Uso do E-mail

Uso Inteligente do E-mail: Voc sabe o que isso?

Por que, muitas vezes, uma coisa que deveria facilitar a vida nos faz perder mais tempo e gera frustrao e estresse? Deixe-me ser mais especfica: por que caem em nossa caixa de mensagens tantos emails confusos, desconexos, mal-escritos ou que no precisaramos receber? Por que escrevemos um e-mail para confirmar ou oficializarum simples pedido que fizemos ao colega da mesa ao lado? A comunicao eletrnica veio para ficar. Nasceu para ser uma ferramenta eficaz nos negcios e nas relaes entre pessoas e empresas. O problema surge quando usada de forma impensada, automtica, tarefeira. O email no existe para substituir um telefonema, uma conversa. Tambm no h sentido em, logo depois de enviar um e-mail, ligar para explicar exatamente o que se quer, de que precisa, pois a mensagem talvez no tenha ficado muito clara. Algumas pessoas gastam horas e horas de seu dia travando uma verdadeira batalha com sua caixa de entrada. H casos em que h uma lista de e-mails no lidos ou pendentes. Nas piores situaes, o e-mail torna-se um vcio e a pessoa monitora a chegada de novos arquivos todo o tempo, minuto a minuto no se desliga, no cria, no usa outras formas de comunicao. O uso inteligente do e-mail precisa fazer parte do nosso dia-a-dia. Precisamos entender que a ferramenta existe para facilitar, abrir caminhos, encurtar distncias, facilitar processos, tirar do caminho coisas pequenas para que possamos investir nosso tempo com a comunicao realmente importante para ns e para o negcio. Mas na prtica, como isso acontece? Deixo aqui algumas dicas. Nos cursos que ministro, costumo passar essas e outras mais. Para mim, o importante que, quando eu mesma as aplico, consigo resultados melhores em meus prprios textos. O que quero dizer que elas funcionam e tornam meu trabalho como redatora mais fcil. Aqui esto algumas delas: 1. Planeje seu texto. No caia na armadilha de comear a redigir sem antes saber exatamente o que quer comunicar e para quem. Muitas pessoas me perguntam: no melhor j comear a escrever? As idias no podem vir enquanto digito o texto? Minha resposta sim. Elas podem vir, mas provavelmente viro de forma desorganizada, sem ordem e sem relao com o que realmente importante para o leitor. Por isso, gaste uma parte do seu tempo pensando em quem vai receber a mensagem. Tente antecipar quais podem ser as suas dvidas, quais sero os pontos mais importantes para ela? O que pode confundi-la ou envolv-la? 2. Tenha um propsito claro, saiba exatamente o que voc quer ou espera do seu leitor. Com isso, seu texto ter uma leitura mais clara e objetiva. O leitor no ter que ligar e perguntar: o que voc realmente quer de mim? 3. Tenha claro na cabea o porqu de enviar a mensagem para uma pessoa. Evite uma possvel resposta como: tudo bem, mas o que eu tenho a ver com isso? Alm disso, o fluxo de informao em sua empresa ser muito mais racional, efetivo. 4. Comece pela informao mais importante para o leitor. D exemplos,

explicaes, argumentos depois. Deixe de lado aqueles incios clssicos como: Considerando a reunio do dia dez, tendo em vista as necessidades do cliente... V direto ao ponto. Se estiver escrevendo para pedir, pea logo no comeo, precisa esclarecer um ponto, faa-o sem se perder em idias. 5. Revise seu texto antes de envi-lo. Parece bvio, mas no . Erros gramaticais, uma palavra faltando, uma frase sem sentido, tudo isso pode ser evitado com uma leitura criteriosa. No deixe a falta de tempo justificar o envio de qualquer mensagem sem que voc tenha feito uma ltima leitura. sua imagem que est em jogo

Boas prticas para o uso do e-mail

Apesar de prtico e acessvel com facilidade se comete algumas gafes ou mau uso do e-mail. Isto pode resultar em dor de cabea, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Para evitar tais problemas damos algumas dicas para um melhor uso do e-mail.

