PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO RECAUDOS Código : PFI.

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Versión : 03
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE HOMOLOGACIONES DE MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES DE PREGRADO PRESENCIAL Página 1 de 9
Revisó: Jefe División Financiera
Jefe Sección de Recaudos Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Septiembre 08 de 2010
Profesional Planeación Resolución No. 1629

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso Aplica a todos los estudiantes de pregrado presencial que realicen
de homologación en la Universidad Industrial de Santander solicitud de homologación.

NORMATIVIDAD

Calendario Académico aprobado por el Consejo Académico.

Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Homologación: Ver tipos y/o casos de homologación en consideraciones (Pág. 2)

 CA: Consejo Académico
 SIF (Sistema de Información Financiero): Sistema que soporta la actividad financiera de la Universidad.

CONSIDERACIONES

Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones:

 Fechas limite según calendario académico.
 Tiempo para realizar el trámite en la Sección de Recaudos a partir del momento en que se realice la solicitud con documentación por parte del
estudiante.
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CONSIDERACIONES

El presente procedimiento contempla 3 casos de homologaciones que se pueden solicitar mediante el Formato solicitud de homologación PFI.31 , dichos casos son:

1. Matrícula académica de un semestre a otro: El estudiante cancela la matricula financiera y no efectúa la matricula académica

2. Homologación de derechos de grado para derechos de grado: El estudiante canceló derechos de grado pero no realizó el grado en esa ceremonia, se aplica la
homologación para la fecha de grado.

3. Homologación de la homologación: El estudiante solicita homologación de la matricula la cual ya tenia una homologación aplicada un semestre académico anterior.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

INICIO

1. Realiza la solicitud de homologación del pago de la Estudiante

1. Realiza solicitud de la liquidación en la ventanilla Atención a Estudiantes de la
homologación
Sección de Recaudos.

¿Se realizó dentro de No A

las fechas establecidas?
Solicitud de homologación dentro de las fechas
Pág.7
establecidas en el Calendario Académico

Si

2. Entrega la solicitud en la ventanilla Atención a

2. Entrega solicitud Estudiantes de la Sección de Recaudos, con el Formato de Estudiante
Solicitud de homologación FFI.12, especificando el tipo de
homologación.

Nota: al momento de realizar la solicitud, se le revisará al Auxiliar Administrativo Formato solicitud de

Formato FFI. 12 estudiante en el sistema de la universidad, el pago de de Recaudos homologación
matricula, revisión de matricula. FFI. 12

3. Revisa el formato y verifica que la información esté Auxiliar Administrativo

3. Revisión de
documentación completa, ingresando al Sistema de Información para verificar de Recaudos
pago y matrícula académica.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

¿La homologación es No B
de un semestre a otro? Caso: Matrícula académica de un semestre a otro
Pág.5

Si
E 4. Registra en el SIF mediante la opción Devolución de
matrícula , el código del estudiante, el programa académico,
Auxiliar Administrativo
4. Registra información del el semestre y el valor de la matricula financiera.
estudiante de Recaudos
Nota: Aprobaciones por parte del Consejo Académico se
debe tener en cuenta el porcentaje de aprobación que éste
dé.
5. Homologa el saldo a
favor del estudiante Auxiliar Administrativo
5. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo
de Recaudos
en el SIF
6. Se archivan las
solicitudes 6. Se archivan los formatos de solicitud de homologación en Auxiliar Administrativo
la Sección de Recaudos. de Recaudos

 Formato de solicitud de homologación FFI.12 Formato solicitud de

Formato FFI. 12 homologación
FFI. 12

7. Se genera un nuevo recibo de liquidación de matrícula

7. Genera la nueva Liquidador
liquidación Nota: Una vez se entrega el nuevo recibo de liquidación al
estudiante, éste debe realizar el pago del excedente (en caso
de existir).

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

2 8. Se registra el ingreso del pago del nuevo recibo de

liquidación (si existe excedente) reportado por la entidad Auxiliar
bancaria en donde se efectuó el pago, dicho registro se Administrativo de Procedimiento
realiza el día hábil siguiente a la fecha en que se efectuó el Tesorería Ingreso por bancos
8. Ingreso por Bancos
pago; el estudiante queda activo en el sistema para continuar PF1. 11
con el proceso de matrícula académica.

