Prácticas Iniciales

Práctica Nro. 5: Microsoft Word

Objetivos:
Después de completar este laboratorio usted podrá:
 Crear formularios para el ingreso de datos.
 Insertar controles de contenido.
 Combinar correspondencia con sobres y etiquetas.
 Opciones de consulta.
 Insertar campos de combinación.

Antes de empezar:
Para iniciar este laboratorio, es necesario contar con lo carpeta Lab05 proporcionada por el
profesor a cargo. Todos los documentos que genere, deben ser guardados en esta carpeta para su
revisión posterior.

CREAR FORMULARIOS EN WORD

Un formulario es un documento estructurado con aspectos reservados para escribir información. El
formulario puede ser impreso para que sea llenado en papel o bien se puede llevar desde Word.

Ejer 01 Crear un formulario para llenar en Word.

Este tipo de formularios permite rellenar los campos. Para realizar este ejercicio abra un nuevo
documento de Word y vaya a la ficha Programador. Los campos a emplear se encuentran en
Herramientas Heredados.

1. Elabore el documento mostrado en la figura de la parte inferior y siga las instrucciones:

a. Para Apellidos y Nombres inserte un campo de texto.

b. El Área es un cuadro combinado con los siguientes valores: Atención al Usuario,

Comunicaciones, Sistemas y Seguridad de la información.

c. Para Cargo inserte un cuadro combinado, asígnele los siguientes elementos:

Funcionario, Analista Programador, Soporte y Coordinador.

d. Los Ítems de Desempeño de trabajo deben ser cuadros combinados. Estos cuadros
deben mostrar valores de 1 al 5. Activar la casilla de verificación. Calcular al salir.

e. El campo Puntaje debe ser campo de texto. Asígnele la propiedad Cálculo y escriba
la fórmula para obtener la sumatoria de los puntajes de cada ítem.

f. Los campos de Desarrollo profesional son casillas de verificación.

g. Puntaje: se considera 5 puntos por cada casilla activa.

h. Puntaje. Total, es la suma de ambos puntajes.

Laboratorio Nro. 5 1
 Prácticas Iniciales

OUG
Office Users Group

Laboratorio Nro. 5 2
 Prácticas Iniciales

Evaluación del Personal

Información del empleado

Nombres: Área:

Apellidos: Cargo:

Desempeño en el trabajo
(1) = Necesita mejorar (2) = Normal (3) = Satisfactorio (4) = Buena (5) = Excelente

Conocimiento del trabajo

Calidad del trabajo

Asistencia / puntualidad

Iniciativa Puntaje:

Desarrollo Profesional

Aprobó cursos de capacitación

Identificada con los objetivos de la organización Puntaje:

Puntaje Total:

Explique cómo agregó los elementos al control cuadro combinado

…………………………………………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………………………………………….....
…………………………………………………………………………………………………………….....
Escriba la fórmula de los tres campos de cálculo.
Puntaje 1: …………………………………………………………………………………………………….
Puntaje 2: …………………………………………………………………………………………………….
Puntaje Total: ……………………………………………………………………………………………….
2. Ahora, debe delimitar, a los usuarios a manipular solo los valores solicitados.
a. En la ficha Programador haga clic en el comando Proteger.
b. Elija Restringir formato y edición. Ubique la opción Admitir solo este tipo de
ediciones y elija Rellenado formulario.
c. Haga clic en el botón Sí, aplicar la protección. Escriba una contraseña para
evitar que desprotejan el documento.
3. Finalmente, guarde el documento como plantilla con el nombre de Evaluación del
Personal.
Ejer 02 Llenando el formulario en Word

Para que el formulario pueda ser llenado desde Word, se debe indicar que se guarden
los datos de forma separada al documento.