Atualmente nossos meios de comunicao tem se expandido de forma incrvel. Este o caso do e-mail, uma ferramenta de comunicao extremamente importante mas que deve ser utilizada com certos critrios, tanto pessoalmente quanto profissionalmente. Existem algumas caractersticas importantes que diferenciam o envio de um e-mail de uma conversa direta. A linguagem escrita muitas vezes faz com que certos comentrios sejam percebidos como duros, crticos demais e etc., algo que em uma conversa direta no seria interpretado como tal. A conversa direta com uma pessoa nos d a oportunidade de retrucar na hora ou ver sua reao facial ou entonao da voz, ajudando na interpretao de como foi recebido algum comentrio nosso ou qual a inteno de um comentrio feito com relao a ns. Tendo em mente estas limitaes importante tomar certos cuidados ao enviar um e-mail, seja para quem for. Com o intuito de ajudar a elaborar e trabalhar melhor com o e-mail, seja no seu trabalho, na escola, universidade ou mesmo para uso pessoal abaixo colocamos algumas dicas importantes para utilizar melhor esta ferramenta to importante.

A ltima coisa que voc deve preencher no e-mail o destinatrio (o endereo do e-mail para quem se quer enviar).
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Comentrio: Isto evita que um esbarro no mouse ou no teclado o envie sem ele estar completo, com erros ou, quem sabe, at com aquela piadinha que voc colocou l mais depois ia tirar!

Sempre, aps terminar de escrever seu e-mail, leia-o do comeo ao fim.

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Comentrio: impressionante como podemos encontrar vrios erinhos de digitao em um texto que imaginvamos ter acabado de escrever magistralmente, reformular alguma idia que no ficou muito clara ou mesmo retirar algumas linhas que (vai saber) podem comprometer seus negcios ou amizade.

Sempre passe um corretor ortogrfico no final da elaborao de seu email.

o

Comentrio: Se voc no tiver um (corretor ortogrfico) a disposio no seu programa de envio procure substituir as palavras que voc tem dvida quanto ao significado ou a ortografia por palavras que voc conhece ou por alguma mais simples. Muitas vezes ao fazer esta substituio deve-se tomar cuidado para que a frase continue fazendo sentido. A troca de uma palavra pode necessitar a alterao de toda uma frase. Isto pode dar trabalho no comeo mas por uma boa causa. Uma outra boa dica, caso no tenha um corretor, digitar a palavra duvidosa no google. Ele geralmente mostra a palavra com a ortografia correta depois de fazer a pesquisa. Mas cuidado! Este mtodo no garante que a grafia esteja correta, apenas um quebra galho;

No reencaminhe e-mails de cunho racista ou discriminatrio.

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Comentrio: O racismo e a discriminao, alm de serem desprezveis, propaga a discrdia e a intolerncia, que so as principais causas dos conflitos no mundo. Voc ainda pode acabar sendo processado! Tome cuidado.

Ao receber um e-mail que voc considera ofensivo, seja de cliente, seja de amigo/parente, no responda imediatamente.
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Comentrio: Pare um pouco, v fazer alguma outra atividade e depois de um bom tempo volte e responda ao e-mail. A linguagem escrita, muitas vezes, no consegue captar o sentimento ou significado que a pessoa que escreve deseja transmitir. A linguagem escrita no capta as entonaes da voz, a expresso do rosto e etc. Muitas vezes o que parece ofensivo pode ser apenas uma observao, um comentrio sem maldade, uma crtica construtiva e sincera e etc. que ao vivo logo seria percebido como tal, mas que pelo e-mail pode parecer agressivo. Mesmo que a pessoa realmente tenha sido agressiva voc deve meditar se deve devolver na mesmo moeda ou se deve ser brando, equilibrado e compreensivo. Responder violncia com violncia no a melhor qualidade de um lder ou de um trabalhador competente e nem das pessoas civilizadas (apesar de algumas vezes ns realmente perdermos a pacincia). A pessoa pode estar em um mau dia, por exemplo.

O Assunto do e-mail (subject) deve ser sempre (que possvel claro) um micro-resumo de seu contedo e bem claro.
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Comentrio: Assim o leitor fica preparado para o que vem, alm de ajuda-lo a definir as prioridades de leitura e resposta;

Letras maisculas podem dar a impresso de que o remetente est gritando. Evite usa-las; Cautela nas formas de cumprimentos no e-mail.
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Comentrio: Um beijo, abrao, cordialmente, atenciosamente cada cumprimento deve ser usado baseando-se no grau de intimidade que voc tem com o destinatrio do e-mail. Cuidado com as intimidades. Muitas pessoas so

reservadas e no gostam de certos tratamentos. Procure utilizar cumprimentos mais polidos e neutros quando estiver tratando de trabalho ou com clientes (Cordialmente, Atenciosamente, Grato pela ateno, etc.). S utilize Abrao, beijo, etc. se tiver um grau de intimidade grande. Bom, acreditamos que estas sejam boas dicas para que voc possa utilizar de maneira adequada seu e-mail. Este artigo foi uma adaptao feita especialmente para o site Ser Melhor do artigo original que se encontra no endereo http://www.visaoilimitada.com/observatorio/boas-praticas-para-o-e-mail-corporativo-epessoal-tambem/

