Distrionline.

ec
Plan de Gestión del Proyecto

Versión <1.3>
<02-04-2017>

[Nota: Esta plantilla se proporciona para el uso en el curso de Proyectos

Empresariales de la Universidad San Francisco de Quito, dictada por el profesor
César Pérez P
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Contenido
Introducción..................................................................................................................... 2
Enfoque de la Gestión del Proyecto ................................................................................ 2
Alcance del Proyecto....................................................................................................... 3
Lista de Hitos .................................................................................................................. 4
Línea de Base y Desglose de la Estructura de Trabajo .................................................. 4
Plan de Gestión de Cambios ........................................................................................... 4
Plan de Gestión de las Comunicaciones ......................................................................... 5
Plan de Gestión de Costos.............................................................................................. 6
Plan de Gestión de Adquisiciones ................................................................................... 7
Plan de Gestión de la Calidad ......................................................................................... 8
Plan de Gestión de Riesgos .......................................................................................... 10
Plan de Gestión de Recursos Humanos ....................................................................... 11
Costos de Línea de Base .............................................................................................. 12
Aceptación del Patrocinador del Proyecto ..................................................................... 13

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INTRODUCCIÓN

El proyecto “Distri On-Line” consiste en la creación de un sistema automatizado atreves

del diseño de una herramienta informática, software aplicativo o página web con el
objetivo central de reducir la gestión incorrecta de los operadores que toman los
pedidos y requerimientos de los productos de Cervecería Nacional que tienen que ser
comercializados a sus clientes por el medio de distribuidoras franquiciadas.
Con un presupuesto de apenas 35 mil dólares , el proyecto involucra la utilización de 4
programadores externos a tiempo completo que durante 6 meses diseñarán la página
web y el aplicativo multiplataforma que servirá como intermediario entre los procesos
de comercialización de los productos, creando un sistema de auditoría que permita
tener información uniforme entre Cervecería Nacional, los Call-Centers en donde se
realizan los pedidos, las distribuidores y los clientes ; de esta forma evitando pedidos
fallidos , pérdidas y sobrecostos para todas las partes.

ENFOQUE DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

Para la ejecución de este proyecto los roles están definidos de tal forma que se puedan
aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo. Con respecto al cargo
gerencial, Álvaro Durán será el encargado de desempeñar esta función ya que tiene
amplio conocimiento del comportamiento de la industria que hará uso de nuestros
servicios. Los otros miembros que conforman el equipo de trabajo estarán encargados
de supervisar el desarrollo de la plataforma. En este caso, el gerente del proyecto
tendrá la responsabilidad de supervisar la globalidad del mismo y a su vez será el
vínculo con la empresa patrocinadora.

La empresa que patrocina este proyecto es Luis Olmedo Cía. Limitada, la misma que
estará encargada de proveer los recursos necesarios para el normal desempeño de las
actividades. Con respecto a las limitaciones en los recursos no habría mayor

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inconveniente puesto que el presupuesto del proyecto será entregado en su totalidad a

quienes lo desarrollaremos; en caso de que los recursos no fueren suficientes, la
empresa patrocinadora será la encargada de cubrir con posibles limitaciones en el
presupuesto. Decisiones relacionadas a incremento del presupuesto o alcance del
proyecto serán discutidas por todo el equipo de trabajo; sin embargo, el gerente del
proyecto será quien tome la última palabra.

Para la ejecución de un modelo de gestión eficiente, todos los miembros del equipo
estarán al tanto de lo que ocurre en el proyecto; de tal forma que se pueda dar pronta
solución a cualquier eventualidad.

ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto Distri On-Line está dirigido para reducir el malestar del cliente, este
malestar se genera debido a la mala gestión en la toma de pedidos por parte de call
center, con esta plataforma el cliente generará sus pedidos de manera eficiente y sin la
presión que genera una llamada o sin tener que esperar la visita de una persona en un
día aleatorio de la semana.
Este proyecto cuenta con un plan de riesgos debido a las conexiones no muy estables
en diferentes partes de la región sierra centro donde será implementado este sistema,
también el poco hábito de uso de internet por parte de los usuarios, y la creación de
cuentas falsas, para esto este proyecto contará con un plan de pruebas en sectores
específicos de las provincias de Chimborazo y Cotopaxi, también generar varias
propuestas de cómo se vería la página web, viendo la más fácil y dinámica para el
usuario de esta manera reducimos el riesgo de fallas después de la entrega, y así
mantener el proyecto encarrilado hasta su entrega

