GP10 Esla RM 02

Capítulo 2: Procedimientos diarios
CAPÍTULO 2: PROCEDIMIENTOS DIARIOS

Objetivos
Los objetivos son:
• Proporcionar información general del proceso de contabilización

de transacciones.
• Crear un lote de cuentas por cobrar.
• Especificar diferentes tipos de transacciones de cuentas por cobrar.
Imprimir listas de edición y contabilizar transacciones.
• Procesar los pagos de plan.
• Especificar recibos de efectivo; aplicar recibos de efectivo y notas
de crédito.
• Aplicar las transacciones de las cuentas por cobrar contabilizadas
entre sí.
• Procesar cheques de reembolso.
• Recuperarse de interrupciones de contabilización de lotes.
Introducción
Este material de capacitación se enfoca en los procedimientos diarios realizados
en Administración de cuentas por cobrar. Este contenido se enfoca en la entrada
de transacciones, como facturas, recibos de efectivo y cargos financieros.
Después de completar este material de capacitación, se habrá familiarizado con

todos los procedimientos comúnmente realizados en Administración de cuentas
por cobrar.
Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-1

El uso de este contenido está sujeto al acuerdo de servicios actual
Administración de cuentas por cobrar de Microsoft Dynamics™ GP 10.0
Información general de entrada de transacciones

Existen métodos diferentes para contabilizar las transacciones de cuentas
por cobrar:
• Lote
• Transacción única
Se pueden especificar diferentes tipos de transacciones de cuentas por cobrar.
Lotes
A través de transacciones de entrada de lote, usted puede:
• Agrupar transacciones similares para introducirlas y contabilizarlas.

• Asignar las transacciones a un lote.
• Guardar las transacciones e imprimir una lista de edición
(las ediciones pueden hacerse más adelante, antes de
la contabilización).
• Al contabilizar transacciones desde otros módulos hacia
contabilidad, el sistema asigna un nombre de lote en Contabilidad.
• Eliminar el Id. de lote para contabilizar en el nivel de la transacción
o cambiar el Id. de lote en una transacción.
Transacción única
A través de transacciones de entrada única, usted:
• Puede especificar una transacción única por vez y contabilizarla.

• Puede contabilizar inmediatamente.
• No puede guardar la transacción ni imprimir una lista de edición.
Cuando se contabiliza desde otros módulos, la transacción no se contabiliza

en Contabilidad, pero crea un Id. de lote en la contabilidad identificada por
el código de auditoría.
Se puede especificar un Id. de lote en cualquier momento antes de contabilizar

si usted desea guardar la transacción en lugar de contabilizarla inmediatamente.
Los diarios de contabilización se imprimen cuando se cierra la ventana

Entrada de transacciones.
Página 2-2 Materiales de formación para Microsoft Dynamics™

Información general de contabilización

Microsoft Dynamics™ GP proporciona los siguientes métodos
de contabilización.
• Contabilización de transacciones
Una transacción única que no se asigna a un lote.
• Contabilización de lote
Para abrir la ventana Contabilización de lote, haga clic en
Transacciones, seleccione Ventas y luego haga clic en Lotes ctas.
por cobrar. Se pueden especificar transacciones en un lote. Cuando
se contabiliza el lote, se contabilizan las transacciones individuales
asignadas al lote.
• Contabilización en serie
Para abrir la ventana Contabilización en serie, haga clic
en Transacciones, seleccione Ventas y luego haga clic
en Contabilización en serie. Esta ventana permite que
se contabilicen muchos lotes de la misma serie al mismo
tiempo (p. ej., Cuentas por pagar o cuentas por cobrar).
• Contabilización maestra
Para abrir la ventana Contabilización maestra, haga clic
en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas,
seleccione Rutinas y luego haga clic en Contabilización
maestra. Esta ventana permite que se contabilicen múltiples
lotes de cualquier serie al mismo tiempo.
Especificar transacciones de ventas

Para abrir la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar, haga clic en Transacciones,
seleccione Ventas y luego haga clic en Entrada de transacciones. Utilice esta
ventana para registrar las siguientes transacciones:
• Ventas/facturas
• Notas de débito
• Cargos financieros
• Servicio y reparaciones
• Garantías
• Notas de crédito
• Devoluciones

Entrada de lotes ctas. por cobrar

Para abrir la ventana Entrada del lote Cuentas por cobrar, haga clic en
Transacciones, seleccione Ventas y luego haga clic en Lotes ctas. por cobrar.
Utilice esta ventana para crear lotes para registrar transacciones de venta.
El uso de los lotes es opcional.
FIGURA 2.1: VENTANA ENTRADA DE LOTES CTAS. POR COBRAR
Un Id. de lote es un identificador de un lote. Utilice hasta 15 caracteres para

especificar un Id. descriptivo y fácil de reconocer. Especificar un Id. de lote
único es útil cuando se vuelven a imprimir diarios de contabilización. Utilice la
fecha con el año como parte del Id. de lote. Especifique un comentario de hasta
60 caracteres para identificar mejor el lote. El comentario especificado
permanece en el lote cuando se lo contabiliza en Contabilidad.
Origen
Seleccione si este lote se utiliza para transacciones de cuentas por cobrar
o de recibos de efectivo. Esta selección determina qué ventana de Entrada
de transacciones se abre al hacer clic en el botón Transacciones.

Frecuencia
Si se utiliza una frecuencia de lotes en vez de un lote de un uso único, usted
tiene la opción de especificar el número de veces para contabilizar el lote.
• Si selecciona Misceláneos, especifique una cantidad de días

para aumentar la fecha de transacción.
• Si selecciona otra opción distinta de Misceláneos, la fecha
de transacción se aumenta de acuerdo con el tipo de lote.
EJEMPLO: La fecha de transacción se incrementa en siete días si

se selecciona semanalmente como el tipo de lote.
Se pueden contabilizar lotes recurrentes repetidamente si no se establece

un límite en la cantidad de contabilizaciones recurrentes. Los lotes recurrentes
ahorran tiempo valioso de entrada de datos cuando se vuelvan a hacer las
mismas entradas en el futuro. Elimine lotes recurrentes en cualquier momento.
SUGERENCIA: Las siguientes transacciones no se pueden especificar en

lotes recurrentes: devoluciones, notas de crédito, garantías y transacciones
con pagos.
Fecha de contabilización
De forma predeterminada, la fecha de usuario actual es la fecha de

contabilización. Si utiliza la fecha de contabilización del lote, especifique
la fecha para las transacciones que se contabilizarán en Contabilidad.
Si utiliza la fecha de transacción como fecha de contabilización, la fecha

especificada para la transacción Administración de cuentas por cobrar
será también la fecha predeterminada para la fecha de contabilización
de Contabilidad. La fecha de contabilización se puede cambiar
al especificar transacciones.
Id. de chequera
Especifique la chequera donde se registrarán estas transacciones.

Control total de transacciones y lotes

Hay campos Control disponibles para especificar la cantidad de transacciones
y el monto total de las transacciones especificadas en el lote. Estos campos
pueden utilizarse como referencia con los campos Real para verificar
manualmente que el número correcto de transacciones y el total de lotes
se hayan especificado antes de procesarlos o contabilizarlos.
Si ha seleccionado verificar la cantidad de transacciones y totales para el lote

en la ventana Configuración de contabilización, no puede seleccionar ni
contabilizar el lote hasta que los montos de la columna Real equivalgan
a los de la columna Control.
Contraseña de aprobación
Si se selecciona Requerir aprobación de lote y se ha especificado una
Contraseña de aprobación en la ventana Configuración de contabilización,
y la casilla de verificación Aprobada se selecciona en esta ventana, usted
deberá especificar la contraseña de aprobación antes de seleccionar el lote
para contabilizar.
No se deberá seleccionar la casilla de verificación Aprobación de contraseña

hasta que todas las transacciones se hayan especificado y verificado, y el lote
esté listo para contabilizar.
Cuando un lote requiere aprobación pero no se ha aprobado todavía, su estado

de contabilización es Sin aprobar.
El estado Sin aprobar indica que el lote no se ha aprobado todavía y está

disponible para edición. Cuando se aprueba un lote, su estado es Aprobado,
y puede seleccionarse para contabilizar.
Id. de usuario y fecha de aprobación

Una vez que se ha aprobado un lote, el campo Id. de usuario se actualiza con el
Id. de usuario de la persona que aprobó el lote. El campo Fecha de aprobación
muestra la fecha del sistema actual en el momento de la aprobación.
SUGERENCIA: Una vez que se aprueba un lote, no puede editarse. Anule

la casilla aprobada en la ventana de lote para editar las transacciones
contenidas en el lote.
Botón Transacciones
Al hacer clic en este botón se abre la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar si
el origen del lote es Entrada de transacciones. Si el origen del lote es Entrada
cobros en efectivo, al hacer clic se abre la ventana Cobros en efectivo.

Entrada de transacción de cuentas por cobrar

Para abrir la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar, haga clic en Transacciones,
seleccione Ventas y luego haga clic en Entrada de transacciones. Utilice esta
ventana para registrar las siguientes transacciones:
• Ventas/facturas
• Notas de débito
• Cargos financieros
• Servicio y reparaciones
• Garantías
• Devoluciones
Utilice esta ventana para registrar transacciones en las cuentas del cliente.
Especifique la siguiente información en esta ventana:
• Información de documentos
• Información de cliente
• Información de transacciones
FIGURA 2.2: VENTANA ENTRADA TRANS. CTAS. POR COBRAR

Información de documentos
Tipo de documento
Los siguientes tipos de transacciones se pueden especificar a través de esta

ventana:
Tipo Definición
Ventas/facturas Se utilizan para registrar una venta.
Notas de débito Se utilizan para registrar aumentos en el saldo del cliente

por cargos distintos de una venta.
Cargos Se utilizan para registrar cargos financieros de un cliente

financieros específico. Estos cargos financieros se agregan a los
cargos financieros que se pudiesen agregar a la cuenta
del cliente durante los procedimientos de final de mes
o los reemplazan.
Servicio Se utilizan para registrar servicios que su negocio prestó

y reparaciones a los clientes.
Garantías Se utilizan para registrar servicios o reparaciones cubiertos

por garantías; no afectan el saldo del cliente.
Notas de crédito Se utilizan para registrar disminuciones en el saldo

del cliente por otras razones que no sean devoluciones.
Devoluciones Se utilizan para registrar devoluciones de productos. Esto

disminuye el saldo del cliente y le permite a usted emitir
un reembolso con tarjeta de crédito, cheque o en efectivo.
Número de documento
El número de documento se predetermina de la ventana Configuración de

Administración de cuentas por cobrar. Cada vez que se guarden o contabilicen
transacciones, el número de documento predeterminado se incrementa en uno.
Se puede cambiar el número en esta ventana; sin embargo, el sistema continuará
predeterminando números sobre la base de la entrada de la ventana de
Configuración de Administración de cuentas por cobrar. Los números de
documentos aparecen en la lista de edición y el diario de contabilización
como parte de la auditoría.

