PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR No. 035 PARA: ALCALDES, GOBERNADORES Y MANDATARIOS ELECTOS. ASUNTO: Proceso de empalme de las administraciones del nivel territorial y Acta de informe final de gestién en aplicacién a la Ley 951 de 2005 y de las Resoluciones Organicas 5544 de 2003 y 5674 de 2005 CGR. Fecha: { } NOV 2011 De acuerdo con sus competencias constitucionales y legales, corresponde a los 6rganos de control, emprender las acciones necesarias para la proteccién del interés pUblico general y la salvaguarda de los recursos publicos. En este sentido, el numeral 36, del articulo 7 el Decreto Ley 262 de 2000, fija como funcién del Procurador General de la Nacién, como supremo director del Ministerio Publico, la expedicién de directivas y circulares que resulten conducentes para el ejercicio de las funciones pubblicas y para prevenir la comision de faltas disciplinarias de los servidores publicos. La Ley 951 de 2005, (por la cual se crea el acta de informe de gestion), fija las normas generales para la entrega y recepcién de los asuntos y recursos pubblicos del Estado colombiano, establece la obligacién para que los servidores pUblicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, asi como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administracién, segin el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en ‘sus funciones, de los asuntos de su competencia, asi como de la gestién de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones'; norma aplicable a todas las Ramas del Poder Publico, a saber: Legislativa, Ejecutiva y Judicial en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, asi como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado’. Asi mismo, la Resolucién No.05544 de 2003, modificada por la Resolucién Organica 5674 de 2005°, reglamenta la rendicién de cuentas, su revisién y unifica la informacién que los responsables del manejo de fondos o bienes de la nacién, presentan a la Contraloria General de la Republica. ! Articulo 1 de la Ley 951 de 2005, 2 Articulo 2 de la Ley 951 de 2005 > Contratoria General de la RepiblicaPor tal razén, la presentacién de los resultados de gestién a la nueva administracion y a la comunidad, debe consultar los principios de eficacia y eficiencia, con apoyo en indicadores cuantitativos y cualitativos verificables que sefialen el nivel de cumplimiento de lo programado en los Planes de Desarrollo, utilizando las metodologias definidas por el Departamento Nacional de Planeacién —DNP- y demas autoridades del Gobierno Nacional. Para el efecto, el proceso de empalme, definido como el proceso formal, en el cual las partes deberdn dejar constancia escrita de cada una de sus etapas, de las metodologias adoptadas, los cronogramas aplicados y demas aspectos que permitan garantizar la transparencia y publicidad del proceso, sera responsabilidad de los respectivos mandatarios saliente y entrante, por tal razon, el Procurador General de la Nacién, insta para que el proceso se inicie de forma inmediata después de las elecciones. En consecuencia, los mandatarios definirén los responsables mediatos y equipos de trabajo, asi como el cronograma a desarrollar. No obstante, se recuerda que aplicando el principio de planeacién y con el fin de garantizar la buena gestién del recurso publico, el mandatario saliente debera realizar actividades previas de organizacién de la informacién y preparacién del empaime. Para garantizar el adecuado seguimiento preventivo y el cumplimiento del proceso de empalme, los mandatarios saliente y entrante, deberdn informar a la respectiva Procuraduria Regional, Provincial y/o Distrital, los nombres de los funcionarios o particulares que liderarén en su nombre el proceso y sus equipos de trabajo, con indicacién de sus identidades, direcciones, teléfonos y correos electronicos. Con fundamento en las consideraciones anotadas y en cumplimiento de la funcion misional, la Procuraduria General de la Nacién, como representante de la sociedad y en defensa de los recursos piblicos, recuerda a los Alcaldes, gobernadores y mandatarios electos, que el proceso de empalme e informe de gestion debe contener como minimo los siguientes aspectos: 1. Estructura Organica de la entidad territorial, planta de personal, plan de cargos, clasificacién de los empleos y tipos de vinculacién, asi como el informe de las situaciones administrativas de los servidores publicos vinculados a la fecha de la entrega. (copia de los actos administrativos que la establecen, reformas o complementan). 