Manual Proceso Control Bienes

Macroproceso: Gestión Administrativa Financiera
Proceso: Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Código: MIES 3.9-CGAF-DA-P05 Versión: 1.0
Tipo de proceso: Gobernante  Sustantivo  Adjetivo X Página 1 de 51
CONTENIDO
1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................................................... 3
1.1 FICHA DEL PROCESO.................................................................................................................. 3
1.2 ALCANCE DEL PROCESO ............................................................................................................ 5
1.3 POLÍTICAS DEL PROCESO ........................................................................................................... 5
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO......................................................................................... 7
1.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO.......................................................................... 7
2 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................... 7
2.1 ABREVIATURAS.......................................................................................................................... 7
2.2 DEFINICIONES............................................................................................................................ 8
3 MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO ................................................................................ 10
4 DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS ....................................................................................... 10
4.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES ...................................................... 10
4.1.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES ............................................... 11
4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES ............................. 14
4.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES .............. 15
4.2 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES................................................... 17
4.2.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES ............................................ 18
4.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES .......................... 19
4.2.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES ........... 20
5 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................... 22
5.1 PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAMIENTO, VERIFICACIÓN Y TRASPASO DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVO ........................................................................... 22
5.2 PROCEDIMIENTO PARA CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Y
CONTROL ADMINISTRATIVO ............................................................................................................ 24
5.3 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE BIENES INSERVIBLES y/u OBSOLETOS ALMACENADOS EN
BODEGA ............................................................................................................................................ 25
5.4 PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIPCIÓN DE HOJAS DE PAZ Y SALVO DE FUNCIONARIOS QUE
DEJAN LA INSTITUCIÓN .................................................................................................................... 36
5.5 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR ROBO, HURTO, ABIGEATO, CASO FORTUITO O
SEMEJANTES, REPOSICIÓN. .............................................................................................................. 38
Abigeato, Caso Fortuito o Semejantes, Reposición. ........................................................................ 38
Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

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actualizadas en la Intranet Institucional
5.6 PROCEDIMIENTO PARA REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE ESTA

CARTERA DE ESTADO........................................................................................................................ 41
5.7 PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES QUE ESTÁN EN USO POR
ESTA CARTERA DE ESTADO Y EN PROCESOS JUDICIALES. ............................................................... 44
5.8 PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIAS Y TRASPASOS DE BIENES INMUEBLES
PROPIEDAD DE LA CARTERA DE ESTADO ......................................................................................... 46
5.9 PROCEDIMIENTO PARA COMODATOS O PRÉSTAMOS DE USO DE BIENES INMUEBLES
ENTREGADOS O RECIBIDOS .............................................................................................................. 47
5.10 PROCEDIMIENTO PARA FRACCIONAMIENTO DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE ESTA
CARTERA DE ESTADO........................................................................................................................ 48
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ............................................................................... 50
7 ANEXOS..................................................................................................................................... 50

PROCESO DE GESTIÓN INTERNA DE CONTROL

DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1.1 FICHA DEL PROCESO

Código del Proceso: MIES 3.9-CGAF-DA-P05
PROPÓSITO:
Descripción:  Planificar, coordinar, gestionar y controlar eficaz y
eficientemente los bienes muebles e inmuebles demandados
para la gestión de la institución, de conformidad con la
normativa vigente.
DISPARADOR:
 Atribución del proceso según Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos y normativa legal vigente en lo
referente al Control de Bienes.
ENTRADAS:
 Memorandos u oficios con requerimientos de clientes internos y
externos relacionados a la gestión interna de control de bienes
muebles e inmuebles.
 Planificación interna de la DA, relacionada al control de bienes
muebles e inmuebles.
SUBPROCESOS:
1. Control de Bienes Muebles
2. Control de Bienes Inmuebles
PROCEDIMIENTOS:
CONTROL DE BIENES MUEBLES:
1. Procedimiento para Levantamiento, Verificación y Traspaso de
Bienes de Larga Duración y Control Administrativo
2. Procedimiento para Constatación Física de Bienes de Larga
Duración y Control Administrativo
3. Procedimiento de egreso de bienes inservibles y/u obsoletos
almacenados en bodega
4. Procedimiento para Suscripción de Hojas de Paz y Salvo de
Funcionarios que dejan la Institución
5. Procedimiento de Baja de Bienes por Robo, Hurto, Abigeato,

Caso Fortuito o Semejantes, Reposición.
CONTROL DE BIENES INMUEBLES:

6. Procedimiento de Regularización de Bienes Inmuebles Propiedad
de esta Cartera de Estado
7. Procedimiento para Legalización de Bienes Inmuebles en uso de
esta Cartera de Estado y en procesos judiciales
8. Procedimiento para Transferencias, Donaciones a título gratuito y
Traspasos de Bienes Inmuebles Propiedad de esta Cartera de
Estado
9. Procedimiento para Comodatos o Préstamos de Uso de Bienes
Inmuebles Entregados o Recibidos
10. Procedimiento para Fraccionamiento de Bienes Inmuebles
propiedad de esta Cartera de Estado
Productos/Servicios  Cronograma de Control de Bienes Muebles e Inmuebles
del Proceso:  Inventario de bienes actualizado
 Egresos de bienes inservibles y/u obsoletos
 Actas de entrega recepción de bienes muebles e inmuebles
 Informes de control técnico en el ámbito de la gestión de control
de bienes muebles e inmuebles.
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del
Director/a Administrativa/o
Proceso:
Tipo de cliente: Interno y Externo
Marco Legal:
 ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS DEL MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y
SOCIAL
- ACUERDO No. 000080
 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS
JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PÚBLICOS
- ACUERDO 039 CG -2009 (16 nov 2009) R.O. 78 (01-12-2009) Y

SUPLEMENTO R.O. 87 (14 dic 2009) (emitido por la
Contraloría General del Estado)

 REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN,

UTILIZACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES Y EXISTENCIAS
DEL SECTOR PÚBLICO (RGAUMCBESP) (emitido por la Contraloría
General del Estado)
- ACUERDO No. 017- CG – 2016
PARA EL CONTROL DE BIENES INMUEBLES:
 Ley de Modernización del Estado

 Ley de Registro
 Ley Notarial
 Código Civil
 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización (COOTAD)
 Acuerdo Ministerial N° 0024
1.2 ALCANCE DEL PROCESO
El proceso Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e Inmuebles inicia desde la planificación
y/o recepción del requerimiento del cliente interno y/o externo hasta el control eficaz y eficiente
de los bienes muebles e inmuebles demandados para la gestión de la institución, de
conformidad con la normativa legal vigente.
1.3 POLÍTICAS DEL PROCESO
a) Los bienes serán controlados por la Dirección Administrativa a través del proceso
Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e Inmuebles, para lo que esta Dirección
establecerá y difundirá el sistema de control interno que considere necesario con el fin
de concretizar las políticas.
b) Para el control del proceso de Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e Inmuebles,
todo requerimiento debe ser a través de un oficio y/o memorando del cliente externo y/o
interno respectivamente.
c) Para emitir informes técnicos relacionados a la Gestión de Bienes Muebles e Inmuebles se
debe seguir el órgano regular.
d) Para fines de control e identificación se asignará a los bienes muebles e inmuebles un
número de inventario mismo que será definitivo e intransferible.

e) La máxima autoridad de cada entidad u organismo podrá delegar a sus subalternos, por
escrito, el ejercicio de las funciones que le corresponde según el RGAUMCBESP.
f) Se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el último
trimestre, con el fin de controlar los inventarios y posibilitar los ajustes contables. En ella
podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Custodio Administrativo, el
titular de la unidad administrativa o su delegado. De tal diligencia; se presentará en la
primera quincena de cada año en Planta Central al Coordinador Administrativo
Financiero, a nivel zonal al Coordinador Zonal y a nivel distrital al Director distrital, un
informe de los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el
proceso de constatación física y conciliación con la información contable y las sugerencias
del caso; además, del Acta suscrita por los intervinientes. Las actas e informes resultantes
de la constatación física se presentarán con sus respectivos anexos, debidamente
legalizados con las firmas de conformidad de los servidores participantes. Se enviará a la
Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de constatación física
realizado para los registros contables correspondientes.
g) En la constatación de bienes inmuebles, se revisará que la documentación legal de
propiedad de los mismos conste en los registros de custodia de la unidad encargada de la
administración de bienes o la que haga sus veces.
h) Cuando la entidad contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de los
bienes bajo las regulaciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública y su reglamento general, el informe final presentado así como la base de datos,
tendrá la validación y conformidad del área solicitante en forma previa a la cancelación de
dichos servicios; la contratación de estos servicios se hará cuando las circunstancias así lo
exijan, siempre y cuando la entidad cuente con el presupuesto correspondiente y
suficiente para efectuar dichos gastos.
i) De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la constatación dará validez a los procesos
de egreso y/o baja de los bienes, con excepción de los equipos informáticos que
necesitarán el informe técnico correspondiente.
j) La constatación física permitirá actualizar los inventarios, la información contable en
libros, confirmar la ubicación y la existencia de los bienes, actualizar la información
contable en libros, así como determinar al Usuario Final en el uso de esos bienes.
k) El incumplimiento de los procedimientos de la constatación física será sancionado por la
máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes, a lo
dispuesto en la Ley Orgánica del Servicio Público y su reglamento; y la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado y su reglamento, cuando el caso aplique.
l) La Fuerza Pública regulará en base a sus propias normas administrativas pertinentes
emitidas al respecto en cuanto se refiere a las sanciones del incumplimiento de la
obligatoriedad de manejar los inventarios.

