MANUAL DE SEGURIDAD BASC

POLÍTICA COMERCIAL CAPITULO BOGOTA

CIUDAD Y FECHA
MAHE NEUTRAL SHIPPING BOGOTÁ D.C., JUNIO 28 DE 2023
VERSIÓN No. 14

POLITICA COMERCIAL

Con el fin de minimizar los riesgos Mahe Neutral Shipping S.A.S cumplirá con las siguientes políticas:

1. Se establece que los clientes activos de la compañía son aquellos que entregan embarques
constantemente en un periodo menor a 3 meses.

2. Los documentos legales solicitados a los clientes serán: Certificado de Existencia y Representación
Legal. (Cámara de comercio no mayor a 3 meses) Fecha de constitución sociedad, RUT, Fotocopia
de la cedula del representante legal, Circular 0170 conocimiento de cliente- acuerdo de seguridad
cadena logística, formato Visita comercial diligenciado, Validar dirección, teléfono, foto fachada,
Autorización revisión base de datos (Habeas data), Carta conocimiento de cliente exportaciones,
Procedimiento vinculación de terceros (Documento externo y/o Carta) Este documento lo entrega el
cliente o en su defecto se envía la carta para firma del cliente. Estos documentos pueden ser
enviados por el cliente vía e-mail (Digital) y serán archivados de manera digital en una carpeta en
Google site donde reposarán de manera segura.

3. Con el fin de controlar la información que suministran nuestros clientes y como mecanismo de control
de riesgos solicitaremos a todos nuestros clientes actualización completa de documentos cada 12
meses, la cámara de comercio debe tener una vigencia mínima de 3 meses al momento de la
actualización; en caso de que el cliente realice cambios de razón social, dirección, composición
accionaria o cambio de régimen se exigirá la actualización de todos los documentos.

4. La información exigida en la circular 0170 debe estar completamente diligenciada y firmada por el
representante legal. Esta información debe ser corroborada con los demás documentos que el cliente
entrega. No exigiremos el envío de nuestro formato, para este caso revisaremos que la circular
recibida cumpla con toda la información solicitada en el formato de Mahe y/o Dian.

5. Para clientes nuevos es importante y se debe realizar primero la revisión de los mismos en la
denominada lista OFAC/Clinton. Para tal fin se consultará la página web
www.treasury.gov/ofac/downloads/sdnlist.pdf donde se verificara NIT, Nombre y cedula del
representante legal, gerentes y accionistas, se tomará pantallazo y se archivarán de manera digital
con los demás documentos legales exigidos. Este archivo tendrá una vigencia de un año.

6. La certificación BASC no será un requerimiento que determine la prestación de nuestros servicios a

los clientes.

7. Se realizará la verificación de los datos de los clientes a través del registro mercantil en la página web
del RUES http://www.rues.org.co/RUES_Web/ , se tomara un pantallazo y se archivara de manera
digital con los demás documentos legales.

MAIN OFFICE: Aerocentro Empresarial el Dorado Plaza Cll 26Nº 85D-55 Módulo 1 Of. 220 - Phone (57+1) 410 1055 - Fax
(57+1) 416 0277 BARRANQUILLA OFFICE: Carrera 51 Nº 76-199, Piso 2 Of. 223- Phone: (57+5) 387 4978
CARTAGENA OFFICE: Manga, Calle 25 No. 24A-16 Oficina 11-07 Edificio Twins Bay Torre Bancolombia- Phone: (57+5)
660 8848 - Fax: (57+5) 6600022 BUENAVENTURA PORT: Carrera 3 Nº 2-22, Of. 303 Bloque C, Edif. Santa Elena- Phone:
(57+2) 241 3669 - Fax: (57+2) 242 2562 MAHE NEUTRAL SHIPPING S.A.S. - www.mahe.com.co - Colombia, South
America
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8. Se verificaran los antecedentes tanto de persona jurídica como de las personas naturales a través
de la página web de la Procuraduría general de la nación
http://siri.procuraduria.gov.co:8086/CertWEB/Certificado.aspx?tpo=1, se tomará un pantallazo y se
archivará de manera digital con los demás documentos legales.

9. Se verificaran los antecedentes judiciales tanto de persona jurídica como de las personas naturales
a través de la página web de la Policía Nacional
https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/index.xhtml, se tomara un pantallazo y se
archivara de manera digital con los demás documentos legales al igual que revisión y verificación ante
Policía Nacional.