Fecha de documento y fecha de contabilización
La fecha de usuario actual predetermina la fecha de documento. Haga clic en

el botón de expansión para abrir la ventana Fecha contabilización transacción.
Si contabiliza la transacción por fecha (Configuración de contabilización)

especifique fechas diferentes para la Fecha de documento y la Fecha de
contabilización. Utilice la fecha de documento para registrar transacciones
en el módulo Administración de cuentas por cobrar y utilice la fecha de
contabilización para contabilizar transacciones en Contabilidad.
Si contabiliza la transacción con la fecha de lote (Configuración de

contabilización), no puede acceder a la ventana Fecha contabilización
transacción.
SUGERENCIA: Si está contabilizando transacciones, debe acceder siempre

a la ventana Fecha contabilización transacción. Puede cambiar la fecha
de contabilización que va a utilizarse cuando se contabilice la transacción
en Contabilidad.
Información de cliente
Id. de cliente
Introduzca un Id. de cliente o seleccione un cliente existente de la lista de

consulta. Agregue el registro de un cliente nuevo al especificar un nuevo Id.
de cliente. El sistema le pedirá que especifique la información necesaria para
agregar el registro de cliente.
Id. de dirección
El Id. de dirección principal o primaria del cliente se predetermina en el campo

Id. de dirección. Utilice la lista de consulta para seleccionar un Id. de dirección
diferente o especificar un nuevo Id. de dirección.
Valores predeterminados
Los siguientes campos se predeterminan en transacciones de ventas de acuerdo

con las entradas realizadas en el registro de cliente:
• Id. de vendedor
• Id. de territorio
• Condiciones de pago
• Método de envío
• Id. de plan de impuestos
Utilice las listas de consulta para cambiar la información predeterminada.

Se pueden agregar nuevos valores a cualquiera de estos campos.

Información de transacciones
Número de orden de compra
Especifique el número de orden de compra del cliente si utiliza uno.
Montos de ventas y costos
Especifique el monto del costo y el monto de venta de la transacción.

El descuento comercial se calcula automáticamente si asignó un descuento
comercial a este cliente al configurar el registro de cliente.
Cargos por flete y misceláneos
Especifique los cargos por flete y misceláneos que correspondan a esta venta.
Montos de impuestos
Los impuestos se calculan automáticamente en las transacciones de devoluciones,

servicio y reparaciones, ventas/facturas sobre la base de los planes de impuestos
y la información posible de envío.
Haga clic en la flecha de expansión al lado del campo Impuesto para abrir
la ventana Entrada de detalles de impuestos de cuentas por cobrar para ver
los detalles de los impuestos aplicados a la transacción.
Esta ventana le permite:
• Cambiar o agregar detalles

• Cambiar la cuenta de contabilización
• Cambiar el monto de los impuestos
• Cambiar el monto total de las ventas gravables y las ventas totales.
Si cambia el monto total de los impuestos, debe cambiar el total de impuestos

en la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar.
Montos de pago
Cuando un cliente realiza un pago en el momento de la venta, especifique el

monto de pago en el campo Tarjeta de crédito, Cheque o Efectivo. Se abre
otra ventana donde se puede asignar la información de pago.
Haga clic en Aceptar y vuelva a la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar.

Cond. dtos. tomados
Si ha especificado condiciones de pago que permiten un descuento en esta

transacción y se realizó un pago en el momento de la venta, el monto del descuento
aparece como valor predeterminado en el campo Cond. dtos. tomados.
Descuento devuelto
Si especifica una transacción de devolución o nota de crédito para un cliente que

implica un descuento en las condiciones de pago, estará disponible el campo
Descuento devuelto. Especifique el monto del descuento devuelto al cliente.
Información de comisiones
Las comisiones se calculan automáticamente para el vendedor especificado
en la transacción. Para cambiar los montos de la comisión, haga clic en el botón
Comisiones para abrir la ventana Comisiones.
FIGURA 2.3: VENTANA ENTRADA DE COMISIONES
Las comisiones se pueden dividir o especificar para muchos vendedores.

Especifique el Id. de vendedor, el porcentaje y monto de comisión para cada
vendedor. Se mostrarán el monto distribuido y la comisión total. Haga clic
en Aceptar para guardar la información y cerrar la ventana.
SUGERENCIA: Si sólo una persona está asignada a la transacción,

no necesita realizar entradas en esta ventana. La comisión se calcula
automáticamente con la información especificada en los registros del vendedor.

Aplicar los documentos

Las notas de crédito y las devoluciones se deben aplicar a otros documentos.
La aplicación de documentos es similar a un sujetapapeles que adjunta la nota
de crédito o devolución al documento apropiado.
FIGURA 2.4: VENTANA APLICAR DOCUMENTOS DE VENTAS
Cuando se aplica totalmente un documento a otro, el sistema los reconoce

como pagados o aplicados por completo y elimina (traslada a histórico) esas
transacciones durante el proceso de Eliminación de transacciones pagadas.
Haga clic en el botón Aplicar en la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar
para abrir la ventana Aplicar documentos de ventas. Las notas de crédito
y las devoluciones se pueden aplicar mediante uno de los siguientes métodos:
Método Descripción
Auto aplicar Haga clic aquí para aplicar

automáticamente la nota de crédito
o devolución a los documentos
disponibles por número de documento
o fecha de vencimiento, según su
selección en la ventana Configuración
de Administración de cuentas por cobrar.

Método Descripción
Aplicar a transacciones Si elige no aplicar automáticamente la

específicas devolución o nota de crédito, seleccione
la casilla que aparece al lado de los
documentos a los cuales desea aplicar
la devolución o nota de crédito. El monto
no aplicado aparece predeterminado en
el campo Aplicar monto para el primer
documento de la lista.
Aplicar montos específicos Para aplicar parte del monto a la

transacción, especifique el monto que se
va a aplicar en el campo Aplicar monto.
También puede especificar montos para
otros documentos de la lista.
SUGERENCIA: Si no está seguro de a qué documento se debe aplicar la nota

de crédito o devolución, puede quedar como documento no aplicado durante
la entrada de datos. Los documentos no aplicados se pueden aplicar después
a través de la ventana Aplicar documentos de ventas.
Distribuir a cuentas de contabilización

Para ver o cambiar distribuciones, haga clic en el botón Distribución en
la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar. Se abre la ventana Distribución
de transacciones de ventas; realice cualquier cambio necesario.
La transacción se distribuye automáticamente a las Cuentas de contabilización

asignadas en la ventana Mantenimiento de cuentas de clientes. Si no asignó
cuentas al configurar los registros del cliente, se utilizan las cuentas asignadas
en la ventana Configuración de cuentas de contabilización. Si no configuró
cuentas predeterminadas de contabilización en la ventana de Cuentas de
contabilización o de clientes, debe especificar los números de cuenta de
contabilidad válidos en esta ventana antes de que se contabilice el documento.

El campo Tipo de la ventana de distribución debe concordar con los montos de

la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar. Por ejemplo, si especificó USD 5 por
flete en la primera ventana, debe tener una distribución de USD 5 con una cuenta
de contabilización y tipo de flete en la ventana de distribución.
SUGERENCIA: Si utiliza la ventana de distribución para especificar

distribuciones, y luego realiza cambios en la ventana Entrada de transacciones,
utilice la ventana de distribución para cambiar las distribuciones a fin de que
concuerden con los cambios realizados en la ventana Entrada de transacciones.
Esta ventana no se actualiza continuamente al editar la transacción en
la ventana Entrada de transacciones. Espere para especificar/cambiar
las distribuciones hasta haber completado la totalidad de la edición
de la transacción.
La edición de las distribuciones se puede realizar de dos maneras. Primero,

puede cambiar manualmente los montos en la ventana de distribución.
La otra opción es abrir la ventana de Distribución y hacer clic en el botón
Valores predeterminados para restablecer todas las distribuciones a los tipos
y cuentas predeterminadas de contabilización.
Cuentas de unidad
Especifique las distribuciones en las cuentas de unidad Contabilidad mediante

la ventana Distribuciones de transacción de ventas. Para aumentar una cuenta
de unidad, especifique un monto positivo. Para disminuir una cuenta de unidad,
especifique una disminución. Si se especifica una cuenta de unidad, el Tipo
seleccionado debe ser Unidad.
Los montos distribuidos a cuentas de unidad no se incluyen en el total

de distribución. No se incluyen para determinar totales de control de lote.
Imprimir transacciones
Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la transacción. Se utiliza el
formulario predeterminado especificado en Configuración de Administración
de cuentas por cobrar. El documento se puede formatear mediante Report Writer.
Si la opción Eliminar documentos impresos sin contabilizar no está

seleccionada, no puede eliminar una transacción una vez impresa. Puede
contabilizarla, y luego anularla o cerrar la ventana de transacción y hacer
que su administrador del sistema cambie la opción de configuración y después
elimine el documento.

Contabilizar transacciones únicas

Si especifica transacciones individualmente o sin un lote, debe contabilizarlas
en este momento haciendo clic en el botón Contabilizar. Las transacciones
especificadas individualmente no pueden guardarse y contabilizarse
más adelante.
Cuando se contabiliza en Contabilidad, la referencia de la transacción permanece

con la transacción.
Cuando se cierra la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar, se imprime el Diario
de contabilización con todas las transacciones contabilizadas desde la última
vez que se abrió la ventana.
Cuando se contabilizan las transacciones de Administración de cuentas por

cobrar, se debe traspasar información de los archivos de trabajo a los archivos
abiertos. Después de la contabilización, las transacciones aparecen en reportes
tales como Balance de comprobación por antigüedad.
Lista de edición de transacciones

Siempre imprima una Lista de edición de transacciones antes de contabilizar
un lote para verificar la exactitud de las transacciones especificadas. Se pueden
imprimir listas de edición únicamente para transacciones especificadas en un
lote. Para imprimir una Lista de edición de transacciones, seleccione Imprimir
del menú Archivo o haga clic en el icono Impresora. Imprima desde la ventana
Entrada trans. ctas. por cobrar o Entrada de lotes ctas. por cobrar.
Si se encuentran errores en la lista de edición, corrija las transacciones e imprima

otra lista de edición antes de la contabilización.
SUGERENCIA: Siempre guarde los datos de la compañía antes

de contabilizar lotes de transacciones.