1.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
1.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO
La descripción de las actividades de este proceso, están detalladas en cada ficha de los
subprocesos compuestos según se señala en el diagrama de flujo.
2 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
2.1 ABREVIATURAS
 CAF: Coordinación Administrativa Financiera

 DA: Dirección Administrativa
 MIES: Ministerio de Inclusión Económica y Social.
 RGAUMCBESP: Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y
Control de los Bienes y Existencias del Sector Público.
 MINEDUC: Ministerio de Educación
 GAD: Gobierno Autónomo Descentralizado
 CGAJ: Coordinación General de Asesoría Jurídica (MIES)
 eSIGEF: Sistema Integrado de Gestión Financiera
 eSByE: Sistema de Bienes y Existencias
 INFA: Instituto de la Niñez y la Familia
 INMOBILIAR: Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público
 N/A: No Aplica

2.2 DEFINICIONES
 Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar en dinero el valor de los bienes a

una fecha determinada, presentado en un dictamen técnico derivado del
proceso de una investigación y análisis de mercado, en el que se indica el valor
del bien, a partir de la descripción de sus características físicas y datos del
mismo como son: nombre del bien, marca, serie, modelo, ubicación, uso, entre
otros, el cual es emitido por un especialista en la materia.
 Bien: Todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, puede ser de
propiedad pública o privada.
 Bien Inmueble: Bienes no desplazables, tales como el suelo, construcciones.
 Bien Mueble: Todo bien o cosa que puede trasladarse de un lugar a otro, o que
puede moverse mediante fuerza externa. es todo aquello que se conoce como:
mobiliario, mesas, sillas, libreros, anaqueles, equipo de oficina en general,
equipo de transporte, semovientes, vehículos entre otros.
Nota: Para el control de los bienes en el Sector Público habrá que considerar su
clasificación según normativa (Larga duración-sujetos de control-existencias)
cada una con sus características particulares.
 Bienes de Larga Duración: Los bienes de larga duración serán reconocidos como
tal siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
a) Ser de propiedad de la Institución;

b) Estar destinados a actividades administrativas y/o productivas;
c) Generen beneficios económicos futuros;
d) La vida útil estimada sea mayor a un año; y,
e) El costo de los bienes de larga duración será el definido por el Órgano Rector
de las Finanzas Públicas.
 Bienes No Depreciables (Control Administrativo): Son bienes tangibles de

propiedad de la institución, los que tienen una vida útil superior a un año y son
utilizados en las actividades de la entidad. El costo individual de adquisición,
fabricación, donación o avalúo de estos bienes es inferior al fijado para los
bienes de larga duración definido por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.
Estos bienes no serán sujetos a revalorización ni a depreciación entre otros
son: Útiles de oficina, utensillos de cocina, vajilla, lenceria, instrumental
médico y de laboratorio, libros, discos y videos, herramientas menores, etc.
(Para determinar la calidad de co trol ad i istrativo del bien se tiene que
realizar un análisis previo de las características del mismo).
 Catastro: Censo estadístico donde figuran las propiedades rústicas y urbanas de
una Población, país o territorio y el nombre de sus propietarios.
 Cliente Interno: Persona o unidad administrativa que pertenece a la misma
institución, tales como: servidores públicos, coordinaciones, subsecretarías,
direcciones, etc.

 Cliente Externo: Se define como cliente externo al receptor del producto

generado en el proceso que no pertenece a la misma institución, puede ser
definido como ciudadano, empresa, organización o gobierno.
 Chatarra: Bien, objeto, equipo o máquina de metal que ya no es útil derivado de
su mal estado físico.
 Comodato.- Contrato de préstamo por el cual una de las partes entrega
gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por cierto
tiempo, y se la devuelva.
 Contador.- Servidora o servidor responsable del manejo y registro del sistema
contable de bienes de larga duración y existencias sobre la base de lo dispuesto
en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su reglamento.
 Control Interno: Función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes propiedad de las entidades fiscalizables, a través de un conjunto de
procedimientos basados en la normatividad vigente.
 Conciliación: Es el resultado de la comparación de los registros contables con los
registros del inventario de bienes muebles activos, y lograr identificar las
diferencias entre ambos documentos, a una fecha determinada.
 Convenio: Es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar
o extinguir obligaciones.
 Costo de Adquisición o Histórico: Es el monto pagado de efectivo o
equivalentes por un activo al momento de su adquisición.
 Custodio Administrativo.- En las entidades en que justifica su estructura
orgánica, el Guardalmacén o Administradora o Administrador de Bienes podrá
contar con un equipo de apoyo en el control y cuidado de los bienes y
existencias. El titular de cada unidad administrativa de la entidad, designará a
los Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e inventarios de
propiedad de la entidad y/o frecuencia de adquisición de los mismos, quienes
mantendrán actualizados los inventarios y registrarán los ingresos, egresos y
traspasos de los bienes en la Unidad Administrativa conforme a las necesidades
de los usuarios.
 Donación.- Contrato por virtud del cual una persona llamada donante,
transfiere, en forma gratuita, una parte de sus bienes presentes, a otra llamada
donataria.
 Enajenación: Acto que realizan las entidades fiscalizables para trasmitir la
propiedad y el dominio de sus bienes muebles e inmuebles, a título oneroso.
 Expediente: Documentación correspondiente a un asunto o negocio, expediente
de regulación.
 Existencias: Son de propiedad de la entidad u organismo, son tangibles, son
fungibles (poseen una vida corta aproximada a un año, dado que son utilizadas
para el consumo, transformación o venta, están destinadas a cumplimiento
misional y uso institucional.
 Fraccionamiento: Acción y efecto de dividir un todo en partes o de separar los
compuestos de una mezcla.
 Legalización: Acto administrativo, mediante el cual la autoridad competente
acredita la autenticidad de un documento o de una firma, atribuyéndole efectos
legales.

 Regularización: Hacer que algo funcione de acuerdo con una norma o regla
establecida, generalmente para que obtenga autorización o reconocimiento
oficial.
 Responsable de la Unidad de Bienes: Será el encargado de dirigir , administrar y
controlar los bienes y existencias de la entidad u organismos
 Transferencia: Acción de ceder una persona a otra un cargo, un poder o un
conjunto de bienes.
 Traspaso: Entrega o cesión del alquiler o la venta de un local o un
establecimiento a una persona a cambio de dinero.
 Usuario Final o Custodio Responsable: Será el responsable del cuidado, uso,
custodia y conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las
entidades y organismos del sector público y aquel que por efectos de acuerdos o
convenios, se encuentre prestando servicios en la entidad, al cual se le haya
asignado bienes para el desempeño de sus funciones y los que por delegación
expresa se agreguen a su cuidado.
3 MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO
TODOS LOS GESTIÓN INTERNA DE TODOS LOS

PROCESOS DEL CONTROL DE BIENES PROCESOS DEL MIES
MIES MUEBLES E INMUEBLES
4 DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS
4.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES

Subproceso: Control de Bienes Muebles
PROPÓSITO:
Descripción:  Planificar, coordinar, gestionar y controlar eficaz y eficientemente
los Bienes Muebles demandados para la gestión de la institución,
de conformidad con la normativa vigente.
DISPARADOR:
referente al Control de bienes muebles.
ENTRADAS:
 Memorandos con requerimientos de clientes internos y externos
relacionados a la gestión interna de control de bienes muebles.
muebles.

ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Elaborar la planificación del Control de Bienes Muebles
 Atención de requerimientos de Control de Bienes Muebles
 Gestionar y ejecutar actividades acorde a lo planificado o
requerimientos para el control de bienes muebles.
 Seguimiento y Control en base a la normativa vigente y
procedimientos internos en lo referente a bienes muebles como
son:
- Procedimiento para Levantamiento, Verificación y Traspaso
de Bienes de Larga Duración y Control Administrativo
- Procedimiento para Constatación Física de Bienes de Larga
Duración y Control Administrativo
- Procedimiento de egreso de bienes inservibles y/u obsoletos
almacenados en bodega
- Procedimiento para Suscripción de Hojas de Paz y Salvo de
Funcionarios que dejan la Institución
- Procedimiento de Baja de Bienes por Robo, Hurto, Abigeato,
Caso Fortuito o Semejantes, Reposición
Productos/Servicios  Cronograma de Control de Bienes Muebles

del Subproceso:  Inventario de bienes muebles actualizado
 Actas de entrega recepción de bienes muebles
de bienes muebles.
Responsable del Responsable de Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e
Subproceso: Inmuebles Unidad de Bienes Planta Central
En Coordinaciones Zonales y Direcciones Distritales los Responsables
Administrativos según su ámbito de acción.
4.1.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES
a) Son objeto de estas políticas los bienes de Larga Duración y Control Administrativo
propiedad de la Institución.
b) En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las
labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales,
religiosos u otras actividades particulares.
c) La conservación y buen uso de los bienes y existencias, será de responsabilidad de los
usuarios finales que los han recibido para el desempeño de sus funciones y labores
oficiales, dejando constancia escrita de su recepción.

d) Las actas que se formulen según el RGAUMCBESP, serán referencia para los asientos
contables respectivos, y en ellas se hará constar número de orden, descripción completa
de los bienes, números de las piezas o partes, valor y otros datos que se juzguen
necesarios, tales como marcas, modelos, color y características, y firmas de los
intervinientes.
e) Se controlará que todos los bienes de larga duración y control administrativo lleven
impreso el código correspondiente en una parte visible permitiendo su fácil identificación.
f) Las existencias su registro y disminuciones serán controladas mediante el método de
control de inventarios permanente o perpetuo con la emisión y legalización de
documentos de ingresos y egresos de bodega llevados en la unidad administrativa
encargada de su manejo y solo en términos de cantidades. La documentación relativa al
movimiento de ingresos y egresos se remitirá periódicamente a la unidad contable para
la valoración, actualización y conciliación respectiva. Dicha periodicidad podrá ser
semanal o mensual, en todo caso no podrá ser mayor a un mes.
g) La identificación de las existencias incluirá la peligrosidad, caducidad y/o requerimiento
de manejo especial en su uso.
h) Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la Institución,
debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación, y por ningún motivo
estos serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
i) El daño o pérdida del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tenga a su
cargo.
j) Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes serán
reportados a la Dirección Administrativa, por el personal responsable del uso y custodia
de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso amerita.
k) Los técnicos de bienes deben realizar el seguimiento y levantamiento de información de
acuerdo a los formatos y matrices establecidas en este manual.
l) En los casos de abandono de empleo por parte de personal que tenga bienes bajo su
custodia, Gestión de Control de Bienes deberá proceder a levantar un inventario de los
mismos, para lo que la Dirección de Recursos Humanos deberá darle aviso cuando se
presenten estos casos.
m) Con el propósito de asignar número de inventario a todos los bienes que sean adquiridos
por la institución, se asignará un Número de Control al momento de trámite de pago,
mismo que se traducirá en el Número de Inventario que genere el sistema cuando los
bienes sean verificados físicamente por Gestión de Guardalmacén.
n) En los casos de reposición de un bien por pérdida, el Guardalmacén deberá informar a
Gestión de Control de Bienes la baja del bien perdido y el alta del que lo sustituye con
todas sus características, para que éste pueda proceder a realizar los registros
correspondientes.
o) Las unidades deberán informar a la Dirección Administrativa – Gestión de Control de
Bienes de cualquier movimiento de los bienes para su control y registro.