Laboratorio Nro. 5 3
 Prácticas Iniciales

1. Guardar los datos del formulario.

a. Haga clic en el botón Office y elija Opciones.
b. En la ficha Avanzada, ubique la categoría. Mantener la fidelidad compartir
este documento.
c.
Active la casilla Guardar, datos de formulario cono archivos del texto
delimitado.
2. Para probar la funcionalidad:

a. Use el botón Office, nuevo.

b. Haga clic en Mis Plantillas elija Evaluación de Personal.

c. Llene los datos de acuerdo a:

Nombre : Herles
Apellido : Apari
Área : Sistemas
Cargo : Analista Programador

d. Seleccione puntajes para los ítems Desempaño en el trabajo y Desarrollo

profesional.

e. Guarde el documento con el nombre Apari en la carpeta Lab05.

3. Repita, el paso 2 para 10 de sus compañeros. Guarde cada documento con el apellido
respectivo (no use espacios en blanco para los nombres de archivos)

Abra el documento Apari.txt

¿Qué tipo de archivo es?........................................................................................................................
¿En qué aplicación se abre?...................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

Ejer 03 Generando una lista

Como ya lo vio, los datos ingresados en los formularios se guardan en archivos

individuales.
En este ejercicio se verá la forma generar una lista con todos los datos.

1. Se debe abrir la ventana de comandos e ingresar a la carpeta Lab05.

a. Abra la carpeta Lab05. Copie la dirección que se muestra en la barra de direcciones.

b. Ahora, use el botón Inicio y elija Ejecutar.

c. En esa ventana escriba CMD y presione enter.

d. Se muestra el símbolo del sistema. Escriba

CD <espacio> y use botón derecho Pegar.

e. Presione enter para ingresar a la carpeta

2. Ahora se va a generar la lista:

a. En el símbolo del sistema, escriba:

Copy *.txt > C:\Listado.txt <enter>

b. Escriba EXIT para salir de la ventana de comandos.

Laboratorio Nro. 5 4
 Prácticas Iniciales

Abra el archivo Listado.txt

¿Qué tipo de archivo es?........................................................................................................................
¿Qué datos se muestran?.......................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

Ejer 06 Insertar campos de combinación

Una vez preparados los documentos, podrá combinar correspondencia:

1. Vaya el documento principal (Aviso.docx).

2. Vaya a la ficha Correspondencia y haga clic en Seleccionar destinatarios.
3. Elija usar lista existente.
4. En esta ventana, ubique la carpeta Lab05 y seleccione el libro de Excel Lista de Pedidos.
Haga clic en Abrir.
5. Seleccione el nombre de rango creado en el ejercicio 4.
6. Clic en Aceptar.

Ahora, es necesario insertar campos de combinación.

7. Lleve el cursor debajo del logo y haga clic en el comando insertar campo combinado.
8. Seleccione el campo Nombre del Cliente.
9. Inserte los demás campos de acuerdo a la imagen del ejercicio 5.

Escriba el nombre y utilidad de cada uno de los comandos mostrados.

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

Ejer 07 Combinar correspondencia

Realice el procedimiento para combinar correspondencia:

1. En el grupo Finalizar, haga clic en el comando Finaliza y combinar.

2. Use el comando Editar documentos individuales.
3. Elija la opción Todos y haga clic en Aceptar.
4. Observe que se ha generado un nuevo documento llamado Cartas 1 (Vea la barra de título),
el cual tiene 150 páginas.
5. Cambie el zoom a un 25%. Observe las páginas generadas.
6. Guarde el documento resultante como Combinar con Excel1.
7. Guarde el documento principal. (Aviso.docx)
8. Salga de Word.

Ejer 08 Opciones de consulta.

Cuando se usa la combinación de correspondencia, se combinan con todos los registros de la lista
de destinatarios. En este ejercicio se generarán cartas de acuerdo a criterios específicos.

1. Abra el documento Aviso.docx.

2. Como es un documento vinculado a un origen de datos, se muestra una ventana de
confirmación. Responda Si para emplear la carta principal.

Caso 1: Se desea generar cartas sólo a los clientes de Brasil.

1. En el documento principal, haga clic en la ficha Correspondencia.
2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.