Referncia: Site

www.visaoilimitada.com/observatorio

12 deslizes no uso do email que podem sabotar sua imagem profissional

Seu email to importante para sua imagem profissional como as roupas voc veste, as cartas que voc escreve, a saudao em seu correio de voz e o aperto de mo que voc oferece. Se voc quiser causar uma boa impresso e construir boas relaes de negcio, preste ateno a como voc usa o email e evite esses 12 principais deslizes e enganos: 1. Omitir a linha de Assunto. Foi-se o tempo em que o contedo da linha de assunto do email era de pouca importncia. No faz nenhum sentido enviar a uma mensagem em que se l "nenhum assunto"; sua mensagem simplesmente parece ser sobre nada e no merece ser lida. Dado o enorme volume de email que cada pessoa recebe, a linha assunto essencial se voc quiser que sua mensagem seja lida. A linha de assunto se tornou um gancho. 2. No usar uma frase com significado na linha de Assunto. O assunto deve dizer claramente qual o contedo de sua mensagem. Seu cabealho deve ser pertinente sua mensagem, no s "Oi" ou "Ol". O destinatrio vai decidir a ordem em que ele l seus emails, baseado em quem enviou e em qual o assunto. Lembre-se que seu email tem uma grande concorrncia pela ateno de seu destinatrio. 3. No alterar o cabealho da mensagem para refletir o assunto. Por exemplo, se voc estiver escrevendo para o desenvolvedor de seu website, seu primeiro cabealho poderia ser "contedo do website". Porm, medida em que o site se desenvolve e voc envia mais informaes, use um cabealho adequado para cada mensagem, tais como, "informaes de contato", "grficos", ou "formulrios". No bastar clicar em "responder". Se voc incluir mais detalhes no cabealho ficar mais fcil para seu destinatrio encontrar um documento especfico em sua caixa de mensagens, sem ter que abrir todos as mensagens que voc enviou. Comece uma nova mensagem sempre que voc mudar de assunto. 4. No personalizar sua mensagem. O e-mail informal, mas ele ainda precisa de uma saudao inicial. Comece com "Prezado Sr. Lus Peixoto", "Caro Lus", ou, "Ol, Lus" ou somente "Lus". Se voc se esquecer de incluir o nome da pessoa pode fazer seu email parecer frio e impessoal.

5. No atentar ao tom da mensagem. Quando voc conversa face a face com outra pessoa 90% da comunicao no verbal. O e-mail no tem nenhuma linguagem corporal. O leitor no pode ver sua face ou ouvir seu tom de voz, por isso escolher cuidadosamente as muito importante. Ponha-se no lugar da outra pessoa e pense como suas palavras podem soar e que mensagem ela traz nas entrelinhas. 6. Esquecer de verificar a gramtica e erros de digitao. Nos primeiros dias do email, algum criou a idia de que essa forma de comunicao no deve ser escrita com rigor. Errado. Tem sim. Seu email leva consigo uma imagem sobre voc. Se voc no conferir seus emails as pessoas questionaro a qualidade de seu trabalho. Use a pontuao, acentuao correta e sempre confira sua ortografia. Lembre que seu Verificador de Ortografia identificar palavras mal formadas, mas no ponha toda sua confiana nele. No se pode dizer se voc quis dizer "mico" ou "mito", "porca" ou "forca", "nele" ou "dele". 7. Escrever uma mensagem enorme. O email foi desenhado para ser breve. Mantenha sua mensagem curta e direta. Use somente alguns pargrafos, com poucas oraes por pargrafo. As pessoas descartam seu email logo que notam uma mensagem muito longa. Se voc se achar escrevendo uma mensagem realmente muito longa, pegue o telefone ou marque uma reunio. 8. Encaminhar email sem autorizao . A maioria de ns j cometeu esse engano, mas considere esse assunto. Se a mensagem foi enviada para voc e s a voc, por que voc consideraria apropriado repassar isso? Muitas informaes delicadas vazaram por causa da falha de julgamento de algum. A menos que lhe seja solicitado ou que voc receba uma permisso, no passe adiante informaes que foram destinadas somente a voc. 9. Achar que ningum mais vai ver seu email. Aps ter deixado sua caixa postal, voc no tem a menor idia do caminho que seu email vai seguir, quantas cpias dele sero deixadas em servidores ao redor do mundo ou quantas pessoas podem ler seu contedo. No use a Internet para enviar qualquer coisa que voc no poderia suportar ver em um outdoor a caminho de trabalhar no dia seguinte. Use outro meio de comunicao para tratar de informaes pessoais ou sensveis. 10. Deixar de assinar suas mensagens. Sempre informe seu nome no final de suas mensagens, mesmo que ele j seja includo no topo do email, e inclua informaes de contato como seu telefone, fax e endereo postal. O destinatrio pode querer ligar para informaes adicionais ou enviar documentos que no podem ser anexados a um email. Crie um bloco de assinatura formal com todos esses dados a abordagem mais profissional. 11. Esperar uma resposta imediata. Nem todos ficam sentados na frente de um computador com o programa de email ligado. A beleza da comunicao via Internet sua convenincia. Ela no intrusiva. As pessoas podem verificar seu email quando for mais apropriado para elas, no para voc. Se sua mensagem to importante que voc precisa da resposta logo em seguida, use o telefone. 12. Completar a linha "Para" muito cedo. Informar o destinatrio de sua mensagem deve ser a ltima coisa a fazer ao escrever um email. Antes disso, verifique tudo. Verifique a gramtica e a ortografia. Verifique a pontuao e a clareza da mensagem. Verifique se todo o assunto foi abordado. Verifique se o tom de sua mensagem est de acordo com sua inteno ao escrever a mensagem. Verifique se incluiu o anexo que precisa enviar. Se voc informar o nome do