p) Al recibir bienes adquiridos Gestión de Guardalmacén deberá verificar que correspondan

a lo determinado en el pedido, además de la marca, modelo y serie del bien con los
especificados en la factura.
q) En caso de que al verificar físicamente el bien, el Custodio Administrativo de control de
bienes encuentre que no coinciden las características referentes a marca modelo o serie,
se comunicará por escrito al Guardalmacén para que proceda a la aclaración de la
diferencia, y si procede, a la sustitución del bien o de la factura, según lo exija el caso. Si
en un plazo no mayor de 15 días hábiles no se sustituye cualquiera de éstos, deberá
hacerse del conocimiento de la autoridad competente.
r) Para la identificación física de los bienes cuya descripción en factura no proporcione una
clara idea de la naturaleza del bien, deberá obtenerse fotografía digitalizada del mismo.
Sólo se tomará fotografía de los bienes cuando sean difíciles de identificar o no puedan
ser etiquetados.
s) Los bienes que para su uso queden empotrados a la planta física no serán controlados por
Gestión de Control de Bienes, ya que pasaran a formar parte de la estructura del
Inmueble.
t) El acervo bibliográfico no es materia de control de Gestión de Control Interna de Bienes
Muebles e Inmuebles.
u) En los casos de bienes de uso común el resguardo será firmado por el titular de la Unidad
o la persona que él designe.
v) Cuando se den cambios de usuario de un bien deberá de notificarse a Gestión Interna de
Control de Bienes Muebles e Inmuebles con el fin de actualizar el custodio
correspondiente. En caso de no haberse definido nuevo responsable al momento del
cambio, el titular o la persona que él designe deberá registrarse como asignatario y firmar
el resguardo. En los casos de término de nombramiento, el titular de la unidad en la que
se dé el hecho, deberá dar aviso a la Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e
Inmuebles, quien entregará los resguardos correspondientes al responsable contra la
verificación de los mismos.
w) Cualquier cambio de ubicación (área) de un bien deberá ser autorizado por el titular de la
Unidad quien deberá informar a Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e
Inmuebles para que proceda a la actualización del registro.
x) La reparación del daño ocasionado a un bien puede realizarse mediante la reposición del
bien o el pago del valor relativo, de conformidad a la normativa legal vigente.
y) Los casos de robo deberán ser tratados de conformidad a lo que determina la normativa
legal vigente.
z) Gestión de Control de Bienes deberá poner a disposición de las unidades los bienes útiles
recuperados de otras unidades.
aa) En los casos en los cuales los bienes hubieren sido registrados en una categoría errónea
sin que cumplan con las condiciones descritas en el RGAUMCBESP, se procederá a
reclasificarlos en el grupo de bienes a los cuales correspondan, debiéndose realizar los
ajustes contables y de inventario necesarios, con respaldos en la documentación
pertinente y competente.

4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES

Toda copia impresa o digital de este documento será considerada COPIA NO CONTROLADA Revisar versiones actualizadas en la Intranet Institucional
4.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES

MUEBLES
Responsable # Actividad Descripción de Actividad Registro

Responsable de Para desarrollar la Planificación
Gestión Interna trimestral de Control de Bienes
de Control de Muebles, se realizan reuniones de
Cronograma
Bienes Muebles trabajo con los técnicos y responsables
Planificar el de Control de
e Inmuebles de control de bienes de Planta Central y
1 Control de Bienes Bienes
de Planta Viceministerios.
Muebles Muebles
Central - A nivel Desconcentrado se reunirán los
(Anexo 1)
Responsable de responsables de control de bienes de la
Bienes Zonal y Coordinación Zonal y de la Dirección
Distrital Distrital. (Independientemente)
Director/a Revisar y Aprobar el Cronograma
Administrativo/a Revisar la propuesto para el Control de Bienes
Planta Central - Planificación de Muebles
2 N/A
Coordinador Control de Bienes APRUEBA PLANIFICACIÓN?
Zonal o Director Muebles SI: Continuar a la actividad 3
Distrital NO: Regresa a la actividad 1
Se emite la disposición para que se
Director/a ejecute el cronograma planificado a
Administrativo/a Emitir la través de Memorando (Quipux) a los
Planta Central - disposición para Técnicos de bienes Planta Central, Memorando
3
Coordinador que se ejecute la Responsables de Bienes en (Quipux)
Zonal o Director planificación Viceministerio, Responsable de bienes
Distrital Zonales y Distritales.
Continuar a la actividad No. 8
Solicita su requerimiento a través de
Realiza el Memorando (Quipux) si es cliente
Cliente Interno o requerimiento de interno u Oficio si es cliente externo.
4 Requerimiento
Externo Control de Bienes Para dar paso al requerimiento este
Muebles debe estar sumillado por la autoridad
competente.
Director/a
Recibe y revisa el requerimiento para
Administrativo/a Recibir y revisar
control de Bienes Muebles.
Planta Central - requerimiento de
5 APRUEBA REQUERIMIENTO? Requerimiento
Coordinador clientes internos y
SI: Continuar a la actividad No. 6
Zonal o Director externos.
NO: Continuar a la actividad No. 7
Distrital

Sumilla al Responsable de la Gestión

Director/a
Interna de Control de Bienes Muebles e
Administrativo/a Sumillar y emitir la
Inmuebles de Bienes en Planta Central o
Planta Central - disposición para
6 Responsable de Bienes Zonal o Distrital Requerimiento
Coordinador que se ejecute el
dependiendo de donde se origina la
Zonal o Director requerimiento
necesidad.
Distrital
Director/a
Responder el
Administrativo/a
requerimiento Responde el requerimiento indicando el
Planta Central -
7 indicando el motivo porque no procede y finaliza el Requerimiento
Coordinador
motivo porque no trámite.
Zonal o Director
procede
Distrital.
Responsable de
Gestión Interna
Recibir Disposición
de Control de
y asignar al
Bienes Muebles Recibe la disposición y asigna al
Custodio
e Inmuebles Custodio Administrativo responsable
8 Administrativo N/A
de Planta de ejecutar lo planificado o la actividad
responsable de
Central - solicitada en el requerimiento.
ejecutar la
Responsable de actividad
Bienes Zonal y
Distrital
Planificación: Deben ejecutar el
cronograma planificado aplicando la
Técnicos de normativa aplicable vigente y
bienes Planta procedimientos internos descritos en el
Central - Gestionar y presente manual y en cumplimiento al
Los registros
Responsables de ejecutar RGAUMCBESP
dependen del
Bienes en 9 actividades acorde
procedimiento
Viceministerio, a la Planificación o Requerimiento: Se ejecuta el
que se aplique
Responsable de requerimiento requerimiento en base a la normativa
bienes Zonal y aplicable vigente y procedimientos
Distrital internos descritos en el presente
manual.
Responsable de Planificación: Realizar el Seguimiento y

Gestión Interna Control a las actividades diarias en
cumplimiento a lo planificado, para lo
de Control de Matriz de
Controlar que se cual registrará los avances en la Matriz
Bienes Muebles Seguimiento
ejecute la de Seguimiento Control Bienes
e Inmuebles 10 Control Bienes
Planificación o Muebles
de Planta Muebles
requerimiento
Central - (Anexo 2)
Requerimiento: Controlar que el
Responsable de requerimiento este acorde a los
Bienes Zonal y procedimientos internos y al

Distrital RGAUMCBESP
4.2 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES

Subproceso: Control de Bienes Inmuebles
Descripción: PROPÓSITO:
 Planificar, coordinar, gestionar y controlar eficaz y
eficientemente los Bienes Inmuebles demandados para la
gestión de la institución, de conformidad con la normativa
vigente.
DISPARADOR:
referente al Control de bienes Inmuebles.
ENTRADAS:
 Memorandos con requerimientos de clientes internos y externos
relacionados a la gestión interna de control bienes inmuebles.
inmuebles.
 Cumplimiento de recomendaciones emitidas por los entes de
control.
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Elaborar la planificación del Control de Bienes Inmuebles
 Atención de requerimientos de Control de Bienes inmuebles
 Gestionar y ejecutar actividades acorde a lo planificado para el
control de bienes inmuebles.
 Seguimiento y Control en base a la normativa vigente y
procedimientos internos en lo referente a bienes inmuebles como
son:
- Procedimiento de Regularización de Bienes Inmuebles
Propiedad de esta Cartera de Estado
- Procedimiento para Legalización de Bienes Inmuebles en uso
de esta Cartera de Estado y en procesos judiciales
- Procedimiento para Transferencias y Traspasos de Bienes
Inmuebles Propiedad de esta Cartera de Estado
- Procedimiento para Comodatos o Préstamos de Uso de
Bienes Inmuebles Entregados y Recibidos
- Procedimiento para Fraccionamiento de Bienes Inmuebles
propiedad de esta Cartera de Estado
Productos/Servicios  Cronograma de seguimiento, regularización, legalización y control
del Subproceso: Bienes Inmuebles a nivel nacional.
 Inventario de bienes inmuebles actualizado al 31 de Diciembre de

cada año, conciliados con la Dirección Financiera y registrados en

la base MINFIN según normativa vigente.
 Coordinar la elaboración y suscripción de Actas de Entrega
recepción de bienes inmuebles con el Guardalmacén institucional.
de bienes inmuebles.
Responsable del Responsable de Bienes Inmuebles en Planta Central
Subproceso: En Coordinaciones Zonales y Direcciones Distritales los Responsables
Administrativos según su ámbito de acción.
4.2.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES
a) Las Actividades descritas para este subproceso serán de cumplimiento a nivel de Planta
Central y nivel desconcentrado independientemente de su ámbito de competencia o
acción.
b) Dentro de los presupuestos tanto de Planta Central, como de las Coordinaciones Zonales
y Direcciones Distritales se deberá considerar el monto por concepto de obligaciones de
pago de los bienes inmuebles a los GAD Municipales.
c) Los gastos que se genera en los procesos de regularización, legalización y transferencias, y

traspasos de los bienes inmuebles propiedad de esta Cartera de Estado a nivel nacional,
deberán estar considerados dentro del presupuesto anual institucional.
d) En Planta Central y en cada una de las Coordinaciones Zonales y Direcciones Distritales,

se deberá mantener un archivo físico y digital con la documentación actualizada
(expedientes) que sustentan la propiedad de los bienes inmuebles que están bajo su
administración.
e) Los contratos de comodatos o préstamo de uso y bajo cualquier figura traslaticia de

dominio de los bienes inmuebles entregados por la institución, únicamente podrán ser
suscritos por la máxima autoridad o su delegado, sujetándose a las normas especiales
propias de esta clase de contratos.
f) De existir contratos de comodatos o préstamo de uso de los bienes inmuebles entregados

o recibidos por parte de la institución, es imprescindible que los responsables de la
administración de los mismos realicen el seguimiento del cumplimiento del objeto y
obligaciones del comodato, emitiendo informes técnicos de las áreas Administrativa,
Infraestructura, Unidad Técnica Especializada, Financiera y Jurídica de ser el caso, por lo
menos una vez al año.

