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CONCEPTO DE NOMINA.

Llamamos nomina al documento en el que se consignan los das trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los de mas conceptos de percepcin o deduccin para cada uno de ellos, en un periodo determinado. Este documento es el que estamos obligados a guardar durante el ltimo ao y un ao despus de que se extingui la relacin para efectos laborales (articulo 804 LFT), y por 5 aos siguientes al de su fecha para efectos fiscales del ISR (articulo 67 CFF) y SS (articulo 15-ll LSS). Vale decir que por este motivo, cualquier pago o descuento que se efectu a los empleados debe estar reflejado en la nomina y debe seguir un proceso de nomina. Si por cualquier circunstancia se efecta algn pago fuera de la nomina, este debe incorporarse despus de la misma. Con frecuencia, esta es una condicin sealada como obligatoria en el contrato colectivo del trabajo. Llamamos proceso de nomina al proceso, periodo o espordico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores. Una nmina es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario. En ella quedan registradas tambin las deducciones que se realizan sobre el salario, bsicamente las cuotas al IMSS (cuota obrero) y las retenciones a cuenta del ISR (cuota obrero). Todas las empresas estn obligadas por ley a entregar este documento a sus trabajadores y a hacer constar en l todos los pagos que stos perciban por su trabajo. Existe un modelo oficial de nmina pero esta permitido que las empresas pueden utilizar otras similares. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales, no estn sujetos a modelo oficial, por lo que cada empresa puede usar o confeccionar sus modelos.

TIPOS DE NOMINA.
Los tipos de nomina son los siguientes: Regulares: Semanal Quincenal Mensual Confidencial. Estas son las nminas en las que se consignan los pagos regulares. En la semanal se incluyen los empleados que desempeen un trabajo material y en la quincenal los dems empleados (artculo 88 LFT). En la mensual se paga regularmente a altos ejecutivos cuando en su contrato se seala este plazo. Normalmente, la mensual se identifica como la confidencial, pero realmente, la idea de la nmina confidencial, se estableci para cubrir el sueldo de aquellas personas que, por su importancia en la empresa, deseaba mantenerse reservado. De tal suerte, en la nmina confidencial puede estar incluido un obrero calificado (o ms de uno) que cobra su sueldo por semana, o toda la nmina confidencial puede ser quincenal. O bien puede seguirse el sano criterio de que todas las nminas son confidenciales y que sta como categora no existe. El manejar una nmina confidencial, lo cual regularmente lo hace una persona diferente a quienes manejan las dems, dificulta el correcto manejo de todas las situaciones relacionadas con todo el proceso: presentacin y/o pago de avisos y declaraciones, contabilizacin, elaboracin de reportes e informes para empresa o para terceros, estar al pendiente de modificaciones fiscales o legales, efectuar adecuados respaldos de informacin, etctera. Para cubrir prestaciones: Gratificaciones Participacin de utilidades (PTU) Despensas Devolucin del fondo de ahorro Pago de previsin social

Especiales: Vacaciones Comisiones Al momento del retiro: Finiquitos Liquidaciones

Eventuales: De ajustes.

ELEMENTOS DE LA NOMINA.
DATOS DE LA EMPRESA. INFORMACION BASICA Los datos de la empresa que se deben tener presentes para una adecuada administracin de la nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, son los siguientes: Nombre de la compaa. RFC de la compaa. Registro patronal. Registro patronal nico. Nmero de expediente INFONAVIT. Zona de salario mnimo. Giro. Representante legal. RFC y/o CURP del representante legal. Prima de riesgo de trabajo. Clasificacin de grado de riesgo. Factor para clculo de intereses del fondo de ahorro. Factor para clculo de intereses de caja de ahorro. Porcentaje de inters anual para prstamos del fondo de ahorro. Porcentaje de inters anual para prstamos de la caja de ahorro. Direccin. Telfono. Calendario de pagos. Das no laborables. Formas de pago. Nmina Forma de pago: Semanal Efectivo Quincenal Cuenta bancaria Mensual Cheque Confidencial Cheque Gratificaciones Cheque Participacin de utilidades Efectivo Despensa Vales despensa Devolucin de fondo de ahorro Cheque Pago previsin social Vales despensa Finiquitos Cheque Liquidaciones Cheque Turnos.

DATOS DE LOS EMPLEADOS. INFORMACION BASICA Los datos que debemos conocer de cada empleado para manejar adecuadamente una nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, los podemos clasificar en cinco grandes grupos: datos de identificacin, datos para pago, datos de ubicacin, fechas y otros. Detallamos cada uno de ellos.. Datos de Identificacin o Nmero del empleado. o Nombre del empleado. o Clave nica de Registro de Poblacin (CURP). o Registro Federal de Contribuyentes (RFC). o Nmero de seguridad social. o Lugar de nacimiento. o Estado civil. Datos de Ubicacin o Puesto. o Departamento, subdireccin, direccin, compaa. o Centro de costos. o Clave contable del empleado. o Zona de salario mnimo. o Lugar de trabajo. o Nmero de registro patronal del IMSS. o Sindicato. o Turno. o Direccin. o Telfono. Datos para Pago o Categora. o Tipos de contratacin. o Lugar de pago. o Forma de pago. o Banco, sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria. o Situacin contractual. o Tipo de nmina.

o Sueldo diario. o Sueldo mensual. o Salario diario integrado. o Salario diario integrado. o Sueldo variable. o Sueldo base de liquidacin. o Tipo de sueldo. o Datos anteriores. Fechas o Fecha de nacimiento. o Fecha de ingreso. o Fecha de antigedad. o Fecha de planta. o Fecha de antigedad en el puesto. o Fecha de vencimiento de contrato. o Fecha de cambio de sueldo. o Fecha de baja. o Fecha de baja SS. o Motivo de baja.

CONCEPTOS DE PAGO, DE DESCUENTO, DE BASES, DE PROVISIONES Y OTROS


INFORMACION BASICA Al igual que en los captulos anteriores, sealaremos los datos que debemos tener presentes de los conceptos: o Nmero del concepto. o Nombre del concepto. o Tipo de concepto. Conceptos de pago: Dentro de stos estn aquellos que son percepciones para el empleado, como Sueldo, Gratificacin, T.E., Anticipo de Sueldo, etc. Incluiremos tambin aquellas provisiones que son gastos para la empresa, como la Provisin para Gratificacin, la Provisin para Prima de Antigedad, la Provisin Impuesto sobre Nminas, etc. ya que dentro de las reglas para contabilizar, las percepciones del empleado se cargan a resultados, al igual que las provisiones. Finalmente, incluiremos todos los conceptos en los que necesitamos registrar toda la informacin para el Dictamen SS. Conceptos de descuento: Dentro de stos agrupamos todos los conceptos que sean deducciones para el empleado como faltas, incapacidades, impuesto sobre la renta, cuotas obreras, descuentos por prstamos, etctera. Conceptos de base: Estos sern los que resuman un grupo de conceptos de pago y de descuento y que nos servirn de base para calcular otros conceptos. Como ejemplo, mencionamos base percepciones gravables ISR, base percepciones fijas SS, base percepciones variables SS, base participacin de los trabajadores en las utilidades, etctera. o Unidad de medida. o Impresin en el recibo. o Clave contable del concepto y del empleado. o Contabilizacin a detalle. o Control de estados de cuenta. o Clave de ahorro. o Clave de krdex. o Poltica para operar descuento. o Captura o alimentacin para la operacin del concepto. o Definicin de frmula de clculo. o Prioridad de clculo.

o Acumulacin a bases. o Polticas de pago, descuento y prestaciones.