destinatrio antes de compor sua mensagem, seu menor deslize pode enviar a mensagem antes da hora, sem lhe dar a chance de corrigir o engano. O email torna tudo muito mais fcil e rpido, incluindo criar uma boa imagem profissional. Usando a tecnologia de modo adequado, voc ver os resultados refletidos em seus negcios.

tica no uso de e-mail ... ou ... e-mail politicamente correto.

Com a exploso da INTERNET, o uso de e-mail dissemina-se cada vez mais. H um certo charme em colocar o endereo eletrnico no carto de visitas. E quem no alguem@algum.lugar.com.br sente-se menos cidado. um recurso simples que facilita enormemente as comunicaes. Mas traz tambm alguns efeitos colaterais indesejveis. Se no adotarmos regras mnimas de comportamento, teremos congestionamento de rede, desperdcio de hardware, perda de tempo das pessoas, aborrecimentos. O princpio bsico : correio eletrnico tem a finalidade de passar informaes, de forma rpida e leve na rede, sem enfeites nem penduricalhos. Aqui vo algumas atitudes bastante teis para melhorar a vida de todo internauta que usa e-mail: Identifique-se. Nada mais mal-educado que mandar uma mensagem sem se identificar corretamente. Quando recebo uma dessas, -> trash. Nome, empresa e cargo so dados imprescindveis numa comunicao profissional. Excesses feitas para os ntimos. Use uma identificao padro (assinatura) em txt normal. Faa um pequeno texto a ser includo no final de suas mensagens, com seus dados de identificao. Praticamente todos programas de e-mail facilitam essa tarefa. Evite o uso de formatos especficos para carto de visitas, tipo "vcf". Cheque seu e-mail pelo menos duas vezes por dia. O ideal olhar logo cedo e configurar seu programa de mail para fazer uma verificao peridica. Se voc no tem tempo ou pacincia para verificar sua caixa de correspondncia pelo menos duas vezes por dia, esquea esse negcio de e-mail e no conte para ningum que voc tem endereo eletrnico. Se as pessoas precisam lhe telefonar para avisar que mandaram uma mensagem, pr que serve a Internet? Responda em 24 horas ou nunca. Se a mensagem vai ser considerada, seja corts e responda logo. Nem que seja "Mensagem recebida, vou verificar, aguarde contato". Mas no passe de um dia til, pois seu interlocutor precisa saber se a mensagem chegou ao destinatrio certo e aguarda ansiosamente uma resposta. E se o que lhe mandaram no interessa, no responda nunca. Grosseria, palavro, desaforo, preconceito, autopromoo, comrcio: inadmissvel. No perca seu tempo, nem desperdice os recursos tecnolgicos disposio da humanidade. H que se ter um mnimo de elegncia. Mensagens mal-educadas, propagandas no solicitadas, promoo pessoal, so muito mal vistas. No passe recibo (reply) de mensagens indesejadas. O melhor tratamento para coisas indesejadas vindas de quem no vale a