4.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES

4.2.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES

INMUEBLES

Responsable de
Para desarrollar la Planificación trimestral
Gestión Interna
Planificar el de Control de Bienes Inmuebles, se
de Control de
seguimiento al realizan reuniones de trabajo con los Cronograma
Bienes Muebles
buen uso, técnicos y responsables de control de de Control de
e Inmuebles
1 mantenimiento y bienes inmuebles. Bienes
de Planta
Control de A nivel Desconcentrado se reunirán los Inmuebles
Central -
Bienes responsables de control de bienes de la (Anexo 3)
Responsable de
Inmuebles Coordinación Zonal y de la Dirección
Bienes Zonal y
Distrital. (Independientemente)
Distrital
Revisar la
Revisar y Aprobar el Cronograma
Director/a Planificación de
propuesto para el seguimiento al buen
Administrativo/a seguimiento al
uso, mantenimiento y Control de Bienes
Planta Central - buen uso,
2 Inmuebles N/A
Coordinador mantenimiento y
APRUEBA PLANIFICACIÓN?
Zonal o Director Control de
SI: Continuar a la actividad 3
Distrital Bienes
NO: Regresa a la actividad 1
Inmuebles
Se emite la disposición para que se
Director/a
ejecute el cronograma planificado a
Administrativo/a Emitir la
través de Memorando (Quipux) a los
Planta Central - disposición para Memorando
3 Técnicos de bienes Planta Central,
Coordinador que se ejecute la (Quipux)
Responsable de bienes Zonales y
Zonal o Director planificación
Distritales.
Distrital
Realiza el Solicita su requerimiento a través de
requerimiento Memorando (Quipux) si es cliente interno
Cliente Interno o
4 de Control de u Oficio si es cliente externo. Para dar Requerimiento
Externo
Bienes paso al requerimiento este debe estar
Inmuebles sumillado por la autoridad competente.
Director/a
Recibir y revisar Recibe y revisa el requerimiento para
Administrativo/a
requerimiento control de Bienes Inmuebles.
Planta Central -
5 de clientes APRUEBA REQUERIMIENTO? Requerimiento
Coordinador
internos y SI: Continuar a la actividad No. 6
Zonal o Director
externos. NO: Continuar a la actividad No. 7
Distrital
Director/a 6 Sumillar y emitir Sumilla al Responsable de Gestión Interna Requerimiento

Administrativo/a la disposición de Control de Bienes Muebles e

Planta Central - para que se Inmuebles en Planta Central o
Coordinador ejecute el Responsable de Bienes Zonal o Distrital
Zonal o Director requerimiento dependiendo de donde se origina la
Distrital necesidad.
Director/a
Responder el
Administrativo/a
requerimiento Responde el requerimiento indicando el
Planta Central -
7 indicando el motivo porque no procede y finaliza el Requerimiento
Coordinador
motivo porque trámite.
Zonal o Director
no procede
Distrital.
Responsable de
Gestión Interna
Recibir
de Control de
Disposición y
Bienes Muebles Recibe la disposición y asigna al técnico
asignar al
e Inmuebles responsable de ejecutar lo planificado o
8 técnico N/A
de Planta la actividad solicitada en el
responsable de
Central - requerimiento.
ejecutar la
Responsable de actividad
Bienes Zonal y
Distrital
Planificación: Deben ejecutar el
Técnicos de cronograma planificado aplicando la
bienes Planta normativa aplicable vigente y
Gestionar y
Central - procedimientos internos descritos en el
ejecutar Los registros
Responsables de presente manual y en cumplimiento al
actividades dependen del
Bienes en 9 RGAUMCBESP
acorde a la procedimiento
Viceministerio,
Planificación o que se aplique
Responsable de Requerimiento: Se ejecuta el
requerimiento
bienes Zonal y requerimiento en base a la normativa
Distrital aplicable vigente y procedimientos
internos descritos en el presente manual.
Planificación: Realizar el Seguimiento y
Responsable de Control a las actividades diarias en
Gestión Interna cumplimiento a lo planificado, para lo
de Control de cual registrará los avances en la Matriz de Matriz de
Bienes Muebles Controlar que se Seguimiento Control de Bienes Inmuebles Seguimiento
e Inmuebles ejecute la Control de
10
de Planta Planificación o Bienes
Central - requerimiento Requerimiento: Controlar que el Inmuebles
Responsable de requerimiento este acorde a los (Anexo 4)
Bienes Zonal y procedimientos internos y al
Distrital RGAUMCBESP

5 PROCEDIMIENTOS:
 PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES
5.1 PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAMIENTO, VERIFICACIÓN Y TRASPASO DE

BIENES DE LARGA DURACIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVO
5.1.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para el levantamiento,

verificación y traspaso de bienes de larga duración y control administrativo de
conformidad a la normatividad legal vigente.
5.1.2 LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO:
 Todo el proceso es en base a leyes y reglamentos de la Contraloría General del

Estado.
 El levantamiento físico, es el acto mediante el cual se realizará la inspección
física de los bienes muebles en el lugar donde se encuentran ubicados
obteniendo el reporte de su existencia, estado físico actual y verificando sus
datos de identificación.
5.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO:
Responsable No. Actividad Descripción de Actividad Registro
Receptar el requerimiento de
Receptar el los usuarios finales/custodios
Director
requerimiento a solicitando entrega de bienes,
administrativo/
través de la traspasos, el mismo que debe
Coordinador 1 Requerimiento
secretaría de la contener nombres y apellidos
Zonal o Director
Dirección completos, cédula de identidad,
Distrital
Administrativa cargo y la Dirección a la que
pertenecen.
El requerimiento es ingresado a
la Directora Administrativa, el
Director
documento es resignado con la
administrativo/
Disponer la disposición al Responsable de
actividad Gestión Interna de Control de
Zonal o Director
Bienes Muebles e Inmuebles
Distrital
y/o Responsable de bienes en
Zonales y distritales.

Responsable de
Gestión Interna El Responsable de Gestión
de Control de Cronograma
Coordinar el trabajo Interna de Control de Bienes
Bienes Muebles de Control de
dispuesto y Muebles e Inmuebles recibe
e Inmuebles 3 Bienes
direccionar el disposiciones y coordina la
Planta Central - Muebles
mismo a los técnicos actividad y supervisa la
Responsable de (Anexo 1)
ejecución del mismo.
Bienes Zonal y
Distrital
La persona responsable del
levantamiento de bienes realiza
la constatación física de los
bienes in situ, verificando las
Ejecutar la
especificaciones características
disposición y Registros
y códigos del bien. La
Custodio efectuar el emitidos por
información se registra en las
Administrativo 4 levantamiento las
hojas de trabajo, las mismas
de Gestión de físico, registro y herramientas
que son legalizadas con las
Bienes verificación en las informáticas
firmas de responsabilidad.
herramientas de
Simultáneamente se registra y
control de bienes
regulariza en la herramienta
informática efectuando el
Traspaso de los bienes en el
mismo.
En caso de que los bienes sean
Custodio ingresados a Gestión de
Funcionario
Administrativo Guardalmacén se coordina su Comprobantes
responsable retirar
de Gestión de 5 ingreso a través de un de ingreso a
los bienes en base al
Bienes comunicado por el Director de bodega.
requerimiento.
/Guardalmacén la Unidad y el custodio que
desee descargarse del bien.
Responsable de
Gestión Interna Una vez culminada la gestión
de Control de Comunicar por de traspaso de bienes y
Bienes Muebles escrito al regularización en herramienta
e Inmuebles beneficiario la informática de control se
6 Quipux
de Planta terminación de la comunica por escrito al
Central - labor adjuntando los beneficiario la terminación de
Responsable de sustentos la labor adjuntando los
Bienes Zonal y sustentos
Distrital

5.2 PROCEDIMIENTO PARA CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVO
5.2.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para la constatación física de

bienes de larga duración y control administrativo.

Estado
Director
Director
administrativo/Coordinador
administrativo/
Cumplimiento de Zonal o Director Distrital
Coordinador 1 Memorando
normativa dispone el inicio de la
Zonal o Director
constatación física de bienes de
Distrital
Unidades y bodega
Responsable de
Gestión Interna En reunión con los Custodios
de Control de Receptar la Administrativos de bienes
Bienes Muebles disposición y coordina y distribuye las Correo Zimbra
e Inmuebles 2 coordinar la acciones a seguir para el y cronograma
de Planta ejecución para emitir cumplimiento del trabajo de trabajo
Central - delegaciones dispuesto, emite las
Responsable de delegaciones
Bienes Zonal y
Distrital
En base a disposición los
Responsables
Ejecutar de Custodios Administrativos
Administrativos
3 conformidad a la delegados en forma conjunta N/A
/Técnicos de
coordinación con delegados de Unidad
bienes
afines ejecutan la disposición
Responsables 4 Emitir Acta de Se procede a efectuar el Acta de

Administrativos Constatación física levantamiento físico de bienes Constatación

/ Custodio de bienes y en forma posterior se concilia Física

Administrativo y y depura la información y se (Anexo 10)
delegados de emite el acta de constatación
unidad a fin física de bienes a la autoridad
Director
Toman conocimiento
Administrativa Memorando
de informe y Análisis de información y
Y/o Zonales y 5 con
disponen pasos emiten disposiciones
Direcciones Disposiciones
subsecuentes
Distritales
5.3 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE BIENES INSERVIBLES y/u OBSOLETOS

ALMACENADOS EN BODEGA
5.3.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir en el egreso de bienes

inservibles y/u obsoletos almacenados en bodega y que han dejado de usarse
en la institución de conformidad a la normatividad vigente.
 Las actas que se formulen según este reglamento, serán referencia para los
asientos contables respectivos, y en ellas se hará constar número de orden,
descripción completa de los bienes, números de las piezas o partes, valor y otros
datos que se juzguen necesarios, tales como marcas, modelos, color y
características, y firmas de los intervinientes.
 Los bienes deberán ser conciliados, regularizados y saneados en la herramienta
informática de control de bienes.
 Las Coordinaciones zonales deberán coordinar con sus Direcciones distritales a fin
de que se cumpla el presente procedimiento.
 La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin
de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga
duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga
duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física,
será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los
conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. Los procedimientos
para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal
que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las
diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y
conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán
los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se
identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja,
donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales

vigentes. Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo
la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final
presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en
forma previa a la cancelación de dichos servicios. La contratación de estos
servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y
cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para
efectuar dichos gastos. El auditor interno participará en calidad de observador,
para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las
entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor
que cumpla esta función.
 Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan
sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos
administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia
clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final
 La máxima autoridad de cada entidad u organismo podrá delegar a sus
subalternos, por escrito, el ejercicio de las funciones que le corresponde según
este reglamento.
 La responsabilidad de los usuarios finales respecto de la conservación y custodia
de los bienes concluirá, cuando conforme las disposiciones del presente Manual
se hubieren suscrito las respectivas actas de entrega recepción, se hubiere
entregado los bienes producida la enajenación, se los hubiere dado de baja o
procedido a su reposición o restitución de su valor, sin perjuicio de lo dispuesto
en el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

5.3.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE BIENES INSERVIBLES Y/U OBSOLETOS ALMACENADOS EN BODEGA.