2. Informe por cada una de las vigencias fiscales, periodo 2008-2011, de la situacién contable y de recursos y del inventario de los bienes muebles e inmuebles recibidos y entregados, debidamente actualizados. 3. Informe de los presupuestos aprobados, adicionados y ejecutados por cada vigencia de los afios 2008 a 2011. 4. Informe integral de avance y copia de los programas, estudios, proyectos, contratos y convenios en estudio, ejecucién, interventoria y supervisin.5. Informe sobre el Banco de Proyectos, que deberd estar debidamente organizado e inventariado. 6. Entregaran copia de los reglamentos y manuales internos. 7. Inventario de archivos, consecutivo de actos administrativos, contratos, oficios y correspondencia recibida y enviada de la respectiva entidad. 8. Informe sobre el déficit 0 superdvit de cada unos de los sectores de inversién o de los gastos de funcionamiento, con indicacién de sus causas y posibles soluciones. 9. Informe sobre la garantia y proteccién de los derechos fundamentales de los nifios, las nifias y adolescentes en cumplimiento a la Ley 1098 de 2008 (Cédigo de Infancia y Adolescencia) y de los jovenes seguin la Ley 375 de 1997, buscando asi el cumplimiento de los objetivos del milenio. 10.Informe de los programas sociales, relacionados con la poblacién en condicién de vulnerabilidad, discapacidad, ancianos y mujeres cabeza de hogar. 11.Informe del estado y contenido de los Sistemas de Identificacion de Beneficiaciarios — SISBEN- y de cada uno de los programas que usan el sistema de identificacion de beneficiarios. (Régimen Subsidiado en Salud, Red Hospitalaria, Familias en Accién, Desayunos Infantiles, Comedores Comunitarios 0 Complementacién Alimentaria al Adulto Mayor, Proteccién Social al Adulto Mayor, Subsidios de Vivienda, Programas Educativos, etc..). 12, Plan local de salud publica y/o programas, proyectos y documento referido a la organizacién de Red de Prestacién de Servicios de Salud, al cual se encuentre vinculado. 13.Informes del estado financiero y de organizacién de los prestadores de servicios de salud a su cargo. 14.Informe del estado financiero y de organizacién de los establecimientos Publicos descentralizados de la entidad territorial. (Empresas de Servicios PUblicos, Sociedades Publicas y de Economia Mixta, Institutos, Fondos Auténomos y otros). 15.Planes y gestion territorial dirigida a la Proteccién de los Derechos Humanos y la prevencién del desplazamiento forzado, la desaparicién y mecanismos de busqueda urgente. 16.Planes locales de proteccién del medio ambiente con énfasis en las zonas de especial proteccién ambiental, de recarga y recurso hidrico. 17.Planes de seguridad ciudadana y de los programas orientados a la prevencién del delito.PROG vB. DELAMGO 18.Aspectos generales relacionados con el desarrollo administrativo y social de la entidad territorial y sus comunidades, con presentacién de la documentacién o situacién que soporta su andlisis. 19.Estado actual y evaluacién del Plan de Ordenamiento Territorial y de los Planes de Manejo de las Cuencas Hidrograficas que le correspondan. 20.Plan Territorial de Atencién y Prevencién de Emergencias y Desastres y documentos de evaluacién del riesgo en su jurisdiccion 21. Avance de proyectos y programas relacionados con la emergencia inveral del afio 2010-2011, personas atendidas, recursos aplicados y evolucion material de las obras o de los procesos de atencién. 22. Planes locales tendientes a la legalizacién y control de la minerfa informal y a su disminucién, asi como aquellos tendientes a la vigilancia de la mineria formal, enunciando las zonas excluidas de esa actividad. 