10. Se verificaran los antecedentes judiciales tanto de persona jurídica como de las personas naturales
a través de la página web de la contraloría https://www.contraloria.gov.co/control-
fiscal/responsabilidad-fiscal/certificado-de-antecedentes-fiscales

11. Es obligación realizar la visita comercial dando cumplimiento al Decreto 1165 de Julio de 2019 de la
DIAN el cual exige que se realice visita domiciliaria sin excepción alguna y BASC. Para la captación
de clientes nuevos que estén en ciudades principales donde tengamos oficinas, la visita comercial
será realizada por cada sucursal a solicitud. Por consiguiente, la gerencia general indica que solo se
debe realizar consecución de clientes en ciudades donde se tenga oficina o en su defecto donde se
pueda realizar (Viaje), previa autorización por parte de la Gerente General Estefanía Alvarado. A la
visita se debe asistir con formato visita comercial, éste debe venir completamente diligenciado,
firmado y/o sellado por la empresa a la que se visitó. La visita debe ser realizada cada 12 meses junto
con la actualización completa de los documentos y el registro fotográfico.

10.1 Esta visita comercial para la actualización del formato Visita comercial se puede realizar de manera
virtual, en donde se dejará evidencia fotográfica de la video llamada y de ser posible y con
autorización del cliente fotografías de las instalaciones y fachada.

12. Como mecanismo de control y disminución de riesgos se creó un comité de clientes nuevos
conformado por Rene Alvarado y/o Estefanía Alvarado y/o Comité BASC, el cual se encargara de
estudiar la documentación recibida y tomara la decisión de aceptar o no al cliente en nuestra
compañía.

13. En caso de no tener la documentación completa o actualizada de un cliente, se debe solicitar

autorización a las gerencias y verificación del mismo a través del BASC al email
alba.vanegas@wbasco.org, para poder continuar trabajando con el cliente mientras se logran obtener
los documentos del mismo. En caso de que un cliente se niegue a entregar documentación completa
e información sobre su compañía, no se vinculara este cliente y serán alertada las entidades
competentes sobre cualquier irregularidad.

MAIN OFFICE: Aerocentro Empresarial el Dorado Plaza Cll 26Nº 85D-55 Módulo 1 Of. 220 - Phone (57+1) 410 1055 - Fax
(57+1) 416 0277 BARRANQUILLA OFFICE: Carrera 51 Nº 76-199, Piso 2 Of. 223- Phone: (57+5) 387 4978
CARTAGENA OFFICE: Manga, Calle 25 No. 24A-16 Oficina 11-07 Edificio Twins Bay Torre Bancolombia- Phone: (57+5)
660 8848 - Fax: (57+5) 6600022 BUENAVENTURA PORT: Carrera 3 Nº 2-22, Of. 303 Bloque C, Edif. Santa Elena- Phone:
(57+2) 241 3669 - Fax: (57+2) 242 2562 MAHE NEUTRAL SHIPPING S.A.S. - www.mahe.com.co - Colombia, South
America
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VERSIÓN No. 14

14. Para todos los clientes que manejen carga FCL será obligatorio la presentación de la carta de
garantía, puede ser especifica o general; la general tendrá una vigencia de un año, este documento
debe ser entregado en original, impreso en papel membrete de la compañía y debe ser firmado por
el representante legal y autenticado.

15. Se verificaran y evaluaran todos los clientes por medio del formato Selección y evaluación de
seguridad para asociados de negocio, en donde se valoraran tres criterios: Documentación entregada
por el cliente, verificación de antecedentes e indicadores de seguridad. Este será elaborado por el
Coordinador SIG. El formato debe ser realizado cada 12 meses junto con la actualización completa
de los documentos.

16. Para el aérea comercial el mayor riesgo identificado es la cartera morosa para prevenir esto se
realizan los siguientes controles:

• Clientes nuevos no se les libera sin previo pago de las facturas.

• Solicitud de anticipo para procesos como transportes terrestres, transporte internacional,
aduanas y seguros.
• Todos los clientes que soliciten crédito deben tener un estudio previo por COVINOC y/o por
la empresa autorizada por EURO.
• Se realiza una reunión semanal de cartera para identificar los clientes que están próximos a
que su cartera se venza.

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Elaboró Aprobó
Comité SGS BASC Estefanía Alvarado
Coordinador sistema de gestión Gerente General

MAIN OFFICE: Aerocentro Empresarial el Dorado Plaza Cll 26Nº 85D-55 Módulo 1 Of. 220 - Phone (57+1) 410 1055 - Fax
(57+1) 416 0277 BARRANQUILLA OFFICE: Carrera 51 Nº 76-199, Piso 2 Of. 223- Phone: (57+5) 387 4978
CARTAGENA OFFICE: Manga, Calle 25 No. 24A-16 Oficina 11-07 Edificio Twins Bay Torre Bancolombia- Phone: (57+5)
660 8848 - Fax: (57+5) 6600022 BUENAVENTURA PORT: Carrera 3 Nº 2-22, Of. 303 Bloque C, Edif. Santa Elena- Phone:
(57+2) 241 3669 - Fax: (57+2) 242 2562 MAHE NEUTRAL SHIPPING S.A.S. - www.mahe.com.co - Colombia, South
America