Contabilizar transacciones
Según la manera en la que se ha configurado el sistema, los diarios de
contabilización de transacciones y los registros de desglose de distribuciones
pueden imprimirse o no cuando se contabilizan los lotes. Estos reportes de
auditoría son opcionales; puede seleccionar imprimirlos cuando configure su
sistema. Consulte la sección “Configuración de contabilización” del manual
de capacitación de Fundamentos.
SUGERENCIA: Los reportes de auditoría para transacciones contabilizadas

individualmente son generalmente los mismos que los reportes de auditoría
para las transacciones contabilizadas en lotes. Sin embargo, los reportes para
transacciones contabilizadas individualmente incluyen información únicamente
para las transacciones que se especifican y contabilizan desde la última vez que
se abrió la ventana Entrada cobros en efectivo.
Si utiliza Administración de cuentas por cobrar y Contabilidad, y en la ventana

Configuración de contabilización eligió contabilizar el lote en Contabilidad, se
contabiliza información de Administración de cuentas por cobrar en un lote de
Entrada de transacciones de Contabilidad. Si en la ventana Configuración de
contabilización seleccionó contabilizar transacciones mediante Contabilidad,
las transacciones se contabilizan en los archivos de Contabilidad y aparecen en
los reportes de Contabilidad. Después de la contabilización, las transacciones
aparecen en reportes tales como Balance de comprobación por antigüedad.

Práctica de laboratorio 2.1: Entrada de transacción

de cuentas por cobrar
Situación
Paul W. vendió a su cliente Greenway Foods una actualización para su sistema

telefónico. Ésta es la factura para registrar la venta. El costo de la venta es
USD 317,38, el monto de las ventas es USD 634,50 y la tasa de comisión
de Paul para esta venta es de 5%. Utilice un lote para registrar la transacción.
Especifique la transacción para asegurarse de que sea similar a la siguiente
factura. Contabilice la transacción.
Un desafío para usted

Utilice la información de la situación para crear una factura de Administración
de cuentas por cobrar y contabilizarla.
Campo Valor
Tipo de documento Ventas
Número Acepte el valor

predeterminado
Descripción Deje el campo en blanco
Id. de lote Capacitación
Fecha de 04/12/2017
contabilización
Fecha de documento 04/10/2017
Id. de cliente GREENWAY0001
Id. de dirección PRINCIPAL
Id. de vendedor PAUL W.
Id. de territorio TERRITORIO 1

Campo Valor
Condiciones de pago 2% 10/30 neto
Método de envío ENTREGA LOCAL
Id. de plan USASTCITY-6*

de impuestos
Núm. orden compra 4387
Costo USD 317,38
Ventas USD 634,50
Impuesto Acepte el cálculo

del sistema
¿Necesita un poco de ayuda?

• Registre la factura de la compra del sistema telefónico actualizado.
Acepte los valores predeterminados de la información que no
se proporciona aquí.
Campo Valor
Tipo de documento Ventas

predeterminado
Descripción Deje el campo en blanco
Id. de lote CAPACITACIÓN
Fecha de 04/12/2017
contabilización

Campo Valor
Id. de vendedor PAUL W.
Id. de territorio TERRITORIO 1
Condiciones de pago 2% 10/30 neto
Método de envío ENTREGA LOCAL
Id. de plan USASTCITY-6*

de impuestos
Núm. orden compra 4387
Costo USD 317,38
Ventas USD 634,50
Impuesto Acepte el cálculo

del sistema
• Cambie el porcentaje de comisión de Paul W. a 5% para esta venta.

• Para imprimir el documento en la pantalla presione el botón
Imprimir.
• Cierre la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar.
• Abra la ventana Entrada de lotes ctas. por cobrar
• Seleccione un lote y contabilícelo. Imprima los diarios
de contabilización en la pantalla.

Práctica de laboratorio 2.2: Entrada de notas de crédito

Situación
Después de revisar la cuenta de su cliente, advierte que se produjo un error

de precios en una factura. Como la factura contabilizada en la práctica de
laboratorio anterior todavía no se pagó, ajuste el saldo deudor al emitir una nota
de crédito por USD 38. Esto reducirá de manera eficaz el precio facturado para
este artículo. Aplique la nota de crédito a la factura original; a continuación,
imprima y contabilice la nota de crédito.

Utilice la información de la situación para crear una nota de crédito.
Campo Valor
Tipo de Nota de crédito

documento

predeterminado
Descripción Ajuste
Id. de lote Deje el campo

en blanco
Fecha de 04/12/2017
documento
Monto de crédito USD 38


• Abra la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar para especificar
la nota de crédito. Acepte los valores predeterminados de la
información que no figure a continuación.
• No asigne la transacción a un lote.
Campo Valor

documento

predeterminado
Descripción ajuste

en blanco
Fecha de 04/12/17
documento
• Abra la ventana Aplicar Cobros a Documentos de Ventas

y seleccione la factura que se contabilizó en la práctica
de laboratorio anterior. Haga clic en Aceptar.
• Imprima la transacción.
• Contabilice la transacción. Los diarios de contabilización se
imprimen una vez que se cierra la ventana Entrada trans. ctas.
por cobrar.

Especificar plan de pagos de cuentas por cobrar

Para abrir la ventana Entrada plan de pagos de cuentas por cobrar, haga clic en
Transacciones, seleccione Ventas y luego haga clic en Pagos programados.
Esta ventana se utiliza para:
• Crear planes de pago para las facturas de clientes abonadas

en cuotas.
• Calcular el interés y los montos de amortización.
• Realizar un análisis hipotético para determinar la viabilidad
de diferentes:
– Tasas de interés
– Montos de pago
– Frecuencias de pago
– Cantidad de pagos
SUGERENCIA: Esta función se encuentra disponible sólo para empresas

de Norteamérica.
FIGURA 2.5: VENTANA ENTRADA PLAN DE PAGOS DE CUENTAS

POR COBRAR

Entrada plan de pagos de cuentas por cobrar

Es posible que los clientes que realizan grandes compras, o compras entregadas
con el transcurso del tiempo, deseen espaciar los pagos. Con la función Pagos
programados, puede elegir los siguientes factores al crear un plan de pago:
• Tasa de interés
• Frecuencia de pago
• Otro tipo de información
Puede crear un plan de pago mediante cualquier documento de cuentas por cobrar
contabilizado. Los planes de pago varían según el cliente o el tipo de bienes
o servicios vendidos. Antes de contabilizar el plan, puede cambiar la tasa
de interés y la cantidad de pagos (al hacer clic en Calcular cada vez) para
determinar un plan de amortización aceptable.
SUGERENCIA: Los pagos programados sólo pueden utilizarse para clientes

con artículos abiertos en cuentas por cobrar.
Número de plan/Descripción de plan

El próximo Número de plan se predetermina a partir de la ventana Opciones
de configuración de Administración de cuentas por cobrar y se puede editar
antes de salir del campo Número de plan. Cada pago programado debe tener
un número único. Por lo tanto, no es posible utilizar números de plan duplicados.
Especifique una descripción para este pago programado.
Número de documento original

Introduzca o utilice el botón de consulta para seleccionar la transacción de
cuentas por cobrar original para crear un plan de pago. No se puede especificar
la factura original del cliente en esta ventana, ya que primero debe contabilizarse
en Administración de cuentas por cobrar. Una vez seleccionado el documento,
aparecen los siguientes campos en la ventana:
• Tipo de documento
• Id. de cliente
• Nombre de cliente

Fecha y monto del documento del plan

Cuando se selecciona una factura, la fecha de contabilización de contabilidad
se predetermina como la fecha del documento del plan. El monto del plan es el
monto original de la factura, neto de todas las notas de crédito o pagos aplicados.
Tipo de interés
Seleccione Compuesto si este plan de pago se calcula con interés compuesto.
Seleccione Simple si este plan de pago se calcula con interés simple. El interés
simple se calcula a partir del primer pago en vez de la fecha del plan. Debido
a que un plan de pago se crea a partir de una factura existente, el interés se
calcula a partir de la fecha de la factura original.
Tipo de interés del plan
Especifique una tasa de interés pagada sobre este pago programado. Por ejemplo,
si la tasa de interés es del 18,0% anual y la frecuencia de pago es mensual,
escriba 18,0%. La tasa de interés especificada se utiliza para calcular el plan
de amortización.
Cantidad de pagos y frecuencia de pago

Especifique la cantidad de pagos correspondientes a este plan de pago y la
frecuencia de éstos. Entre las opciones disponibles que pueden seleccionarse
para la frecuencia se incluyen:
• Quincenal
• Mensual
• Trimestral
• Semestral
• Anual
Monto calculado del pago

Después de especificar la información en los campos correspondientes a la tasa
de interés, la cantidad de pagos y la frecuencia de pago, haga clic en el botón
Calcular para generar un monto calculado de pago. Si hay un error de entrada de
datos, tal como la cantidad de pagos, realice la corrección y haga clic en el botón
Calcular para que el sistema recalcule el monto del pago.
Para recalcular el monto del pago, modifique los datos en cualquiera de los
siguientes campos y seleccione Calcular.
• Tasa de interés
• Cantidad de pagos
• Frecuencia de pago

El monto del pago puede recalcularse una cantidad ilimitada de veces hasta que
se contabilice el plan. Analice la siguiente información para determinar el plan
más adecuado para su compañía.
• Tasas
• Frecuencias
• Montos de pago
Plan de amortización
Un plan de amortización se genera cuando se calcula el monto del pago mensual
para un plan de pago. Para ver los montos de amortización, haga clic en el botón
Amortización ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
Los siguientes montos aparecen para cada pago considerado dentro del plan:
• Número de pago
• Fecha de vencimiento
• Monto de pago
• Monto principal
• Monto de interés
• Saldo principal
Para imprimir el plan de amortización, haga clic en el icono Impresora

en esta ventana o en Archivo y luego haga clic en Imprimir.
Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Plan de amortización de cuentas

por cobrar.
Fecha de documento de primera factura y fecha

de vencimiento
La Fecha de documento de primera factura es la fecha de la primera factura en
el plan de pago. La fecha se predetermina a partir de la fecha de contabilización
de contabilidad de la factura original y se predetermina como la fecha del
documento del plan utilizada con la frecuencia de pago seleccionada. Esta fecha
se utiliza para determinar la fecha del documento para cada factura dentro del
plan de pago. Ésta puede editarse hasta que se contabilice el plan.
EJEMPLO: Si la fecha de documento de la primera factura es 16 de junio

de 2017, la frecuencia de pago es mensual y la cantidad de pagos es 12;
la fecha de documento para cada factura del plan sería la siguiente:

Número Fecha de
de factura documento
1 16/7/2017
2 16/8/2017
3 16/9/2017
4 16/10/2017
5 16/11/2017
6 16/12/2017
7 16/1/2017
8 16/2/2017
9 16/3/2017
10 16/4/2017
11 16/5/2017
12 16/6/2017
El sistema calcula la fecha de vencimiento de primera factura sobre la base de las

condiciones de pago asociadas con este cliente. Por ejemplo, si sus condiciones
de pago para este cliente son 30 neto y la fecha de la factura es 16 de junio
de 2017, la fecha de vencimiento de primera factura será el 16 de julio de 2017.
Se puede cambiar esta fecha hasta que se contabilice el plan de pago.