pena -> trash. a forma ideal de dizer que a mensagem no foi bemvinda. Responder ou mesmo solicitar a excluso de seu e-mail da provvel lista do remetente ter apenas a utilidade de validar seu endereo. Certifique-se de que suas configuraes para reply de mensagens esto corretas. Os programas de e-mail tm lugares para voc informar o endereo eletrnico para onde devem ser mandadas as respostas. S preencha se o endereo de resposta for diferente do de envio. No seja prolixo. Diga o que quer, de forma educada, objetiva e sem muita conversa. Seja objetivo mas diga claramente o que voc quer. No ser prolixo no significa ser monossilbico e incompleto. No espere que o destinatrio adivinhe onde voc est, o que est fazendo e o que quer. Se quer alguma informao, descreva tudo que possa ser necessrio para ser bem respondido. Releia o texto antes de enviar e elimine os ataques ao vernculo. Todos tm pressa, mas mandar textos com erros graves de portugus, de digitao ou no, pega muito mal. Use com clareza o campo de assunto (subject). Respeite seu interlocutor, e preencha adequadamente o subject. Quem recebe muitas mensagens, antes mesmo de abri-las, precisa de uma indicao clara do contedo, para facilitar sua gerncia de prioridades. Mensagens sem assunto, com assuntos vagos como "informao" ou com assunto incompatvel com o contedo so indesejveis. Tambm evite misturar assuntos diferentes na mesma mensagem. Mensagem = texto. Tanto quanto possvel transmita seu recado apenas no modo texto, no corpo do e-mail. O formato html j quase padro entre os programas de mail, mas ainda no o . Evite us-lo se voc quer ter certeza que sua mensagem vai ser lida. Evite anexar arquivos na sua mensagem, mas, se necessrio, explique bem o que . S "anexe" arquivos se absolutamente necessrio, explicando bem o contedo e o formato. Ningum quer perder tempo abrindo arquivos e todo mundo tem medo de vrus. E, claro, cuidado para no mandar vrus inadvertidamente. Muito cuidado com arquivos do tipo "DOC", "EXE", "SCR", "PIF", "DLL", "COM", "BAT", ..., o windows (e o outlook) por padro as escondem. Quando mandar arquivos, por favor, formatos de amplo domnio. A no ser que combine previamente com seu interlocutor, use apenas os formatos universais de arquivos, tipo txt, rtf, dbf. Os doc, xls, ppt do Office so aceitveis, dada sua penetrao. No envie arquivos doc, use o formato .RFT que so lidos por qualquer verso do word e no podem ser contaminados por vrus. inadmissvel mandar arquivos em formatos especficos. Evite as ltimas verses dos programas, podem ser incompatveis ou conter bugs. Se voc deslumbrado com verso nova de software e est sempre com a ltima novidade, contenha-se; talvez o resto do mundo no seja assim. Ao responder, faa referncia mensagem recebida mas no precisa

devolv-la inteira. O recurso de anexar a mensagem original ao texto de resposta til apenas para lembrar ao interlocutor o que voc est respondendo. Mas no devolva todo o texto, principalmente se for longo. Uso da lngua: ingls, portugus, com acento, sem acento? No mande mensagens em portugus para o exterior. Se o interlocutor for brasileiro, ou portugus, nossa lngua pode ser usada. Embora quase todo software hoje em dia trate os nossos caracteres especiais corretamente, isso no regra em todos os computadores que sua mensagem vai encontrar pelo mundo afora. Ento s use acentos se tiver certeza que vai dar certo. No GRITE. Regra clssica. USAR MAISCULAS GRITAR. (desculpem!). Nunca use palavras com todas letras em maisculas. Emoes s para os ntimos. interessante demonstrar seu astral atravs de :-) ;-) :-( (:-) emoticons. Mas, apenas para mensagens informais dirigidas aos ntimos. Em assuntos empresariais/profissionais, inadmissvel.

O uso do e-mail corporativo

Os correios eletrnicos so sempre algo muito interessantes para quem quer trazer um pouco de descontrao e informalidade para a empresa. Porm, quando eles fazem parte de seu trabalho melhor ter cuidado. Uma mensagem com palavras mal interpretadas ou enviado para a pessoa errada pode trazer grandes transtornos.