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LISTA DE HITOS

LÍNEA DE BASE Y DESGLOSE DE LA ESTRUCTURA DE TRABAJO

Anexo 1- Adjunto PDF

PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

Con respecto a este tema, el proceso de control de cambios sería desarrollado de tal
manera que todos los integrantes del proyecto puedan tener conocimiento de los
cambios que se van efectuando. En primer lugar, el equipo de trabajo tendrá que dar
conocimiento de cualquier cambio que se deba efectuar al gerente del proyecto,
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posteriormente este será el encargado de la respectiva aprobación o negación. Si el

cambio requerido involucra la participación del patrocinador, el gerente del proyecto
tiene la obligación de dar conocimiento al patrocinador para una posterior aprobación
de la solicitud.

Como se especificó anteriormente, el rol de autorizador lo desempeñará el gerente de

proyecto o la empresa patrocinadora, esto en función del cambio requerido. El principal
encargado de llevar el monitoreo de dichas solicitudes es el gerente del proyecto, quien
a su vez tendrá al tanto de la situación a Luis Olmedo Cía. Limitada.

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

La comunicación del proyecto está diseñada de una manera vertical donde la toma de
decisiones está a cargo de cada uno de los involucrados y directores de
departamentos, con reportes diarios a la gerencia sobre el avance del mismo, es
importante la generación de reportes para informar a la empresa patrocinadora del
avance semanal del proyecto, la información deberá fluir de manera indicada en el
organigrama

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 Los coordinadores de las diferentes áreas están en obligación de dar

conocimiento del progreso al jefe de proyecto.
 El jefe de proyecto es el vínculo con la empresa Luis Olmedo Cia. Ltda.
 Coordinador de programación y Recursos Humanos gestionan los recursos
como salarios, gastos vinculados al proyecto con el coordinador del área
financiera.
 El coordinador de campo está encargado de dirigir el personal, por lo tanto debe
coordinarse con recursos humanos.
La información que no conste en el informe de avance semanal deberá ser entregada
al coordinador de cada área en manera de memo para una fácil lectura, la toma de
decisiones de hasta 1000 dólares podrá ser tomada por cada coordinador, pasada ese
valor deberá generarse una orden de pago autorizada por el jefe de proyecto en
conjunto con el coordinador financiero, el coordinador de campo debe ser el vocero
ante medios de comunicación, boletines impresos para el público en general y
conversar con las áreas de afectación directa.
Todos los informes, memos y combinaciones deberán ser enviadas por correo con
copia a el jefe de proyecto, se realizará reuniones semanales para la entrega de
informes presidida por el jefe de proyecto, en caso de no poder presidir el jefe, queda a
cargo del Coordinador de campo la ejecución de la reunión

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

El plan de gestión de costos estará a cargo tanto del gerente del proyecto, así como
quienes conforman el equipo de trabajo; esto con el fin de hacer uso eficiente de los
recursos provenientes de la empresa patrocinadora. Los desarrolladores del proyecto
tendrán la obligación de hacer uso de estos recursos con el nivel máximo de
responsabilidad, de tal manera que no sea necesario un desembolso adicional.

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La autoridad responsable de aprobar los cambios en el presupuesto es la empresa Luis

Olmedo Cía. Limitada; puesto que es el patrocinador del proyecto en su totalidad. Con
respecto al rendimiento de los costos, estos serán llevados de una manera ordenada a
través de recursos financieros y contables como el flujo de caja; de tal manera que la
empresa patrocinadora esté al tanto del movimiento de los recursos, así como los
costos pertinentes.

Los reportes de costos serán enviados semanalmente a Luis Olmedo Cía. Limitada;
específicamente al gerente general de dicha empresa. Este reporte estará conformado
por los respectivos flujos de caja, así como la especificación de cada costo efectuado.

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

- Adquisición de 15 tabletas Samsung Galaxy Tabí E 8”, precio en Amazon.com de

$140 cada una. Encargado de esta gestión será Eric Landívar, Coordinador de
programación. Esto se debe realizar antes del 27/06/2017
-Adquisición de servidores. 2 servidores Dell PowerEdge R430 Intel Xeon, estimados
en $2,536.47. Encargado será Eric Landívar, Coordinador de programación, se
realizará antes del 27/06/2017
-15 bases para tabletas de auto presupuestados en $20 cada base. Encargado de la
compra Eric Landívar Coordinador de programación. Realizar antes del 27/06/2017
-Adquisición de 4 computadores desktop Dell presupuestados en $200 cada una en
Amazon.com. Gestionar compra antes del 27/06/2017
-Materiales y herramientas para la instalación, varios $1000. Realizar la gestión antes
del 27/06/2017

