IIEE al CARGO del integrante en
costado de su firma. el CGCO

El director debe conservar todos los comprobantes originales de los bienes y/o servicios
adquiridos debidamente firmados a puño y letra por el CGCO.

Registrar en Sí Financia los bienes o servicios adquiridos (Declarar los gastos)

Es obligación del director de la IE, registrar:

Comprobante de pago Consulta de Foto del bien o servicio

•Registrar por separado y en su validez •Adjuntar fotos del bien o
respectivo concepto, cada •Adjuntar por servicio.
comprobante de pago cada •Si son bienes, que las
debidamente firmado por el comprobante fotos muestren la
CGCO, cuidando que se vea registrado su cantidad que indica el
nítido. CV comprobante y que están
•Si un comprobante contiene correspondient puestos en la IE.
varios bienes o servicios e, cuidando que •Si son servicios, la foto
pertenecientes a más de un se vea nítida. debe mostrar el momento
concepto, volver a registrarlo •La CV no es en que se está entregando
(repetirlo) en los conceptos que necesaria para el servicio.
correspondan. los INVOICE y
DJ de gastos.
Adicionalmente, para declarar los servicios de capacitación cuyo costo supere 01 UIT,
se adjunta el INFORME DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO firmado por el director con
la respectiva lista de asistencia firmada a puño y letra y el N° de DNI de los asistentes.
(Ver Anexo 01: Informe de conformidad de servicio, adjunto al presente tutorial)
(Ver numeral 6.2.2 de la NT de subvenciones)

¿Cómo registro un comprobante de pago con su respectiva consulta de validez y

fotografías?

1º Ingresar a Sí Financia y dar clic en

módulo DECLARACIÓN DE GASTOS.

*Se visualizará todos los

conceptos aprobados en la
FAS a ser declarados.

Pendiente

Pendiente
 2º Seleccionar el CONCEPTO a declarar, y dar clic
en el botón de la columna COMPROBANTE

Pendiente

Pendiente

3º En la siguiente ventana dar clic en el botón AGREGAR COMPROBANTE

4º Registrar el comprobante de pago en el siguiente orden:

Caso 1: Registro de boletas de venta electrónicas, Facturas electrónicas o Recibo

por honorarios electrónicos.

3. Registrar la SERIE y luego el

NÚMERO del comprobante
1.Registrar el RUC
del proveedor
5. Registrar FECHA del
comprobante

4. Registrar la
CANTIDAD
2. Seleccionar el tipo de
comprobante a registrar

6.Registrar el
7.Dar clic en VALIDAR DATOS del MONTO TOTAL que
documento. aparece en el
*Se completará de forma automática: la comprobante
razón social, el estado del RUC del
proveedor; y comprobará si el
comprobante es válido, es decir si ha
sido informado a SUNAT.
 8. Finalmente, dar clic en
AGREGAR

*Si todo está correcto, es decir, que el proveedor esta ACTIVO y el

comprobante ha sido informado a SUNAT, la plataforma generará
el mensaje: VALIDACIÓN CORRECTA del documento.

Caso 2: Registro de INVOICE o Declaración jurada de gastos

3. Registrar la serie. De NO tener

serie poner 00.

1. Escribir el NOMBRE o RAZÓN

SOCIAL del proveedor.
*NUMERO RUC 4.Registrar el NÚMERO
queda en blanco

5.Registrar fecha
*ESTADO RUC
queda en blanco
7.Registrar
CANTIDAD

6.Registrar el
MONTO TOTAL

2.Seleccionar el 8.Clic en
tipo de AGREGAR
comprobante:
INVOICE o
DECLARACIÓN
JURADA
 5º Adjuntar el comprobante de pago, la consulta de validez y fotos.

Veamos las funcionalidades de esta nueva ventana:

El botón FOTOS sirve para subir:

El botón ADJUNTAR sirve para subir:
- Comprobante de pago correspondiente al
concepto declarado, firmado por el CGCO.
- Consulta de validez del comprobante.
- Informe de conformidad del servicio de
capacitación, solo si es igual o supera 1 UIT.
- Fotos del bien puesto en la IE
donde se vea la cantidad de estos
que indica el comprobante.
- Fotos del momento en que se
entrega el servicio.

El botón MENSAJE sirve para ver las

OBSERVACIONES que en su momento el El botón ELIMINAR
FONDEP puede hacer al concepto declarado. sirve para eliminar todo
cuando sea necesario.
El botón EDITAR sirve para
corregir los datos registrados
del comprobante de pago

El botón REGISTRAR COMPROBANTE sirve para registrar otro comprobante

de pago correspondiente al mismo concepto que se está declarando.

ADJUNTAR EL O LOS DOCUMENTOS DE DECLARACIÓN DE GASTOS DEL

CONCEPTO A DECLARAR: COMPROBANTE DE PAGO Y CONSULTA DE VALIDEZ.

2.PRIMERO, ADJUNTAR EL
1.Clic en COMPROBANTE DE PAGO
ADJUNTAR

3.Clic en
ADJUNTAR

5. SEGUNDO, ADJUNTAR LA CONSULTA DE VALIDEZ DEL

COMPROBANTE declarado y dar clic en ADJUNTAR.
*La consulta de validez NO ES NECESARIA cuando se registra un
INVOICE o una DJ de gastos.

4.Clic nuevamente
en ADJUNTAR
 7. Clic DESCARGAR para ver si el
comprobante es el correcto.

*Antes de subir ponerle nombre al archivo

del comprobante.