Cuentas de contabilización
A crear planes de pago, determine las cuentas específicas para distribuir el interés
y las porciones principales cuando se contabilicen los pagos.
El siguiente cuadro muestra los montos que deben utilizarse y la manera en que
se debitan y acreditan cuando se contabilizan los pagos. Al contabilizar un plan
de pago, el monto del plan se quita de las cuentas por cobrar y se las contabiliza
en una cuenta de contrapartida. Es posible que desee transformar esta cuenta
de contrapartida en una cuenta por cobrar de notas. El monto del plan entonces
permanece en su balance general, pero no se incluye en el saldo de las cuentas
por cobrar.
Cuenta Débito Crédito
Cuentas por cobrar Monto del plan
Contrapartida de Monto del plan

cuentas por cobrar
Ingresos por intereses
El siguiente cuadro muestra los montos que deben utilizarse y la manera

en que se debitan y acreditan cuando se contabiliza el plan de pago.
Cuenta Débito Crédito
Cuentas por cobrar Monto total del pago
Contrapartida de Porción principal

cuentas por cobrar del monto total
Ingresos por intereses Porción de interés

del monto total
La cuenta Cuentas por cobrar se predetermina a partir de la ventana

Configuración de cuentas de configuración. Las cuentas Contrapartida
de cuentas por cobrar e Ingresos por intereses varían según cada plan.

Guardar o contabilizar pagos de pagos de cuentas

por cobrar
Una vez que se crea un plan de pago, se lo puede contabilizar inmediatamente
o guardar y contabilizar en una fecha posterior. No hay lotes en la entrada
de pagos programados.
Guardar
Si se guarda el pago programado, contabilice posteriormente el pago programado

como una transacción única mediante le ventana Entrada plan de pagos de
cuentas por cobrar.
Contabilizar
Los pagos programados se especifican como transacciones únicas y se

contabilizan al hacer clic en el botón Contabilizar. Durante el proceso de
contabilización, se aplica una nota de crédito para el monto restante en la factura
en el documento original. Esto arroja un saldo de USD 0,00 y una serie de
transacciones de pagos programados reemplazan el documento original. Los
reportes de contabilización se imprimen una vez que cierra la ventana Entrada
plan de pagos de cuentas por cobrar. Los reportes que se imprimen dependen
de sus configuraciones de contabilización.
Contabilizar plan de pagos de cuentas por cobrar

Cada pago individual del plan de pago debe contabilizarse en la cuenta del
cliente según la frecuencia de pago del plan. Por ejemplo, si se crea un plan
que consiste en pagos mensuales por parte del cliente, entonces el pago debe
contabilizarse todos los meses para reflejar con precisión el monto adeudado
por el cliente.

Para abrir la ventana Contabilizar plan de pagos de cuentas por cobrar, haga clic
en Herramientas, seleccione Rutinas, Ventas y luego haga clic en Contabilizar
pagos programados. Utilice esta ventana para contabilizar el pago.
FIGURA 2.6: VENTANA CONTABILIZAR PLAN DE PAGOS DE CUENTAS

POR COBRAR
Intervalo
Todos los pagos programados aparecen en la ventana Contabilizar plan de pagos

de cuentas por cobrar. Filtre los artículos que aparecen en la ventana al hacer clic
en la lista desplegable y seleccionar el Número de plan o el Id. de cliente para
limitar la cantidad de artículos que aparecen en la ventana. Haga clic en
Volver a mostrar después de seleccionar un intervalo.
Fecha de cierre vencimiento
Para ver los pagos vencidos a una fecha determinada, especifique un corte
de fecha de vencimiento y haga clic en Volver a mostrar. Sólo aparecerán
en la ventana los pagos vencidos hasta la fecha especificada.

Marcar todo/Desmarcar todo
Seleccione los pagos que se contabilizarán. Utilice los botones Marcar todo
o Desmarcar todo al seleccionar un intervalo de documentos. Una vez que se
seleccionan los pagos, cambie la visualización de Todos a Seleccionados, de
manera que sólo aparecerán en la ventana desplazable los artículos seleccionados
para su contabilización. No se encuentra disponible una lista de edición ya que
no se utilizan lotes en esta ventana. Mostrar sólo los pagos seleccionados es una
buena manera de asegurarse de que se seleccionan las entradas correctas.
Para ver más información acerca del cliente o del documento que se
contabilizará, haga clic en Id. de cliente o detalle del Número de plan.
Contabilizar
Después de seleccionar los pagos que se contabilizarán, haga clic en

Contabilizar. Cuando se contabiliza un pago, la cuenta Cuentas por cobrar se
debita y las cuentas Contrapartida de cuentas por cobrar e Ingresos por intereses
se acreditan. Una factura con el tipo de transacción SCHED se contabiliza en
la cuenta del cliente. Según la manera en que su sistema está configurado,
los diarios de contabilización podrán o no imprimirse cuando contabiliza
el pago programado.

Práctica de laboratorio 2.3: Plan de pagos de cuentas

por cobrar
Situación
Reynolds State College le compró recientemente nuevos muebles y desea realizar

pagos en cuotas. El administrador de crédito acordó un plan de pagos a 12 meses
con un interés del 12%. Ya se ha contabilizado la factura completa.

• Cree un plan de pagos con la información sobre amortización
de la situación. El monto de la factura original es de USD 1000.
• Contabilice el plan.
• Contabilice el pago que vence en febrero de 2014.
Campo Valor
Número de plan Acepte el valor

predeterminado
Descripción de plan Plan en cuotas
Núm. documento SLS116011

original
Id. de cliente REYNOLDS0001
Reynolds State College
Tipo de interés Simple
Tasa de interés del plan 12.0%
Cantidad de pagos 12
Frecuencia de pago Mensual

Campo Valor
Contrapartida de 000-1240-00
cuentas por cobrar
Ingresos por intereses 000-7020-00

Abra la ventana Entrada plan de pagos de cuentas por cobrar. Cree un pago
programado para la venta a Reynolds State College. Acepte los valores
predeterminados de la información no proporcionada.
Campo Valor

predeterminado

original
(Reynolds State College)

Campo Valor
cuentas por cobrar
• Calcule el plan de pagos.

• Contabilice el Plan de pago e imprima el diario de contabilización
en la pantalla.
• Contabilice el pago individual que vence el 6 de febrero de 2014.
• Imprima un Balance de comprobación por antigüedad con opciones
para verificar el saldo que este cliente adeuda.

Especificar cobros en efectivo

Utilice la ventana Entrada cobros en efectivo para registrar pagos recibidos
de sus clientes. Para abrir esta ventana, haga clic en Transacciones, seleccione
Ventas y luego haga clic en Cobros en efectivo. En esta ventana, registre:
• Pagos en efectivo
• Pagos con cheque
• Pagos con tarjetas de crédito
Si un cliente realiza un prepago, especifique el cobro en efectivo y no lo

aplique hasta que le facture al cliente. Utilice la ventana Entrada de cobros
en efectivo para especificar pagos que se aplicarán contra las cuentas a cobrar
de su compañía.
FIGURA 2.7: VENTANA ENTRADA COBROS EN EFECTIVO
Especificar transacciones de cobros en efectivo

El número de recibo se predetermina a partir de la ventana Configuración
de Administración de cuentas por cobrar. Cada vez que se guarden o contabilicen
recibos, el número de recibo predeterminado se incrementa en uno. Aquí se
puede cambiar el número; sin embargo, el sistema continuará predeterminando
números según la entrada en la ventana Configuración de Administración de
cuentas por cobrar. Los números de recibo aparecen en:
• Lista de edición de transacciones

• Diario de contabilización de transacciones
• Registro de desglose de distribución

Id. de cliente
Introduzca un Id. de cliente o seleccione un cliente existente de la lista de

consulta. Además, puede agregar un nuevo registro de cliente al especificar
un nuevo Id. de cliente. El sistema le pedirá que especifique la información
necesaria para agregar el registro de cliente.
Localizar cliente por
Localice un registro de cliente al especificar el número de documento

de la transacción para la cual se recibió el pago o al seleccionarla de la lista
de consulta.
Especifique información sobre pagos, incluso:
• Tipo de pago
• Fecha
• Información de chequeras
• Monto de pago
Fecha de documento y fecha de contabilización
Las fechas de documento y de contabilización funcionan de la misma manera

que en la sección de este curso denominada “Especificar transacciones
de ventas”.
SUGERENCIA: Si utiliza el módulo de Conciliación Bancaria, puede

especificar la fecha en la ventana Entrada cobros en efectivo como la fecha
de depósito (en vez de la fecha del cheque de su cliente). Esto facilita el paso
de entrada de depósito bancario en el módulo de Conciliación Bancaria, ya
que puede seleccionar recibos para depositarlos por fecha.
Aplicar el cobro en efectivo

Haga clic en el botón Aplicar en la ventana Cobros en efectivo para abrir la
ventana Aplicar Cobros a Documentos de Ventas. Los cobros en efectivo
se aplican tanto a documentos como a notas de crédito y devoluciones.
Si este cliente es la matriz de una cuenta nacional, elija si desea aplicarlos al

cliente específico o si hace clic en el botón Cuenta nacional para aplicarlos
en toda la cuenta nacional.

A continuación se brindan algunas situaciones válidas de aplicación de

cobros en efectivo:
• El pago se aplica completamente a una factura.