Se conformará una comisión técnica
especializada integrada por:
Guardalmacén (o quien haga sus
- DIRECTOR/A
veces) –Gestión interna de control de
ADMINISTRATIVO/A - Conformar
bienes muebles e inmuebles (o quien
COORDINADOR 1 Comisión Memorando
haga sus veces) -delegado financiero-
ZONAL o Técnica
delegado observador de auditoría-
- DIR. DISTRITAL
delegado de la Coordinación General
de Tecnologías de la Información y
Comunicación.
La comisión técnica conformada,
efectuará la constatación física de los
bienes con el fin de controlar los
inventarios en las entidades y
posibilitar los ajustes contables. De
acuerdo a las disposiciones legales
Efectuar la
vigentes, la constatación dará validez
constatación
COMISIÓN TÉCNICA 2 a los procesos de egreso de los bienes N/A
física de los
inservibles u obsoletos almacenados
bienes
en bodega, con excepción de los
equipos informáticos que necesitarán
el informe técnico correspondiente.
(RGAUMCBESP Artículo 10.-
Constatación Física y Obligatoriedad
de inventarios)
En base al RGAUMCBESP CAPITULO
IV DEL EGRESO Y BAJA DE BIENES
Artículo 22.- Inspección técnica, la
comisión en el informe técnico debe
concluir si los bienes son inservibles
u obsoletos y que han dejado de
usarse y no son de utilidad para la
institución. Cuando se trate de Informe
Elaborar
COMISIÓN TÉCNICA 3 equipos informáticos, eléctricos, Técnico
Informe Técnico
electrónicos, maquinaria, vehículos se (Anexo 5)
adjuntará el respectivo informe
técnico, elaborado por la unidad
correspondiente considerando la
naturaleza del bien. Los bienes son
Inservibles u obsoletos?
SI: Continua con la actividad No. 5
NO: Continua con la actividad No. 4
Concluir el Si en el informe técnico de inspección Informe
COMISIÓN TÉCNICA 4
trámite y se se concluye que los bienes todavía Técnico

archivar el son necesarios en la entidad u (Anexo 5)

expediente organismo, debe finalizar el trámite y
archivar el expediente.
Al informe de la comisión se debe
anexar la matriz consolidada de
bienes Inservibles u Obsoletos que
Realizar la Matriz
fueron inspeccionados (Detalle de
Matriz Consolidada
bienes clasificados por cuenta y
consolidada de de Bienes
COMISIÓN TÉCNICA 5 bodega de ubicación, conciliados con
bienes Inservibles u
la Unidad Contable, con valor saldo
inservibles u Obsoletos
en libros y demás información
obsoletos (Anexo 6)
relevante de los bienes) y remitir a la
autoridad competente para que lo
envíe al Ministerio de Educación.
Emitir la Matriz Matriz
Emitir la Matriz consolidada con los Consolidada
consolidada de
bienes bienes inservibles u obsoletos al de Bienes
MINEDUC 6
inservibles uMINEDUC para dar cumplimiento a la Inservibles u
obsoletos al Ley 106. Obsoletos
MINEDUC (Anexo 6)
El delegado del Ministerio de
Educación realiza la inspección y se
Revisar la Matriz concluye que los bienes sirven o no
Informe de
de bienes y para entregarlos a colegios y
Inspección
MINEDUC 7 efectuar la escuelas técnicas del país, según los
emitido por el
inspección física dispone la normativa.
MINEDUC
de los bienes Aprueban la utilización de bienes?
Se conforma la comisión de entrega
Entregar los
de bienes (Guardalmacén y delegado
bienes
de control de bienes) para que Acta Entrega-
seleccionados
GUARDALMACÉN 8 procedan a coordinar la entrega y a Recepción
mediante Acta
suscribir las actas de entrega (Anexo 7)
de Entrega -
recepción.
Recepción
Concluir con la actividad No. 25
Autorizar el Se analiza la Matriz consolidada con
COOR.
proceso de los bienes inservibles u obsoletos y se Matriz
ADMINISTATIVO/A
egreso de autoriza el proceso de egreso de Consolidada
FINANCIERO/A
bienes a seguir bienes a seguir. de Bienes
-DIR. 9
en base al Es conveniente la venta? Inservibles u
ADMINISTRATIVO/A
informe emitido SI: Continua con la actividad No. 10 Obsoletos
- COOR. ZONAL o DIR.
por la Comisión NO: Puede elegir realizar la actividad (Anexo 6)
DISTRITAL
Técnica No. 16, No. 18, No. 21 o No. 22
COOR. Una vez que el Ministerio de Informe de
Iniciar el
ADMINISTATIVO/A Educación emitió su desistimiento Inspección
10 proceso de
FINANCIERO/A por escrito y si en el informe de la emitido por el
REMATE
-DIR. comisión se concluye que los bienes MINEDUC

ADMINISTRATIVO/A son inservibles y/u obsoletos y han

- COOR. ZONAL o DIR. dejado de usarse en la institución por
DISTRITAL lo tanto es conveniente la venta la
autoridad procederá de conformidad
a lo que dispone la normativa
vigente.
Se iniciará el proceso de remate
presentando la oferta y comunicando
a los interesados.
Existen interesados en la oferta?
Previa resolución de la máxima

autoridad de la institución o su
delegado. El remate de bienes
muebles podrá efectuarse al martillo,
con la concurrencia de la máxima
autoridad o su delegado y el titular de
la unidad financiera o su delegado; el
titular administrativo o su delegado;
el martillador público será uno de los
que conste en la lista de idóneos a las
que se refiere el artículo 308 del
Concluir el Código Orgánico de la Función Acta Entrega-
JUNTA DE REMATES 11 proceso de Judicial. A juicio de la máxima Recepción
Remate autoridad podrá realizarse el remate (Anexo 7)
de bienes muebles mediante
concurso de ofertas en sobre cerrado,
previa decisión por escrito de la
máxima autoridad.
La Junta de Remates está integrada
por: Máxima autoridad o su
delegado, Director Financiero o
delegado, director Administrativo o
delegado.
Realizado todo el proceso de remate
Continuar con la actividad No. 23
Podrá efectuarse la venta directa de
bienes muebles cuando se hubiere
COOR.
llamado por dos veces a remate y no
ADMINISTATIVO/A
hubiere interesados o las ofertas
FINANCIERO/A Iniciar el
presentadas no fueren admitidas por
-DIR. 12 Proceso de N/A
contravenir las disposiciones del
ADMINISTRATIVO/A Venta Directa
RGAUMCBESP o los bienes fueren de
- COOR. ZONAL o DIR.
tan poco valor que el remate no
DISTRITAL
satisfaga los gastos del mismo.
Existen interesados en la venta

directa?
NO: Es conveniente entregar en
transferencia gratuita?
NO: Continua con la actividad No.
14 o 15.
RESPONSABLE DE La venta directa será dispuesta por la
GESTIÓN INTERNA DE máxima autoridad o su delegado, en
CONTROL DE BIENES base del informe motivado del titular
MUEBLES E Concluir el de la unidad encargada del control de Acta Entrega-
INMUEBLES 13 proceso de bienes, el cual se base en lo señalado Recepción
DE PLANTA CENTRAL - Venta Directa en la actividad 12. (Anexo 7)
RESPONSABLE DE Realizado todo el proceso de venta
BIENES ZONAL Y directa
DISTRITAL Continuar con la actividad No. 23
La máxima autoridad, previo informe
del titular de la unidad
administrativa, que hubiere
declarado bienes inservibles u
obsoletos en base del informe
técnico, ordenará que se proceda con
la destrucción de los bienes, la orden
de destrucción de bienes será dada
por escrito a los titulares de las
Unidades Administrativa, financiera, a
quien realizó la constatación de los
RESPONSABLE DE
bienes y notificada al Guardalmacén
GESTIÓN INTERNA DE
o quien hiciera sus veces. En la orden Acta de
CONTROL DE BIENES Realizar la se hará constar un detalle Destrucción
MUEBLES E Destrucción de pormenorizado de los bienes que de Bienes
INMUEBLES 14 acuerdo al ART. serán destruido, en lugar y fecha y Inservibles u
DE PLANTA CENTRAL - 74 y 75 del hora en que debe cumplirse la obsoletos
RESPONSABLE DE RGAUMCBESP diligencia de la cual se dejara (Anexo 8)
BIENES ZONAL Y constancia en un acta del
DISTRITAL cumplimiento de esta diligencia, con
un detalle pormenorizado de los
bienes destruidos y el lugar en el que
se cumplió la diligencia, y suscrito por
las personas que intervengan, la cual
será entregada al área de control de
bienes o quien haga sus veces, para
los fines consiguientes.
Los desechos resultantes de dicha
destrucción serán depositados
finalmente en los rellenos sanitarios

designados para el efecto, en cada

jurisdicción o entregados a los
gestores ambientales autorizados de
acuerdo al ART. 73 del RGAUMCBESP
Continuar con la actividad No. 23
Según dispone el RGAUMCBESP
SECCCION V DE LA CHATARRIZACION
Artículo 67 Procedencia.- Si los bienes
fueren declarados inservibles u
obsoletos o fuera de uso, mediante el
informe técnico que justifique que la
operación o mantenimiento resulte
oneroso para la entidad y cuya venta
o donación no fuere posible o
conveniente de conformidad a las
disposiciones dela normativa vigente
se recomienda someter a proceso de
chatarrización. Los bienes sujetos a
chatarrización, serán los vehículos,
equipo caminero, de transporte,
aeronaves, naves, buques, aparejos,
RESPONSABLE DE equipos, tuberías, fierros, equipos
GESTIÓN INTERNA DE informáticos, y todos los demás
bienes de similares características de
CONTROL DE BIENES Realizar la
tal manera que el bien quede
MUEBLES E Chatarrización Acta Entrega-
convertido irreversiblemente en
INMUEBLES 15 de acuerdo al Recepción
materia prima, serán sometidos al
DE PLANTA CENTRAL - ART. 67 y 68 del (Anexo 7)
proceso técnico de
RESPONSABLE DE RGAUMCBESP
desmantelamiento total. y los bienes
BIENES ZONAL Y no considerados
DISTRITAL
“Cumplidas las formalidades antes
referidas, los bienes se entregaran a
la empresa de chatarrización
previamente calificada por la
Subsecretaria de Comercio e
Inversiones, antes de la suscripción
del acta de entrega recepción por
parte del representante legal de la
empresa y por un delegado del
organismo o entidad pública
respectiva”.
Para observar procedimiento se
debe revisar el RGAUMCBESP
SECCCION V DE LA CHATARRIZACION
Art 68 .- Procedimiento

