PRESUPUESTO Y CONTROL DE COSTOS DEL

PROYECTO

DR. OSCAR ENRIQUE DÍAZ SANTOS

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 INTRODUCCIÓN

• Para que las empresas pongan en operación nuevos

proyectos o administrar los proyectos que ya tiene
en marcha es imprescindible formular
presupuestos que permitan asignar recursos
financieros para que se puedan llevar a cabo. Para
ello, es fundamental pronosticar los ingresos que se
deben obtener y estimar los costos de los
proyectos. Ello permitirá planear y gestionar los
proyectos de manera adecuada.
 DEFINICIÓN

• Un presupuesto es una expresión cuantitativa de

un plan de acción (Cárdenas, 2002).

• Se puede considerar que es el cálculo anticipado

del costo del proyecto; son todas las suposiciones
previas de los costos del proyecto.

• Es una herramienta que contribuye con los

administradores en sus funciones de planeación y
control.
 PROCESOS CENTRALES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto consiste de 2 procesos centrales:

• La estimación de costos.

• La planeación del presupuesto.

 IMPORTANCIA

• La elaboración del presupuesto obliga a los administradores

a anticiparse y preparase para condiciones cambiantes.

• Los presupuestos permite a los empleados conocer que se

espera de ellos. Un buen proceso de presupuesto comunica
de arriba hacia abajo y de bajo hacia arriba.

• Asimismo, los presupuestos ayudan a coordinar los

objetivos de la empresa y la relación de actividades de un
área con otras áreas de la organización.

• Así también, permiten asignar recursos financieros a las

acciones que se han previsto en la planeación.
 CLASIFICACIÓN

• Los presupuestos se dividen en operativos, financieros

y de inversiones permanentes para adquisiciones de
activos fijos, denominados también de capital.

• Además pueden ser variables o flexibles, a corto,

mediano o largo plazos, y existe una subdivisión: el
llamado presupuesto base cero.
 DIFERENCIAS

PLANEACIÓN PRESUPUESTO PRONÓSTICOS

Visualizan de manera
aproximada los
acontecimientos futuros y
Planeación. eliminar en gran parte la
incertidumbre y reaccionar
con rapidez a las
❖ Establece los condiciones cambiantes con
objetivos de una algún grado de precisión.
organización y la
Expresión cuantitativa Es el primer paso dentro del
manera de proceso de planificación de
de un plan de acción
alcanzarlos. la producción y estos sirven
que ayuda a coordinar
❖ Prevee acciones como punto de partida, no
e implementar un plan solo para la elaboración de
futuras para alcanzar
los planes estratégicos, sino
los objetivos y metas además, para el diseño de
de la empresa. los planes a mediano y corto
plazo, lo cual permite a las
organizaciones.
 DETERMINAR EL
PRESUPUESTO DE COSTOS

• Es el proceso que consiste en sumar los costos

estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo de cara a establecer una línea
base de costos autorizada (PMBOK, 2017).

• El beneficio clave de este proceso es que

determina la línea base de costos con respecto a la
cual se puede monitorear y controlar el desempeño
del proyecto.
 PROCESO PARA DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

1) Plan para la dirección de

proyecto
• Plan de gestión de los
costos
1) Juicio de expertos
• Plan de gestión de los
1)Línea base de costos
recursos
2) Costos agregados
• Línea base del alcance
2) Requisitos de
2) Documentos del proyecto
3) Análisis de datos financiamiento del
• Base de las
• Análisis de proyecto
estimaciones
reservas
• Estimaciones de costos
3) Actualizaciones a los
• Cronograma del
4) Revisar la información documentos del proyecto
proyecto
histórica • Estimaciones de
• Registro de riesgos
3) Documentos de negocio
costos
• Caso del negocio
5) Conciliación del límite • Cronograma del
de Financiamiento proyecto
• Plan de gestión de
• Registro de riesgos
beneficios
6 ) Financiamiento
4 ) Acuerdos
5) Factores ambientales de la
empresa
6 ) Activos de los procesos de
la organización
 Información Base para la determinación del
Presupuesto de Costos

1) Plan para la dirección de proyecto

Plan de gestión de los costos
Plan de gestión de los recursos
Línea base del alcance
2) Documentos del proyecto
Base de las estimaciones
Estimaciones de costos
Cronograma del proyecto
Registro de riesgos
3) Documentos de negocio
Caso del negocio
Plan de gestión de beneficios
4 ) Acuerdos
5) Factores ambientales de la empresa
6 ) Activos de los procesos de la organización
 Plan de Gestión de Costos

• Debe de considerar la descripción de la forma en

que se planificarán, estructurarán y controlarán los
costos del proyecto.