Laboratorio Nro. 5 5
 Prácticas Iniciales

3. Ahora, haga clic sobre el título País y elija Brasil.

4. Observe que ahora se muestran sólo los registros de este servicio. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en el comando Finalizar y combinar y elija Editar Documentos Individuales. Observa
que se han generado 3 cartas.
6. Guarde el resultado como Caso 1 y cierre el DOCUMENTO RESULTADO.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Puede utilizar la combinación de correspondientes cuando desee crear un conjunto de
documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes. Cada carta
contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único.

Ejer 04 Preparando los Destinatarios

La lista de destinatarios puede ser una tabla de Word, un rango de celdas de Excel, o una tabla
y consulta de Access. En el caso de Excel, se debe asignar un nomnre de rangho a los datos y
combinar y emplear dicho nombre para la correspondencia.

Para asiganar nombre de rango:

1. Abra el libro de Excel llamado Listado de pedidos.
2. Luego, haga clic sobre cualquier celda de la tabla de pedidos, por ejemplo, haga clic en la
celda B10.
3. Presione las teclas CTRL + * (asterisco)
4. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba nombre. TABLA. Presiones ENTER para
terminar.

5. Guarde el libro y cierre Excel.

Ejer 05 Preparando el documento principal

El documento principal o Carta posee el texto estándar que se enviará a los destinatarios.

1. En un nuevo documento en Word, escriba el siguiente documento (los textos entre los
símbolos << >> indican la posición donde se deben insertar los campos de combinación,
así que NO los escriba):

Northwind Traders

<<Nombre_del_Cliente>>

Agradecemos su confianza y preferencia depositada en los productos y servicios

de nuestra empresa.

Aprovechamos para informar que el pedido Nro. <<Nro_Pedido>> ha sido

despachado hacia la ciudad de <<Ciudad>> – <<País>>

La fecha de envío es <<Fecha_Envío>> por un monto de <<Importe>>. Recoger el

pedido en la agencia de <<Compañía_de_Envío>> de su ciudad.

Laboratorio Nro. 5 6
 Prácticas Iniciales

Para conocer detalles acerca del Pedido despachado, contactar con nuestro agente
de ventas “Vendedor”

Atte.
______________________________

2. Guarde el documento correspondencia.docx en la carpeta Lab05.

Caso 2: Se desea generar cartas sólo a los clientes cuyo importe esa mayor a 5000.
Desecative el filtro anterior:
1. En el documento principal del ejercicio anterior, haga clic en la ficha Correspondencia.
2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.
3. Ahora, haga clic sobre el título País y elija Todos.
4. Gracias a esto, el filtro anterior (que el País sea Brasil) se desactiva.

Aplicar un nuevo filtro:

5. En el cuadro donde se muestra los Destinatarios, haga clic en el campo Importe y elija
Avanzado.
6. En esta Ventana, indique el criterio solicitado:

7. Luego, haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en el comando Finalizar y combinar y elija Editar documentos individuales.
9. Se deben generar 5 cartas. Guarde el resultado como Caso2 y ciérrelo.
10. Ahora, desarrolle los siguientes casos:

Caso 3: Combinar correspondencia con un criterio.

Combine el documento con todos los Pedidos despachados al cliente QUICK-Stop.
Guarde el documento con el nombre Caso3. Cierre este resultado.

Caso 4: Combinar correspondencia con dos criterios.

Combine el documento con todos los Pedidos hacia Brasil atendidos por el vendedor
Callahan.
Guarde el documento con el nombre Caso4. Cierre este resultado.

Caso 5: Combinar correspondencia con dos criterios.

Combine el documento con todos los Pedidos enviados por la compañía Speedy
Express y por el vendedor Buchanan.
Guarde el documento con el nombre Caso5. Cierre este resultado.

Caso 6: Combinar correspondencia con campos de tipo fecha.

Combine el documento con todos los Pedidos enviados antes del 1 de agosto del 2007.
Guarde el documento con el nombre Caso6. Cierre este resultado.

Caso 7: Combinar correspondencia con campos de tipo fecha.

Combine el documento con todos los Pedidos de octubre del 2007.
Guarde el documento con el nombre Caso7. Cierre este resultado.