Cuando no fuere posible o

conveniente la venta de los bienes
muebles con arreglo a las
disposiciones de la normatividad
RESPONSABLE DE vigente.
GESTIÓN INTERNA DE Será necesario que el titular de la
CONTROL DE BIENES gestión administrativa emita un RGAUMCBESP
MUEBLES E informe previo producto de la Artículo 64.-
Transferencia
INMUEBLES 16 constatación física en la que se emitió Informe
Gratuita
DE PLANTA CENTRAL - el estado de los bienes y de la Previo
RESPONSABLE DE inspección física respaldada por el
BIENES ZONAL Y respectivo informe técnico al tratarse
DISTRITAL de bienes informáticos, eléctricos,
electrónicos, maquinaria, o vehículos,
en el que conste que no es posible o
conveniente la venta de los bienes
muebles.
Adjuntar al Informe previo los
pedidos de las organizaciones
sociales, instituciones de beneficencia
sin fines de lucro que requieran los
RESPONSABLE DE bienes.
Consolidar
GESTIÓN INTERNA DE NOTA: En el caso de bienes
pedidos de las
inservibles para la entidad u
CONTROL DE BIENES organizaciones
organismo, estos serán dados en
MUEBLES E sociales,
donación a entidades del sector Solicitud de
INMUEBLES 17 instituciones de
privado que realicen labor social u los bienes
DE PLANTA CENTRAL - beneficencia sin
obras de beneficencia, y que no
RESPONSABLE DE fines de lucro
tengan fines de lucro; siempre y
BIENES ZONAL Y que requieran
cuando se evidencie que tales bienes
DISTRITAL los bienes
no son de interés de la entidad u
organismo propietaria de los mismos.
Existen dos modos de realizar el

RESPONSABLE DE traspaso a tiempo fijo y a
GESTIÓN INTERNA DE perpetuidad.
CONTROL DE BIENES Traspaso entre NOTA: Cuando intervengan dos
MUEBLES E instituciones personas jurídicas distintas no habrá
INMUEBLES 18 públicas traspaso sino donación y, en este N/A
DE PLANTA CENTRAL - (Cambio de evento, existirá transferencia de
RESPONSABLE DE Asignación) dominio que se sujetará a las normas
BIENES ZONAL Y especiales de la donación y demás
DISTRITAL disposiciones legales pertinentes
respecto de la materia.

Es el cambio de asignación de un bien

mueble o inmueble que se hubiere
vuelto innecesario o inútil para una
entidad u organismo en favor de otro,
dependiente de la misma persona
jurídica, que requiera para el
RESPONSABLE DE cumplimiento de sus fines, como es el
GESTIÓN INTERNA DE A tiempo fijo: El caso de los ministerios de Estado o
CONTROL DE BIENES traspaso se sus dependencias. , en este caso no
MUEBLES E efectuará en un será menor de un año ni mayor de
INMUEBLES 19 tiempo no N/A
menor a un año cinco años.
DE PLANTA CENTRAL -
ni mayor a cinco Las máximas autoridades o sus
RESPONSABLE DE
BIENES ZONAL Y años delegados de las entidades u
DISTRITAL organismos que intervengan,
autorizarán la celebración del
traspaso, mediante acuerdo entre las
partes.
RGAUMCBESP Artículo 90.- Traspaso
Artículo 91.- Traspaso a tiempo fijo
Podrá efectuarse el traspaso a
perpetuidad, también podrá
transformarse un traspaso a tiempo
fijo, en uno a perpetuidad. Las
RESPONSABLE DE
máximas autoridades o sus delegados
GESTIÓN INTERNA DE
de las entidades u organismos que
CONTROL DE BIENES
MUEBLES E intervengan, autorizarán la
INMUEBLES 20 A Perpetuidad celebración del traspaso, mediante N/A
DE PLANTA CENTRAL - acuerdo entre las partes. En los casos
RESPONSABLE DE de extinción, fusión, adscripción u
BIENES ZONAL Y otros similares se procederá según
DISTRITAL lo dispone el RGAUMCBESP Artículo
93
RESPONSABLE DE
GESTIÓN INTERNA DE Contrato de RGAUMCBESP Capítulo IV DEL
Comodato o COMODATO Y DE LOS TRASPASOS
CONTROL DE BIENES 21
Préstamo de
MUEBLES E DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Uso
INMUEBLES Artículo 88 Contrato entre entidades

DE PLANTA CENTRAL - públicas.- Cuando exista la necesidad

RESPONSABLE DE de especies , bienes muebles, e
BIENES ZONAL Y inmuebles entre dos personas
DISTRITAL
jurídicas distintas pertenecientes al
Sector Público , podrán celebrar un
contrato de comodato o préstamo
de uso, sujetándose a las normas
especiales propias de esta clase de
contrato. Art 89.- Contrato con
Entidades privadas .- También se
podrá celebrar contrato de
comodato entre entidades y
organismos del sector público y
personas jurídicas del sector privado.
COOR.
Autorizar que se
ADMINISTRATIVO
ejecute el Autorizar que se ejecute el proceso y
FINANCIERO, COOR. 22 Memorando
egreso y definir definir los beneficiarios de los Bienes.
ZONAL o DIR.
los beneficiarios
DISTRITAL
Elaborar
En relación al expediente del proceso
resolución para
DIR. JURÍDICO 23 de egreso de bienes se elabora la Resolución
entrega de
resolución.
bienes
Ejecutar la
DIR. resolución Actas
Ejecutar la resolución suscribiendo las
ADMINISTRATIVA/O o suscribiendo las Entrega-
24 Actas de Entrega-Recepción
quien haga sus veces actas de entrega Recepción
respectivas.
en zona y distrito recepción (Anexo 7)
respectivas
Remitir el
expediente al
Responsable de
la Unidad de
Remitir el expediente al Responsable
bienes en Planta
de Gestión Interna de Control de
DIR. central y/o Expediente
Bienes Muebles e Inmuebles en
ADMINISTRATIVA/O o responsable de con los
25 Planta central y/o responsable de
quien haga sus veces bienes Zonal o documentos
bienes Zonal o distrital, a contabilidad
en zona y distrito distrital, a generados
para el registro y auditoría para el
contabilidad
conocimiento y control.
para el registro
y auditoría para
el conocimiento
y control

5.4 PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIPCIÓN DE HOJAS DE PAZ Y SALVO DE

FUNCIONARIOS QUE DEJAN LA INSTITUCIÓN
5.4.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para Suscripción de Hojas de

Paz y Salvo de Funcionarios que dejan la Institución de conformidad la
normatividad vigente.

Estado
Receptar el requerimiento de
los custodios que dejan la
Institución solicitando
Receptar el
Director suscripción de hojas de salida el
requerimiento a
administrativo/ pedido debe contener nombres
través de la
Coordinador 1 y apellidos completos, cédula Requerimiento
secretaria de la
Zonal o Director de identidad, cargo y la
Dirección
Distrital Dirección a la que pertenecen y
Administrativa
nuevos responsables de los
bienes a su cargo y/o ingreso a
bodega.
El requerimiento es ingresado a
la Directora Administrativa, el
Director
documento es resignado con la
administrativo/
Disponer la disposición al Responsable de
actividad Gestión Interna de Control de
Zonal o Director
Bienes Muebles e Inmuebles
Distrital
y/o Responsable de bienes en
Zonales y distritales.

Responsable de
Gestión Interna Responsable de Gestión Interna
de Control de Coordinar el trabajo de Control de Bienes Muebles e
Bienes Muebles dispuesto y Inmuebles recibe disposiciones
3 Requerimiento
e Inmuebles/ direccionar el y coordina la actividad y
Responsable de mismo a los técnicos supervisa el cumplimiento del
Bienes Zonal o mismo.
Distrital
La persona responsable del

levantamiento de bienes realiza
la constatación física de los
bienes in situ, verificando las
Ejecutar la
especificaciones características
disposición y
y códigos del bien. La Registros
efectuar el
información se registra en las emitidos por
Custodio levantamiento
4 hojas de trabajo, las mismas las
Administrativo físico, registro y
que son legalizadas con las herramientas
verificación en las
firmas de responsabilidad. informáticas
herramientas de
Simultáneamente se registra y
control de bienes
regulariza en la herramienta
informática efectuando el
Traspaso de los bienes en el
mismo.
En caso de que los bienes sean

ingresados a la Bodega de
Funcionario
Custodio Guardalmacén se coordina su Comprobantes
responsable retirar
Administrativo/ 5 ingreso a través de un de ingreso a
los bienes en base al
Guardalmacén comunicado por el Director de bodega.
requerimiento.
la Unidad y el custodio que
desee descargarse del bien.
Registrar depuración El Custodio Administrativo

y elaboración de delegado luego de efectuar el
expediente de levantamiento de los bienes y
Técnicos de sustento (Hoja de efectuar el registro y Certificado de
Bienes – 6 salida-certificados depuración en el sistema y si el
No poseer
Guardalmacén Bienes
de bodega y bienes funcionario saliente justifica
(Anexo 11)
de no poseer bienes todos sus bienes a cargo como
capturas de pantalla custodio se arma el
de Herramienta expediente respectivo

informática de emitiendo el certificado de no

control de bienes y poseer bienes el expediente se
otros ) remite al Coordinador de
Bienes para sus suscripción y
control.
Responsable de El Responsable de Gestión

Gestión Interna Interna de Control de Bienes
Suscripción de hojas Capturas de
de Control de 7 Muebles e previa revisión
de salida pantalla, hojas
Bienes Muebles suscribe hoja de salida en base de salida
e Inmuebles a las certificaciones emitidas
Entregar mediante El Responsable de Gestión

Memorando Interna de Control de Bienes
Responsable de
(Quipux) hoja de Muebles e Inmuebles entrega
Gestión Interna
salida a beneficiario mediante Memorando (Quipux) Memorando
de Control de 8
suscrita y sellada y hoja de salida a beneficiario (Quipux)
Bienes Muebles
los sustentos se suscrita y sellada y los
e / Beneficiario
archivan en Gestión sustentos se archivan en
de bienes Gestión de bienes
5.5 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR ROBO, HURTO, ABIGEATO, CASO

FORTUITO O SEMEJANTES, REPOSICIÓN.
5.5.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para la baja de Bienes por
Robo, Hurto, Abigeato, Caso Fortuito o Semejantes, Reposición.
 Aplicación del Reglamento General para la Administración, Utilización ,

Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público
(RGAUMCBESP)
 Los bienes que no existen físicamente por alguna de las siguientes causas:
robo, hurto, abigeato, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir del
inventario institucional; además se podrán excluir los bienes intangibles
como las licencias de uso de los sistemas informáticos.
 Los bienes de propiedad de las entidades u organismos comprendidos en el
artículo 1 del presente reglamento, que hubieren desaparecido, por robo,
hurto, abigeato o semejantes; o, hubieren sufrido daños parciales o totales,

y quedaren inutilizados; o, no hubieren sido presentados por el Usuario Final

al momento de la constatación física o, en el momento de entrega recepción
por cambio de Usuario Final o cesación de funciones; o, en caso de pérdida
por negligencia o mal uso, deberán ser restituidos, o reemplazados por otros
de acuerdo con las necesidades institucionales, por parte de los Usuarios
Finales de los bienes.
 La reposición del bien se podrá llevar a cabo, en dinero, al precio actual de
mercado, o con un bien de iguales características al bien desaparecido,
destruido o inutilizado, previa autorización de la máxima autoridad o su
delegado.
 En aquellos casos que los bienes sustraídos de la entidad u organismo
hubieren estado protegidos por un contrato de seguros, el valor del
deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se
necesitare para cumplir el costo de reposición respectivo, será imputado al
Usuario Final del bien; dicho monto le será restituido, si el dictamen judicial
declarare el evento suscitado, como robo público.
 En ningún caso la entidad u organismo obtendrá doble reposición por parte
de la compañía aseguradora y del custodio, pero se preferirá la
indemnización de la aseguradora.
 La baja del bien se realizará inmediatamente una vez que se haya
demostrado el hecho económico de desaparición, de conformidad con la
Normativa de Contabilidad Gubernamental.