• Los procesos de gestión de costos, así como sus

herramientas y técnicas asociadas, se documentan
en el plan de gestión de los costos (PMBOK, 2017).
 Línea Base del Alcance

• De acuerdo al PMBOK (2017), representa las limitaciones

formales por período relativas a los gastos de fondos del proyecto
pueden ser exigidas por la organización, por contrato o por otras
entidades como las agencias gubernamentales.

• Estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) determina las

relaciones que existen entre todos los entregables del proyecto y
sus diversos componentes.

• Es importante contar con el diccionario de la EDT/WBS, ya que

los enunciados detallados del trabajo del proyecto sirven para
identificar los entregables. Asimismo, proporcionan una
descripción del trabajo a realizar para generar los entregables
para cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
 Estimación de Costos de la Actividades

• Consiste en determinar los costos probables que se

requieren para completar el trabajo del proyecto, aplicando
evaluaciones cuantitativas.

• Esta estimación debe de incluir: el mano de obra directa, los

materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones,
la tecnología de la información, así como el costo del
financiamiento (incluidos los cargos de intereses), la tasa de
inflación, las tasas de cambio de divisas. Es necesario
considerar la reserva para cubrir las contingencias de costo.

• Al incluirse los costos indirectos en el proyecto, también se

deben de incluir en el nivel de la actividad o en niveles
superiores. (PMBOK 2017)
 Base de las Estimaciones

• La información que se necesita para estimar los costos ,

incluye:

• Documentación de los fundamentos de las

estimaciones (es decir, cómo fueron desarrolladas).
• La documentación de todos los supuestos realizados.
• La documentación de todas las restricciones previstas.
• Una indicación del rango de las estimaciones posibles
(p.ej., $ 20,000 (±10%) .
• Indicador del nivel de confianza de la estimación final.
 Cronograma del Proyecto

• Es necesario considerar el cronograma del proyecto que

incluye las actividades por realizar y los tiempos necesarios
para su ejecución.

• El cronograma debe incluir del proyecto las fechas

planificadas de inicio y finalización de las actividades del
proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo y las cuentas de
control.

• De acuerdo a PMBOK (2017), la información del cronograma

debe de utilizarse para sumar los costos correspondientes a
los períodos del calendario en los cuales se ha planificado
incurrir en dichos costos.
 Calendarios de Recursos

• Los calendarios de recursos proporcionan

información sobre qué recursos se asignan al
proyecto y en qué momento se asignan.

• Esta información se debe utilizar para indicar el

costo de los recursos durante el proyecto (PMBOK,
2017).
 Acuerdos

• Acuerdos

• La información aplicable relativa al contrato y los

costos asociados a los productos, servicios o
resultados que han sido o serán adquiridos, se
incluyen durante la elaboración del presupuesto.
 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que

influyen en el proceso Determinar el Presupuesto
incluyen, entre otros:

• Las políticas, procedimientos y guías existentes,

tanto formales como informales, relacionadas con
la elaboración de presupuestos de costos;
• Las herramientas para la elaboración de
presupuestos de costos, y
• Los métodos para la preparación de informes.
 Riesgo

• El riesgo es la posibilidad de enfrentar una perdida

financiera.

• Puede considerarse como la variabilidad de los

rendimientos relacionados con un activo especifico.
 Tipos de riesgo

• Riesgo Diversificable:

Es la porción del riesgo de un activo que se atribuye

a causas aleatorias relacionadas con la empresa.

Se elimina a través de la diversificación.

También se le conoce como riesgo no sistemático.

 Tipos de Riesgo

• Riesgo no Diversificable:

• Es la porción relevante del riesgo de un activo que se

atribuye a factores del mercado que afectan a todas
las empresas.

• No se elimina a través de la diversificación.

• También se le conoce como riesgo sistemático.

 Riesgo de un activo individual

• El riesgo de un activo individual puede ser

evaluado utilizando métodos de
comportamiento y puede ser medido usando
procedimientos estadísticos.
• Se presentan dos perspectivas básicas:
1. Análisis de sensibilidad
2. Distribuciones de probabilidad
 RIESGOS DEL PROYECTO

• El análisis de riesgo de un proyecto se refiere a la

posibilidad de que una empresa, ya instalada o un
proyecto determinado, fracase.