Laboratorio Nro. 5 7
 Prácticas Iniciales

Caso 8: Combinar correspondencia

Combine el documento con todos los Pedidos enviados a Brasil, Argentina o México.
Guarde el documento con el nombre Caso8. Cierre este resultado.

Cierre TODOS los documentos de Word.

Ejer 09 Campo Si… entonces…sino

Este campo permite evaluar el contenido de un campo y mostrar resultados de acuerdo a dicha
evaluación.

Caso 9: En el texto PD1, se debe mostrar el texto. Entrega a domicilio sin gasto
adicional para los pedidos enviados a Brasil.

1. Abra el documento Aviso.docx.

2. En la parte final del documento escriba el texto PD1.
3. Luego, desde la ficha Correspondencia, use el botón Reglas y elija el campo Si…
entonces…sino.
4. Cambie las opciones de esta ventana para que los Pedidos enviados a Brasil muestran
el texto:
Entrega a domicilio sin gasto adicional

El texto para los registros que no cumplan la condición será:

Recargo para la entrega a domicilio

5. Cierre la ventana. Luego, presione ALT + F9 para ver el código insertado.

Escriba el código que se muestra:

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

6. Presione ALT + F9 para ocultar el código.

7. Termine la combinación y observe los resultados.

¿En qué cartas se muestran el texto del PD1?

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

8. Guarde el resultado con el nombre Caso 9.

Caso 10: En el texto PD2, se debe mostrar el texto. Solicitar catálogo de Productos
para los pedidos enviados por la agenda Unidad Package con un importe mayor a
1000

En este caso es necesario trabajar con 2 condiciones:

1. En la parte final del documento escriba el texto PD2.
2. Luego, desde la ficha Correspondencia, use el botón Reglas y elija el campo
Si….entonces…sino.
3. Cambie las opciones de esta ventana para que si la Compañía de envío es United
Package se muestre el texto:
Solicitar catálogo de Productos

El texto para los registros que no cumplan la condición será:

Sin promoción

Laboratorio Nro. 5 8
 Prácticas Iniciales

9. Cierre la ventana. Luego, presione ALT + F9 para ver el código insertado.

Para agregar una segunda condición:

1. Lleve el curso dentro del código insertado.
2. Eliminar el texto Solicitar catálogo de Productos….. en la posición del texto elimine….
Inserte otro campos Si….entonces….sino.
3. ….. la segunda condición (que al importe …. mayor a 1000) y añada los……..

Solicitar catálogo de Productos

El texto para los registros que no cumplan la condición será:

Sin promoción

4. Presione ALT + F9 para ver el código insertado:

Escriba el código que se muestra:

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

5. Termina la combinación y observe los resultados.

¿En qué cartas se muestran el texto del PD1?

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

6. Guarde el resultado con el nombre Caso 10.

Ejer 10 Combinar con Sobres y etiquetas

1. Abra un nuevo documento de Word.

2. En la ficha Correspondencia, use el comando Iniciar combinar correspondencia y elija como
documento principal un sobre.
3. Elabore el sobre tomando las siguientes consideraciones:
a. El tipo de letra de la dirección y el remite debe ser Lucida fax y tamaño 14
b. El tamaño del sobre debe ser 15 x 11 ½
c. Guárdelo con el nombre de Sobres.doc.
4. Combine el sobre creado con Listado de Pedidos.xlsx.
a. En el sobre, incluya los siguientes campos:

Northwind Traders

<<Nombre_del_Cliente>>
<<Ciudad>> - <<Páis>>

5. Guarde el sobre con el nombre de Sobre.docx

6. Combine el sobre creado con Listado de Pedidos.xlsx.
7. Guarde el resultado como Caso11.

Laboratorio Nro. 5 9
 Prácticas Iniciales

Para combinar con etiquetas:

1. En un documento nuevo, realice el procedimiento para crear una etiqueta que se combine
con tabla Listado de Pedidos. Use la etiqueta L7163 e incluya los siguientes campos:

Nro de Pedido
Ciudad – País
Compañía Envío

2. Guarde la etiqueta como Etiqueta 2.

3. Luego realice la combinación de correspondencia y guarde el resultado como Caso12.
4. Cierre todos los documentos y salga de Word.