6. Verificar que el recuadro ROJO indique

*Si el COMPROBANTE o
el Nº de documentos subidos, en este
la CV enviadas son
caso son 2: Comprobante + Consulta de incorrectos, dar clic en
validez. ELIMINAR el archivo, y
volver a enviar el
Dar clic en el NUMERO para verificar los
archivo correcto.
documentos enviados y si todo está correcto.

8. Clic DESCARGAR para ver si la

CONSULTA DE VALIDEZ es la correcta.

*Antes de subir ponerle nombre al

archivo de la CV.

ADJUNTAR FOTOS DEL CONCEPTO A DECLARAR

2.Adjuntar FOTOS
en formato JPG
1.Clic en FOTOS

3.Clic en Adjuntar

*Hacer el mismo procedimiento para subir otra foto.

Errores que pueden presentarse al registrar el comprobante

Caso 01

Error al registrar el RUC.

Solución: volver a
registrarlo correctamente

Ahora si habiendo registrado bien el RUC, al

validar los datos, indica que el proveedor NO
ESTÁ ACTIVO, NO se va poder registrar el
comprobante, lo que implica que se deshaga la
compra y se recurra a otro proveedor válido.
Caso 02

Error: Validación incorrecta por error en el

servicio.
Solución: Volver a dar clic en botón validar
hasta que muestre el mensaje de validación
correcta.

Error: Registrar comprobantes con fechas

fuera del periodo establecido por norma para
Caso 03 adquirir los bienes y servicios (08/08 al 04/10)
Solución: No se podrá declarar el gasto del
comprobante por estar fuera de fecha, es
necesario contar con comprobante con fechas
correctas.

Enviar la Declaración de gastos por Sí Financia y hacer seguimiento a su

aprobación

a) Enviar la Declaración de gastos

Es responsabilidad del director de la IE, registrar y enviar la DECLARACIÓN DE GASTOS para

revisión y aprobación del FONDEP.

(Ver numeral 6.2.2 de la NT de subvenciones)

2º Clic en
ENVIAR
VERIFICACIÓN

1º Clic en
DECLARACIÓN
DE GASTOS
 3º Verificar el estado
ENVIADO de la DG

b) Hacer seguimiento a la aprobación de la DG por el FONDEP

Enviada la DG, es responsabilidad del director de la IE, hacer seguimiento a su aprobación u

observación, y de haber observaciones, subsanarlas en coordinación con el equipo responsable,
en los plazos establecidos.

DG APROBADA

Si la DG es correcta, el FONDEP la aprueba, notificándose al correo director y a través de Sí

Financia. Para verificar este hecho, se ingresa al módulo FICHA DG, donde se observará en la
parte superior que la DG está en estado APROBADA.

Al avanzar hacia abajo, aparecerán

cada uno de los CONCEPTOS declarados
en estado APROBADOS.

DG OBSERVADA

Si la DG es observada por el FONDEP, se le notifica al correo director y al Sí Financia el listado

de las OBSERVACIONES A SUBSANAR.

Cuando esto ocurre, el director ingresa al Módulo: Declaración de Gastos de Sí

Financia, donde se visualizará el estado OBSERVADA de la ficha.
1º Verificar el estado OBSERVADO o APROBADO de los CONCEPTOS
declarados.

2º Dar clic en ícono de la columna COMPROBANTE del

concepto observado.

3º Clic en botón OBSERVADO o en ícono rojo de

MENSAJE. Analizar la OBSERVACIÓN y subsanarla.

*En este caso hay que corregir el

Nº del comprobante.
 ¿Cómo subsanar las observaciones a la DG?

Observación Subsanación
Error en el registro de datos del Dar clic en ícono EDITAR y corregir lo solicitado.
comprobante de pago: serie,
número, cantidad, costos, etc.

Error al subir en documentos un Dar clic en botón rojo de la columna DOCUMENTOS:

comprobante de pago que NO
corresponde al concepto
declarado o que no cumple alguna
de las características de un
comprobante válido señalado Identificar el comprobante y dar clic en ELIMINAR.
líneas arriba.

Enviar el comprobante correcto.

Error al subir la consulta de Dar clic en botón rojo de la columna DOCUMENTOS:

validez: borrosa, incompleta o NO
corresponde al comprobante de
pago.
Identificar el comprobante y dar clic en ELIMINAR.

Enviar la CV correcta.
Fotos incompletas o que no Dar clic en botón rojo de la columna FOTOS:
corresponden al bien o servicio o
borrosas.

Identificar la foto a cambiar y dar clic en ELMINAR.

 Observación Subsanación

Subir y completar con fotos correctas.

Se está declarando gastos de un Dar clic en ELIMINAR todo el registro

bien o servicio que NO está
aprobado en la FAS, o el registro
del comprobante con los
documentos y fotos corresponden
a otro concepto de la declaración
de gastos.

Luego, ENVIAR nuevamente la DG para aprobación.

DECLARACIÓN DE GASTOS APROBADA

Aprobada la DG por el FONDEP, el director la descarga desde el MÓDULO: FICHA DG, la imprime,
la firma a puño y letra y la hace firmar de puño y letra de los integrantes del CGCO, y la envia
escaneada en PDF a Sí Financia.

1º Clic en VISTA PREVIA

2º Clic en IMPRIMIR
 3º Clic en DESCARGAR

4º Visualizar que la DG este completa. Luego ir a la parte final

y verificar el NOMBRE y CARGO del DIRECTOR e integrantes
del CGCO que van a firmarla.

5º IMPRIMIR la DG y hacerla firmar a PUÑO y

LETRA por el DIRECTOR e integrantes del CGCO.
*NO se acepta foto o firma escaneada.

6º Luego, ADJUNTAR la Ficha de DG aprobada y

firmada en el módulo DECLARACIÓN DE GASTOS,
dando clic en el botón SUBIR DG FIRMADA.