O e-mail facilita tanto o dia-a-dia que quase impossvel ficar sem ele, mas se de um lado a agilidade sua melhor aliada, do outro, a informalidade em excesso e as abreviaes sero seus algozes. Isso porque o texto enviado fala pelo profissional que o escreve, representa sua postura profissional e a empresa para a qual trabalha. Um exemplo o da produtora de moda C.V., que, evidentemente, no quer se identificar. Trabalhava com um renomado estilista e recebi um e-mail de uma socialite solicitando um vestido J era o quarto ou quinto e-mail dela naquele dia e eu estava atolada de coisas para fazer. Na pressa, repassei o e-mail para minha assistente e escrevi: - Veja o que essa chata quer e manda o vestido logo se no vou ficar atolada de tanto e-mail, e ainda coloquei o rsrsrs no final. S depois que cliquei o enviar que vi que mandei para a cliente, e no para minha assistente. Perdi o emprego, claro! errado acreditar que por ser um e-mail, pode ser escrito de qualquer jeito. preciso evitar erros, linguagem confusa e imprecisa. Em casos de assuntos complexo, deve-se optar pelo contato pessoal, ainda que por telefone e usar o e-mail sirva apenas para confirmar o que foi resolvido, explica Armando Levy, Professor de Cultura Organizacional da Universidade Metodista de So Paulo e Consultor do Ncleo de Formao Profissional da Cmara Brasil-Alemanha. Assim, manter uma postura profissional diante desta ferramenta torna-se indispensvel, como afirma o professor: Imagine um e-mail contendo expresses inapropriadas, com

o nome da empresa, ir parar na imprensa porque o funcionrio no foi cuidadoso. Este o principal temor das empresas, ou seja, que seus nomes, suas marcas, sejam associadas a situaes imprprias. Os funcionrios precisam entender que o e-mail das empresas amplamente monitorado, verificado, vigiado, o que, por si s, exige cuidados no seu uso. Assim, as pessoas devem evitar o uso do e-mail corporativo para fins pessoais. Segundo dados da pesquisa realizada pelo Comit de Estudos de Tecnologia de Informao e Comunicao (CETIC), ligado ao Comit Gestor de Internet do Brasil, cerca de 70% das empresas pesquisadas controlam a internet, monitoram e-mail e, em algum momento, aplicaram punies a funcionrios pelo que consideraram uso inadequado da internet; mas estas punies, de acordo com o professor, dependem de cada empresa. preciso estar atento ao contrato de trabalho. Muitas empresas estabelecem ali as regras para o uso dessa tecnologia. Se no houver, importante ter bom senso e at mesmo conversar com o chefe, no sentido de entender os limites. Contudo, ainda segundo Armando, o bloqueio de sites ou a restrio do e-mail corporativo no far com que os funcionrios se tornem mais produtivos. Em gesto de pessoas, o melhor mesmo, antes de impor qualquer coisa, conversar, debater, ser transparente, definir responsabilidades, metas e objetivos, e cobrar isso. Por fim fica a pergunta: justo as empresas monitorarem os e-mails? A Constituio Brasileira probe a violao da correspondncia e, por esta razo, algumas multinacionais evitam monitorar e-mail, pois entendem que isso violaria a Constituio. No entanto, h juzes que entendem que o e-mail de propriedade da empresa e pode ser monitorado. Como as leis no Brasil so sempre muito dbias e podem ser interpretadas de diversas formas, h opinies que defendem tanto que justo e tanto que ilegal monitorar e-mail finaliza Armando Levy.

Pecados Mortais no uso do e-mail Parte 2

Por: Jlio Cesar Fabris Battisti

Introduo:
Neste artigo, apresentarei alguns comentrios sobre as MAIORES PECADOS NO USO DO E-MAIL. Os pecados so coisas que voc realmente NO DEVE FAZER, em relao ao uso do e-mail. importante salientar que este artigo representa a opinio pessoal deste autor e est longe de ser um conjunto de regras a ser seguido. Mas o amigo leitor ver que realmente a maioria destes pecados so realmente irritantes e nos fazem perder tempo no uso do e-mail. A medida que novos pecados forem descobertos, irei publicando eles aqui no site, atualizando este artigo. Se voc tiver algum pecado que voc odeia, no uso do e-mail, compartilhe com o autor, enviando atravs do e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br ou batisti@hotmail.com

Pecado 07: O FAMIGERADO: AGUARDO RETORNO!!!

Isso algo que voc realmente deve evitar. Recebo dezenas de e-mails por dia, de pessoas que eu nunca vi, no conheo, com dvidas sobre os mais diversos assuntos, relacionados com Informtica. At a tudo bem. Mas quando vem no final do e-mail o famigerado: Aguardo Retorno, a de mais. O Aguardo retorno interpretado como Exijo uma resposta sua. Ou seja, voc recebe um e-mail, de algum que voc no conhece, um e-mail que ir tomar o teu tempo e a pessoa ainda exige que voc responde. Fica muito mais elegante terminar com um Desde j agradeo pela ateno ou algo do tipo. O mesmo vale para os e-mails que vem com a palavra URGENTE no assunto ou no incio da mensagem. A eu pergunto: URGENTE PARA QUEM??? O que fazer?? Ao enviar um e-mail para algum que voc no conhece, com quem voc nunca trocou mensagens antes, solicitando ajuda, no use expresses do tipo URGENTE ou finalizaes tais como Aguardo Retorno ou Aguardo Resposta. Ao invs disso, encerre o e-mail com um Desde j agradeo a ateno. Isso aumentar muito mais as chances de voc receber uma resposta do que usar o URGENTE ou o Aguardo Resposta. Eu, particularmente, quando recebo um e-mail com o ttulo URGENTE ou com um Aguardo Resposta no final, eu coloco o e-mail no final da fila. Se, no final do dia, sobrar tempo, eu respondo, se no sobrar, eu excluo o e-mail.