Comunicar el
hecho por Comunica el hecho por
escrito con escrito con todos los
Custodio del Bien 1 Memorando
todos los pormenores que fueren
pormenores del caso al Jefe
que fueren del inmediato.
caso
Comunicar el hecho por
Comunicar el escrito a la Coordinadora
Jefe Inmediato 2 Memorando
hecho por Administrativa-Financiera
escrito con copia a la Directora
Administrativa.
Coordinadora Remitir el caso
Remite el caso
Administrativa- 3 al Responsable Memorando
Responsable de Bienes
Financiera de Bienes
Muebles.
Muebles

Analiza el caso
conjuntamente con el
Custodio del Bien. El caso
amerita una reposición
voluntaria, una denuncia
o Emitir una resolución
de la máxima autoridad,
Responsable de previo informe Informe (Aplica solo para
Gestión Interna de administrativo.
4 Fuerza mayor o caso
Control de Bienes Analizar el caso Reposición Voluntaria:
Muebles e Inmuebles Continua con la actividad fortuito)
No. 5
Denuncia: Continua con
la actividad No. 6
Emitir Resolución por la
Máxima Autoridad:
Continua con la actividad
No. 10
Responsable de
Aplica lo establecido en el
Gestión Interna de Aplicar el
5 artículo 77 del
Control de Bienes artículo 77 del
RGAUMCBESP y finaliza
Muebles e Inmuebles RGAUMCBESP
el procedimiento.
Coordinadora
Remitir el caso Remite el caso al Director
Administrativa- 6 Memorando
al Director Jurídico para que formule
Financiera Jurídico de inmediato la denuncia
Formula de inmediato la
denuncia
correspondiente ante la
Fiscalía General del
Estado o Policía Nacional,
de ser el caso, la cual
deberá ser acompañada
por los documentos que
acrediten la propiedad de
Director Jurídico 7 Formular la Denuncia
los bienes presuntamente
Denuncia
sustraídos.
NOTA: El Guardalmacén
o quien haga sus veces y
el Usuario Final o
Custodio Administrativo,
a petición del abogado
que llevará la causa,
facilitarán y entregarán la
información necesaria

para los trámites legales;

el abogado será el
responsable de impulsar
la causa hasta la
conclusión del proceso,
de acuerdo a las
formalidades
establecidas en el Código
Orgánico Integral Penal.
En caso que la entidad u
organismo no cuente con
un abogado para el
trámite de la denuncia y
el proceso en general,
solicitará la participación
de un profesional en
derecho a la entidad a la
que esté adscrita.
Realiza el seguimiento a
Realizar el
Custodio del Bien 8 la denuncia hasta Resolución del Juez
seguimiento a la
obtener la resolución del
denuncia
Juez.
Responsable de
Gestión Interna de Con la Resolución del Registros emitidos por las
Juez se procede a dar la
Control de Bienes Dar de baja el herramientas
9 baja conforme lo
Muebles e Inmuebles Bien Mueble establecido en el Artículo informáticas de bienes y
/Responsable 80 del RGAUMCBESP y contabilidad
Financiero finaliza el procedimiento.
Coordinadora Aplicar el Aplica lo establecido en el

Administrativa- 10 Artículo 82 del artículo 82 del Resolución de la Máxima
Financiera RGAUMCBESP RGAUMCBESP y finaliza Autoridad
el procedimiento.
 PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE BIENES INMUEBLES:
5.6 PROCEDIMIENTO PARA REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD

DE ESTA CARTERA DE ESTADO.
5.6.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para la regularización de bienes

inmuebles propiedad de esta cartera de Estado.

 Aplicación de los Decretos Ejecutivos 580- 1170-1356, Acuerdos

Interministeriales y otros.
 Recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado

Disponer se
MÁXIMA ejecute el proceso
Solicita a la Dirección
de regularización Memorandos /
AUTORIDAD O SU 1 Administrativa la Regularización
de bienes Oficios (QUIPUX)
DELEGADO de los bienes inmuebles a nivel
inmuebles
nacional.
propiedad de la
cartera de Estado.
Delegar al
personal de
gestión interna de
Delegar al personal de gestión
DIRECTOR/A control de bienes Memorandos /
2 interna de control de bienes para
ADMINISTRATIVO/A muebles e la regularización de los bienes Oficios (QUIPUX)
inmuebles la inmuebles a nivel nacional.
ejecución del
proceso.
SERVIDORES DE
Elaborar el Elabora el cronograma en el cual Cronograma de
GESTIÓN INTERNA
cronograma de se especifica la zona, provincia, Intervención en
DE CONTROL DE 3
intervención en cantón, # de bienes a ser
BIENES MUEBLES E territorio.
territorio intervenidos, actividades, etapas
INMUEBLES de ejecución. (Anexo 9)
Cronograma de
DIRECTOR/A Aprobar Aprueba cronograma? Intervención en
4
ADMINISTRATIVO/A cronograma SI: Continua a la actividad 5 territorio aprobado
NO: Reprograma (Anexo 9)
• Solicitar al Registrador de la Registro de la

SERVIDORES DE Propiedad de los diferentes Propiedad:
GESTIÓN INTERNA cantones para la emisión de
Recabar
DE CONTROL DE 5 certificados de búsqueda y -Certificados de
documentación
BIENES MUEBLES E certificados de gravámenes de búsqueda y
de los predios
INMUEBLES los inmuebles ex INFA y otras certificados de
razones sociales, previo el pago gravámenes
del valor respectivo.

Notaría:
• Obtener el certificado y
solicitar en la notaría la -Copias certificadas
marginación del Decreto de escrituras.
Ejecutivo correspondiente en la
-Archivo
escritura del inmueble.
Fotográfico de los
inmuebles
• Solicitar al Registrador de la
Propiedad la actualización del Avalúos y
titular de dominio de los Catastros:
inmuebles a nombre del MIES.
-Certificado de
• Gestionar en las Direcciones Avalúo
de Avalúos y Catastros de los
GAD la actualización del titular - Mapa
de dominio a MIES. Planimétrico
-Ficha Catastral
• Verificar pago de tasas, -Carta Predial
contribuciones especiales y/o
mejoras
• Conciliar la información de
los inmuebles en el Registro de la
Propiedad y GAD Municipal, de
tal manera que los predios que
constan en el Registro de la Registros emitidos
SERVIDORES DE Propiedad sean los únicos que por el Sistema
GESTIÓN INTERNA estén catastrados.
Regularización de eSIGEF módulo
DE CONTROL DE 6
BIENES MUEBLES E
Bienes Inmuebles • Remitir a la Dirección eSByE del
INMUEBLES Financiera el expediente para el Ministerio de
registro contable Finanzas.
correspondiente y actualización
de la información.
• Remitir a la CGAJ el
expediente para conocimiento y
archivo respectivo.

5.7 PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES QUE ESTÁN EN

USO POR ESTA CARTERA DE ESTADO Y EN PROCESOS JUDICIALES.
5.7.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para la legalización de bienes

inmuebles que están en uso de esta Cartera de Estado y en procesos judiciales.
 Tener en cuenta lo establecido en el RGAUMCBESP y la Normativa Legal

Aplicable.

Disponer se
ejecute el proceso
de legalización de
MÁXIMA bienes inmuebles Solicita a la Dirección
Memorandos /
1 Administrativa la Legalización de
AUTORIDAD O SU que están en uso
los bienes inmuebles a nivel Oficios (QUIPUX)
DELEGADO de esta Cartera de
nacional.
Estado y en
procesos
judiciales
Delegar al
personal de
gestión interna de Delegar al personal de gestión
DIRECTORA control de bienes Memorandos /
2 interna de control de bienes para
ADMINISTRATIVA muebles e legalización de los bienes Oficios (QUIPUX)
inmuebles la inmuebles a nivel nacional.
ejecución del
proceso.
SERVIDORES DE
Elaborar el Elabora el cronograma en el cual Cronograma de
GESTIÓN INTERNA
cronograma de se especifica la zona, provincia, Intervención en
DE CONTROL DE 3
intervención en cantón, # de bienes a ser
BIENES MUEBLES E territorio.
territorio intervenidos, actividades, etapas
INMUEBLES de ejecución. (Anexo 9)
Cronograma de
DIRECTOR/A Aprobar Aprueba cronograma? Intervención en
4
ADMINISTRATIVO/A cronograma SI: Continua a la actividad 5 territorio aprobado
NO: Reprograma (Anexo 9)

• Ubicar el bien Inmueble

Registro de la
• Solicitar al Registrador de la Propiedad:
Propiedad de los diferentes
cantones para la emisión de -Certificados de
certificados de búsqueda y búsqueda y
certificados de gravámenes de certificados de
los inmuebles ex INFA y otras gravámenes
razones sociales, previo el pago
del valor respectivo. Notaría:
-Copias certificadas
• Obtener el certificado y de escrituras
SERVIDORES DE solicitar en la notaría la
GESTIÓN INTERNA marginación del Decreto -Archivo
Recabar
DE CONTROL DE 5
documentación de Ejecutivo correspondiente en la Fotográfico de los
BIENES MUEBLES E los predios escritura del inmueble. inmuebles
INMUEBLES
• Solicitar al Registrador de la Avalúos y
Propiedad la actualización del Catastros:
titular de dominio de los
inmuebles a nombre del MIES. -Certificado de
Avalúo
• Gestionar en las Direcciones - Mapa
de Avalúos y Catastros de los Planimétrico
GAD la actualización del titular
de dominio-MIES. -Ficha Catastral
• Verificar pago de tasas, -Carta Predial
contribuciones especiales y/o
mejoras.
• Conciliar la información de
los inmuebles en el Registro de la
Propiedad y GAD Municipal, de
tal manera que los predios que
constan en el Registro de la
SERVIDORES DE Propiedad sean los únicos que Registros emitidos
GESTIÓN INTERNA estén catastrados. por el Sistema
Legalización de
DE CONTROL DE 6 eSIGEF módulo
Bienes Inmuebles • Remitir a la Dirección
BIENES MUEBLES E eSByE del
INMUEBLES Financiera el expediente para el
registro contable Ministerio de
correspondiente y actualización Finanzas.
de la información.
• Remitir a la CGAJ el
expediente para conocimiento y
archivo respectivo.

