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UNA HERRAMIENTA PARA EL DESARROLLO
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La conferencia “Así somos los Scouts”, es una herramienta que el Distrito pone a
disposición de los Grupos.

Como toda herramienta, requiere que se la use con criterio y para lograr un efecto
determinado; no sirve para cualquier cosa, ni tampoco es la solución a nuestros
problemas. Solo es una herramienta.ÿ
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DESCRIPCIÓN
El contenido de la conferencia Así somos los Scouts está dividido en tres grandes temas,
los que en su conjunto, dan al asistente una idea general sobre el Movimiento Scout y le
permite visualizar las diferentes formas de participación en el mismo.
Los tres temas que se tocan son:

Fundamentos del Movimiento Scout

La oferta educativa del Movimiento Scout
Que puede hacer USTED por los Scouts!
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DURACIÓN
La duración puede variar entre 45 minutos a 2 horas, dependiendo de la audiencia y los
objetivos que se quieren lograr. Por ejemplo, si se está usando la conferencia para apoyar
una campaña de recaudación de fondos ante una empresa o asociación empresaria, lo
mas probable que utilicemos algún formato más cercano a los 45 minutos y hagamos más
énfasis en “Que puede hacer usted...”; si en cambio, estamos usando la conferencia para
apoyar una campaña de difusión en el ámbito de la educación, probablemente estaremos
más cerca del formato de dos horas y haremos más hincapié en “La oferta educativa...”; si
el caso fuera la presentación del Movimiento a, por ejemplo, la Liga de Madres de Familia
probablemente estaríamos más cerca de un modelo de 1 hora y media y haciendo fuerte
énfasis en “Fundamentos del...”
Lo que queremos decir es que no hay un formato fijo, este debe ser adecuado a la
audiencia y a el objetivo a lograr, pero SIEMPRE CONTENDRÁ LOS TRES TEMAS.ÿÿ
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CÓMO USARLA
Como se habrá observado en los párrafos anteriores, la conferencia en sí es muy corta,
pero su preparación no lo es tanto y mucho menos simple. Para facilitar el uso, detallamos
a continuación los pasos imprescindibles para asegurar un grado aceptable de éxito con
el menor esfuerzo posible.
PASO 1.

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El Jefe de Grupo, presenta al Consejo de Grupo este documento y analizan en

conjunto su contenido. Una vez analizado se fija una fecha próxima para realizar
una nueva reunión. ES MUY IMPORTANTE QUE EN ESTAS REUNIONES PARTICIPEN LOS
PADRES REPRESENTANTES DE CADA GRUPO DE EDAD.
PASO 2.
El Consejo de Grupo se reúne especialmente para trabajar sobre la definición del
objetivo a cumplir con la conferencia. En base al objetivo seleccionado,
determinará la audiencia a la que debería ser dirigida. Una vez cumplido esto, se
fija una fecha próxima para que cada miembro del Consejo de Grupo traiga su
PROPIA LISTA de posibles invitados.
PASO 3.
Con las listas de posibles invitados, se confecciona LA lista de invitados y se fija la
fecha de realización y el lugar o posibles lugares, los que deberán ser
seleccionados de acuerdo a la audiencia y asegurando comodidad para todos los
asistentes. AL CONFECCIONAR LA LISTA SE DEBE TENER EN CUENTA QUE A ESTE TIPO DE
REUNIONES, LAS ESTADÍSTICAS DICEN QUE SOLO ASISTIRÁ, A LO MÁS, EL 30% DE LOS
INVITADOS. ESTO ES, SI QUEREMOS TENER 50 ASISTENTES DEBEREMOS INVITAR A POR LO
MENOS 150.
De esta reunión, debieran salir también los nombres de las personas responsables
de cada tarea a realizar para concretar la conferencia.

Debiera nombrarse un comité responsable de la Conferencia, el que debe ser

presidido por el Jefe de Grupo y puede estar integrado por un grupo de padres
dispuestos a colaborar. Deberán asignarse concretamente las siguientes tareas:

Asegurar la disponibilidad del lugar elegido para la fecha elegida

Confección de las invitaciones
Preparación de la “Encuesta de Talentos”
Entrega de las invitaciones (con 15 días de anticipación)
Confirmación de participación (3 días antes)
Compra de ejemplares del Proyecto Educativo de Scouts de Argentina
Preparación y provisión de vituallas para el día de la conferencia.
Decoración y adecuación del lugar (deberán colocarse la cantidad exacta de
asientos para las confirmaciones recibidas, teniendo previstos algunos
asientos sin colocar para asistentes imprevistos)
Encargados de recibir, ubicar a los asistentes y entregar la “Encuesta de
Talentos” y el Proyecto Educativo.
Llamado de seguimiento y agradecimiento por la asistencia (3 días después
de la conferencia)

PASO 4.
El Jefe de Grupo se reúne con el Director de Distrito y con la personas designada
por él para dar la conferencia. En esta reunión se acordarán los roles de cada uno
en la conferencia y se verificará la necesidad de adecuar la conferencia a los
objetivos planteados por el Consejo de Grupo.
Paso 5.

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Los posibles lugares son visitados por el Jefe de Grupo para asegurar su
conveniencia y seleccionar el que más convenga.
PASO 6.
Se confirma el lugar y la fecha.
PASO 7.
Se envían las invitaciones, confeccionando un listado de los invitados y sus
números de teléfono para permitir el seguimiento.
PASO 8.
Se realiza la confirmación telefónica.
PASO 9.
Se asegura la provisión de Proyectos Educativo y Encuesta de Talentos suficientes
para los asistentes.
PASO 10.
Se realiza la conferencia.
PASO 11.
Se envía carta de agradecimiento a los propietarios del lugar en caso de haber sido
cedido gratuitamente.
PASO 12.
Se envía la nota de agradecimiento por la participación.
PASO 13.
Se realiza el seguimiento de los prospectos obtenidos en la conferencia respecto
de los objetivos establecidos.
PASO 14.
Se realiza el seguimiento de los datos obtenidos de la Encuesta de Talentos.
PASO 15.
En caso de entenderse como necesario, se realizará una ronda de llamados
telefónicos para constatar la predisposición a participar en una futura conferencia
de las personas que por cualquier razón no hubieran podido asistir.

En el anexo adjunto se muestra un ejemplo del plan de trabajo que se requiere para la
realización de la conferencia.

Por supuesto que algunos de los pasos mencionados pueden agruparse y realizarse en
conjunto. Pero, si es la primera vez que lo va a hacer, le aconsejamos seguir al pié de la
letra la receta. Si sale bien, ya podrá ponerle su toque personal... Pero le sugerimos
probar aunque sea una vez la receta original.

Cuente con el equipo de trabajo del Distrito para ayudarlo en todo lo que necesite,
estamos para ayudarlo y colaborar con usted. Lo que no podemos, es hacer lo que usted
no haga.

ÉXITOS!ÿ

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