Pecado 08: No fique repassando piadas, fotos e mensagens de auto-ajuda, sem saber se a pessoa quer realmente receber estas mensagens :
Esta foi uma sugesto enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail: Tem alguns colegas meu que vivem mandando piadas, arquivos anexados, link s para sites, enfim, todas aquelas coisas que s se deve ler para se descontrair. Eu sugiro ento que voc possa dar a seguinte dica: para quem trabalha bastante com e-mails e recebe tantos assuntos importantes como piadas, que criem um endereo s para piadas, como tenho feito, e de vez em quando vou l v-los, pois recebo assuntos importantes e no gosto quando se misturam, pois como voc disse em um dos tpicos, o download da mensagem acaba demorando e no compensa. O meu endereo para piadas e afins eu os vejo em webmail, os assuntos interessantes baixo em meu programa de email. Este um pecado muito cometido, principalmente pelos usurios que esto comeando a usar a Internet, o e-mail e se encantam com este recurso. comum os usurios iniciantes, sarem repassando arquivos anexados com todos os tipos de mensagens, boatos, arquivos, etc, para todos os seus conhecidos. O que acontece, que muitos destes contedos j esto circulando a anos na Internet. muito provvel, que os usurios experientes j tenham recebido dezenas de cpias do mesmo contedo. E grande a chance que estes usurios mais experientes, fiquem irritados em receber mais uma cpia de um boato sobre Os segredos desconhecidos da Microsoft, ou da empresa XYZ que est dando super-brindes, ou aquele arquivo o PowerPoint com uma mensagem positiva (at bem interessante), mas que ele j recebeu 200 vezes. Alm disso, comum estes usurios iniciantes, acharem normal repassar anexos de 3, 4 ou 5 MB (acreditem, eu j cheguei a receber 10 anexos em .bmp, na mesma mensagem, em um total de 17 MB. Esta mensagem demorou a bagatela de 14 horas para baixar na linha discada. uma maravilha, no ???).

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) saia enviando um monte de mensagens de motivao, auto-ajuda, boatos, figurinhas e outras tralhas diversas que voc achou interessante, para todos os seus conhecidos. Existe uma grande chance de que os usurios mais experientes j tenham recebidos dezenas de cpias destes mesmos contedos. Tambm evite anexos grandes. Como uma regra geral, jamais envie anexos maiores do que 1 MB.

Pecado 09: No use aquele linguagem absurda, toda abreviada, usada nos Chats, MSN e ICQ :
Esta foi uma sugesto enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail: Outra coisa que tenho praticado e seria uma dica legal manter uma linguagem sria, ou seja, a mais culta possvel quando for escrever um e-mail. Voc conhece aquela linguagem de bate-papo, no conhece? "Vc vai amanh l? Sm, e vc? Tb. Seu irmaum naum vai? N"Escrever corretamente faz bem, no atrapalha, a menos que se tenha pressa, mas mesmo assim sugiro como dica que as pessoas passem e-mails com o portugus correto. Excelente sugesto. um verdadeiro horror ver a maneira como a maioria dos nossos jovens esto escrevendo. a famigerada linguagem usada nos bate-papos online, tais como MSN e ICQ. Quando eu recebo um e-mail todo escrito nesta linguagem, cheio de abreviaturas e naums eu simplesmente ignoro e excluo. A maioria dos nossos jovens no consegue escrever direito, tem dificuldades gigantescas para elaborar uma simples redao de 15 a 25 linhas. Isso reflexo da falta de conhecimento do nosso idioma, da falta de articulao lgica na criao do texto. Muitos dizem que para poupar tempo. Maravilha, para poupar tempo no seria muito melhor deixar de assistir mais de 30 horas por semana de porcarias na TV?? Sem dvidas que sim. O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) use esta porcaria de linguagem dos chats, cheia de abreviaturas, do escrever como se fala e outros descalabros que andam por a. Querem poupar tempo?? Levantem mais cedo, durmam menos e assistam menos TV? Se voc receber um e-mail que usa esta linguagem, simplesmente descarte ou responda solicitando que o email seja traduzido para o bom e velho Portugus.