• Los tipos de riesgo son: tecnológico, de mercado y

financiero.
 RIESGO TECNOLÓGICO

• Se refiere a que la tecnología de producción se esté

empleando en forma deficiente, entre ellas las
subutilizaciones. Por ejemplo, que el equipo clave
del estudio técnico, se esté subutilizando, lo cual
provocaría tener una inversión alta que no se esté
utilizando. También influye una mano de obra
excesiva, un alto porcentaje de mermas o
desperdicios, tener equipo sin utilizarse.
 CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO TECNOLÓGICO

• Se cuantifica variando el nivel de producción y

observando como se comporta la rentabilidad de la
inversión.
 RIESGO DE MERCADO

• Es la parte del riesgo que no es susceptible de

eliminarse.
• Surge de factores que sistemáticamente que
inciden en ellas como: guerras, inflación, recesión y
altas tasas de interés.
• El riesgo del mercado se mide por medio del
coeficiente beta.
 Registros de Riesgos

• Debido a las implicaciones que conllevan los

riesgos, es necesario que en un proyecto se realice
un registros detallado para tener en cuenta el
comportamiento de los costos que representan
estos riesgos y tomar la decisión adecuada para
afrontarlos.

• Se debe de actualizar el registro de riesgos en las

fases del proyecto y se deben de incluir entre las
actualizaciones de los documentos del proyecto.
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos (1)
• De acuerdo al PMBOK (2017), para elaborar el presupuesto de costos es necesario considerar las técnicas y herramientas
siguientes:

• El juicio de expertos. La experiencia obtenida en un área de aplicación, Área de Conocimiento, disciplina, industria o
proyecto similar, es de gran ayuda en la determinación del presupuesto. Dicha experiencia la puede proporcionar cualquier
grupo o persona con educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializados en determinado
proyecto.

• El juicio de expertos puede provenir de diversas fuentes, entre otras:

• Otras unidades dentro de la organización ejecutora;
• Consultores;
• Interesados ( incluidos clientes);
• Asociaciones profesionales y técnicas y
• Grupos de la industria.

• Costos agregados. Es la suma de las estimaciones de costos por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS, para los
niveles superiores de componentes de la EDT/WBS (tales como las cuentas de control), y finalmente, para todo el proyecto.

• Análisis de Reservas. El análisis de reservas del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como
las reservas de gestión del proyecto. Es necesario considerar estas reservas para evitar que los presupuestos queden justos
y si surge un imprevisto evitar problemas de suspensión o cancelación por falta de los recursos financieros.
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos (2)

• Costos agregados. Es la suma de las estimaciones de costos

por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS, para
los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS (tales
como las cuentas de control), y finalmente, para todo el
proyecto.

• Análisis de Reservas. El análisis de reservas del presupuesto

puede establecer tanto las reservas para contingencias
como las reservas de gestión del proyecto. Es necesario
considerar estas reservas para evitar que los presupuestos
queden justos y si surge un imprevisto evitar problemas de
suspensión o cancelación por falta de los recursos
financieros.
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos (3)

• Revisar la información histórica. Cualquier relación

histórica que dé como resultado estimaciones paramétricas
o análogas implica el uso de características (parámetros) del
proyecto para desarrollar modelos matemáticos que
permitan predecir los costos totales del proyecto.

• Conciliación del Límite de Financiamiento. El gasto de

fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento
comprometidos en relación con la financiación del proyecto.
Una variación entre los límites de financiamiento y los
gastos planificados requerirá en algunos casos volver a
programar el trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos.
• Financiamiento. Es la captación de los fondos necesarios
para el proyecto.
 Línea Base de Costos

• De acuerdo al PMBOK (2017), la línea base de costos es

la versión aprobada del presupuesto del proyecto por
fases. No se considera la reserva de gestión, que sólo se
puede cambiar a través de procedimientos formales de
control de cambios, y se utiliza como base de
comparación con los resultados reales.

• De hecho, la línea base de costos es la suma de los

presupuestos aprobados para las diferentes actividades
del cronograma en cada una de sus fases.
 Componentes el Presupuesto de Costos

Los componentes del Presupuesto de costos, de acuerdo al PMBOK (2017, p. 255), son:
• Presupuesto del proyecto.-Contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto.
• Reserva de Gestión.- Cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen por
razones de control de gestión y se reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del
proyecto.
• Línea base de costos.- Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo,
excluida cualquier reserva de gestión. La cual solo puede cambiarse a través de procedimientos
formales de control de cambios.
• Cuentas de control.- Estimaciones de costos de los paquetes de trabajo, junto con cualquier
reserva para contingencias de los mismos.
• Reserva para contingencias.- Consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos , que
se destina a riesgos identificados.
• Estimación de costos de los paquetes o unidades de trabajo.- Evaluaciones cuantitativas de los
costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto, así como los montos
para contingencias para tener en cuenta los riesgos identificados y una resera para cubrir el
trabajo no planificado en los paquetes o unidades de trabajo.
• Reservas para contingencias de las actividades.- Se destinan para cubrir riesgos identificados en
cada una de las actividades del proyecto.
• Estimación de los costos de las actividades.- Determinación de recursos necesario para
completar el trabajo de cada una delas actividades del proyecto.