5.8 PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIAS Y TRASPASOS DE BIENES INMUEBLES

PROPIEDAD DE LA CARTERA DE ESTADO
5.8.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para realizar las transferencias y
traspasos de bienes inmuebles propiedad de la Cartera de Estado.
 Tener en cuenta lo establecido en el RGAUMCBESP y la Normativa Legal

Aplicable.
 Aplicación de los Decretos Ejecutivos INMOBILIAR Acuerdos
Interministeriales y otros.

Disponer se
ejecute el proceso
MÁXIMA de transferencias y
Solicita a la Dirección Administrativa Memorandos /
AUTORIDAD O 1 traspasos de
las Transferencias y Traspasos de los Oficios (QUIPUX)
SU DELEGADO bienes inmuebles bienes inmuebles a nivel nacional.
propiedad de la
Cartera de Estado
Delegar al personal
de gestión interna
de control de
DIRECTORA Memorandos /
2 bienes muebles e Transferencias y Traspasos de los
ADMINISTRATIVA bienes inmuebles a nivel nacional. Oficios (QUIPUX)
inmuebles la
ejecución del
proceso.
 Atender Solicitud de la Entidad Cronograma de

requirente Intervención en
SERVIDORES DE  Remitir informe administrativo territorio.
GESTIÓN Transferencias y de la situación del inmueble a la (Anexo 9)
INTERNA DE traspasos de máxima autoridad o a su
3
CONTROL BIENES bienes inmuebles a delegado
MUEBLES E terceros  Solicitar Dictamen Técnico a
INMOBILIAR
INMUEBLES
 Obtener el dictamen técnico de Acta Entrega-
INMOBILIAR Recepción
 Preparar expediente con

documentación de respaldo (Anexo 7)

 Remitir expediente a la CGAJ
para elaboración del
instrumento legal
correspondiente. Registros
 Coordinar la Elaboración y emitidos por el
suscripción del acta entrega Sistema eSIGEF
recepción con el Guardalmacén módulo eSByE del
Institucional. Ministerio de
 Informar a la Dirección
Finanzas.
Financiera para el egreso del
inmueble y registro pertinente.
5.9 PROCEDIMIENTO PARA COMODATOS O PRÉSTAMOS DE USO DE BIENES

INMUEBLES ENTREGADOS O RECIBIDOS
5.9.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para realizar el comodato o

préstamo de uso de bienes inmuebles entregados o recibidos.
 N/A

Disponer se
ejecute el proceso
de comodatos o
MÁXIMA Solicita a la Dirección Administrativa
prestamos de uso Memorandos /
AUTORIDAD O 1 realizar el proceso de Comodatos
de bienes entregados o recibidos a nivel Oficios (QUIPUX)
SU DELEGADO
inmuebles nacional.
entregados o
recibidos
Delegar al personal
de gestión interna
de control de
DIRECTORA Memorandos /
2 bienes muebles e Comodatos entregados o recibidos a
ADMINISTRATIVA nivel nacional. Oficios (QUIPUX)
inmuebles la
ejecución del
proceso.

• Atender Solicitud de la Entidad

requirente
• Remitir informe administrativo
de la situación del inmueble a
la máxima autoridad o su
delegado
• Solicitar Dictamen Técnico a
INMOBILIAR. Cronograma de
• Obtener el dictamen técnico de Intervención en
INMOBILIAR
territorio.
• Preparar expediente con
documentación de respaldo. (Anexo 9)
SERVIDORES DE
GESTIÓN • Remitir expediente a la CGAJ
para elaboración del
INTERNA DE Ejecutar
3 instrumento legal
CONTROL BIENES Comodatos correspondiente.
MUEBLES E • Coordinar la Elaboración y
INMUEBLES suscripción del acta entrega
Formato de
recepción con el Guardalmacén
Institucional. informe de
• Informar a la Unidad Financiera seguimiento
para el respectivo ajuste administrativo.
contable
• Realizar Seguimiento del
cumplimiento del objeto y
obligaciones del comodato
(Informes: Administrativo,
Infraestructura, Unidad Técnica
Especializada, Financiero y
Jurídico de ser el caso.
5.10 PROCEDIMIENTO PARA FRACCIONAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

PROPIEDAD DE ESTA CARTERA DE ESTADO
5.10.1 PROPÓSITO: Establecer las actividades a seguir para realizar el fraccionamiento

de bienes inmuebles propiedad de esta cartera de Estado.
 Aplicación Decretos Ejecutivos INMOBILIAR y otros Acuerdos

Interministeriales


DISPONER SE
EJECUTE EL
PROCESO DE
MÁXIMA FRACCIONAMIENTO Solicita a la Dirección
Memorandos /
AUTORIDAD O 1 DE BIENES Administrativa realizar el proceso
de fraccionamiento de los bienes Oficios (QUIPUX)
SU DELEGADO INMUEBLES
PROPIEDAD DE inmuebles a nivel nacional.
ESTA CARTERA DE
ESTADO
DELEGAR AL
PERSONAL DE
GESTIÓN INTERNA
DIRECTORA DE CONTROL DE Memorandos /
2 Fraccionamiento de los bienes
ADMINISTRATIVA BIENES MUEBLES E inmuebles a nivel nacional. Oficios (QUIPUX)
INMUEBLES LA
EJECUCIÓN DEL
PROCESO.
 Atender Solicitud de la Entidad Cronograma de

requirente Intervención en
 Remitir informe administrativo territorio.
de la situación del inmueble a (Anexo 9)
la máxima autoridad o su
delegado
 Solicitar Dictamen Técnico a
INMOBILIAR
SERVIDORES DE  Obtener el dictamen técnico de
GESTIÓN INMOBILIAR
FRACCIONAMIENTO
INTERNA DE  Preparar expediente con
3 DE BIENES
CONTROL BIENES documentación de respaldo
INMUEBLES  Remitir expediente a la
MUEBLES E
INMUEBLES Dirección de Infraestructura
para elaboración del proceso
en el GAD. correspondiente.
 Preparar expediente con
documentación de respaldo y
Registros
remitir a la CGAJ para la
emitidos por el
elaboración de escrituras de
fraccionamiento. Sistema eSIGEF
 Inscripción en el Registro de la módulo eSByE del
Propiedad. Ministerio de

 Remitir a la CGAJ el expediente Finanzas.

para la elaboración del Acuerdo
Interministerial o
Interinstitucional.
 Coordinar la Elaboración y
suscripción del acta entrega
recepción con el Guardalmacén
Institucional.
 Informar a la Dirección
Financiera para el registro
pertinente.
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Nombre: Porcentaje de predios MIES con expediente completo para su

legalización
El indicador nos permite visualizar los bienes inmuebles con los que
cuenta el MIES y que han cumplido con los procesos de GAD Municipal,
Descripción: Registro de la Propiedad, Avalúos y Catastros, y escrituras en notarías es
decir la gestión administrativa previa a la legalización de los mismos que
es responsabilidad de la Coordinación de Asesoría Jurídica.
Fuente: Dirección Administrativa
Fórmula de Cálculo: Número de predios legalizados/Número de predios localizados
Unidad de Medida: Porcentaje

Frecuencia de
Semestral
Medición:
Tipo: Discreto por periodo
Línea Base: N/A
Responsable: Director/a Administrativo/a
7 ANEXOS
7.1 ANEXO 1: CRONOGRAMA DE CONTROL DE MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R01

BIENES MUEBLES
7.2 ANEXO 2: MATRIZ DE SEGUIMIENTO CONTROL MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R02
BIENES MUEBLES
7.3 ANEXO 3: CRONOGRAMA DE CONTROL DE MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R03
BIENES INMUEBLES

7.4 ANEXO 4: MATRIZ DE SEGUIMIENTO CONTROL MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R04

DE BIENES INMUEBLES
7.5 ANEXO 5: INFORME TÉCNICO MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R05
7.6 ANEXO 6: MATRIZ CONSOLIDADA DE BIENES MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R06
INSERVIBLES U OBSOLETOS
7.7 ANEXO 7: ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R07
7.8 ANEXO 8: ACTA DE DESTRUCCIÓN DE BIENES MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R08
INSERVIBLES U OBSOLETOS
7.9 ANEXO 9: CRONOGRAMA DE INTERVENCIÓN EN MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R09
TERRITORIO
7.10 ANEXO 10: ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R10
7.11 ANEXO 11: CERTIFICADO DE NO POSEER BIENES MIES 3.9-CGAF-DA-P05/R11


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Macroproceso: Gestión Administrativa Financiera

Proceso: Gestión Interna de Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

5.6 PROCEDIMIENTO PARA REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DE ESTA

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

PROCESO DE GESTIÓN INTERNA DE CONTROL

1.1 FICHA DEL PROCESO

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

Caso Fortuito o Semejantes, Reposición.

CONTROL DE BIENES INMUEBLES:

- ACUERDO No. 000080

 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

- ACUERDO 039 CG -2009 (16 nov 2009) R.O. 78 (01-12-2009) Y

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

 REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN,

- ACUERDO No. 017- CG – 2016

PARA EL CONTROL DE BIENES INMUEBLES:

 Ley de Modernización del Estado

1.2 ALCANCE DEL PROCESO

1.3 POLÍTICAS DEL PROCESO

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

1.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

1.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

2 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

 CAF: Coordinación Administrativa Financiera

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

 Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar en dinero el valor de los bienes a

a) Ser de propiedad de la Institución;

 Bienes No Depreciables (Control Administrativo): Son bienes tangibles de

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

 Cliente Externo: Se define como cliente externo al receptor del producto

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

3 MAPA DE INTERRELACIÓN DEL PROCESO

TODOS LOS GESTIÓN INTERNA DE TODOS LOS

4 DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS

4.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

Productos/Servicios  Cronograma de Control de Bienes Muebles

4.1.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

p) Al recibir bienes adquiridos Gestión de Guardalmacén deberá verificar que correspondan

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES MUEBLES

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

4.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES

Responsable # Actividad Descripción de Actividad Registro

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

Sumilla al Responsable de la Gestión

Responsable de Planificación: Realizar el Seguimiento y

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

4.2 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES

Archivo: Manual Gestión Interna de Procesos

cada año, conciliados con la Dirección Financiera y registrados en

4.2.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES

c) Los gastos que se genera en los procesos de regularización, legalización y transferencias, y

d) En Planta Central y en cada una de las Coordinaciones Zonales y Direcciones Distritales,

e) Los contratos de comodatos o préstamo de uso y bajo cualquier figura traslaticia de

f) De existir contratos de comodatos o préstamo de uso de los bienes inmuebles entregados

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4.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO CONTROL DE BIENES INMUEBLES

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