Manual para Nuevo Ingreso de Cajas en Plataforma

(SDS Connect)

A continuación, se detalla paso a paso el proceso de “Ingreso de Nueva Caja a la

Plataforma SDS Connect”.

Paso 1
- Ingresar al sistema de búsqueda de su equipo (Google Chrome)
- Una vez ingresado al sistema, buscar (sdspanama.com)
- Dentro del sitio seleccionado: dar “Clic” en Iniciar Sesión

- Al dar “clic” se le abrirá una pestaña nueva en la cual debe ingresar:

1. ID de Usuario --------
2. Contraseña --------
3. Iniciar Sesión (dar Clic)
Paso 2
- Ya ingresado su (ID y Contraseña) visualizara la plataforma como muestra la
imagen:
- Dentro de la plataforma visualizara las diferentes opciones que muestra la misma.

Paso 3
Ingreso de Cajas Nuevas

- Dar “clic” en la opción “Agregar”. (en cualquiera de las 2 opciones puede dar clic)

- Seleccionado el campo “Agregar” le mostrara una nueva ventana. (Como detalla la

imagen).
 Allí encontrara diferentes tipos de campos o espacios a llenar.
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11 1. Cliente: nombre de la Empresa.

2. Departamento: colocar departamento al cual pertenecen los documentos.
3. Tipo: en este caso solo muestra lo que está agregando “BOX” (caja).
4. Solicitado Por: muestra el nombre del usuario que ha iniciado sesión en la
plataforma.
5. Código del Articulo: se agregará el número que muestra el código de barra que la
empresa (SDS) le ha brindado. Ejemplo: C0000*****1 .
6. # Caja Interna: numeración interna o código especifico de cliente (no es
obligatorio).
7. Contenido: detalla una descripción general de lo que hay dentro de la caja. (Ejemplo:
“Planillas 2020”).
8. Sucursal: indicar sucursal a la cual pertenecen los documentos (de tener en diferentes
puntos del país).
9. Elaborado por: nombre de la persona que archiva los documentos y completa dichos
campos.
10. Contenido General: se detalla un resumen del contenido, documentos o expedientes
archivados en la caja.
11. Fecha de Expiración: fecha de referencia del periodo de retención y custodia de las
cajas. Posteriormente la misma podrá ser triturada, luego de recibir una instrucción
por escrito.
- Una vez agreda la información en los “campos o espacios”; en la parte inferior
derecha muestra dos botones: 1. Guardar 2. Cerrar
De estar seguro de la información en los campos, selecciona “guardar”.

- Al presionar guardar, los campos de dicha ventana quedaran en blanco, lo que le

permite seguir agregando otro código de barra (como lo indica el paso 3) y así cada
vez que guarda, se podrá sucesivamente agregando códigos de barra hasta que los
haya agregado todos.
- Cuando haya terminado de indexar todas las cajas, debe selección dar clic en la opción
cerrar

Paso 4
Verificación de cajas nuevas agregadas a la plataforma

- Las cajas nuevas agregadas le aparecerán en la parte superior derecha donde indica
“Carretilla (Verificar Orden)”.
 - Al seleccionar Carretilla (Verificar Orden), le mostrara una ventana donde
aparecen todas las cajas nuevas que haya agregado. Como muestra la imagen.

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- Como nota, en cada caja agregada aparecen unos “Iconos”, los mismos tienen las
siguientes funciones:
1. Editar Articulo: este icono le permite editar los campos ya agregados al inicio del
ingreso de la caja. Los mismos campos que le aparecieron en “Agregar” le
aparecen allí, puede editar alguna información mal detallada o algún error en los
campos.
2. Agregar Articulo a Caja: le permite agregar expedientes que yacen dentro de la
caja.
3. Anexar un Archivo a este Articulo: con este icono puede acceder directamente a
su PC y agregar algún archivo, ya sea; Excel, Word, PDF, Imagen, etc.… el cual
mantenga la caja que allá agregado.
4. Remover: le permite eliminar la caja en su totalidad de esta, sea el caso que ya no
desee enviar esta caja nueva a custodia.
5. Enviar Orden: ya en su totalidad de revisión segura de las cajas agregadas, este
icono le permite “enviar la orden” a nuestra plataforma, la cual nos permite
visualizar el detalle de la orden enviada.
5.1 Nota: al presionar “Enviar Orden” le mostrara una ventana la cual mantiene unos
campos a seleccionar.
1. Dirección de Entrega: los mismos ya están, predeterminada.
2. Información de la Orden: indica referencia de orden del cliente (opcional).
• Prioridad de entrega (a seleccionar),
• Cargar al departamento que va dirigida la orden. (a seleccionar).
 3. Comentarios: le permite agregar algún comentario referente a la orden por
enviar.
4. Por Enviar o Cancelar: permite enviar definitivamente la orden o puede
cancelar la misma.

Una vez dado clic en por enviar, el sistema automáticamente le cargara un pdf con la
información de la orden solicitada, esto llega directamente al sistema de su ejecutivo
asignado quien revisará y procesara su orden de trabajo.