Ejer 11 Practique lo aprendido

1. Escriba el documento mostrado abajo. Guárdelo como Notificacion.docx

2. Luego, realice el procedimiento para iniciar el proceso de combinar correspondencia con el
libro de Excel Lista de Suscriptores.
3. Inserte los campos de combinación, de tal manera que el documento se muestra como:

Express – Publicaciones
Av. Faucett B44, Urb. Playa Rímac Callao

<<Nombres>> <<Apellidos>>
<<Dirección>>

Por la presente lo felicitamos por ser parte de nuestro selecto staff de clientes y le
agradecemos su elección por hacer que Express Publicaciones sea parte de su
quehacer diario.

Así, además aprovechamos para recordarle que a partir de la presente, el monto por
la suscripción <<Tipo>> de la revista <<Revista>> será de <<Monto>>. Recuerde, la
fecha de término de su suscripción es <<Término>>

Sin otro particular, reiteramos nuestro aprecio y estima.

<<aquí escriba su nombre>>

Atención al Cliente
Express – Publicaciones

PD:

NOTA:

Pregunta 1

Laboratorio Nro. 5 10
 Prácticas Iniciales

Realice el procedimiento para combinar el documento preparado con los registros de la

tabla Lista de Suscripciones.
Se debe generar 50 cartas. Guarde el resultado como Pregunta 1 y ciérrelo.

Pregunta 2
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes de Lima.
Se debe generar 25 cartas. Guarde el documento como Pregunta 2. Cierre el resultado.

Pregunta 3
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes de la revista HomePC.
Se generan 18 cartas. Guarde el documento resultante con el nombre de Pregunta 3. Cierre
el documento.

Pregunta 4
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes cuya suscripción sea
Semestral y vivan en Huacho.
Se deben generar 8 cartas. Guarde el resultado con el nombre de Pregunta 4. Cierre el
resultado.

Pregunta 5
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes cuya suscripción sea
Anual de la revista PC Magazin.
Se deben generar 5 cartas. Guarde el resultado con el nombre de Pregunta 5. Cierre el
documento.

Pregunta 6
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes cuya suscripción
termine el 15 de diciembre del 2007
Se deben generar 6 cartas. Guarde el documento con el nombre de Pregunta 6. Cierre el
resultado.

Pregunta 7
Realice el procedimiento para combinar la carta con todos los clientes cuya suscripción
termine en julio del 2007
Se deben generar 25 cartas. Guarde el documento como Pregunta 7. Cierre el resultado.

Pregunta 8
Inserte un campo de Word para que en el saludo, se muestre los siguientes textos:
Estimado amigo para los clientes de sexo Masculino
Querida amiga para los clientes de sexo Femenino

Código insertado:…………………………………………………………………………………………

Luego, realice la combinación con todos los clientes y guarde el resultado con el nombre de
Pregunta 8. Cierre este resultado.

Pregunta 9
Inserte un campo de Word para que en PD, se muestre el texto:
No hay flete para los suscriptores de Lima
Flete de 0.5 para los de Provincia

Código insertado……………………………………………………………………………………

Laboratorio Nro. 5 11
 Prácticas Iniciales

Luego, combine el documento con todos los clientes y guarde el resultado con el nombre de
Pregunta 9. Cierre este resultado.

Pregunta 10
Realice el procedimiento para que el texto Se envía Catalogo VIP se muestre en la NOTA de
las suscripciones anuales de Lima.
Luego, combine la carta con todos los clientes del origen de datos. Guarde el documento
resultante con el nombre de Pregunta 10. Cierre este documento.

Pregunta 11
Prepare una etiqueta de 2 x 6 que incluya el Nombre y Apellido del cliente, la revista y la
Dirección.
Combine y guarde el resultado como Pregunta 11.

Pregunta 12
Realice el procedimiento combinar toda la lista de suscriptores con una etiqueta.
Se debe usar la etiqueta L7162.
Guarde el documento resultado con el nombre de Pregunta 12. Cierre el resultado.

Laboratorio Nro. 5 12