• El pago no se aplica.
• El pago se aplica parcialmente a una factura.
• El pago se aplica a varias facturas.
• El pago se aplica a una factura y una porción de la factura se canceló.
Distribuir a cuentas de contabilización
Los cobros en efectivo se distribuyen a cuentas de contabilización de la misma

manera que las transacciones de ventas. Las distribuciones predeterminadas
generalmente debitan cuentas por cobrar en efectivo y de crédito. En la mayoría
de los casos, no es necesario cambiar estas distribuciones predeterminadas.
Contabilizar transacciones únicas
Los cobros en efectivo únicos se contabilizan de la misma manera que

las transacciones de ventas.
Lista de edición de transacciones
Las listas de edición de cobros en efectivo se imprimen de la misma manera que

las transacciones de ventas. Si la lista de edición contiene errores, corrija las
transacciones e imprima otra lista de edición antes de la contabilización.
SUGERENCIA: Siempre haga una copia de seguridad de la base de datos de

la compañía antes de contabilizar lotes de transacciones. Si se produce una
fluctuación eléctrica o algún otro problema de contabilización, restaure los
datos y comience el proceso de contabilización nuevamente.

Contabilizar transacciones
Según cómo esté configurado su sistema, los diarios de contabilización de cobros
en efectivo y los registros de desglose de distribuciones pueden imprimirse o no
cuando se contabilizan los lotes. Estos reportes de auditoría son opcionales;
puede seleccionar imprimirlos cuando configure su sistema.
SUGERENCIA: Los reportes de auditoría para transacciones contabilizadas

individualmente, por lo general, son los mismos que se utilizan para las
transacciones contabilizadas en lotes. Sin embargo, los reportes para
transacciones contabilizadas individualmente incluyen información sólo para
las transacciones que se especifican y contabilizan desde la última vez que se
abrió la ventana Entrada de transacciones o cobros en efectivo.
Si utiliza Contabilidad y Administración de cuentas por cobrar y eligió

contabilizar el lote en Contabilidad, la información se contabiliza desde
Administración de cuentas por cobrar en la Entrada de transacciones de
Contabilidad. Si eligió contabilizar las transacciones mediante Contabilidad,
éstas se contabilizan en los archivos de Contabilidad y aparecen en los reportes
de Contabilidad.
No es necesario aplicar completamente los cobros en efectivo para poder

contabilizarlos. Utilice la ventana Aplicar documentos de ventas para completar
el proceso de aplicación posteriormente.

Práctica de laboratorio 2.4: Entrada de cobros en efectivo

Situación
Hampton Village Eatery le ha enviado un pago por el sistema telefónico.

La venta se facturó a través del documento SLS114003. A continuación figura
una copia del cheque enviado por Hampton Village Eatery. Especifique el
cobro en efectivo según la información proporcionada. Acepte los valores

Especifique y contabilice el cobro en efectivo.
FIGURA 2.8
Campo Valor
Recibo Acepte el valor

predeterminado
Id. de lote Acepte el valor

predeterminado
Fecha de contabilización 03/15/2017

Campo Valor
Id. de chequera Uptown Trust
Fecha 03/15/2017
Id. de cliente HAMPTONV0001
Cheque/efectivo/tarjeta de Cheque
crédito
Monto USD 8150
Núm. cheque/tarjeta 458325
Comentario Pago por el sistema

telefónico

• Abra la ventana Entrada cobros en efectivo.
Campo Valor

predeterminado

predeterminado
Fecha 03/15/2017

Campo Valor
Cheque/efectivo/tarjeta Cheque
de crédito
Monto USD 8150
Comentario Pago por el sistema

telefónico
• Especifique el cobro en efectivo a partir de la siguiente información.

Acepte los valores predeterminados de la información no
proporcionada.
• La línea de notas del cheque indica que el pago debe aplicarse
en la factura SLS114003.
• Haga clic en el botón Aplicar para abrir la ventana Aplicar doc.
ctas. por cobrar.
• Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto
a SLS114003 para aplicar el cobro en efectivo en la factura original.
Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Aplicar documentos
de ventas.
• Contabilice el cobro en efectivo.

Práctica de laboratorio 2.5: Entrada de cuentas

nacionales/cobros en efectivo
Situación
El Central Illinois Hospital realizó un pago en nombre del centro médico

Berry Medical Center. Usted ya ha establecido una relación matriz-filial entre
estos dos clientes. Utilice el cliente matriz para registrar el cobro en efectivo.

• A continuación figura una copia del cheque enviado por
Central Illinois Hospital. Especifique el cobro en efectivo
según la información proporcionada. Acepte los valores
• Aplique la factura mediante la cuenta matriz
de Berry Medical Center.
• Contabilice el cobro en efectivo.
FIGURA 2.9

Campo Valor

predeterminado

predeterminado
Id. de cliente CENTRALI0001
Localizar cliente por Deje el campo en blanco
Cheque/efectivo/tarjeta Seleccione un cheque

de crédito
Monto USD 35 977,65
Comentario Pago en nombre

de Berry Medical

• Registre el pago con la siguiente información. Acepte los valores
Campo Valor

predeterminado

predeterminado

Campo Valor

de crédito
Monto USD 35 977,65

de Berry Medical
Auto aplicar a Seleccione una cuenta

nacional
• Haga clic en el botón Aplicar para abrir la ventana Aplicar doc. ctas.
por cobrar. Seleccione Ver/Aplicar un cliente específico y seleccione
BERRYMED0001. Seleccione la casilla ubicada junto a la factura
SLS115050. Cierre la ventana Aplicar doc. ctas. por cobrar.
• Haga clic en Contabilizar para contabilizar la transacción.
• Imprima los diarios de contabilización en la pantalla.

Aplicar transacciones contabilizadas

Para abrir la ventana Aplicar documentos de ventas, haga clic en Transacciones,
seleccione Ventas y luego haga clic en Aplicar documentos de ventas.
Esta ventana se utiliza para:
• Aplicar y anular la aplicación de notas de crédito

• Aplicar y anular la aplicación de cobros en efectivo
• Aplicar y anular la aplicación de devoluciones
• Registrar cancelaciones y descuentos
FIGURA 2.10: VENTANA APLICAR DOCUMENTOS DE VENTAS
Id. de cliente y documento

Introduzca un Id. de cliente o seleccione uno de la lista de consulta.
Especifique el número del documento que se aplicará o bien, utilice los botones
de búsqueda o la lista de consulta para seleccionar el documento. Puede aplicar:
• Devoluciones
• Pagos

Se visualizan el monto original y el monto no aplicado correspondientes al

documento. Aparece una ventana desplazable en la se enumeran los documentos
pendientes que corresponden al cliente seleccionado. Éstos son los documentos
a los que se puede aplicar el documento que seleccionó.
Fecha de aplicación y fecha contable de aplicación

La fecha de usuario actual se establece de manera predeterminada para las
fechas. La fecha de aplicación se utiliza en Administración de cuentas por cobrar.
Especifique la fecha para contabilizar las transacciones en Contabilidad.
La contabilización se puede realizar en Contabilidad, por ejemplo, si decide
cancelar un monto o tomar un descuento durante el proceso de aplicación.
Lista de documento
Los documentos con saldos pendientes que corresponden a este cliente se
muestran en la ventana desplazable.
Haga clic en el botón Auto aplicar para aplicar automáticamente el monto

no aplicado por fecha de vencimiento o la fecha documento, según la selección
en la ventana Configuración de Administración de cuentas por cobrar.
Si decide no aplicar automáticamente, seleccione la casilla que aparece junto

al documento al cual debe aplicarse el crédito. Se visualiza un monto como
predeterminado para el documento seleccionado. Si lo desea, especifique
un monto diferente y continúe aplicando montos a otros documentos.
Para cancelar todo el documento o parte de éste, especifique el monto adecuado

en el campo Cancelaciones. Para tomar condiciones de descuento que han
caducado, complete el campo Condiciones tomadas. Al cerrar la ventana,
las acciones generan un lote de contabilización en Contabilidad.
Ventana Aplicar a débitos

Abra la ventana Aplicar a débitos al hacer clic en el hipervínculo Monto no
aplicado en la ventana Aplicar documentos de ventas. Esta ventana muestra
todos los documentos a los que se aplica el pago especificado.
Ventana Aplicar desde créditos

Abra la ventana Aplicar desde créditos al seleccionar un documento en la ventana
desplazable y hacer clic en el hipervínculo Monto pendiente. Esta ventana
muestra todos los pagos aplicados a un documento específico.
Si el cliente es elegible para un descuento, el monto aparece en el campo

Descuento como un valor predeterminado. Recuerde: los valores
predeterminados pueden anularse.

Ver/aplicar cuentas nacionales

Si se selecciona una cuenta de un cliente matriz, puede aplicar pagos a la matriz
o a la filial en esta ventana. Utilice los botones de opción del cliente específico
para acelerar la búsqueda cuando se utilizan cuentas nacionales.
Documentos no aplicados
Haga clic en el botón No aplicar para anular la aplicación de documentos.
No se aplicó ninguna de las transacciones correspondientes al documento
seleccionado actualmente. Además, puede anular la aplicación de documentos
al quitar la marca de la casilla ubicada junto al documento.
Imprimir una Lista de aplicación y aplicar

Imprima una Lista de aplicación para verificar que el monto del crédito se aplicó
correctamente. Seleccione Imprimir del menú Archivo para imprimir la lista.
Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y guardar la información de los

documentos aplicados. Según cómo se ha configurado su sistema, se podrá
imprimir o no un Diario de contabilización de documentos aplicados. Este
reporte de auditoría es opcional; seleccione la opción para imprimirlo al
configurar el sistema. Consulte la sección “Configuración de contabilización”
del curso Procedimientos de configuración para obtener más información.
Distribuir impuestos adicionales y montos cancelados

Mientras permanezca abierta la ventana Aplicar documentos de ventas, resalte
o especifique un monto en el campo Condiciones tomadas o Cancelación. Deslice
el puntero por el encabezado de la columna Descuento o Cancelación hasta que
se transforme en un puntero con forma de lupa. Luego haga clic para abrir la
ventana Distribuciones Dadas por Perdidas e Impuestos Adicionales.
NOTA: La ventana Distribuciones Dadas por Perdidas e Impuestos

Adicionales le permite ver los descuentos totales, los descuentos no
contabilizados, las cancelaciones totales y los montos cancelados no
contabilizados correspondientes a un cliente y a un documento. Esta
ventana también le permite especificar descuentos no contabilizados
distribuidos al impuesto de bienes y servicios (en Nueva Zelanda,
se utiliza GST) y cancelaciones no contabilizadas en Australia.
(En Australia se utilizan retenciones).

Seguimiento de descuentos GST
Se muestran los descuentos totales y los descuentos no contabilizados

correspondientes al cliente y al documento. Si el cliente ha tomado un descuento
de condiciones de pago, registre el monto de impuestos que se descontó.
Especifique el Id. del detalle del impuesto de ventas utilizado para calcular
el GST de esta transacción. Luego especifique un porcentaje de impuestos
o el monto del descuento de impuestos tomado. Según lo que especifique, el
otro valor se calcula automáticamente. El monto especificado reduce el monto
del impuesto recaudado y el monto de ventas en la ventana Mantenimiento de
detalle de impuestos.

Práctica de laboratorio 2.6: Aplicar transacciones

contabilizadas
Situación
Después de imprimir el reporte de Documentos no aplicados para Unified Wire

y Cable Systems, advierte que existe un documento no aplicado que debe
aplicarse antes de fin de mes. El pago, PMT118020, se especificó originalmente
como un prepago. Aplique el pago a la factura SLS118010.

• Siga los pasos necesarios para aplicar el pago a la factura pendiente.
• Recuerde que hay tres zooms disponibles desde la ventana Aplicar
documentos de ventas para ayudarlo a verificar su trabajo.

• Abra la ventana Aplicar documentos de ventas.
• Seleccione el Id. de cliente UNIFIEDW0001.
• Siga los pasos necesarios para aplicar el pago a la factura pendiente.
Acepte los valores predeterminados de la información
no proporcionada.
• El pago es PMT118020 por USD 19 927,62.
• Aplique este pago a la factura SLS118010.
• Recuerde que hay tres zooms disponibles desde la ventana
Aplicar documentos de ventas para ayudarlo a verificar su trabajo.

Especificar cheques de reembolso

Periódicamente, puede resultar necesario emitir reembolsos a los clientes.
Utilice el proceso de cheques de reembolso para emitir reembolsos.
Crear relaciones cliente/proveedor

Para abrir la ventana Relaciones cliente/proveedor, haga clic en Tarjetas,
seleccione Ventas, haga clic en Cliente y luego haga clic en Cliente/proveedor.
Utilice esta ventana para vincular los registros de cliente a los registros de
proveedor. Si ya existe un registro de proveedor para un cliente, utilice
esta ventana para vincular los Id. de cliente existentes a los Id. de
proveedor existentes.
FIGURA 2.11: VENTANA RELACIONES CLIENTE/PROVEEDOR
Utilice esta ventana para agregar registros de proveedor y cliente con los campos
detallados. Si especifica un Id. para un cliente o proveedor inexistente, se puede
agregar posteriormente un cliente o un proveedor. El botón Crear proveedor
también puede utilizarse para extraer información de las configuraciones de
clientes existentes, lo cual facilita el proceso de configuración de clientes
como un proveedor.
Puede crear una relación cliente/proveedor al crear un cheque de reembolso. Hay

un botón Crear proveedor disponible en la ventana Crear cheques de reembolso.
NOTA: En el caso de una relación matriz/filial en cuentas nacionales, cree el

proveedor matriz antes de procesar el cheque de reembolso. La función Crear
proveedor “al momento” no funciona para relaciones matriz/filial.

Crear cheques de reembolso

Para abrir la ventana Crear cheques de reembolso, haga clic en Transacciones,
seleccione Ventas y luego haga clic en Reembolsar cheques. Utilice la ventana
Crear cheques de reembolso para determinar qué clientes reciben cheques
de reembolso y enviar información sobre los cheques de reembolso
a Administración de cuentas por pagar.
FIGURA 2.12: VENTANA CREAR CHEQUES DE REEMBOLSO
Seleccionar Id. de lote de cheques

Especifique un nuevo Id. de lote o seleccione un Id. de lote de cheques
automáticos de cuentas por pagar para incluir sus cheques de reembolso.
Se puede agregar un lote a través de esta ventana o al acceder a la ventana
Entrada de lotes ctas. por pagar y hacer zoom en el campo. Otra opción
consiste en utilizar el botón de expansión.
Fecha de documento
Especifique una fecha de documento, que se utilizará como la fecha de
transacción para las notas de créditos creadas en Administración de cuentas por
cobrar, y las facturas y pagos generados en Administración de cuentas por pagar
durante el proceso de cheques de reembolso.

Crear reembolso para

Seleccione la opción Documentos específicos al crear un cheque de reembolso
para un cliente específico. Seleccione un Id. de cliente de la ventana de consulta
y haga clic en Insertar. La ventana Editar cheques de reembolso abre la sección
en la que puede seleccionar el documento específico para el cual se emite
un reembolso.
Seleccione Clientes con saldo de crédito para elegir un intervalo de clientes

a los cuales emitir cheques de reembolso. Limite la lista por.
• Id. de cliente
• Nombre de cliente
• Clase
• Def. por el usuario 1
• Id. de vendedor
• Zona de ventas
Saldo crédito mínimo para reembolso

Especifique un monto en el campo Saldo crédito mínimo para reembolso.
Al calcular los saldos de clientes mediante el proceso de cheques de reembolso,
el sistema busca clientes con saldos de crédito menores que el monto
especificado en este campo. Si se especifica cero, se seleccionan todos
los clientes que tengan un saldo de crédito.
Botón Insertar
Cuando hace clic en el botón Insertar, el sistema examina cada uno de los
clientes seleccionados en el intervalo especificado para determinar si se debe
emitir un cheque de reembolso. Todos los documentos contabilizados se
examinan durante este proceso de cálculo. Si un cliente tiene un saldo de crédito,
todos los documentos de crédito pendientes se aplican automáticamente a los
documentos de débito pendientes.
Los montos de crédito pendientes se transforman en montos de cheques de

reembolso. La creación de cheques de reembolso para estos clientes implica la
aplicación de créditos pendientes a documentos de débito creados recientemente.
Las cuentas de clientes tienen saldo cero con montos pendientes no aplicados
si se reembolsan todos los montos.
Para crear un cheque de reembolso para un cliente con un saldo de débito,

debe establecer límites por cliente o seleccionarlo. Cuando hace clic en el
botón Insertar, se abre la ventana Editar cheques de reembolso.

Seleccione en esta ventana los documentos de crédito para los cuales desea emitir
un cheque de reembolso. Anule la selección de los documentos que no desea
incluir en el proceso de cheques de reembolso a través de esta ventana. Los
documentos no seleccionados no se aplican durante el proceso de contabilización
de cheques de reembolso.
SUGERENCIA: Si un registro de cliente o proveedor está suspendido,

el registro de cliente no aparece en la ventana desplazable.
Para editar el monto del cheque de reembolso, modifique el monto en la columna

Aplicar monto. Esta función le permite emitir un cheque de reembolso parcial.
Se puede acceder a la ventana Editar cheques de reembolso al seleccionar

un cliente y hacer clic en el campo ampliable Monto del cheque.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la ventana.

Aparecerá la ventana Crear cheques de reembolso.
Botón Suprimir
Utilice el botón Suprimir para evitar que un cliente reciba un cheque de
reembolso. Resalte el cliente para suprimirlo de la ventana desplazable al hacer
clic sobre éste y luego sobre el botón Suprimir. Se suprime el cliente y éste no
recibe un cheque de reembolso cuando usted hace clic en Procesar.
Botón Crear proveedor

Si un cliente para el cual desea crear un cheque de reembolso no tiene un Id. de
proveedor vinculado a éste, haga clic en el botón Crear proveedor y configure
el registro de proveedor requerido para completar el procesamiento de cheques
de reembolso. Además, puede agregar el proveedor manualmente al hacer clic
en el campo ampliable Id. de proveedor y asignarle el proveedor al cliente
mediante la ventana de consulta que se encuentra en esta ventana.
Si se trata de una relación matriz/filial en cuentas nacionales y desea que el

cheque de reembolso vaya al “proveedor” matriz, indique esto en la ventana
Mantenimiento cuentas nacionales. Para seleccionar el proveedor matriz para
este proceso, la matriz debe estar configurada como proveedor en la ventana
Relaciones cliente/proveedor.
Botón Imprimir
Haga clic en el botón Imprimir para imprimir una lista de edición de los cheques
de reembolso para verificar que las transacciones sean precisas. Imprima una lista
de clientes/proveedores mediante el botón Imprimir.

Procesar cheques de reembolso

Haga clic en el botón Proceso para transferir los saldos de cuentas por cobrar
a Administración de cuentas por pagar. El sistema genera diarios de
contabilización, si es que están seleccionados para su impresión.
Cuando se crea un cheque de reembolso, la nota de crédito creada en

Administración de cuentas por cobrar se aplica automáticamente a los
documentos seleccionados. Una factura se crea en Administración de cuentas
por pagar y se selecciona automáticamente para su pago en el lote designado
de cheques seleccionados.
El documento de pago generado se aplica automáticamente a la factura y se

puede imprimir y contabilizar un cheque de reembolso en Administración
de cuentas por pagar. Las transacciones multimoneda se revalúan durante
este proceso y se calculan todas las ganancias y las pérdidas realizadas.
Imprimir cheques de reembolso

Si seleccionó Abrir automáticamente impresión de cheques en la ventana
Configuración de cheques de reembolso, se abre la ventana Imprimir cheques
ctas. por pagar para imprimir los cheques de reembolso. Haga clic en botón
Imprimir para generar los cheques de reembolso.( ) Haga clic Una vez
generados los cheques de reembolso, termine de procesar e imprimir
todos los reportes de contabilización necesarios.
Si no se seleccionó la opción Abrir automáticamente impresión de cheques,

imprima los cheques de reembolso mediante el proceso de cheques de
Administración de cuentas por pagar. Para obtener más información sobre
el procesamiento de cheques automáticos, consulte el curso Administración
de cuentas por pagar.

Práctica de laboratorio 2.7: Creación e impresión

de cheques de reembolso
Situación
El Center Suite Hotel realizó un depósito para un nuevo sistema informático.

Los representantes del hotel enviaron una carta a través de la cual comunicaron
que momentáneamente se atrasarían en la compra. Solicitaron un reembolso
del depósito y señalaron que elegirán un nuevo sistema informático en un par
de meses.

• Procese un reembolso para el Center Suite Hotel según la
información incluida en la siguiente carta.
• Agregue un nuevo lote REEMBOLSO y UPTOWN TRUST
como la chequera.
• La fecha de contabilización debe ser 31 de enero de 2017.
• Seleccione rembolsar el pago abierto por USD 10 218,93.
• Imprima el cheque que aparece en la pantalla.
Campo Valor
Seleccionar Id. REEMBOLSO

de lote cheques (Agregue un
nuevo lote, utilice
UPTOWN TRUST
como Id. de cliente)
Fecha del cheque 31/1/2017
Crear reembolso para Documentos

específicos
Cliente CENTERSU0001


• Imprima el cheque de reembolso para el Center Suite Hotel con
la siguiente información. Acepte los valores predeterminados
de la información no proporcionada.
Campo Valor
Seleccionar REEMBOLSO (Agregue lote, utilice la chequera

Id. de lote cheques de UPTOWN TRUST)
Crear reembolso para Documentos específicos
• Haga clic en Insertar.

• Seleccione el pago PMT116031 y haga clic en Aceptar.
• Cree un proveedor para el Centre Suite Hotel.
• Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la lista de edición
y verificar la transacción.
• Haga clic en Procesar. Seleccione transferir los saldos de crédito
de cuentas por cobrar a cuentas por pagar. Imprima los diarios
• En la ventana Imprimir cheques ctas. por pagar, seleccione la opción
Cheques para imprimir cheques. Acepte todos los otros valores
predeterminados en la ventana y haga clic en el botón Imprimir.
Imprima el cheque que aparece en la pantalla. Verifique que la
impresión del cheque sea correcta y luego haga clic en el botón
Proceso ubicado en la ventana Contabilizar cheques ctas. por
pagar para completar el procesamiento. Imprima los diarios
• Utilice las pantallas Consulta en Cuentas por pagar y Cuentas por
cobrar ver información sobre la cuenta del Centre Suite Hotel.

Recuperación de lote
En caso de hallar una interrupción de contabilización o si alguna de las
transacciones en un lote que ha contabilizado contiene errores, utilice la ventana
Recuperación de lote para completar la contabilización de los lotes que sufrieron
interrupciones o seleccione los lotes que contienen errores para ser editados. Para
abrir esta ventana Recuperación de lote, haga clic en Microsoft Dynamics GP,
seleccione Herramientas, Rutinas y luego haga clic en Recuperación de lote.
FIGURA 2.13: VENTANA RECUPERACIÓN DE LOTE
La siguiente tabla proporciona definiciones de cada estado. Además,

muestra los pasos por seguir para recuperar el lote seleccionado.
Estado Definición Pasos por seguir
Contabilización Interrupción durante Seleccione el lote y haga

interrumpida el proceso de clic en Continuar.
contabilización real.
Impresión Interrupción durante Seleccione el lote y haga

interrumpida la etapa de impresión. clic en Continuar.
Actualización Interrupción durante Seleccione el lote y haga

interrumpida la etapa de limpieza. clic en Continuar.

Estado Definición Pasos por seguir
Error recurrente Se encontró un error de Seleccione el lote. El estado

contabilización en un lote cambia a Edición requerida.
recurrente. Anote qué lote necesita
edición y haga clic en
Continuar. El estado del
lote cambia a disponible
y es posible editar y volver
a contabilizar el lote al seguir
los procedimientos normales.
Error de uso Se encontró un error de Seleccione el lote. El estado

único contabilización en un lote cambia a Edición requerida.
de uso único. Anote qué lote necesita
edición y seleccione
Continuar. El estado
del lote cambia a disponible
y es posible editar y volver
a contabilizar el lote al seguir
los procedimientos normales.
SUGERENCIA: Después de recuperar un lote cuyo estado es “Edición

requerida”, imprima una lista de edición y corrija los errores antes
de intentar contabilizar el lote nuevamente.
Para obtener más información, consulte la documentación en línea

de la ventana Recuperación de lote.

Resumen
Algunos puntos clave para recordar de este curso incluyen:
• Las transacciones de cuentas por cobrar se especifican por cliente.

• Las facturas pueden ajustarse mediante transacciones de notas
de crédito y débito.
• Los pagos se aplican a las facturas para seguir las facturas que
se han pagado.

Comprobación de conocimientos
Compruebe sus conocimientos con las siguientes preguntas.

1. ¿Qué plan de impuestos se utiliza cuando el método de envío es Entrega?
2. ¿Cómo pueden dividirse las comisiones entre diversos vendedores?
3. ¿Qué plan de impuestos se utiliza cuando el método de envío es Recoger?

4. ¿Cuál es la diferencia entre una nota de crédito y una devolución

en Administración de cuentas por cobrar?
5. ¿Cuál de los siguientes tipos de transacciones de Cuentas por cobrar genera

alguna clase de crédito para el cliente? Marque todas las opciones que
correspondan. (Seleccione todas las opciones que correspondan).
( ) Garantía
( ) Devoluciones
( ) Nota de débito
( ) Nota de crédito
6. ¿Cuál de los siguientes tipos de transacciones genera alguna clase de débito

para el cliente? Marque todas las opciones que correspondan. (Seleccione
todas las opciones que correspondan).
( ) Ventas/factura
( ) Garantía
( ) Nota de débito
( ) Servicio/reparaciones
7. ¿Para cuáles de los siguientes tipos de transacciones se activará el botón

Aplicar? Marque todas las opciones que correspondan. (Seleccione todas
las opciones que correspondan).
( ) Ventas/factura
( ) Nota de crédito
( ) Nota de débito
( ) Devoluciones


8. ¿Al aplicar automáticamente un documento, cómo determina el sistema
a qué documento debe aplicar el cobro en efectivo?
9. ¿Cuál es el objetivo del campo Localizar cliente por número de documento?

10. ¿Para especificar un cheque de reembolso, a cuál de los siguientes registros
de Microsoft Dynamics GP debe estar vinculado un registro de cliente?
( ) Cuentas nacionales
( ) Empleado
( ) Proveedor
( ) Otro cliente

Práctica de laboratorio 2.1: Entrada de transacción

de cuentas por cobrar (solución)
Situación
Paul W. vendió a su cliente Greenway Foods una actualización para su sistema

telefónico. Ésta es la factura para registrar la venta. El costo de la venta es
USD 317,38, el monto de las ventas es USD 634,50 y la tasa de la comisión
de Paul para esta venta es de 5%. Utilice un lote para registrar la transacción.
Especifique la transacción para asegurarse de que sea similar a la siguiente
factura. Contabilice la transacción.
1. Navegue hacia la ventana Entrada de lote de cuentas por cobrar

(Transacciones > Ventas > Lotes ctas. por cobrar).
2. Cree un lote para registrar la venta. Acepte los valores
Campo Valor
Id. de lote CAPACITACIÓN
Origen Entrada de
transacciones
Frecuencia Uso único
Fecha de 12/4/2017
contabilización
3. Haga clic en el botón Transacción para abrir la ventana Entrada

trans. ctas. por cobrar y especifique la factura con la información
que se muestra en el paso previo.
4. Haga clic en el botón Comisiones y especifique el 5% para la tasa
de comisión como aparece en la ventana Entrada de comisiones.
5. Guarde y cierre la transacción. Contabilice el lote.

Práctica de laboratorio 2.2: Entrada de notas de crédito

(solución)
Situación
Después de revisar la cuenta de su cliente, advierte que se produjo un error

de precios en una factura. Como la factura contabilizada en la práctica de
laboratorio anterior todavía no se pagó, ajuste el saldo deudor al emitir una nota
de crédito por USD 38. Esto reduce de manera eficaz el precio facturado para
este artículo. Aplique la nota de crédito a la factura original; a continuación,
imprima y contabilice la nota de crédito.
1. Navegue hasta la ventana Entrada trans. ctas. por cobrar

(Transacciones > Ventas > Entrada de transacciones).
2. Especifique la nota de crédito con la siguiente información y acepte
los valores predeterminados de la información que no figura aquí.
3. No asigne la nota de crédito a un lote.
Campo Valor

documento

predeterminado
Descripción Ajuste

en blanco
Fecha de 04/12/2017
documento

4. Haga clic en el botón Aplicar para abrir la ventana Aplicar

documentos de ventas. Seleccione la casilla de verificación que se
encuentra junto a la factura contabilizada anteriormente para aplicar
la nota de crédito a esta factura. Haga clic en Aceptar para guardar
y cerrar la ventana.
5. Imprima la transacción en la pantalla con el botón Imprimir.
6. Haga clic en el botón Contabilizar para contabilizar la transacción.
Los diarios de contabilización se imprimen una vez que se cierra
la ventana Entrada de transacciones.

Práctica de laboratorio 2.3: Plan de pagos de cuentas

por cobrar (solución)
Situación
Reynolds State College le compró recientemente nuevos muebles y desea realizar

pagos en cuotas. El administrador de crédito acordó un plan de pagos a 12 meses
con un interés del 12%. Ya se ha contabilizado la factura completa.
1. Navegue hacia la ventana Entrada plan de pagos de cuentas

por cobrar (Transacciones > Ventas > Pagos programados).
2. Cree un pago programado para Reynolds State Collage por la venta
de muebles. Acepte los valores predeterminados de la información
no proporcionada.
Campo Valor

predeterminado

original
Reynolds State College

Campo Valor
cuentas por cobrar
3. Haga clic en el botón Calcular en el plan de pago.

4. Contabilice el Plan de pago e imprima el diario de contabilización
en la pantalla.
5. Contabilice el pago individual para el 6 de febrero de 2014
(Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Rutinas >
Contabilizar pagos programados).
6. Imprima un Balance de comprobación por antigüedad
con opciones para Reynolds State College.

Práctica de laboratorio 2.4: Entrada de cobros en efectivo

(solución)
Situación
Hampton Village Eatery le ha enviado un pago por el sistema telefónico.

La venta se facturó a través del documento SLS114003. A continuación figura
una copia del cheque enviado por Hampton Village Eatery. Especifique el cobro
en efectivo según la información proporcionada. Acepte los valores
1. Navegue hasta la ventana Entrada cobros en efectivo

(Transacciones > Ventas > Cobros en efectivo).
2. Especifique el cobro en efectivo a partir de la siguiente información.
proporcionada.
Campo Valor

predeterminado

predeterminado
Fecha 03/15/2017
Cheque/efectivo/tarjeta Cheque
de crédito

Campo Valor
Monto USD 8150
Comentario Pago por el

sistema telefónico
3. Haga clic en el botón Aplicar para abrir la ventana

Aplicar documentos de ventas.
4. Desplácese para encontrar la factura N.º SLS114003. Seleccione
la casilla de verificación ubicada junto al número de factura.
5. Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Entrada cobros
en efectivo.
6. Haga clic en el botón Contabilizar para contabilizar el cobro
en efectivo.

Práctica de laboratorio 2.5: Entrada de cuentas

nacionales/cobros en efectivo (solución)
Situación
El Central Illinois Hospital realizó un pago en nombre del centro médico Berry
Medical Center. Usted ya ha establecido una relación matriz-filial entre estos
dos clientes. Utilice el cliente matriz para registrar el cobro en efectivo.
1. Navegue hasta la ventana Entrada cobros en efectivo

(Transacciones > Ventas > Cobros en efectivo).
2. Registre el pago con la información que figura a continuación.
proporcionada.
Campo Valor

predeterminado

predeterminado

de crédito

Campo Valor
Monto USD 35 977,65

Berry Medical
3. Haga clic en el botón Aplicar para abrir la ventana Aplicar

documentos de ventas.
4. Seleccione Ver/Aplicar un cliente específico y utilice el botón
de consulta para seleccionar BERRYMED0001.
5. Seleccione la casilla de verificación ubicada junto
a la factura SLS115050.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Aplicar documentos
de ventas.
7. Haga clic en Contabilizar para contabilizar la transacción.
8. Imprima los diarios de contabilización en la pantalla.

Práctica de laboratorio 2.6: Aplicar transacciones

contabilizadas (solución)
Situación
Después de imprimir el reporte de Documentos no aplicados para Unified Wire

y Cable Systems, advierte que existe un documento no aplicado que debe
aplicarse antes de fin de mes. El pago, PMT118020, se especificó
originalmente como un prepago. Aplique el pago a la factura SLS118010.
Paso por paso

1. Navegue hacia la ventana Aplicar documentos de ventas
(Transacciones > Ventas > Aplicar documentos de ventas).
2. Seleccione el Id. de cliente UNIFIEDW0001 con el botón
de consulta. Acepte los valores predeterminados de la
información no proporcionada.
3. Seleccione el número de documento para el pago PMT118020
por USD 19 927,62.
4. Para aplicar este pago, seleccione la casilla de verificación
ubicada junto a la factura N.º SLS118010.
5. Haga clic en Aceptar para guardar la transacción aplicada.

Práctica de laboratorio 2.7: Creación e impresión

de cheques de reembolso (solución)
Situación
El Center Suite Hotel realizó un depósito para un nuevo sistema informático.

Los representantes del hotel enviaron una carta a través de la cual comunicaron
que momentáneamente se atrasarían en la compra. Solicitaron un reembolso
del depósito y señalaron que elegirán un nuevo sistema informático en un par
de meses.
1. Navegue hasta la ventana Crear cheques de reembolso

(Transacciones > Ventas > Cheques de reembolso).
2. Complete la ventana cheques de reembolso con la siguiente
información. Acepte los valores predeterminados de
la información no proporcionada.
Campo Valor
Seleccione Id. de lote Reembolso

cheques
(Agregue un nuevo lote, utilice UPTOWN TRUST
como Id. de cliente)
Crear reembolso para Documentos específicos
3. Haga clic en Insertar.

4. En la ventana Editar cheques de reembolso, seleccione el pago
PMT116031 y haga clic en Aceptar.
5. Seleccione CENTERSU0001 y haga clic en el botón Crear
proveedor para configurar al Centre Suite Hotel como proveedor.
Haga clic en Guardar para cerrar la ventana Mantenimiento de
proveedores.

6. Haga clic en el botón Imprimir y seleccione la Lista de edición de

cheques de reembolso para imprimir la lista de edición y verificar
la transacción.
7. Haga clic en Procesar. Seleccione transferir los saldos de crédito
de cuentas por cobrar a cuentas por pagar cuando así se lo solicite.
Imprima los diarios de contabilización en la pantalla.
8. Acepte todos los valores predeterminados en la ventana Imprimir
cheques ctas. por pagar y haga clic en el botón Imprimir. Imprima
el cheque que aparece en la pantalla. Verifique que la impresión del
cheque sea correcta y luego haga clic en el botón Proceso en la
ventana Contabilizar cheques ctas. por pagar. Imprima los diarios
9. Utilice las pantallas Consulta en Cuentas por pagar y Cuentas por
cobrar para ver información sobre la cuenta del Centre Suite Hotel
(Consulta > Ventas > Trans. por cliente).

Interacción rápida: Lecciones aprendidas

Tómese un momento y escriba tres puntos clave que aprendió en este capítulo:
1.
2.
3.

Soluciones
Comprobación de conocimientos
1. ¿Qué plan de impuestos se utiliza cuando el método de envío es Entrega?
MODELO DE RESPUESTA: El plan de impuestos del cliente para
ese Id. de dirección de cliente. (Si marcó la opción correcta en la ventana
Opciones de configuración de compañía).
2. ¿Cómo pueden dividirse las comisiones entre diversos vendedores?
MODELO DE RESPUESTA: Utilice el botón Comisión y cambie
el porcentaje a menos de 100%. Luego agregue el vendedor adicional
y especifique el porcentaje para ese vendedor.
3. ¿Qué plan de impuestos se utiliza cuando el método de envío es Recoger?
MODELO DE RESPUESTA: El plan de impuestos de su compañía.
(Si marcó la opción correcta en la ventana Opciones de configuración
de compañía).
4. ¿Cuál es la diferencia entre una nota de crédito y una devolución en

Administración de cuentas por cobrar?
MODELO DE RESPUESTA: Una nota de crédito sólo puede utilizarse
para reducir el saldo en la cuenta. Una devolución puede hacerse en efectivo,
cheque, tarjeta de crédito o en cuenta.

5. ¿Cuál de los siguientes tipos de transacciones de Cuentas por cobrar genera

alguna clase de crédito para el cliente? Marque todas las opciones que
correspondan. (Seleccione todas las opciones que correspondan).
(√) Garantía
(√) Devoluciones
( ) Nota de débito
(√) Nota de crédito
6. ¿Cuál de los siguientes tipos de transacciones genera alguna clase de débito

para el cliente? Marque todas las opciones que correspondan. (Seleccione
todas las opciones que correspondan).
(√) Ventas/factura
( ) Garantía
( ) Nota de débito
(√) Servicio/reparaciones
7. ¿Para cuáles de los siguientes tipos de transacciones se activará

el botón Aplicar? Marque todas las opciones que correspondan.
(Seleccione todas las opciones que correspondan).
( ) Ventas/factura
(√) Nota de crédito
( ) Nota de débito
(√) Devoluciones
8. ¿Al aplicar automáticamente un documento, cómo determina el sistema

a qué documento debe aplicar el cobro en efectivo?
MODELO DE RESPUESTA: Se aplica de acuerdo con la elección realizada
en la ventana Configuración de Administración de cuentas por cobrar.
9. ¿Cuál es el objetivo del campo Localizar cliente por número de documento?
MODELO DE RESPUESTA: Si se conoce el número de documento, pero no
el Id. de cliente, este campo puede utilizarse para ver todos los documentos
en la tabla Abierto.

10. ¿Para especificar un cheque de reembolso, a cuál de los siguientes registros

de Microsoft Dynamics GP debe estar vinculado un registro de cliente?
( ) Cuentas nacionales
( ) Empleado
(•) Proveedor
( ) Otro cliente



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Capítulo 2: Procedimientos diarios

CAPÍTULO 2: PROCEDIMIENTOS DIARIOS

• Proporcionar información general del proceso de contabilización

Después de completar este material de capacitación, se habrá familiarizado con

Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-1

Información general de entrada de transacciones

Se pueden especificar diferentes tipos de transacciones de cuentas por cobrar.

• Agrupar transacciones similares para introducirlas y contabilizarlas.

• Puede especificar una transacción única por vez y contabilizarla.

Cuando se contabiliza desde otros módulos, la transacción no se contabiliza

Se puede especificar un Id. de lote en cualquier momento antes de contabilizar

Los diarios de contabilización se imprimen cuando se cierra la ventana

Página 2-2 Materiales de formación para Microsoft Dynamics™

Información general de contabilización

Especificar transacciones de ventas

Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-3

Entrada de lotes ctas. por cobrar

FIGURA 2.1: VENTANA ENTRADA DE LOTES CTAS. POR COBRAR

Un Id. de lote es un identificador de un lote. Utilice hasta 15 caracteres para

Página 2-4 Materiales de formación para Microsoft Dynamics™

• Si selecciona Misceláneos, especifique una cantidad de días

EJEMPLO: La fecha de transacción se incrementa en siete días si

Se pueden contabilizar lotes recurrentes repetidamente si no se establece

SUGERENCIA: Las siguientes transacciones no se pueden especificar en

De forma predeterminada, la fecha de usuario actual es la fecha de

Si utiliza la fecha de transacción como fecha de contabilización, la fecha

Especifique la chequera donde se registrarán estas transacciones.

Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-5

Control total de transacciones y lotes

Si ha seleccionado verificar la cantidad de transacciones y totales para el lote

No se deberá seleccionar la casilla de verificación Aprobación de contraseña

Cuando un lote requiere aprobación pero no se ha aprobado todavía, su estado

El estado Sin aprobar indica que el lote no se ha aprobado todavía y está

Id. de usuario y fecha de aprobación

SUGERENCIA: Una vez que se aprueba un lote, no puede editarse. Anule

Página 2-6 Materiales de formación para Microsoft Dynamics™

Entrada de transacción de cuentas por cobrar

FIGURA 2.2: VENTANA ENTRADA TRANS. CTAS. POR COBRAR

Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-7

Los siguientes tipos de transacciones se pueden especificar a través de esta

Ventas/facturas Se utilizan para registrar una venta.

Notas de débito Se utilizan para registrar aumentos en el saldo del cliente

Cargos Se utilizan para registrar cargos financieros de un cliente

Servicio Se utilizan para registrar servicios que su negocio prestó

Garantías Se utilizan para registrar servicios o reparaciones cubiertos

Notas de crédito Se utilizan para registrar disminuciones en el saldo

Devoluciones Se utilizan para registrar devoluciones de productos. Esto

El número de documento se predetermina de la ventana Configuración de

Página 2-8 Materiales de formación para Microsoft Dynamics™

Fecha de documento y fecha de contabilización

La fecha de usuario actual predetermina la fecha de documento. Haga clic en

Si contabiliza la transacción por fecha (Configuración de contabilización)

Si contabiliza la transacción con la fecha de lote (Configuración de

SUGERENCIA: Si está contabilizando transacciones, debe acceder siempre

Introduzca un Id. de cliente o seleccione un cliente existente de la lista de

El Id. de dirección principal o primaria del cliente se predetermina en el campo

Los siguientes campos se predeterminan en transacciones de ventas de acuerdo

Utilice las listas de consulta para cambiar la información predeterminada.

Materiales de formación para Microsoft Dynamics™ Página 2-9

Especifique el número de orden de compra del cliente si utiliza uno.

Montos de ventas y costos

Especifique el monto del costo y el monto de venta de la transacción.

Cargos por flete y misceláneos