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El Mapa de Procesos y Su Importancia en La Gestión de Una
El Mapa de Procesos y Su Importancia en La Gestión de Una
una organización
La importancia del mapeo de procesos dentro de la faceta de la gestión de una
organización, es indiscutible. Al mapear los procesos, se contribuye a hacer visible el
trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos,
permitiéndonos notar tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y
que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.
A pesar de lo anterior, en mis años como Consultor, aún en estas fechas sigo escuchando a
muchos de mis potenciales clientes, hacerme la siguiente pregunta «¿para qué son útiles
los mapas de procesos?»
Entonces,
1. Dibujar la versión “como debe ser” en vez de “como es”, falseando la interpretación
de la forma actual de proceder. La mente trabaja muy rápido y en ocasiones
mapeamos lo que creemos que sucede o lo que nos gustaría que sucediera, en lugar
de lo que está sucediendo realmente.
2. Encargar la elaboración del mapa a una persona que no tiene conocimiento
profundo del proceso.
3. Hacer los mapas demasiado extensos y complejos, perdiendo los beneficios de
comprender mejor y más rápido mediante una imagen. Tampoco hay que caer en el
otro extremo. Se ha comprobado en la práctica que un mapa que contenga entre 20 y
30 pasos (símbolos) es de mayor utilidad.
4. No registrar los datos básicos para el adecuado control y actualización del
documento, por ejemplo: título, quién lo realizó, quién lo validó, fechas, versión,
etc.
Dicho esto, algunos de los cambios que una adecuada gestión por procesos facilitará en una
organización que tome este camino, serán: