Curso: MÓDULO DE WORD

(INTERMEDIO) 23SEP40V1

Nombre de actividad: Presentación de

evidencias sobre combinación de
correspondencia.

Número de actividad: Actividad 6.

 Presentación de evidencia sobre la combinación de
correspondencia en un documento.
La combinación de correspondencia nos permite crear un lote de
documentos personalizados para cada destinatario.
De ahí la creación de cartas personalizables a base de una donde cambian
varios datos variables sin necesidad de copiar y pegar varias veces la
misma carta, es un ahorro de tiempo, agiliza el trabajo al momento de
enviar la misma carta a muchas personas.
Es una herramienta fácil y rápida de entender.

Preparación del documento base

Se va a Correspondencia >Iniciar combinación de correspondencia >

cartas.
Se redacta una carta destinada a una lista de contactos. Se
identifican los espacios donde se combinarán los datos.
Se aplica cambio fuentes, tamaños de fuentes, aplicación de
marca de agua así como edición en el encabezado para una
mejor presentación del documento.
Creación de una lista de destinatarios
Se dirige a la pestaña Correspondencia, después a la sección de
Seleccionar destinatarios donde desplegara opciones, se elige la opción
de Escribir una nueva lista…
Se abre un nuevo cuadro de dialogo donde aparecerá una tabla de datos,
las columnas representando los Nombres de campo y las filas las Entradas
donde podemos agregar destinatarios

Se puede agregar como eliminar elementos en la sección de Personalizar

lista de direcciones.
Una vez listos los destinatarios con sus datos llenos en la tabla, se guarda
en la computadora como una base de datos.

Se asigna con un nombre y en una ubicación fácil de dar porque será de

utilidad a continuación.

Configuración de campos de combinación

Ahora nos dirigimos nuevamente a Correspondencia > Seleccionar
destinatarios, pero ahora a la opción Usar tabla existente, donde nos
llevara a los archivos de la computadora para seleccionar la base de datos
que creamos de donde saldrán los contactos.
Ahora donde mismo en Correspondencia, nos dirigimos a la sección
Escribir e insertar campos > Insertar campos combinados donde en la
carta escrita iremos ubicando donde aparecerán los datos.
 Prueba de la combinación de correspondencia

En Vista previa de resultados se dará una vista de como se ven los datos
insertados en el documento, con ayuda de las flechas se verán todos los
destinatarios con sus respectivos datos.
Quedando así cada carta para cada destinatario:
Generación de documentos finales
Se selecciona el icono de Finalizar y combinar, después Editar
documentos individuales... Se abrirá una ventana para Combinar
registro, se seleccionará la opción Todos para luego dar clic en Aceptar.
Se creará un documento nuevo de Word donde estarán todas las cartas
personalizadas.

Revisión y corrección
Se realiza una revisión a los documentos creados para verificar que la información se
haya combinado correctamente y que no haya errores en los datos personalizados.
Ahora las cartas pueden ser enviadas para imprimir o enviadas por correo electrónico