Los estudiantes que no deben cancelar excedente y por lo

tanto, su nuevo recibo de liquidación es de valor 0 deben
acercarse a la sección de Recaudos con copia del recibo, para
FIN ser activados en el sistema por el Ingeniero de soporte de la
División de Servicios de Información – DSI, y pueden
continuar con el proceso de matrícula académica.

¿Homologación No Caso: Derechos de Grado para Derechos de Grado

C
de Derechos de Grado para
Derechos de Grado? Pág.6

Si
9. Se envía comunicación escrita a Liquidaciones junto con el Auxiliar
9. Envía documentos formato correspondiente, para que el valor sea aplicado Administrativo de
soporte a Liquidaciones
como anticipo. Recaudos
Formato solicitud de
 Formato de solicitud de homologación FFI.12 homologación
Formato FFI. 12 FFI. 12

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

10.Elabora memorando 10. Se elabora un memorando indicando el valor a homologar Auxiliar Administrativo
con el valor a homologar y se lleva a Liquidaciones para su respectivo trámite. de Recaudos

Memorando

F
11. Registra en el SIF mediante la opción Descuentos
11. Registra información Ocasionales , el código del estudiante y el valor del anticipo Liquidador
del estudiante
teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de
grado.
D
Pág.4

C Caso: Homologación de la Homologación

12. Registra información 12. Registra en el SIF mediante la opción Devolución de

del estudiante Matrícula , el código del estudiante, el programa académico, Auxiliar Administrativo
el semestre y el valor de la matricula financiera. de Recaudos

13. Homologa el saldo a Auxiliar Administrativo

13. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo
favor del estudiante
en el SIF de Recaudos

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

14. Se envía comunicación a Liquidaciones junto con el Auxiliar

14. Envía documentos formato correspondiente, para que el valor sea aplicado
soporte a Liquidaciones Administrativo de
como anticipo. Recaudos
Formato solicitud de
 Formato de solicitud de homologación FFI.12
homologación
Formato FFI. 12
FFI. 12

15. Registra en el SIF mediante la opción Descuentos

Ocasionales , el código del estudiante y el valor del anticipo Liquidador
15. Registra información
del estudiante teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de
grado.

D
Pág.4

A Solicitud de homologación al Consejo Académico

16. Cuando la solicitud se realiza fuera de las fechas

16. Entrega solicitud de establecidas en el Calendario Académico para realizar
homologación homologaciones, se debe entregar en Secretaría General una Estudiante
carta solicitando la homologación, la cual será analizada por el
Consejo Académico.
17. Publicación de
resultados sobre solicitudes
de homologación 17. Se publican vía web, en la página de la Universidad, los
resultados del Consejo Académico sobre solicitudes de Secretaria General
homologación.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

No
¿Aprobada? FIN

Si
18. Envía copia del acta Consejo Académico a la Sección de
18. Envía copia del acta de Recaudos y a la Dirección de Admisiones y Registro Secretaria General
aprobación Académico con las solicitudes de homologación aprobadas
por el Consejo Académico.

19. Se hace el proceso de

homologación y 19. Se realiza en el SIF el proceso de homologación, Auxiliar Administrativo
descuento. incluyendo el descuento para la liquidación. de Recaudos

¿La homologación es Si E
de un semestre a otro? Caso: Matrícula académica de un semestre a otro
Pág.4

No

¿La homologación es Si F
de pago de derechos Caso: Derechos de Grado para Derechos de Grado
de grado? Pág.6

No

C
Caso: Homologación de la Homologación
Pág.6
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Septiembre 08 de 2010 Creación del Documento

 Cambios en las actividades.

 Cambios en la secuencia de las actividades.
2 Noviembre 10 de 2011
 Especificación de los responsables de las actividades.
 Se indican los documentos soporte para la realizar la solicitud de homologación.

 Cambios de Sección de Tesorería por Sección de Recaudos en los casos donde fuera
necesario.
 En las consideraciones se eliminó el caso de homologación Cruce de cuentas y se
incluyó Homologación de Derechos de Grado para Derechos de Grado .
3 Septiembre 05 de 2016  Se eliminó los documentos soporte en las solicitudes.
 Inclusión de la actividad 10 y 18.
 Se modifica el titulo del procedimiento delimitandolo solo a Homologaciones de matricula
de estudiantes de pregrado presencial, ya que lo concerniente a la modalidad a distancia
lo realiza directamente el INSED.