Pecado 10: SEJA ORGANIZADO

Alguns usurios elaboram o e-mail sem nenhuma organizao lgica, sem nenhuma esttica de apresentao. Para entender melhor sobre o que eu estou falando, compare as duas mensagens a seguir: Mensagem 01: Uma baguna total E ai kra, fiz o depsito no banco do brasil, referente ao CD que havamos tratado anteriormente. O meu endereo em So Paulo, rua abc, 250, Jardim das flores, apto. 203. Valeu. Fico no aguardo

Quais os problemas desta mensagem: Veio sem o histrico. Como que vou lembrar do que tratamos em emails anteriores, sendo que respondo uma mdia de 450 e-mails por dia. O endereo est completamente bagunado. Diz que So Paulo, mas qual a cidade, qual o CEP. O nmero do apartamento est depois do Bairro (supondo que o bairro seja Jardim das Flores). Um e-mail deste tipo consome tempo de quem recebe, fazendo com que o destinatrio tenha que pesquisar nos e-mails anteriores e retornar o email solicitando a cidade e o CEP.

Mensagem 02: Excelente organizao: Prezado Sr. Jos da Silva, Informo que fiz o depsito no Banco do Brasil, agncia de origem 1111-1, para compra do CD-01, conforme tratamos anteriormente (veja histrico do e-mail no final desta mensagem). Dados do depsito: Banco: Banco do Brasil Data: 07-11-2004 Ag. De Origem: 1111-1 Valor: R$ 90,00 Dados para envio do CD: Nome : Jos da Silva Endereo: Rua ABC 80, Apto. 203 Bairro: Jardim das Flores Cidade: So Paulo Estado: So Paulo CEP: 01111-111 Atenciosamente, Jos da Silva 0-xx-11-5555-6543 Aqui o Histrico das mensagens anteriores ....

A diferena desta segunda mensagem, em relao a primeira salta aos olhos. Veio com o histrico. Facilita o entendimento do que j foi tratado anteriormente, poupa um tempo precioso para quem recebe a mensagem. O endereo est organizado, de fcil leitura, contendo todos os dados necessrios. Um e-mail organizado desta maneira facilita a leitura, poupa muito tempo de quem o recebe. Agora imagine a diferena que isso faz, para quem recebe entre 450 e 500 e-mails por dia?? So horas de servio que so poupadas, pelos e-mails organizados. Em contra-partida, so horas desperdiadas, por causa de e-mails que so uma verdadeira baguna.

O que fazer? Seja organizado. Isso bom no s para os seus e-mails, mas tambm para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.

Concluso:
Nesta segunda parte, desta srie de artigos sobre o e-mail, apresentei mais algumas questes delicadas, aqueles que muitas vezes acabam por irritar alguns destinatrios e provocar reaes bem acaloradas. So pequenos detalhes, mas que no custa nada evit-los. At a prxima e um bom uso do email para todos. Entre em contato, envie suas crticas, sugestes e, por que no, elogios, atravs do e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br

Dicas para uso eficiente e inteligente do email

O e-mail o meu maior vilo da produtividade pessoal, gasto uma grande parte do meu tempo lendo, escrevendo e respondendo emails. Aproveitei a leitura de dois posts sobre o assunto, para resumir as dicas que mais gosto. Do Christian Barbosa, em As 3 leis do E-mail:

Crie regras para emails que so informativos, mas no requerem ao. Deixe os que requerem ao na caixa de entrada. Caixa de entrada lista de prioridades. Tudo que vai, pode voltar. Quanto mais emails voc envia, mais recebe. No copie todo mundo na sua mensagem. Mande apenas o necessrio, e apenas para quem precisa mesmo receber.

Do Productivity 501:

Escreva pensando em quem vai receber. A pessoa tem o conhecimento necessrio? O que preciso explicar e o que j bvio? Inclua as informaes necessrias. Voc pode mandar um email curto, mas com alguns lembretes no final do email, que ajuda a pessoa a te responder melhor. A pior coisa a pessoa responder perguntando mais, sem ter entendido. Nesse vai e vem, voc no produz.

Antecipe as perguntas. Pense, antes de mandar, nas opes e dvidas que quem ler seu email vai ter. Se voc puder j indicar aes e caminhos que respondam a essas dvidas, voc economizou uma ida e uma volta. Seja breve. Escreva pouco. Emails longos raramente funcionam.