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PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Entregable Nivel de Aceptación Comentarios

● Instalación Alto  Instalar Tablet de
TABLETS en flota manera fija en
camiones
 Probar
funcionamiento al
100%
 Geo Referenciar

● Plataforma en Alto  Interfaz fácil de usar

diferentes  Software y pagina
sistemas web amigable para
operativos el usuario
 Apps Gratuitas
 Fácil de descargar
● Instalación de Alto  Disponibilidad del
servidores y servicio 24/7
cuarto de  Accesible para
monitoreo técnicos
 Proveer de
especificaciones
técnicas

● Reporte de Alto  Probar el sistema

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pruebas del en diferentes

sistema sectores de las
provincias
 Probar conexiones
de red
 Probar conexiones
GPS

● Reporte de Alto  Buscar red con

pruebas de mayor cobertura
cobertura  Sugerir proveedor
de internet a
usuarios
 Encontrar puntos
muertos de
conexión en rutas

● Reporte de Alto  Capacitar al 100 %

capacitación; al personal
capacitación a  Cursos diarios para
personal choferes y gente de
flota
 Pruebas de
conocimiento del
personal
● Reporte de Alto  Dar capacitación a
capacitación; usuarios
capacitación a  Dar seguimiento a
usuarios usuarios

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 Visitar
continuamente a
usuarios y dar
soluciones

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Para una gestión efectiva de riesgos, los miembros que conforman el equipo de trabajo
deberán estar al tanto de cualquier eventualidad que suceda en el transcurso del
proyecto, esto con el fin de que la solución adoptada sea abordada desde todas las
perspectivas posibles y no existan consecuencias colaterales que puedan afectar el
funcionamiento de otra área. Obviamente, la identificación del problema será efectuado
por quien este al mando del área afectada, sin embargo, el manejo posterior del mismo
involucrará a todos quienes conforman el equipo de trabajo.

El mecanismo a utilizarse para desempeñar esta actividad será el Registro de Riesgos;

a través de este recurso se determinará la descripción general del problema, su causa,
el riesgo, la probabilidad y el responsable para finalmente definir un plan de respuesta
que pueda dar solución al mismo.

Matriz de riesgo:

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Consecuencias Probabilidad
-Caída del sistema. Mayores Poco probable
-Faltas de conocimiento por parte de los usuarios Mayores Posible
-Fallo del geo localizador Catastrófico Posible
-Falla por parte de la operadora de internet móvil Catastrófico Poco probable
-Sectores sin coberturas de operadoras Mayores Posible
-Falla de actualización de ventas a tiempo real. Menores Posible
-Falta de tiempo. Catastrófico Poco probable
-Falta de recursos. Catastrófico Poco probable
-Mal presupuesto. Catastrófico Poco probable
-Falta de penetración de la tecnología en zonas rurales. Moderada Muy probable
Distorsión de la información en los pedidos por fallas
Moderada Raro
del aplicativo.

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

- 4 programadores externos a tiempo completo de oficina. Fecha de inicio 28/03/2017

hasta el 27/06/2017. $1.500 salario mensual fijo cada uno por la duración del proyecto
-2 técnicos para la instalación de tabletas en camiones y servidores. Fecha de inicio
27/06/2017 hasta misma fecha. Salario de $500 mensuales fijos cada uno hasta final
del proyecto
-2 capacitadores del programa para uso de clientes y empresa. Fecha inicio 03/07/2017
hasta la misma fecha. $500 cada uno fijo mensual hasta final de la fecha
-2 testers para probar utilidad del programa. Fecha de inicio 17/07/2017. Salario fijo
mensual cada uno de $500 hasta finalizar el proyecto.

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COSTOS DE LÍNEA DE BASE

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ACEPTACIÓN DEL PATROCINADOR DEL PROYECTO

Yo Mónica Olmedo Gerente General de Luis Olmedo Cía. Ltda. Apruebo a los
estudiantes de la Universidad San Francisco de Quito a realizar el proyecto de
digitalización de servicios de ventas para la empresa que represento, el proyecto con
nombre Distri-Online de acuerdo con los puntos mostrados en la parte superior de este
documento, la empresa da por autorizado la ejecución del proyecto

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Historia de revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

29/03/2017 1.0 Primer Borrador Andrés Bayas

03/04/2017 1.1 Cambio en comunicación Diego Silva

17/04/2017 1.2 Recursos Humanos Eric Landívar

08/05/2017 1.3 Entrega final Álvaro Duran,

Manuel Araujo

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