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 Control de Costos del Proyecto

Es el proceso de dar seguimiento al estado del

proyecto para actualizar sus costos y gestionar
cambios de la línea base de costo.
El beneficio clave de este proceso es que
proporciona los medios para detectar desviaciones
con respecto al plan con objeto de tomar acciones
correctivas y minimizar el riesgo. (PMBOK, 2017)
 Documentación requerida para el control de
costos

• Conforme al PMBOK (2017), la información requerida (entradas)

para realizar el control de costos se centra en:

1. Plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de costos
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del desempeño
2. Documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
3. Requisitos de financiamiento del proyecto
4. Datos de desempeño del trabajo
5. Activos de los procesos de la organización
 Gestión del Valor Ganado, EVM

• Constituye una metodología que combina medidas

de alcance, cronograma y recursos para evaluar el
desempeño y el avance del proyecto (PMBOK,
2017).

• La importancia de este método es que permite

generar la línea base para la medición del
desempeño, integrando la línea base del alcance
con la línea base de costos y con la línea base del
cronograma.
 Dimensiones del Valor Ganado

• Las tres dimensiones que hay que considerar, de acuerdo a PMBOK (2017),
son:

• Valor planificado. El valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado que se

ha asignado al trabajo programado.

• Valor ganado. El valor ganado (EV) es la medida del trabajo realizado en

términos de presupuesto autorizado para dicho trabajo. En sí, es el presupuesto
asociado con el trabajo autorizado que ha sido completado. Para medir el
trabajo en ejecución es conveniente establecer criterios de medición del avance
para cada componente de la EDT/WBS.

• Costo real. El costo real (AC) es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo
en una actividad durante un período de tiempo específico. Es el costo total en el
que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EV. Así también,
debe corresponderse, en cuanto a definición, con lo que haya sido
presupuestado para el PV y medido por el EV (p.ej., sólo horas directas, sólo
costos directos o todos los costos, incluidos los costos indirectos).
 Elaboración de pronósticos de avance

• Los pronósticos son el primer paso dentro del proceso de planificación de la

producción y estos sirven como punto de partida, no solo para la elaboración de los
planes estratégicos, sino además, para el diseño de los planes a mediano y corto plazo,
lo cual permite a las organizaciones, visualizar de manera aproximada los
acontecimientos futuros y eliminar en gran parte la incertidumbre y reaccionar con
rapidez a las condiciones cambiantes con algún grado de precisión.

• De acuerdo al PMBOK (2017), los pronósticos se generan, se actualizan y se emiten tomando

como la base los datos de desempeño del trabajo proporcionada conforme se opera el
proyecto. La información de desempeño del trabajo debe considerar la operación realizada del
proyecto e información que pudiera causar un impacto sobre el proyecto en el futuro.

• Por ello, es importante, que se desarrolle un pronóstico de la estimación a la conclusión (EAC)

que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC), sobre la base del desempeño del
proyecto. Esto permite realizar proyecciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto,
basándose en la información de desempeño y el conocimiento disponible en el momento de
realizar el pronóstico.
 Índice de desempeño del trabajo por
completar (TCPI)

• Se considera como una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar
con los recursos que no han sido aplicados con el propósito de cumplir con el
objetivo de gestión.

• Es conveniente mencionar que la expresión numérica dl TCPI resulta de la

obtención de la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y el
presupuesto restante.

• El TCPI, de acuerdo con PMBOK (2017), es la proyección calculada del

desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante con el
propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal y como sucede
con el BAC o la EAC.

• Si se torna evidente que el BAC deja de ser viable, el director del proyecto
debería tener en cuenta la EAC pronosticada. Una vez aprobada, la EAC puede
sustituir al BAC en el cálculo del TCPI. La fórmula para el cálculo del TCPI
sustentada en el BAC es la siguiente: (BAC – EV) / (BAC – AC).
 CONCLUSIONES

• Cómo se pudo observar los presupuestos son una

parte importante de los proyectos ya que es una
expresión cuantitativa de los mismos en cuanto a
que se asignan recursos financieros para que
puedan ser realizados. Las técnicas presupuestales
son diversas, aunque en forma generalizada la
mayoría de las empresas utilizan los flujos de
efectivo. Es importante considerar la información
necesaria, las herramientas y técnicas y los
resultados para determinar los presupuestos y
controlar los costos, para lograr el objetivo
planteado para el proyecto.
 BIBLIOGRAFÍA

• Cárdenas, R. (2002). Presupuestos, Teoría y

Práctica. Mc Graw Hill.

• Horngren, Ch. et al (2006). Contabilidad

Administrativa. 13ª Edición. Prentice Hall.

• PMBOK (2017). Guía de los Fundamentos

para la Dirección de Proyectos Guía PMBOK.
6ª. Edición. Project Management Institute.