23.Capitulo especial sobre el tema de desplazamiento (Auto 383 de 2010 Corte Constitucional) que contenga censo, diagnéstico, acciones adelantadas, prevencién, proteccién, balance y logros en la impiementacién del Programa Integral Unico, empleado excepcionalmente por las entidades tertitoriales para coordinar esfuerzos en la poblacién desplazada. 24. Informe de estado actual y avances de las obras del Plan Departamental de Aguas, asi como, de las estrategias y esquemas disefiados dentro de la politica para la prestacién sostenible y eficiente del servicio puiblico de agua potable y saneamiento basico en el ente territorial. 25.Relato de los planes de vivienda en ejecucién o en tramite, su estado actual y los compromisos de la entidad territorial en la materia. 26.Anilisis y reporte actualizado de la situacién en el sector educative, con referencia especifica al nimero de matriculas y recursos asignados por el Sistema General de Participaciones, mediante documento Conpes, e informe de las inversiones y gastos en Calidad, Gratuidad y Alimentacion escolar durante el periodo constitucicnal. 27.|nforme sobre la situacion actual e implementacién del Modelo Estandar de Control Interno. — MECI- 28.Situacién del despacho y de cada una de las dependencias, secciones, coordinaciones y Areas, estableciendo inventarios de temas, tramites en proceso, correspondencia atendida y pendiente y demas diligencias pendientes. De otra parte, se recuerda a los gobernantes territoriales, la obligacién de ajustarse a las disposiciones contenidas en la Ley 951 de 2005, que entre otros ‘aspectos sefiala:ROGURADURI CGEMERAL DE LA HAGION 1. Los servidores publicos y particulares que cumplan funciones publicas deben entregar “acta de informe de gestién”, remitiéndose adicionalmente al reglamento y/o manual de procedimientos de cada entidad. 2. El término para rendir el informe de que trata la presente ley, debera ser de quince (15) dias habiles luego de haber salido del cargo. 3. El servidor pUblico entrante debe recibir el acta de informe respectiva y revisar su contenido dentro de los treinta (30) dias habiles siguientes. 4. El servidor puiblico entrante al tomar posesién del cargo firmard el acta de recibido del informe de gestién con dos (2) testigos y de ser el caso, la susoribirén los servidores publicos que asistan nombrados por los érganos de control y vigilancia. 5. El titular de la dependencia comunicard a los érganos de control interno los nombres de los servidores publicos’en quienes recaigan las obligaciones establecidas en la ley, dentro de los treinta (30) das siguientes a la recepcién del despacho. Los Administradores territoriales salientes no se podraén abstener de presentar el informe de gestién y suscribir las respectivas actas de entrega en el marco de la normatividad ya citada, quienes incumplan esta obligacién podrian incurrir en falta disciplinaria por omisién al deber funcional, tal como lo sefialan los numerales 1 y 2, del articulo 34 de la Ley 734 de 2002. Ademas, se les recuerda a los actuales administradores que de conformidad con lo prescrito en el articulo 39 de la ley 152 de 1994, es obligacién de la administraci6n saliente dar informacién pertinente y oportuna para la elaboracién del Plan de Desarrollo de las administraciones entrantes. De otra parte, los ciudadanos electos, una vez posesionados podrén responder Por falta de prevision y en particular por incumplimiento de los actos administrativos preparatorios, derivados de Ia falta de gestion en el proceso de empalme, pues a través de los cuales, se podré garantizar una mejor planeacién y gestion administrativa, asi como una adecuada proteccién de los recursos Publicos. Finalmente, se dispone que las Procuradurias Regionales, Provinciales y Distritales, bajo la direccién de la Procuraduria Delegada para la Descentralizacin y las Entidades Territoriales, realicen un estricto seguimiento al cumplimiento de un proceso adecuado de empalme y del trémite de las actas de entraga en todas sus etapas. Ka ie ALEJANDRO ORDONEZ MALDONADO. /Procurador General de la Nacién